v GRUE kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: Kommunestyret Grue rådhus, kommunestyresalen Mandag 27.05.2013 Kl. 18.00 Forfall meldes på telefon 62 94 20 00 til Servicetorget, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Offentlig spørretid. Før kommunestyrets møte settes, er det satt av inntil 30 minutter til offentlig spørretid i h.h.t. reviderte retningslinj er vedtatt I 5.12.2008. Event. andre innledere: o Grue eldreråd o Rådet for likestilling av funksjonshemmede o Barne- fnformasjon: o Ordfører o Varaordfører o Rådmann o Kontrollutvalgets leder Interpellasjon Interpellasjon datert 2I.03.13 fra Grue AP v/repr. Herdis Bragelien ang. oppfølging av budsjettvedtak fra 10.12.12. Saksnr. 024113 025113 026113 027113 Innhold Endring av vedtekter IKA Opplandene Søknad om fritak fra politiske verv - Lena Lundberg Samarbeidsavtale - interkommunalt øyeblikkelig hj elp døgnopphold Tilbakebetaling - betalingssatser for mat og vask i heldøgnsbemannede omsorgsboliger Kirkenær, 14.05.2013 Niels F. Rolsdorph Ordfører Turid Bjerkestrand Rådmann
GRUE kommune Endring av vedtekter IKA Opplandene Arkiv: Arkivsaksmappe Saksbehandler: Dato: FE-068 08/128 Ingunn Langmoen 08.04.2013 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 0591t3 F 22.04.2013 024113 Kommunestyret 27.0s.20r3 Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik innstilling Kommunestyret gir sin tilslutning til nødvendig endring av $7 i vedtektene for IKA Opplandene. Ordlydeniny$7: Betaling medlemskommuner <Deltakerne betaler årlig inn midler til driften av samarbeidet i samsvar med vedtatt budsjett. Grunnlaget for beregning av driftstilskuddet skal baseres på fastsatt fordelingsnøkkel. Oversikt over kostnader og fordeling av disse på den enkelte deltaker skal baseres på en fordelingsnøkkel fastsatt ut fra medlemskommunenes befolkningstall pr. l. juli året for budsjettåret.> Ny prismodell iverksettes fra I.1.2013 Behandling i FonulNNsKApEr - 22.04.2013 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i: FS-059/13 Kommunestyret gir sin tilslutning til nødvendig endring av $7 i vedtektene for IKA Opplandene. Ordlydeniny$7: Betaling medlemskommuner <Deltakerne betaler årlig inn midler til driften av samarbeidet i samsvar med vedtatt budsjett. Grunnlaget for beregning av driftstilskuddet skal baseres på fastsatt fordelingsnøkkel. Oversikt over kostnader og fordeling av disse på den enkelte deltaker skal baseres på en fordelingsnøkkel fastsatt ut fra medlemskommunenes befolkningstallpr. l. juli äretfør budsjettåret.> Ny prismodell iverksettes fra I.1.2013.
Saksordfører: Per Guttorm Haarstad Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/lVlottaker 26 I 18.03.2013 Oppland fylkesarkiv Tittel Mal kommunestyresak Endring av vedtekter IKA Opplandene Herav som vedless: Saksopplysninger: IKA Opplandene vedtok på eiermøteti2012: l. Styret får i oppgave å synliggjøre fylkeskommunens årlige bidrag som medlem av IKAO. Dette innarbeides i budsjettet for 2013. 2. Dagens bestemmelser for prising av tjenester må samtidig gjennomgås. 3. Styret ffir i oppgave å vurdere gjeldende organisasjonsform opp mot andre samarbeidsmodeller, herunder en gjennomgaîgav vedtektene. Dette legges fram i e iermøtet 20 I 3. Oppføl gingspunktene innarbe ide s i handlingsplanen. Styret fulgte opp og satte ned ei arbeidsgruppe til äfølge opp eiermøtets bestilling. Styret vedtok arbeidsgruppas rapport i møte 7.11.2012. Rapporten ble behandlet i eiermøtet2l.02 og vedtatt med følgende ordlyd: <Rapportens hovedkonklusjoner Jfr. eiermøtets bestilling sak 5. 2012, godkjennes. Ny prismodell iverksettes fra 1.1.2013. Forslag til ny ordlyd i $7 godkjennes. Tittel endres fra <Organisatoriske forhold> til <Betaling medlemskommuner)). Nødvendig vedtektsendring av $7 legges fram for det enkelte kommunestyre/$rlkesting ved første anledning. Styret oversendes vedtak fra den enkelte kommune.>> Vurdering: Den opprinnelige modellen for prissetting har vist seg å være både komplisert og uhensiktsmessig for et så omfattende samarbeid, pr. dato er 4l kommuner med i samarbeidet. Omfanget av arkiver som skal deponeres, både papirarkiver og elektroniske, har resultert i utvidelse av magasinkapasitet og økt bemanning. Som det framgår av vedtaket forutsetter en ny modell for prissetting av den årlige kontingenten en endring av vedtektenes $7. Vedtatt forslag til ny ordlyd av g7 : <Deltakerne betaler årlig inn midler til driften av samarbeidet i samsvar med vedtatt budsjett. Grunnlaget for beregning av driftstilskuddet skal baseres på fastsatt fordelingsnøkkel.
Oversikt over kostnader og fordeling av disse på den enkelte deltaker skal baseres på en fordelingsnøkkel fastsatt ut fra medlemskommunenes befolkningstall pr. 1. juli året før budsjettåret.> Som kjent er det interkommunale samarbeidet IKA Opplandene basert på Kommunelovens $27, og utgjør ikke et eget rettssubjekt. En vedtektsendring krever derfor et likelydende vedtak i alle kommunestyrene. Saken legges fram for kommunestyret med ovenstående forlag til vedtak. Ny pris blir beregnet ut fra k.21,50 pr. innbygger. For Grue kommune blir årlig kostnad kr. 108.000,- (2012-priser) dvs. prisen øker med kr. 2.000,- fra gfeldende kostnadsberegning, men til giengjeld kan Grue levere alt arkivmaterialet de ønsker. Etter gjeldende beregning ville årlig kostnad ha økt for hver levert hyllemeter. Grue kommune har ikke godskjente arkivlokaler og har fatt pålegg fra riksarkivet å levere alt eldre og avsluttet arkivmateri ale i 2013.
v GRUE kommune Arkiv: Arkivsaksmappe Saksbehandler: Dato: Søknad om fritak fra politiske verv - Lena Lundberg FE-033 1U467 Hans G. Kalleberg 16.04.2013 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 063113 F 13.05.2013 02slt3 27.05.2013 Innstilling: Saken legges fram uten innstilling. Behandling i FonulNNSKApEr - 13.05.2013 Søknaden om fritak for politiske verv ut valgperioden ble enstemmig imøtekommet. Forslag på nye valg fremlegges i kommunestyret. Vedtak i: FS-063/13 Søknaden om fritak for politiske verv ut valgperioden imøtekommes Saksordfører: Herdis Bragelien Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/lVlottaker 10 02.04.2013 Lena Lundberg 0 Tittel Søknad om fritak fra politiske verv Herav som vedlegg: Ingen. Saksopplysninger: Lena Lundberg,2256 Grue Finnskog, har i brev av 02.04.13 søkt om fritak fra alle politiske verv. Begrunnelsen framgår av søknaden som er unntatt offentlighet. Vurdering: Ved å imøtekomme søknaden fra Lena Lundberg, vil det innebære følgende nye valg::
Kommunestyret: Lundberg er fast medlem. Gunn Beate Gjedtjemet vil rykke opp som fast medlem og Aleksandra Dukic vil rykke opp som 1. varamedlem. Formannskap: Lundberg er 3. varamedlem. Komite for næring og oppvekst. Lundberg er fast medlem fra AP. Finnskogutvalget Lundberg er varamedlem for Kåre V/eberg
GRUE kommune Arkiv: Arkivsaksmappe Saksbehandler: Dato: FA-FOO l l/581 Erik Otterdahl Møller 02.0s.2013 Samarbeidsavtale - interkommunalt øyeblikketig hjetp døgnopphold Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 064113 Formannskapet 13.05.20t3 026113 Kommunestyret 27.0s.20r3 Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik innstilling S amarbeidsavtalen godkj ennes. Avtalen trer i kraft fra og med det tidspunkt den er signert av ordførerne i vertskommunen og de samarbeidende kommunene. Behandling i FonunNNSKApEr - 13.05.2013 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i: FS-064/13 Samarbeidsavtalen godkj ennes. Avtalen trer i kraft fra og med det tidspunkt den er signert av ordførerne i vertskommunen og de samarbeidende kommunene. Saksordfører: Roy Holseter Sakens dokumenter: Herav som vedlegg: Samarbeidsavtalen Saksopplysninger: Rådmannen legger fram forslag til samarbeidsavtale mellom Kongsvinger som vertskommune og Grue, Nes, Eidskog, Sør-Odal og Nord-Odal. Avtalen regulerer delegert ansvar og myndighet til Kongsvinger kommune som vertskommune ved drift av Interkommunalt øyeblikkelig hjelp døgnopphold ved Sykehuset innlandet Kongsvinger 7. etg.
Bakgrunn: Det vises til vedtak i kommunestyret, KS-052112, som lyder: 1. Det interkommunale samarbeidet om øyeblikkelig hjelpsenger i 7. etasje i Sykehuset Innlandet Kongsvinger organiseres etter vertskommunemodellen - kommunelovens $ 28, med Kongsvinger kommune som vertskommune. 2. Samarbeidsavtale legges fram som egen sak. - jfr. Kommunelovens S 2S-l e. Valg av hvilken type vertskommunesamarbeid (med eller utenfolkevalgt nemnd) vilframgå av denne avtalen. 3. Rådmannenfårfullmah til å overføre tildelte prosjektmidler til vertskommunen. Kommunestyrene i Grue, Nes, Eidskog, Sør-Odal, Nord-Odal og Kongsvinger har vedtatt å samarbeide om å etablere fellestiltaket <Kommunalt tilbud om døgnplasser for øyeblikkelig hjelp>, med Kongsvinger kommune som verstkommune for tiltaket. Forslag til samarbeidsavtale skal legges frem for kommunestyrene som egen sak, - jfr. Kommunelovens $ 28-1 e. Fakta: Kommunestyrene i Kongsvinger, Grue, Nes, Eidskog, Sør-Odal og Nord-Odal har tidligere vedtatt at etablering og drift av Interkommunalt øyeblikkelig hjelp døgnopphold skal organiseres etter vertskommunemodellen. Avtalen utformes med Kongsvinger kommune som vertskommune. Avtalen hjemles i Kommuneloven $ 28-lb Administrativt vertskommunesamarbeid. Her reguleres en kommunes (samarbeidskommunes) anledning til å delegere myndighet til en vertskommune for å: <... utføre oppgaver og treffe avgjørelser etter delegert myndighet fra samarbeidskommunen i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning>. For et vertskommunesamarbeid skal det opprettes en skriftlig samarbeidsavtale. Avtalen vedtas av kommunestyret, jfr. Kommuneloven $ 28-le, som også beskriver hva en slik avtale skal inneholde: a) angivelse av deltakerne og hvilken av disse som er vertskommunen. b) hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som skal legges til vertskommunen, c) tidspunkt for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet, d) undenetning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen, e) det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen, f) nærmere regler for uttreden og awikling av samarbeidet, g) annet som etter lov krever avtale. Vurdering: Rådmannen vurderer at forlaget til samarbeidsavtale regulerer samarbeidsforholdene mellom vertskommunen og de samarbeidende kommunene på en måte som ivaretat Kommunelovens krav.
GRUE kommune Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE-205, FA-H4I t2/687 Turid J. Bjerkestrand 03.0s.2013 Tilbakebetaling - betalingssatser for mat og vask i heldøgnsbemannede omsorgsboliger Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 065113 Formannskapet 13.05.2013 0271r3 Kommunestyret 27.0s.2013 Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik innstilling 1. Det gjennomføres en tilbakebetaling for for mye betalt i døgnbemannede omsorgsboliger i tråd med forvaltningsrevisjonsrapportens anbefalinger og som framgår av tabell i saksframlegget. 2. Representanter for dødsbo basert på Grue kommunes/glåmdal Tingretts tilgjengelige data tilskrives. 3. Representanter for dødsbo må selv sørge for dokumentasjon om at de er rett betalingsmottaker for arvingene, og som dermed gir frigjørende virkning for Grue kommune. 4. Tilbakebetalingen iverksettes så snart som mulig og innen rimelig tid. 5. Finansieringen av tilbakebetaltbeløp fremmes i egen sak til kommunestyrets junimøte. 6. Kommunestyret gis en tilbakemelding om status i arbeidet med tilbakebetalingen ved 2. tertial og i Årsberetning for 2013. Behandling i FonulNNSKApEr - 13.05.2013 Innledningsvis informerte fung. ordfører om en innhentet juridisk vurdering av habiliteten til formannskapets/kommunestyrets medlemmer ved behandling av denne sak. Ingen medlemmer meldte seg inhabil. Ä.se Lilleåsen fremmet følgende nytt tilleggspunkt 6 og at innstillingens punkt 6 endres til nytt punkt 7: Driftsprinsipper og rutiner vedrørende bostøtte vil fremmes i en egen sak til kommunestyret i høst - dvs. innen 30.09.2013. Vedtak i: FS-065/13 1. Det gjennomføres en tilbakebetaling for for mye betalt i døgnbemannede omsorgsboliger i tråd med forvaltningsrevisjonsrapportens anbefalinger og som framgår av tabell i saksframlegget. 2. Representanter for dødsbo basert på Grue kommunes/glåmdal Tingretts tilgjengelige data tilskrives.
3. Representanter for dødsbo må selv sørge for dokumentasjon om at de er rett betalingsmottaker for arvingene, og som dermed gir frigjørende virkning for Grue kommune. 4. Tilbakebetalingen iverksettes så snart som mulig og innen rimelig tid. 5. Finansieringen av tilbakebetalt beløp fremmes i egen sak til kommunestyrets junimøte. 6. Driftsprinsipper og rutiner vedrørende bostøtte vil fremmes i en egen sak til kommunestyret i høst - dvs. innen 30.09.2013. 7. Kommunestyret gis en tilbakemelding om status i arbeidet med tilbakebetalingen ved 2.tertial og i Ärsberetning for2013. Saksordfører: Åse B. Lilleåsen Sakens dokumenter: KS 121687 Betalingssatser i heldøgnsbemannede omsorgsboliger med vedlegg- 10.12.2012. KS 20113 Rapport forvaltningsrevisjon - brukerbetaling omsorgsboliger med vedlegg - 8.4.2013. Brev fra rådmann datert 2.4.2013. Herav som vedlegg: Saksopplysninger: Følgende vedtak ble fattet i KS 20113 'vedtak i: KS-020/13 L Kommunestyret tar rapport om "Brukerbetaling omsorgsboliger basert på driftsprinsipper av 2004" til orientering. 2. Kommune styret b er administr asj onen føl ge opp rapportens anbefolinger. Sak le gge s frem til kommunestyret 27.05. i tråd med rådmannens svar til revisjonen datert 02.04.I3. 3. Kontrollutvalget innhenter tilbakemeldingfra administrasjonen om hvordan anbefalingene erfulgt opp, innen 30.09.13, herunder driftsprinsipper ogrutiner som legges frem til kommunestyret." Denne saken omhandler pkt.2 i dette vedtaket. Vurdering: Basert på anbefalingene fra Glåmdal revisjon IKS og KS-vedtaket fremmes det nå en egen sak vedrørende hvordan selve tilbakebetalingen foreslås gj ennomført. Anbefalingene fra Glåmdal revisjon IKS framgår av forvaltningsrevisjonsrapporten. Det er gjennomført en opptelling av antall personer som har bodd og bor i heldøgnsbemannede omsorgsboliger (HDO) fra innflyttingi2004 og til og med20l2, og:ut fra denne er det 151 personer som er berørt. Det er videre igangsatt en kartlegging av hvor mye og hva den enkelte har betalt i mat og vask av tøy i samme periode. Anbefalingene tilsier
en flat tilbakebetaling fra innflytting uavhengig av inntekt over eller under 2G. Det foreslås ikhe å kompensere for eventuelle rentetap - dette ivaretas ved at 2012 satser er lagt til grunn helt tilbake til2004. Administrasjonen vil tilskrive representanter for dødsbø basert på kommunens tilgjengelige data og Glåmdal Tingretts opplysninger. Denne informasjonen blir dermed benyttet ved utsendelse av brev om tilbakebetalingen, og hvordan de skal forholde seg. Dette trenger ikke være riktig adressat i dag, men vil kunne bidra til at arvinger far kunnskap om tilbakebetalingen og kan forholde seg til det som er nødvendig med tanke på dokumentasjon. I tillegg vil det bli annonsert i Glåmdalen, Østlendingen og på kommunens hjemmeside. Den enkelte kontaktperson for dødsbo må selv dokumentere at de er representant for arvingene. Dette for at Grue kommune skal være sikre på at betaling ikke kreves for samme beboer av flere arvinger. Nødvendig dokumentasjon vil være bevis for at betaling gir frigiørende virkning for Grue kommune, og at vi ikke risikerer at flere krever betaling for sanìme beboer. Kontaktpersonen må representere samtlige arvinger og dokumentasjon må være skriftlig. Arvinger må deretter ordne opp seg imellom. Rutiner knyttet til selve dokumentasjon og annet vedrørende dødsbo vil måtte avklares i detalj med KS advokat/juridisk kompetanse på området. I KS 121687 ble betalingssatsene endret i tråd med selvkostprinsippet med virkning fra 1.1.2013. Jfr. Tabell 2 i utredningen fra administrasjonen av november 2012 slik: Gammel sats Husleie 8.1s0 (s.e0l) Ny sats 8.197* Mat 3.760 2.100 1.660 Kokvask 620* 260** 375 Finvask 325 225 Rep. av tøy 35 35 Leie av tekstiler 0 85,1.,1.* Sum 12.890 10.667 2.260 Sum som tilbakebetales *Husleien er økt med konsumprisindeksen fra I.1.2013 og gjelder nye beboere fra dette tidspunktet. For beboere som har bodd i boligene fra innflytting i 2004 er husleien 5.901. * *Kokvask og finvask er nå slått sammen til en sats fra 1.1.2013. *'r'*leie av tekstiler, kr 85, inngår i kokvask/f,rnvasksummen i gammel sats og tilbakebetales ikke. Dette er en frivillig ordning. Det samme er reparasjonav tøy. De nye satsene er iverksatt fta 1.1.2013, men desemberfakturaen er mottatt i januar og da fremkommer de gamle satsene - noe som skyldes at det alltid er etterskuddsvis fakturering. Dette blir hensyntatt ved tilbakebetaling. Beregninger tilsier at det totalt kan tilbakebetales ca. kr. 8,8 millioner kroner. Finansieringen av beløpet fremmes i egen sak ifm tertialrapporten som skal behandles i kommunestyret24.6.2013. Administrasjonen vil igangsette arbeidet med tilbakebetalingen så snart kommunestyret har fattet sitt vedtak. Selve utbetalingen til den enkelte avhenger av at nødvendig dokumentasjon forcligger - dette gjelder dødsbo. For de som bor i omsorgsboligene i dag vil tilbakebetaling kunne gjennomføres innen rimelig tid.
Driftsprinsipper og rutiner vedrørende bostøtte vil fremmes i en egen sak til kommunestyret i høst - dvs. innen 30.9.2013. Det legges opp til orientering om framdriften i saken i2.tertiabapport og i forbindelse med årsberetningen for 2013.