Vedlegg 1: Forslag til policy for utstyr og programvare ved SV versjon 24.04.2012

Vedlegg 1: Forslag til policy for utstyr og programvare ved SV versjon 24.04.2012 1 Innledning... 3 2 Forskningsprosjekter... 3 2.10 Spørreskjema... 3 3 Policy for utstyr... 3 3.1 Utstyr... 3 3.2 Opphør av arbeidsforhold... 4 3.3 Utlån... 4 3.4 Sikkerhetskopi... 4 3.5 Emeriti... 4 3.6 Erstatningskjøp... 5 3.7 Driftsansvar... 5 3.8 Sikker datalagring... 5 3.9 Sikkerhet... 5 3.10 Finansieringsformer og kjøp av utstyr... 5 3.10.1 Utbyttings- og vedlikeholdsplaner... 6 3.11 UiOs felles innkjøpsrunder ved kjøp av Windowsbasert PC... 6 3.11.1 Detaljerte retningslinjer for anskaffelse og drift av utstyr:... 6 3.11.2 Utstyr som ikke støttes:... 8 4 Policy programvare... 8 4.10 Valg av operativsystem... 8 4.10.1 Administrativt ansatte... 9 4.10.2 Vitenskapelig ansatte og stipendiater... 9 4.11 Installasjon... 9 4.12 UiOs driftsnivåer... 9 5 Kategorisering av programmer... 10 5.10 Basisprogrammer... 10 5.10.1 Bruk av tjenermaskin (server)... 11 5.11 Publiseringsløsninger... 11 6 Spesielt for PC-stuer, kursrom, seminarrom og auditorier... 11 6.10 Undervisningshjelp knyttet til emneundervisning... 11 1

6.11 Opplæring i bruk av utstyr/maskinvare i seminarrom og auditorier... 11 6.12 AV-tjenester... 11 6.12.1 Podcast og opptaksutstyr... 12 6.13 Formater... 12 6.14 Stemmegivningssystemer... 12 6.15 IT-tjenester... 13 7 Trådbundet nett... 13 8 Trådløst nett... 13 9 Telefoni... 14 10 IT/AV-råd... 14 11 Universal utforming og individuell tilrettelegging.... 14 12 Video- og auditorieopptak... 14 12.10 Video- og auditorieopptak spesielt for PSI... 14 13 Flyttbare lydanlegg... 15 14 Dokumentbehandling/grafisk arbeid... 15 15 Videokonferansesystemer... 15 15.10.1 Store videokonferanser:... 15 15.10.2 Mellomstore konferanser:... 15 15.10.3 Små konferanser:... 15 2

1 Innledning I denne omgang har vi tatt med det vi har ansett for å være de mest sentrale policyene for utstyr og programvare. På sikt må det lages mer detaljerte arbeids- og rutinehåndbøker for utstyr og programvare. Dette vil imidlertid ikke være et statisk dokument, men noe som endres «i takt med tiden». Dokumentet gjenspeiler at vi har hatt begrenset med tid, og det er derfor mye vi ikke har diskutert. Det er viktig at vi får på plass mer konkrete ressurs- og arbeidsrutiner - spesielt knyttet til forsknings- IT i arbeidet med en ny organisering. Lokal-IT/AV vil være behjelpelig med å bistå forskerne innenfor rammen av UiOs IT-reglement og sikkerhetshåndbok. Fortrinnsvis skal UiOs sentrale driftsløsninger, avtaler, tjenester og infrastruktur brukes. Dersom ikke en forsker kan benytte eksisterende løsninger, skal Lokal-IT/AV formidle behovet for nye løsninger og/eller om mulig etablere nødvendig løsning lokalt. Det har blitt uttrykt bekymring for at en for steng policy kan føre til at det etableres en IT-tjeneste ved siden av dagens lokale IT som i prinsippet utfører de samme oppgavene, men som får andre betingelser og et annet sett med regler med begrunnelsen at det dreier seg om IT-støtte til forskning. Dette er en trend vi allerede har hatt en viss føling med og som vi må unngå på lokalt plan. På AV-siden går gruppen inn for at Universitetet i Oslo lager en mest mulig felles, ensartet standard for utstyr til undervisningsrom og en felles standard for den grafiske og funksjonsmessige delen av styringssystemene. UiO har ikke noen turnus på IT eller AV-siden. Det betyr at det ikke foreligger noen garanti for tjenester ut over det som kan ytes innenfor normal arbeidstid. Dette gjelder også sentrale tjenester som nett, telefoni, server ol. 2 Forskningsprosjekter Lokal-IT/AV må involveres i kartlegging av behov og budsjettering av prosjekter. Maskinvare og programvare som trengs for å gjennomføre prosjektet skal så godt som mulig kartlegges i søknadsprosessen til et prosjekt. I forbindelse med planleggingen av et forskningsprosjekt skal det skisseres et driftsopplegg, og det skal lages en utbyttingsplan for maskinparken dersom prosjektets lengde krever det. Programvare oppdateres slik beskrevet i kapitlet under programvare. 2.10 Spørreskjema Sentralt i mange forskningsprosjekter ved fakultetet er valg av spørreskjema og hjelp til å sette opp dette. Lokal-IT kan bistå her enten ved direkte hjelp eller ved å formidle behovet videre til VDgruppa - gruppe for vitenskapelig databehandling - ved Usit. I den grad det er mulig anbefales UiOs nettskjema, men ved behov vil for eksempel Questback være en aktuell løsning 3 Policy for utstyr 3.1 Utstyr Lokal-IT kjøper inn og drifter utstyr som eies av UiO og som 3

er innenfor utstyrets levetid som samsvarer med garanti og serviceperioden (per desember 2012 er dette for stasjonære maskiner 4 år, bærbare maskiner 3 år og mobile enheter 2 år) benytter fakultetets forhåndsdefinerte standard operativsystemer er innenfor rammen av antall enheter en person kan disponere 3.2 Opphør av arbeidsforhold Når en person slutter skal alt av utstyr leveres tilbake til arbeidsgiver. Lokal-IT/AV skal ha en felles database med oversikt over alt utstyr en person disponerer. 3.3 Utlån Fakultetet skal ha en standard avtale som skal skrives under ved lån av utstyr. Dette gjelder alt utstyr, uten unntak. Det kan være diktafoner som lånes ut over kort tid til studenter, men også utstyr som lånes ut over lengre perioder som bærbare maskiner, mobiltelefoner etc. Blant annet låner AV-ansvarlige ut AV-utstyr som projektorer, videokameraer, mikrofoner, diktafoner, kamerastativer og fotoapparat til forskning og undervisning. Alt utstyr som kjøpes inn er å anse som UiOs eiendom og skal tilbakekalles når låneperioden er over.. Maskiner som ikke lenger kan brukes i ordinær drift renses for programvare og behandles som spesialavfall. Begrunnelsen for dette er at vi er ansvarlige for at UiOs lisenser ikke kommer på avveie og at det ikke skal være mulig å hente ut eventuelle data som ligger eller har ligget på harddisken (sikker sletting av sensitive data). Til dette formålet kan PSIs degausser 1 og utstyr for sletting av optisk medium benyttes. 3.4 Sikkerhetskopi Ansatte og studenter ved UiO har selv ansvar for å lagre datafiler og andre dokumenter på forsvarlig vis, dette inkluderer det å ta sikkerhetskopi. Jfr. Sikkerhetshåndboken 3.2. «En bruker plikter selv å treffe de tiltak som er nødvendig for at tap av egne data, programmer eller lignende skal få minst mulig følger gjennom sikkerhetskopiering, forsvarlig oppbevaring av media, bruk av anbefalte rutiner vedrørende nettet og utnytting av de beskyttelsesmekanismer som finnes (for eksempel «filbeskyttelseskoder»). Lokal-IT feilsøker ikke, og vi har heller ikke noe ansvar for å ta sikkerhetskopi av maskiner eller mobile enheter. Dette gjelder også før en eventuell reinstallasjon. 3.5 Emeriti Når det gjelder emeriti har enhetene forskjellige retningslinjer. Mange i denne gruppen produserer mye og har stor verdi for UiO. Samtidig har de ikke like store muligheter som tidligere for å skaffe egne midler. Enkelte enheter har som kutyme å kjøpe utstyr til emeriti slik at de kan benytte hjemmekontor, mens andre har som policy at emeriti benytter felleskontorer med tilhørende utstyr og ikke har krav på noe mer. 1 Degausser: Apparat for avmagnetisering av harddisker slik at informasjonen på harddisken slettes fullstendig. Disken kan ikke gjenbrukes. 4

IT-budsjettene er desentraliserte og det er den enkelte enhet som legger «kontorkabalen». Gruppen anbefaler derfor at dagens ordning med differensiert praksis opprettholdes, men at vi har en målsetning om å innføre lik praksis ved fakultetet. 3.6 Erstatningskjøp UiO er selvassurandør, og en ordinær hjemforsikring vil normalt ikke dekke stjålet, ødelagt eller mistet utstyr som er lånt fra UiO. I slike tilfeller må en regne utstyret som tapt, og retningslinjene for erstatningskjøp vil være de samme som for nykjøp. 3.7 Driftsansvar Alt utstyr vi kjøper skal ha et driftsregime. Regimeplanen må godkjennes av lokal-it/av i samarbeide med andre sentrale avdelinger. Dette kan for eksempel være UIO-Cert gruppen for håndtering av IT-sikkerhet ved Universitetet i Oslo. 3.8 Sikker datalagring Håndtering av sikker datalagring og organisering av arbeidet for å tilby ansatte sikker datalagring av forskningsdata inklusiv sensitive data er under utarbeidelse, og vil innarbeides i ny versjon av dette policy-dokumentet. I tillegg til at fakultetet har et uttalt behov for lagring av sensitive forskningsdata ser vi at en del prosjekter hvor det søkes om midler inneholder krav til datalagring. Eksterne harddisker egner seg ikke som lagringsmedium etter som de lett kan gå tapt. Det er derfor viktig at vi har alternative løsninger, og at vi lager gode interne retningslinjer for hvordan den type data skal håndteres. UiO har et prøveprosjekt for lagring av sensitive forskningsdata (TSD 2.0). Prosjektet har som mål å tilby tjenester til andre miljøer enn de som i dag er i piloten primo 2013. I tillegg har PSI i dag lokal server for lagring av data for mindre forskningsprosjekter. Lokal IT kan her være et bindeledd mellom Usit som tilbyr tjenesten og den enkelte forsker. 3.9 Sikkerhet Fakultetet vil til enhver tid bestrebe seg på å følge de retningslinjer som gjelder for UiO. Lokal IT/AV plikter å holde seg orientert om de bestemmelsene og retningslinjene som finnes i UiOs ITsikkerhetshåndbok og annet relevant regelverk. Sikkerhetshåndboken er tilgjengelig på nett. På bakgrunn av gjeldende regler vil lokal-it/av lage egne driftsrutiner. Som et utvalg av områder hvor fakultetet vil lage interne retningslinjer kan nevnes: BIOS, Firmwarepassord, rutiner for bruk av maskin uten at bruker er logget inn som administrator, lagring og bruk av fellesdisker og fellesområder, sikker lagring, håndtering av eksterne lagringsmedier, bl.a. kryptering, rutiner for bruk av mobile enheter, behandling av personopplysninger, rutiner for tap av utstyr, mm. Samtlige arbeids- og driftsrutiner skal gjennomgås og kontrolleres minst en gang i året tentativt innen 1. mars. 3.10 Finansieringsformer og kjøp av utstyr Datautstyr skal kjøpes inn i samarbeid med lokal-it. AV-utstyr kjøpes inn i samarbeid med lokal-av. 5

3.10.1 Utbyttings- og vedlikeholdsplaner Alle enheter skal ha en utbyttingsplan som grunnlag for budsjetteringsplanleggingen. Utbyttingsplanen gjenspeiler utstyrets levetid som er lik garanti/vedlikeholdsperioden. Dette gjelder alt utstyr uavhengig av finansieringsform. Ordinære driftsmidler (IT, Lab og AV-budsjettet) Basis ligger innenfor dette budsjettet. Hver arbeidsplass skal være utstyrt med en telefon og en PC tilknyttet fastnettet. Personlige midler og prosjektmidler (EU, NFR) Under dette begrepet samles: Personlige driftsmidler (vitenskapelig ansatte og postdoktorer), stimuleringsmidler, småforsk, EU, NFR- og incentivmidler. I tillegg inkluderer dette eksterntfinansierte professor II-stillinger som kan ha med midler fra andre steder. 3.11 UiOs felles innkjøpsrunder ved kjøp av Windowsbasert PC For å presse prisene ned, gjennomfører UiO et minianbud to ganger i året. Vanligvis i mai/juni og november/desember. Fakultetets politikk er at vi benytter UiOs felleskjøp og at det i begrenset grad kjøpes utstyr utenom disse periodene. Pris vil være et viktig moment for hva slags maskiner som skal kjøpes. Det betyr at forventede nyansettelser må inn i utbyttingsplanen og at fakultetets innkjøpspolitikk må formidles og være klart for alle ansatte. 3.11.1 Støttede modeller Selv om leverandørene UiO har avtale med har et stort utvalg av produkter å tilby, er det bare en begrenset andel av dette som kan handles inn ved UiO. Dette er nødvendig for å kunne automatisere installasjon og drift av utstyret. Hvis en som privatperson går i butikken og kjøper to «like» maskiner har ikke disse maskinene nødvendigvis samme type skjermkort eller samme type harddisk. For den enkelte er dette uvesentlig så lenge kvaliteten er den samme, men for UiOs automatiserte rutiner vil en liten endring av maskinens komponenter få store konsekvenser. Installasjonsrutinene vil for eksempel kunne stoppe fordi skjermkortet krevde en annen driver enn den som er tilgjengelig. Med tanke på antall maskiner som eies og driftes av UiO ville det bli uholdbart. Uansett finansieringsform er alle midler som kommer inn til UiO å betrakte som UiOs eiendom.. 3.11.1 Detaljerte retningslinjer for anskaffelse og drift av utstyr: Lokal-IT må ha tilgang til utstyr som skal driftes/testes. Spesielt for Arena: Alt utstyr går over Arenas driftsmidler og må søkes om. Type utstyr: Policy: Finansieringsformer: Basisutstyr: Som utgangspunkt skal alle arbeidsplasser ha en stasjonær maskin, men instituttenes egenart gjør at det ikke er aktuelt å ha en felles regel for alle. Dette går på enhetens ordinære IT-budsjett. Maskiner kjøpes inn på UiOs felleskjøp 2 ganger i året. Vi knytter maskinenes levetid opp mot 6

Reparasjon Tilleggsmaskin/- nettbrett Mobiltelefon Bredbåndsabonne ment garantitiden. (Stasjonære maskiner 4 år, bærbare maskiner 3 år og mobile enheter 2 år). Dagens praksis videreføres. Ansattgrupper med forskjellige behov: Emeriti Stipendiater Administrasjonen Vitenskapelig ansatte Reparasjon av utstyr tas av samme budsjett som kjøp av utstyr. I tillegg til basisutstyret åpnes det opp for kjøp av to enheter per person 2. Det kan være stasjonær, bærbar eller nettbrett. Utstyr til spesielle forskningsbehov styres av forskningsleder (For PSI vil dette være PSIs labutvalg). Nettbrett: Forventet levetid er 2 år. Kjøp av programvare blir ikke refundert. Mobiltelefon og mobilabonnement behandles separat. Private telefoner og abonnement støttes ikke. Kontrakt om bruk av abonnement skal skrives under før telefonen leveres ut. Telefon og abonnement dekkes for følgende grupper: Dekanat Instituttleder Kontorsjefer Fakultetsledelsen Fagledere IT-ansvarlige Andre med spesielle behov, definert av fakultetsledelsen, instituttledelsen eller dekanatet. Kontrakt om bruk av abonnement skal skrives under før bredbånd bestilles. Det gjøres oppmerksom på at lokal IT ikke foretar hjemmebesøk. Bredbåndsabonnement kan dekkes for følgende grupper: Dekanat Instituttleder Kontorsjefer Fakultetsledelsen Fagledere IT-ansvarlige Personlige midler/prosjektmidler. For administrative oppgaver kan det være aktuelt å benytte Basis. Dekkes over enhetens drifts-/prosjektmidler Drifts-/prosjektmidler 2 Med uttrykket «per person» menes at en vitenskapelig ansatt med prosjektmidler også kan utstyre stipendiater med en ekstra maskin. 7

Foto- og videoapparat Skanner, lokal skriver Eksterne lagringsmedier/ hard-disker/ USBminnepinner CD/DVD/USBminnepenn Lydopptaker/- diktafon Andre med spesielle behov, definert av fakultetsledelsen, instituttledelsen eller dekanatet. Kjøpes etter en vurdering av behovet. AVansvarlige ved fakultetet har utlånsordning. På kontoret benyttes felles skannere og multifunksjonsskrivere. Det tillates i utgangspunktet ikke kjøp av skanner/skriver til den enkeltes kontor. (Unntak kan gjøres ved behov for universell utforming eller for personer som skriver ut spesielt mye sensitivt materiale). Ved innkjøp av skanner/skriver til hjemmekontor, vil også fremtidige utgifter til toner/blekkpatroner og annen rekvisita belastes den enkeltes midler. Kjøp og bruk av eksterne lagringsmedier betinger at en har kontroll på at sikkerheten overholdes. Regnes som ordinær rekvisita. Også dette er eksterne lagringsmedier, og ivaretakelse av sikkerheten gjelder på lik linje med andre eksterne lagringsmedier. SV-info og ekspedisjonen ved PSI låner diktafoner ut til studenter. Lokal-AV låner ut til ansatte. Lydopptakere og diktafoner kan lånes ut fast over lang tid eller for kortere perioder. Personlige midler/prosjektmidler. Personlige midler/prosjektmidler. Personlige midler/prosjektmidler. Basis driftsbudsjett Unntaket: PSI, hvor DVDer også kjøpes på prosjektmidler. Personlige midler/prosjektmidler, ordinære driftsmidler 3.11.2 Utstyr som ikke støttes: Privat utstyr ipod ol Lokal IT støtter ikke noen type utstyr som er ikke er kjøpt inn av lokalt IT og eies av UiO. Regnes som privat, og godtas ikke som erstatning for diktafon. Privat Privat 4 Policy programvare Programvare som UiO har avtale på skal så langt som mulig benyttes. Unntak kan tenkes når dataene leveres på spesielle filformater eller når forskeren har et utstrakt samarbeid med eksterne partnere. Dersom ingen sentral UiO-avtale finnes for et program, skal lokal-it sammen med USIT se på mulighetene for at en sentral avtale kan komme på plass. Er en sentral avtale ikke mulig, skal Lokal-IT sammen utnytte eventuelle muligheter for volumrabatter. 4.10 Valg av operativsystem For å få til en effektiv driftsrutine må fakultetet begrense antall versjoner av operativsystemer som til enhver tid kan benyttes. Etter som valg av operativsystem i en del tilfeller kan ha betydelige økonomiske konsekvenser vil vi ha en målsetning om å varsle utfasing av en versjon i forkant av budsjettperioden. I enkelte tilfeller kan det være nødvendig å forta utfasinger på kortere varsel av sikkerhetsmessige hensyn. 8

4.10.1 Administrativt ansatte Et sentralt skriv sier at administrative systemer kun blir tilpasset Windows. Av den grunn ønsker vi ikke å åpne for kjøp eller bruk av Mac eller Linux som verktøy for administrasjonen. 4.10.2 Vitenskapelig ansatte og stipendiater Stasjonære maskiner: For stasjonære maskiner tillates kun Windows-baserte PCer. Unntak kan gjøres for enkelte ut i fra en individuell behovsvurdering. Behovet må spesifiseres, og det må foretas en ressursavveining i hvert enkelt tilfelle. (For enkelte bruk av programmer for virtualisering være tilstrekkelig). Det installeres ikke Windows operativsystem på Mac. Bruk av «dual-boot» er heller ikke tillatt. Bærbare maskiner: Windows og Mac likestilles, men for Mac med betingelser om programvarebegrensninger. Dette må gjøres kjent for den enkelte ved tilbud om bærbar maskin. En del av fakultetets basis-programvare er ikke tilgjengelig for Mac. I tillegg blir en del av den programvaren som er tilgjengelig for Mac uforholdsmessig dyr. Mac skal kjøpes med 3 års Apple-care-avtale og onsite service. Dette gjør Mac dyrere i innkjøp, og det er fremdeles problemer med oppkobling av hjemmeområde utenfor UiO og utskrift over trådløst. Bruk av Linux som operativsystem er begrenset til spesielle behov i forskningen. Dette må avklares i hvert enkelt tilfelle, og forutsetter avtale om drift i hele enhetens levetid. Det er viktig å merke seg at når gruppen åpner opp for bruk av flere OS må det gjenspeiles i ressurser. En person kan ikke ha kompetanse på alle plattformer, og det blir et betydelig merarbeid å ha brukerstøtte på og eventuelt drifte et OS en ikke daglig er i kontakt med. 4.11 Installasjon For installasjon av programvare skal fortrinnsvis UiOs rammeverk for programvare benyttes. Dersom mange nok benytter et program vil Lokal-IT forutsatt at det er hensiktsmessig og mulig lage tilpassede installasjonspakker om ikke slik pakke lages sentralt. 4.12 UiOs driftsnivåer UiO opererer med 4 driftsnivåer. Hvilket driftsnivå en programpakke tilhører kan ha konsekvenser for om en programpakke blir akseptert kjøpt inn/brukt og i hvilken sammenheng. Innstillinger Lokal Policy Driftsnivå 0: Programmer som skal være på alle maskiner. Installeres og oppdateres automatisk. Styres sentralt. Dette dreier som om sentrale programmer som antivirus, program for kryptert kommunikasjon, epost, tekstbehandler etc. Fakultetet har ikke egen policy. Manuell installasjon ikke tillatt. Driftsnivå 1: Programmer som blir sentralt vedlikeholdt. Styres sentralt. På dette driftsnivået finner vi programmer av alle Fakultetet har ikke egen policy. Manuell installasjon ikke tillatt. Lisensbetingelser skal 9

lisenstyper. overholdes. Driftsnivå 2: Programmer som blir lokalt vedlikeholdt. Styres lokalt. På dette driftsnivået finner vi programmer av alle lisenstyper. Manuell installasjon ikke tillatt. Lisensbetingelser skal overholdes. Driftsnivå 3: Manuell installasjon og vedlikehold på grunn av liten utbredelse, eller manglende kompabilitet med løsninger for automatisert installasjon. Fakultetet ønsker så få av denne type programmer som mulig. Godkjenning/avslag gjøres i egen rt-kø som er betjent av sikkerhetssjef/uio-cert/sas- LIPK. Køen får egne rutinebeskrivelser for godkjenning av programvare. Før denne type program installeres lokalt skal det undersøkes om det står på listen over program som kan kjøres fra tjenermaskin. Manuell installasjon enten av lokal-it eller av den enkelte etter avtale med lokal IT. Fakultetet skal ha driftsrutiner. Lisensbetingelser skal overholdes. Det er ikke ønskelig med denne type programmer på fellesmaskiner (kursrom/pcstuer/seminarrom/auditorier etc.) Driftsnivå 4: Forbudt eller "Nedlåst" programvare. Dette er programmer som skal være skjult for internett. Typisk her vil være programmer som er nødvendig for å håndtere spesialutstyr. Søknad sendes egen, sentral RT-kø som er betjent av sikkerhetssjef/uio- CERT/SAS-LIPK. Køen får egne rutinebeskrivelser for godkjenning av programvare. Aksepteres kun der det er krav om denne type programvare. Det kan være seg betingelser satt i prosjekter eller nødvendig programvare for å håndtere spesialutstyr. 5 Kategorisering av programmer 5.10 Basisprogrammer Med basisprogrammer menes programmer som finansieres sentralt eller over enhetenes ITbudsjetter. Dette er programmer som installeres på maskiner enten automatisk eller på forespørsel fra den enkelte ansatte. Lokal IT foretar ingen individuelle behovsvurderinger. Oppdatert liste over denne type program skal alltid være tilgjengelig på fakultetets webside. På grunn av enhetenes egenart vil det være programmer som blir finansiert og tilbudt som basis ved en enhet og ikke ved en annen. 10

Alt som er definert ut over basis må ha en avklart finansiering, enten via enhetens driftsmidler eller personlige midler. Dette inkluderer midler til drift, oppdatering og også fornying av programmer når det kommer nye versjoner. Den som initierer kjøpet er ansvarlig for å gi beskjed til lokal-it om oppdateringer, og er også ansvarlige for finansieringen av disse. Program som viser seg å være en sikkerhetsrisiko eller ikke er kompatibelt med UiOs basis drift vil bli slettet. På fakultetet har vi noe utstyr som krever spesialprogrammer. Dette er utstyr som er så knyttet opp mot begrensede områder innenfor forskningen at vi ikke finner det hensiktsmessig å lage policyer for fakultetet. 5.10.1 Bruk av tjenermaskin (server) For mange av våre program vil det være ressurssparende å benytte serverversjoner. Dette gjelder spesielt programmer som ikke enkelt lar seg installere over nett, eller som krever hyppige oppdateringer. Også programmer som brukes «av og til» kan det være hensiktsmessig å begrense til serverversjoner. Lokal installasjon av de samme programmene gjøres ikke. Oversikt over hvilke program dette dreier seg om vil til enhver tid være tilgjengelig på nett. 5.11 Publiseringsløsninger Lokal-IT hjelper nettredaktørene med å klargjøre materialet for publikasjon, typisk bilde- og videoredigering. Selve publiseringsaktiviteten ledes av enhetens nettredaktør og anses ikke å være en oppgave for lokal-it. Brukerstøtte i for programmer på nett som ikke omhandler publisering vil være en oppgave for lokal-it. Et eksempel på en slik type verktøy er samskrivingsverktøyet Wiki. 6 Spesielt for PC-stuer, kursrom, seminarrom og auditorier IT/AV skal ha rutiner som, i den grad det er mulig, sikrer at det utstyret som benyttes til enhver tid er i orden. 6.10 Undervisningshjelp knyttet til emneundervisning Ved enkelte enheter benyttes i dag lokal-it som støtteforeleser/hjelpeforeleser. Ved en eventuell omorganisering bør det vurderes om denne type oppgaver skal tillegges lokal-it eller andre grupper som for eksempel vitenskapelig assistenter. 6.11 Opplæring i bruk av utstyr/maskinvare i seminarrom og auditorier Lokal-IT/AV gir opplæring til ansatte og gjester i bruk av programvare og utstyr i undervisningsrom ved behov. Alle rom på nivå 1-3 (se oversikt i kapittel 6.3) skal ha bruksanvisning for utstyret godt synlig plassert i rommet med kontaktinformasjon til driftsansvarlig/førstelinjehjelp. Bruksanvisninger skal ligge på nett. Opplæringen gis på individuell basis. 6.12 AV-tjenester Fakultetet går inn for at Universitetet i Oslo lager en mest mulig felles, ensartet standard for utstyr til undervisningsrom, og en felles standard for den grafiske/funksjonsmessige delen av styringssystemene så langt dette er mulig. Utstyr velges i forhold til romstørrelse og spesielle behov. Fakultetet deler undervisningsrommene inn i 5 nivåer: 11

Nivå 1: Stort auditorium over 200 plasser. I tillegg til undervisningsrom blir disse brukt til TVproduksjoner, debatter og disputaser Nivå 2: Mellomstort auditorium 70-200 plasser Nivå 3: Små auditorium og store og mellomstore seminarrom 20-70 plasser Nivå 4: Små seminarrom under 20 plasser Nivå 5: Terapirom med opptaksutstyr Alle rom på nivå 1, 2 og 3 skal ha styringssystem, lydanlegg, projektor og PC. Rom på nivå 4 utstyres med tavle (kritt eller whiteboard) og lerret, men kan utstyres utover dette ved spesielle behov. Nivå 5 er terapirom med opptaksutstyr lokalisert i Harald Schjelderup hus. Rommene blir rutinemessig kontrollert og loggført for feil og slitasje, f.eks. lampetid på projektorer, slik at brukerne vil oppleve en god, forutsigbar funksjonalitet av utstyret. Det skal alltid lagres ekstra pærer for projektorene og pærene skal kunne skifte i løpet av en dag. Internasjonale kvalitetsnormer for utstyret følges; f.eks. taletydelighet for lydanlegg og lesbarhet fra alle sitteplasser for tekst i projektorbilde Ved PSI skal alle undervisningsrom ha styringssystemer PSI har i tillegg 9 terapirom med opptaksutstyr som driftes av AV-ansvarlig inkludert opplæring på opptaksutstyr og etterarbeid. 6.12.1 Podcast og opptaksutstyr Lokal-IT/AV vil være behjelpelig med å gi foreleser opplæring i bruk av utstyret, og bistå med å klargjøre audio- eller videomaterialet for publikasjon Selve publikasjonen gjøres av informasjonsmedarbeiderne. Fakultetet bør ha som mål å utstyre undervisningsrom på nivå 1 og 2 med utstyr for opptak av lyd og bilde, samt for å oppnå en mest mulig automatisert produksjon av podcastfiler for nettet. Alt opptaksutstyr på PSI skal oppgraderes i løpet av 2012 slik at vi får det samme, og mer pålitelig utstyr i alle rommene. Dvs. at vi skal ha PCer i alle opptaksrommene med tilhørende programvare. På sikt skal opptakene lagres på en server med sikker lagring slik at opptakene kan hentes ut fra serveren, og ikke brennes til en dvd som gjøres nå. 6.13 Formater For bruk i auditorier/seminarrom støtter lokal-it/av de mest sentrale formatene for bruk av lyd og bilde. For dokumenthåndtering benyttes Office-pakken. Ved spesielle behov kan det legges inn støtte for andre formater og kodekser enn de som er tilgjengelig til daglig, men i slike tilfeller må lokal- IT/AV ha beskjed i god tid. 6.14 Stemmegivningssystemer Ved flere studieprogrammer har fakultetet emner hvor stemmegivningssystem 3 er eller vil bli en integrert del av undervisningen. Systemet som er valgt er brukervennlig og består av en programvare integrert i MS PowerPoint. For Eilert Sundts hus og Harriet Holters hus lånes mentometerne ut av SVinfosenter, for Harald Scheldrups hus lånes det ut av AV-ansvarlig. 3 Stemmegivningssystemet: http://www.sv.uio.no/psi/studier/ressurser/klikkere/ 12

6.15 IT-tjenester Fakultetet benytter kun Windows-baserte PCer på fellesmaskiner. Fellesmaskiner i denne sammenheng er maskiner som benyttes av mange, typisk maskiner på stuer, kursrom, seminarrom og auditorier. Fellesmaskinene tilrettelegges primært for den aktiviteten som initieres av SV-fakultetet, eventuelt andre det er inngått samarbeidsavtaler med. Spesialtilpasninger for å imøtekomme eksterne behov gjøres i liten grad, og kun etter forhåndsavtale. For installasjon og bruk av programmer på fellesmaskiner er det viktig programmet enkelt kan installeres og oppdateres. Fortrinnsvis skal det kun benyttes programmer som kan distribueres over nett (Tivoli). Fakultetet planlegger sin undervisning for et semester om gangen. Undervisningsplanleggingen foregår normalt i begynnelsen av november for vårsemesteret og i begynnelsen av mai for høstsemesteret. Nye programmer som skal tas i bruk i undervisningen må inkluderes i fakultetets undervisningsplanlegging. Hvilke program som benyttes i en forelesningsrekke skal stå på emnesidene. Fakultetets policy er at vi ikke installerer spesielle programmer på enkeltmaskiner. Dersom fakultetet eller enheten har en lisens som inkluderer studenter, eller kjøper lisens for den enkelte student vil vi være behjelpelig med å formidle programmet. Dette vil vanligvis dreie seg om å levere ut programmet på en minnepinne slik at studenten kan installere på egen maskin. Dette betinger at studenten har utstyr som takler den aktuelle programvaren. På PC-stuer vil fakultetet i løpet av 2012 gjøre et forsøk med å kjøre de fleste programmer som skal være tilgjengelig på PC-stuer via kiosk.uio.no (UiOs RemoteApp). Målsetningen er å kunne benytte et «renere» og sikrere Pc-stue oppsett, med kun programmer på driftsnivå 0 som standard. For mer sporadisk bruk skal behov for programmer som er utenfor basisprogramvaren meldes skriftlig minst 14. dager før kurset starter. Fristen på 14. dager forutsett at programmet allerede er «på huset» og enkelt kan installeres. I tillegg skal lisenserforeligge. Programmer ut over basis finansieres av den enkelte enhet. I sjeldne tilfeller vil vi måtte avslå en søknad. Dette vil kun skje når det sikkerhetsmessig eller driftsmessig er nødvendig. For eksempel at programmet ikke kan brukes uten at en er administrator på maskinen. Ved nyanskaffelse kommer kjøp, tilrettelegging og installasjon av programvare. Dette kan i en del tilfeller ta veldig lang tid, så det ikke mulig å komme med noe generelt tidsløfte. 7 Trådbundet nett Alle arbeidsplasser har trådbundet nett som standard. 8 Trådløst nett Instituttene bestiller og finansierer trådløst nett ved enheten. Dekningsgraden kan variere noe i forhold til avstand fra aksesspunktene. På steder med dårlig dekning vil det være behov for å 13

vurdere antall aksesspunkter, men bygningenes utforming gjør at det ikke vil være mulig å få til en fullgod trådløs dekning i hele bygget. Det vil alltid være en usikkerhet forbundet med trådløst nett. Lesesal B i 2. etg. Eilert Sundts hus er etter studentenes eget ønske definert som trådløsfri-sone. 9 Telefoni Alle arbeidsplasser skal ha IP-basert telefon. Enheten melder behov for nye kontaktpunkter og feilmelder evt. problemer til fakultetets nettverksansvarlig og USITs telefontjeneste. Dersom ikke annet er avtalt vil lokal-it besørge installasjon og flytting av telefonnumre når ansatte bytter kontor. 10 IT/AV-råd For å sikre ens policy ved fakultetet er det behov for et fakultært IT/AV-råd/utvalg som kan ta beslutninger med forankring i den vitenskapelige staben. Dette bør være et eget IT-råd/utvalg bestående av vitenskapelig ansatte, og med IT-leder som sekretær. Alternativt kan IT-policy og prioriteringer være en fast/prioritert sak på stabsmøtet en eller to ganger i semesteret. 11 Universal utforming og individuell tilrettelegging. Fakultetet skal til enhver tid ha fokus på universell utforming. Dette inkluderer universell utforming så vel som individuell tilrettelegging som skissert i diskriminerings og tilgjengelighetsloven 4. Som eksempel kan nevnes at det i auditorier skal være teleslynge for hørselshemmede i rom på nivå 1-3. 12 Video- og auditorieopptak Dersom AV-tjenesten har kapasitet tilbys audio- og videoopptak av større arrangementer og forelesninger ved spesielle behov. F.eks. «Eilert Sundt-forelesningen» og «Frokost med Bernt». En forutsetning er at opptaket har en verdi for fakultetet som helhet. Dette er en type tjeneste som skal faktureres etter gjeldende satser. 12.10 Video- og auditorieopptak spesielt for PSI Opptaksutstyret på PSI utgjør til sammen 9 opptaksrom med 2 ulike typer utstyr. PSI har Detec-rec som er et pc-basert opptaksprogram med mulighet til å styre 3 kameraer i naborommet. I tillegg har PSI enklere opptaksrom med tv, dvd-opptaker og ett tilhørende kamera. Ved semesterstart tilbys opplæring i bruk av utstyret til nye grupper med studenter som tas forløpende etter behov. Dette utføres av AV-ansvarlig ved PSI. Her hører det også med redigering i etterkant av opptakene som enten gis opplæring i, eller utføres av AV-ansvarlig for studentene/vitenskapelig ansatte til bruk i undervisning/forskning. Det blir gjort opptak av rollespill og reelle terapisituasjoner, alt etter hvor langt studentene har kommet i studiet. 4 http://www.lovdata.no/all/hl-20080620-042.html 14

13 Flyttbare lydanlegg Innenfor normal arbeidstid, og dersom det er kapasitet er AV-tjenesten behjelpelig med å rigge opp lydanlegg, etter behov, i flere størrelser, og ellers bistå ved studentarrangementer på fakultetet. 14 Dokumentbehandling/grafisk arbeid Som et supplement til Teknisk avdelings reprotjeneste tilbyr fakultetet skanning/ konvertering til ulike formater, og trykking av postere og annet materiell. Fakultetet har printer for A2 størrelse. PSI har en egen printer med papir på rull i 1,05m bredde. Fakultetets policy er at vi primært benytter UiOs reprotjeneste. 15 Videokonferansesystemer I den grad det er mulig vil fakultetet begrense antall videokonferansesystem som benyttes. 15.10.1 Store videokonferanser: Lokal-IT/AV vil være behjelpelig med å booke ansatte inn på UiOs videokonferanserom rundt på campus og hos USIT 5, samt sette opp konferansen. Fortrinnsvis bør konferanseløsningen til UB (Georg Sverdrups hus) brukes 15.10.2 Mellomstore konferanser: For mellomstore konferanser har fakultetet valgt Adobe Connect. En fordel med dette programmet er muligheten for å dele deltakere inn i roller som vert presenter og deltaker. 15.10.3 Små konferanser: Her har fakultetet valgt «Skype» som standard. 5 Videokonferansesystemer på UiO: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/rom/it-av-tjenester/rommed-videoutstyr.html 15