saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: 20.05.2010 25511/2010 Morten Larsen Kristin Glæstad Vonheim Saksnr Utval Møtedato 12/2010 Hovudsamarbeidsutvalet 25.05.2010 Kriseberedskap i skolen - førebygging og handtering (ny HMSretningslinje) I samband med ny beredskapslov frå 1.1.2010 og fylkesmennene sitt tilsyn med skolemiljøet 2010 og Arbeidstilsynet sitt tilsyn med arbeidsmiljøet, skal dei vidaregåande skolane utarbeide lokale beredskapsplanar for alvorlege hendingar. Dette er utfyllande rutinar som skal inngå i HMS-systemet (sjå vedlagt utkast til ny HMSretningslinje 11 Kriseberedskap i skolen førebygging og oppfølging), og inneber ei oppfølgjing av Opplæringslova 9a-3. Skolane må ha eit system for å minimalisere moglegheita for ulykker, vald og truslar både mellom elevar og mellom tilsette og elevar for å avgrense skadene når hendinga likevel skjer. Skolane skal ha eigne planar for det førebyggjande arbeidet. Alle dei tilsette skal vere informerte om innhaldet i planane. Den nye HMS-retningslinja er første steg på vegen mot eit integrert HMS-system/ internkontroll av tilsette og elevar sitt arbeidsmiljø. Det er skoleeigars målsettingat lov- /forskriftskrav som omhandlar elevane sitt arbeidsmiljø skal ivaretakast gjennom HMSsystemet. Den nye retningslinja vil erstatte eksisterande HMS-retningslinje 11 Vald og trusselhandlingar mot tilsette i skolen førebygging og oppfølging. Dette omsynet vil vere ivaretatt gjennom ny retningslinje. Planar for det førebyggjande arbeidet Skoleeigar føreset at skolane har eigne planar for det førebyggjande arbeidet og tilrår at det blir brukt forskingsbaserte verktøy/program der det finst innanfor dei aktuelle områda (viser til «Forebyggende innsatser i skolen»). Elevinvolvering vil vere svært viktig for å skape eigarskap til arbeidet. Bevisstgjering om ordensreglement vere sentralt i det førebyggande arbeidet. Akutte hendingar som krev akutt handling Det er umogleg å gi noko absolutt handlingsmønster eller tiltak for slike hendingar. Skolane må tilpasse dette til eigen røyndom og den enkelte situasjon. Førebyggjande arbeid er viktig, men det er ikkje alltid at dette hjelper. Erfaring frå utlandet viser at nokre handlingar ofte er planlagt over tid og ikkje alltid er mogleg å oppdage på førehand. (T.d. kan politiet kontaktast for ein gjennomgang av bygningsmassen på skolen med tanke på planlegging. Dei vil kunne gi gode råd og vil kunne gjere seg kjent med tilhøva på den enkelte skolen.) Innhald i beredskapsplanane Planane skal innehalde ansvarsfordeling, organisering, beredskapsleiing, informasjon og vedlikehald av planen. Kvar plan skal: - skrivast i ei klar, kortfatta og tilgjengeleg form - ha ei oversiktleg innhaldsfortegning - vise akuttberedskapen ved skolen, varslings- og evakueringsprosedyrer
Side 2 - beskrive tydeleg fordeling av roller og ansvar i personalet - beskrive tiltak og ansvarsforhold på skole-, trinn-, elev- og medarbeidernivå - definere krisehandtering på tre nivå: o den umiddelbare handteringa o tiltak for dei etterfølgjande dagane o tiltak for meir langsiktig oppfølging - gi oversikt og retningslinjer for innhenting av ekstern bistand - gi retningslinjer for tilpassa informasjon til involverte partar, pårørande og media - gi rutiner for oppdatering og kvalitetssikring av planen gjennom evaluering og øvingar Vi viser elles til vedlagte dokument 11 i HMS-systemet og Utdanningsdirektoratet sine sider om beredskap: www.udir.no/beredskap. Personalomsorg Utdanningsavdelinga har kjøpt inn verktøy til alle skolane frå firmaet Personalomsorg som skolane kan bruke i utarbeidinga av dei lokale planane. Dette hjelpemiddelet er ein nettstad med pålogging for kvar enkelt skole på www.personalomsorg.no, og ein kriseperm. Alt materiellet er kvalitetssikra med tanke på krisehandtering i skolen. Her finn de verktøy både for førebyggingsfasen, den akutte fasen og for den langsiktige oppfølgingsfasen. Rektorane vil bli kursa i dette verktøyet. Vertøyet er utvikla med tanke på grunnskolen, så ver særskilt merksame på t.d. Rolla til føresette som kan vere annleis for myndige elevar. Vidare framdrift Orientering om beredskapsplanane og HMS-retningslinje 11 skal sendast ut til skolane ultimo mai. Forslag til vedtak: HSAMU tar til vitande orienteringa om kriseberedskap i skolen og godkjenner utkast til ny HMS-retningslinje Kriseberedskap i skolen - førebygging og handtering. Dag Lervik Personalsjef Morten Larsen rådgivar
Side 3 Vedlegg til sak 12/2010 HMS-retningslinje 11 Kriseberedskap i skolen førebygging og oppfølging UTKAST - 1.0 Mål Målet med denne retningslinja er å kvalitetssikre korleis den enkelte skolen skal førebyggje og handtere kriser. Det er også ei oppfølging av Opplæringslova 9a: Alle elevar i grunnskolar og vidaregåande skolar har rett til eit godt fysisk og psykososialt miljø som fremjar helse, trivsel og læring( 9a-1). Skolane skal planleggjast, byggjast, tilretteleggjast og drivast slik at det blir teke omsyn til tryggleiken, helsa, trivselen og læringa til elevane ( 9a-2)... Skolen skal aktivt og systematisk arbeide for å fremje eit godt psykososialt miljø, der den enkelte eleven kan oppleve tryggleik og sosialt tilhør ( 9a-3). Dersom nokon som er tilsett ved skolen, får kunnskap eller mistanse om at ein elev blir utsett for krenkjande ord eller handlingar som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme, skal vedkomande snarast undersøkje saka og varsle skoleleiinga, og dersom det er nødvendig og mogleg, sjølv gripe direkte inn(9a-3). 2.0. Omfang Retningslinja gjeld for tilsette i dei vidaregåande skolane i Møre og Romsdal fylke - 3.0 Ansvar 3.1. Fylkesrådmannen er ansvarleg for denne retningslinja. HMS-koordinator på fylkesnivå er ansvarleg for revisjon av retningslinjene. 3.2 Rektor har på vegne av skoleeigar ansvar for HMS-arbeidet ved skolen og skal sørge for at det blir utført risikovurdering i samsvar med denne retningslinja. 3.3. Arbeidstakar pliktar å gjere seg kjent med retningslinja og å delta i arbeidet med risikovurdering og melde frå om forhold som kan vere ein trussel for arbeidsmiljøet for tilsette og elevar. - Definisjonar Med krise meinast i denne samanhengen akutte hendingar på skolane som krev strakstiltak. Dette gjeld til dømes: vald, mobbing, alvorleg sjukdom, dødsfall, ulykker, seksuelle overgrep, trussel mot skolen, brann, naturkatastrofar, pandemi og tvangsekteskap. Hendingane kan kan oppstå mellom elevar, mellom elevar og tilsette, og mellom tilsette og elev. Med tanke på å skape klare handlingar og utvikle ein kultur med open dialog om grensene mellom akseptabel og uønskt åtferd, samt for å skape trygge rammer for dei tilsette og elevane, skal det vere ein låg terskel for å kunne ta opp slike spørsmål i samsvar med desse retningslinene ( Null-toleranse ).Det er viktig at både elevar og tilsette tek rykte og utsegn på alvor og tek dette vidare til skoleleiinga som då må følgje opp. - 4.0 Førebyggande arbeid på den enkelte skole Det er viktig at skolane har utvikla rutiner/prosedyrer for å kartlegge det psykososiale miljøet. Elevundersøkinga kan vere eit reiskap til dette. Leiinga skal vere best mogleg informert om alle forhold til kan ha betydning for eit betre skolemiljø. Tilfeller av mobbing og vald må alltid rapporterast til leiinga. Det er
Side 4 også viktig at leiinga er klar over kva generelle åtferdsproblem ein har i elevgruppa, og om enkeltelevar er særskilt utsatt. Det er også viktig at personalet og leiinga har drøfta seg fram til ei felles haldning, slik at dei reagerer likt på same type åtferd. Desse retningslinene skal vere gjennomgått og gjort kjent hos alle tilsette. Det må setjast av tid til å gjennomgå handtering av ulike krisesituasjonar med personalgruppa.det skal øvast på ulike scenario. Retningslinene og korleis vi arbeider med førebygging og handtering av akutte hendingar skal minimum 1 gong per år vere tema på felles personalmøte for alle tilsette på skolen. Det førebyggande aspektet skal også stå sentralt når ein drøftar organisering av undervisninga på skolen og elevmedverknad i miljøarbeidet. Skolane bør vurdere korleis dei til dømes kan bruke skolemiljøutvala i dette arbeidet. Opplæringslova 5-6 pålegg PP-tenesta å hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for elevar med særlege behov. PP-tenesta skal ha særleg kompetanse innanfor det psykososiale læringsmiljøet. Det skal gjennomførast løpande kartlegging av risikoen for alvorlege hendingar. Identifisering av potensiell problemåtferd (t.d. tal på elevar tekne inn på særskilte vilkår) skal inngå som ein sentral del av denne kartlegginga. Kartlegginga må følgjast gjennom konkrete handlingsplanar for oppfølging av avvik og for å førebygge uønska hendingar. Viser elles til HMT-systemhandboka; kap. 3 om kartlegging og avviksregistrering, kap. 4 om handlingsplanar og kap. 5 om rapportering og dokumentasjon. I samsvar med forskrift om ordensreglement for vidaregåande skolar i Møre og Romsdal skal det vere eit ordensreglement ved kvar skole. Ved gjennomgang av ordensreglement skal elevane involverast i det førebyggande arbeidet ved skolen. Den enkelte skole må difor gjennomføre aktivitetar frå oppstart av det enkelte skoleår som sikrar at elevane er kjent med kva arbeids- og læringsmiljø vi ønskjer og korleis brot på ordensreglementet vil bli følgt opp frå skolen si side. 5.0 Lokale planar Det skal utarbeidast lokal handlingsplan og beredskapsplan for å førebyggje og handtere kriser som omfattar både tilsette og elevar ved skolen. Planane skal omfatte handtering av ulike tilfeller som får konsekvensar for det psykosisale skolemiljøet slik som valdssituasjonar, sjukdom og ulykker, dødsfall, seksuelle overgrep, mobbing, trussel mot skolen, brann, naturkatastrofer, pandemi, tvangsekteskap, rus, psykisk helse, kriminalitet og åtferdsproblem m.m. Omfagnet må sjåast jamfør risikovurderinga ved skolen. Hendingane skal registrerast og meldast jf. Punkt 10. 5.1 Innhaldet i planane Handlingsplanen skal sikre at skolen er i stand til å førebyggje og handtere ulykker eller andre uforutsette hendingar for å sikre liv og materiell, og skape eit godt psykososiale skolemiljø. Beredskapsplanen skal bestå av ein del som viser akuttberedskapen og det oppfølgjande arbeidet. Den lokale beredskapsplanen skal bestå av ei samling krisehandteringsplanar som er utarbeidd for korleis skolen skal handtere ulike enkeltsituasjonar.
Side 5 Gjennom risikovurdering og utforming av konkrete handlingsplanar, regelmessige øvingar, ansvarsbevisst personell og effektiv leiing kan katastrofer og ulykker hindrast og skadeverknader avgrensast. Handlingsplanen og beredskapsplanen kan ikkje fullt ut dekke alle moglege hendingar, men gir generelle retningslinjer og sikrar at skolen har ei aktiv haldning og konkret strategi i møte med krisesituasjonar. Den skal også ivareta ei samla respons i forhold til media. Handlingsplanen skal rullerast jamleg jf. HMS-årshjulet. Beredskapsplanen skal vere oppdatert til ei kvar tid og gjort kjent for alle tilsette. Kvar beredskapsplan skal: skrivast i ei klar, kortfatta og tilgjengeleg form ha ei oversiktleg innhaldsfortegning vise akuttberedskapen ved skolen, varslings- og evakueringsprosedyrer beskrive tydeleg fordeling av roller og ansvar i personalet beskrive tiltak og ansvarsforhold på skole-, trinn-, elev- og medarbeidarnivå definere krisehandtering på tre nivå: den umiddelbare handteringa tiltak for dei etterfølgjande dagane tiltak for meir langsiktig oppfølging gi oversikt og retningslinjer for innhenting av ekstern bistand gi retningslinjer for tilpassa informasjon til involverte partar, pårørande og media gi rutiner for oppdatering og kvalitetssikring av planen gjennom evaluering og øvingar 5.2 Lokal beredskapsgruppe Alle skolane skal ha etablert ei beredskapsgruppe som består av medarbeidarar med relevant kompetanse og vere personleg eigna: - Rektor - Ass.rektor/inspektør - Rådgivar/sosiallærar - Vaktmeister - Verneombod - Andre sentrale medarbeidarar Gruppa skal bistå rektor i utarbeiding av ei samla beredskapsplan, og sørge for aktiv oppdatering og kvalitetssikring av plana. Beredskapsgruppa skal også ha ei aktiv rolle i organiseringa av krisehandtering dersom det oppstår ein krisesituasjon. 5.3 Risikovurdering På kvar skole skal det gjerast ei risikoanalyse basert på Kjennskap til eigen skole og lokalmiljø Moglege hendingar der tilsette ved skolen eller elevar kan bli berørt Situasjonar der ei akutte hending pregar skolesamfunnet sjølv om elevane eller dei tilsette ved skolen ikkje er direkte involverte Leiar på aktuell avdeling skal i samråd med verneombodet sørgje for at det blir planlagt gjennomføring av risikovurdering. HMS-koordinator og/eller verneleiar, faglærarar og elevar skal engasjerast i sjølve risikovurderinga.
Side 6 Tre enkle spørsmål er kjernen i risikovurderinga: Kva kan gå gale? Kva kan vi gjere for å hindre dette? Kva kan vi gjere for å redusere konsekvensane dersom det skjer? Ei enkel risikovurdering kan gjerast i fire trinn Trinn 1: Finn farekjeldene Trinn 2: Kva kan skje og kor sannsynleg er det? Trinn 3: Kva kan vi gjere for å hindre det? Trinn 4: Tiltak og vidare arbeid I retningslinjene inngår to hjelpeskjema: Hjelpeskjema for risikovurdering Handlingsplan etter gjennomført risikovurdering Desse følgjer sin vedlegg. På nettsida til Arbeidstilsynet finn du om lag same skjema i pdf-format. Øvingar Øvingar er vesentlege tiltak som også skal inngå i kvalitetsstyringa og internkontrollen til skolane. Elevane skal aldri involverast i øvingane der angrep på skolane inngår. Øvingane bør skje i samarbeid med politi, vaktselskap eller andre med spisskompetanse. Det kan også vere føremålstenleg å ha øvingar i samarbeid med kommunikasjonsteamet til fylkeskommunen på mediahandtering ved kritiske hendingar. Øvingar kan delast inn i tre hovudkategoriar: Diskusjonsøving Som tek utgangspunkt i beredskapsplanen og aktuelle scenarier og gjennomførast som ein diskusjon av aktuelle problemstillingar der det blir lagt vekt på å klarlegge kva utfordringar beredskapsleiinga og verksemda på kunne takle, og korleis det best kan gjerast. Dreiebokøving Øvingane blir gjennomført som eit spel med utgangspunkt i aktuelle scenarie og i dei totale beredskapsplanane til verksemda. Scenaria henta frå risikovurdering i verksemda og sett saman i ei detaljert dreiebok der dei ønska delane av beredskapsplanen blir trena. Det legg vekt på realisme, og alle relevante interne og eksterne organisatoriske ledd kan leggast inn i øvinga. Fullskala øving Øvingane blir gjennomført som eit spel med utgangspunkt i aktuelle scenaria og dei totale beredskapsplanane for verksemda. Det blir lagt vekt på realisme og bruk av mannskap og markørar. Alle relevante interne og eksterne organisatoriske ledd kan leggast inn i øvinga. 9.0. Oppfølging av akutte hendingar og nestenhendingar Gjennom det systematiske HMS-arbeidet generelt og fokus på dette aktuelle området spesielt, ønskjer vi å endre elevane og dei tilsette sine haldningar for på denne måten førebygge alvorlege hendingar. Det er då særleg viktig at også nestenhendingar og akutte hendingar blir registrert og følgt opp. Det kviler difor
Side 7 eit tydeleg ansvar på den som blir omfatta av slike hendingar til å seie frå slik at dette kan følgjast opp vidare av overordna leiar. Akutte hendingar og nestenhendingar skal difor dokumenterast og rapporterast. 10.0. Dokumentasjon og rapportering. Alvorlege hendingar og nestenhendingar skal dokumenterast og rapporterast løpande ved bruk av: Felles meldingsskjema for arbeidsskade/ulykke Skjema for hendlingsrapport Melding til politiet Melding til arbeidstilsynet( http://www.arbeidstilsynet.no/artikkel.html?tid=207727 ) Ved skade skal i tillegg eigne skademeldingsskjema til NAV-kontoret og forsikringsselskapet nyttast. Linkar til aktuelle rapporteringsskjema: Melding om yrkesskade eller yrkessjukdom påført under arbeid på norsk eller utanlandsk landterritorium (IA 13-07.05) Skademelding for ulykkes-/yrkessdkader til KLP forsikring Melding til politiet (påtale etter straffelovens 127 og 128) HMS-koordinatoren skal ha kopi av alle meldingsskjema. Utover den løpande rapporteringa av enkelthendingar skal status og aktivitetar i forhold til alvorlege hendingar inngå som ein del av den samla HMS-rapporteringa, jf. Pkt. 5 i HMS-systemhandboka. Vedlegg: Mal for beredskapsgruppa (Varslingsliste) Mal for viktige telefonnummer Mal for varslingsliste avdelingsleiarar Mal for brann Mal for bombetrussel Mal for ulykker/sjukdom