1989: BIBSYS fornyer seg Av: Jorunn Alstad BIBSYS Biblioteksystem ble tatt i bruk som husholdningssystem for bibliotekene ved NTH og det Kgl. Norske Vitenskapers Selskap i 1976. BIBSYS utviklet seg imidlertid fort til å bli en viktig ressurs for informasjonssøking ved norske fag og forskningsbibliotek, og har hatt et stort fokus på tilpasning av søkeprogrammer og tjenester for bibliotekenes brukere. BIBSYS har vært biblioteksystemet for universitetsbibliotekene i Trondheim siden 1976, da tilvekstsystemet inkludert bibliografisk søking ble satt i drift. Allerede i oppstartfasen ble tanken om at dette skulle være et system for flere bibliotek etablert, og Tromsø og Bergen meldte seg raskt inn i samarbeidet. Den første del av BIBSYS-historien er omtalt av Knut J. Petersen i jubileumsboka for NTUB i 1987. I denne første tida var BIBSYS først og fremst et internt verktøy for bibliotekansatte. Søkeprogrammet @bib. var laget for å tilfredsstille interne behov for bestilling, katalogisering og utlån, og det første initiativet for å komme publikum i møte var det nye programmet @e.o som kom i 1982. Fra dette tidspunktet har brukerne fått stadig mer
oppmerksomhet. Etter som datanettet ble tilgjengelig for bibliotekets brukere så ble det behov for å ha tjenester som ikke krevde at man oppsøkte biblioteket. Framveksten av Internett på slutten av 1980-tallet var nok den viktigste faktoren som drev denne utviklingen framover. I 1989 gjennomgikk BIBSYS en total makeover og BIBSYS II så dagens lys. Det nye systemet ble utviklet gjennom brukerstyrte kravspesifikasjoner, og et stort antall bibliotekansatte var involvert i utviklingen av systemet. Med BIBSYS II ble muligheten for publikum til å søke i BIBSYS satt mer i system, og bibliotekene fikk egne publikumsterminaler for søking i databasen. Før den tid var kortkatalogen, og etterhvert kopier av BIBSYS sin database på microfiche, publikums eneste mulighet til å finne ut hva biblioteket hadde i sine hyller. Muligheten for å søke i BIBSYS sin database gav også publikum mulighet til å se hva andre bibliotek hadde i sine samlinger. Med BIBSYS II kom også søkeprogrammene PUBSØK og GENSØK. PUBSØK var et menybasert system som skulle være enkelt og lett tilgjengelig for alle. Publikum kunne fylle inn forhåndsdefinerte søkefelter som forfatter, tittel og emneord, og dermed
skulle det ikke være nødvendig med ytterligere opplæring i bruk av systemet. Men tross gode intensjoner, helt siden den første utgaven av PUBSØK kom, har det vært diskusjoner i BIBSYS og i bibliotekmiljøet om hvordan vi kan gjøre søkeprogrammene enkle nok for brukeren. Vi fikk stadige påminnelser fra publikum om at de var for vanskelige å bruke, og null treff er uten tvil demotiverende for videre søking. Klagene over PUBSØK var nok spesielt heftige fra de fagmiljøer der datamaskinen den gang ikke spilte en viktig rolle. Som et svar på dette kom PUBSØK light. PUBSØK skulle være en enklere inngang til søkingen ved bruk av kun ett søkefelt. I ettertid kan vi jo leke litt med tanken om hvor Google fikk sin ide om et superenkelt søkegrensesnitt fra... Bjørn Geisnes ved den første terminalen ved NTUB. Foto: NTNU UB
GENSØK var et program som gav flere muligheter til å utføre eksakte og mer kompliserte søk enn PUBSØK. Det var kommandobasert, med et utall av mulige søkefelter. GENSØK var ikke umiddelbart enkelt å bruke, og i GENSØK - kort veiledning er den første setningen: Den viktigste kommandoen er HJELP. Hadde en imidlertid først lært seg GENSØK, var det et effektivt og superkjapt søkesystem med gode treff. GENSØK ble vel likevel mest populært innenfor bibliotekets egne kretser, og spesielt i forbindelse med innkjøp og klassifikasjon av litteratur var det svært effektivt. Etterhvert som årene gikk, ble stadig flere bibliotek med i BIBSYSsamarbeidet. I 1994 var det 67 fag- og forskningsbibliotek som deltok, og fra 1994 ble også Nasjonalbibliotekets poster registrert i BIBSYS. Dette gjorde BIBSYS til en god kilde for fjernlån bibliotekene imellom, og i 1996 tok bibliotekene i bruk BIBSYS også som innlån- og fjernlånssystem i modulen INNLÅN. Dette forenklet arbeidet internt i bibliotekene, samtidig som det var en stor forbedring for publikum. Nå ble bestillinger på dokumenter som ikke var tilgjengelig lokalt, videresendt til riktig bibliotek, og bøkene kunne sendes i posten samme dag.
Internett skapte nye muligheter, og BIBSYS lanserte Web-søk i 1994. Det er ikke sikkert at dette var den første bibliotekkatalogen i hele verden som var søkbar på web, men det var i det minste en av de aller første. Dermed var BIBSYS sin database enkelt tilgjengelig for alle, og det resulterte i ønsker om lån fra bokstavelig talt hele verden. I WEBsøk ble det etterhvert også mulig for publikum med lånekort å bestille lån og kopier i forbindelse med søkingen, og dette ble fort en populær tjeneste. Nå kunne alle bestille det de ønsket fra biblioteket via PC en på skrivebordet. BIBSYS var svært tidlig ute med å utvikle brukerstyrt bestilling av lån og kopier, men enkelte bibliotek var skeptiske og redde for at de skulle oversvømmes med bestillinger, så det var ikke alle som umiddelbart tok i bruk funksjonen. Etterhvert ble BIBSYS et kjent begrep ved alle fag- og høgskoleinstitusjoner i Norge, og stadig flere faginstitusjoner ble medlemmer. BIBSYS samlet fag- og forskningslitteraturen i en stor database, tilgjengelig for alle, samtidig som brukerne enkelt også kunne søke i sitt biblioteks lokale base. Dette er det få andre land som har klart, og mange utenlandske bibliotek har vært, og er, misunnelige på Norge som har klart dette.
Forskdok ble utviklet av BIBSYS og tatt i bruk av NTNU i 1997. Dette var et svar på behovet for å kunne registrere og innrapportere forskningsaktiviteten ved universitet og høgskoler. I Forskdok skulle forskerne selv registrere forskningsprosjekter og egne publikasjoner (Forskpub), og ved NTNU ble det etablert et system med superbrukere som skulle bistå forskerne i registreringen. Forskdok ble erstattet av Frida i 2004, og senere av Cristin i 2010. BIBSYS utviklet søkeportalen Ask i 2005. Det ble det mulig å søke i hele bibliotekbasen, i egen lokal base, i Forskdok og Forskpub og i emneportalen, eller i alt dette i samme søk. Det siste slo aldri helt an, og Ask brukes nå i det store og hele for søk i bibliotekbasen. I BIBSYS Ask ble det også mulig for publikum å registrere seg bl.a. via Feide i Min side. Der er det mulig å sjekke egne bestillinger, egne lån, søkehistorikk, og bestillingshistorikk. I tillegg er det mulig å fornye egne lån. Dette var enda et skritt mot å gjøre publikum mer selvhjulpne og i stand til å utføre sine bibliotektjenester via sin egen PC når de vil. BIBSYS Ask har vært, og er, en populær tjeneste ved NTNU, og statistikken for 2010 viser at NTNU ligger på 2. plass etter UB Oslo i antall søk, med 1,3 mill registrerte søk i Ask.
Etterhvert har NTNU UB utviklet flere publikumtjenester som involverer deltagelse og utvikling også fra BIBSYS. Dette gjelder bl.a. innføring av hyllekart som viser hvor de enkelte bøkene står i biblioteket, og retur- og utlånsautomater. Med den raske digitale utviklingen innen IKT, har også spørsmålet rundt hva som skal registreres i BIBSYS basen meldt seg. BIBSYS var tidlig ut med å importere bibliotekenes e- bøker. Bibliotekbasen gir brukerne lenke direkte til fullteksten, og alle tidsskrifter, elektroniske eller ikke, finnes i basen. BIBSYS sin base er også tilgjengelig via Google gjennom deltagelse i WorldCat, verdens største bibliotekkatalog. Men en stadig større del av nyttig informasjon finner brukeren andre steder, og BIBSYS er ikke lenger det naturlige førstevalget i mange tilfeller. Samtidig ser vi en utvikling der tjenestene i større grad integreres i hverandre. Ett eksempel på dette kan være at NTNU UB gjør alle sine tidsskriftartikler og doktoravhandlinger tilgjengelig via Google Scholar. I Google Scholar har biblioteket lenket til BIBSYS via en lenketjener slik at brukeren fremdeles har tilgang til de tjenester som finnes der. På denne måten knyttes de forskjellige
tjenestene sammen, og BIBSYS er med på utviklingen. Lenker BIBSYS ved NTUB (Knut J. Petersen i jubileumsboka NTUB 75 år): http://www.ntnu.no/ub/jub2012/pagefli p/1976/