US-SAK NR: 147/2010 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: RAGNHILD SOLHEIM SAKSBEHANDLER(E): VEGARD ARNHOFF ARKIVSAK NR: US SAK 69/2008 Retningslinjer for forvalting av immaterielle rettigheter og fysisk materiale i eksterne relasjoner og Retningslinjer om arbeidsgivers rett til arbeidsresultater. Dokumenter: a) Saksframlegg b) Retningslinjer for forvalting av immaterielle rettigheter og fysisk materiale i eksterne relasjoner. c) Retningslinjer om arbeidsgivers rett til arbeidsresultater. Forslag til vedtak: 1. Universitetsstyret vedtar Retningslinjer for forvalting av immaterielle rettigheter og fysisk materiale i eksterne relasjoner og Retningslinjer om arbeidsgivers rett til arbeidsresultater. 2. I oppfølgingen av retningslinjene skal UMB følge utviklingen av utredninger og retningslinjer ved andre universitet slik at UMBs avtalevilkår med arbeidstakere og eksterne parter tilsvarer praksis ved andre universitet. Ås, 21. september 2010 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 28.09.2010
2 a) Saksframlegg Innledning Saken dreier seg om å oppdatere retningslinjer for hvordan UMB skal forholde seg til eksterne parter når det gjelder rettigheter til for eksempel forskningsresultater. Dessuten tar retningslinjene sikte på å avklare rettighetsforhold mellom UMB og UMBs arbeidstakere. Formål Formålet med retningslinjene er blant annet å: sikre at verdiene som skapes ved UMB blir kreditert UMB og den som skaper verdiene, ivareta vitenskapelig tilsattes lovfestede og sedvanerettslige frihet til å skape og formidle vitenskaplige publikasjoner, sikre at UMBs enheter eller tilsatte ikke opptrer i strid med andres immaterielle verdier, sikre at verdiene som skapes ved UMB blir utnyttet av samfunnet og næringsliv på en ryddig og effektiv måte, sikre at UMB er en attraktiv og forutsigbar samarbeidspartner for eksterne parter, klargjøre bruks- og eiendomsrettigheter mellom UMB og UMBs arbeidstakere. Bakgrunn Bakgrunnen for retningslinjene er å følge opp forpliktelser som blant annet er gitt i universitet- og høyskoleloven, følge opp Prinsipper for Norges forskningsråds rettighetspolitikk og å følge opp harmoniseringsarbeidet for rettighetspolitikk som gjennomføres mellom Norges universiteter. IPR er en forkortelse som står for Intellectual Property Rights. Det er en samlebetegnelse som tar opp i seg alle typer av ikke-fysiske frembringelser som det kan knytte seg rettigheter til. På norsk blir hele rettsområdet kalt Immaterialretten. Rettighetene kan eksempelvis være patent- varemerke og designrett eller kontraktsfestede forretningshemmeligheter. Opphavsrett inngår som en del av Immaterialretten og dekker for eksempel enerett til offentliggjøring, eksemplarframstilling og endring av åndsverk. Det bakenforliggende innholdet i en framstilling kan det være knyttet immaterielle rettigheter til som for eksempel en patentert teknisk løsning eller avtaler om å holde innholdet fortrolig. I prosessen med utarbeidelsen av IPR-retningslinjene har UMB sett det formålstjenelig og også la fysisk materiale bli behandlet på lik linje som immaterielle frembringelser. Dette har også blitt gjort ved de andre universitetene. Et annet tema som spesielt har blitt diskutert og utredet er hvordan innholdet i retningslinjene vil gi utslag for elektroniske formater. Prosessen ved UMB UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 28.9.2010
3 Forskningsavdelingen startet arbeidet med å revidere UMBs IPR-retningslinjer allerede i 2008, jf. US sak 69/ 2008. Prosessen har blitt utsatt i påvente av at nødvendige problemstillinger har blitt utredet og avklart ved andre universiteter. Det er særlig opphavsrettslige spørsmål i forholdet mellom universitet og arbeidstaker som i den senere tid har blitt problematisert i dybdeutredninger ved Universitetet i Oslo og Universitetet i Bergen. UMB har ikke hatt kapasitet til å utføre stort utredningsarbeid alene og har fulgt etter arbeidet ved Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, NTNU og Universitetet i Tromsø. Høsten 2009 mente Forskningsdirektøren og saksbehandleren at det var et fornuftig tidspunkt for UMB å gjenoppta arbeidet med en egne IPR-retningslinjer. Saken ble fremmet for rektor og Instituttledermøtet 19.10.2009 som sluttet seg til prosessen, og oppnevnte medlemmer i en arbeidsgruppe. Gruppen har bestått av Trygve Berg (Professor, Noragric), Yngve H. Stenstrøm (Professor, IKBM), Ola Bettum (Professor, ILP), Einar Bergsholm (representant for Forskerforbundet), Margrethe Valler (studentrepresentant), Anne Marie Bjørkeng (representant for POA), Ragnhild Solheim (Forskningsdirektør og leder av gruppen) og Vegard Arnhoff (saksbehandler). Gruppen har gjennom tre møter utarbeidet forslag til IPR-politikk ved UMB. Utkastene er blitt behandlet av Forskningsnemnda i tre omganger, se FON sak 19/2010 og 29/2010 og 39/2010. Utredninger og retningslinjer ved andre universiteter og øvrige henvisningsdokumenter finnes som vedlegg til disse sakene. Fagforeningene er blitt informert i Informasjon drøftings- og forhandlingsmøte den 20. april 2010. Forslaget ble lagt ut på høring i norsk og engelsk versjon fra 29. juni til 27. august 2010. Høringsutkastet ble også sendt direkte til instituttledere og senterledere, fagforeningsrepresentanter, studentrepresentanter i tillegg til Norges veterinærhøyskole ved deres rektor. Det kom inn tre høringssvar som er blitt vurdert og behandlet i Forskningsnemndas møte av 14. september 2010, se FON sak 39/2010, der det ble gjort følgende vedtak: Forskningsnemnda slutter seg til forslagene Retningslinjer for forvalting av immaterielle rettigheter og fysisk materiale i eksterne relasjoner og Retningslinjer om arbeidsgivers rett til arbeidsresultater. I oppfølgingen av retningslinjene skal UMB følge utviklingen av utredninger og retningslinjer ved andre universitet slik at UMBs avtalevilkår med arbeidstakere og eksterne parter tilsvarer avtaler ved andre universitet. Universitetsdirektørens vurdering Saken har vært grundig utredet og drøftet i alle relevante fora ved UMB. Forslag til retningslinjer ved UMB har blitt justert for å dra nytte av at problemstillinger er blitt utredet og avklart ved andre universiteter. Særlig Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen og NTNU har foretatt en ennå dypere gjennomgang av problemstillinger enn det UMB har hatt ressurser og mulighet til å gjøre. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 28.9.2010
4 Forslagene som nå foreligger harmonerer med retningslinjer som er vedtatt ved Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen, NTNU og Universitetet i Tromsø. Forslagene bygger på den praksisen UMB og landets øvrige universiteter har ført siden arbeidstakeroppfinnelsesloven ble endret i 2003. Det er ikke sikkert at det er nødvendig å endre eksisterende arbeidsavtaler da innholdet i de foreslåtte retningslinjene har støtte i alminnelige prinsipper og praksis i arbeidsrett, immaterialrett og opphavsrett. Det er likevel mulig at formuleringer fra retningslinjene tas med i nye arbeidsavtaler for å kommunisere klart hvilke plikter og rettigheter som skal gjelde i arbeidsforholdet på dette området. Universitetsdirektøren ser det som viktig at UMB i oppfølgingen av retningslinjene viderefører den nære kontakten med andre universiteter slik at UMBs avtalevilkår harmonerer med praksis ved de øvrige universitetene. Universitetsdirektøren ser det også som viktig at UMB bruker IPR-retningslinjene aktivt, spesielt for å øke forskernes og organisasjonens bevissthet på rettighetsspørsmål. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 28.9.2010
UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 28.09.2010 2
Vedlegg b til US sak 147/2010 RETNINGSLINJER FOR FORVALTNING AV IMMATERIELLE RETTIGHETER OG FYSISK MATERIALE I EKSTERNE RELASJONER Fastsatt av Styret ved Universitetet for miljø- og biovitenskap 28.09.2010 (US 147/2010) Gjelder fra 28.09.2010 Erstatter Retningslinjer for forvaltning av intellektuelle rettigheter (IPR) i forbindelse med oppdrag for næringslivet, HS-sak nr.: 158 /2004-11.11.2004 Grunnlag Universitets- og høyskoleloven (lov av 1. april 2005 nr.15) 1-1, 1-3 og 1-5, Rundskriv F- 20-07 Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer, Prinsipper for Norges forskningsråds rettighetspolitikk, Felles rettighetspolitikk for Norges universiteter, Utredning om opphavsrettslige spørsmål ved UiO, harmonisering med retningslinjer vedtatt av Norges øvrige universiteter, naturmangfoldloven (lov av 19. juni 2009 nr. 100) kapittel VII. Arkivref I. RETNINGSLINJENES BAKGRUNN OG FORMÅL 1. Bakgrunn Bakgrunnen for retningslinjene er å følge opp forpliktelser som blant annet er gitt i universitet- og høyskoleloven, følge opp Prinsipper for Norges forskningsråds rettighetspolitikk og å følge opp harmoniseringsarbeidet for rettighetspolitikk ved Norges universiteter. 2. Formålet Formålet med retningslinjene er å: a) sikre at verdiene som skapes ved UMB blir kreditert UMB og den som skaper verdiene, b) ivareta vitenskapelig tilsattes lovfestede og sedvanerettslige frihet til å skape og formidle vitenskaplige publikasjoner, c) sikre at UMBs enheter eller tilsatte ikke opptrer i strid med andres immaterielle verdier, d) sikre at verdiene som skapes ved UMB blir utnyttet av samfunnet og næringsliv på en ryddig og effektiv måte, e) sikre at UMB er en attraktiv og forutsigbar samarbeidspartner for eksterne parter. II. RETNINGSLINJENES INNHOLD 1. Faglig nytteverdi Ekstern finansiert aktivitet skal ha faglig nytteverdi for UMB. 2. Gjennomføring av aktivitet a) Ekstern finansiert aktivitet skal organiseres som prosjekter og skal følge de til en hver tid gjeldende retningslinjer for slik aktivitet. b) UMB må få tilgang til så gode data at virksomheten kan utføres på en faglig forsvarlig måte. c) UMB skal ha det endelige ansvar for de faglige konklusjonene for sitt eget arbeid.
3. Eksklusivitet og karensforpliktelser a) Innen for rammen av alminnelig lojalitetsplikt, kan ikke UMB tilby en eller flere eksterne samarbeidspartnere eksklusiv tilgang til et fagområde eller en type forskning ved UMB. b) Forbud mot samarbeid med andre parter kan bare avtales i særlige tilfeller kun gjeldende for bestemte ansatte og en nøye definert og avgrenset aktivitet. Slike forpliktelser skal ha begrenset tidsperiode og skal ikke kunne strekkes lenger enn prosjektets løpetid. 4. Eiendomsrett, bruksrett og bruk av resultater a) Når en aktivitet er helt eller delvis offentlig finansiert, skal den part som frembringer resultatene ha eierskap og enerett til å utnytte disse. Eksterne parter kan ved avtale gis en bruksrett til resultatene. Vederlag for bruksretten skal avtales i hvert enkelt tilfelle. b) Når en ekstern part fullfinansierer en aktivitet ved UMB med private midler og/eller bidrar med betydelig kompetanse og kreativitet, kan UMB ved avtale gi oppdragsgiveren eierskap til resultatene og/eller en enerett til å utnytte disse. c) UMB skal ha bruksrett til resultatene, eller rådata i forsknings- og undervisningsvirksomhet. d) Alle rådata som er samlet inn av UMB, skal være UMBs eiendom. e) Prosjektresultater frembrakt av UMB kan ikke fryses ned. Bruksretter til resultater frembrakt av UMB skal inneholde plikter om aktiv bruk innenfor rimelige rammer. 5. Åpenhet og publisering a) UMB vil beskytte og ivareta de vitenskapelige ansattes rett til selv å avgjøre om, og på hvilken måte et vitenskapelig verk skal offentliggjøres. Det kan avtales en kortvarig utsettelse av publisering for å gi anledning til rettighetssikring. b) I prosjekter der PhD-studenter eller Mastergradsstudenter deltar, skal resultater kunne publiseres innenfor den tidsramme studentene har til rådighet. c) Det skal være åpenhet om prosjektet, metodebruk, datagrunnlag, hvem som finansierer det og hvordan man kvalitetssikrer det faglige arbeidet. d) Eksterne parter har ikke adgang til å påtvinge en selektiv publisering av forskningsresultater. e) Ved publisering av resultater skal det opplyses om hvem som har frembrakt resultatene. f) Ved medforfatterskap skal Vancouver-reglene og regler fastsatt av nasjonale forskningsetiske komiteer følges. g) UMB anerkjenner og vil respektere eksterne parters legitime behov for at enkelte opplysninger om for eksempel drifts- og forretningsforhold må holdes fortrolig. Fortrolighetsforpliktelser skal som hovedregel reguleres i avtaler mellom UMB og eksterne parter. Innledende fortrolighetsavtaler gjort med UMBs ansatte skal erstattes med avtale med UMB når prosjektet starter opp. 6. Forvaltning av fysisk materiale a) Fysisk materiale som er frembrakt med UMBs ressurser eller på annen måte innsamlet eller blitt til ved virksomhet ved UMB, er UMBs eiendom så fremt ikke annet er avtalt på forhånd etter prinsippene i punkt 4. b) Som fysisk materiale regnes ethvert produkt (organisk, uorganisk og biologisk materiale), herunder substanser, organismer og avlinger, samt materialer. c) UMBs tilsatte kan avgi fysisk materiale eid eller forvaltet av UMB på følgende betingelser: Noe skal være igjen på UMB, dvs. man skal normalt ikke tømme kilden. Mottaker skal ikke videreformidle materialet til andre uten UMBs samtykke. Materialet skal bare kunne gis bort til forskningsformål og ikke for kommersielt bruk. Det skal i alle tilfelle inngås en særskilt avtale (Material Transfer Agreement, MTA). 7. Forvaltning av biologisk materiale UMB og UMBs samarbeidspartnere skal overholde nasjonale og internasjonale forpliktelser om forvaltning av biologisk materiale slik disse for eksempel er kommet til uttrykk i naturmangfoldsloven kapittel VII.
Vedlegg c til US sak 147/2010 RETNINGSLINJER OM ARBEIDSGIVERS RETT TIL ARBEIDSRESULTATER Fastsatt av Styret ved Universitetet for miljø- og biovitenskap 28.09.2010 (US 147/2010) Gjelder fra 28.09.2010 Grunnlag Universitets- og høyskoleloven (lov av 1. april 2005 nr.15) 1-1, 1-3 og 1-5, arbeidstakeroppfinnelsesloven (lov av 17. april 1970 nr. 21), Regler for Fordeling av nettoinntekter fra næringsmessig utnyttelse av oppfinnelser (HS-sak 11.12.2003), Prinsipper for Norges forskningsråds rettighetspolitikk, Felles rettighetspolitikk for Norges universiteter, Opphavsrettslige problemstillinger ved universitetene og høgskolene, Utredning om opphavsrettslige spørsmål ved UiO, harmonisering med retningslinjer vedtatt av Norges øvrige universiteter. Arkivref 1. Reglementets formål og bakgrunn 1.1 Formål Formålet med dette reglementet er å klargjøre arbeidsgivers rett til arbeidsresultater. Reglementet skal være en del av arbeidsavtalen mellom Universitetet for miljø- og biovitenskap, heretter kalt UMB eller arbeidsgiver og den enkelte ansatte, heretter kalt arbeidstaker. 1.2 Bakgrunn UMB er gitt et ansvar om å utbre anvendelse av vitenskapens metoder og resultater, både i offentlig forvaltning, kulturliv og næringsliv, jf. universitetsloven 1-1 c). For at UMB skal kunne utøve dette ansvaret på en ryddig og effektiv måte må resultater som skapes ved UMB eies av UMB. For at UMB skal kunne oppfylle sine forpliktelser i prosjekter med eksterne parter må UMB ha rett til å forvalte arbeidsresultatene som bringes inn og skapes i prosjekter med eksterne parter. Slik forvaltingsrett utøves mest praktisk gjennom eiendomsrett. Norges forskningsråd har vedtatt prinsipper om at eierskap skal overføres fra arbeidstaker til forskningsinstitusjonene. Slike prinsipper ligger også som forutsetninger for deltakelse i EUs forskningsprogrammer. 2. Eierskap til arbeidsresultater 2.1 Arbeidsresultater og rettigheter er arbeidsgivers eiendom Arbeidsgiver overtar eiendomsretten til alle arbeidsresultater og rettigheter som arbeidstaker skaper eller utvikler i tilknytning til sin stilling ved UMB. Slike arbeidsresultater og rettigheter kan for eksempel være (listen er ikke uttømmende): patenterbare oppfinnelser, arbeidsresultater som kan danne grunnlag for varemerke og designregistrering,
ikke-patenterbar teknologi (ikke-patenterbare oppfinnelser og andre løsninger og prinsipper; knowhow, inkludert bedriftshemmeligheter, teknisk, vitenskapelig og merkantil informasjon og forretningskonsepter), databaser, dataprogrammer, ethvert materielt produkt (organisk, uorganisk og biologisk materiale) herunder substanser, organismer og avlinger, samt materialer. 2.2 Unntak for tradisjonelle faglitterære verk, musikkverk og kunstneriske verk Arbeidsgiver overtar ikke eiendomsrett til tradisjonelle faglitterære verk, musikkverk og kunstneriske verk med mindre annet er avtalt. Som tradisjonelle faglitterære verk regnes monografier, lærebøker, vitenskapelige artikler og doktorgradsavhandlinger. 2.3 Unntak for personlig undervisningsmateriale Arbeidsgiver overtar ikke eiendomsrett til personlig undervisningsmateriale med mindre annet er avtalt. Som personlig undervisningsmateriale regnes forelesninger og støttemateriale, for eksempel utdelte notater og lysarks-presentasjoner. 2.4 Arbeidsresultater eller rettighet som ikke har tilknytning til stilling ved UMB Arbeidsresultater og rettigheter som i sin helhet er fremkommet i forbindelse med arbeidstakers bierverv eller selvstendige næringsvirksomhet, tilhører ikke UMB forutsatt at: arbeidstaker dokumenterer at utviklingen av resultatene har foregått utenfor den ansattes arbeidstid og uten bruk av UMBs ressurser, og arbeidstaker har meldt fra og fått godkjent, der det er nødvendig, arbeids- eller oppdragsforholdet på reglementert måte, jf. de til en hver tid gjeldene retningslinjer for ansattes adgang til å påta seg biarbeid. 2.5 Arbeidsresultater og rettigheter som skapes i samarbeid mellom UMB og eksterne parter Dersom arbeidsresultater fremkommer i samarbeid mellom ansatte ved UMB og eksterne parter, gjelder dette reglementet for den andel av arbeidsresultatet eller rettighetene som er frembrakt av ansatte ved UMB. Det vises til Retningslinjer for forvaltning av immaterielle rettigheter og fysisk materiale i eksterne relasjoner, US sak 147/2010. 3. Forpliktelse om å bidra til å overholde UMBs avtaler med eksterne parter 3.1 Arbeidstakers plikt om å bidra til å overholde avtaler med eksterne parter Dersom arbeidsgiver, direkte eller ved en enhet, har inngått avtaler med eksterne parter om forskningssamarbeid eller forskningsfinansiering, herunder bidrags- eller oppdragsforskning samt avtaler om annet form for samarbeid, plikter arbeidstaker å sette seg inn i og overholde disse avtalene og bidra til at arbeidsgiver kan oppfylle sine forpliktelser overfor eksterne parter. 3.2 Arbeidsgivers informasjonsplikt og arbeidstakers undersøkelsesplikt Arbeidsgiver plikter direkte eller ved en enhet, å informere arbeidstaker om avtaler med eksterne parter eller relevante bestemmelser i den aktuelle avtalen. Arbeidstaker som deltar i slikt samarbeid som nevnt ovenfor, og som ikke har mottatt informasjon om avtaleforholdet med tredjepart, har et selvstendig ansvar for å etterspørre informasjon om avtaleforholdet hos arbeidsgiver eller enhetsleder. 3.3 Felles ansvar for å påse vitenskapelige ansattes rett til publisering Både arbeidstaker og arbeidsgiver plikter å påse at vitenskapelige ansattes rett til publisering etter lov om universiteter og høyskoler 1-5 sjette ledd blir ivaretatt i samarbeidsavtaler med eksterne parter. Publisering kan gis kortvarig utsettelse i den grad det er nødvendig for å oppfylle UMBs forpliktelser etter avtaler med eksterne parter om forskningssamarbeid. 4. Innmelding av arbeidsresultater med kommersiell verdi 2
4.1 Patenterbare oppfinnelser publiseringsrett Vitenskapelige ansatte har en rett til å publisere oppfinnelsen som går foran arbeidsgivers rett til å beskytte oppfinnelsen. Ønske om å benytte publiseringsretten skal fremkomme av meldeskjema. Arbeidsgiver og arbeidstaker plikter å samarbeide om å få til en avtale om et tidsløp for publisering og kommersialisering slik at både den vitenskapelig ansattes behov for publisering og arbeidsgiverens behov for å beskytte resultatet blir ivaretatt. 4.2 Patenterbare oppfinnelser - meldeplikt etter arbeidstakeroppfinnelsesloven For patenterbare oppfinnelser har arbeidstaker en plikt til å melde i fra til arbeidsgiver uten unødig opphold, jf. arbeidstakeroppfinnelsesloven (lov av 17. april 1970). UMB har opprettet et system med meldeskjema som sendes til Næringslivskontoret. UMB har mulighet til å overta eiendomsretten til oppfinnelser ved å underrette arbeidstakeren skriftlig innen 4 måneder etter mottatt innmelding. 4.3 Patenterbare oppfinnelser reglement om fordeling av nettoinntekter For patenterbare oppfinnelser gjelder Regler for Fordeling av nettoinntekter fra næringsmessig utnyttelse av oppfinnelser (HS-sak 11.12.2003). 4.4 Innmelding av øvrige arbeidsresultater med kommersiell verdi Arbeidstaker plikter å melde inn alle arbeidsresultater som har kommersiell verdi til arbeidsgiver. Dersom arbeidstaker er i tvil om arbeidsresultater helt eller delvis er egnet for innmelding på grunn av resultatets kommersielle verdi skal spørsmålet fremlegges for arbeidsgiver og meldeskjema skal sendes til Næringslivskontoret. 4.5 Etablerte rutiner for oppfinnelser skal også følges for øvrige resultater Etablerte rutiner om innmelding, publisering og fordeling av nettoinntekter fra næringsmessig utnyttelse av oppfinnelser skal gjelde for øvrige arbeidsresultater så godt det lar seg gjøre. 3