Code of Conduct Retningslinjer 8 6. desember 2012
Retningslinjer I. Innledning Ærligheten, integriteten og den sunne fornuften til våre ansatte, ledere og direktører er viktig for omdømmet og suksessen for Flint Group. Flint Group tilstreber å være en pålitelig samfunnsaktør, og å drive på en måte som oppmuntrer til effektive relasjoner med de samfunn der vi arbeider, samt deres interessenter. Disse retningslinjene regulerer handlingene og arbeidsrelasjonene til Flint Groups ansatte, ledere, direktører og agenter med nåværende og potensielle kunder, leverandører, medarbeidere, konkurrenter, myndigheter og selvregulerende organisasjoner, media og alle andre som Flint Group har kontakt med. Formålet med disse retningslinjene er å fastsette Flint Groups overordnede standarder for etisk og rettslig atferd. II. Samsvar med disse retningslinjene og loven Det er Flint Groups holdning at alle ansatte skal følge dette skrivet om retningslinjer og loven. Det er det personlige ansvaret for alle ansatte å gjøre seg kjent med dette og annen politikk og restriksjoner som gjelder deres tildelte oppgaver og ansvar, og å oppføre seg deretter. Flint Group vil kreve en årlig Employee Representation Certification (ERC) fra alle ledere, nøkkelansatte og andre som kan bli utpekt på grunn av arbeidets art. ERC skal være signert av den ansatte, der det står at de har lest og forstått retningslinjene. Disse ansatte skal også bekrefte med sin underskrift, at de har overholdt retningslinjene, gjort alle oppmerksomme på dem, og at handlinger eller unnlatelser under deres tilsyn kan føre til brudd på retningslinjene, og at de ikke kjenner til noen brudd, bortsett fra mulige brudd de har beskrevet i sin ERC. Flint Group forventer også at leverandørene skal overholde alle gjeldende juridiske forpliktelser. I tillegg bør leverandører enten vedta retningslinjene til Flint Group, eller vedta sine egne med lignende standarder. Flint Group respekterer og støtter FNs verdenserklæring om menneskerettigheter (http://www.un.org/en/documents/udhr/index.shtml) samt FNs globale pakt (http://www.unglobalcompact.org). III. Forretningsetikk Utover juridisk samsvar, forventes det at alle ansatte og agenter i Flint Group skal holde høye standarder når det kommer til forretninger og personlig etikk i utførelsen av sine tildelte oppgaver og ansvar. Dette krever praktisering av ærlighet, integritet og god dømmekraft i alle aspekter når det gjelder håndtering av andre Flint Group-ansatte, publikum, næringslivet, kunder, leverandører og statlige og regulatoriske myndigheter. God etisk forretningsskikk kan være over det som følger av loven. Det er Flint Groups politikk å drive våre forretninger i samsvar med de høyeste etiske standardene i hvert av landene vi opererer, slik at integritet og ærlighet i Flint Group og dets ledere og ansatte ikke blir satt spørsmålstegn ved. IV. Sikkerhet og miljø Flint Group er forpliktet til å drive sin virksomhet i samsvar med alle gjeldene miljø- og arbeidslover og forskrifter på en måte som har den høyeste aktelse for helse og sikkerhet for sine ansatte og beskyttelse av miljøet. Derfor forventer Flint Group at alle ansatte gjør sitt ytterste for å overholde retningslinjene og ånden i disse lovene og forskriftene. 1 Definisjon av en ansatt i forbindelse med disse retningslinjene inkluderer midlertidige og permanente ansatte så vel som entreprenører 2
V. Arbeidsforhold 1. Arbeidsmiljø Flint Group er forpliktet gjennom interne programmer å sørge for et trygt og sunt arbeidsmiljø for sine ansatte, leverandører og besøkende. 2. Tvangsarbeid Flint Group fordømmer tvangsarbeid og er i samsvar med gjeldende lover i alle land hvor de har virksomheter. 3. Barnearbeid Flint Group anerkjenner rettighetene om at alle barn skal beskyttes mot økonomisk utnyttelse og er i samsvar med lovene i alle land hvor de har virksomheter, for å minimere ansettelser av mindreårige. Utover dette overholder Flint Group til enhver tid FNs erklæring om barns rettigheter (http://www.unicef.org/lac/spbarbados/legal/global/general/declaration child1959.pdf). 4. Anti-diskriminering Flint Group anerkjenner verdigheten av hver enkelt ansatt og retten til en arbeidsplass fri for trakassering, misbruk eller fysisk avstraffelse. Beslutninger om ansettelse, lønn, fordeler, forfremmelse, oppsigelse eller pensjonering baseres utelukkende på den ansattes evne til å utføre jobben. Flint Group diskriminerer ikke noen på grunnlag av karakteristikker beskyttet av gjeldende lov, men skal alltid, hvor slike handlinger ikke adresseres eller forutses ellers etter gjeldende lover, sikre at ingen diskriminering forekommer basert på rase, tro, funksjonshemming, kjønn, ekteskapelig status, fødselspermisjon, religiøs eller politisk overbevisning, alder eller seksuell legning. 5. Sysselsettingslover Flint Group er i samsvar med gjeldende sysselsettingslover, forskrifter og bransjestandarder. Flint Groups ansatte skal være utstyrt med rettferdig lønn for de tjenestene de tilbyr. VI. Konfidensiell informasjon Flint Group mener at dets konfidensielle, proprietære informasjon er en viktig ressurs i driften av virksomheten, og forbyr uautorisert bruk eller utlevering av denne informasjonen. Flint Group får av og til konfidensiell informasjon fra andre selskaper gjennom konfidensialitetsavtaler, og skal beskytte den informasjonen som kreves av avtalen. Flint Group respekterer rettighetene til andre selskaper til sin proprietære informasjon, og krever at de ansatte skal overholde dette i både ånd og skriv om gjeldende lover og forskrifter som beskytter slike rettigheter. Ikke-offentlig informasjon om Flint Group eller dets virksomheter, ansatte, kunder og leverandører er konfidensielt. Flint Group-ansatte, ledere og direktører innehar konfidensiell informasjon. Slik konfidensiell informasjon skal bare brukes i virksomhetsformål. Konfidensiell informasjon skal ikke deles med noen utenfor Flint Group, inkludert familie og venner, eller med andre ansatte som ikke trenger informasjonen for å utføre pliktene sine. Flint Group-ansatte kan bli pålagt å signere bestemte konfidensialitetsavtaler i løpet av sitt arbeid i Flint Group, derfor kan den påfølgende ikke-uttømmende listen av konfidensiell informasjon gi veiledning, men skal ikke anses avgjørende med hensyn til innhold eller omfang. Flint Group-ansatte er fortsatt, innenfor rammene av gjeldende lover eller jurisdiksjon, forpliktet til å holde all informasjon konfidensiell, selv etter at deres ansettelse hos Flint Group avsluttes. Det følgende er en ikke-uttømmende liste av konfidensiell informasjon: 1. Konsernets nåværende og forutsigende handelsresultater, før de er blitt gjort offentlig tilgjengelige av selskapet. 2. Forretningshemmeligheter, som inkluderer enhver bedrifts- eller teknisk informasjon, som formel, program, metode, prosess, teknikk, kompilering eller informasjon som er verdifull fordi den ikke er allment kjent. 3. Alle rettigheter til oppfinnelser eller prosesser som er utviklet av en ansatt som har brukt Flint Groups fasiliteter eller bedriftshemmeligheter, som følge av arbeid for Flint Group eller i forbindelse med Flint Groups virksomhet. 4. Kundeopplysninger, anbud, priser og betingelser. 5. Leverandøropplysninger, anbud, priser og betingelser. 6. Produksjonsprosesser, kapasitet og produksjon. 7. Proprietær informasjon som kundelister og kunders konfidensielle informasjon. 8. All offentlig- og media kommunikasjon som involverer Flint Group (annet enn handelskunngjøringer) må ha klarering fra konsernsjefen. 3
VII. Interessekonflikter Flint Group-ansatte har plikt til å gi sin fullstendige lojalitet til det beste for Flint Group. De skal unngå handlinger som kan medføre, eller synes å innebære, en interessekonflikt med Flint Group. Ansatte skal ikke ha økonomiske eller andre forretningsmessige relasjoner med leverandører, kunder eller konkurrenter som kan svekke, eller komme til å svekke, uavhengigheten til enhver bedømmelse de kan måtte gjøre på vegne av Flint Group. Ansatte er under en løpende forpliktelse til å informere sine overordnede om enhver situasjon som representerer muligheten for en konflikt eller misforhold av interesse mellom arbeidstaker og Flint Group. Avsløring av en potensiell konflikt gjennom forhåndsvarsling til de ansattes leder/sjef er nøkkelen til å forbli i full overensstemmelse med disse retningslinjene. Aksept eller tilbud om gave, forretningsunderholdning og annen godtgjørelse skal behandles i full overensstemmelse med Flint Groups globale retningslinjer gaver, underholdning eller andre ytelser som tilbys ansatte av andre organisasjoner (http://intranet.flintgrp.com/wmedia/documents/en/flint-group-hub/regulatoryeurope/flint Group Gift Policy.pdf). VIII. Kommersielle bestikkelser Flint Group tolererer ikke tilbud, anmodning, forespørsler eller mottak av betaling eller naturalytelser (gaver, tjenester osv.) for å påvirke personer til å tildele forretningsmuligheter til Flint Group, eller å foreta en forretningsmessig beslutning i Flint Groups favør eller som har som intensjon at i konsekvens en funksjon skal utføres feilaktig. Flint Group har som mål å konkurrere i markedet på grunnlag av førsteklasses produkter, tjenester og konkurransedyktige priser. Kommersielle bestikkelser, med den hensikt å videreførende eksisterende virksomhet, er ikke akseptert og er forbudt i alle tilfeller. En overtredelse av denne politikken vil utsette den ansatte som engasjerer seg i slik praksis, og enhver leder som oppmuntrer, støtter eller bevisst ignorerer slik praksis fordisiplinære tiltak, inkludert oppsigelse med følger. Merk at slike handlinger også kan bryte gjeldende lover og underlegge den ansatte bøter og/eller fengsel. Hvis en ansatt i løpet av sysselsettingen blir klar over noen som helst form for kommersielle bestikkelser, skal den ansatte rapportere saken direkte til ledelsen de føler er riktig, eller en bedriftsleder (se artikkel XVII., etiske råd og rapportering av brudd). Denne retningslinjen hindrer ikke tildeling av industripraktisert forhandlet kjøp med forrabatt og rabatter til kunder, eller bransjepraksisen med finansordninger med juridiske enheter eller eierne av slike juridiske enheter. IX. Offentlige representanter Å gi gaver eller å være vert for underholdning er vanligvis forbudt i henhold til loven eller offentlige retningslinjer hvis de gis til en statsansatt. Derfor kan ingen gaver eller forretningsunderholdning gis til en offentlig ansatt, direkte eller indirekte, uten forhåndsgodkjenning av Flint Groups juridiske avdeling. Videre kan ikke betalinger gjøres for å indusere innenlandske og utenlandske tjenestemenn for å forsømme deres plikter eller utføre dem uriktig. Hvis en ansatt er usikker på om en bestemt situasjon eller aktivitet med hensyn til en regjering eller offentlig etat kan utgjøre et brudd på loven, skal han eller hun ta kontakt med Flint Groups juridiske avdeling før handling tas. X. Svindel og kriminell aktivitet Svindel og annen kriminell aktivitet kan påvirke omdømmet og suksessen til Flint Group. Derfor krever Flint Group at sine ansatte, ledere og direktører rapporterer kjent eller mistenkt svindel, eller annen kriminell aktivitet som involverer Flint Group eller deres ansatte. Hvis en ansatt i Flint Group blir oppmerksom på mistenksom aktivitet eller atferd inkludert aktuelle eller mistenkte brudd på følgende: (Vennligst vær oppmerksom på at dette ikke er en uttømmende liste) Tvilsomt regnskap, Finansielle revisjonssaker, Urettferdig eller villedende handelspraksis Brudd på lover Brudd på selskapets regler og forskrifter Brudd på disse retningslinjene 4
Da må saken rapporteres som anvist i artikkel XVII i disse retningslinjene. XI. Konkurranselovgivning Flint Group samsvarer med gjeldende konkurranselovgivning. Ansatte skal ikke gi konkurrenter informasjon om Flint Groups priser, eller om interne forhold som vedrører Flint Group-priser. Det er ulovlig å inngå avtaler med konkurrenter angående priser, kostnader, vilkår, kunder, markeder, produksjon, forretningsplaner eller andre saker som kan påvirke konkurransen. En uuttalt avtale om å fastsette priser eller fordele markeder er like ulovlig som en muntlig eller skriftlig avtale. Dette er et komplekst område av loven, og hvis ansatte er usikre på om en bestemt situasjon eller aktivitet kan utgjøre brudd på loven, skal han eller hun ta kontakt med Flint Groups juridiske avdeling før handling foretas. XII. Offisielle undersøkelser Påtalemyndigheten og regjeringen har bred myndighet til å etterforske mulige brudd på loven. De kan innkalle storjury, stevningsdokumenter og foreta intervjuer eller vitnesbyrd av ansatte i Flint Group. Flint Group sine retningslinjer er å samarbeide med rimelig anmodning fra regjeringsetterforskere. Samtidig har Flint Group et krav om å ivareta fastsatt lov til fordel for personer som er under etterforskning eller som er anklaget for en forseelse, inkludert juridisk representasjon. Hvis en representant for en regjering eller offentlig etat kontakter ansatte i Flint Group, eller forespør om tilgang til data eller dokumenter med henblikk for en etterforskning, skal den ansatte spørre etter detaljene om etterforskningen, umiddelbart varsle sin overordnede eller Flint Group sin juridiske avdeling og svare i henhold til Flint Groups forretningspraksis. Bevaring av korresponderende materiale, inkludert dokumenter som kan relateres til etterforskningen, skal være tilgjengelig hvis det er i henhold til gjeldende lov. Hvis det er spørsmål om etterforskningen eller hvordan de skal reagere, skal den ansatte kontakte Flint Groups juridiske avdeling. XIII. Politisk engasjement Det står i Flint Groups retningslinjer at ingen av selskapets midler skal brukes til å bidra til politiske kandidater eller politiske partier. Dette forbudet omfatter ikke bare direkte bidrag, men også indirekte hjelp eller støtte til kandidater eller partier gjennom kjøp av billetter til spesielle middager eller andre hendelser der det er pengeinnsamlinger og overrekkelse av andre varer, tjenester eller utstyr til politiske partier eller komiteer. Ingen kan bli refundert direkte eller indirekte av Flint Group for politiske bidrag eller for kostnaden av å delta på en politisk hendelse. XIV. Registrering av transaksjoner og Flint Group-registreringer Flint Group skal holde bøker, fakturaer, registreringer og regnskap som, i rimelig detalj, nøyaktig og korrekt gjenspeiler transaksjoner og disposisjoner av midler til Flint Group. Hver ansatt skal ha korrekte og rettferdige registreringer av transaksjoner, tidsrapporter, kostnadskonti og andre Flint Group-registreringer. Flint Group skal utarbeide og vedlikeholde et system for interne kontroller, som er tilstrekkelig til å gi rimelig sikkerhet for at transaksjoner er riktig autorisert, utført og registrert. Alle Flint Group sine bøker, registreringer, regnskap, fond og eiendeler må opprettholdes for å reflektere rettferdig, nøyaktig og riktig regnskapsperiode for den relevante transaksjonen, de underliggende transaksjonene og disposisjonene av Flint Group sine forretninger i rimelig detalj. Ingen oppføringer vil bli gjort som med hensikt skal skjule sannheten om enhver transaksjon foretatt av Flint Group. I denne forbindelse må følgende retningslinjer følges: 1. Ingen ukjente, uregistrerte eller "off-book"-midler eller aktiva skal etableres til noen formål. 2. Ingen falske eller fiktive fakturaer skal betales eller lages. 3. Ingen falske eller kunstige oppføringer skal gjøres eller villedende rapporter utstedes. 4. Eiendeler og gjeld i Flint Group skal anerkjennes og angis i samsvar med Flint Groups standardpraksis og Generally Accepted Accounting Principles GAAP, som vedtas på hvilket som helst tidspunkt. Hvis en Flint Group-ansatt mener at Flint Groups bøker og registreringer ikke vedlikeholdes i henhold til disse kravene, skal den ansatte rapportere saken direkte til ledelsen de føler er riktig eller som i artikkel XVII., etiske råd og rapportering av brudd. 5
XV. Bruk av Flint Group sine eiendeler Flint Groups eiendeler skal bare brukes til legitime, forretningsmessige mål i Flint Group, som definert i retningslinjene for IT, detaljert i artikkel XVI under og bare av autoriserte ansatte eller deres stedsfortredere. Dette omfatter både materielle og immaterielle eiendeler. Noen eksempler på materielle eiendeler er kontorutstyr som telefoner, kopimaskiner, datamaskiner, møbler, utstyr og produksjonsutstyr. XVI. Internett og e-post Internett og e-post gis til ansatte i Flint Group for forretningsbruk og ikke for personlig bruk. Ansatte forventes å bruke disse ressursene på en måte som er forenelig med Flint Groups retningslinjer og prosedyrer, herunder, som relevant, de som finnes i Flint Groups retningslinjer for akseptabel bruk av teknologiressurser (http://ithelp.flintgrp.com/fgitintranet.nsf/dx/it_g02_acceptable_use_of_technology_resources_policy) og Flint Groups retningslinjer for elektronisk post og internettakseptabel bruk (http://ithelp.flintgrp.com/fgitintranet.nsf/dx/it_g03_electronic_mail_and_messaging_policy). I tillegg er brukere bundet av kravene til lokale, statlige, føderale og gjeldende internasjonale lover og kontraktsmessige forpliktelser, inkludert uten begrensning, Flint Groups retningslinjer for akseptabel bruk av nettverk og internettleverandør(er). XVII. Etiske råd og rapportering av brudd Det finnes ingen enkle svar på mange etiske problemstillinger overfor daglige forretningsaktiviteter. I noen tilfeller er det opplagt hva det riktige å gjøre er, mens det i andre og mer komplekse situasjoner, kan være vanskelig for en ansatt å bestemme hva som skal gjøres. Når en ansatt blir møtt med en tøff etisk avgjørelse eller når det er tvil om hva som er riktig å gjøre, eller hvis den ansatte blir oppmerksom på en mistenkelig aktivitet eller oppførsel, bør den ansatte snakke med noen andre, for eksempel sin nærmeste leder. Videre er Flint Group forpliktet til å sikre at Flint Group-ansatte kan ta opp saker angående ulovlig atferd eller feilbehandling i god tro uten å bli utsatt for mobbing, trakassering eller forskjellsbehandling, og få slike bekymringer ordentlig undersøkt. Flint Group erkjenner at rapportering av slik oppførsel i god tro er et viktig aspekt for alle Flint Group-ansattes rolle i konsernet. Flint Group har gjennomført en formell retningslinje angående slik rapportering ( varsling ) for Flint Groupansatte (hvor lokal lov tillater det) som finnes på Intranett (retningslinjer for integritetstrygghet) på flere språk (http://intranet.flintgrp.com/en/flint-group-hub/policies/integrityassurance.php) Hvis en Flint Group-ansatt føler at det er ubehagelig å snakke med nærmeste overordnede eller andre ledere, kan han eller hun alltid kontakte de følgende av konsernets øverste sjefer for veiledning. Charles Knott Russel Taylor Styreleder Senior VP-HR charles.knott@flintgrp.com russell.taylor@flintgrp.com M +31 645 644 051 M +44 7872 118 524 Verena Hahn Michelle Dornas VP Juridisk & Administrasjon VP, Kasserer verena.hahn@flintgrp.com michelle.domas@flintgrp.com T +49 711 9816 593 T +1 734 781 4620 M +1 734 276 0194 Kontakt til noen av de øverste sjefene kan også gjøres via For Asia/Stillehavsregionen: Yang Wenxian (Sally) HR-direktør Kina sally.yang@flintgrp.com T +86 21 2020 4056 6
For Latin-Amerika: Debbie Guberek Regional HR-direktør Latin-Amerika debbie.guberek@flintgrp.com T + 56 23280414 Alle rapporteringer blir tatt seriøst. Hver påstand blir undersøkt, og hvis sannsynliggjort, løst gjennom passende korrigerende tiltak og/eller disiplin. Hvis den ansatte velger å identifisere seg, vil han/hun gis tilbakemelding når undersøkelsen er avsluttet. Flint Group vil ikke tillate noen form for gjengjeldelse mot personer, som i god tro, rapporterer kjente eller mistenkelige brudd på Flint Groups retningslinjer. XVIII. Administrasjon og fraskrivelse av retningslinjene Disse retningslinjene skal administreres og overvåkes av Flint Groups styre. Eventuelle spørsmål og ytterligere informasjon om retningslinjene skal, i første omgang, rettes til en leder. Ansatte, ledere og direktører i Flint Group er alltid pålagt å følge disse retningslinjene, og å representere Flint Group (og dets datterselskaper) på en ansvarlig måte i alle regioner og territorier. Generelt sett bør det ikke være noen avvik eller unntak fra disse retningslinjene. Men i sjeldne tilfeller der en konflikt med retningslinjene kan oppstå, kan unntak gjelde. Unntak avgjøres fra sak til sak av administrerende direktør. Unntak for direktører og ledere må imidlertid bestemmes av styret. For medlemmer av styret, daglige ledere og finansielle ledere, skal styret ha den eneste og absolutte skjønnsmessige myndighet til å godkjenne eventuelle avvik eller unntak fra disse retningslinjene. Kjente eller mistenkte brudd på disse retningslinjene vil etterforskes og ansatte som er involvert i slike brudd, og enhver leder som oppmuntrer, støtter eller bevisst ignorerer slike brudd, skal være gjenstand for disiplinærtiltak, til og med oppsigelse. Informasjon som gis til revisjonskomiteen i Flint Groups styre vil inkludere: 1. En oppsummering av all Employee Representation Certificates (ERC), kommentarer og funn 2. Logging av alle Integrity Assurance (IA)-problemer rapportering av detaljer og utfall 3. Alle problemer angående seriøs svindel og kriminell aktivitet som oppdages Vedtatt av styret: Styreleder: Charles F. Knott Dato: 6. desember 2012 7