2 Orientering om oppdraget

2 Orientering om oppdraget 2.1 Prosjektets art og omfang Oppdraget omfatter rådgivning i forbindelse med lederutvikling og ledertrening for ledergruppen i Undervisningsbygg, i prinsippet som direkte støtte for administrerende direktør. Dette omfatter bl.a. observatør med feed-back rolle, deltakelse i ledermøter og ledersamlinger på flere nivåer, planlegging og ledelse av utviklingsprosesser og ledertreningsprosesser, samtaler med enkeltpersoner og direkte rådgivning til både ledergruppen og administrerende direktør. Bakgrunn. Undervisningsbygg har siden 2006 iverksatt betydelige endringsprosesser knyttet til virksomhetstyring og kontroll. Samtidig er investeringsvolumet nær tredoblet til ca. 2,5 mrd. kr. i 2009. Det gjenstår noe arbeid med å fullføre elementer av styringssystemet. Selv om situasjonen har vært krevende for gjennomføring av primærproduksjonen, å levere og drifte skoler i Oslo, er leveringsdyktigheten i mindre grad blitt skadelidende. Undersøkelser av kundetilfredshet og omdømme viser også at Undervisningsbygg har godt omdømme hos de som har nære relasjoner til virksomheten. Utfordringene for å opprettholde planlagt produksjon er likevel store, og utfordres av både organisatoriske utfordringer og tilgang på kompetansepersonell. Siden høsten 2007 har Undervisningsbygg hatt ekstern lederstøtte gjennom en avtale med Ernst & Young. Arbeidet har i stor grad bestått i bistand med lederutvikling for å møte krav om struktur og kontroll, men også utfordringer m.h.t. strategisk planlegging og god samhandling. Organisering. Ledergruppen består av: administrerende direktør 7 avdelingsdirektører, herav 4 i stab og 3 i linje Neste nivå består av: Stab: o 3 seksjonsledere Linje: o 7 seksjonsledere med personalansvar o 3 prosjektutviklere linjeleder uten personalansvar Se figur nedenfor for oversikt over organisering av avdelinger og seksjoner som er omfattet av oppdraget. Konkurransegrunnlag Side 1 av 5

Adm.direktør Økonomi Innkjøp/ juridisk/ kontrakter Organisasjon Kommunikasjon Dokumentasjon/ kundesenter Kvalitet IKT Utvikling Utbygging Eiendom Totalprosjekter 1 Teknisk stab Totalprosjekter 2 Forvaltning Rehabprosjekter 1 Drift og vedlikehold Rehabprosjekter 2 Konkurransegrunnlag Side 2 av 5

Oppdragsbeskrivelse. Denne forespørselen omfatter en fortsettelse av lederstøtteoppdraget, men nå med mer vekt på å utvikle samhandling og måloppfyllelse, ikke minst hva angår produksjonsforventninger for å møte det økte behovet for elevplasser fremover. I første omgang gjelder dette ledergruppen rundt administrerende direktør, men med opsjon for å utvide omfanget til neste nivå. Undervisningsbygg har normalt store prosjekter for rundt 50 skoleanlegg per år, i tillegg til en rekke mindre rehabiliterings- og vedlikeholdsoppdrag. Investeringsbudsjettet er på ca 2,5 milliarder kroner i 2009, i tillegg til nær 200 MNOK til vedlikeholdsoppdrag. Vi er totalt ca. 160 medarbeidere, hvorav 2/3 p.t. er fast ansatte. Les mer om Undervisningsbygg på våre hjemmesider: http://www.undervisningsbygg.oslo.kommune.no/ Oppdragets varighet vil i utgangspunktet være 2 år, med opsjon for forlengelse i 1 år + 1 år på like vilkår. Arbeidssted vil være i Oslo, men med mulighet for noe reising i forbindelse med utenbys ledersamlinger og lignende. Stipulert timeforbruk pr. år er 500, men timetallet vil blant annet avhenge av Undervisningsbyggs opplevde grensenytte ut over basisbehov. Leverandøren skal bistå virksomheten med å etablere gode relasjoner og fremstå med gode ledere på alle nivåer i og utenfor organisasjonen. Herunder blant annet: Tilby tilpassede former for lederbistand/veiledning/rådgiving Tilby mulighet for coaching av enkeltindivider Tilby prosessledelse i forbindelse med gjennomføring av interne prosesser Tilby forelesninger og/eller øvelser i relevante temaer Inspirere lederne til å utvikle kommunikasjons- og motivasjonskompetanse Være en kilde til å få refleksjoner/diskusjoner til å ende i konklusjoner Virksomheten har følgende sammensetning av personalledere: Ledergruppen: 8 personer (administrerende direktør og 7 avdelingsdirektører) Seksjonsledere: 11 personer (med relativt bredt varierende ansvarsområder) e: 3 personer Undervisningsbygg ønsker å knytte til seg en fast kontaktperson som skal være fast gjennom hele kontraktsperioden. Navn og CV oppgis i tilbudet. Dersom det tilbys flere kontaktpersoner skal det gis en bindende beskrivelse av oppgavefordelingen mellom disse. Eventuelle back-up løsninger skal beskrives. Dersom kontaktpersonen må byttes under kontraktsperioden, må det dokumenteres at ny kontaktperson innehar tilsvarende kompetanse, og Undervisningsbygg forbeholder seg retten til å godkjenne eller avvise tilbudt personell. Eventuelt bytte skal skje uten kostnad for Undervisningsbygg. 2.2 Miljø Leverandøren skal ha bredde i sin miljøkompetanse og oppdaterte kunnskaper om tverrfaglige miljøproblemstillinger innenfor sitt fagfelt. Forhold som påvirker miljøet ved valg av fremgangsmåte, materialer og løsninger skal kunne vurderes. For dette oppdraget betyr det at leverandøren skal sette seg inn i foretakets miljøhandlingsplan og miljøambisjoner på en slik måte at dette også blir et naturlig grunnlag for ledelsesutviklingen. Konkurransegrunnlag Side 3 av 5

3 Pris for oppdraget Oppdraget honoreres etter medgått tid til følgende timepriser: Tjeneste Pris Oppdragsansvarlig: Seniorrådgiver: Annen rådgiver: Annet. Alle timepriser skal gis inklusive alle påslag og eksklusiv merverdiavgift og alle administrasjonskostnader som bilkjøring, andre reisekostnader, telefon og lignende forutsettes inkludert i timeprisene. Reisetid godtgjøres ikke, med mindre dette på forhånd er særskilt avtalt. Rådgiverens daglige spisepause skal ikke faktureres. Priser og påslag for ytelser utenom ovenstående priser må spesifiseres særskilt og vil anses som et forbehold. Ved vurdering av priselementet i konkurransen, vil det bli beregnet et arbeidsomfang tilsvarende: 120 timer for oppdragsansvarlig 1400 timer for seniorrådgiver 700 timer for annen rådgiver Dette er ikke å oppfatte som en nedre eller øvre grense for oppdraget. Stipulert oppdragsomfang fremgår av punkt 2.1. 3.1 Indeksregulering Prisene reguleres årlig etter konsumprisindeksen. Første gang den 31.12.2010 med basis i siste kjente verdi på tidspunkt for kontraktsinngåelse. 3.2 Forsikring For oppdraget stilles følgende forsikringer: Konkurransegrunnlag Side 4 av 5

3.3 Forbehold (Kryss av) Det tas ingen forbehold. Det tas... forbehold som er nærmere listet opp i tilbudsbrevet. Se nærmere tilbudsinvitasjonen om forbehold. 3.4 Vedlegg til tilbudsskjema (Kryss av) Har levert all dokumentasjon som fremgår av punkt 18 tilbudsinvitasjonen. 3.5 Forpliktende underskrift Firmanavn og org.nr. Firmaadresse Telefon E-post Sted og dato Stempel og underskrift Konkurransegrunnlag Side 5 av 5