M Ø T E B O K for KONTROLLUTVALET I HAREID KOMMUNE MØTETID: 29.05.2015 kl. 08.30 12.25. MØTESTAD: Hareid rådhus, formannskapsromet. MØTEDELTAKARAR: Kontrollutvalet: Vara som møtte: Faste medlemer som ikkje møtte: Vest kontroll: Søre Sunnmøre kommunerevisjon IKS: Jarl Helmut Schröder (leiar) Greta Kirkebø (nestleiar) Hallvard Sæverud (medlem) Inga Ishild Hareide (medlem) Marianne Overå Linda Haddal Røssevoll (medlem) Jostein Støylen (dagleg leiar) Bodill Skeide (dagleg leiar/revisjonssjef) Hareid kommune: Ordførar Anders Riise i sak 18. Andre som møtte: Møtet var leia av: Ingen Jarl Helmut Schröder Side 1
SAKLISTE SAK 11/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN SAK 12/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE SAK 13/15 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2015 SAK 14/15 MELDINGAR SAK 15/15 OPPFØLGINGSLISTE SAK 16/15 OPPLÆRING NYE KONTROLLUTVAL SAK 17/15 MØTEPLAN HAUST 2015 SAK 18/15 ORIENTERING OM HAREID PARKERINGSSELSKAP AS SAK 19/15 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2014 SAK 20/15 KOMMUNEREKNESKAPEN MED ÅRSMELDING 2014 SAK 21/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERN HAREID KOMMUNE SAK 22/15 YMSE Side 2
SAK 11/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. MØTEPROTOKOLLEN 1. Innkalling og sakliste vert godkjent med tillegg av sak 22 Ymse. Sak 18 vert teken etter sak 11. 2. Til å skrive under møteprotokollen saman med leiaren vert vald Hallvard Sæverud. SAK 12/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLLEN FRÅ SISTE MØTE Vedlegg Møteprotokollen frå møtet den 23.02.2015. Møteprotokollen frå møtet den 23.02.2015 vert godkjent. SAK 13/15 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR 2015 Møteprotokollar til gjennomgang: Kommunestyret: 19.03, 23.04, 21.05 Formannskapet: 05.03, 13.04, 27.04, 11.05, 21.05 Levekårsutvalet: 03.03, 05.05 Nærings- og miljøutvalet: 03.03, 22.04, 05.05, 26.05 Eldrerådet: 12.03, 12.05 Råd for menneske med nedsett funksjonsevne: 15.04, 27.05 Valstyret 13.04, 11.05 1. Kontrollutvalet har, på noverande tidspunkt, ingen merknader til gjennomgådde møteprotokollar. 2. Kontrollutvalet registrerar at enkelte møteprotokollar er vanskeleg å forstå innhaldet av. Utvalet ber om at protokollane med vedtak vert langt meir utfyllande. 3. Kontrollutvalet ynskjer orienteringsmøte frå SSR IKS vedkomande utbygginga, gjerne i samarbeid med dei andre kontrollutvala i eigarkommunane. Minimum leiar og nestleiar i kontrollutvalet bør møte. SAK 14/15 MELDINGAR Meldingar Kommunal og moderniseringsdepartementet. 18.12.14. Innsyn i deleigde selskap Meldinga vert tekne til orientering. Side 3
SAK 15/15 OPPFØLGINGSLISTE Vedlegg Oppfølgingsliste Det vert gjennomgang av oppfølgingslista i møtet. Kontrollutvalet er ikkje nøgde med oppfølging av sakene, dette då det manglar oppfølging og tilbakemelding frå rådmannen/kommuneadministrasjonen. Kontrollutvalet viser særleg til sak 32/14 og kontrollutvalet etterlyser fortsatt eit oppfølgingssystem (oppfølgingsliste) i kommunen. Leiar i kontrollutvalet og sekretariatet tek opp dette med den politiske og administrative leiinga i kommunen. SAK 16/15 OPPLÆRING NYE KONTROLLUTVAL Når nytt kontrollutval trer i kraft utpå hausten kjem spørsmålet om opplæring opp. Vi tek ein diskusjon i kontrollutvalet om korleis ein best og billegast kan få til god opplæring for det nye kontrollutvalet. Stikkord: Fellesopplæring med andre kontrollutval i sekretariatsdistriktet Fellesopplæring med andre kontrollutval i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane Individuell opplæring for kvart kontrollutval Sentral opplæring på landsplan Kontrollutvalet ynskjer opplæringi tråd med kulepkt. 1 og 3. SAK 17/15 MØTEPLAN HAUST 2015 Det er nyval til hausten. Etter lovverket skal kontrollutvalet veljast på konstituerande kommunestyremøte etter val av formannskap. Ut frå dette det greitt å få planlagt møte hausten 2015, både for noverande kontrollutval og for det nye. Dato for konstituerande kommunestyremøte er ikkje satt. Siste møte for noverande kontrollutval vert den 21.09.2015 kl. 08.30. Første møte for det nye kontrollutvalet vert den 05.11.2015 kl. 08.30. Side 4
SAK 18/15 ORIENTERING OM HAREID PARKERINGSSELSKAP AS Vedlegg E-post frå rådmannen av 21.04.2015 Det vert vist til e-posten frå rådmannen. Fylkesmannen sin godkjenning av kommunal garanti for parkeringsselskapet vart delt ut i møtet. Vedtektene for parkeringsselskapet vert foreslått endra i juni, då slik at kommunen ikkje kan ta ut utbytte. Styreleiar Anders Riise gjorde greie for tilhøva vedkomande parkeringsselskapet. 1. Orienteringa frå styreleiar Anders Riise i parkeringsselskapet, Fylkesmannen sin godkjenning av kommunal garanti og e-posten frå rådmann Grytten av 21.04.15 vart teken vitende. 2. Kontrollutvalet oppmodar styreleiar i parkeringsselskapet og rådmannen å avklare praktiske ansvarstilhøve mellom kommunen og parkeringsselskapet. 3. Kontrollutvalet ber styret kome med ei tilbakemelding med omsyn til fylgjene av vedtektsendringa i høve til kommunestyret sin intensjon med oppretting av selskapet. 3. Kontrollutvalet vil følgje vidare med i utviklinga av Hareid Parkeringsselskap AS. SAK 19/15 REVISJONEN SITT ARBEID MED FINANSIELL REVISJON 2014 Vedlegg: Rapport frå revisjonen. B- dokument (Unnateke off. innsyn, jf. Offl. 24, 1 lekk) Denne saka er todelt. Det eine er ein del av kontrollutvalet sitt tilsyn med revisjonen og arbeidet som er gjort. Det andre er at ein ved gjennomgang av arbeidet til revisjonen vert gjort merksam på ein del tilhøve som det kan vere noko mangel på og/eller kan gjerast betre. I Kommunelova 77 nr 4 står det: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Kontrollutvalet si oppgave er utdjupa i kontrollutvalsforskrifta 6: «Kontrollutvalet skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instruks, eller avtaler med revisor.» Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin rettleiar for kontrollutvalet sitt på sjå-ansvar overfor rekneskapsrevisor vert lagt til grunn for kontrollutvalet sitt arbeid med å sjå til at rekneskapet vert revidert på ein trygg nok måte. I tillegg kjem revisor si orientering/gjennomgang av revisjonsarbeidet for året. Side 5
Eg legg då inn kva som er/vil bli gjort i høve til anbefalingane i vegleiaren: (RF = Forskrift om revisjon og KF = Forskrift om kontrollutval) 1. Krav til utdanning og praksis for oppdragsansvarleg revisor RF 11 Krava her er følgt opp. 2. Krav til vandel for oppdragsansvarleg RF 12 Revisor har ikkje meldt noko uregelmessig. 3. Dokumentasjon av revisors uavhengigheit. RF 15 Revisor har gitt skriftleg eigenvurdering for 2014. 4. Generelt om revisors uavhengigheit og objektivitet. RF 13 og 14. Så langt vi har kjennskap til revisor er ho uavhengig. Det er ikkje grunn til å tru anna enn at revisor vurderer sin uavhengigheit fortløpande. 5. Kunnskap om revisjonen sitt innhald Kontrollutvalet har kopi av oppdragsavtale av 2011/2012 som revisjonen har inngått med rådmannen. Kontrollutvalet sin kunnskap elles om kva revisjonsarbeidet omfattar, er gjennom kontroll på revisjonseininga frå Norges kommunerevisorforbund. I tillegg ligg det føre, jf. vedlegg til denne saka, Revisjonsrapport 1/14 Intern kontroll / løpande revisjon / årsavslutning. Dette dokumentet er eit omfattande og godt dokument om revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for 2014 rekneskapen. Dokumentet gir kontrollutvalet ei grei oversikt og innsikt i arbeidet revisjonen har gjort. Dokumentet sitt detaljnivå gjer at det er unnateke offentleg innsyn og vil berre vere tilgjengeleg for kontrollutvalet i samband med deira på-sjå ansvar overfor revisjonen. Dokumentet gir også kunnskap om tilhøve som revisjonen har teke opp med kommuneadministrasjonen for å gjere tilhøve betre. Særleg viser revisor til vesentlege avvik på enkelte resultateiningar og i investeringsrekneskapen 6. Avtale mellom revisor og kontrollutvalet Gjeldande lov og forskrifter har vorte lagt til grunn. Kontrollutvalet har inngått samarbeidsavtale med revisjonen som gjeld frå 01.01.2015 7. Revisjonsstrategi. Revisor har utarbeida revisjonsstrategi for 2014. Denne var til behandling/orientering i kontrollutvalssak 28/14. 8. Nummerert brev. RF 4 Kontrollutvalet har ikkje motteke nummerert brev i 2014 9. Mislegheiter. RF 3, RF 4, KF 8 Kontrollutvalet har ikkje fått melding frå revisor om mislegheiter i 2014. 10. Revisjonsmeldinga. RF 5 Revisjonsuttale ligg føre. Den er datert 08.05.2015. 11. Revisor sin møteplikt og møterett. RF 19, KF 19. Revisor har følgt sin møteplikt i kommunestyret i samsvar med lov/forskrift. 12. Revisor sin opplysningsplikt. RF 20. Eg har ikkje grunn å tru at revisor har halde tilbake opplysningar som kommunestyret og kontrollutvalet burde hatt. Side 6
Det vert særleg vist til revisjonsrapporten side 17 og 18 som omhandlar Driftsrekneskap pr. resultateining og pr. sektor og resultateining. 1. Ut frå dei opplysningane som ligg føre har kontrollutvalet ingen merknader til revisjonen sitt arbeid med finansiell revisjon for revisjonsåret 2014. 2. Kontrollutvalet ber rådmannen gi tilbakemelding på om tilhøve revisor peikar på vert betra og evt. når. SAK 20/15 KOMMUNEREKNESKAPEN M/ÅRSMELDING 2014 Vedlegg - Revisjonsmelding 2014. Dat. 08.15.2015. - Økonomiske oversikter, utarbeida av revisor. (Driftsrekneskap pr. resultateining og driftsrekneskap pr. sektor og resultateining) - Kommunerekneskapen 2014 - Årsmelding 2014 Saksopplysning Det vert vist til dei vedlagde dokumenta: Revisjonsmelding, rekneskap og årsmelding for 2014. Det kjem fram at rekneskapen av avslutta med eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 1.486.333. Revisjonsmeldinga Utale om årsrekneskapen Rådmannen sitt ansvar for årsrekneskapen: o Å utarbeide rekneskap i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk o Nødvendig intern kontroll for at rekneskapen ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon korkje av misleghald eller annan feil Revisor sine oppgåver og plikter: o Skal uttale seg om årsrekneskapen på grunnlag av den revisjonen som er gjennomført. o Rekneskapen er revidert i samsvar med god kommunal revisjonsskikk i Noreg, i dette International Standards on Auditing, som bl.a. krev at han lever opp til etiske krav samt planlegg og gjennomfører revisjonen for å sikre seg at den ikkje inneheld vesentleg feilinformasjon o For meir informasjon viser eg til punktet Revisors oppgåver og plikter i revisjonsmeldinga Revisor sin utale om andre tilhøve Konklusjon om budsjett: o Regulert budsjettet i rekneskapen er i samsvar med budsjettvedtak. o Beløpa i årsrekneskapen viser meirforbruk i høve til regulert budsjett på nokre resultateiningar, men kommunen totalt sett er innanfor budsjettramma. Side 7
Konklusjon om årsmelding: o Opplysningane i årsmeldinga om årsrekneskapen er konsistente med årsrekneskapen og dei er i samsvar med lov og forskrifter Konklusjon om registrering og dokumentasjon: o Leiinga har oppfylt si plikt til å sørgje for ordentleg og oversiktleg registrering og dokumentasjon av kommunen sine rekneskapsopplysningar i samsvar med lov og god kommunal bokføringsskikk i Noreg Konklusjon Årsrekneskapen, med unntak slik det går fram i uttalen, avgitt i samsvar med lov og forskrift og gir i det alt vesentlege ei dekkande framstilling av den finansielle stillinga til kommunen pr. 31.12.2014, og av resultat for rekneskapsåret per denne datoen som er i samsvar med lov, forskrift og god kommunal rekneskapsskikk. Økonomisk og annan informasjon Det vert vist til årsmelding og årsrekneskap for 2014. Årsmeldinga viser nyttig økonomisk og annan informasjon fram: Sjå spesielt på: Forord av kst. rådmannen side 3 Kommunens økonomiske stilling frå side 8 Nøkkeltal og utviklingstrekk frå side 10. Informative tabellar og diagram. Sektordelen frå side 19. Her kjem fram samanlikning mellom dei einskilde områda og samanlikning rekneskap i høve til revidert budsjett. Deretter fylgjer forklaringar for kvar sektor. Rekneskapen Rekneskapen inneheld dei obligatoriske skjema og notane. Avsluttande kommentar Avvik budsjett rekneskap Det vert vist til revisjonsmeldinga der revisor har omtala meirforbruk i høve til regulert budsjett. Kommunen er likevel innanfor budsjettramma totalt sett. Revisor har utarbeida oversikt over driftsrekneskap per resultateining og driftsrekneskap per sektor og resultateining. Desse dokument viser på ein grei måte resultatet i dei ulike einingane og per sektor og kvar det er meirforbruk. Her kan nemnast spesielt: Bygg, Kommunalteknikk, Ressurssenter, Kommunalteknisk. Revisor trekkjer fram i sin rapport til kontrollutvalet at det i investeringsrekneskapen er betydeleg meirforbruk, og manglande budsjettoppfølging. Jf. her side 9 til 11 i årsrekneskapsdokumentet. Rutinane og holdningane bør endrast. Etter Kommunelova er det ikkje lov å nytte midlar utan budsjettdekning. Samrøystes uttale 1. Kontrollutvalet viser til revisjonsuttale for 2014 datert 8. mai 2015. Side 8
2. Kontrollutvalet viser til at årsrekneskapen viser meirforbruk frå regulert budsjett innanfor enkelte resultateiningar og i investeringsrekneskapen. 3. Kontrollutvalet meiner at årsrekneskapen for Hareid kommune for rekneskapsåret 2014, som viser eit netto driftsresultat, mindreforbruk på kr 3.092.511 og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 1.486.333, og består av årsmelding, driftsrekneskap, investeringsrekneskap, økonomiske oversikter og balanse pr. 31.12.2014 med notar som beskriv nytta rekneskapsprinsipp og andre relevante opplysningar, kan godkjennast. SAK 21/15 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJON BARNEVERN HAREID KOMMUNE Vedlegg Tilbakemelding frå rådmannen, av 21.11.2014. Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern i Hareid kommune Kommunestyret gjorde i sak PS 47/14 slikt vedtak: 1. Kommunestyret tek til vitande forvaltningsrevisjonsprosjektet Barnevern i Hareid kommune. 2. Kommunestyret vedtek at revisjonen sine anbefalingar, jf. rapporten pkt. 8 side 45, skal fylgjast/utførast. 3. Kommunestyret vedtek at rådmannen rapporterer om status for gjennomføringane av anbefalingane og evt. vidare framdrift til kontrollutvalet innan 01.11.2014. Revisor si anbefaling Rapporten del 8. Side 45 1 Rutinar Barnevernstenesta må utarbeide rutinar som sikrar at lovverket vert følgd og tidsfristar overhalde. Dette gjeld spesielt tiltak som kan bidra til å sikre: At tidsfristar for gjennomgang av meldingar og gjennomføring av undersøkingar vert halde. At oppfølging og tilsyn av barn i fosterheim vert gjennomført, dokumentert og arkivert tilfredstillande. At tiltaksplanar vert utarbeida og oppdaterte i samband med vedtak om hjelpetiltak vert fatta. At det vert utarbeida midlertidige omsorgsplanar i samband med at det vert fremma sak om omsorgsovertaking i fylkesnemnda. At skriftlege henvendingar frå foreldre/advokat vert tilfredstillande handsama og at det vert sendt ut midlertidig svar ved forventa lang sakshandsamingstid. At biologiske foreldre vert følgt opp og inkludert i fosterheimsarbeidet så mykje som er forsvarleg. 2 Mal tilsynsrapportar Utarbeide mal for tilsynsrapportar. Side 9
3 Mal samværplanar Utarbeide mal for samværplanar. 4 Born med samværplan Utarbeide oversikt over born med samværplan, og når desse skal reviderast. Avslutning Viser til svar frå barnevernssjefen, jf. vedlegg. Saka må diskuterast ut i frå dei opplysningane vi har. I diskusjonen må vi vurdere eit nytt prosjekt på området barnevern i ny planperiode for alle kommunane i samarbeidet. Viser også til sak 39/14 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt der dette var omtala. 1. Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga frå rådmannen v/felles barnevern til vitende. 2. Kontrollutvalet ber om oppdatert status i høve til kommunestyret sine krav, jf. Kommunestyresak 47/14, revisor sine anbefalingar, innan 31.10.15. 3. Kontrollutvalet ser barnevernsområdet som eit særs aktuelt område for ny forvaltningsrevisjon i komande planperiode. SAK 22/15 YMSE Spørsmål om status for Eikenhytta vart stilt. : Kontrollutvalet etterlyser status for hyttebyggingssaka Eiken og ber rådmannen orientere på neste møte. Møtet slutt. Jarl Schröder Hallvard Sæverud Møteprotokollen går til: Kommunestyret som melding Kontrollutvalet for godkjenning i neste møte Ordførar Rådmann Revisjonen Side 10
Side 11