GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: MANDAG 10. OKTOBER KL 09.00 STED: GRONG KOMMUNEHUS, MØTEROM II I henhold til vedtatt møteplan kalles faste medlemmer med dette inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale/ i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 017/05 Revisjonsplan kommuneregnskapet 2005 018/05 Plan for forvaltningsrevisjon 019/05 Plan for selskapskontroll 020/05 Eventuelt/referater Grong, 18.11.2005 Eivind Einarsen leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 /470 28 400 E-post: permbj@online.no
SAK 017/05 REVISJONSPLAN KOMMUNEREGNSKAPET 2005 Grong kontrollutvalg 10.10.05 Per Morten Bjørgum 017/05 Grong 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar revisjonsplan kommuneregnskapet 2005. Vedlegg: 1. Revisjonsplan kommuneregnskapet 2005 minus vedlegg. Planen er unntatt offentlighet jfr Off.lov 6 nr 2 pkt c. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fulkeskommuner Saksopplysninger: KomRev Trøndelag IKS har utarbeidet revisjonsplan kommuneregnskapet 2005. Planen presenteres og legges fram i møtet av KomRev. Vurdering: Revisjonsplan for kommuneregnskapet 2005 gir et godt bilde på hvilket arbeid KomRev planlegger på området i 2005. Planen er relativt detaljert, og dekker de områder lov og forskrift angir. For øvrig vises til presentasjon i møtet.
SAK 018/05 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Grong kontrollutvalg 10.10.05 Per Morten Bjørgum 018/05 Grong 05 Saksbehandlers forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar følgende prioritert rekkefølge på prosjekter i planen: Nr Prosjekt Gjennomføres år Utpeking og prioritering av aktuelle prosjekter gjøres av kontrollutvalget på bakgrunn av resultatene fra analysen Ved ledig kapasitet kan prosjekter settes i gang året før vedtatt gjennomføringsår. 2. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon 2006-2007 med prioriteringer fra pkt 1. Det delegeres til kontrollutvalget å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. Vedlegg: 1. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 2. Overordnet analyse Grong kommune Unntatt offentlighet jfr off.lov 6 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger: Krav om utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon framkommer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, hvor det heter: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter Overordnet analyse som nevnt er nå gjennomført i kommunen, og det er på bakgrunn av analysen utarbeidet forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Dette arbeidet har i hovedsak blitt
gjennomført av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong, og har basert seg på Telemarksmodellen for overordet analyse. Analysen er gjennomført ved sammenligning av KOSTRA- tall, intervju av hovedrevisor for Grong kommune samt samtaler med kommunens administrative ledelse. Avvik i KOSTRA er vektet i forhold til sannsynlighet, konsekvens og vesentlighet. I tabell 5.4 i planen listes det opp 8 forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter som er framkommet på bakgrunn av den overornda analysen. Det er oppgitt omtrentlig tidsforbruk for det enkelte prosjekt, og det framkommer også i planen at disponibel tid for forvaltningsrevisjon for Grong kommunes del er 215 timer per år. De foreslåtte prosjektene er ikke prioritert i rekkefølge- dette er det opp til kommunestyret å gjøre etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget foretar prioritering av prosjektene gjennom sitt innstillingsvedtak til kommunestyret. Vurdering: Overordet analyse og plan for forvaltningsrevisjon er utarbeidet i tråd med tidligere fattede vedtak i kontrollutvalget samt de bestemmelser som følger av forskrift. Analysen har pekt ut åtte områder/prosjekter som særlig aktuelle for forvaltningsrevisjon i perioden. Kontrollutvalget har gjennom forslag til plan godt grunnlag for å foreslå aktuelle prosjekter og rekkefølge for disse overfor kommunestyret.
SAK 018/05 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Grong kontrollutvalg 10.10.05 Per Morten Bjørgum 018/05 Grong 05 Saksbehandlers forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2006-2008 med følgende prioritering av selskaper: Selskap Kategori (kriterie) Prio Kontroll år Type kontroll Midtre Namdal Avfallsselskap IKS 1,2 1 2006 Eiersk. IKS Namdal Rehabilitering Høylandet Drift 1,2 5 2007 Eiersk. IKT Indre Namdal IKS 3 2 2006 Forvrev. Namdal Arbeidssamvirke AS 1,2 4 2007 Eiersk. Trønder- Tre AS 1,2 6 2008 Eiersk. Grong Eiendom AS 3 3 2006 Eiersk. 2. Det delegeres til kontrollutvalget å foreta eventuell rullering eller endring av planen innenfor planperioden. 3. Som utfører av selskapskontroll benyttes KomSek Trøndelag IKS ved eierskapskontroll og KomRev Trøndelag IKS ved selskapskontroll som omfatter forvaltningsrevisjon Vedlegg: 1. Plan for selskapskontroll 2006-2008 med vedlegg Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger: I tråd med forskrift om kontrollutvalg 13 er det utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll. Planforslaget følger vedlagt. Dokumentet er todelt, med en generell del først, og som del 2 selve planen. I den generelle delen er aktuelt regelverk og benyttet metode beskrevet. Som det framgår er det per dato 11 selskaper som er aktuelle for selskapskontroll i Grong kommune. Alle disse er enten heleid av kommunen, eller eid av kommunen i fellesskap med andre kommuner/fylkeskommunen. Ytterligere 4 selskaper kan være aktuelle, men siden dette er aksjeselskaper der øvrige eiere ikke er kommuner, fordrer selskapskontroll i disse at Grong kommune foreslår og får gjennomslag for vedtektsendring i selskapene som gir innsynsrett. Vurdering:
I forslaget til plan for selskapskontroll er selskapene prioritert etter følgende kriterier: 1. Selskap som gir et direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskap som har et samfunnsmessig ansvar 3. Selskap som er heleid av kommunen 4. Selskap der kommunen har betydelig eierinteresse i antall aksjer (flertall) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen og gjennom selskapets vedtekter har innsynsrett I tillegg er det sett på forslag til plan for forvaltningsrevisjon, der samarbeidet gjennom IKT Indre Namdal IKS kommer opp som aktuelt område for forvaltningsrevisjon. Dette prosjektet kan være et aktuelt samarbeidsprosjekt mellom kontrollutvalgene i eierkommunene til selskapet. Selskapskontroll av IKT Indre Namdal IKS foreslås derfor gjennomført i 2006.
SAK 020/05 EVENTUELT/REFERATER Grong kontrollutvalg 10.10.05 Per Morten Bjørgum 020/05 Grong 05 Referater: Ingen Eventuelt: Tilbud om utlegging av møteinnkallinger og protokoller på www.komsek.no