SELJE KOMMUNE Administrasjonsutvalet Møtebok Møtedato: 19.03.2014 Møtetid: Kl. 12:00 13:30 Møtested: Kommunehuset - 3. etg. Saksnr.: 001/14-004/14 Følgjande medlemmer møtte TP: Ottar Nygård. SP: Gunn Sande. UAVH: Toril Sande. KRF: Raymond Myren. FRP: Svein Hansen. KRF: Raymond Myren. H: Kenneth Brandal. Fagforb. v/sissel Solheim, Turid Hopland. Utd.forb. v/jon Drage. Følgjande medlemmer møtte ikkje FRP: Anne-Lise Drage. Hadde meldt forfallt til møtet. Følgjande varamedlemmer møtte FRP: Marit Swensen Følgjande frå administrasjonen møtte Fungerande rådmann Åse Elin Hole. Personalkonsulent Margunn Myklebost, som førte møteboka. Merknad til innkallinga Ingen Merknad til saklista Ingen 10 voterande
Følgjande saker vart handsama Sak nr. Sakstittel 001/14 Godkjenning av møtebok 002/14 Delegasjonssaker 003/14 Referatsaker 004/14 Rutiner ved omstilling/rekruttering/nedbemanning - evaluering Tilleggsaker: Ingen Utskrift protokoll: Medlemmar, møtande varamedlemmar, biblioteka, abonnentar Utskrift møtebok: Abonnentar, kontrollutvalet, kommunekassa, revisor Signatur:
SELJE KOMMUNE SAKSGANG Styre, råd, utval Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet 19.03.2014 001/14 Sakshandsamar: Unni Eltvik Hovden Godkjenning av møtebok Arkiv: FE- Arkivsaknr 14/184 TILRÅDING FRÅ ADMINISTRASJONEN: Møteboka frå møte 27.11.13 vert godkjent slik den ligg føre. Dok.dato Tittel Dok.ID 12.03.2014 Møtebok ADM 27.11.13.pdf 53344 Handsaming i Administrasjonsutvalet - 19.03.2014 10 voterande ADM-001/14 VEDTAK Møteboka frå møte 27.11.13 vert godkjent slik den ligg føre. Samrøystes.
SELJE KOMMUNE SAKSGANG Styre, råd, utval Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet 19.03.2014 002/14 Sakshandsamar: Unni Eltvik Hovden Delegasjonssaker Arkiv: FE- Arkivsaknr 14/182 DAD. 001/14: Mellombels tilsetjing av sakshandsamar - plan og utvikling DAD. 037/13: Tilsetjing av lærar - 100% fast stilling f.t. ved Seljeskule DAD. 038/13: Tilsetjing av fagarbeider - 60% vikariat i heimetenesta - ID 492.74 DAD. 039/13: Tilsetjing av sjukepleiear i heimetenesta - 60% fast stilling - ID 490.31 TILRÅDING FRÅ ADMINISTRASJONEN Delegerte saker vert tekne til etterretning slik dei ligg føre. Handsaming i Administrasjonsutvalet - 19.03.2014 10 voterande ADM-002/14 VEDTAK Delegerte saker vert tekne til etterretning slik dei ligg føre. Samrøystes.
SELJE KOMMUNE SAKSGANG Styre, råd, utval Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet 19.03.2014 003/14 Sakshandsamar: Unni Eltvik Hovden Referatsaker Arkiv: FE- Arkivsaknr 14/183 Refererte skriv og meldingar: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 14/966 U 12.03.2014 Administrasjonsutval et 2 14/970 U 12.03.2014 Administrasjonsutval et Orientering om utviklingsarbeid Det store heiltidsvalet - 14.03.14 Utvikling av sjukefråvær i perioden 2009-2013 Tilleggsreferat: TILRÅDING FRÅ ADMINISTRASJONEN Referatsaker vert tekne til etterretning slik dei ligg føre. Handsaming i Administrasjonsutvalet - 19.03.2014 10 voterande Tilleggsreferat: 3. Personalkonsulent - Oversikt over avgang tilsette 58+ dat. 12.03.14. Ettersendt medl.adm ADM-003/14 VEDTAK 1.Teke til vitande. 2.Til handsaming i neste møte i ADM.
3.Teke til vitande. Samrøystes.
SELJE KOMMUNE SAKSGANG Styre, råd, utval Møtedato Saksnr Administrasjonsutvalet 19.03.2014 004/14 akshandsamar Margunn Åhjem Myklebost Arkiv FE-410 Arkivsak 14/176 Rutiner ved omstilling/rekruttering/nedbemanning - evaluering Dokumentliste Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 2 I 10.03.2014 Fagorganisasjonane Fagforbundet / Fellesorg. / Delta Innspel til fornying av rutiner ved omstilling/rekruttering og nedbemanning Vedlegg i saka Dok.dato Tittel Dok.ID 12.03.2014 Innspel til fornying av rutiner ved omstilling/rekruttering og nedbemanning 53327 Saka gjeld Evaluering av rutiner ved omstilling/rekruttering/nedbemanning. Saka var sist oppe til handsaming den 09.09.2009 i administrasjonsutvalet sak 013/09. Det er behov for ei oppdatering av paragrafer med omsyn til endringar i lov og avtaleverk og endring av enkelte formuleringar på tekstdeler i saka. Opplysningar til saka 1. Innleiing Det er særs viktig at vi til ei kvar tid har rutiner/reglar for korleis ein skal gå fram i slike saker. I ei omstilling skjer det ofte nedbemanning samtidig som det vert oppretta nye typar stillingar med trong for ny rekruttering eller omplassering. Det er då naturleg å omtale dei tre punkta ovanfor samstundes. Omstilling er i dag på mange måtar ein kontinuerleg prosess i kommunane og det er viktig at dei tilsette sine rettar blir ivareteke i medhald av lov og avtaleverk for å sikre ein forsvarleg prosess.
Tillitsvalde skal så tidleg som råd er informerast og takast med i slike prosessar slik intensjonen i Hovedavtala (HA)tilseier og at medråderetten blir ivareteken. Gjennom slike prosessar skal det difor vere eit tett samarbeid mellom arbeidsgjevar, arbeidstakar og arbeidstakarorganisasjonane. Det er viktig for Selje kommune som arbeidsgjevar at det vert nytta like reglar og prosedyrar for alle arbeidstakarar og at arbeidsgjevar tek ansvar for sine tilsette på ein best mulig måte. 2. Juridisk grunnlag for prosessen Omstillingsprosessar er arbeidsrettsleg sett svært kompliserte saker, noko som stiller strenge krav til formell sakshandsaming. Lover, avtaler og arbeidsavtaler er styrande for korleis slike prosessar skal gjennomførast og alle leiarar med personalansvar er pliktig til å bidra til at alle dei juridiske og avtalemessige sider ved omstilling og ei eventuell nedbemanning vert fylgt. Alle vedtak, som gjeld tilsette, må kunne sakleg grunngjevast og dokumenterast skriftleg og også tåle juridisk etterprøving. Sentralt loverk/avtaler er følgjande: A) Arbeidsmiljølova 15-7 Vern mot usakleg oppseiing nr. 1 og 2 har følgjande ordlyd: «Arbeidstaker kan ikkje sies opp uten at det er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold. Skyldes oppsigelsen driftsinnskrenkninger eller rasjonaliseringstiltak, er den ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har et annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstakeren. Ved avgjørelse om en oppsigelse har saklig grunn i driftsinnskrenkninger eller rasjonaliseringstiltak, skal det foretas en avveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker» B) Arbeidsmiljølova Kap. 8 Informasjon og drøfting med tillitsvalde, 8-1,8-2. Hovedavtalen Del B 1-4-1 Omorganisering C) Hovedtariffavtalen (HTA) Kap. 1 Oppsigelse, omplassering 3, punkt 3.3 «Ved innskrenking/rasjonalisering skal, under elles like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen siest opp først, jf. Aml 15-7(2) og HA del B 1.4-1. D) Hovedavtalen 3-1 c) Ved endring og omstillinger i kommunen som vil få betydnng for arbeidstakerne skal arbeidsgiver på eit tidligst mulig tidspunkt orientere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd. Arbeidstakerens behov for trygghet skal ivaretas gjennom opne planprosesser hvor mål og konsekvenser så langt som mulig gjøres kjent.» 3. Planlegging og personalomstilling Grunnlaget for planlegging av personalomstilling skal vere definert gjennom ei klar målsetjing for omstillingsprosessen. Før nedbemanning må arbeidsgjevar framskaffe nødvendig dokumentasjon for at personalutgifter må kuttast. Det er skriftleg dokumentasjonsplikt i slike type saker. Vidare må det framtidige personal- og
kompetansebehovet avklarast. Når denne prosessen er gjennomført kan arbeidsgjevar starte arbeidet på individnivå. Prosedyre kollektivt nivå: Rådmannen/tenesteleiar skal i medhald av Hovedavtalen Del B 1-4-1 og 3-1c) på eit «tidligst mulig tidspunkt»orientere, drøfte og ta dei tillitsvalde (TV) med på råd i saker som gjeld omstilling og nedbemanning. I budsjettprosessen har rådmannen plikt til å informere og drøfte tiltak i budsjettet som kan ha betydning for dei tilsette. Endeleg budsjettframlegg frå rådmannen er det ikkje drøftingsplikt på. Framlegg i økonomiplanen som fører til nedbemanning/omstilling må handsamast i kommunestyret som eiga sak for å følgje lov og avtaleverk. Drøfte med HTV spørsmål som gjeld prosess og kriterier for omstilling/nedbemanning samt avklare arbeidsområde etter HTA 3, punkt 3.3. 4. Korleis starte på ein omstillings-/nedbemanningsprosess? Rådmannen skal i samarbeid med tenesteleiar lage ein informasjonsplan for arbeidsplassen i samband med omstillings- og/eller nedbemanningsprosessen. TV skal inviterast til møte. Det er naturleg at ein startar med eit felles informasjonsmøte for dei som blir råka, der vi mellom anna tek opp følgjande tema: 1) Årsaker til og verknaden av omstillinga/nedbemanninga som skal kome 2) Prosedyre for omstilling av overtallige arbeidstakarar i Selje kommune, organisasjonane sin medverknad 3) Prosess med nedbemanninga/omstillinga 4) Tidsplan 5) Organisering av arbeidet med omplassering, støttetilbod i prosessen mv. 6) Utdeling av «Kartleggingsskjema ved nedbemanning. Dersom det er fleire avdelinger/einingar som blir råka av omstillinga/nedbemanninga bør det haldast eit personalmøte på kvar eining. I dette møte bør informasjonen repeterast, det må takast opp konkrete verknader for eininga, framdriftsplan for prosessen, planlagte tiltak mv. «Kartleggingsskjema ved nedbemanning» skal evt. delast ut i dette møtet. Det praktiske arbeidet: a. Alle fast tilsette som blir råka av omstillinga og/eller nedbemanninga skal innan ein fastsett frist sjølv fylle ut og levere «Kartleggingsskjema ved omstilling/nedbemanning» for å sikre korrekt informasjon om den/dei tilsette som blir råka av omstillinga og/eller nedbemanninga. b. «Kartleggingsskjema» skal danne basis for individuell samtale som den tilsette skriftleg skal innkallast til av rådmann/tenesteleiar. Den tilsette kan ha med seg tillitsvald eller ein annen person vedkomande har tillit til. Den individuelle samtalen skal mellom anna kvalitetssikre opplysningane som er gitt i «Kartleggingsskjemaet» og gi den tilsette muligheit for å kome med supplerande
opplysningar som kan vere viktig for framtidig arbeidssituasjon. Det må særleg fokuserast på alternative jobbmuligheiter som finns i kommunen, dei arbeidsoppgåver som den tilsette sjølv ønskjer og/eller har kompetanse til, samt eventuelt andre tiltak kommunen kan tilby den tilsette. Den tilsette må vere budd på å kome med forslag til alternative stillingar i forhold til den stillinga han/ho er tilsett i på situasjonsdato. Den tilsette må vidare ha mulegheit for å kome med opplysningar om sosiale forhold som kan vere viktig i arbeidet med omplassering/nedbemanning. 5. Innplassering i stillingar 5a) Innplassering i ledige stillingar Når alle individuelle samtaler er gjennomført skal det utarbeidast eit skriftleg grunngjeve forslag om kven som bør innplasserast i stillingar som skal vidareførast/etablerast i ny organisasjon. Forslag skal drøftast med dei tillitsvalde. Innplasseringa skal ta utgangspunkt i stillinga sitt arbeids- og ansvarsområde samt kvalifikasjonskrav. Arbeidstakar som kan ha rettskrav på ei stilling vert vurdert først. Har fleire rettskrav på same stilling, skal punkta a) e) under leggast til grunn for valet mellom arbeidstakarar med rettskrav. Innplassering av tilsette må utarbeidast på grunnlag av ei totalvurdering av alle relevante forhold, og etter ei avveging mellom den enkelte arbeidstakar og arbeidsgjevar sine interesser. Følgjande utvelgingskriterie i prioritert rekkefølgje skal ligge til grunn for ei utvelging: a) Arbeidstakaren sine kvalifikasjonar - Formell kompetanse - Erfaring - Skikkenheit b) Særlege sosiale omsyn, herunder alder, sjukdom, forsytaransvar, jf. AML kap. 15 c) Arbeidstakeren sin samanhengande tenesteansiennitet i Selje kommune I forkant for vedtaket om innplassering i ny stilling skal arbeidstakar og hans/hennar TV ha fått uttale seg om den nye stillinga som arbeidstakar er planlagt innplassert i. Som hovudregel får arbeidstakaren tilbod om ny stilling kun ein gong. Administrativ overføring til ny stilling blir gjort i medhald av arbeidsgjevar sin styringsrett, og skal meldast frå om skriftleg til arbeidstakaren. Overføringsvedtaket er
ikkje eit enkeltvedtak etter forvaltningslova og kan ikkje påklagast. Det blir laga ny arbeidsavtale. Dersom arbeidstakar ikkje tek imot tilbod om ny stilling, vil kommunen gå til oppseiing av arbeidstakar, jf.aml 15. 5b) Omplassering til andre stillingar: Tilsette som ikkje blir innplassert i stillingar som skal vidareførast/etablerast i ny organisasjon, skal forsøkast omplassert til andre passande stillingar dei er kvalifisert for. «Anna passande arbeid» etter AML 15-7(2) vil sei andre ledige stillingar i organisasjonen. Ved starten av omplasseringsarbeidet skal den tilsette skriftleg kallast inn til ein personleg/individuell samtale med rådmann/tenesteleiar. Det må særleg fokuserast på alternative jobbmuligheiter som finns i kommunen, dei arbeidsoppgåver som den tilsette sjølv ønskjer og/eller har kompetanse til, samt eventuelt andre tiltak kommunen kan tilby den tilsette. Den tilsette må vere budd på å kome med forslag til alternativ stilling til den stillinga han/ho har på situasjonsdato. Den tilsette må vidare ha mulegheit for å kome med opplysningar om sosiale forhold som kan vere viktig i arbeidet med omplassering/nedbemanning. Den som gjennomfører samtalen skal skrive eit skriftleg referat som den tilsette skal ha kopi av. Dersom fleire arbeidstakarar er kvalifisert for og ønskjer same stilling, skal følgjande utvelgingskriterie i prioritert rekkefølgje ligge til grunn for ei utvelging: d) Arbeidstakaren sine kvalifikasjonar - Formell kompetanse - Erfaring - Skikkenheit e) Særlege sosiale omsyn, herunder alder, sjukdom, forsytaransvar jf. AML kap. 15 f) Arbeidstakeren sin samenhengande tenesteansiennitet i Selje kommune I forkant for vedtaket om innplassering i ny stilling skal arbeidstakar og hans/hennar TV ha fått uttale seg om den nye stillinga som arbeidstakaren er planlagt innplassert i. Som hovedregel får arbeidstakaren tilbod om ny stilling kun ein gong. Administrativ overføring til ny stilling blir gjort i medhald av arbeidsgjevar sin styringsrett, og skal meddelast arbeidstakaren skriftleg. Overføringsvedtaket er ikkje eit enkeltvedtak etter forvaltningslova og kan ikkje påklagast. Det blir laga ny arbeidsavtale. Dersom arbeidstakaren ikkje tek imot tilbod om ny stilling, vil kommunen gå til oppseiing av arbeidstakaren, jf.aml Kap. 15.
6. Tolkingar/presisering 6a) Hovedtariffavtalen (HTA) Kap. 1 3, pkt 3.3 Innskrenking/rasjonalisering. Dei sentrale partane har blitt samde om følgjande ordlyd i HTA 3, punkt 3.3: «Ved innskrenking/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen siest opp først,jf. AML 15-7(2) og HTA 3.3.» Når det gjeld uttrykket «arbeidsområde» blir dette definert slik i Selje kommune: «Gjeld tilsette innanfor same fagområde og ikkje knytt til ein spesiell arbeidsplass. Alle arbeidstakarar er pr dd tilsett i Selje kommune med f.t. arbeidsplass..» 6b) Definisjon av tenesteansiennitet Samanhengande tenesteansiennitet er arbeidstakaren sin totale tenestetid i Selje kommune. Dette er å forstå som samanhengande tenestetid. Døme: NN har vore tilsett frå 01.01.90 i Selje kommune og i Vågsøy kommune frå 01.01.95 til 01.01.2000. NN kom tilbake til Selje kommune 02.01.2000. Dette blir datoen frå når tid samanhengande tenestetid skal reknast uavhengig av kva stilling og stillingsprosent NN har hatt i denne tida. Lovbestemt permisjon skal reknast med, samt verksemdoverdraging, jf. AML Kap. 16. 6c) Generell fortrinnsrett Dersom gjennomføring av omstilling fører til at arbeidstakar blir sagt opp fordi det ikkje finns anna relevant ledig stilling, har arbeidstakaren lovbestemt fortrinnsrett til ny stilling i kommunen, jf. AML 14-2 (1) «Arbeidstaker som er sagt opp på grunn av virksomhetens forhold har fortrinnsrett til ny ansettelse i same virksomhet, med mindre det gjelder en stilling arbeidstakeren ikke er kvalifisert for. (2) Fortrinnsretten gjelder også arbeidstaker som er midlertidig ansatt og som på grunn av virksomhetens forhold ikke får fortsatt ansettelse. Dette gjelder likevel ikke arbeidstaker i vikariat. Fortrinnsretten gjelder dessuten for arbeidstaker som har akseptert tilbud om redusert stilling i stedetfor oppsigelse. (3) Fortrinnsretten gjelder for arbeidstaker som har vært ansatt i virksomheten i til sammen minst 12 månader i de to siste år.» 7 Oppseiinga si form, overlevering, innhald og fristar. Rådmannen viser til reglane i AML Kap. 15 som regulerer desse forholda. Lover/regelverk Arbeidsmiljølova, Hovedavtalen, Hovedtariffavtalen, Kommunelova, Forvaltningslova, Selje kommune sitt Tilsetjingsreglement
Saksgang Framlegget til Rutiner ved omstilling/rekruttering og nedbemanning evaluering, har vore drøfta med tillitsvalde i møte 17.02.2014 og dei har kome med innspel som ligg ved i saka. Aministrasjonsutvalet gjer vedtak i saka. TILRÅDING FRÅ ADMINISTRASJONEN Rutiner ved omstilling/rekruttering og nedbemanning evaluering, vert vedteke slik det ligg føre i saksutgreiinga. Handsaming i Administrasjonsutvalet - 19.03.2014 10 voterande Framlegg frå Administrasjonsutvalet: Som tilrådinga frå administrasjonen, men med fylgjande endringar i saksutgreiing: Pkt. 6.a siste avsnitt: Sakshandsamar undersøkjer med KS om «arbeidsområde» kan definerast som «fagområde» eller om dette må spesifiserast ytterlegare. Pkt. 5a, andre kulepkt.: Endre prioritet rekkjefølge på b og c Pkt. 5b, tredje kulepkt.: Endre prioritet rekkjefølge på e og f Røysting: Framlegg frå Administrasjonsutvalet vart samrøystes vedteke. Ved evt. endring i pkt. 6.a siste avsnitt, skal saka sendast medlemmane i Administrasjonsutvalet for godkjenning. ADM-004/14 VEDTAK Som tilrådinga frå administrasjonen, men med fylgjande endringar i saksutgreiing: Pkt. 6.a siste avsnitt: Sakshandsamar undersøkjer med KS om «arbeidsområde» kan definerast som «fagområde» eller om dette må spesifiserast ytterlegare. Pkt. 5a, andre kulepkt.: Innplassering av tilsette må utarbeidast på grunnlag av ei totalvurdering av alle relevante forhold, og etter ei avveging mellom den enkelte arbeidstakar og arbeidsgjevar sine interesser.
Følgjande utvelgingskriterie i prioritert rekkefølgje skal ligge til grunn for ei utvelging: a) Arbeidstakar sine kvalifikasjonar - Formell kompetanse - Erfaring - Skikketheit b) Arbeidstakaren sin samanhengande tenesteansiennitet i Selje kommune c) Særlege sosiale omsyn, herunder alder, sjukdom, forsytaransvar, jf. AML kap. 15. Pkt. 5b, tredje kulepkt.: Dersom fleire arbeidstakarar er kvalifisert for og ønskjer same stilling, skal følgjande utvelgingskriterie i prioritert rekkjefølge ligge til grunn for ei utvelging: d) Arbeidstakaren sine kvalifikasjonar - Formell kompetanse - Erfaring - Skikketheit e) Arbeidstakaren sin samanhengande tenesteansiennitet i Selje kommune f) Særlege sosiale omsyn, herunder alder, sjukdom, forsytaransvar, jf. AML kap. 15. Samrøystes. Utskrift til: Rådmann Kommunalsjefar Tenesteleiarar Fagorganisasjonane (Utd.forb., Fagforb., Sjukepl.forb., Delta, Fellesorg.) Arbeidstilsynet