Fylkesmannen i Oppland Endeleg rapport frå tilsyn med behandling av søknader om økonomisk stønad frå personer med forsørgarplikt for barn i Vågå kommune Adressa til verksemda: Edv. Stormsveg 2, 2680 Vågå Tidsrom for tilsynet: 27.12.2011 27.04.2012 Kontaktperson i verksemda: Magnhild Vole Saksnummer: 2011/9195 Samandrag Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: Om kommunen sikrar forsvarleg kartlegging og at det blei gjort individuelle vurderingar som grunnlag for avgjerd om å yte økonomisk stønad og for avgjerd om størrelse på stønaden overfor personer med forsørgarplikt. Det skal undersøkas om barna sitt behov er tilstrekkeleg ivaretatt i kartleggings- og vurderingsfasen. Det blei gitt eitt avvik: Vågå kommune sikrar ikkje grunnlaget for avgjerda og lovforståinga i alle sakar om økonomisk stønad til personar med forsørgarplikt for barn. Dato: 27.04.2012 Tone Huuse Svesengen revisjonsleiar Tony Heyerdahl revisor 1
Innhald Samandrag... 1 1. Innleiing... 3 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold... 3 3. Gjennomføring... 4 4. Kva tilsynet omfatta... 4 5. Funn... 5 6. Kommentarar til styringssystemet... 5 7. Regelverk... 6 8. Dokumentunderlag... 6 9. Deltakarar ved tilsynet... 6 2
1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Vågå kommune i perioden 27.12.2011 27.04.2012. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Oppland i 2012, og er en del av et landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet. Lov om sosiale tenester i Nav skal bidra til inntektssikring for utsette og sårbare grupper. Lovregelen om formålet understreker at utsette barn og unge og familiane deira skal få eit heilskapleg og samordna tenestetilbod. Lovregelen om formålet speiler fråsegna om menneskerettane. Fylkesmannen er gitt mynde til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga 9. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsatt i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold Vågå kommune blir leia av rådmann og fire sektorsjefar. Nav ligger som ei eining under regionale samarbeidstiltak, men deltek i møter under sektoren helse og sosial (sosiale tenester). Flyktningetenesta ligg direkte under sektoren sosiale tenester. Ved etablering av NAV-kontoret delegerte Vågå kommune 02.10.2006 anvisningsmyndigheit i forhold til økonomisk sosialhjelp, fullmakter til å behandle saker og fatte vedtak etter lov om sosiale tenester samt fleire fullmakter på personalområdet til Arbeids- og velferdssjefen i regionen, NAV Nord-Gudbrandsdal. Arbeids- og velferdssjefen har vidaredelegert til leder for NAV Vågå. Leiinga i kommunen blir utøvd gjennom sektorsjef. NAV Nord-Gudbrandsdal består av kommunane Skjåk, Lom, Vågå, Sel, Dovre og Lesja. Noen fellesfunksjoner er lagt til ein regional kompetanseeining på Otta, mellom anna økonomisk rådgjeving. Vågå kommune fekk midlar frå Fylkesmannen i 2011 til ein prosjektleiarstilling som skal arbeide med ulike tiltak retta mot utsatt ungdom i Nav Nord-Gudbrandsdal i 2012. Det er i tillegg gitt midlar til ein stilling som interkommunal ruskoordinator. 3
Vågå kommune har i to år motteke midlar til eit prosjekt med fokus på området «barnefattigdom». Dei har satt i gang tiltak med sosial inkludering for barn (6-18 år) der foreldra får sosialhjelp. Barna får tilbod og støtte til minst ein fritidsaktivitet i veka og det blir gitt tilbod om kommunal sumarjobb. Saman med dei andre kommunane i Gudbrandsdal er dei med i eit prosjekt med familieråd (samarbeid BUF-etat, Korus Øst og Fylkesmannen i Oppland). Målet er å aktivisere utsatte familiar. Det er tilsett ein prosjektleiar som jobbar for å implementere dette i kommunane. Pr. januar 2012 hadde Vågå kommune 3 739 innbyggjarar. Tal frå Kostra for 2010 viser at kommunen hadde 108 mottakarar av sosialhjelp (2009: 89 mottakarar). 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel blei sendt ut 27.12.2011. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Formøte blei halde 06.03.2012. Opningsmøte blei halde 13.03.2012. Intervjuar 9 personar blei intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 14.03.2012. 4. Kva tilsynet omfatta Det blei ført tilsyn med området økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester i Nav 18 og 19, saksbehandlingskrav i same lov, saksbehandlingskrav i forvaltningslova (fvl), samt styringskrav heimla i lov om sosiale tenester i Nav 5 og tilhøyrande forskrift om internkontroll (forskrift 2010-11-19 nr. 1463 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga). Tilsynet var konsentrert om lovkrav knytt til behandling av søknader om økonomisk stønad frå personer med forsørgarplikt for barn. Behandlingsprosessen var inndelt i ein kartleggingsfase og ein vurderingsfase. Ved gjennomføring av tilsynet skulle det undersøkas om kommunen sikrar forsvarleg saksbehandling av søknader frå personar med forsørgarplikt for barn, med dette er meint om kommunen sikrar at søkaren sin situasjon kartleggast godt nok og at det blir gjort individuelle vurderingar. Tilsynet omfattar også internkontrollplikta i kommunen. Plikt til å føre internkontroll fører til at kommunen har eit sjølvstendig ansvar for å sikre at den verksemd dei driver er i samsvar med krava i lova. Det er verksemda sjølv som har primæransvaret for å ha kontrollordningar 4
som kan avdekke forhold som ikkje er i samsvar med regelverket og følgje opp med naudsynte endringar. 5. Funn Avvik: Vågå kommune sikrar ikkje grunnlaget for avgjerda og lovforståinga i alle sakar om økonomisk stønad til personar med forsørgarplikt for barn. Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga (NAV) 18 og 19, 5, 6, lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova) 17 og forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga 4. Avviket byggjer på følgjande: Det har utvikla seg en praksis med feil lovforståing ved vurdering av lov om sosiale tenester i Nav 18 og 19. Eit eksempel er at stønad til dekning av barnehage blir dekka etter 19 utan at det er vurdert om dette er ein utgift som er naudsynt for livsopphaldet etter 18. Det blir ikkje gjort individuelle vurderingar i alle saker etter 18 og 19. Ved vurderinga av 18 er normen det avgjerande vurderingsmoment. Rutinar for saksbehandling og framlagd dokumentasjon om sakar der det manglar naudsynte opplysningar til å behandle søknaden, tek ikkje vare på aktivitetsplikta i kommunen fullt ut. Leiinga har ikkje vist til eit implementert system for handtering av avvik på området økonomisk stønad. Det er ikkje gjort risikovurderingar for å identifisere kva for feil som kan oppstå og som kan få alvorlege konsekvensar for brukarane, og kva som kan førebyggje slike feil. 6. Kommentarar til styringssystemet Kravet til minimum styringssystem for dei kommunale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga kjem fram av lov om sosiale tenester i Nav 5, der det heiter at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at verksemd og tenester etter kapittel 4 i lova er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhald av lov eller forskrift. Kommunen må kunne gjøre greie for korleis den oppfyller denne plikten. Formålet med internkontroll er å bidra til fagleg forsvarlege sosialtenester, og at sosiallovgivinga blir oppfylt gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid. Vågå kommune har sidan 2006 delegert anvisningsmyndigheit i forhold til økonomisk sosialhjelp, fullmakter til å behandle saker og fatte vedtak etter lov om sosiale tenester samt fleire fullmakter på personalområdet til Arbeids- og velferdssjefen i regionen, Nav Nord- Gudbrandsdal. Arbeids- og velferdssjefen har vidaredelegert til leier for Nav Vågå. Leiinga i kommunen blir utøvd gjennom sektorsjef. Plikta til å føre internkontroll følgjer dei same styringsliner. I samarbeidsavtala mellom Vågå kommune og Nav Oppland har arbeids- og velferdssjefen det øvste administrative og faglege ansvaret for verksemda i regionen. Arbeidsog velferdssjefen rapporterer mellom anna til rådmannen. Nav Vågå er organisert som ein eining under «regionale samarbeidstiltak». Nav-leiar rapporterer til overordna nivå i 5
kommunen (helse- og sosial) og til arbeids- og velferdssjef. Rapportvegane mellom Nav og kommunen er komplekse og byr på utfordringar. Døme på dette er vegen ei melding om avvik må gå for å bli vurdert og handsama. Det er ingen direkte line mellom Nav og kommunen og det er ingen skriftlege prosedyrar for korleis ein skal gå fram med eit eventuelt avvik på området økonomisk stønad. Tilsynsmyndigheita legg til grunn at Nav Vågå, uavhengig av storleik, er ein kompleks organisasjon med fleire styringsliner og mange regelverk. Brukarane av tenesta økonomisk stønad er til dels grupper som på grunn av eigen situasjon kan ha problem med å ivareta eigne rettigheitar. Tilsynet har difor ein forventning at verksemda har eit internkontrollsystem som er godt dokumentert, godt kjent og implementert i alle delar av verksemda, og at denne blir vedlikehalde. 7. Regelverk Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga Rundskriv I-34/2001 Sosialtenesteloven kapittel 5 Rundskriv A-2/2011 Statlige rettleiande retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd, mellom anna: Rutinar ved mottak av søknader om sosialhjelp Rutinar ved behandling av søknader om sosialhjelp Rutinar ved utbetaling av stønad Samandrag av lovgrunnlag og retningslinjer for utbetaling av stønad Rutinar på andre områder som er lagt inn under Nav Vågå Tiltak som sikrar brukarmedverknad Klagar på enkeltvedtak og tenester Avvikshandtering Utdrag av kommunal tenestemeny over oppgåver lagt til Nav Vågå Rettleiing for utfylling av søknad om sosialhjelp Rettleiande satsar for økonomisk stønad og naudhjelp i Vågå kommune Gjeldande organisering og oppgåvefordeling ved Nav Vågå Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket: Det blei gjennomgått 18 brukarmapper frå personer med forsørgarplikt for barn. Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Oppland: Oversending av dokumentasjon, jf. e-post av 17.02.2012. Opplysningar om formøte, jf. E-post av 02.03.2012. 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. 6
Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Mai Elin Ulsanden veileder x x Grethe Skogum veileder x x x Elin Tøfte veileder x x x Magnhild Vole Nav leder x x x Kari F. Skjåkødegård veileder x x Jarleif Haugen arbeids- og velferdssjef x Svein Holen sektorsjef x x Synnøve Øvstedal veileder publikumsmottak x x Gunnar Frydenlund flyktningekonsulent x Frå tilsynsorganet deltok: Tony Heyerdahl (revisor), Line Dahl (observatør) og Tone Huuse Svesengen (revisjonsleiar) 7