Personalreglement for Høgskolen i Buskerud og Vestfold

Personalreglement for Høgskolen i Buskerud og Vestfold 1.1.2014 1

Innhold Del I Generelt... 3 1 Definisjoner m.m.... 3 2 Unntak fra reglementsbestemmelsene... 3 Del II Kunngjøring... 4 3 Kunngjøring av stillinger... 4 4 Unntak fra kunngjøring... 4 5 Utlysningstekstens innhold... 5 6 Vilkårene for fornyet kunngjøring... 6 Del III Innstilling, behandling av søknader m.m.... 6 7 Behandling av søknader... 6 7.1 Undervisnings- og forskerstillinger... 7 8 Innstilling, forslag til tilsetting og tilsettingsmyndighet... 8 9 Innsynsrett... 9 Del IV Tilsetting... 9 10 Tilsettingsorganenes sammensetning... 9 11 Oppnevning av tjenestemannsrepresentanter... 10 12 Saksbehandlingen i tilsettingsråd og -utvalg... 11 13 Melding om tilsetting mv.... 12 Del V Beregningsregler, ordenstraff, oppsigelse, suspensjon, avskjed og klage... 13 14 Beregning av tjenestetiden... 13 15 Ordenstraff... 13 16 Vedtaksorgan i saker om ordenstraff, oppsigelse, suspensjon og klage... 13 17 Saksbehandlingsregler, klage... 13 Del VI Andre bestemmelser... 14 18 Arbeidstid mv.... 14 19 Habilitet... 14 20 Taushetsplikt... 14 21 Prøvetid... 14 22 Permisjoner... 15 22-1 Utdanningspermisjoner... 15 22-2 Permisjoner for å inneha annen stilling... 15 22-3 Velferdspermisjoner... 15 22-4 Permisjon ved sykdom... 16 23 Ferielister... 16 24 Attest... 16 25 Ikrafttredelse og revisjon... 17 2

Del I Generelt Dette reglementet gjelder for ansettelser m.m. i stillinger ved Høgskolen i Buskerud og Vestfold og bygger på Lov om universiteter og høgskoler (heretter UH-loven), Lov om statens tjenestemenn (heretter Tjml), Hovedavtalen i staten (heretter HA), Hovedtariffavtalen i staten (heretter HTA) og standard mal for personalreglement i staten. Aktuell lover og forskrifter med forkortelser: Arbeidsmiljøloven Forvaltningsloven Likestillingsloven Offentleglova (Aml) (Fvl) (Likestl.) (Offl) Tjenestemannsloven (Tjml) Universitet og høgskoleloven (UH-loven) Hovedavtalen i staten (HA) Forvaltningslovforskriften 1 Definisjoner m.m. Tilsettingsmyndighet: Tilsettingsråd og tilsettingsutvalg, heretter benevnt som tilsettingsorgan eller høgskolestyret. Nærmeste foresatte/innstillende myndighet: Leder av aktuell driftsenhet eller innstillingsutvalg. 2 Unntak fra reglementsbestemmelsene Reglene i 3-12 gjelder ikke for tilsetting av tjenestemenn for kortere tid enn seks måneder. I disse tilsettingssakene gjelder ikke kravene til kunngjøring og innstilling. Administrerende direktør eller den administrerende direktør gir fullmakt, har tilsettingsmyndighet. En tilsetting/forlengelse av et tilsettingsforhold som vil strekke seg ut over seks måneder, skal behandles etter reglementets vanlige regler. 3

Del II Kunngjøring 3 Kunngjøring av stillinger 1. Ledige stillinger skal normalt kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse. 2. Nærmeste leder/evt. innstillingsutvalg fremmer forslag til utlysningstekst. Utlysningstekst fastsettes av tilsettingsorganet. 3. Stillinger som kunngjøres offentlig skal også kunngjøres internt. Høgskolen skal kunngjøre alle stillinger på NAV.no og på høgskolens nettside. Den enkelte driftsenhet fastsetter ytterligere annonsering i samarbeid med personalavdelingen. 4. Kunngjøringen skal være kjent i minimum to uker. 5. Administrerende direktør, eller den administrerende direktør gir fullmakt, kan bestemme at faste og midlertidige stillinger som renholder, førstefullmektig, sekretær, førstesekretær, konsulent og førstekonsulent bare skal kunngjøres internt. Bestemmelsen kan fattes generelt for en periode, eller i den enkelte tilsettingssak. Slik bestemmelse skal alltid treffes etter samråd med tjenestemannsrepresentantene i tilsettingsrådet. 4 Unntak fra kunngjøring Følgende tilsettinger/oppnevnelser kan unntas fra hovedregelen om offentlig kunngjøring, eventuelt fornyet kunngjøring, i.h.t. UH-loven og Tjml: 1. Funksjon som studieleder/-koordinator og teamleder ol. skal som hovedregel kunngjøres internt. 2. Ved tilsetting i vikariater og andre tidsbegrensede tilsettinger for ett år eller mindre når det er nødvendig å foreta tilsetting raskt. Tilsetting skjer ved tilsettingsmyndigheten. 3. En midlertidig tilsatt tjenestemann, tilsatt etter offentlig kunngjøring og vanlig tilsettingsprosedyre, kan tilsettes fast uten ny kunngjøring. Fast tilsetting skjer i tilsettingsorganet etter innstilling fra nærmeste foresatte/innstillingsutvalg. 4. Ved tilsetting i arbeidsforhold på 15 timer pr uke eller mindre enn 15/40 del av full lønn for tilsvarende heltidsstilling. Dette gjelder ikke bistilling som professor. 5. Når særlige grunner taler for det, kan styret foreta tilsettinger i undervisnings- og forskerstillinger uten foregående kunngjøring. Slik tilsetting kan ikke foretas hvis mer enn ett medlem av styret motsetter seg dette. Særlige grunner til å avvike er når minst ett av følgende krav er oppfylt: 4

a. det er for å oppnå strategiske mål og for å få besatt stillingen så hurtig som mulig b. det i helt spesielle tilfeller er ønskelig å knytte til seg en bestemt person med en bestemt kompetanse c. stillingen har vært utlyst flere ganger uten at det har meldt seg søkere som oppfyller stillingens kompetansekrav 5 Utlysningstekstens innhold 1. Utlysningstekst skal inneholde: a. en beskrivelse av stillingen med opplysninger om tittel og arbeidsområde b. kvalifikasjonskrav c. stillingskode d. lønnsvilkår e. arbeidssted (for tiden) f. kontaktpersoner/nærmeste leder g. tidspunkt for tiltredelse h. søknadsfrist (den skal ikke være kortere enn to uker) 2. Kunngjøringen skal også inneholde opplysninger om stillingen er en heltids- eller deltidsstilling, og om det er en fast, midlertidig eller oppdragsstilling. a. Dersom en lavere stilling kan forventes å bli ledig ved at den utlyste stillingen besettes av intern søker, og det er aktuelt å besette denne stillingen samtidig, skal dette opplyses i kunngjøringen, slik at det også er anledning til å inkludere denne stillingen i søknaden. b. Opplysning om at det vil være mulighet for tidsbegrenset tilsetting dersom det ikke melder seg søker som er fullt kvalifisert for fast stilling (gjelder undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger). 3. Kunngjøringen skal utformes med sikte på å rekruttere søkere av begge kjønn, med innvandrerbakgrunn og nedsatt funksjonsevne. For stillingsgrupper der det ene kjønnet er klart underrepresentert, skal det i utlysningsteksten tas inn en oppfordring om at det underrepresenterte kjønn bør søke stillingen. 4. For tilsetting ved høgskolen forutsettes det vanligvis at søkere har tilfredsstillende norskkunnskaper. 5

6 Vilkårene for fornyet kunngjøring En stilling skal lyses ut på nytt dersom det ikke har meldt seg et tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere, og det må forventes at en ny utlysning kan endre dette forholdet. Dersom tilsettingsmyndigheten på et vesentlig punkt ønsker å fravike kvalifikasjonskravene i kunngjøringen, skal også stillingen utlyses på nytt. Det samme gjelder om det har gått uforholdsmessig lang tid siden kunngjøring ble foretatt, eller om forholdene har endret seg vesentlig. Alle søkere skal varsles ved fornyet kunngjøring. Del III Innstilling, behandling av søknader m.m. 7 Behandling av søknader 1. Etter utløpet av søknadsfristen skal det foreligge utvidet søkerliste som skal inneholde søkernes navn, alder og fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis både i offentlig og privat virksomhet, jf 15 i forvaltningslovforskriften. 2. Etter utløpet av søknadsfristen skal det også foreligge en offentlig søkerliste som skal inneholde søkernes navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune, jf. Offl 25. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder om dette. Dette besluttes administrativt. Det skal fremgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. 3. De søkere som etter vurdering synes å være best kvalifisert, skal innkalles til intervju. Intervjupanelet, som består av både representant for arbeidsgiver og representant fra tjenestemannsorganisasjonene, tar stilling til hvilke kandidater som skal innkalles til intervju. 4. Ved intervju bør arbeidsgiver være representert med minst to deltakere. Nærmeste foresatte eller den som fungerer for denne, skal alltid delta som en av disse. I tillegg har en representant for de ansatte rett til å delta. Representanten for de ansatte kan være medlem av tilsettingsmyndigheten. Fortrinnsvis bør begge kjønn være representert. Intervjupanelet skal bestå av minimum to personer. 5. Nye opplysninger av betydning, som kommer fram under intervju, skal nedtegnes og vedlegges saksdokumentene. 6

6. Det skal innhentes referanser fra søkere som synes best kvalifisert. Hvis mulig bør det innhentes tre referanser som inkluderer overordnet, sideordnet og evt. underordnet medarbeider. Referanser kan ikke innhentes uten søkers samtykke. 7. Innstillende myndighet kan innenfor rimelig og forsvarlig tid velge å ta søknader til behandling selv om søknadsfristen er overskredet. I så fall skal samtlige slike søknader tas i betraktning. Ny søkerliste distribueres til samtlige søkere som tidligere har fått tilsendt denne. 7.1 Undervisnings- og forskerstillinger Det skal benyttes sakkyndig bedømmelse i tilsettingsprosessen for undervisnings- og forskerstillinger i tråd med Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger. På fullmakt fra høgskolestyret oppnevner dekan eller den dekanen gir fullmakt, medlemmer til sakkyndig utvalg (jf. styrevedtak 62/2013). Den sakkyndige uttalelsen sendes søkerne så snart den foreligger. Bestemmelsene under kommer i tillegg til Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger : a. Sakkyndig vurdering skal brukes ved tilsetting i faste og midlertidige undervisnings- og forskningsstillinger. b. Sakkyndig vurdering av søkere kan unnlates ved tilsetting i vikariat eller engasjement inntil ett års varighet. c. Midlertidig tilsetting kan foretas i påvente av sakkyndig vurdering hvis dette er nødvendig. d. Jf. UH-loven 6-3 (3), kan tilsettingsmyndigheten i særskilte tilfeller fravike krav om sakkyndig vurdering for høgskolelærer/høgskolelektor og stipendiater. e. Ved tilsetting av professor, dosent og førstestillinger følges samme retningslinjer som for sammensetning av sakkyndig utvalg ved opprykk. f. Ved tilsetting av høgskolelektor oppnevnes to representanter hvorav minst én har kompetanse på førstestillingsnivå. Begge må være eksterne. g. Ved tilsetting av stipendiater oppnevnes to representanter hvorav begge har kompetanse på førsteamanuensisnivå. Minst én må være ekstern. h. Ved oppnevning av sakkyndig utvalg må habilitetsspørsmål vurderes. Vanlige regler for habilitet ifølge 6 i forvaltningsloven gjelder. I tillegg vil et medlem av et 7

sakkyndig utvalg kunne regnes som inhabil dersom faglig samproduksjon med en av søkerne inngår i vurderingsgrunnlaget eller vedkommende har vært veileder for en søker for masteroppgave eller doktorgradsavhandling. Habilitetsspørsmålet må særlig vurderes der en har interne søkere til stillingen. i. Ved tilsetting i undervisnings- og forskningsstillinger kreves det relevant praktiskpedagogisk kompetanse på grunnlag av utdanning eller undervisning og veiledning (jf. Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger). Dersom en kandidat for øvrig er kvalifisert, men ikke tilfredsstiller dette kravet, kan kandidaten tilsettes midlertidig og med krav om at slik kompetanse tilegnes innen senest 2 år. Når kandidaten innen fristen har oppnådd tilfredsstillende praktisk-pedagogisk kompetanse, gis kandidaten fast stilling. Dersom det skal tilsettes i faste stillinger, skal det som hovedregel gjennomføres prøveforelesning som del av rekrutteringsprosessen. 8 Innstilling, forslag til tilsetting og tilsettingsmyndighet Med bakgrunn i UH-loven 6-3, samt høgskolestyrets vedtak om delegering av myndighet til underliggende organ, jf. styrevedtak 62/2013, gjelder for tilsetting i følgende stilling: 1. Rektor, prorektor, dekaner og instituttledere Ved tilsatt rektor: Styret bestemmer om det skal foretas innstilling og hvem som skal innstille. Prorektor: Tilsettes av styret, innstillingsutvalg oppnevnes av styret. Dekaner: Tilsettes av styret, administrerende direktør/innstillingsutvalg er innstillende myndighet. Instituttledere: Tilsettes av styret, dekan/innstillingsutvalg er innstillende myndighet. 2. Administrerende direktør Tilsettes av styret, innstillingsutvalg oppnevnes av styret. 8

3. Avdelingsdirektører Tilsettes av styret, administrerende direktør er innstillende myndighet. 4. Undervisnings- og forskerpersonale Tilsettes av tilsettingsutvalg, dekan er innstillende myndighet. Styret skal informeres om tilsetting av professorer og dosenter. 5. Teknisk- og administrativt personale - jf. UH-lov 11-1 (3) Tilsettes av tilsettingsråd, nærmeste leder er innstillende myndighet. Dersom nærmeste leder er medlem av tilsettingsorganet, avgir vedkommende i stedet forslag til tilsetting, jf. Tjml 4. Dersom det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal vanligvis tre søkere innstilles i den rekkefølge de bør komme i betraktning, jf. Tjml 4 nr. 4. Innstillingen gis på grunnlag av utlysningstekst, søknadene, intervju og innhentede referanser. For undervisnings og forskerstillinger skal som hovedregel også prøveforelesning benyttes, samt uttalelse fra de sakkyndige. 9 Innsynsrett Søkerne kan gjøres kjent med hvem som er innstilt til stillingen og den rekkefølge de er innstilt i, jfr. 19 i forskrift av 15.des 2006 nr.1456 (Forvaltningslovforskriften). Del IV Tilsetting 10 Tilsettingsorganenes sammensetning 1. Tilsettingsutvalg for dosent og professor skal ha følgende sammensetning, jf. styrevedtak 62/2013: a. Personaldirektør (leder) b. Dekan fra respektivt fakultet c. To faglige representanter på professor/dosentnivå oppnevnt av styret (3 år) d. Én studentrepresentant oppnevnt av rektor etter forslag fra studentparlamentet (1 år) 9

2. Tilsettingsutvalget for undervisnings- og forskerpersonale skal ha følgende sammensetning, jf. styrevedtak 62/2013: a. Personaldirektør (leder) b. Dekan fra respektivt fakultet c. To faglige representanter, hvor den ene kommer fra det respektive fakultet, oppnevnt av styret (3 år) d. Én studentrepresentant oppnevnt av rektor etter forslag fra studentparlamentet (1 år) 3. Tilsettingsråd Personaldirektør (leder) Avdelingsdirektør/administrativ leder fra respektive avdeling/fakultet Administrerende direktør eller den avdelingsdirektøren tilhørende administrasjonen som delegeres myndighet To tjenestemannsrepresentanter som representerer følgende stillingskategori: a) Rådgivere, prosjektledere, saksbehandlere og kontorstillinger b) Bibliotekarer c) Ingeniører og laboratorie-teknisk personale d) Renholdere og bygningsmessig personale Det oppnevnes vararepresentanter for administrasjonen/arbeidsgiver i tilsettingsrådet. 11 Oppnevning av tjenestemannsrepresentanter 1. Tjenestemannsrepresentantene skal så langt det er mulig tilhøre den samme tjenestemannsgruppe som den aktuelle stillingen. 2. Den tjenestemannsorganisasjon som organiserer tjenestemenn i vedkommende tjenestemannsgruppe, og som enten selv eller gjennom tilslutning til en hovedsammenslutning er forhandlingsberettiget, oppnevner representanter for tjenestemennene med personlige vararepresentanter. Er det flere forhandlingsberettigede organisasjoner som har medlemmer i vedkommende tjenestemannsgruppe, oppnevner organisasjonene i fellesskap representantene med vararepresentanter. Tjenestemannsrepresentantene representerer ikke sin egen organisasjon når de først er oppnevnt, men skal ivareta interessene til samtlige søkere. 10

3. Tjenestemannsrepresentantene bør oppnevnes for en periode på to år om gangen. Funksjonstiden settes slik at den ikke løper ut samtidig for begge tjenestemannsrepresentantene innen samme tjenestemannsgruppe. Dersom organisasjonene ikke blir enige om hvem som skal oppnevnes, oppnevnes to tjenestemannsrepresentanter med vararepresentanter etter følgende regler: a) For at en organisasjon skal kunne utpeke representanter etter reglene nedenfor, må den ha som medlemmer minst 25 % av de organiserte tjenestemennene i tjenestemannsgruppen. b) Primærorganisasjonene under samme hovedsammenslutning kan slå sammen medlemstallet i relasjon til reglene i denne paragraf. c) Dersom to eller flere tjenestemannsorganisasjoner organiserer tjenestemenn i vedkommende tjenestemannsgruppe, skal de to organisasjonene som har størst medlemstall innen gruppen oppnevne hver sin representant med vararepresentant. 12 Saksbehandlingen i tilsettingsråd og -utvalg 1. Innstillende myndighet oversender sin innstilling til personaldirektøren (sekretariatet) for tilsettingsmyndigheten. Personaldirektøren (sekretariatet) saksbehandler, kvalitetssikrer og foreslår forslag til vedtak før saken sendes tilsettingsmyndigheten. 2. Personalsaker, opprykksøknader for professor/dosent og tilsetting i stillinger behandles som hovedregel alltid i møter. Skriftlig behandling (e-post møte) kan benyttes i sammenheng med godkjenning av utlysningstekst. 3. Deltagelse i tilsettingsorgan er en tjenesteplikt. Medlemmene av tilsettingsutvalget/tilsettingsrådet kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen eller nekte å gi sin uttalelse pr. e-post. Dersom likevel enkelte av medlemmene ikke deltar i behandlingen av en sak, er tilsettingsorganet likevel beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene deltar. 4. Det skal føres protokoll fra møtene i tilsettingsutvalget/tilsettingsrådet. I protokollen inntas alle vedtak med angivelse av mulige dissenser. Medlemmene har rett til å grunngi sitt standpunkt ved tilførsel i protokollen. 5. Medlem av tilsettingsorganet kan kreve at en tilsettingssak skal avgjøres av styret i medhold av Tjml 5, nr 3. Krav om dette må fremsettes i møtet hvor tilsettingssaken behandles og protokollføres. 11

6. Det endelige tilsettingsvedtaket tas inn i en protokoll som underskrives av tilsettingsorganets representanter. Ved en anke har hvert av medlemmene rett til å grunngi sitt standpunkt i protokollen, og protokollen skal følge saken. 7. Vil tilsettingsorganet tilsette en som ikke er innstilt, skal det be om skriftlig uttalelse om vedkommende fra innstillende myndighet. Også et mindretall i tilsettingsorganet kan be om slik uttalelse. Hvis innstillende myndighet likevel ikke vil innstille vedkommende og tilsettingsorganet fastholder sin mening, skal saken avgjøres av høgskolestyret. Bare én av dem som er innstilt eller én av dem som noen i tilsettingsorganet vil ansette, kan da tilsettes av styret, jf. Tjml 4 nr. 5. Denne bestemmelse gjelder kun hvor det foreligger en formell innstilling, ikke et forslag til innstilling. 8. Likestillings- og inkluderingsprinsippet skal vektlegges ved tilsetting i alle stillingskategorier. Det vises for øvrig til Forskrift til Tjml 9 bestemmelser om kvotering ved funksjonsnedsettelse. 13 Melding om tilsetting mv. 1. Ved tilsetting av tjenestemann skal den tilsatte, i samsvar med Tjml 5 nr. 5, gis skriftlig melding om tilsettingen. Arbeidsavtalen skal inneholde opplysning om de lover, instrukser og reglement som for tiden gjelder for tjenesten samt eventuelle særvilkår. Prøvetid skal alltid benyttes ved tilsetting i ny stilling, og underretningen skal også inneholde en orientering om prøvetidsreglene. Underretningen skal bekreftes skriftlig, jf. Tjml. 8. standardformularer for slike underretninger. 2. Den som tilsettes skal ha en svarfrist på minimum en uke. 3. Det skal inngås skriftlig arbeidsavtale i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven 14-5 14-8 både for faste og midlertidige tilsettingsforhold. 4. Alle søkere skal underrettes når stillingen er besatt, jf. Fvl 27 første ledd. Underretningen skal inneholde navnet på den søker som er tilsatt i stillingen. 12

Del V Beregningsregler, ordenstraff, oppsigelse, suspensjon, avskjed og klage 14 Beregning av tjenestetiden 1. Ved beregning av tjenestetid etter Tjml 9 og 10 medregnes all sammenhengende tjeneste ved Høgskolen i Buskerud og Høgskolen i Vestfold. 2. Dersom hele eller deler av en annen virksomhet overføres til Høgskolen i Buskerud og Vestfold, skal all sammenhengende tjeneste fra den tidligere virksomhet medregnes. 15 Ordenstraff Før en tjenestemann ilegges ordenstraff, skal tjenestemannen bli kalt inn til samtale hvor man går gjennom saken og hvor tjenestemannen får anledning til å uttale seg. Skriftlig materiale som ligger til grunn for vedtaket om ordenstraff skal fjernes fra vedkommendes personalmappe etter 3 5 år fra siste dokument i saken, jf. Tjml 14 og 18. Da man ikke har lov til å slette personaldokumentasjon, blir dokumentene overført egen arkivmappe hvor kun arkivpersonalet har tilgang. Slike avsluttede saker skal ikke følge vedkommende videre i dennes tilsettingsforhold. 16 Vedtaksorgan i saker om ordenstraff, oppsigelse, suspensjon og klage 1. Vedtak om at tjenestemann skal sies opp, ilegges ordenstraff, suspenderes eller gis avskjed, treffes av tilsettingsmyndigheten, jf. Tjml og UH-loven. 2. Dersom saken krever særlig rask avgjørelse, kan vedtak om suspensjon eller overføring til annen tjeneste etter Tjml 16 også treffes av foresatt tjenestemyndighet, se nærmere Tjml 17 nr. 4. Rektor kan i påvente av styrets behandling beslutte kortvarig suspensjon. 17 Saksbehandlingsregler, klage 1. Dersom det i tilsettingsorganet ikke er flertall for oppsigelse, avskjed eller ordenstraff, kan hvert medlem av mindretallet kreve saken avgjort av styret. Det samme gjelder hvor et mindretall ønsker en ilagt ordenstraff skjerpet. 2. Vedtak om ordenstraff, oppsigelse, suspensjon eller avskjed kan påklages i samsvar med reglene i Tjml 19 og Fvl. Klageinstans er departementet når styret fatter vedtak, og eller styret selv, jf. UH-loven. Klagen fremsettes skriftlig for vedtaksorganet. 13

3. Klagefristen er tre uker fra det tidspunkt underretning om vedtaket er kommet frem til vedkommende part, jf. Fvl 29. Del VI Andre bestemmelser 18 Arbeidstid mv. 1. Alle tjenestemenn plikter å overholde den arbeidstid som til enhver tid er bestemt for dem. Registrering av frammøte skjer etter regler fastsatt i egen avtale. 2. Leder skal sørge for at det er et system for kontroll av at de tilsatte overholder den fastsatte arbeidstid og at det er et system for registrering av tilsattes ferie- og sykefravær. 19 Habilitet Habilitet praktiseres i henhold til Fvl 6 og 8. Medlem i tilsettingsorganet fratrer ved behandling av en sak når vedkommende er inhabilt. Så langt det er mulig skal vararepresentanten innkalles og delta under behandling av den aktuelle saken. Tilsettingsorganet avgjør om et medlem er inhabilt. Vedkommende deltar ikke i denne avgjørelsen. Medlemmene er på eget initiativ forpliktet til å orientere tilsettingsorganet om forhold som kan ha betydning for habilitetsspørsmålet. 20 Taushetsplikt Taushetsplikt praktiseres i henhold til Fvl 13. Medlemmene av tilsettingsorganet har taushetsplikt med hensyn til det de får kjennskap til i tilknytning til de saker som blir behandlet i organet. De som forøvrig er i befatning med tilsvarende saker, er under samme taushetsplikt som medlemmene i tilsettingsorganet. 21 Prøvetid Det pålegges prøvetid ved overgang fra en stilling til en annen internt i organisasjonen, men det forutsettes at opparbeidet oppsigelsesvern og oppsigelsesfrister opprettholdes. En forutsetning for å anvende tjenestemannslovens bestemmelser om oppsigelse innenfor prøvetiden er at den ansatte er blitt jevnlig fulgt opp med tilbakemeldinger osv. 14

22 Permisjoner 22-1 Utdanningspermisjoner a) Utdanningspermisjon uten lønn kan gis til faglig og administrativt personale som har vært ansatt i virksomheten i mer enn ett år. For å få utdanningspermisjon må utdanningen være relevant for fakultetet/avdelingen og/eller høgskolen. b) Utdanningspermisjoner gis normalt ikke for mer enn ett år sammenhengende. Dette gjelder ikke for ansatte som tilsettes i åremålsstillinger som doktorgradsstipendiater/postdoktor. c) Utdanningspermisjoner blir normalt gitt med forbehold om at det ikke er til hinder for forsvarlig planlegging av drift og personaldisponering. d) Høgskolen kan gi hel eller delvis lønn ved utdanningspermisjoner. 22-2 Permisjoner for å inneha annen stilling a) Permisjon uten lønn for å inneha annen stilling kan gis for stilling i annen statlig eller privat virksomhet, tidsbegrensede engasjementer eller for arbeid som kommer høgskolen eller den ansatte til nytte. Slik permisjon gis kan gis i inntil ett år. Unntaksvis kan slik permisjon forlenges. b) Normalt er søknadsfristen for slike permisjoner 3 måneder før permisjonen skal tre i kraft. c) Innen 3 måneder før utløp av permisjonstiden skal den ansatte gi melding til høgskolen om han/hun kommer tilbake eller ikke. 22-3 Velferdspermisjoner Ved søknad om velferdspermisjon vises det til Hovedtariffavtalen i Staten og Statens personalhåndbok, som ligger til grunn for vedtakene som gjøres. Når viktige velferds- og omsorgsgrunner foreligger, kan nærmeste leder innvilge arbeidstaker velferdspermisjon med lønn. Dersom arbeidstakeren selv ønsker det og tjenesten tillater det, kan arbeidsgiver samtykke i fleksibelt uttak av permisjonsdagene. Normale grunner for innvilgelse av velferdspermisjon er: a. Omsorg for barn: Permisjon med lønn kan innvilges for inntil 3 dager pr kalenderår ved tilvenning av barn i barnehage/dagmamma. Permisjon med lønn kan innvilges 1 dag for å følge 1.klassing til første skoledag. 15

b. Flytting: Ved endring av bosted uten å endre arbeidssted kan det innvilges 1 dag permisjon med lønn. c. Alvorlig sykdom/død og begravelse Dette utelukker ikke at det kan være andre viktige velferdsgrunner som kan gi permisjon med lønn. I slike tilfeller må nærmeste leder, gjerne i samråd med personalavdeling og tjenestemannsorganisasjon, utvise skjønn slik avtaleverket gir rom for. 22-4 Permisjon ved sykdom I henhold til Statens personalhåndbok gis permisjon uten lønn i inntil ett år etter endt sykelønnsperiode. Hvis den ansatte forventes å komme tilbake i arbeidet innen kort tid etter dette året, kan en slik permisjon utvides. Dersom det ikke er sannsynlig at vedkommende kommer tilbake innen kort tid etter dette året, bør opphør av ansettelsesforholdet vurderes. 23 Ferielister Regler om feriefastsettelse og tiden for ferie er regulert i ferieloven, se særlig denne lovs 6 og 7. Hvert fakultet/avdeling sørger for at det blir satt opp ferielister i så god tid som mulig. Det skal sørges for forsvarlig bemanning til enhver tid. Ferielistene skal godkjennes av nærmeste leder. Tilsvarende gjelder ved senere endringer. Hvis ferie ikke er avtalt, blir ferien administrativt fastsatt med inntil fire uker fra og med første mandag i juli. 24 Attest Tjenestemann som fratrer sin stilling etter oppsigelse eller avskjed, eller som ber om det, har rett til å motta skriftlig attest, jf. Aml 15-15. Attesten skal inneholde tjenestemannens navn, fødselsdato, hvilken (hvilke) stilling(er) vedkommende har hatt, og dato for tiltredelse i og eventuell fratredelse fra stillingen(e). I tillegg skal det gis opplysninger om hvilke arbeidsområder tjenestemannen har hatt. 16

Attesten kan videre gi en vurdering av tjenestemannen og utførelsen av arbeidet, dersom dette ønskes av tjenestemannen selv. 25 Ikrafttredelse og revisjon Dette reglement er fremforhandlet den 11.10.2013 mellom Høgskolen i Buskerud og Høgskolen i Vestfold og de respektive tjenestemannsorganisasjonene, og skal gjelde for Høgskolen i Buskerud og Vestfold. Reglementet er behandlet og vedtatt i fellesstyret 23.10.2013. Dette reglement er stadfestet av x-departementet, og trådte i kraft... etter beslutning av x- departementet. Hver av partene i virksomheten og stadfestelsesmyndigheten kan når som helst kreve at reglementet tas opp til revisjon, jf. Tjml 23 nr. 3. 17