Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS KONTROLLUTVALET I HJELMELAND 1 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2008 2011 Vedtatt av kommunestyret 21.05.2008 Side 1 av 11
INNHALDSLISTE 2 1. BAKGRUNN 2 2. LOVHEIMEL FOR SELSKAPSKONTROLL 3 3. FORMER FOR SELSKAPSKONTROLL 4 4. INNHALD OG FØREMÅL FOR SELSKAPSKONTROLLEN 4 5. KOMMUNAL EIGARSTRATEGI EIGARSKAPSMELDING 5 6. FORVALTNINGSREVISJON I SELSKAP 5 7. NÆRMARE OM FORSKJELLIGE SELSKAPSTYPAR OG SELSKAPSKONTROLL 6 8. OVERSIKT OVER KOMMUNALT EIGARSKAP I SELSKAP 7 9. PLAN FOR GJENNOMFØRING AV SELSKAPSKONTROLL 8 10. RAPPORTERING AV GJENNOMFØRTE SELSKAPS- KONTROLLAR/OPPFØLGING OG RULLERING AV PLANEN 9 11. KJELDER 9 Vedleggsoversikt 9 Side 2 av 11
1. BAKGRUNN Kommunane har i lang tid gjort bruk av fristilne organisasjonsmodellar som selskap, stiftelsar og liknande. Utviklinga synest å gå i retning av stadig aukande bruk av fristilne organisasjonsformar. Denne utviklinga har ført til ei meir kompleks og fragmentert organisering av den kommunale verksemda. Det inneberer utfordringar både når det gjelder styring og kontroll og tilsyn. Med bakgrunn i ovanfor nemnde problemstilling har Kommunelovens 77 nr. 5 gitt kontrollutvalet ansvar for å sjå til at det vert ført kontroll med forvaltninga av kommunens interesser i selskap m.v. Bestemminga må sjåast i samanheng med kommuneloven 80 om selskapskontroll, som gir kontrollutvalet og kommunens revisor rett til å krevja dei opplysningar som ein finn påkravd for sin kontroll i interkommunale selskap etter lov om interkommunale selskap av 29. januar 1999, eller i aksjeselskap der ein kommune/ fylkeskommune aleine eller saman med andre kommunar/fylkeskommunar eig alle aksjar, og i heleigde dotterselskap av slike selskap. 80 opnar også for at kommunestyret kan vedta at det skal utførast forvaltningsrevisjon i slike selskap (kommunalt/ fylkeskommunalt heleigde selskap). Det vises også til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15.06.04. Det er kontrollutvalet som iflg. Kommunelovens bestemmingar har det nærmare ansvar for å gjennomføra selskapskontrollar. I dette ligg at kontrollutvalet har ansvar for at det vert utarbeidd ein plan for gjennomføring av selskapskontroll, og at kontrollutvalet har ei bestillarrolle i samband med gjennomføring av selskapskontrollar på bakgrunn av planen. Det er kommunestyret sjølv som skal vedta planen. Plan for selskapskontroll vart for første gong utarbeidd i 2005. Kontrollutvalet skal iflg. forskriftene sørgja for at det vert utarbeidd ny plan for gjennomføring av selskapskontrollar for kommunestyreperioden seinast innan utgangen av året etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forskriftene er ikkje til hinder for at det kan utarbeidast slike planar oftare, eller for at endringar i planperioden kan delegerast til kontrollutvalet. I kommunalt/fylkeskommunalt eigde selskap med mange eigarar som kvar for seg gjennom sine kontrollutval kan krevja innsyn i selskapet for å gjennomføra selskapskontroll etter denne bestemminga, kan det være hensiktsmessig at slikt innsyn blir samordna gjennom avtale mellom deltakarane/eigarane. Kontrollutvalet vil arbeida for ei slik samordning der det er mulig. 3 Denne planen gjeld for kommunestyreperioden 2008 2011, eller til ny plan ligg føre. Side 3 av 11
4 2. LOVHEIMEL FOR SELSKAPSKONTROLL M.M. Kommunelovens 77.5: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kommunelovens 80: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Forskrift om kontrollutvalg 13 15: Forskriften inneholder både et pålegg om å utføre kontroll av forvaltningen med kommunens eierskap i selskaper, samt et krav om at det skal utarbeides en plan for selskapskontroll. 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14. Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. 15. Rapportering om selskapskontrollen Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Side 4 av 11
5 3 FORMER FOR SELSKAPSKONTROLL Obligatorisk eigarskapskontroll Den lovpålagde kontrollen er den såkalla eigarskapskontrollen. Eigarskapskontrollen om fattar følgjande: Kontroll ved selskapsetablering Kontroll av at den som utøver kommunen sine eigarinteresser følgjer reglane i den aktuelle verksemdslova og annan bakgrunnslovgjeving Kontroll av at den som utøver kommunen sine eigarinteresser opptrer i samsvar med kommunen sine vedtak g føresetnader (forvaltninga av kommunen sine eigarinteresser). Valfri forvaltningsrevisjon Det er ikkje eit krav om gjennomføring av forvaltningsrevisjon av kommunalt eigde selskap. Kommunen har likevel høve til å gjennomføra slik revisjon. Forvaltningsrevisjon vil vera mest aktuelt i selskap som produserer velferdstenester på vegne av kommunen. Forvaltningsrevisjon om fattar følgjande: Systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut får kommunestyret sine vedtak og føresetnader (kontroll av aktiviteten i selskapet). Forvaltningsrevisjon skal utførast i høve til kap. 3 i forskrift om revisjon og i høve til god kommunal revisjonsskikk. Her inngår m.a. risiko- og vesentlighetsvurderingar som ein viktig del. 4. INNHALD OG FØREMÅL MED SELSKAPSKONTROLLEN Kommunen ønskjer å ivareta følgjande føremål med selskapskontrollen: - sikra at dei reglar som gjeld innafor vedkomande organisasjonsform og verksemdssområde vert etterlevd i dei verksemder som faller inn under lov- og forskriftspålagt selskapskontroll. I tillegg til å etterleva selskapslovgivinga vert det sett på som særlig påkravd å sikra at Lov om offentlige anskaffelser vert overhalden. Vidare er etikk, samt arbeidsmiljø- og miljøvern lovgivingas reglar i verksemder som er kommunalt eigd, eit viktig kontrollaspekt - kontrollera om den som utøvar kommunens eigarinteresse utøvar myndigheita på den måten som er fastsett i den aktuelle verksemdslova. I tillegg å ivareta kommunens interesser og kommunestyrets vedtak og føresetnader vedrørande forvaltninga av eigarinteressene (eigarskapskontroll). Dette vil som oftast omfatta at ein tar utgangs-punkt i selskapets føremål og vedtekter, og kommunestyrets vedtak i saker der selskapet har vore til behanling. - streba etter å vera bevisst på kva kommunen ønskjer å oppnå ved å etablera verksemder, eller ved å erverva eller eiga eigardelar i verksemder, aleine eller saman med andre eigarar/ deltakarar - vurdera økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyrets vedtak og føresetnader i dei selskap der dette vert særskilt bestemt (forvaltningsrevisjon) Side 5 av 11
Ein del av kontrollen vil i første omgang vera å sjå til at kommunen har rutinar for å følgja opp eigarinteressene ved at det vert føretatt kontroll. 6 Både i IKS- og aksjelovgivinga er styret ansvarlege for selskapet sine forrretningsmessige disposisjonar. Selskapskontrollen skal ikkje omfatta kontroll av styret sitt arbeid, men fokusera på korleis eigaren opptrer i selskapsorgana (representantskap og generalforsamling). 5. KOMMUNAL EIGARSTRATEGI - EIGARSKAPSMELDING I desember 2006 la Regjeringa frem si eigarskapsmelding; St. melding nr. 13 (2006-2007) Et aktivt og langsiktig eierskap. Her vert m.a. problemstillingar som ein offentlig eigar møter trekt fram, for eksempel eigarrolla vs. rolla som myndigheitsutøvar. Det vert òg fokusert på behovet for og måten ein offentlig eigar kan utøva ein aktiv og langsiktig eigarstrategi på. Samtidig ønskjer ein å setta klare mål for føremålet med sitt eigarskap slik at dette er tydelig for selskapets styre. Problemstillingane har klar relevans også for kommunens utøving av sitt eigarskap og innretninga av dette framover. Hjelmeland kommunes eigarstrategi vart handsama i kommunestyret i september 2007. Her vart desse målsettingane/strategiane for kommunalt eigde selskap vedtatt: Hovudmålsetting for kommunalt eigarskap/medlemskap: Alle eksterne eigarskap og medlemskap for Hjelmeland kommune skal ha eit klart potensiale for nytteeffekt for innbyggarane, minimum ha positiv effekt for samfunnet i brei tyding av ordet. Strategiar for å nå denne målsettinga har kommunen formulert slik: 1. Representasjon i styrande organ skjer ved å peike ut mest mogeleg kvalifiserte personar. 2. Krav om regelmessig og systematisk rapportering til kommunestyret om arbeidet i dei respektive selskap/organisasjonar. Ordførar er ansvarleg for at dette skjer, enten direkte frå valde representantar for kommunen, eller på anna vis, og minimum ein gong årleg. 3. Evaluering og vurdering av kor vidt det er tenleg med framleis eigarskap/medlemskap i det einskilde tiltaket kvart 4. år, det siste i kvar valperiode, og første gong hausten 2007. 4. Brukargranskingar òg for tenester og oppgåver ivaretekne av selskap og organisasjonar der kommunen er engasjert og der tilhøva ligg til rette for dette, til dømes for HNU a/s, Ryfylke Miljøverk IKS, Reisemål Ryfylke a/s m.fl. 5. Grundig og kritisk vurdering før kommunen engasjerer seg som eigar/medlem i nye eksterne tiltak. Som tidligare nemnt er hovudformålet med selskapskontrollen eigarskapskontrollen. Det vil seie å kontrollera om den som utøvar kommunens eigarinteresser i selskap gjer dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og føresetnader. I denne samanhengen vil derfor kommunens vedtekne eigarstrategi vera eit viktig reiskap. Side 6 av 11
7 6. FORVALTNINGSREVISJON I SELSKAP Kommunelovas 80 andre ledd seier at kommunestyret kan fastsetja eigne reglar for kontroll med selskap som er nemnt i første ledd (Interkommunale selskap og offentlig heileigde aksjeselskap). Det er denne bestemminga som opnar for at det kan utførast forvaltningsrevisjon i desse selskapa. Kontrollutvalet har som mål at forslag til slike reglar skal leggjast fram for kontrollutvalet/kommunestyret saman med behandling av denne planen. Kontrollutvalet vil ved bestilling av nye prosjekt for kvart prosjekt vurdera om det og er ønskjeleg å gå nærare inn i selskapet for å sjå om det skal fortas forvaltningsrevisjon. Med dette meiner ein om det skal gjerast vurderingar i tilknyting til økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader for selskapet. Ei avgjersle om forvaltningsrevisjon vil bli tatt i samarbeid med ande eigarkommunar, og i høve til reglar vedtatt i kommunestyret når desse ligg føre. Side 7 av 11
7. NÆRMARE OM FORSKJELLIGE SELSKAPSTYPAR OG SELSKAPSKONTROLL Etter Kommunelova 77.5 skal kontrollutvalet sjå til at det ver ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap m.v. Kommunelovens 80 gir kontrollutvalet og kommunens revisor rett til innsyn i visse typar selskap for gjennomføring av slik kontroll. Som nemnt i innleiinga (pkt. 2) er det kommunalt/fylkeskommunalt heileigde selskap og heileigde dotterselskap av desse som er aktuelle for selskapskontroll. Interkommunale selskap vil alltid være heileigde av kommunane, og er derfor omfatta av lovreglane om selskapskontroll i Kommunelovens 80. Når det gjeld aksjeselskap, er det kommunalt/fylkeskommunalt heileigde selskap og heileigde dotterselskap av desse som er aktuelle for selskapskontroll i høve til Kommunelovens 80. I aksjeselskap med private eigarar er kommunens innsynsrett avgrensa til den innsynsrett i selskapet som dei øvrige aksjeeigarane har. Kontrollutvalet sitt ansvar vil her vera å sjå til at kommunen sjølv foretar ein eigarskapskontroll der ein ser til at den som representerer kommunen på generalforsamlinga har utøvd sin stemmerett i samsvar med kommunestyrets føresetnader og vedtak, Sjå vedlegg for oversikt over aktuelle selskap. Interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27 vil også alltid vera heileigd av kommunane. Inntil vidare har desse ikkje vore aktuelle for selskapskontroll. Dette heng saman med at Kommunelovens 80 eller Forskrift om kontrollutvalg ikkje omtaler denne samarbeidsforma. Dersom det skulle koma endringar vedr. slike samarbeid, vil det bli gjort endringar i planen for å tilpassa dette. Vertskommunesamarbeid etter kommunelovens 28a er også heileigd av kommunane, og underlagt vertskommunen. Dei er derfor ikkje aktuelle for selskapskontroll. Ein er ikkje kjent med at Hjelmeland kommune har slike samarbeid. Kommunale føretak er ein del av kommunens ordinære drift, og er derfor ikkje omfatta av reglane om selskapskontroll. Også desse selskapa vert omfatta av bestemmingane om forvaltningsrevisjon. Kommunane yter og tilskot til stiftelsar (sjå vedlegg). Ein stiftelse er ikkje eit selskap som vert eigd av kommunen. Ein stiftelse skil seg frå dei andre selskapsformene ved at den ikkje har eigarar eller deltakarar. Då stiftelsen er sjølveigande, er den derfor ikkje omfatta av reglene om selskapskontroll. Stiftelsane har sin eigen tilsynsordning; Stiftelsestilsynet. Dersom kommunen kjøper tenester frå ein stiftelse, kan både kjøp av teneste, kontraktar og leveransar vera mulige forvaltningsrevisjonsprosjekt. For oversikt over det enkelte selskapet sitt føremål og kommunens motiv med sitt eigarskap, vert det vist til meir utfyllande opplysningar i vedlegget. 8 Side 8 av 11
8. OVERSIKT OVER KOMMUNALT EIGARSKAP I SELSKAP Selskap som omfattast av KL. 80 om selskapskontroll: 9 Aksjeselskap: Namn: Eigardel: Merknad Lyse Energi AS 0,994% Har fleire heilegde dotterselskap Allservice A/S 0,17% Avanti AS (tidl. Jørpeland Produkter AS) 30% Hjelmeland Næringsutvikling AS 100% Ryfylkevegen AS 20% Kommunekraft AS 1 aksje pr. eigar Ca. 100 medlemskommunar Interkommunale selskap: Namn Eigardel Ryfylke IKS 20% Ryfylke Miljøverk IKS 12,5% Rogaland Revisjon IKS 0,8% Interkommunalt arkiv IKA IKS 1,93% Selskap som ikkje er omfatta av KL 80: Interkommunale samarbeid som er eigne rettssubjekt (KL 27): Namn: Eigarddel Merknader: Ryfylke Friluftsråd IS Tal medl. i repr.skapet avspeglar eigardelen Interkommunale samarbeid er foreløpig ikkje med i det endelige planforslaget, då desse inntil vidare ikkje er omfatta av reglane om selskapskontroll. Aksjeselskap med avgrensa innsynsrett pga. private eigarar: Selskap Eigardel Merknader Bygdaposten AS 49% Har private eigarar Lysefjorden Utvikling A/S Har private eigarar Blue Planet A/S Ryfylke Brygge Eiendom AS Reisemål Ryfylke AS Hjelmeland kommune har investert 5 mill kr i Ryfylke Brygge Eiendom AS. Aksjane blir forvalta av Hjelmeland Næringsutvikling AS. Hjelmeland Næringsutvikling AS disponerer kommunes aksjar på 10.74% Har private eigarar Har og private eigarar Har 53% private eigarar Kontrollutvalet har ansvar for å sjå til at kommunen sjølv fører kontroll med sitt eigarskap i slike selskap, t.d. gjennom si eigarskapsmelding. Side 9 av 11
9. PLAN FOR GJENNOMFØRING AV SELSKAPSKONTROLL 10 Prioritering Selskapskontrollen bør prioriterast etter følgjande kriterium: 1. Selskap som gir eit direkte tenestetilbod til kommunens innbyggarar 2. Selskap som har eit samfunnsmessig ansvar 3. Selskap som leverer verksemdskritiske tenester til Hjelmeland kommune 4. Selskap som er heileigd av Hjelmeland kommune 5. Selskap der Hjelmeland kommune har omfattande eigarinteresser i tal aksjar (fleirtal) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen Kriteria er fastsett ut frå to omsyn: fokus på brukarperspektivet og fokus på økonomiske interesser. Desse omsyna er i samsvar med kommunaldepartementets merknader. Nedanfor følgjer ei uprioritert liste over dei selskapa som er mest aktuelle for selskapskontroll i den kommande perioden. Aktuelle selskap Kontrollutvalet har i den føregåande perioden bestilt/gjennomført selskapskontroll i desse selskapa: Hjelmeland Næringsutvikling AS Allservice AS (kontrollutvalet fekk tilsendt den ferdige rapporten, utan å vere deltakar i sjølve selskapskontrollen) Avanti AS (tidl. Jørpeland Produkter AS) Lyse Energi AS Ryfylke IKS Ryfylke Miljøverk IKS (RYMI) Desse selskapa vert prioritert for selskapskontroll i perioden (uprioritert): I følgjande selskap aktuelle for selskapskontroll har det ikkje vore gjennomført kontroll: Ryfylkevegen AS Rogaland Revisjon IKS Interkommunalt arkiv (IKA) IKS Kommunekraft AS (lite aktuelt pga mange eigarar) Kontrollutvalet vert gitt mynde til å avgjera kor mange selskapskontrollar som skal gjennomførast i planperioden, samt å foreta endelige prioriteringar saman med evt. andre eigarkommunar. Dersom spesielle tilhøve oppstår kan det òg bli aktuelt å gjennomføra ny selskapskontroll i selskap som tidlegare har vore gjennomgått. Kontrollutvalget vil vurdere behovet for forvaltningsrevisjon (kontroll av selve aktiviteten i selskapet) ved bestilling av den enkelte selskapskontroll. Selskapskontrollar må alltid sjåast opp mot kontrollutvalets tilgjengelige budsjettmidlar. Side 10 av 11
10. RAPPORTERING AV GJENNOMFØRTE SELSKAPSKONTROLLAR/ OPPFØLGING OG RULLERING AV PLANEN 11 Kontrollutvalet vil i samhøve med kontrollutvalgsforskriftens 15 gi rapport til kommunestyret om kva for kontrollar som er gjennomførte samt resultata av desse. Dette vil skje ved at rapportane vert vidaresend kommunestyret for sluttbehandling fortløpande. Det er ingen lovpålagt oppfølging av eigarskapskontrollen. Det er likevel naturlig at kontrollutvalet forventar at kommunen/selskapet tar stilling til dei vurderingar og anbefalingar som ligg føre. Selskapskontrollar med forvaltningsrevisjon vil bli lovmessig fylgt opp av kontrollutvalet og rapportert på lik linje som annan forvaltningsrevisjon. Denne planen gjeld for bystyreperioden 2008 2011, eller til ny plan ligg føre. Iflg. Forskrift om kontrollutvalg vil kontrollutvalets høve til å foreta eventuelle endringar i planen ha samanheng med kva for ramar som kommunestyret har sett. Kommunestyret kan delegera til kontrollutvalet å gjera naudsynte endringar i planperioden. Slik delegasjon har tidlegare vore gitt i Hjelmeland kommune, med krav om å orientera kommunestyret når slike endringar er gjort. Dersom ikkje spesielle tilhøve oppstår som tilseier at planen vert rullert straks, bør den gjennomgåast midt i perioden for å vurdera om det er behov for justeringar. Planen gjeld for perioden 2008 2011, eller til ny plan ligg føre. 11. KJELDER Hjelmeland kommunes eigarskapsmelding Kontrollutvalget fokus på kvalitet KS/NKRF 2007 Veileder i selskapskontroll NKRF 2005 Vedtatt Plan for selskapskontroll - 2005 Eigarskapsmelding i Sandnes og Stavanger Vedlegg: Selskapsoversikt med utfyllande opplysningar Side 11 av 11