Systematisering av evalueringsarbeidet Interne evalueringsretningsliner i Kunnskapsdepartementet Sveinung Helgheim 29.10.2014
Bakgrunn Økonomiregelverket frå 1996 Krav til evaluering av tilskotsordningar Departementet fastsette retningsliner for tilskotsevalueringar Vekt på iverksetjing av evalueringar Mindre vekt på oppfølging 2 Kunnskapsdepartementet
Seinare revidering av retningslinene Omfattar alle evalueringar; tilskot, styring, eigarskapsforvaltning m.m. Integrerer evalueringar i mål- og resultatstyringa Legg vekt på risiko- og vesentligheitsvurderingar Forankrar evalueringar i toppleiinga Legg vekt på oppfølging av evalueringar 3 Kunnskapsdepartementet
Innhald i retningslinene Tilrettelegging for å bruke evalueringar som styringsverkty Val av evalueringar årleg prosess i styringshjulet Rapportering om evalueringsresultat og om oppfølging Gjennomføring av evalueringar er ikkje omhandla i retningslinene Rettleiarar frå FIN og DFØ 4 Kunnskapsdepartementet
Evaluering av tilskotsordningar Tilskotsforvaltning under KD Grunnopplæringsområdet: Storparten er delegert til Udir. Elles har departementet det meste sjølv Evalueringar på tilskotsområdet KD vel evalueringar som Udir får i oppdrag å gjennomføre Udir tek sjølv initiativ til evalueringar 5 Kunnskapsdepartementet
Evalueringer - arbeidsprosessen Avdelingane sender inn framlegg innen 1. nov. mål for evalueringa og hovudproblemstillingar Grunngjeving, med risiko- og vesenlegheitsvurderingar tidsplan og framlegg til finansiering Avdelingane rapporterer samstundes om gjennomførte evalueringar og oppfølginga av dei. 6 Kunnskapsdepartementet
Arbeidsfordeling Utval av emne for evalueringar Utarbeide oppdragsomta le (mandat) Planleggje evaluering Avdelingane AØ Leiarmøtet Vurdere kva styringsinformasjon som trengst, mellom anna på grunnlag av risikovurderingar Fastsetje Formål og avgrensing Tidsramme Ressursramme Presisere mandatet Fastsetje evalueringskriterium Utarbeide evalueringsspørsmål I samråd med AØS/CE avgjere om det skal brukast intern eller ekstern evaluator Lage oppdragsbestilling og forme ut konkurransegrunnlaget ved ekstern evaluator Gje tilråding om val av emne på bakgrunn av framlegg frå avdelingane og eigne vurderingar Gjer råd og rettleiing på grunnlag av framlegg frå avdelingane I samråd med avdelingane avgjere om det skal brukast intern eller ekstern evaluator. Tek endeleg standpunkt på bakgrunn av tilråding frå AØ 7 Kunnskapsdepartementet
Arbeidsfordeling (framhald) Gjennomføre evalueringar Avdelingane AØ Leiarmøtet Kontakt med evaluator, gje tilbakemeldingar undervegs Eventuelt styringsgruppe/referansegrup pe Deltaking i eventuell prosjektgruppe eller styringsgruppe Utarbeide rapport frå evalueringar Oppfølging av evaluering Møte med evaluator om sluttrapport Kontrollere at sluttrapporten svarar på spørsmåla i bestillinga Rapportere til leiarmøte om gjennomførde evalueringar og planlagd oppfølging Vurdere endringar i verkemiddelbruken på grunnlag av den styringsinformasjonen Gjennomføre endringar Spreie kunnskap om evalueringa internt og eksternt for å bruke resultata til læring og utvikling Utarbeide rapport for dei evalueringane AØ gjennomfører rapportering til leiarmøtet. Orientering til leiarmøtet om gjennomførte evalueringar Orientering til leiarmøtet om oppfølging av gjennomførte evalueringar 8 Kunnskapsdepartementet
Særskilt om evaluering av tilskot Føremål Vurdere tilskotsordninga som verkemiddel Oppfølging: budsjettprosessen Vurdere innretninga av tilskotsordninga Oppfølging: retningsliner for tilskotet 9 Kunnskapsdepartementet
Problemstillingar Samordning med andre prosessar Verksemdsplanlegging Internbudsjett Samordning mellom KD og Udir Finansiering 10 Kunnskapsdepartementet
Prioritering og finansiering Prioritering Interne ressursar og kapasitet Midlar til eksterne tenestekjøp Finansiering Samanheng med korleis ein fordeler internbudsjettet mellom avdelingane KD følgjer den hovudregelen at avdelingane sjølve dekkjer utgifter til evalueringar 11 Kunnskapsdepartementet
Involvering av departementetsleiinga Administrasjonsavdelinga set opp eit avgjerdsnotat: framlegg til evalueringar i den komande perioden omtale av status for oppfølging av gjennomførte evalueringer Departementsleiinga avgjer kva for evalueringer som skal gjennomførast går gjennom status for oppfølging av gjennomførte evalueringar 12 Kunnskapsdepartementet
Røynsler med retningslinene Årleg påminning om å tenkje gjennom tema for evalueringar Forankrar evalueringar i departementsleiinga Evalueringar tek tid - planleggje med 2- årsperspektiv 13 Kunnskapsdepartementet