Margunn Aanestad IKT, arbeid og organisering: Eller: Hva er «sosioteknisk kompleksitet»? 5. september 2014
Plan Bittelitt historisk bakgrunn To eksempler (sosioteknisk kompleksitet) Noen teoretiske begreper for å studere: arbeid organiseringen av arbeid Forandring av arbeid/organisasjon vha. IKT: Redesign eller kultivering? Artikler: Hammer: Reengineering Work: Don t Automate, Obliterate Gasser: The Integration of Computing and Routine Work Hanseth og Lundberg; Designing Work Oriented Infrastructures 3
Litt historie (1) Den skandinaviske tradisjonen innen systemutvikling Norge: Kristen Nygård og Olav Bergo + NJMF Mål: Styrke fagforeningene med teknologi-kunnskap Florence (Gro Bjerknes og Tone Bratteteig) Mål: Utvikle systemer sammen med sykepleiere Også prosjekter i Danmark og Sverige Vil du lese mer om dette? Gå til scholar.google.com og søk opp: Bjerknes. & Bratteteig (1995): User Participation and Democracy. A Discussion of Scandinavian Research on System Development, Scandinavian Journal of Information Systems vol. 7 nr. 1
Litt historie (2) Andre forskningsfelter: Participatory Design, Human-Computer Interaction, Computer-Supported Collaborative Work,Science and Technology Studies m.fl. Faktisk, konkret brukermedvirkning, eller: Etnografiske studier av arbeid med/uten IKT vha. metoder fra etnografi og antropologi Arv: Skandinavisk informatikk-forskning har et sterkt bruks- og brukerfokus heller enn ensidig leder- og ledelsesfokus
Studier av arbeid Formaliserte beskrivelser Arbeidsflyt, prosedyrer Ideelle beskrivelser (hvordan det skal/bør gjøres) Naturalistiske /realistiske beskrivelser Hva folk faktisk gjør Sosioteknisk kompleksitet Hvordan sosiale/organisatoriske og tekniske aspekter henger sammen/former hverandre 6
Artikkel til seminaret: Les artikkelen før seminaret! Signe Vikkelsø: Subtle Redistribution of Work, Attention and Risks: Electronic Patient Records and Organizational Consequences Om hvordan arbeidspraksisen endret seg da EPJ (elektonisk pasientjournal) ble innført på et dansk sykehus Eksempel på analyse basert på etnografi
Eksempel 1: EPJ på Rikshospitalet Digitalisering av informasjonsinfrastrukturen: Gå fra papir-basert til digital informasjon Case: scanning av papirdokumenter til EPJ (Les notat fra observasjoner.) 1996-7 Første EPJpiloter 2003: start skanning 2001: EPJ på sykehuset ( tynn funksjonalitet) Vår 2005: Slutt på dobbel journal Videre digitalisering 8
Henvisning 1 Registerere pasient PAS 3 Skanne 2 Importere pasient-info 4 EPJ Legge inn på riktig sted i EPJ
Lang prosess Praktisk: Skanner, innstillinger Kategorisering av dokumentene Prosess-endring: Evaluering av henvisninger Sentral poståpning (men ikke for GID, IVF m.fl.) Skanning ved mottak (men ikke for Føde..) Avhengigheter: Akkreditering av system Prosess-støtte, meldingsfunksjonalitet 10
Standardprosedyre for skanning av innkommende brev: Registrering i PAS Skanning av brev Importer til EPJ Evaluere Informasjon til pasient Men henvisninger til fødeseksjonen kunne ikke håndteres slik: Registrering i PAS Evaluere Ja Nei Skanne brev Lagre brev Importer til EPJ Informasjon til pasient Informasjon til pasient
Eksempel 2: Pasientoppfølging i Tanzania The Health Information Systems Programme (HISP) www.hisp.uio.no og www.dhis2.org 12
Papirbasert informasjonssystem 13
Informasjonsverktøy Myndighetene vil ha: Kunnskap om sykdoms-situasjonen og om hva helsetjenesten oppnår Anonyme data, aggregert, (for å gjøre statistiske analyser) De distribuerer ulike verktøy: Tally sheets/tick sheets (papirskjema) Register (en eller flere pr. avdeling) Pasientkort m.m... og krever regelmessig rapportering For eksempel pr måned, standardisert format 14
Sør-Afrika 1994 PAWC New /emerging flow of information Groote Schuur Hospital DNHDP Western Cape School Health City Health Clinic 1 Geriatric Services City Health Clinic 2 City Health Clinic 3 City Health Clinic 4 City Health Births Deaths Notifiable diseases Outside hospitals MOU (Midwife& obstetric unit) PAWC Dental unit 1 PAWC Psyciatric hospital PAWC Day Hospital DNHPD Private hospital: 31 medical specialists 54 private medical pract. City Health Clinic 5 Environmental office DNHDP Pretoria Youth Health Services Dental unit 2 PAWC Dental unit 3 PAWC 23 private dental pract. 12 private pharmacies 12-15 NGOs MITCHELL S PLAIN DISTRICT UWC Oral Health Centre Mandalay Mobile clinic RSC RSC South Africa after Apartheid: - fragmented and top down health structure - inequity in health services delivery
Problem: Ineffective reporting of basic health data (Fragmentation and redundancy) Dept. of Health State level: Health Programs Commissioner of Family Welfare Hospital Structure) District level: Health programme officers: Malaria Leprosy Tuberculosis Family planning Other programs District Medical & Health Officer (DMHO) DCHS - District Hospital Services Health facility & institution level: Primary Health Centre (PHC) Maternal Obstetric Delivery Units (PPU) Part of Hospitals All Hospitals incl uding the smaller CHCs Sub-Centre (example from AP, India. S Sahay)
AIM: Support local (district-level) decision making and utilization of information
Case: HIV-positive mødre som skal følges opp av helsevesenet Prevention of Mother-To- Child Transmission Nima Shidende (PhDstudent fra Tanzania) Dokumentasjon Offisiell og uoffisielll 19
20
21
Informasjonsverktøy for hvem? Myndighetene Vil ha rapporter om sykdoms-situasjonen og om hva helsetjenesten oppnår. Anonyme data, aggregert, statistiske analyser Helsearbeiderne Trenger informasjon om situasjonen til den enkelte pasient Trenger ekstra informasjon når pasienten ikke følger prosedyren og de trenger å følge opp aktivt Eksempel på at det finnes ulike logikker og interesser Mer om det neste gang (Miria Grisots forelesing) 22
Noen (få) begreper om arbeid: Utover 1980-tallet: Bruksmønster utviklet seg og IT ble mer integrert med det vanlige arbeidet Les Gasser (1986) studerte:.. how computing fit into the work ecology within the organizations Hva gjør brukerne egentlig med IT-systemene? Noen begreper: Tasks, task chains, production lattices Primary work, articulation work Fitting, augmenting, workaround 23
Les Gasser (1986) «Avvikende» bruk (del 4.2-4.4) Fitting Endre arbeid eller databruk for at det skal passe sammen Augmenting Utføre ekstraarbeid Working around Bruke systemer på måter som ikke var meningen, eller unngå å bruke systemet helt
Oppgave (Task) Har et mål/formål, utføres av bestemte personer/grupper, som har tilgang til bestemte ressurser, skjer på et bestemt sted til en bestemt tid (work situation, tabell 1) Oppgavekjede (Task chain) En sekvensiell organisering av oppgavene Produksjons- gitter (production lattice) et komplekst, koordinert system av overlappende/kryssende oppgavelinjer Eksempel: MRP system (Material requirements planning) Primærarbeid Sammenføyningsarbeid (articulation work) 25
Noen (få) begreper om organisasjon: Fra: Jay Galbraith: hva er organisasjon? Henry Mintzberg: hva bestemmer organisasjoners struktur? James D. Thompson: ulike typer avhengigheter 26
Hva er organisasjon? J. Galbraith:Organization Design (1977): organization is that something which distinguishes any collection of 50 individuals in Kennedy International Airport from the 50 individuals comprising a football team in the National Football league Når oppgaven blir for stor for en person Arrangement for å oppnå felles mål ved hjelp av felles innsats 27
Henry Mintzberg: The Structuring of Organizations (1979): Every organized human activity gives rise to two fundamental and opposing requirements: the division of labor into various tasks to be performed and the coordination of these tasks to accomplish the activity. The structure of the organization can be defined simply as the sum total of the ways in which it divides its labor into distinct tasks and then achieve coordination among them. 28
Thompson: Organizations in Action (1967) In a situation of interdependence, concerted action comes about through coordination, and if there are different types of interdependencies, we should expect to find different devices for achieving coordination Pooled interdependencies Sequential interdependencies Reciprocal interdependencies 29
Hammers artikkel Its time to stop paving the cow paths Radikal redesign, ikke inkrementell endring Business Process Reengineering Senere: Business Process Management Fra funksjonell oppdeling til helhetlig optimering Kundeorientering, prosess-orientering Senke kostnader, øke teneste/produktkvalitet, hastighet (konkurransekraft)
Hanseth og Lundberg (2001) Innføring av PACS/RIS i en røntgenavdeling PACS = Picture Archiving and Communication System Digital bildehåndtering (radiologi) Lagring, gransking og distribusjon RIS = Radiological Information System Tekst-innhold: pasient-data, henvisningen (bestillingen av undersøkelsen) og radiologens tolkning (tekstrapport) Prosess-informasjon: timelister, arbeidsflyt, økonomi 31
Hanseth og Lundberg (2001) Work-oriented infrastructures (II som støtter arbeid) En felles ressurs for mange brukere (Shared) Koblet via standardiserte grensesnitt (Standardized interfaces) Åpne, uten klart definerte grenser (Open) Sammensatt av ulike komponenter (Heterogeneous) Består av sammenhengende nettverk på tvers av hele sykehuset Hvordan endre disse nettverkene? Man klarer jo ikke å ta alt på en gang 32
Tradisjonell arbeidsgang Utfylt rekvisisjon Pasient ankommer Postgang med rekv. rekv. rekv. rekv. Pasient sendes tilbake rekv.+bilder Rekirerende lege Klinikk ekspedisjon ekspederer rekvisisjone Røntgen ekspedisjonen fordeler på røngenavdelinger og modaliteter. Evt. finner frem bilder til sammenlikning fra arkiv. Radiograf "bestiller" pasient gjennom potør-systemet Radiograf utfører US Assistent henger opp bildene til gransking rekv.+bilder rekv.+bilder +diktat rekv.+bilder +beskrivelse Beskrivelse +evt bilder Rekirerende lege Bilder+beskr+rekv Bilder Radiolog gransker bildene og dikterer undersøkelsen, evt skriver preliminært svar Sekretær skriver ned beskrivelsen Radiolog demonstrerer bildene på morgenmøte for klinikere Arkivar arkiverer beskrivelser, bilder og rekv. 33
Tradisjonell arbeidsgang? Utfylt rekvisisjon NY Pasient ankommer Postgang med rekv. rekv. rekv. rekv. Pasient sendes tilbake rekv.+bilder Rekirerende lege Klinikk ekspedisjon ekspederer rekvisisjone Røntgen ekspedisjonen fordeler på røngenavdelinger og modaliteter. Evt. finner frem bilder til sammenlikning fra arkiv. Radiograf "bestiller" pasient gjennom potør-systemet Radiograf utfører US Assistent henger opp bildene til gransking rekv.+bilder rekv.+bilder +diktat rekv.+bilder +beskrivelse Beskrivelse +evt bilder Rekirerende lege Bilder+beskr+rekv Bilder Radiolog gransker bildene og dikterer undersøkelsen, evt skriver preliminært svar Sekretær skriver ned beskrivelsen Radiolog demonstrerer bildene på morgenmøte for klinikere Arkivar arkiverer beskrivelser, bilder og rekv. 34
Tradisjonell røntgen infrastruktur: Basert på fysiske artefakter: Henvisninger (papir) Røntgensvar (papir) Røntgenbilder (Film) Mange kanaler for informasjonsflyt: Rørpost, internpost, vanlig post Telefon Formelle og uformelle møter 35
36
Tradisjonell røntgen infrastruktur: Basert på fysiske artefakter: Henvisninger, svar-rapporter, bilder Disse artefaktene spiller mange roller: Inneholder og bærer informasjon rundt: Resepsjonist: bestiller undersøkelse Radiograf: gjennomfører undersøkelse Radiolog: tolker bildene og dikterer rapport Sekretær: skriver ut rapport og sender tilbake I tillegg koordinerer de arbeidet Avhengig av hverandre hyller + papir, bilder + tavler 37
Oppgavekjeder og -nettverk Ett pasientforløp går på tvers av flere avdelinger (klinisk + røntgen) En klinisk avdeling forholder seg til mange serviceavdelinger (tjenesteytere) En service avdeling forholder seg til mange kliniske avdelinger (brukere) Hver avdeling har mange pasienter med hvert sitt forløp Resultat: Et stort sosio-teknisk nettverk hvor mange artefakter inngår i koordineringen 38
Informasjonsinfrastrukturen, organisasjonen og arbeidspraksisene utvikler seg sammen over tid (co-evolve) Irreversibelt? (lar det seg forandre?) Kan være risikabelt å tukle med Hvordan? Mange små endringer kan summeres opp til å bli store Men er det mulig å foreta mer radikale endringer, for eksempel: Hvordan gå fra en analog til en digital informasjonsinfrastruktur? 39
Fremgangsmåte (1): Ikke radikal redesign, men kultivering Systemutviklingen: iterativ (flere versjoner av sw) Implementasjon: gradvis/inkrementell: Kan ikke ta alt på en gang, men alt henger sammen Velge ut og endre bare deler av informasjons-infrastrukturen: sub-nettverk som er små nok og har enkle grensesnitt utad Bruk av gateways mellom papir og digital infrastruktur Utvide digital informasjonsinfrastruktur Innbalansere nettverket før neste skritt tas (alignment) 40
Fremgangsmåte (2): Velge ut og endre bare deler av informasjonsinfrastrukturen: sub-nettverk som er små nok og har enkle grensesnitt utad PACS og RIS bare internt på røntgen-avdelingen Digitale bilder Papirhenvisning Bruk av gateways mellom papir og digital infrastruktur muliggjør parallell bruk Strekkodelapper og lesere scannere/printere Utvide digital informasjonsinfrastruktur Klinikere kan se bilder via nettleser (PACS plug-in) 41
Oppsummering Kultivering av informasjonsinfrastruktur Radikal redesign eller kultivering? Star og Ruhleder: fremhever koblingen mellom informasjonsinfrastruktur og arbeid 42