MODUM KOMMUNE Kontrollutvalget PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 Vedtatt av kommunestyret., sak.. 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING 2 IDENTIFISERING AV PROSJEKTER - OVERORDNET ANALYSE 3 VALG AV PROSJEKTOMRÅDER 4 FULLMAKTER OG GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON 5 ØKONOMI 6 RAPPORTERING 2
1. INNLEDNING Lov og forskrift Bestemmelser om internt tilsyn og kontroll og revisjon er hjemlet i lov om kommuner og fylkeskommuner (KL) kap. 12, 76-80. I 77, nr. 4 fremgår det bl.a. at Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Med utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser i kap. 12 er det utarbeidet Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kap. 5 i forskriften handler om kontrollutvalgets oppgaver med forvaltningsrevisjon. Oppgavene er beskrevet i følgende paragrafer: 9 Forvaltningsrevisjon 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Det er i flg. 10 et krav at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i løpet av valgperioden. Planen skal basere seg på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, jf. kontrollutvalgsforskriften 9. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret, og den skal vedtas senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. En planperiode på 4 år er lang, og ting kan lett endre seg gjennom en så lang tidsperiode. Det vil derfor være hensiktsmessig at kommunestyret gir kontrollutvalget visse fullmakter til å foreta tilpasninger i planperioden uten at det må legges frem ny plan, så lenge endringer ikke fører til vesentlige økonomiske konsekvenser. Målsetting Nærmere om innholdet i forvaltningsrevisjon fremgår i revisjonsforskriften 7 første ledd. Her heter det: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlag fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Målsettingen med gjennomføring av Plan for forvaltningsrevisjon er å oppfylle bestemmelsene i kommuneloven, kontrollutvalgsforskriften og revisjonsforskriften. 3
Et forvaltningsrevisjonsprosjekt skal gjennomføres i samsvar med Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og revisjonsstandard RSK - 001 Revisjonsstandard for forvaltningsrevisjon. 2. IDENTIFISERING AV PROSJEKTER - OVERORDNET ANALYSE Arbeidet med identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter er viktig for at prosjektene skal ha høy nytteverdi for kommunen, og for at begrensede ressurser blir brukt til å gjennomføre de rette prosjektene. I flg. kontrollutvalgsforskriftens 10 skal en plan for forvaltningsrevisjon bygge på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Foreliggende plan bygger på en analyse utarbeidet av Buskerud Kommunerevisjon. Formålet med analysen er å gi kontrollutvalget et verktøy til å velge områder innen kommunens virksomhet som det kan være hensiktsmessig å sette spesielt fokus på ved å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Analysen er basert på en vurdering av kommunen med utgangspunkt i plandokumenter, KOSTRA-rapportering, økonomisk informasjon, bruker-/spørreundersøkelser, informasjon fra nøkkelpersoner i administrasjonen, kontrollutvalgets vurderinger og revisjonens generelle kunnskap om risikoområder innenfor de enkelte deler av kommunen. De konklusjonene som fremkommer i analysen er basert på en vurdering av iboende risiko for et område og innsamlet informasjon om hva kommunen har av tiltak for å redusere slik risiko. Med risiko menes i analysen sannsynligheten for at et uønsket forhold kan inntreffe og konsekvensen (alvorlighetsgraden) dersom angjeldende forhold (trussel) inntreffer. Endelige og kvalitetssikrede konklusjoner vil kreve at det utføres revisjon på området. I dette perspektivet er det på et overordnet nivå vurdert sannsynligheten for at uønskede forhold inntreffer og alvorlighetsgraden dersom forholdet skulle inntreffe. 3. VALG AV PROSJEKTOMRÅDER På det overordnede planleggingsstadiet kan det være vanskelig fastsette nøyaktige målsettinger for de enkelte prosjekt, og planen må derfor gi anledning til å justere disse målsettingene ved den detaljerte planleggingen for hvert prosjekt. Kontrollutvalget ber derfor om fullmakt til selv å endre prosjekt dersom dette av forskjellige årsaker synes fornuftig. Følgende områder er, i uprioritert rekkefølge, aktuelle for undersøkelse: Offentlige innkjøp og anskaffelser, herunder anbuds- og investeringsprosjekter Barnevern Omsorgstjenester Økonomisk sosialhjelp Rusomsorg Psykiatri/psykisk helsevern Funksjonshemmede og psykisk utviklingshemmede Grunnskole, barnehager Informasjonsteknologi (IKT) Dessuten er det aktuelt å foreta oppfølgingsundersøkelser av tidligere forvaltningsrevisjoner. 4
4. FULLMAKTER OG GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON Før gjennomføring av et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan iverksettes må det utarbeides en konkret bestilling. Deretter må bestillingen effektueres. Det er derfor nødvendig at kontrollutvalget får følgende fullmakter: i. Utforming av bestilling ii. Oppfølging av prosjekter iii. Foreta endringer og omprioriteringer i Plan for forvaltningsrevisjon når endringene holdes innenfor tildelt budsjett. Så langt det er mulig vil en forsøke å unngå at det blir iverksatt prosjekter dersom Fylkesmannen i Buskerud nylig har gjennomført, eller har planer om i nær fremtid å gjennomføre, kontroller innenfor samme område. 5. ØKONOMI Omfang og kompleksitet vil kunne variere fra prosjekt til prosjekt, og dette vil også være avgjørende for ressursbruk pr prosjekt. Antall prosjekter og hvilke prosjekter som skal gjennomføres pr år avgjøres av kontrollutvalget. Prosjekter vil måtte tilpasses de ressurser som er avsatt i budsjettet eller som revisjonen har til rådighet til dette formålet hvert enkelt år. 6. RAPPORTERING Forskrift om kontrollutvalg 11 forutsetter at kontrollutvalget avgir rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatene av disse. Kontrollutvalget vil legge frem rapportene om gjennomført forvaltningsrevisjon fortløpende med innstilling til vedtak. Kontrollutvalget i Modum Lars Wilskow Aanes leder 5