MOVAR IKS STYREMØTE NR. 3 215 Torsdag 25. juni 215 holdt styret for MOVAR IKS møte på MOVARs administrasjon, Huggenes. 7 medlemmer til stede av 8: Av medlemmene møtte: Forfall medlemmer: Forfall varamedlemmer/ ikke oppnådd kontakt med: Ketil Reed Aasgaard, leder Marit Børud Kamark, Moss kommune Hege Solberg Sandtrø, Rygge kommune John A. Ødbehr, Vestby kommune Mariana Oberti, Våler kommune Tore Fredriksen, ansatt Per-Christian Rasmussen, ansatt Johan Isak J. Hjertebråten, nestleder Lene Gretland Graham, Råde kommune Dessuten møtte: Inger-Lise Skartlien, leder av representantskapet Johnny Sundby, MOVAR IKS Jon Jerry Tveter, MOVAR IKS Advokat Hanne Torkelsen, på deler av møtet Det var ingen innvendinger til innkallingen eller til sakslisten. PROTOKOLL FRA STYREMØTE 26. MARS 215 BLE ENSTEMMIG GODKJENT.
STYRESAK NR. 8/215 RENOVASJONSSEKTOREN - BEREDSKAPSPLAN Direktørens forslag til vedtak: 1. Styret vedtar beredskapsplan for renovasjonssektoren 2. Beredskapsplan for renovasjonssektoren innarbeides i MOVARs arbeid med sikring av viktige samfunnsinteresser Behandling: Adm. direktør redegjorde for arbeidet med beredskapsplanen. Styret ønsker å få en tilbakemelding på høsten om arbeidet med selve implementeringen av planen. Styret ønsker på generelt grunnlag at det føres en øvelsesprotokoll. Denne fremlegges årlig for styret og skal vise gjennomførte øvelser og hvilke ansatte som har deltatt på disse. Votering: Ved avstemning ble direktørens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt. STYRESAK NR. 9/215 LEVERINGSPRIS FOR AVFALL VED MOVARs GJENVINNINGSSTASJONER Direktørens forslag til vedtak: Styret ber administrasjonen justere prisene pr. tonn ekskl. MVA på avfall levert Solgård Gjenvinningsstasjon fra kr. 9,- til kr. 75,- ekskl. MVA i perioden 1.7.215 til 31.12.215. Leveringsprisen på Vestby gjenvinningsstasjon reduseres forholdsmessig tilsvarende. Dette for å bidra til overordnet målsetning om reduksjon av selvkostfond på renovasjon i 215. Behandling: Styret diskuterte forslaget bredt. Votering: Ved avstemning ble direktørens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Som innstilt.
STYRESAK NR. 1/215 KONTORLØSNING FOR RENOVASJONSSEKSJONEN, OG MULIG SAMLOKALISERING MED ADMINISTRASJONEN I MOVAR (Saken er unntatt offentlighet ihht Off.l. 23) Møtet ble lukket for offentligheten kl 9:, men vedtak ansees som offentlig og inntas i ordinær protokoll. Direktørens forslag til vedtak: Styret ber administrasjonen jobbe videre med en løsning hvor renovasjonsseksjonen og MOVARs administrasjon samlokaliseres i leide lokaler. Behandling: Styret ønsket et bedre beslutningsgrunnlag og ba derfor om en bredere utredning om både å eie og å leie lokaler. Følgelig utformet styret i felleskap ny innstilling til vedtak: Styret ønsker fremlagt utredning av de 3 alternativene; a) nybygg som dekker behov både for husholdningsrenovasjon og administrasjon b) flytting av kun ansatte husholdningsrenovasjon til leide lokaler c) samlokalisering ansatte husholdningsrenovasjon og administrasjon i leide lokaler med kostnadsoverslag, samt oversikt over fordeler og ulemper ved de ulike alternativene. Votering: Styrets egen innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ønsker fremlagt utredning av de 3 alternativene; a) nybygg som dekker behov både for husholdningsrenovasjon og administrasjon b) flytting av kun ansatte husholdningsrenovasjon til leide lokaler c) samlokalisering ansatte husholdningsrenovasjon og administrasjon i leide lokaler med kostnadsoverslag, samt oversikt over fordeler og ulemper ved de ulike alternativene. Møtet ble igjen åpnet for offentligheten kl 9:4.
STYRESAK NR. 4/215 OPPFØLGING AV STYRETS EVALUERING Forslag til vedtak fremmet av styrets leder: Saken utsettes til neste styremøte. Votering: Styret vedtok enstemmig utsettelsesforslaget. Vedtak: Saken utsettes til neste styremøte. O-SAK NR. 11/215 DIREKTØRENS ORIENTERING Adm. direktør orienterte om aktuelle prosesser og pågående aktiviteter. Presentasjonen vedlegges denne protokollen. Representantskapets leder forlot møtet kl. 1:. Møtet ble lukket for offentligheten kl 1:2 Styret behandlet personalsak varslet pr. mail av styreleder 23. juni 215. Tilstede under behandlingen var advokat Hanne Torkelsen. Møtet ble åpnet for offentligheten kl. 11:45 O-SAK NR. 12/215 STATUS I ARBEIDET MED STRATEGISK PLAN Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Adm. direktør gikk gjennom status med hensyn på pågående aktiviteter og prosesser, og knyttet disse direkte opp mot vedtatt strategisk plan. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering.
O-SAK NR. 13/215 AVSLUTNING PROSJEKT 521 SOLGÅRD AVFALLSPLASS LAGERAREALE FOR KOMPOSTERING Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 14/215 AVSLUTNING PROSJEKT 522 SOLGÅRD AVFALLSPLASS UTSKIFTING AV VAREBIL Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. O-SAK NR. 15/215 AVSLUTNING PROSJEKT 527 UTVIDELSE AV DEPONIET UORGANISKE FRAKSJONER Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering.
O-SAK NR. 16/215 AVSLUTNING PROSJEKT 549 SOLGÅRD AVFALLSPLASS NY STRØMFORSYNING Direktørens forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Behandling: Styrets leder/adm. direktør informerte kort om saken. Votering: Innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. EVENTUELT Mer var ikke til behandling og møtet ble hevet kl. 12:15. Ketil Reed Aasgaard Leder Hege Solberg Sandtrø Marit Børud Kamark Mariana Oberti John A. Ødbehr Tore Fredriksen Per-Christian Rasmussen
1.7.215 Direktørens orientering Styremøte 25.6.215 Status styresaker: Saksnr.: Sak: Vedtak (forkortet): Status: Ansv./frist: 33/13 Innføring av gebyr for dekning av utgifter med behandling av søknader om handel med fyrverkeri Oversendt eierkommunene for vedtak. 4/14 Evaluering av styrearbeidet i 213 Handlingsplan sak 7/214 Studietur jfr. Sak 15/14 Vedtatt i Moss og Råde. Vestby har signalisert at den kommer. Sak 4/15 Følges opp, etterhvert som vedtak foreligger. SL/AD Møte 1-214 Eventuelt. Spm Mariana Oberti Ønsker sak/orientering om beredskap ved Solgård Avfallsplass. Se O-sak 21/214. 13/214/ Rep.skapssak 5/14 og 9/14 S-sak 7/215 Rep.skapssak 4/215 Klageadgang ifm Moss kommunes utmelding av MIB Utredning av kildesortering av matavfall i Mosseregionen. Rep.skapet besluttet at MOVAR ikke skulle klage. Hurtigarb. Komite skal få gjennomført ny ROS og DOD. MK har trakk utmeldelsen 15.12.14. Saken sendes tilbake til styret for videre utredning. Evt. impementering kan skje i217. Sak 8/15 Implementering Adm høst 215 Ny ROS og DOD gjennomføres. Møte i komitéen 24.6. ROS og DOD, samt kostnadsfordeling MIB og ny låneramme til rep.skapet Se dagens orientering. Ny behandling i styret Ny behandling i rep.skapet Komite/Adm 1.9. Nov.215 Adm sept. 215 Adm nov. 215 1
1.7.215 Administrasjon: Trykket folder med ny selskapsavtale (utleveres). Avholdt møte med FREVAR, hvor gjensidig læring og samarbeid var tema. Følgende områder er identifisert som interessante for oppfølgning: Sentralsortering (FREVAR har gjort studie) Teknologivurdering avløpsrensing (bærekraftige renseanlegg) Effektivisering av drift (Optimalisering, kjemikalier, energi, kunnskap og ledelse) Administrasjon forts.: - prosess 216 (Milepæler): - Rep.skapet behandler budsjettet nov. 215 - Styret behandler budsjettet 24.9.215 - ferdig fra Adm. (godkjent av direktør) 9.9.215 - møte med eierkommunene 1.8.-21.8.15 - grunnlag fra sektoransvarlige 1.7.215 - Kostnadsberegnede investeringer (jfr. metodikk for kostnadsestimering) 1.7.215 - Avklare forventet rente og lønnsvekst - Utsendelse av budsjettgrunnlag fra Adm. Blir lagt på F:/Økonomiplan 216/Grunnlagstall 18.5.215 2
1.7.215 Vann og avløp: Høydebassenget rengjort vha dykkere under drift. Felles anskaffelse med Moss kommune Lite slam og ingen fremmedlegemer i bassenget Ingen feil funnet på konstruksjonene Mattilsynet ble invitert og deltok Igangsatt konseptutredning mhp kravet om nedleggelse av Kambo RA, og nye rensekrav (Anleggene må også tilpasses forventet vekst). Vann og avløp forts.: 3
1.7.215 Renovasjon: MOVAR deltar i prosjekt mot marin forsøpling (Utvidelse av ordningene «rydd en strand» og «aksjon båtvrak»). MOVAR Næring AS 1 av 3 i rammeavtale om mottak av forurensede masser (kl. 2-3) fra Oslo VAV. Renovasjon forts.: Matavfallsinnsamling, videre arbeid: Ser på muligheten for kommunevis innsamling (uten omlasting) Gjør ny vurdering av innsamling for sentralsortering etter møte med FREVAR 1.6. Møte avtalt med Follo Ren IKS 1.7. Felles utfordringer og muligheter? Avholdes møter med kommunes administrasjoner i august, med fokus på info og felles saksfremlegg. Ragn-Sells mottaksstasjon for privatkunder: Råde, Rygge og Våler gir ikke kommunalt samtykke. Moss har utsatt saken igjen. 4
1.7.215 Renovasjon forts.: Miljøbilen kjøres i gang (på biogass) over sommeren. MIB: Komité arbeidet: Møte om ROS-analyse avholdt 24.6. Norconsult ferdigstiller denne. Møte om organisering og dimensjonering avholdes 19.8. Arbeidsmøter på MIB avholdt underveis, og før komitemøtene. Tillitsvalgte deltok og ble orientert om ROS-analysen 18.6. Planen er at ROS og vurdering av fremtidig organisering og dimensjonering skal være klar 1.9. Tillitsvalgte får god tid til å kommentere før behandling i Rep.skapet nov. 215. 5
1.7.215 MIB forts.: Det planlegges ny utlysning av stilling som avd.sjef i Forebyggende avdeling. Alarm brann Øst: Fremtidig organisering av alarmsentralene har avventet politireformen. Ser ut til å lande på at områdene for alarmsentralene skal følge politidistriktene - Østfold, Follo og Romerike blir Politidistrikt Øst. ABØ vil kunne betjene hele dette området med tilførsel av relativt lite ressurser (1 ekstra person på vakt). Det blir spennende å følge lokaliseringsdebatten, og diskusjonen om sammenslåing av nødnumrene. 6
9.7.215 Regnskap 3.5.215 MOVAR IKS Totalt pr. Omsetning inkl. internfakturering: kr. 116 336 Avskrivninger 13 561 Finanskostnader 2 322 Resultat 3 146 Varekostnad (Produksjonskostnad) 31 243 Driftskostnader 27 227 Personalkostnader 38 838 1
9.7.215 Likviditet pr. Tall i NOK 1 Pr. Pr. 31.12.14 Innestående på bank (Inklusive skattetrekksmidler, eks etterbruksfond) 53 354 46 569 Kortsiktige fordringer 2 969 21 335 Påløpt prosjektkostnader i forhold til opptatt byggelån. SUM 74 323 67 94 Kortsiktig gjeld, inkl. leverandører, FP og off. avg. 43 873 38 548 Arbeidskapital 3 45 29 356 Forutsatt ordinær drift er likviditeten tilfredsstillende. Mhp husholdningsrenovasjon er 1. halvår 215 og hele sommerrenovasjon (hytter) utfakturert pr. 3. mai. Utfordring på sikt ved nedregulering av selvkostfond, da dette enten betyr drift med underskudd. Er ikke aktuell problemstilling for inneværende år. Selvkostfondene er pr. 1.1.15 på 37 486. MOVAR Totalt, Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning. 12 3 2 1 8 6 1-1 -2-3 4 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 2 Regnskap 215 215 Omsetning Regnskap 214 Resultat 215 3 146 1 212-5 2 2
9.7.215 MOVAR IKS totalt pr. Generelt kan følgende sies om regnskapet så langt i 215: Ingen hendelser så langt i 215 som ikke er håndterbare teknisk og økonomisk. Totalt sett god drift i samtlige avdelinger/sektorer. avvik av betydning skyldes i hovedsak periodisering. 1 Administrasjon og Teknisk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning.. 6 8 3 6-3 -6 4-9 -1 2 2 Regnskap 215 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 215 Omsetning Regnskap 214 Resultat 215 1 32 323 3
9.7.215 De viktigste avvikene innen Adm. og Teknisk Omsetningen ligger etter budsjett, i hovedsak som følge av etterslep hva gjelder fakturering av tekniske interne tjenester. Noen overskridelser på kontonivå som følge av innkjøp innen IKT, som gir utslag i forhold til periodisering. Noe overforbruk på konsulenttjenester. Vansjø Vannverk Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning. 16 9 14 3 12 1-3 8-9 6-15 4 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat Regnskap 215 2 Omsetning 215 Regnskap 214 Resultat 215 91 126-1 362 4
9.7.215 De viktigste avvikene innen drift av Vansjø Vannverk Omsetning om lag 1 million under budsjett. Materialkostnadene er under budsjett, som i hovedsak skyldes periodisering (f.eks. slamkostnader, kjemikalier og innkjøp av aktivt kull). Kambo, Fuglevik og Hestevold Renseanlegg - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. internomsetning 22 2 18 1 2 9 16 6 14 3 12 1-3 8-6 6 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 4 2 Omsetning Regnskap 215 215 Regnskap 214 Resultat 215 152-1 39-2 136 5
9.7.215 De viktigste avvikene innen drift av avløpsanleggene. Omsetningen over budsjett som følge fremmedvannstilførsel til anleggene (våt vår og forsommer) Materialkostnadene påvirkes av periodisering i forhold til transportkostnad for avløpsvann og levering og transport slam. Driftskostnadene viser overskridelser, bl.a. som følge av noe overbruk på konsulent og vedlikehold. Vil avhjelpes som følge av periodisering. Gjenbruksstasjon og Renovasjon - Resultat i forhold til budsjett. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 5 45 4 35 3 25 2 15 9 6 3-3 -6-9 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 1 Regnskap 215 5 Omsetning 215 Regnskap 214 Resultat 215 3 872 3 38-1 22 6
9.7.215 De viktigste avvikene ved drift av gjenbruksstasjonene og husholdningsrenovasjon. Hele 1. halvår 215 er utfakturert mhp husholdningsrenovasjon, samt for sommerrenovasjon for hele 215 (for 4 kommuner). Materialkostnadene ligger etter budsjett, noe som skyldes at ny ordning i Rygge og Råde ble utsatt til 1.4., samt generell periodisering. Redusert leveringspris på SAP er ønskelig for å påvirke utviklingen av selvkostfondene i ønsket retning. MIB - Resultat i forhold til budsjett. Omfatter alle avdelinger: Adm., Beredskap, Forebyggende Tilsyn & Feiertjeneste. Tall i 1 kroner, inkl. intern omsetning. 3 28 6 26 24 3 22 2 18-3 16 14-6 12 1-9 8 Inntekt Materiell Lønn Avskrivn. Driftskostn. Finans Resultat 6 Regnskap 215 4 2 Omsetning 215 Regnskap 214 Resultat 215-468 - 589-5 7
9.7.215 De viktigste avvikene ved drift av MIB sektor. Avvik ser i hovedsak ut til å skyldes periodisering. Lønnskostnadene under budsjett som følge av ikke gjennomført lønnsoppgjør, pensjonskostnader, samt refusjon av sykepenger. 8