FRØYA KOMMUNE ADMINISTRASJONSUTVALGET Møtested: Møtedato: Kl. Frøya herredshus, 06.09.2016 09:00 Kommunestyresalen Møteinnkalling Saksliste Medlemmene innkalles herved til overnevnte møte. Forfall må straks meldes til informasjonen, Tlf 72 46 32 00 eller til postmottak@froya.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere beskjed. Sakliste: Saksnr. Arkivsaksnr. Innhold 4/16 16/2509 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 19.01.16 5/16 16/49 RETNINGSLINJER FOR FRØYA KOMMUNE OG ANSATTES BRUK AV SOSIALE MEDIA OG UTTALESE TIL PRESSE Sistranda, 31.08.16 Berit Flåmo Ordfører Siv-Tove Skarshaug Sekretær Saksdokumentene er lagt ut til offentlig ettersyn på følgende steder: Frøya herredshus og www.froya.kommune.no.
Saknr: 4/16 FRØYA KOMMUNE Administrasjonsutvalget Møtedato: 06.09.2016 Saksbehandler: Siv-Tove Skarshaug Arkivsaksnr: 16/2509 Arkivkode: 033 Møtebok Sak nr: 4/16 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 4/16 Administrasjonsutvalget 06.09.2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 19.01.16 Forslag til vedtak: Protokoll fra møte 19.01.16 godkjennes som framlagt. Vedlegg: Protokoll fra møte 19.01.16. Saksopplysninger: Vurdering:
Saknr: 5/16 FRØYA KOMMUNE Administrasjonsutvalget Møtedato: 06.09.2016 Saksbehandler: Mona Åsen Arkivsaksnr: 16/49 Arkivkode: 000 &11 Møtebok Sak nr: 5/16 Gradering: Saken skal behandles i følgende utvalg: 5/16 Administrasjonsutvalget 06.09.2016 / Kommunestyret RETNINGSLINJER FOR FRØYA KOMMUNE OG ANSATTES BRUK AV SOSIALE MEDIA OG UTTALESE TIL PRESSE Forslag til vedtak: Vedlagte retningslinjer tas til orientering. Vedlegg: 1. Retningslinjer for Frøya kommune og ansattes bruk av sosiale medier. 2. Retningslinjer for ansattes uttalelse til presse og media. Saksopplysninger: Frøya kommune utarbeidet retningslinjer for ansattes uttale til presse og media i 2011 og retningslinjer for bruk av sosiale medier i 2015. Bakgrunn for å utarbeide slike retningslinjer at ansatte skal vite hva en har å forholde seg til når en uttales seg offentlig som ansatt i kommunen, eller i sammenhenger der en kan oppfattes som om en uttale seg på vegne av Frøya kommune. Det er viktig å vektlegge at bruk av slike retningslinjer ikke er et forsøk på å begrene den ansattes rett til ytringsfrihet, men heller å peke på lojalitetsplikten en har som ansatt i Frøya kommune. Retningslinjene er tilgjengelig for ansatte gjennom program for dokumenthåndtering (compilo, tidligere kvalitetslosen) som alle ansatte skal ha tilgang til. Disse er også en del av introduksjonsprogrammet for nyansatte i Frøya kommune. Vurdering: Frøya kommune ønsker å ha en enhetlig intern politikk for hvordan ansatte uttaler seg i offentlighet.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Siv-Tove Skarshaug Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/2509 Saken skal behandles i følgende utvalg: Administrasjonsutvalget GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 19.01.16 Forslag til vedtak: Protokoll fra møte 19.01.16 godkjennes som framlagt. Vedlegg: Protokoll fra møte 19.01.16. Saksopplysninger: Vurdering:
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Mona Åsen Arkiv: 000 &11 Arkivsaksnr.: 16/49 Saken skal behandles i følgende utvalg: Administrasjonsutvalget RETNINGSLINJER FOR FRØYA KOMMUNE OG ANSATTES BRUKA AV SOSIALE MEDIA OG UTTALESE TIL PRESSE Vedtak: Forslag til vedtak: Vedlagte retningslinjer tas til orientering. Vedlegg: 1. Retningslinjer for Frøya kommune og ansattes bruk av sosiale medier. 2. Retningslinjer for ansattes uttalelse til presse og media. Saksopplysninger: Frøya kommune utarbeidet retningslinjer for ansattes uttale til presse og media i 2011 og retningslinjer for bruk av sosiale medier i 2015. Bakgrunn for å utarbeide slike retningslinjer at ansatte skal vite hva en har å forholde seg til når en uttales seg offentlig som ansatt i kommunen, eller i sammenhenger der en kan oppfattes som om en uttale seg på vegne av Frøya kommune. Det er viktig å vektlegge at bruk av slike retningslinjer ikke er et forsøk på å begrene den ansattes rett til ytringsfrihet, men heller å peke på lojalitetsplikten en har som ansatt i Frøya kommune. Retningslinjene er tilgjengelig for ansatte gjennom program for dokumenthåndtering (compilo, tidligere kvalitetslosen) som alle ansatte skal ha tilgang til. Disse er også en del av introduksjonsprogrammet for nyansatte i Frøya kommune. Vurdering: Frøya kommune ønsker å ha en enhetlig intern politikk for hvordan ansatte uttaler seg i offentlighet.
Retningslinjer for Frøya kommune og ansattes bruk av sosiale medier www.froya.kommune.no
Ansattes private bruk av sosiale medier 1. Husk hvor du jobber! Du er ansatt i Frøya kommune også når du bruker sosiale medier privat. 2. Snakker du om jobben din i sosiale medier, opptrer du som ansatt i Frøya kommune. 3. Du er en ambassadør for Frøya kommune. Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner, men vær bevisst på rollen din som ansatt i Frøya kommune og opplys om dette der det er relevant. 4. Vurder nøye om du som privatperson skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende eller leverandører i sosiale medier. Selv om du i utgangspunktet synes det er greit å skille mellom rollene, kan dette over tid føre til situasjoner som kan oppleves problematisk for begge parter. 5. Presiser at du ikke ytrer deg på vegne av Frøya kommune hvis det kan reises tvil om din rolle. 6. Ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene. 7. Husk at sosiale medier er en åpen kommunikasjonskanal. Det du skriver kan bli lest og videreformidlet av mange til mange, og blir stående til evig tid. I tillegg gjelder kommunens personalpolitiske retningslinjer, etiske retningslinjer og taushetserklæring. Generelle råd i forhold til å være på sosiale medier 1. Vær troverdig. Opptre nøyaktig, rettferdig, grundig og oversiktlig. 2. Vær konsekvent. Oppmuntre til konstruktiv kritikk. Vær imøtekommende, ærlig og profesjonell til en hver tid. 3. Vær lydhør og del. Når du mottar verdifull kunnskap, kompetanse og innsikt; del den der det passer. www.froya.kommune.no
Bruk av kommunens offisielle medier 1. Vær til stede, delta i debatten. Husk at du alltid representerer kommunen. 2. Rett alltid opp fakta feil. 3. Svar på spørsmål og kommentarer. 4. På generelle svar skriver du under med eget navn (kun fornavn). 5. Tilpass formen på svaret etter henvendelsens form og innhold. Saklig? Humoristisk? Formell? Vær forsiktig med ironi og sarkasme. 6. På spørsmål som krever saksbehandling, eller som har verdi som dokumentasjon, må innsenderen gjøres oppmerksom på at det må sendes en formell henvendelse gjennom riktige kanaler. 7. Vær bevisst på skillet mellom administrativt og politisk nivå. a. Henvis kun til rådmannens innstilling i politiske saker. b. Ikke gi dine egne vurderinger av saker som er til politisk behandling. 8. Under krisesituasjoner skal all kommunikasjon gå via beredskapsledelsen. www.froya.kommune.no
www.froya.kommune.no
ANSATTES UTTALELSE TIL PRESSE OG MEDIA. Uttale og informasjon til presse og media er et lederansvar, og skal som sådan utøves av eller i samråd med virksomhetens leder. Hensikten med uttale til presse og media er i første rekke å gi faktisk informasjon om kommunale forhold. Følgende forhold er unntatt fra virksomhetslederes rett til uttale i presse og media: Saker som er underlagt taushetsplikt. Saker som er unntatt fra offentlighet. Saker som er gradert etter Sikkerhetsinstruksen. Saker som er beskyttet etter Beskyttelsesinstruksen. Uttalelse om saker som er under etterforskning av politiet eller under behandling ved domstolene skal bare gjøres av rådmannen eller den som er gitt tillatelse fra rådmannen. Rådmannen vil legge til grunn følgende prinsipielle retningslinjer for uttale til presse og media: 1. Uttale til presse og media etter kommunalt initiativ. Virksomhetsledere har rett til å initiere faktisk informasjon til offentligheten gjennom presse og media innenfor det ansvars og arbeidsområde som tilligger lederen. Virksomhetsledere har også rett til å korrigere feilinformasjoner som er framkommet i presse og media som redaksjonelt stoff, innenfor vedkommendes arbeids- og ansvarsområde. Slik korrigering av feilinformasjon skal skje i samsvar med vedkommende leders nærmeste overordnede. Svar på leserinnlegg og inserater skal normalt ikke gjøres. Dersom dette vurderes nødvendig skal svaret skje etter tillatelse fra vedkommende leders overordnede. 2. Uttale til presse og media etter initiativ/henvendelse fra media. Virksomhetsledere har rett til å gi faktiske opplysninger om vedtatte saker innenfor sitt ansvarsog arbeidsområde på henvendelser fra presse og media. Dersom den kommunale leder ikke selv vil gi opplysninger skal presse og media henvises til vedkommende leders nærmeste overordnede, som avgir uttale. Virksomhetsledere kan også gi faktiske faglige vurderinger i saker som er til behandling i kommunen på henvendelse fra presse og media. Svar på slike henvendelser skal, dersom tiden tillater det, koordineres med vedkommendes overordnede. Saksbehandlere kan også svare på henvendelser fra presse og media i saker som er under behandling. Svar på slike henvendelser skal begrenses til faktiske opplysninger og ikke vurderinger som saksbehandler gjør før saken er lagt fram til behandling for den som skal treffe avgjørelsen.
3. Deltakelse i offentlig debatt og / eller meningsutveksling i presse og media. Virksomhetsledere og ansatte skal normalt ikke delta i offentlig debatt eller meningsutvekslinger i presse og media som kommunalt ansatte, uten at dette er godkjent av vedkommendes overordnede. Ved deltakelse i slik debatt skal kommunalt ansatt kun forholde seg til faktisk informasjon og faglige vurderinger som ligger innenfor den ansatte / leders ansvarsområde. Disse retningslinjer gjelder for kommunalt ansatt personell, og gjelder ikke ansatte som uttaler seg som folkevalgte eller tillitsvalgte.