Sak til regionskonferansen Dato: 30.06.2016 Saksbehandler: Svein Håvåg, regionsleder 2015-16 Saken gjelder: 2.A Regionstyrets årsberetning 2015-16 REGIONSTYRET Regionsleder (RD)... Svein Håvåg, Haugesund Viseregionsleder (VRD)... Egil Odd Halvorsen, Arendal Neste regionsleder (RDE)... Svend B. Jacobsen, Stavanger St. Svithun Neste års viseregionsleder (VRDE)... Finn A. Pedersen, Hinna Forrige regionsleder (PRD)... Anders G. Glendrange, Flekkefjord Kasserer og sekretær har vært innkalt til styremøtene: Kasserer (RSD/T)... Henry Grindheim, Østenstad Sekretær (RSD/S)... Svend B. Jacobsen, Stavanger St. Svithun TJENESTELEDERE (RSD) Dataansvarlig...Hans Olav Evje, Tonsen Fasteprosjektet...Tore Bergseng, Nøtterøy Hjemmesider...Johan Nicolay Leganger, Åsane (til oktober 2015) Svend B. Jacobsen, Stavanger St. Svithun (fra november 2015) KFUK-KFUM-kontakt...Gudbrand Robsahm-Kjørven, Nøtterøy Kristen basis-gruppen...bjørn K. Nygaard, Biskopshavn Norsk Symbolika...Egil H. Nilsen, Nøtterøy Vekst og utvikling...arild Engelstad, Tonsen/Nittedal og Hakadal Y s Magasinet...Karen Cecilie Heldal, Åsane Internasjonal vennskapsklubb...leif Walle, Arendal Reisekoordinator...Leif Walle, Arendal Brorskapsfondet...Leif Walle, Arendal Regionstyret vil takke tjenestelederne for betydelige bidrag for å gjennomføre oppgaver som understøtter organisasjonens mål. DISTRIKTLEDERE (DG) Agder...Alf Magne Ubostad, Flekkefjord Asker, Bærum og Drammen...Haakon Kyrkjeeide, Holmen Bjørgvin...Reidar Kanestrøm, Birkeland Møre...Arne Walderhaug, Ålesund Nord-Norge...Arne Tøsse, Bodø Oslo...Lisbeth Engelstad, Tonsen Rogaland...Joar Oltedal, Sola Trøndelag DG-team...Lennart Ståhl, Trondheim Einar Tesaker, Tiller og Heimdal Vestfold...Kjell Bråten, Kongsberg Østfold...Ragnhild Holte, Kråkerøy mixed Østland Nord...Anne-Hilde Wesenberg Helland, Engehaugen Saksforelegg Sak 2.A Regionstyrets årsberetning 2015-16 Side 1
Regionstyret vil takke distriktslederne for betydelige bidrag for å gjennomføre oppgaver som understøtter organisasjonens mål. ARBEID I REGIONSTYRET Medlemmene av regionstyret har vært samlet til 9 møter hvorav 7 organisert som videokonferanser på Skype og 2 fysiske/tilstedemøter. Videokonferanse har vært et godt alternativ. Det har spart oss for utgifter og reisetid. Styret har behandlet til sammen 166 saker. Årets motto har vært Takknemlighet og tjeneste, og med det ønsket å minne medlemmene om at vi alle har noe i vår personlige historie som vi kan være takknemlige for og som kan anspore oss til tjeneste for KFUK-KFUM og menighet. VEKST OG UTVIKLING En vesentlig del av årets arbeidsplan var knyttet til å gjennomføre distriktvise dagseminar under temaet Vekst og utvikling. Hensikten var å skape bevissthet omkring nødvendigheten av at den enkelte tar sin del av ansvaret for å utvikle Y s Men-bevegelsen i Norge. Regionens tjenesteleder for vekst og utvikling, Arild Engelstad, har ledet de fleste samlingene sammen med representant for regionstyret. Noen ganger har Arild eller ett av styremedlemmene vært alene om oppgaven. Distriktslederne har hatt ansvar for det praktiske, og vi har opplevd mye positiv og kreativ tenkning gjennom gruppearbeid og plenumsamtaler. Klubbene driver et godt tradisjonelt Y s Men s-arbeid, og støtten til KFUK-KFUM og menighet er betydelig. Vi hadde imidlertid håpet at disse seminarene skulle gi seg utslag i medlemsvekst og økning i antall klubber. Vi må dessverre konstatere at det motsatte har skjedd. Vi har mistet 4 klubber i løpet av dette arbeidsåret. Høy gjennomsnittsalder er den viktigste årsaken til at klubber legges ned. Medlemmene i disse klubbene hadde ikke lenger krefter til å være en tjenesteklubb. Regionstyret har drøftet problemstillinger knyttet til det å etablere spesielle fellesskap for eldre medlemmer, såkalte seniorklubber, som et aktuelt virkemiddel mot nedleggelse av klubber. Regionstyret har brukt den danske modellen som grunnlag for drøftingene. Der gis seniorklubbene fritak for å stille med ledere til lokale og regionale verv, delta på eksterne møte og nedsette faste utvalg. Det er ingenting i Region Norges lover som pålegger klubbene å utføre noe av det som de danske seniorklubbene fritas for. Regionstyret vil derfor ikke arbeide for å formalisere spesielle tiltak for denne medlemsgruppen. Derimot vil vi sterkt anmode klubbene om å legge forholdene til rette for medlemmer som har spesielle behov på grunn av høy alder. Vi må dessverre erkjenne at mange klubber ikke lenger er i stand til å bidra til medlemsvekst. Som følge av dette har vi nå satt fokus på rekruttering blant yngre mennesker. Vi vil utfordre dem til å tenke nytt om Y s Men. Fokusområdene er studenter, ledere og foreldre i K/M og K/M-speiderne. Hovedbudskapet er at vi trenger nye og yngre medlemmer for å kunne være en tjenestebevegelse for disse organisasjonene. Saksforelegg Sak 2.A Regionstyrets årsberetning 2015-16 Side 2
SAMARBEID Y s Men International (YMI), Region Norge har gjennom flere år hatt samarbeidsavtale med Norges KFUK-KFUM og Norges KFUK-KFUM-speidere. Hvert år har regionledelsen hatt samtaler med toppledelsen i de to samarbeidsorganisasjonene. Dette året har vi hatt fokus på nødvendigheten av å få drahjelp til å rekruttere nye medlemmer. Uten nye medlemmer vil vi snart ikke være i stand til å yte de tjenestene som de ønsker å få fra Y s Men. Vi har fått gjennomslag for at vi kan rekruttere blant medlemmene i disse organisasjonene. KFUK-KFUM-speiderne har definert Y s Men som en del av sitt voksenarbeid. Norges KFUK-KFUM har invitert oss inn som partnere i arbeidet med å etablere nye tiltak i Nord-Norge. DISTRIKT OG KLUBBER Styret har vært representert på alle distriktskonferansene. Det er stor forskjell på hvordan disse konferansene er lagt opp, noe som viser mangfoldet og forskjelligheten rundt om i landet. Representanten fra regionstyret har hatt innlegg på alle samlingene og blant annet snakket om neste års arbeidsplan. Regionleder var gjest ved markeringen av Ålesund Y`s Mens klubb sitt 50-årsjubileum 4. juni og Østenstad Y`s Mens klubb sitt 40-årsjubileum 18 mai. INTERNASJONALT Region Norge har vært representert ved alle de europeiske regionkonferansene: Regionsleder (RD) Svein Håvåg deltok på Sveriges konferanse i Örebro, Finland/Balticums konferanse i Tallinn og på Danmarks konferanse i Sønderborg. Viseregionleder (VRD) Egil Odd Halvorsen deltok på konferansen for Central South i Hamburg og på konferansen for Russland i Ekaterinburg. Regionleder (RD) Svein Håvåg har deltatt på to styremøter (høst og vår) i Area Europa (ACM). Neste regionleder (RDE) Svend B. Jacobsen har deltatt på ett styremøte (vår) i Area Europa (ACM) og på ledertrening for nye regionledere (høst). For å øke bevisstheten om at vi er en organisasjon og trenger kunnskap om hverandre gjennomføres det hvert år en samling for representanter for de forskjellige regionen. Denne går under navnet Region to Region-samling, eller R2R-samling. Her har Region Norge vært representert ved Sigve Hasseløy Clementsen fra Haugesund YMC. Henry Johannes Grindheim fra Østenstad YMC er valgt til IPE (Internasjonal President Elect). Svein Håvåg fra Haugesund YMC er valgt til APE (Area President Elect for Europa) og ICM (internasjonalt styremedlem). De tiltrer sine verv 1. juli 2016. OPPSUMMERING Y s Men er et godt «varemerke», og vi har mye å være stolt av. Uten innsatsen fra norske Y s Menklubber var det mange lag, foreninger og menigheter som ville manglet den ekstra dugnad- og finansielle støtten som de er avhengig av for å kunne drive et godt arbeid blant barn og unge. Gjennom klubber i Norge blir det også samlet inn betydelige beløp til støtte for utviklingstiltak i andre deler av verden. På denne måten viser vi solidaritet med dem vi kjenner i nærmiljøet og dem vi ikke kjenner i den store verden. Saksforelegg Sak 2.A Regionstyrets årsberetning 2015-16 Side 3
Vi tror at det er dette som er Y s Men sin styrke, at vi betyr noe for ande mennesker. Ja, at vår innsats faktisk kan utgjøre en forskjell til det bedre for mennesker som trenger vår støtte. Men vi skal ikke underslå betydningen av hva vi kan bety for hverandre i våre fellesskap. Når vi spør om hva det er som kjennetegner Y s Men, så er det det tjenende felleskapet som ofte nevnes. Og etter hvert som årene tynger er det viktig at det å ta vare på hverandre blir en del av tjenesten. Til slutt vil vi takke alle dere som på ulike måter bidrar til tjeneste i Y s Men og som snakker varmt om denne bevegelsen så ofte dere kan. Haugesund, 30.06.2016 Y s Men International, Region Norge Regionstyret 2015/2016 Svein Håvåg Svend B Jacobsen Anders Golin Glendrage Regionsleder (RD) Neste regionsleder (RDE) Forrige regionsleder (PRD) Egil Odd Halvorsen Viseregionsleder (VRD) Finn A. Pedersen Neste viseregionsleder (VRDE) Saksforelegg Sak 2.A Regionstyrets årsberetning 2015-16 Side 4
Sak 2.B - Rapport fra: Lov- og kontrollutvalget 2015/16 1 Rapporteringsperiode Denne rapporten dekker Lov- og kontrollutvalgets virksomhet fra juli 2015 mai 2016. 2 Lov- og kontrollutvalgets medlemmer og oppgaver Utvalgets oppnevning og oppgaver er angitt i lovens 7 og vedtekt 711. Medlemmer i denne perioden har vært: Astri Wessel, Tiller og Heimdal YMC (2013-17) Marit Torp, Kråkerøy mixed YMC (2014-18) Ivar Langen, Stokka YMC (2015-19) Utvalget har hatt ett fysisk møte jfr. vedtekt 711 og har ellers hatt kontakt elektronisk. På møtet 19.05.16 ble protokoll fra regionkonferansen og samtlige protokoller fra regionstyrets møter i tidsrommet august 2015 - april 2016 gjennomgått. 3 Oppfølging av Regionkonferansen 2015 Det vises til protokoll fra Regionkonferansen. Sak 2 Årsberetninger 2014-2015. Under sak 2c og 2d påpekes manglende årsrapporter. Lov- og kontrollutvalget har ikke registrert informasjon at disse rapporter er ettersendt. I følge vedtekt 322g skal distriktsleder sende rapport til regionleder om arbeidet i distriktet, og ifølge vedtekt 468d skal regionkonferansen behandle distriktsledernes og tjenesteledernes beretninger. Lov- og kontrollutvalget forventer at vedtektene 322g og 468d blir etterlevd og ber regionstyret om å etterlyse manglende årsrapporter for 2014-2015. Sak 3 Regnskap 2014-2015. I saksframlegget påpekes at regnskapet 2014-2015 kun omfatter 11 måneder på grunn av tidspunkt for regionkonferansen. Lov- og kontrollutvalget forventer at konsekvensene av dette kommer tydelig fram når regnskap 2015-2016 blir lagt fram til godkjenning. Sak 5 Budsjett 2015-2016. I følge vedtak i pkt 4 ba regionkonferansen regionstyret om å redusere omfanget av forpliktende bidrag til eksterne prosjekter og oppgaver, slik at disse holdes innenfor en akseptabel ramme. Lovog kontrollutvalget har ikke registrert at dette er fulgt opp. Sak 6 F Seniorklubber Lov- og kontrollutvalget kan ikke se at regionstyret har fulgt opp vedtaket del 2: Regionkonferansen forutsetter at regionstyret arbeider videre med å finne løsninger for de underliggende problemstillinger som forslaget om seniorklubber representerer. 4 Oppfølging av Regionstyrets protokoller Lov- og kontrollutvalget har gjennomgått protokollene for styremøtene 1-7. Lov- og kontrollutvalget vil gi regionstyret ros for ryddige og oversiktlige styrereferater. Særlig nyttig er oppsett med godkjent saksliste og hvem som er ansvarlig for de enkelte sakene. Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning 2015-16 Side 1
Lov- og kontrollutvalget har følgende bemerkninger: Sak 29, 41 og 56.E Regnskap regionkonferansen 2015. Det vises til at ca kr 10.000 er avskrevet grunnet mangelfull betaling og ikke fremmøtte deltakere. Lov- og kontrollkomiteen mener avskrivinger bør unngås i slike sammenhenger og oppfordrer regionstyret til å arbeide med å bedre rutinene for betaling på konferanser, jfr vedtekter 466-467. Sak 64 Direktemedlem (Member at large) I saken vises til lovens 2.5 og søknaden innvilges. Lov- og kontrollutvalget er usikker på om praktisering/ tolkning av lovens 2.5 er i tråd med intensjonene i lovteksten. Lov- og kontrollutvalget antar at grunnen til at både regionstyret og den internasjonale generalsekretæren skal godkjenne søknaden om å bli direktemedlem er at tilhørighet i klubb skal være det vanlige selv om man bor i annen kommune enn nærmeste klubb. Sak 78 Regionstyrets sammensetning (ref sak 60/15-16) Lov- og kontrollutvalget kan ikke se at lovforslagene til endring av 4 følger opp styrets vedtak i sak 78 om at VRDE utgår fra 01.07 2017 og VRD utgår fra 01.07.2018 Sak 84 Medlemshåndboka 2016/17. Lov- og kontrollutvalget har merket seg at Medlemshåndboka de siste årene har mindre informasjon og at det i større og større grad henvises til informasjon på internett. Lov- og kontrollutvalget oppfordrer tillitsvalgte til å drøfte denne utviklinga og hvordan medlemmer som ikke behersker internett skal gis informasjon. 5 Regnskap og budsjett Regionkasserer har meldt regionstyret at prognosen for regnskap 2015-2016 viser et lite overskudd, jfr. sak 126. Lov- og kontrollkomiteen oppfatter derfor at økonomistyringa er god. Det vises til 4.5. Lov- og kontrollutvalget vil ettersende kommentarer til dette når arbeidsplan og budsjett er mottatt. 6 Lovendringer 1. Vedtekter for distriktene. Lov- og kontrollutvalget har mottatt forslag til vedtekter for distriktene. Forslaget støttes. 2. Lovendringsforslag fra regionstyret jfr. sak 125 og forslag datert 03.05.16 (se punkt 9 - Lov- og kontrollutvalget tillegg til rapport datert 01.06 2016 6.1 Lov og kontrollutvalget har mottatt arbeidsplan for 2016-17 Utvalget har følgende kommentar: Utfordring 1. Vi har merket oss at regionstyret ønsker flere klubbmodeller- også klubber knyttet til hobbyaktiviteter. Det vises til lovens 2.2.Hovedoppgaver for Regionens klubber er. Hverken denne eller andre paragrafer i loven omhandler hobbyaktiviteter. Lov- og kontrollutvalget oppfordrer regionstyret til å klargjøre overfor Regionkonferansen hensikten med dette forslaget og hvordan slike klubber kan etterleve dagens lover og vedtekter, inkludert 2.2. Utfordring 4. Vi har merket oss at medlemsbladet kun skal være tilgjengelig på hjemmesida. Det vises til tidligere kommentarer om dette der det er vist til at mange medlemmer ikke kompetanse og tilgang til Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning 2015-16 Side 2
internett. Lov- og kontrollutvalget viser til vedtekt 422 l, og ber Regionkonferansen vurdere hvordan alle medlemmer kan bli gitt informasjon i nødvendig og hensiktsmessig grad. Utfordring 5. Vi har merket oss formuleringen: «Det er også utfordrende at ledere byttes ut hvert år». Lov- og kontrollutvalget vil presisere at det bærende prinsipp i hele organisasjonen er rullering av verv i 3- årsperioder. Slik har makt blitt fordelt, og mange fått opplæring i organisasjon og ledelse. Denne praksis bør kun fravikes i spesielle tilfeller. 6.2 Budsjett 2016-2017 Lov- og kontrollutvalget har ingen generelle kommentarer. Men vi vil oppfordre regionstyret til å spesifisere hva prosjektmidlene skal brukes til i fremtidige budsjetter. Vinjeøra 25.06.2016 Astri Wessel Marit Torp Ivar Langen leder 3. Lovforslag, datert 03.05.16). Lov- og kontrollutvalget har følgende kommentar: Lov- og kontrollutvalget avviser forslag til ny vedtekt 244. Begrunnelse: Klubbdemokratiet er generelt et gode, og det er ikke ønskelig at et mindretall skal ha en slags vetorett. Lov- og kontrollutvalget støtter endring av 2.5. Lov- og kontrollutvalget har følgende endringsforslag til ny vedtekt 251: «Direktemedlemmer skal inviteres til distriktsråd, distriktskonferanser og regionkonferanser med talerett.» Begrunnelse: Det er viktig at direktemedlemmer får rettigheter i organisasjonen, men de bør ikke ha rettigheter på samme linje som klubbene. Lov- og kontrollutvalget avviser forslag til ny vedtekt 252. Lov- og kontrollutvalget har følgende endringsforslag til ny vedtekt 323: Pkt b. «Søknad sendes regionstyret godkjenning av distriktets vedtekter» Følgende strykes: «Regionstyret vil informere om de formelle krav som vil settes til en slik etablering» Begrunnelse: Regionstyret skal ha kompetanse og myndighet til å vurdere vedtektene Lov- og kontrollutvalget støtter forslagene til endring av 4 Lov- og kontrollutvalget støtter endring av 5 Lov- og kontrollutvalget støtter endring av 6 Lov- og kontrollutvalget har følgende endringsforslag til vedtekt 711.8: «Utvalget skal ha ett fysisk møte pr. år. Andre møter kan avholdes elektronisk. Utgifter til møtene dekkes av regionen» Begrunnelse: Lov- og kontrollutvalget står ansvarlig overfor regionkonferansen og mener derfor at det ikke er hensiktsmessig å avlevere løpende referater til regionstyret fra de elektroniske møtene i løpet av et arbeidsår. 7 Annet Lov- og kontrollutvalget har sendt uttalelse til regionstyret om disse sakene: 1. Uttalelse om distriktsgrenser og distriktenes økonomi, datert 01.02.16. Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning 2015-16 Side 3
2. Vurdering om det nye internasjonale medlemsregisteret kommer i konflikt med norsk lovgivning om personregister, datert 03.02.16. Vinjeøra 01.06. 2016 Astri Wessel Marit Torp Ivar Langen leder 8 Lov- og kontrollutvalget tillegg til rapport datert 01.06 2016 8.1 Lov og kontrollutvalget har mottatt arbeidsplan for 2016-17 Utvalget har følgende kommentar: Utfordring 1. Vi har merket oss at regionstyret ønsker flere klubbmodeller- også klubber knyttet til hobbyaktiviteter. Det vises til lovens 2.2.Hovedoppgaver for Regionens klubber er. Hverken denne eller andre paragrafer i loven omhandler hobbyaktiviteter. Lov- og kontrollutvalget oppfordrer regionstyret til å klargjøre overfor Regionkonferansen hensikten med dette forslaget og hvordan slike klubber kan etterleve dagens lover og vedtekter, inkludert 2.2. Utfordring 4. Vi har merket oss at medlemsbladet kun skal være tilgjengelig på hjemmesida. Det vises til tidligere kommentarer om dette der det er vist til at mange medlemmer ikke kompetanse og tilgang til internett. Lov- og kontrollutvalget viser til vedtekt 422 l, og ber Regionkonferansen vurdere hvordan alle medlemmer kan bli gitt informasjon i nødvendig og hensiktsmessig grad. Utfordring 5. Vi har merket oss formuleringen: «Det er også utfordrende at ledere byttes ut hvert år». Lov- og kontrollutvalget vil presisere at det bærende prinsipp i hele organisasjonen er rullering av verv i 3- årsperioder. Slik har makt blitt fordelt, og mange fått opplæring i organisasjon og ledelse. Denne praksis bør kun fravikes i spesielle tilfeller. 8.2 Budsjett 2016-2017 Lov- og kontrollutvalget har ingen generelle kommentarer. Men vi vil oppfordre regionstyret til å spesifisere hva prosjektmidlene skal brukes til i fremtidige budsjetter. Vinjeøra 25.06.2016 Astri Wessel Marit Torp Ivar Langen leder 9 Lovforslag, datert 03.05.16 Paragraf/ Forslag til endring Vedtekt 2 Organisasjon 244 Ny vedtekt 244: «Nedleggelse av klubber: Begrunnelse Det er ikke ønskelig at et flertall alene styrer om en klubb skal avvikles hvis det fortsatt er Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning 2015-16 Side 4
Paragraf/ Vedtekt Forslag til endring Hvis et flertall av medlemmene ønsker å avvikle klubben, kan dette ikke skje hvis minst 3 medlemmer ønsker å fortsette klubbens virksomhet. 2.5 Fra: «. kan vedkommende gjennom sin klubb søke regionstyret om å bli direktemedlem.» Til: «. kan vedkommende søke regionstyret om å bli direktemedlem.» 251 Ny vedtekt 251: «Direktemedlemmer skal inviteres til distriktsråd, distriktskonferanser og regionskonferanser på samme måte som klubbene». 252 Ny vedtekt 252: «Direktemedlemmer har stemmerett på konferanser nevnt i vedtekt 251. Direktemedlemmer får en stemme for hver påbegynt fremmøtt 5 direktemedlemmer. Hvis flere direktemedlemmer er tilstede på samme konferanse, må direktemedlemmene selv velge hvem som skal inneha stemmeretten». 3 Distrikter 323 Ny vedtekt 323: «Distriktets økonomi: Et distrikt kan opprette sin egen økonomi, under følgende forutsetninger: a) Vedtak på distriktskonferansen b) Søknad til regionstyret c) Opprettelse av en juridisk enhet i Brønnøysundregisteret. Regionstyret vil informere om de formelle krav som vil settes til en slik etablering». 4 Ledelse av regionen 4.2 Fra: «Kommende regionsleder (RDEE) har møterett, men ikke stemmerett i regionstyret». Til: «Når kommende regionsleder (RDEE) er valgt, tiltrår denne som medlem av regionstyret». Begrunnelse medlemmer i klubben som ønsker å fortsette klubben arbeid. Det naturlige vil være at man melder seg ut av klubben hvis man ikke vil fortsette. Det er vanskelig å se at ett direktemedlem kan søke gjennom en klubb. Det bør påpekes at man har en gruppe personer spredt over flere distrikt, som per dato, har forpliktelser, men ingen rettigheter i organisasjonen. For at direktemedlemmene kan få inflyelse i organisasjonen, innvilges disse samme stemmetall som om de utgjør sin egen klubb, men basert på fremmøtte direktemedlemmer, ikke det totale antall direktemedlemmer. Flere dstrikt ønsker å skape sin egen økonomi. Dette krever en formell registrering av distriktet som juridisk enhet. Regionstyret har vedtatt en mal for vedtekter for distrikter i Regionen som skal tilfredsstilles. Så snart det er valgt en RDEE er det ingen grunn til å holde denne utenfor arbeidet i regionstyret, ref vedtekt 422.i. Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning 2015-16 Side 5
Paragraf/ Vedtekt Forslag til endring 422.i Punkt i strykes. Punkt j blir i og punkt k blir j. 421 Fra: «Viseregionsleder er regionsleders stedfortreder.» Til: «Neste regionsleder (RDE) er regionsleders stedfortreder.» 4.5 Fra: «. blir sendt klubbene før 1. mars.» Til: «. blir sendt klubbene før 1. mai.» 4.6 Frist for å sende saker som ønskes behandlet på regionskonferansen endres Fra: «30. april». Til: «1. mai». 5 Representasjon Valg - Votering 5.1.B.b Fra: «Distriktsledere» Til: «Distriktstyret» 511 Fra: «Senest en uke før regionskonferansen..» Til: «Senest to uker før regionskonferansen..» 6 Valgkomite 6.1 Fra: «Valget gjelder for ett år, men mulighet for gjenvalg (maks 3 års funksjonstid)» Til: «Valget gjelder for to år, med mulighet for gjenvalg (maks 4 års funksjonstid). Første gang velges ett medlem for ett år.» 612.e Fra: «Valgkomiteen skal også foreslå 2 kandidater til neste års valgkomite». Til: «Valgkomiteen skal også foreslå en kandidat til neste års valgkomite» 7 Lov- og kontrollutvalget 711.8 Fra: «Utvalget skal ha 1 ett-møte per år, fortrinnsvis i vinterhalvåret. Utgiftene til møtet dekkes av regionen». Begrunnelse Siden RDEE inngår i styret bør denne presiseringen utgå. Kun aktuelt hvis 4.2 blir vedtatt. Dette er vanlig praksis internasjonalt. Dessuten er viseregionsleder utpekt, mens neste regionsleder er valg av regionskonferansen Arbeidsplan og budsjett ferdigstilles etter vårens ACM-møte (mars) og presenteres på distriktskonferansene (mars/april). Det er derfor naturlig å ta hensyn til innspill fra klubbene før dokumentene ferdigstilles. Det er ønskelig å redusere antall forskjellige frister. Regionskonferansen i 2015 vedtok at Distriktsleder, PDG og DGE skal ha stemmerett. Dette er ved en feiltakelse lagt inn som kun Distriktsleder. I tråd med språklig praksis foreslår følgende justering. Distriktstyret er definert i vedtekt 321. Regionskonferansen i 2015 vedtok to uker. Dette er ved en feiltakelse lagt inn som en uke. Fristen for å melde på deltakere utløper vanligvis 2 måneder før konferansen. Det kan derfor ikke være noe problem å sende inn fullmaktskjema to uker før. Det er ønskelig at ikke alle i valgkomiteen byttes ut hvert år. Derfor er det nødvendig med en presisering av valgperiode. Det settes også en begrensning på 4 år i valgkomiteen. Teksten er tilpasset at valget skjer for 2 år og man bytter ut ett medlem per år. Det kan være ønskelig at utvalget har mer enn ett møte per år. For å redusere ressursbruken (tid og penger), kan det være naturlig at noen møter gjennomføres Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning 2015-16 Side 6
Paragraf/ Vedtekt Forslag til endring Til: «Utvalget skal minst ha ett møte per år. Ett møte per år kan være fysisk, mens andre møter avholdes på Skype e.l. Det skal føres referat fra hvert møte. Eventuelle utgifter til møtene dekkes av regionen». Begrunnelse «elektronisk», men at det likevel er åpning for ett fysisk møte per år. Punktene i denne vedtekten endres til a, b, c osv istedenfor 1, 2, 3 osv. Saksforelegg Sak 2.B Lov- og kontrollutvalgets årsberetning 2015-16 Side 7