Rederiavdelingen. Integrert KS&SMS. Standard - KS&SMS-05 Tokt. Versjon : 2.00 Håndbok-ansvarlig: Karl Robert Røttingen

Rederiavdelingen Integrert KS&SMS Standard - KS&SMS-05 Tokt Versjon : 2.00 Håndbok-ansvarlig: Karl Robert Røttingen Skrevet ut: 03.10.2013 12:11:00 Havforskningsinstituttet

Standard - KS&SMS-05 Tokt INNHOLDSFORTEGNELSE Side ii Forberedelse KS&SMS.5.1-01 Instruks for toktledelse 2.01 10.04.2013 KS&SMS.5.1-02 Instruks for toktkoordinator 1.02 18.10.2012 KS&SMS.5.1-03 Prosedyre for toktsøknad 1.03 18.10.2012 KS&SMS.5.1-04 Veiledning for web toktsøknad 1.00 19.04.2013 HMS Toktproduksjon KS&SMS.5.2-07 HMS Veiledning for toktdeltakere 1.01 09.11.2012 KS&SMS.5.2-11 Saksgang for vernesaker ombord 1.01 30.10.2012 KS&SMS.5.2-08 Instruks for verneombud for toktpersonell 2.00 10.04.2013 + V01 Bestemmelser for oppbevaring, bruk og servering av alkohol på fartøyer som 1.04 16.10.2012 bemannes og drives av Havforskningsinstituttet (KS&SMS.1.1-01) KS&SMS.5.2-10 Skjema Skjema Kartlegging / vernerunde 1.01 30.10.2012 KS&SMS.5.2-01 Sikkerhetskrav til vitenskapelig utstyr som skal kunne løftes og/eller slepes. 2.00 16.04.2013 KS&SMS.5.2-02 Sikkerhetsinfo for vitenskapelig utstyr som skal løftes 2.00 16.04.2013 KS&SMS.5.2-09 Cruise participant info Dr.Fridtjof Nansen 1.02 17.10.2012 KS&SMS.5.2-03 RSP - ( Risiko Styrings Plan) 2.00 16.04.2013 KS&SMS.5.2-04 Sikkerhetsprosedyre for beholdere som inneholder, eller kan utvikle trykk. 2.00 16.04.2013 KS&SMS.5.2-05 Sikkerhetsprosedyre for Batteri 1.04 07.12.2012 KS&SMS.5.2-06 Risikomatrise 1.01 KS&SMS.3.2.4- Instruks for Transport, lagring og uttak av kjemikalier 2.02 20.03.2013 36 KS&SMS.5.2-12 RETNINGSLINJER FOR MINIMERING AV AKUSTISKE FORSTYRRELSER 1.00 03.01.2013 FOR SJØPATTEDYR I FORBINDELSE MED SEISMISKE UNDERSØKELSER Småbåter KS&SMS.5.2.1- Sikkerhetsinstruks for bruk av "småbåter" 1.04 28.09.2012 04 + V02 Sjekkliste for sikkerhetsutstyr av åpne småbåter, uten mulighet for overnatting 1.01 (KS&SMS.5.2.1-01) + V03 Sjekkliste for småbåter med mulighet for overnatting (KS&SMS.5.2.1-02) 1.01 05.11.2012 KS&SMS.5.2.1- Sikker jobb analyse for småbåtbruk 1.02 28.09.2012 05 KS&SMS.5.2.1- Toktplan for feltarbeid med småbåt 1.01 28.09.2012 06 KS&SMS.5.2.1- Feltutstyr til utlån 1.00 28.09.2012 07 KS&SMS.5.2.1- Sjekkliste for sikkerhetsutstyr av åpne småbåter, uten mulighet for overnatting 1.01 01 KS&SMS.5.2.1- CE-merking og begrensninger 2.00 16.04.2013 03 KS&SMS.5.2.1- Sjekkliste for småbåter med mulighet for overnatting 1.01 05.11.2012 02 KS&SMS.8.3-09 Sjekkliste sikkerhetsutstyr leiefartøy "småbåter" 1.02 05.11.2012 Toktavslutning KS&SMS.5.3-01 Skjema Teknisk toktleder rapport 1.07 30.10.2012 Tokt i utenlanske soner KS&SMS.5.4-01 Prosedyre for søknad om tokt i andre lands økonomiske sone 1.03 18.10.2012 KS&SMS.5.4-02 ICES-Søknadskjema 1.02 04.10.2012 KS&SMS.5.4-03 Fiske og rapporteringsregler i Russisk økonomisk sone i Barentshavet 1.02 30.10.2012

Standard - KS&SMS-05 Tokt Side iii Endringer i denne utgave: KS&SMS.5.1-01 Rev./Ver. 2.01 - Lagt til PRO Instruks for toktledelse NUTEC for HI og UIB ansatte KS&SMS.5.1-02 Rev./Ver. 1.02 - Lagt til INS Instruks for toktkoordinator KS&SMS.5.1-03 Rev./Ver. 1.03 - Lagt til PRO Prosedyre for toktsøknad KS&SMS.5.1-04 Rev./Ver. 1.00 - Lagt til STD Veiledning for web toktsøknad KS&SMS.5.2-07 Rev./Ver. 1.01 - Lagt til STD HMS Veiledning for toktdeltakere Lagt til 40 timers kur VMU KS&SMS.5.2-11 Rev./Ver. 1.01 - Lagt til STD Saksgang for vernesaker ombord KS&SMS.5.2-08 Rev./Ver. 2.00 - Lagt til STD Instruks for verneombud for toktpersonell KS&SMS.5.2-10 Rev./Ver. 1.01 - Lagt til SKJ Skjema Kartlegging / vernerunde KS&SMS.5.2-01 Rev./Ver. 2.00 - Lagt til INS Sikkerhetskrav til vitenskapelig utstyr som skal kunne løftes og/eller slepes. KS&SMS.5.2-02 Rev./Ver. 2.00 - Lagt til STD Sikkerhetsinfo for vitenskapelig utstyr som skal løftes KS&SMS.5.2-09 Rev./Ver. 1.02 - Lagt til STD Cruise participant info Dr.Fridtjof Nansen KS&SMS.5.2-03 Rev./Ver. 2.00 - Lagt til PRO RSP - ( Risiko Styrings Plan) KS&SMS.5.2-04 Rev./Ver. 2.00 - Lagt til STD Sikkerhetsprosedyre for beholdere som inneholder, eller kan utvikle trykk. KS&SMS.5.2-05 Rev./Ver. 1.04 - Lagt til STD Sikkerhetsprosedyre for Batteri KS&SMS.5.2-06 Rev./Ver. 1.01 - Lagt til STD Risikomatrise KS&SMS.3.2.4-36 Rev./Ver. 2.02 - Lagt til STD Instruks for Transport, lagring og uttak av kjemikalier lagt til at grunnleggende opplæring ligger i opplæring stilling skjema KS&SMS.5.2-12 Rev./Ver. 1.00 - Lagt til PRO RETNINGSLINJER FOR MINIMERING AV AKUSTISKE FORSTYRRELSER FOR SJØPATTEDYR I FORBINDELSE MED SEISMISKE UNDERSØKELSER KS&SMS.5.2.1-04 Rev./Ver. 1.04 - Lagt til STD Sikkerhetsinstruks for bruk av "småbåter" Endret på krav til fartøy, ved sertifiseringsregler "småbåter" KS&SMS.5.2.1-05 Rev./Ver. 1.02 - Lagt til STD Sikker jobb analyse for småbåtbruk KS&SMS.5.2.1-06 Rev./Ver. 1.01 - Lagt til STD Toktplan for feltarbeid med småbåt

Standard - KS&SMS-05 Tokt Side iv KS&SMS.5.2.1-07 Rev./Ver. 1.00 - Lagt til STD Feltutstyr til utlån KS&SMS.5.2.1-01 Rev./Ver. 1.01 - Lagt til STD Sjekkliste for sikkerhetsutstyr av åpne småbåter, uten mulighet for overnatting KS&SMS.5.2.1-03 Rev./Ver. 2.00 - Lagt til STD CE-merking og begrensninger KS&SMS.5.2.1-02 Rev./Ver. 1.01 - Lagt til STD Sjekkliste for småbåter med mulighet for overnatting KS&SMS.8.3-09 Rev./Ver. 1.02 - Lagt til STD Sjekkliste sikkerhetsutstyr leiefartøy "småbåter" KS&SMS.5.3-01 Rev./Ver. 1.07 - Lagt til SKJ Teknisk toktleder rapport KS&SMS.5.4-01 Rev./Ver. 1.03 - Lagt til PRO Prosedyre for søknad om tokt i andre lands økonomiske sone KS&SMS.5.4-02 Rev./Ver. 1.02 - Lagt til STD ICES-Søknadskjema KS&SMS.5.4-03 Rev./Ver. 1.02 - Lagt til STD Fiske og rapporteringsregler i Russisk økonomisk sone i Barentshavet

Ref.id.: KS&SMS.5.1-01 Instruks for toktledelse Prosedyre Versjon: 2.01 Opprettet: 06.06.2012 Skrevet av: KRR Godkjent av: PWN Gjelder fra: 10.04.2013 Sidenr: 1 av 7 Instruks for toktledelse 1. Formål Formålet med denne instruksen er å sikre at tokt blir planlagt, gjennomført og avsluttet på beste måte i henhold til målsettingen for toktet. 2. Målgruppe og ansvar Denne instruksen gjelder tokt på fartøyer som eies av Universitetet i Bergen (UiB) og/eller Havforskningsinstituttet (HI) og fartøyer HI leier eller driver/disponerer (jfr. Prosedyre for tokt med leiefartøyer). Den omhandler planlegging, forarbeid, gjennomføring og arbeid etter toktets avslutning. 3. Definisjoner Toktkoordinator Toktleder Toktdeltagere Gjester Arbeidstager på skip Passasjer Den som er oppført som Toktkoordinator i toktprogrammet for HI og UiB, og som derved har fått et spesielt ansvar planlegging og gjennomføring av tokt som innbefatter flere prosjekter og/eller flere fartøyer samtidig. Toktkoordinator kan utpeke toktledere som nødvendig. Ansvarlig vitenskapelig arbeidsleder ombord. Forskere, teknisk personell og studenter som deltar på toktet. Personell som deltar på toktet og som ikke er ansatt ved HI eller UiB. Alle som utfører arbeid om bord som bidrar til oppfyllelse av formålet med toktet Personer som kun er om bord som medreisende, dvs ikke utfører noe form for arbeid om bord, men kun observerer aktiviteter om bord og/eller deltar i møter med toktdeltagere og/eller mannskap mens fartøyet er underveis 4. Beskrivelse Kritiske Faktorer 4.1. Planlegging og forberedelse Tokttid er en begrenset ressurs som også er meget kostbar, både med hensyn på fartøystid og arbeidstid for toktpersonellet. God planlegging er derfor en meget vesentlig faktor for at toktene skal bli gjennomført på en så effektiv og produktiv måte som mulig. Stadig flere tokt er også en innsamlingsplattform for data til flere prosjekter (fra både HI og UiB). I tillegg vil det være undersøkelser hvor flere fartøyer skal operere sammen. For både multiprosjekt- og multifartøyundersøkelser er det uhyre viktig å ha en grundig planlegging slik at tokttiden blir utnyttet mest mulig effektivt. På tokt hvor det skal utføres oppgaver for flere prosjekter, for eksempel på felles tokt mellom UiB og HI, er det viktig at toktkoordinatoren allerede tidlig i planleggingsfasen fordeler oppgaver og delegerer myndighet. 4.2. Samarbeid Hovedhensikten med fartøyer som brukes av HI og/eller UiB er å samle inn data til både rutinemessig overvåking av fisk og miljø, og til mer spesifikke forskningsformål. I tillegg har Dok id: D00798

Instruks for toktledelse Havforskningsinstituttet Ref.id.: KS&SMS.5.1-01 Versjon: 2.01 Gjelder fra: 10.04.2013 Side: 2 av 7 UiB rene undervisningstokt, og kombinerte forsknings- og undervisningstokt. En vellykket gjennomføring av et tokt krever godt samarbeid mellom fartøyets besetning og toktdeltagere. Kaptein og toktleder har derfor et særlig ansvar for å samarbeide slik at toktets oppgaver blir utført på beste måte. Toktleder har ikke bare et faglig ansvar, men også ansvar for blant annet å løse personalkonflikter, eventuelt i samarbeid med kapteinen dersom konflikten er mellom mannskap og toktdeltagere. 4.3. Sikkerhet Kapteinen er ansvarlig for sikkerheten for fartøyet, alt personell og utstyr om bord, i tillegg til å beskytte miljøet mot forurensing. Kapteinens ansvar er bestemt i Sjømannsloven, Skipskontrollens regler og Rederiavdelingens sertifiserte Integrerte Kvalitetsstyring og Sikkerhetsstyringssystem (Integrert KS&SMS) i henhold til International Safety Management (ISM) koden, International Ship and Port Security (ISPS) koden. Toktleder og øvrige toktdeltagere må respektere kapteinens ansvar på dette området. 4.4. Risiko analyse Alle operasjoner som ikke er av rutinemessig art og som kan medføre risiko for skade på personell eller det marine miljøet og skade på eller tap av utstyr, skal analyseres på forhånd ved hjelp av en Sikker Jobb Analyse (SJA) for å avdekke mulige hendelser og identifisere hvilke tiltak som skal iverksettes for å minimere faren for slike skader eller tap. Analysen skal være skriftlig for å kunne brukes som en del av underlagsmaterialet dersom det blir nødvendig med en undersøkelse etter at en skade faktisk har oppstått, eller utstyr er tapt, og for å kunne brukes som et hjelpemiddel neste gang en tilsvarende operasjon skal gjennomføres. Kapteinen er ansvarlig for at risikoanalyser gjennomføres som nødvendig. 4.5. Vitenskapelig arbeid Toktleder er ansvarlig for det vitenskapelige arbeidet ombord, og tar avgjørelser vedrørende kursnett, innsamling og bearbeiding av data. Toktleder er ansvarlig for at nødvendig vitenskapelig utstyr blir brakt ombord, og må i god tid før toktet undersøke at alt nødvendig utstyr (feks. trålutstyr, CTD, håver, nett, EDB-utstyr og programvare) er på plass ombord og klar til bruk. 4.6. Oppbevaring og bruk av kjemikalier og andre helseskadelige stoffer Den som skal bringe kjemikalier eller andre helseskadelige stoffer ombord må sørge for at kaptein og toktleder er orientert om gjeldende forskrifter for transport, lagring og bruk av kjemikaliene, samt sørge for at nødvendige datablad følger med. Personen har også ansvaret for at riktig verneutstyr (hansker, vernebriller, masker) er fremskaffet og benyttet. 4.7. Sertifisering og kontroll av vitenskapelig utstyr som skal håndteres med kran og/eller vinsj Alt utstyr som toktleder ønsker å bringe om bord for bruk på toktet, og som skal håndteres med kran og/eller vinsj, skal være sertifisert med hensyn på løfting og/eller sleping. Sertifikatene skal forevises kapteinen eller overstyrmann før utstyret blir håndtert med fartøyets kraner og/eller vinsjer. Dersom slike sertifikater ikke kan fremlegges skal kapteinen foreta en egen vurdering og eventuell kontrollert utprøving av utstyrets løfteanordninger for å forvisse seg om at løfte- og/eller slepeanordningene ikke kan ryke under løft/slep på en slik måte at det kan oppstå fare for personell, materiell eller forurensing av det marine miljøet. Dersom sertifikater for løfteanordninger ikke kan fremlegges og kapteinen ikke er sikker på at utstyret er forsvarlig å håndtere med kran og/eller vinsj skal ikke utstyret bringes om bord. Dok.id: D00798

Instruks for toktledelse Havforskningsinstituttet Ref.id.: KS&SMS.5.1-01 Versjon: 2.01 Gjelder fra: 10.04.2013 Side: 3 av 7 4.8. Arbeidstidsbestemmelser I henhold til International Labour Organisation (ILO) Convention 180 Seafarers hours of work and the manning of ships convention, 1996 er det ikke tillatt for arbeidstagere på skip å arbeide mer enn 14 timer pr dag og maksimum 77 timer i løpet av en 7 døgns periode. Hvileperiodene skal ikke være delt inn i mer enn to perioder i løpet av døgnet, hvorav en av hvileperiodene skal ha en varighet på minst 6 timer og intervallet mellom to påfølgende hvileperioder ikke overstiger 14 timer. 4.9. Diplomatisk klarering for operasjoner i andre lands økonomiske sone Det er toktleders ansvar å søke om tillatelse til å operere i andre lands økonomiske sone. Detaljert fremgangsmåte for dette finnes beskrevet i Prosedyre for søknad om tokt i andre lands økonomiske sone. Vær spesielt oppmerksom på søknadsfrister! 4.10. Sikkerhetsopplæring for toktdeltagere Toktdeltakere ansatt i HI eller UIB skal ha gjennomført sikkerhetsopplæring, såkalt draktkurs hos NUTEC eller tilsvarende opplæringssenter ila de siste 5 årene. Dersom man av ulike grunner ikke har slik sikkerhetsopplæring vil nødvendig opplæring bli gitt om bord før fartøyet forlater kai. Dokumentasjon på at alle toktdeltagere sine sikkerhetskurs skal toktleder levere til kapteinen før toktet starter. 4.11. Helseattest for toktdeltagere Alle toktdeltagere, unntatt dem som bare er med som passasjer i kortere tidsrom og ikke skal utføre noe form for arbeid om bord som involverer bruk av utstyr og fasiliteter, skal ha gyldig helseattest fra godkjent sjømannslege. Dokumentasjon på at alle toktdeltagere har gyldig helseattest skal toktleder levere til kapteinen før toktet starter. 4.12. Next of Kin informasjon for toktdeltagere Alle toktdeltagere, gjester og passasjerer skal opplyse om navn, adresse, telefonnummer og familierelasjon til den som de vil ha oppført som nærmeste pårørende ( Next of Kin ). I tillegg skal gjester, dvs de som ikke er ansatt på HI eller UiB, oppgi kontaktinformasjon til egen institusjon. Dersom en situasjon oppstår hvor kapteinen og/eller rederiet har behov for å ta kontakt med familie eller arbeidsgiver til en toktdeltager/gjest/passasjer, vil den som er oppført som nærmeste pårørende være den personen som kaptein/rederi forholder seg til som representant for vedkommende familie, og den som står oppført som arbeidsgiverkontakt som representant for vedkommende arbeidsgiver/institusjon. Liste over nærmeste pårørende for toktdeltagere og eventuelt arbeidsgiverkontakt skal toktleder levere til kapteinen før toktstart. 4.13. Arbeidsmiljøutvalg Det er etablert et Arbeids Miljø Utvalg (AMU) for hvert mannskapsskift på alle fartøyene iht Sjømannslovens 40. Dette utvalget skal bestå av kaptein, overstyrmann, maskinsjef, trålbas, verneombud og vara verneombud for besetningen, samt toktleder og verneombud for toktdeltagerne. Det skal avholdes minst ett AMU-møte i løpet av hver 4 uke. AMU har de samme oppgaver, ansvar og myndighet som AMU har i land. Avviks- og forbedringsforslag fra AMU sendes til Designated Person Ashore (DPA) ved Rederiavdelingen/Seksjon Fartøydrift for oppfølging og eventuell iverksetting av tiltak. Dok.id: D00798

Instruks for toktledelse Havforskningsinstituttet Ref.id.: KS&SMS.5.1-01 Versjon: 2.01 Gjelder fra: 10.04.2013 Side: 4 av 7 4.14. Bruk av ledig tokttid Før hvert tokt skal toktleder gjøre seg kjent med eventuelle oppgaver som kan gjennomføres dersom det oppstår ledig tid på toktet. Dette kan omfatte arbeid som skulle vært utført på andre tokt, vedlikehold på fartøyet eller mulighet for at påfølgende tokt kan starte tidligere. Toktleder plikter, i samarbeid med kapteinen, å sørge for at fartøystiden utnyttes på beste måte. 4.15. Informasjon til media Faglig informasjon fra fartøyet i løpet av toktet til presse, etc. skal bare gis av toktleder eller etter avtale med toktleder, og fortrinnsvis for HI-toktledere i samråd med ansvarlig forskningsdirektør og/eller forskningsgruppeleder, samt Avdeling for Samfunnskontakt og kommunikasjon. Tilsvarende gjelder for UiB-toktledere i samråd med ansvarlig instituttstyrer og UiB/Formidlingsavdelingen. 5. Beskrivelse 5.1. Før toktet Ansvar Handling/aktivitet For multiprosjekt og/eller multifartøy tokt iverksette planleggingsprosessen tidligst mulig etter at det godkjente toktprogrammet foreligger, Toktkoordinator normalt i desember året før, ved å kontakte alle som har ansvar for prosjekter som skal inngå i toktet (toktene). Toktkoordinator Finne fram til toktledere ved multifartøy undersøkelser. Toktkoordinator/ Søke om adgang til å foreta undersøkelser i andre lands økonomiske toktleder soner dersom det er aktuelt. Toktkoordinator/ Sørge for at toktet/toktene blir bemannet med relevant vitenskapelig toktleder personell. Holde planleggings- og orienteringsmøter hvor toktdeltagere og Toktkoordinator/ representanter for prosjektene som skal ha utført oppgaver på toktet toktleder deltar, og hvor oppgaver fordeles og myndighet delegeres. Toktkoordinator/ toktleder Toktkoordinator/ toktleder Toktkoordinator/ toktleder Sette opp et kurs- og stasjonsnett som resulterer i en mest mulig effektiv prøvetaking, både i forhold til involverte prosjekter og avgangs-, anløpsog avslutningshavn. Utarbeide liste over oppgaver på toktet i prioritert rekkefølge. Hvis toktet kommer i tidsnød pga dårlig vær eller andre forhold, skal kutting av oppgaver skje fra bunnen av listen i den grad det er mulig. Prioriteringene skal fremgå av toktplanen. Dersom toktet planlegges gjennomført med høyere fart enn økonomifart under survey og/eller transitt skal det avtales på forhånd med Rederiavdelingen. Kontrollere om de oppsatte mannskapsskiftehavnene er hensiktsmessige i forhold til planlagt gjennomføring av undersøkelsene. Dersom det skal utføres endringer, må det så snart som mulig, og senest en måned før toktet skal starte, tas kontakt med HI/Rederiavdelingen om eventuelle forslag til endringer av skiftehavn. Vær oppmerksom på at rederiet bestiller og betaler flybillettene for mannskapet lang tid i forveien for å oppnå lavest mulige priser. For multiprosjekt tokt, prosentfordele toktet i forhold til formål slik at Toktkoordinator kostnadene blir fordelt på de rette prosjektene. (Toktkoordinator er undersøkelsens kontaktperson ovenfor administrasjonen). Toktkoordinator/ Utarbeide toktplan som sendes forskningsdirektør (HI) eller instituttstyrer Dok.id: D00798

Instruks for toktledelse Havforskningsinstituttet Ref.id.: KS&SMS.5.1-01 Versjon: 2.01 Gjelder fra: 10.04.2013 Side: 5 av 7 Toktleder Forskningsdirektør (HI)/Instituttstyrer (UiB) HI/Arkiv Leder Seksjon Fartøydrift Toktleder Toktleder Toktleder Toktleder Toktleder Toktleder/ toktdeltager Toktdeltager Toktleder/ Kaptein Toktleder Kaptein Kaptein (UiB), eller den som er bemyndiget for godkjenning av toktplanen, senest to uker før toktstart. Kontrollere at toktplanen stemmer med virksomhetsplanen. Godkjenner og signerer toktplanen, og sender den til HI/Arkiv. Skanner signert toktplan og sender elektronisk versjon til Rederi/Seksjon Fartøydrift. Original arkiveres hos HI/Arkiv. Legger ut toktplan på toktplanen blir lagt ut på Rederiavdelingens hjemmeområde på HIs intranettsider ( Hinnsiden ) under ressurs/tokt/toktplaner. Kontrollere at alle toktdeltagerne har gjennomgått sikkerhetskurs (draktkurs) og at de har gyldig helseattest fra godkjent sjømannslege. Sørge for at NOK-liste for toktdeltagerne utarbeides. Sørge for at det blir laget lister over nødvendig utstyr og at dette blir klargjort og brakt ombord. Status for fast utstyr ombord må kontrolleres. Dersom det trengs assistanse fra personell på Rederiavdelingen, som lagerpersonell, mannskap, instrumentpersonell og/eller teknisk inspektør til installasjon/klargjøring av utstyr, skal dette avklares med de involverte i god tid på forhånd. Sette seg inn i de av UiB- og/eller HI-prosedyrer som er relevante for toktet. Sørge for at løfteanordninger for vitenskapelig utstyr som skal tas om bord i forbindelse med toktet, og som skal håndteres med fartøyets kran(er) og/eller vinsj(er), har nødvendige sertifikater for løfting og/eller sleping. Den som skal bringe kjemikalier ombord må sørge for at kaptein og toktleder er orientert om gjeldende forskrifter for transport, lagring og bruk av kjemikaliene, samt sørge for at nødvendig datablad følger med. Alle toktdeltagere som skal nytte eller som kan komme i befatning med ett eller flere kjemikalier (feks formalin), plikter å sette seg inn i angjeldende datablad. Gjennomgå fartøyets forskningsfasiliteter før toktstart, notere eventuelle mangler/uregelmessigheter og om mulig få manglene utbedret. Gjennomgangen skal dokumenteres på Teknisk toktlederrapport. Utarbeide vaktliste (m/vaktsjefer). Utføre Sikker Jobb Analyse (SJA) av de operasjoner som toktleder planlegger å gjennomføre som ikke er av rutinemessig karakter og sørge for at nødvendige tiltak for å minimere risiko for skade på personell, materiell og det marine miljøet blir planlagt og implementert. Kontrollere at vitenskapelig utstyr som skal bringes om bord og som skal håndteres med kran og/eller vinsj har nødvendige sertifikater for løfting og/eller sleping. Eventuelt, foreta en egen vurdering og eventuell kontrollert utprøving av utstyrets løfte-anordninger for å forvisse seg om at løfte- eller slepeanordningene ikke kan ryke under løft/slep på en slik måte at det kan oppstå fare for personell, materiell eller forurensing av det marine miljøet. Dersom Kaptein ikke er sikker på at utstyret er forsvarlig å håndtere med kran og/eller vinsj skal ikke utstyret bringes om bord. Dok.id: D00798

Instruks for toktledelse Havforskningsinstituttet Ref.id.: KS&SMS.5.1-01 Versjon: 2.01 Gjelder fra: 10.04.2013 Side: 6 av 7 5.2. Ved toktets begynnelse Toktleder Toktleder/ toktdeltager Kaptein Orientere toktdeltagere og mannskap om toktets formål og datainnsamlings- og bearbeidingsrutiner/prosedyrer, og HMS (systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid) krav og rutiner om bord. Den som har brakt kjemikalier ombord må: Sjekke om det allerede finnes aktuelle kjemikalier i nødvendig mengde om bord før toktet for å unngå oppbevaring av unødig mengde kjemikalier om bord under toktet. Sjekke om kaptein og toktleder er orientert om gjeldende forskrifter for transport, lagring og bruk av kjemikaliene. Sjekke at nødvendig datablad er med. Sørge for at kjemikaliet blir forsvarlig merket og oppbevart, også under slingring. Påse at toktdeltagere får nødvendig informasjon om sikkerhetsrutiner, daglige rutiner om bord osv iht instrukser og rutiner gitt i fartøyets skipsoperasjonsmanual, i tillegg til å delta på sikkerhetsøvelser som gjennomføres før og under toktet. 5.3. Under toktet Toktleder Toktleder Toktleder Toktleder Toktleder Den som arbeider med kjemikalier ombord Toktleder Kaptein Holde toktdeltagere og mannskap orientert om de pågående aktiviteter, fremdrift og eventuelle endringer i løpet av toktet. Registrere og rapportere utstyr som går tapt eller skades, samt årsaker til dette og fylle ut Teknisk toktlederrapport som nødvendig. Rapportere jevnlig til HI og/eller UiB i løpet av toktet om toktets gang, etter avtale med ansvarlig forskningsdirektør, forskningsgruppeleder og/eller instituttstyrer. Organisere jevnlig vask av utstyr og laboratorier som benyttes av toktdeltagerne. Påse at laboratorier som brukes under toktet holdes ryddige og at kjemikalier brukes og oppbevares på en forsvarlig måte. Sørge for at utstyr, prøver og data blir forsvarlig oppbevart ombord. Sørge for at kjemikaliene blir forsvarlig merket og oppbevart, også under slingring. Sørge for at kjemikaliene blir benyttet på en forsvarlig måte og at forbruk blir registrert. Påse at alle toktdeltagere opptrer i henhold til Bestemmelser for oppbevaring, bruk og servering av alkohol på fartøyer som bemannes og drives av Havforskningsinstituttet Iverksette nødvendige tiltak for å minimerer risiko for skade på personell, materiell og det marine miljø under de respektive operasjoner som gjennomføres i løpet av toktet. Dok.id: D00798

Instruks for toktledelse Havforskningsinstituttet Ref.id.: KS&SMS.5.1-01 Versjon: 2.01 Gjelder fra: 10.04.2013 Side: 7 av 7 5.4. Ved toktets avslutning Toktleder Toktleder Toktleder Toktleder Prosjektansvarlig/den som arbeider med kjemikalier om bord Toktkoordinator/ Toktleder Toktleder Toktleder Orientere alle ombord om resultater oppnådd under toktet. Registrere og rapportere utstyr som er gått tapt eller er skadet, samt årsaker til dette og ferdigstille Teknisk toktlederrapport. Toktleder, Kaptein og instrumentsjef skal signere skjemaet. Skjemaet sendes Rederiavdelingen for oppfølging. Organisere grundig vask av utstyr og laboratorier som er benyttet under toktet før toktdeltagerne forlater fartøyet ved toktavslutning. Sørge for at utstyr, prøver og data blir sendt/tatt med i land eller forsvarlig oppbevart om bord for senere levering i land. Prøver og data skal være kvalitetssikret i henhold til gjeldende prosedyrer før de blir avlevert til ansvarlig mottaker i land. Den som brakte kjemikalier ombord må sørge for at ubrukte kjemikalier blir tatt på land på en forskriftsmessig måte. Toktleder og Kaptein skal underrettes om når og hvordan kjemikalier skal tas i land. Fylle ut ROSCOP-skjema med kart eller datafil med stasjonsnett (Cruise Summary Report) og levere dette til Norsk Marint Datasenter (NMD) Fylle ut og levere inn toktoppgjørsskjema snarest mulig etter toktavslutning. Kopi av utfylt oppgjørsskjema sendes toktdeltagerne. Toktrapport leveres til ansvarlig forskningsgruppeleder (HI) og/eller forskningsdirektør (HI) eller instituttstyrer (UiB) senest en uke etter toktets avslutning. Distribueres også til de samme adressatene som mottok toktplan. Kryssreferanser KS&SMS.1.1 Bestemmelser for oppbevaring, bruk og servering av alkohol på fartøyer som KS&SMS.3.2 Hviletid KS&SMS.3.2 Prosedyre for bruk av SJA KS&SMS.3.2 Prosedyre for innsending av next of kin KS&SMS.5.3 Skjema - Teknisk toktleder rapport KS&SMS.5.4 Prosedyre for søknad om tokt i andre lands økonomiske sone Eksterne referanser Forskrift om helseundersøkelse av arbeidstakere på skip. Forskrift om arbeidsmiljø, sikkerhet og helse for arbeidstakere på skip Forskrift om toll- og avgiftsfri innførsel og forenklet fortolling av reisegods. ROSCOP skjema Dok.id: D00798

Ref.id.: KS&SMS.5.1-02 Instruks for toktkoordinator Instruks Versjon: 1.02 Opprettet: 06.06.2012 Skrevet av: PWN Godkjent av: KRR Gjelder fra: 18.10.2012 Sidenr: 1 av 1 Instruks for toktkoordinator 1. Hensikt Hensikten med denne instruksen er å sikre at planlegging, gjennomføring og avslutning av tokt som inneholder flere prosjekter/fagområder og/eller flere fartøyer blir gjort på beste måte i henhold til målsettingen for toktet. 2. Målgruppe og ansvar instruksen gjelder tokt på fartøyer som eies av Universitetet i Bergen (UiB) og/eller Havforskningsinstituttet (HI) og fartøyer HI leier eller driver/disponerer. Den omhandler planlegging, forarbeid, gjennomføring og arbeid etter toktets avslutning. 3. Definisjoner 4. Beskrivelse Mange tokt vil være en innsamlingsplattform for data til flere prosjekter (ofte fra både HI og UiB). I tillegg vil det være undersøkelser hvor flere fartøyer skal operere sammen. For multiprosjekt- og multifartøyundersøkelsene er det viktig å ha en grundig planlegging slik at tokttiden blir utnyttet mest mulig effektivt. Toktkomiteen utpeker derfor toktkoordinatorer som får et spesielt ansvar for planlegging og koordinering av slike komplekse tokt hvor flere prosjekter skal samarbeide på toktet, enten på ett eller flere fartøyer samtidig. 4.1. Toktkoordinators ansvar Toktkoordinatoren har ansvar for å: Sette i gang planleggingsprosessen for toktet i samarbeid med prosjektledere som har ansvar for prosjekter som skal inngå i toktet (toktene). Dette bør gjøres umiddelbart etter at godkjent toktprogrammet for kommende år foreligger. Finne fram til toktleder(e). I samarbeid med prosjektøkonom lage budsjettforslag for toktet som så godkjennes av involvert(e) programleder(e). Legge inn samlet kompetanse- og personellbehov for toktet i det webbaserte toktplanleggingssystemet. Søke om adgang for undersøkelsesfartøyet/fartøyene i andre lands økonomiske sone dersom det er aktuelt. Sette opp et kurs- og stasjonsnett som resulterer i en mest mulig effektiv prøvetaking både i forhold til involverte prosjekter og avgangs-/anløps- og avslutningshavn. Kontrollere om oppsatte mannskapsskiftehavner er høvelige i forhold til undersøkelsens gjennomføring. Dersom det skal utføres endringer, må HIs rederiavdeling kontaktes så snart som mulig, og senest en måned før aktuelt mannskapsskifte. Utarbeide toktrapport for toktet (toktene dersom multifartøyundersøkelse). Være kontaktperson ovenfor program Kryssreferanser Eksterne referanser Dok.id.:D00799

Ref.id.: KS&SMS.5.1-03 Prosedyre for toktsøknad Prosedyre Versjon: 1.03 Opprettet: 06.06.2012 Skrevet av: KRR Godkjent av: PWN Gjelder fra: 18.10.2012 Sidenr: 1 av 2 Prosedyre for toktsøknad 1. Hensikt Denne prosedyren skal sikre at toktsøknader for fartøyer som både UiB og HI har eierskap til blir behandlet på en effektiv og konsistent måte av den felles toktkomiteen for UiB og HI. For å sikre en mest mulig effektiv og ryddig prosess for å fordele tokttid mellom UiB og HI er det opprettet en felles toktkomité for HI og UiB hvor felles toktprogram for de fartøyer som omfattes av Samarbeidsavtale mellom Havforskningsinstituttet (HI) og Universitetet i Bergen (UiB) om maritim infrastruktur, datert 4.10.2002 (UiB) og 10.10.2002 (HI) med underliggende avtaler, utarbeides. På den måten skal det legges til rette for at tilgjengelige toktdøgn utnyttes best mulig og det skal bedre mulighetene for flerfaglige, felles tokt mellom UiB og HI. 2. Målgruppe og ansvar Alle som er beskrevet under 4. har ansvar etter denne prosedyren Felles toktprogram for HI og UiB skal utarbeides i henhold til denne prosedyren. 3. Definisjoner Dok.id.:D00800

Prosedyre for toktsøknad Havforskningsinstituttet Dok.id.: KS&SMS.5.1-03 Versjon: 1.03 Gjelder fra:18.10.2012 Side: 2 av 2 4. Beskrivelse Toktsøknader og tildeling av tokttid skal følge denne trinnvise prosessen i løpet av året før toktprogrammet skal gjennomføres: Ansvar Trinn Handling/aktivitet UiB direktør 1 Melde inn UiB medlemmer til felles toktkomité for HI og UiB innen 1. april Administrerende direktør HI 2 Oppnevne felles HI og UiB toktkomité for neste års toktprogram innen 1. mai 3 Utarbeide og distribuere informasjonsskriv til alle relevante avdelinger/grupper innen HI og UiB om Leder felles HI og UiB søknadsprosedyren, tilgjengelige fartøyer og andre toktkomité føringer for kommende års toktsøknadsprosess ila mai/juni. Sekretær for felles toktkomité Søkere Godkjennere Leder felles HI og UiB toktkomité Leder felles HI og UiB toktkomité Samarbeidsgruppen Administrerende direktør HI Sekretær felles toktkomité Leder og sekretær, felles toktkomité 4 Sørge for at websøknadssystem for kommende års toktsøknader er klart til bruk fra og med juni måned. 5 Fylle inn webbasert toktsøknad iht gitte retningslinjer fra leder for felles toktkomité. 6 Godta eller avslå mottatte søknader og prioritere/kategorisere dem. 7 Innkalle felles HI og UiB toktkomite og utarbeide forslag til felles toktprogram for HI og UiB innen primo november 8 Sende forslag til felles toktprogram for HI og UiB til samarbeidsgruppen for kommentarer innen medio november 9 Eventuelt justere toktprogram for neste år innen primo desember 10 Godkjenner felles toktprogram for HI og UiB innen medio desember 11 Legger ut toktprogram på HInnsiden og http://rederi.imr.no 12 Oppdatere felles toktprogram som nødvendig gjennom året Kryssreferanser Eksterne referanser Dok.id.:D00800

Veileder i bruk av web basert toktplanleggingssystem Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Velg Toktprogram Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Velg Logg inn eller Min side Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Min side Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Ny toktsøknad Klikk på Ny søknad Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Status søknader Tilstand: Utkast Toktkomitè Aktivt tokt Avslått søknad Tokt i planleggingsfase Godkjent tokt som er kansellert Godkjent aktivt tokt som er kansellert Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Endring av søknad Tilstand: Utkast Dvs. kan fortsatt redigeres Handlinger: Endre Handlinger: Vis Handlinger: Slett Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Godkjenning av toktplan Toktplan ikke godkjent Velg Endre Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

1. Velg Avlevering 2. Huk av for godkjenning 3. Lagre Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Toktleder huker av og trykker lagre. E-post går da til godkjenner. Godkjenner huker av her og trykker lagre. Så distribueres toktplanen automatisk. Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Toktkalender 4. Trykk Vis kalender 1. Velg Toktkalender 2. Velg fartøy 3. Velg detaljnivå Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Vis søknad Vis toktplan Ref.Nr: KS&SMS.5.1-04 Ver.: 1.00 Dato: 19.04.2013 Forfatter: PWN Godkjent av: KRR Side:

Ref.id.: KS&SMS.5.2-07 HMS Veiledning for toktdeltakere Standard Versjon: 1.01 Opprettet: 06.06.2012 Skrevet av: PWN Godkjent av: KRR Gjelder fra: 09.11.2012 Sidenr: 1 av 3 HMS-veiledning for toktdeltakere på fartøyer som bemannes og drives av Havforskningsinstituttet 1. Hensikt Hensikten med denne HMS-veiledningen er å gi alle toktdeltakere på fartøyer som bemannes og drives av Havforskningsinstituttet nødvendig kunnskap om Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS) rutiner og krav om bord. 2. Omfang/Virkeområde Veiledningen gjelder for på fartøyer som bemannes og drives av Havforskningsinstituttet. For toktdeltakere gjelder sjømannsloven, og spesielt 40 Vern mot ulykker og helseskader når de befinner seg om bord og toktet har startet. Personell som besøker eller utfører arbeid om bord når fartøyet ligger til kai defineres ikke som toktdeltakere, så for dem gjelder Arbeidsmiljøloven når de arbeider om bord. 3. Definisjoner Ingen. 4. Beskrivelse 4.1. Generelt Kapteinen er ansvarlig for sikkerheten om bord, også for toktdeltakerne. Skipet har et sikkerhetsstyringssystem (SMS) som skal følges av alle ombord, og dette blir det nærmere informert om ifm sikkerhetsgjennomgangen før fartøyet forlater kai. (KS&SMS.3.2.3-21) Organisering av sikkerhetsarbeidet vil være litt forskjellig fra fartøy til fartøy. Det er derfor viktig at toktdeltakerne gjør seg kjent med alle prosedyrer og instrukser som inngår i fartøyets sikkerhetsarbeid, inkludert å studere fartøyets sikkerhetsplan som er slått opp flere steder om bord. Før avgang vil alle toktdeltagere få utdelt fartøyets sikkerhetsinformasjon i form av et skjema som skal fylles ut og signeres av den enkelte. I tillegg blir det gått en kjentmannsrunde med skipets sikkerhetsoffiser. Aktiv deltakelse i HMS-møter og øvelser om bord gir deg og dine kolleger en tryggere arbeidsplass! 4.2. Vernetjenesten om bord Alle vernesaker som oppstår hos toktdeltakerne skal i første omgang drøftes og søkes løst sammen med verneombud for toktdeltagere og toktleder. Se også vedlegg 1, Saksgang for vernesaker om bord. Dok.id.:D00796

HMS Veiledning for toktdeltakere Havforskningsinstituttet Dok.id.: KS&SMS.5.2-07 Versjon: 1.01 Gjelder fra:09.11.2012 Side: 2 av 3 4.2.1. Verneombud for toktdeltagere For hvert tokt skal det velges verneombud for toktdeltakerne. Toktleder utpeker også en kjemikalieansvarlig for kjemikalier som toktpersonell har brakt om bord. Disse utnevnelsene vil bli gjort når toktleder gjennomgår skjemaet Informasjon til toktledere. Kjemikaliansvarlig skal inneha opplæring for sikker bruk av kjemikalier Den som velges som verneombud skal ha 40 timers VMU kurs og plikter å gjøre seg kjent med Sjømannslovens 40 Vern mot ulykker og helseskader. Loven finnes tilgjengelig på Sjøfartsdirektoratets websider, samt i papirformat om bord. Alle toktdeltakere skal ha tilgang til denne. På fartøyer som drives og bemannes av Havforskningsinstituttet skal verneombudet for mannskapet være hovedverneombud om bord, og skal samarbeide med verneombudet for toktdeltakerne. På fartøyer som leies av Havforskningsinstituttet kan det være andre ordninger/praksis som skal følges i hvert enkelt tilfelle. Toktleder må passe på å sjekke dette med leiefartøyets kaptein så snart som mulig etter at toktleder er kommet om bord. Er man alene som toktdeltaker om bord er man i praksis toktleder og verneombud for toktpersonell, og må prøve å løse eventuelle HMS utfordringer sammen med kapteinen. 4.3. Krav til toktdeltaker Toktdeltakere er definert som Arbeidstager på skip, og må derfor ha gyldig legeattest fra godkjent sjømannslege. I tillegg skal toktdeltakere (ansatt i HI eller UIB) ha gjennomført sikkerhetsopplæring, såkalt draktkurs hos NUTEC eller tilsvarende opplæringssenter ila de siste 5 årene. Dersom man av ulike grunner ikke har slik sikkerhetsopplæring vil nødvendig opplæring bli gitt om bord før fartøyet forlater kai. 4.3.1. Helseerklæring for statsborgere i EØS-land utenom Norge Helseerklæring utstedt i samsvar med de krav som stilles til helseerklæringer i et EØS-land godtas som gyldig helseerklæring når helseerklæringen er utstedt i arbeidstakers hjemland eller seneste bostedsland. Dersom hjemlandet eller bostedslandet ikke har satt krav til særskilt helseundersøkelse godtas erklæring fra kompetent myndighet i landet, som attesterer at de krav som er satt i denne forskriften er oppfylt. 4.4. Arbeids- og hviletidsbestemmeleser om bord Som arbeidstaker på skip er du også pålagt å følge de arbeids- og hviletidsbestemmelser som gjelder for arbeid om bord. De går i korthet ut på at: Det er ikke tillatt for arbeidstagere på skip å arbeide mer enn 14 timer pr dag og hvileperiodene skal ikke være delt inn i mer enn to perioder i løpet av døgnet, hvorav en av hvileperiodene skal ha en varighet på minst 6 timer og intervallet mellom to påfølgende hvileperioder skal ikke overstige 14 timer. Alle toktdeltagere skal fortløpende føre hviletidsskjema som blir delt ut om bord. Dok.id.:D00796

HMS Veiledning for toktdeltakere Havforskningsinstituttet Dok.id.: KS&SMS.5.2-07 Versjon: 1.01 Gjelder fra:09.11.2012 Side: 3 av 3 4.5. Avviksrapportering Det er viktig at alle avvik og uønskede hendelser blir rapportert slik at skipsledelsen og/eller Rederiavdelingen blir gjort oppmerksom på hva feil og mangler for å kunne lære av det som har skjedd og sørge for at uønskede hendelser ikke gjentar seg. I tillegg er det viktig å fremme forslag til forbedringer som kan forbedre arbeidsmiljøet, sikkerheten og/eller vern av miljøet. Til dette formålet benytter Rederiavdelingen et skjema som kalles SAFIR (Safety Improvement Reporting System) KS&SMS.3.2.9-02 Skjema - Safir rapport. Dette kan brukes av alle om bord, både mannskap og toktdeltagere. Alternativt kan Havforskningsinstituttets avviksrapporteringssystem ROSA KJ.KH.AVVIK.BIL-03 Bilag - Veiledning for melding av avvik og behandling i ROSA Ved rapportering av uønskede hendelser er det viktig å finne den bakenforliggende årsaken til hendelsen for å unngå gjentagelser, i tillegg til å reparere skaden som allerede har skjedd. 4.6. Risikoreduserende tiltak for å minimere, og helst eliminere fare for skade på personell, materiell og/eller miljøet er det viktig å foreta en risikovurdering i god tid før en potensiell farlig arbeidsoperasjon iverksettes. For å kunne gjøre dette på en systematisk måte, og å dokumentere hvilke vurderinger som er gjort og tiltak som er iverksatt benyttes et skjema for Sikker Jobb Analyse (SJA) KS&SMS.3.2.6-03 Skjema - SJA skjema. Kryssreferanser KJ.KH.AVVI Bilag - Veiledning for melding av avvik og behandling i ROSA KS&SMS.3.2 Hviletid KS&SMS.3.2 Informasjon til toktledere KS&SMS.3.2 Prosedyre for bruk av SJA KS&SMS.3.2 Skjema - SJA skjema KS&SMS.3.2 Prosedyre for risikovurdering KS&SMS.3.2 Verneombud KS&SMS.3.2 Skjema - Safir rapport KS&SMS.5.2 Saksgang for vernesaker ombord Eksterne referanser Dok.id.:D00796

Ref.id.: KS&SMS.5.2-11 Saksgang for vernesaker ombord Standard Versjon: 1.01 Opprettet: 06.06.2012 Skrevet av: KRR Godkjent av: PWN Gjelder fra: 30.10.2012 Sidenr: 1 av 1 Saksgang for vernesaker om bord Toktdeltaker tar opp avvik/hms problem med toktleder. Saken løses Saken uløst Toktdeltaker kontakter verneombud for toktdeltakerne som tar opp saken med toktleder sammen med toktdeltaker. Saken løses Saken uløst Verneombud for toktdeltakere kontakter Hovedverneombudet om bord, som i samarbeid med verneombudet for tar saken opp med kapteinen. Saken løses Saken uløst Toktleder og verneombud tar opp saken i et fellesmøte for toktdeltakere og/eller i Arbeidsmiljøutvalget om bord. Saken løses Saken uløst SAFIR skrives og sendes rederiets Designated Person Ashore (DPA) som finner fram til rett saksbehandler og holder fartøyet oppdatert om status i saken. Saken løses Saken uløst Verneombud kontakter hovedverneombud HI, som i samarbeid med verneombudet om bord tar saken opp i HI AMU. Saken uløst Saken klages inn til Sjøfartsdirektoratet. Saken løses Saken løses Kryssreferanser Eksterne referanser Dok id: D00797

Ref.id.: KS&SMS.5.2-08 Instruks for verneombud for toktpersonell Versjon: 2.00 Opprettet: 06.06.2012 Skrevet av: KRR Godkjent av: PWN Gjelder fra: 10.04.2013 Standard Sidenr: 1 av 6 Instruks for verneombud for toktpersonell 1. Hensikt Hensikten med denne prosedyren er å sikre at vernetjenesten for toktpersonell blir gjennomført på beste måte, og i henhold til gjeldende lover og regler, da spesielt Forskrift om arbeidsmiljø, sikkerhet og helse for arbeidstakere på skip. 2. Målgruppe og ansvar Denne prosedyren gjelder tokt på fartøyer som eies av Universitetet i Bergen (UiB) og/eller Havforskningsinstituttet (HI), og fartøyer HI leier eller driver/disponerer (jfr. Prosedyre for tokt med leiefartøyer). Den omhandler planlegging, forarbeid, gjennomføring og arbeid etter toktets avslutning. 3. Definisjoner Toktleder - Ansvarlig vitenskapelig arbeidsleder ombord. Toktdeltagere - Forskere, teknisk personell og studenter som deltar på toktet. Gjester - Personell som deltar på toktet og som ikke er ansatt ved HI eller UiB. Arbeidstager på skip - formålet med toktet Alle som utfører arbeid om bord som bidrar til oppfyllelse av Passasjer - Personer som kun er om bord som medreisende, dvs ikke utfører noe form for arbeid om bord, men kun observerer aktiviteter om bord og/eller deltar i møter med toktdeltagere og/eller mannskap mens fartøyet er underveis. 4. Beskrivelse 4.1. Planlegging og forberedelse Tokttid er en begrenset ressurs som også er meget kostbar, både med hensyn på fartøystid og arbeidstid for toktpersonellet. God planlegging er derfor en meget vesentlig faktor for at toktene skal bli gjennomført på en så effektiv og produktiv måte som mulig. Samtidig er det avgjørende viktig at helse, miljø og sikkerhet (HMS) er ivaretatt for både skip, mannskap, toktdeltagere og det ytre miljøet. 4.2. Samarbeid Ansvaret for alt HMS-relatert arbeid om bord ligger hos skipets kaptein, men samtidig er det oppnevnt verneombud for mannskapet, i tillegg til verneombud for toktpersonellet. Det er derfor helt nødvendig at det er et tett og godt samarbeid mellom skipets kaptein og verneombudene. Samtidig er det helt nødvendig at toktlederen også har en aktiv rolle omkring HMS-arbeidet om bord, og spesielt som pådriver og inspirator i forhold til toktpersonellet når det gjelder å fremheve viktigheten av verne- og miljøarbeidet om bord og å være en aktiv støttespiller for verneombudet for toktpersonellet. Dok.id.:D00802

Instruks for verneombud for toktpersonell Dok.id.: KS&SMS.5.2-08 Versjon: 2.00 Gjelder fra:10.04.2013 Side: 2 av 6 De to verneombudene for hhv mannskap og toktpersonell må også samarbeide tett om det systematiske vernearbeidet i form av vernerunder osv, og i det daglige arbeidet om bord i forhold til bruk av verneutstyr, orden og ryddighet, overholdelse av arbeids- og hviletidsbestemmelser med mere. 4.3. Sikkerhet Kaptein er ansvarlig for sikkerheten for fartøyet, alt personell og utstyr om bord, i tillegg til å beskytte miljøet mot forurensing. Kapteinens ansvar er bestemt i sjømannsloven, Skipskontrollens regler og Rederiavdelingens sertifiserte Sikkerhet Styring System (SMS) i henhold til International Safety Managament (ISM) koden. Toktleder og øvrige toktdeltagere må respektere kapteinens ansvar på dette området. 4.4. Risiko analyse Alle operasjoner som ikke er av rutinemessig art og som kan medføre risiko for skade på personell eller det marine miljøet og skade på eller tap av utstyr, skal analyseres på forhånd for å avdekke mulige hendelser og identifisere hvilke tiltak som skal iverksettes for å minimere faren for slike skader eller tap. Analysen bør være skriftlig for å kunne brukes som en del av underlagsmaterialet dersom det blir nødvendig med en undersøkelse etter at en skade faktisk har oppstått, eller utstyr er tapt, og for å kunne brukes som et hjelpemiddel neste gang en tilsvarende operasjon skal gjennomføres. Kaptein er ansvarlig for at risikoanalyser gjennomføres som nødvendig. 4.5. Oppbevaring og bruk av kjemikalier og andre helseskadelige stoffer Den som skal bringe kjemikalier eller andre helseskadelige stoffer ombord må sørge for at kaptein og toktleder er orientert om gjeldende forskrifter for transport, lagring og bruk av kjemikaliene, samt sørge for at nødvendige datablad følger med. 4.6. Sertifisering og kontroll av vitenskapelig utstyr som skal håndteres med kran og/eller vinsj Alt utstyr som toktleder ønsker å bringe om bord for bruk på toktet, og som skal håndteres med kran og/eller vinsj, skal være sertifisert med hensyn på løfting og/eller sleping. Sertifikatene skal forevises kaptein eller overstyrmann før utstyret blir håndtert med fartøyets kraner eller vinsjer. Dersom slike sertifikater ikke kan fremlegges skal kaptein foreta en egen vurdering og eventuell kontrollert utprøving av utstyrets løfteanordninger for å forvisse seg om at løfte- og/eller slepeanordningene ikke kan ryke under løft/slep på en slik måte at det kan oppstå fare for personell, materiell eller forurensing av det marine miljøet. Dersom sertifikater for løfteanordninger ikke kan fremlegges og kaptein ikke er sikker på at utstyret er forsvarlig å håndtere med kran og/eller vinsj skal ikke utstyret bringes om bord. 4.7. Arbeidstidsbestemmelser I henhold til International Labour Organisation (ILO) Convention 180 Seafarers hours of work and the manning of ships convention, 1996 er det ikke tillatt for arbeidstagere på skip å arbeide mer enn 14 timer pr dag og maksimum 77 timer i løpet av en 7 døgns periode. Hvileperiodene skal ikke være delt inn i mer enn to perioder i løpet av døgnet, hvorav en av hvileperiodene skal ha en varighet på minst 6 timer og intervallet mellom to påfølgende hvileperioder ikke overstiger 14 timer. Dok.id.:D00802

Instruks for verneombud for toktpersonell Dok.id.: KS&SMS.5.2-08 Versjon: 2.00 Gjelder fra:10.04.2013 Side: 3 av 6 4.8. Sikkerhetsopplæring for toktdeltagere Toktdeltakere skal ha gjennomført sikkerhetsopplæring, såkalt draktkurs hos NUTEC eller tilsvarende opplæringssenter ila de siste 5 årene. Dersom man av ulike grunner ikke har slik sikkerhetsopplæring vil nødvendig opplæring bli gitt om bord før fartøyet forlater kai. Dokumentasjon på at alle toktdeltagere sine sikkerhetskurs skal toktleder levere til kapteinen før toktet starter. 4.9. Helseattest for toktdeltagere Alle toktdeltagere, gjester og passasjerer skal ha gyldig helseattest fra godkjent sjømannslege. Passasjerer som bare er om bord for et kort tidsrom kan få dispensasjon fra dette krav ved forespørsmål til Kaptein. Dokumentasjon på at alle har gyldig helseattest skal toktleder levere til kapteinen før toktet starter. 4.10. Next of Kin informasjon for toktdeltagere Alle toktdeltagere, gjester og passasjerer skal opplyse om navn, adresse, telefonnummer og familierelasjon til den som de vil ha oppført som nærmeste pårørende ( Next of Kin ). Dersom en situasjon oppstår hvor kaptein og/eller rederiet har behov for å ta kontakt med en toktdeltagers/gjests/passssjers familie, vil den som er oppført som nærmeste pårørende være den personen som kaptein/rederi forholder seg til som representant for vedkommende familie. Liste over nærmeste pårørende for toktdeltagere skal toktleder levere til kapteinen før toktet starter. 4.11. Verne- og miljøutvalg Det er etablert et Verne- og Miljø Utvalg (VMU) for hvert mannskapsskift på alle fartøyene iht Sjømannslovens 40. Dette utvalget skal bestå av kaptein, overstyrmann, maskinsjef, trålbas, verneombud og vara verneombud for besetningen, samt toktleder og verneombud for toktdeltagerne. Det skal avholdes minst et VMU-møte i løpet av hvert 4/6 ukers skift for besetningen. VMU har de samme oppgaver, ansvar og myndighet som Arbeidsmiljøutvalget (AMU) har i land. Avviks- og forbedringsforslag fra VMU sendes til Rederiavdelingen/ Seksjon Fartøydrift for oppfølging og eventuell iverksetting av tiltak. Toktkoordinator/ toktleder Toktleder Toktleder Toktleder Toktleder/ toktdeltager Toktdeltager Toktleder/ Holde planleggings- og orienteringsmøter hvor toktdeltagere og representanter for prosjektene som skal ha utført oppgaver på toktet deltar, og hvor oppgaver fordeles og myndighet delegeres. Oppnevne verneombud for toktpersonellet. Kontrollere at alle toktdeltagerne har gjennomgått draktkurs eller mottatt opplæring om bord før avgang, og har gyldig helseattest fra godkjent sjømannslege. Sørge for at liste over nærmeste pårørende for toktdeltagerne utarbeides. Sørge for at løfteanordninger for vitenskapelig utstyr som skal tas om bord i forbindelse med toktet og som skal håndteres med kran og/eller vinsj har nødvendige sertifikater for løfting og eventuelt sleping. Den som skal bringe kjemikalier ombord må sørge for at kaptein og toktleder er orientert om gjeldende forskrifter for transport, lagring og bruk av kjemikaliene, samt sørge for at nødvendig datablad følger med. Alle toktdeltagere som skal nytte eller som kan komme i befatning med ett eller flere kjemikalier (feks formalin), plikter å sette seg inn i angjeldende datablad. Gjennomgå fartøyets forskningsfasiliteter før toktets start, notere Dok.id.:D00802