HS-V-020/11 Vedlegg 1 Reglement for avdelingsstyrer ved Vedtatt av Høgskolestyret 17.04.2007 1. Avdelingsstyrets mandat og oppgaver Avdelingsstyret er avdelingens øverste styringsorgan og fatter sine beslutninger etter delegasjon fra og på vegne av høgskolestyret, i overensstemmelse med gjeldende lover og forskrifter og i samsvar med de rammer og målsettinger som fastsettes av høgskolestyret. Avdelingsstyret skal bidra til at den faglige virksomhet ved avdelingen holder høy kvalitet, er i utvikling, og at det kontinuerlig foregår et systematisk kvalitetsarbeid som omfatter både faglig og administrativ virksomhet ved avdelingen. Avdelingens daglige ledelse ivaretas av dekanen som arbeider på delegasjon fra og rapporterer til rektor. Hvis dekanen er i tvil om, eller uenig i, at en avgjørelse i avdelingsstyret er i samsvar med høgskolestyrets rammer og målsettinger for avdelingen, kan dekanen legge saken frem for høgskolestyret (via rektor). Referat fra avdelingsstyremøtene skal gjøres kjent for høgskolestyret gjennom styrets referatsaker. Avdelingsstyrets vedtak skal følge som vedlegg til saken dersom denne skal behandles i høgskolestyret. Avdelingsstyret skal i sin virksomhet legge vekt på rollen som strategisk styringsorgan, og avdelingens dekan skal gis myndighet og handlingsrom for utøvelse av dennes lederansvar for virksomheten på både kort og lang sikt. Avdelingsstyret skal behandle og gjøre vedtak i følgende saker: Avdelingenes strategiske plan ihht høgskolens overordnede mål og strategier Fag- og studieplaner innenfor rammer fastsatt av høgskolestyret avdelingens årlige kvalitetsrapport avdelingens plan- og budsjettforslag avdelingens interne organisering i programområder oppnevning av tilsettingsutvalg for tilsettinger i undervisnings- og forskerstillinger Større saker av overordnet strategisk eller prinsipiell betydning for avdelingen, etter vedtak i høgskolestyret Avdelingsstyret skal behandle og gi råd i følgende saker: disponering av tildelt budsjett ihht vedtatte planer, mål og strategier oppnevning av programansvarlig oppnevning av medlemmer til råd og utvalg Avdelingsstyret skal avgi høringsuttalelser i følgende saker til behandling i høgskolestyret: oppretting/nedlegging av studietilbud ved avdelingen endring av avdelingens studentplantall og rammer for opptak av studenter høgskolens strategiplan, handlingsplaner og andre sentrale strategiske dokumenter for høgskolens virksomhet endringer i intern organisering og styringsordning ved høgskolen andre saker hvor høgskolestyret ønsker tilråding fra avdelingsstyrrt 2. Avdelingsstyrenes størrelse og sammensetning valg Avdelingsstyret skal ha 9 medlemmer med følgende sammensetning: 2 eksterne medlemmer oppnevnt av høgskolestyret etter innstilling fra det sittende avdelingsstyret 2 medlemmer valgt blant studentene 1 medlem valgt blant de teknisk og administrativt tilsatte 4 medlemmer valgt blant tilsatte i undervisnings- og forskerstilling Gjennomføring av valgene av medlemmer til avdelingsstyret fra studentene og de tilsatte er regulert i Valgreglementet for. 3. Avdelingsstyrets ledelse og administrasjon Avdelingsstyret ledes av ett av de eksterne styremedlemmene oppnevnt av høgskolestyret. Hvis denne har forfall, trer den andre av de to eksterne styremedlemmene inn i dennes sted. Dekanen er sekretær for avdelingsstyret, og forbereder i samråd med avdelingsstyrets leder saker til behandling og forslag til vedtak i avdelingsstyret. Det skal legges vekt på å planlegge avdelingsstyrets arbeid slik at avdelingsstyrets rolle som overordnet, strategisk styringsorgan blir ivaretatt og gitt prioritet. 4. Møtefrekvens, saksliste, innkalling og møteplikt Dekanen sørger for at det holdes regelmessige møter i avdelingsstyret. Det skal minimum holdes 2 møter pr. semester. Avdelingsstyret skal fastsette en møteplan for sin virksomhet ved starten av hvert semester. Side 1 av 2
HS-V-020/11 Vedlegg 1 Ekstraordinært avdelingsstyresmøte skal innkalles hvis rektor, minst 3 av avdelingsstyrets medlemmer eller dekanen selv krever det. Dekanen har ansvar for å holde oversikt over saker som skal behandles i kommende møter. Eventuelle saker som ønskes fremmet for avdelingsstyret, sendes skriftlig til dekanen senest 2 uker før møtet i avdelingsstyret. Dekanen avgjør i samråd med avdelingsstyrets leder om saken skal fremmes og eventuelt når den skal fremmes for avdelingsstyret av hensyn til nødvendig forutgående saksbehandling. I tilfeller der saken ikke blir fremmet for avdelingsstyret, skal den som har foreslått saken fremlagt, ha en skriftlig begrunnet tilbakemelding. Innkalling, saksliste og saksdokumenter sendes ut til medlemmer og varamedlemmer, samt rektoratet og høgskoledirektøren, senest 1 uke før møtet skal avholdes. Medlemmene i avdelingsstyret har generell møteplikt. Ordinære tjenestelige arbeidsoppgaver og undervisning er ikke gyldig forfallsgrunn for medlemmer som er tilsatte eller studenter ved avdelingen. 5. Møteordning Avdelingsstyrets møter skal som hovedregel holdes for åpne dører, med unntak av saker som skal unntas offentlighet. Dekanen har ansvar for beslutning om hvilke saker som bør unntas fra offentlighet og behandles for lukkede dører. (Jfr. også pkt. 8 Taushetsplikt). Dekanen avgjør før hvert møte om observatører fra dennes administrative stab skal møte for å redegjøre for saksforhold og svare på spørsmål fra avdelingsstyrets medlemmer ved behandling av den enkelte sak. Dersom avdelingsstyret holdes for lukkede dører, kan avdelingsstyret innkalle personer for å redegjøre for saken og svare på spørsmål fra avdelingsstyrets medlemmer, før saken sluttbehandles av avdelingsstyret for lukkede dører. Vanlige regler for taushetsplikt gjelder (jfr. forvaltningsloven). 6. Behandling av saker referat Forslag til avdelingsstyrets vedtak eller tilråding i de enkelte sakene må foreligge skriftlig før disse behandles. Alle vedtak som er fattet på dekanens fullmakt legges ved innkallingen til avdelingsstyrets møter. Det føres referat fra møtene i avdelingsstyret. Medlemmer i avdelingsstyret gis anledning til å levere egen tilførsel i referatet for å forklare sin stemmegivning i enkeltsaker. Møteinnkalling, saksliste og referat for avdelingsstyret skal legges ut på avdelingens nettsider. 7. Inhabilitet I enkelte tilfeller kan et medlem av avdelingsstyret være inhabilt til å forberede en sak for avgjørelse eller i styrets behandling av denne. Dette vil gjelde: når medlemmet selv er part i saken når et medlem har eller har hatt et familie-, verge- eller fullmektigforhold til en person som er part i saken Medlemmet er også inhabilt når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans/hennes upartiskhet; blant annet skal det legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for medlemmet selv eller noen som det har en nær personlig tilknytning til Å være saksbehandler for en avdelingsstyresak vil ikke gjøre et styremedlem inhabil i saken. Det enkelte medlem av avdelingsstyret plikter selv å si i fra i god tid om aktuelle forhold som gjør eller kan gjøre henne/ham inhabil, slik at et varamedlem kan innkalles. Reises det tvil om habilitet, kan også spørsmålet tas opp under konstitueringen av møtet. Avgjørelsen av habilitetsspørsmålet treffes av dekanen før den aktuelle saken behandles. Et avdelingsstyremedlem som er inhabilt i behandlingen av en sak, fratrer møtet under behandlingen og avstemning i saken. 8. Taushetsplikt Når avdelingsstyret behandler personalsaker eller personlige forhold, skal møtet lukkes for tilhørere. Deltakerne har da taushetsplikt, slik dette er regulert i forvaltningsloven. Tilsvarende gjelder også ved andre saksforhold som dekkes av forvaltningsloven. Selv om saksforholdet ikke faller inn under ovennevnte regler, kan møtet lukkes etter avdelingsstyrets beslutning når saksforholdet krever det. Forvaltningslovens regler om taushetsplikt gjelder også i slike tilfeller. 9. Ikrafttreden og endringer Dette Reglement for avdelingsstyrer ved trer i kraft fra 1. august 2007. Det vil bli holdt oppdatert av høgskoledirektøren for å bringes i samsvar med eventuelle nye lovbestemmelser, forskrifter eller vedtak i Høgskolestyret innenfor de enkelte saksområder som berører avdelingsstyrenes virksomhet. Side 2 av 2
HS-V-020/11 Vedlegg 2 NOTAT Saksbehandler: Johan Børre Melsom, 73 55 98 43 Vår dato: 09.02.2011 Ref.: 2011/484 Deres dato: Til Avdeling for teknologi Avdeling økonomiske høgskole Avdeling for informatikk og e-læring Avdeling for sykepleierutdanning Avdeling for helse- og sosialfag Avdeling for lærer- og tolkeutdanning Avdeling for teknologi Avdeling økonomiske høgskole Avdeling for informatikk og e-læring Avdeling for sykepleierutdanning Avdeling for helse- og sosialfag Avdeling for lærer- og tolkeutdanning Navneforslag på eksterne medlemmer i avdelingsstyrene for styreperioden 2011-2015 I samband med ny styreperiode skal Høgskolestyret oppnevne eksterne styremedlemmer i avdelingsstyrene. Høgskolens avdelingsstyrereglement punkt 2 og 3 sier: 2. Avdelingsstyrenes størrelse og sammensetning valg Avdelingsstyret skal ha 9 medlemmer med følgende sammensetning: 2 eksterne medlemmer oppnevnt av høgskolestyret etter innstilling fra det sittende avdelingsstyret 2 medlemmer valgt blant studentene 1 medlem valgt blant de teknisk og administrativt tilsatte 4 medlemmer valgt blant tilsatte i undervisnings- og forskerstilling 3. Avdelingsstyrets ledelse og administrasjon Avdelingsstyret ledes av ett av de eksterne styremedlemmene oppnevnt av høgskolestyret. Hvis denne har forfall, trer den andre av de to eksterne styremedlemmene inn i dennes sted. Dekanen er sekretær for avdelingsstyret, og forbereder i samråd med avdelingsstyrets leder saker til behandling og forslag til vedtak i avdelingsstyret. Det skal legges vekt på å planlegge avdelingsstyrets arbeid slik at avdelingsstyrets rolle som overordnet, strategisk styringsorgan blir ivaretatt og gitt prioritet. Rektor ber avdelingene innstille minimum 2 eksterne medlemmer og 2 varamedlemmer, samt forslag til hvem som bør være avdelingsstyrets leder. Frist for innsending av innstillingen er 25.03.11. Saken vil fremmes til vedtak på Høgskolestyrets møte 13.04.11. Rektor ser det som viktig at kandidatene er forespurt og er villig til å påta seg vervet. Det skal derfor opplyses om dette for hver kandidat. Rektor ønsker at begge kjønn er representert blant de foreslåtte. For oppnevnte medlemmer i Høgskolestyret gjelder en funksjonstid på maksimalt 8 sammenhengende år i styret. Rektor ønsker at dette også vektlegges for eksterne styremedlemmer i avdelingsstyrene. Det er ønskelig at forslaget vedlegges en kortfattet CV/begrunnelse for kandidatene. Vi viser også til Høgskolestyrets sak HS-V-010/2008 Honorar til avdelingsstyreledere og medlemmer NO-7004 Sverresgt. 15
Vår dato: 09.02.2011 Vår ref.: 2011/484 Høgskolens forslagsliste til KD om eksterne medlemmer i Høgskolestyret vil vedtas på Høgskolestyrets møte 23.02.2011. Valg av interne medlemmer til Høgskolestyret vil skje i uke 12 (21.03-27.03) og til avdelingsstyrene i uke 21 (23.05-29.05). Side 2 av 3 Med hilsen Kjell Hansen organisasjons- og personaldirektør Seksjon for personaladministrasjon og organisasjonsutvikling Johan Børre Melsom seniorrådgiver NO-7004 Sverresgt. 15
Fra: Olve Hølaas Til: Børre Melsom Kopi: Sissel Ravnsborg Emne: Forslag på ekstern medlemmer i AFTs avdelingsstyre for styreperioden 2011-2015 Dato: 7. april 2011 11:11:22 Hei, AFT har behandlet i sitt avdelingsstyremøte 18.3. ovennevnte sak, og avdelingen har følgende innstiling: - Eileen Buan, produksjonsdirektør Statoil ASA, avdelingsstyretmedlem AFT inneværende periode, også styremedlem i SINTEF. Foreslås som avdelingsstyrets leder. Tlf privat 7255 2235, jobb 22972000 - Jørn Kværness, Clinical Science Manager ved Philips Healthcare Tlf privat 7256 5666, 950 89 723 og 466 84 892. Foreslås som medlem. - Per Christian Berntsen, IT/IPR-direktør Kongsberg Seatex, varamedlem til avdelingsstyret inneværende periode. Tlf 995 65 477. Foreslås som varamedlem. - Turid P Ødegaard, avdelingsleder Rambøll (vann- og miljuøteknikk). Tlf 7384 1000. Foreslås som varamedlem. Mvh Olve Olve Hølaas Rådgiver Avd for Teknologi AFT 7004 tlf 7355 9485 mobil 952 93 137 fax 7355 8910 No trees were destroyed in the sending of this email. Several electrons were inconvenienced, however.
NOTAT Saksbehandler: Linda Krokum, 73 55 91 38 Vår dato: 25.03.2011 Ref.: 2011/484 Deres dato: Til Johan Børre Melsom Seksjon for personaladministrasjon og organisasjonsutvikling Navneforslag på eksterne medlemmer i avdelingsstyrene for styreperioden 2011-2015 Avdelingsstyret ved AHS fattet i avdelingsstyremøte 25.03.2011 A-sak 04/11 følgende enstemmig vedtak: Avdelingsstyret ved Avdeling for helse- og sosialfag innstiller følgende eksterne medlemmer til avdelingsstyret for perioden 2011-2015: Borgunn Ytterhus (leder) Ottar Vist 1. vara: Gjermund Ringsrød 2. vara: Tone Østvang Borgunn Ytterhus er professor og leder av Institutt for sosialt arbeid og helsevitenskap ved NTNU. Ottar Vist driver eget selskap, OTV Rådgivning AS, og er engasjert av KS Midt-Norge som rådgiver i forbindelse med forberedelsene til innføring av samhandlingsreformen som skal starte sin implementering fra 01.01.12. Gjermund Ringsrød er enhetsleder ved kommunes enhet Arbeid og kompetanse. Han er vara også i inneværende periode. Tone Østvang er helse- og sosialsjef i Malvik kommune. Med hilsen Hans-Jørgen Leksen dekan Avdeling for helse- og sosialfag Linda Krokum konsulent NO-7004 Sverresgt. 15
NOTAT Saksbehandler: Siri Wæhre Lien, 73559154 Vår dato: 31.03.2011 Ref.: 2011/484 Deres dato: Til Johan Børre Melsom Seksjon for personaladministrasjon og organisasjonsutvikling Forslag til eksterne avdelingsstyremedlemmer for perioden 2011-2015 - AITeL Avdelingsstyret ved AITeL har i e-postmøte fattet følgende vedtak i AITeL-sak 11V/2011: Avdelingsstyret foreslår følgende eksterne representanter til nytt avdelingsstyre ved AITeL for perioden 01.08.11-31.07.15: Styreleder: Bjørn Riise Banksjef, Klæbu sparebank Styremedlem: Åse Karin Staupe Leading Advisor Project Management, Statoil ASA Varamedlem 1: Frode Storvik Prosjektingeniør, UNINETT AS Varamedlem 2: Tove Hepsø Avdelingskoordinator, SINTEF Fiskeri og havbruk AS Varamedlem 3: Toril Viken Haugen Førstekonsulent, NTNU, Det medisinske fakultet, Fakultetsadministrasjonen De foreslåtte kandidatene er forespurt og har sagt ja. Med hilsen Per Borgesen dekan Avdeling for informatikk og e-læring Siri Wæhre Lien konsulent
NOTAT Saksbehandler: Kirsti Klokkerhaug, 73559836 Vår dato: 28.03.2011 Ref.: 2011/484 Deres dato: Til U. off. etter off.loven 13.1, forvaltningsloven 13 Johan Børre Melsom Seksjon for personaladministrasjon og organisasjonsutvikling Navneforslag på eksterne medlemmer i Avdelingsstyret ved ALT Vedlegg CV - Anne Rossvoll CV - Pia Skog CV Ulf Erik Hansen Saken er behandlet i to ledergruppemøter, alle tilsatte er gjennom informasjonsskriv og egen e-post, invitert til å komme med forslag på aktuelle kandidater. På bakgrunn av innkomne forslag og etterfølgende drøftinger i ledergruppen er avdelingens innstilling som følger: Torbjørn Auran, styremedlem og leder Anne Rossvoll, styremedlem Pia Skog, 1.vara Ulf Erik Hansen, 2.vara Alle kandidatene er forespurt og har sagt seg villige til å påta seg verv som eksterne medlemmer. Torbjørn Auran har i en 4-års periode vært styreleder for Høgskolestyret, samt ekstern styremedlem i foregående periode. I tillegg har han også vært fungerende styreleder for avdelingsstyret ved ALT i perioden 30.06.09- d.d. Det er et sterkt ønske fra ledergruppen ved ALT at Auran fortsetter som styreleder. Anne Rossvoll er avdelingsdirektør ved studieavdelingen ved NTNU (studiedirektør). Hun har ti års erfaring fra privat konsulentvirksomhet og ti års erfaring fra administrasjonen ved Maskinteknikk (5 år) og Fakultet for ingeniørvitenskap og teknologi (IVT, 5 år). Hun er utdannet maskiningeniør fra NTH, og spesialiserte seg på klima og energiteknikk i den perioden hun var i konsulentbransjen. Pia Skog er tilknyttet kommune og jobber i rådmannens stab for oppvekst og utdanning. Hun har også ca 3 års erfaring som skolefaglig rådgiver i Malvik kommune. Ulf Erik Hansen er rektor ved Hoeggen skole, har 44 års erfaring fra grunnskolen og har jobbet tett med både HiST og NTNU/PLU som enhetsleder. Han er svært engasjert i lærerutdanning og praksis og kjenner også til fagområdet tegnspråk og tolking. NO-7004 Rotvoll Allé
Side 2 av 2 Vår dato: 28.03.2011 Vår ref.: 2011/484 Vi viser for øvrig til vedlagte CVèr for utfyllende informasjon om kandidatene. Med hilsen Lasse Skogvold Isaksen dekan Avdeling for lærer- og tolkeutdanning Kirsti Klokkerhaug førstekonsulent NO-7004 Rotvoll Allé
NOTAT Saksbehandler: Randi Leikvold, 73559950 Vår dato: 25.03.2011 Ref.: 2011/484 Deres dato: Til Johan Børre Melsom Seksjon for personaladministrasjon og organisasjonsutvikling Navneforslag fra avd. TØH eksterne avdelingsstyremedlemmer for perioden 2011-2015 Avdelingens innstilling til eksterne medlemmer for perioden er som følger: Eksterne medlemmer: 1. Ingrid Spjelkavik, foreslås som leder av avdelingsstyret ved TØH 2. Bertil Halsen Begge har vært styremedlemmer i den inneværende perioden. Varamedlemmer: 1. Anne-Lise Løvaas 2. Stein Ole Eide Løvaas har også vært varamedlem i den inneværende perioden. Stein Ole Eide, Styreleder i Stiftelsen Den Nordenfjelske Handelshøyskole, foreslås som varamedlem for perioden. Med hilsen Ove Gustafsson dekan Avdeling økonomiske høgskole Randi Leikvold konsulent NO-7004