Fylkesmannen i Telemark

Fylkesmannen i Telemark Rapport frå tilsyn med helsestasjonstenester for barn 0-6 år, i Kviteseid kommune, helsestasjonen Adressa til verksemda: Granlivegen 1a, 3850 Kviteseid Tidsrom for tilsynet: 19.03.2013 13.08.2013 Kontaktperson i verksemda: Einingsleiar Mona Landsverk Samandrag Fylkesmannen i Telemark gjennomførte tilsyn med helsestasjonstenesta for barn frå 0-6 år i Kviteseid kommune 14. og 15. mai 2013. Rapporten gjer greie for avvik som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Tilsynet har undersøkt om verksemda følgjer krav i lovverka på følgjande område: om kommunen sikrar alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta tilbyr tenestetilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn. om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gir fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebygge feilernæring. Det blei ved tilsynet gjort funn som gav grunnlag for å påpeike følgjande avvik: Kommunen ivaretar ikkje gjennom sin internkontroll og styringssystem forsvarlege helsestasjonstenester til barn frå 0-6 år Dato: 13.08.2013 Audhild Arnesen revisjonsleiar Robert Dalene revisor Møyfrid Lillehaug revisor 1

Innhald Samandrag... 1 1. Innleiing... 3 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold... 3 3. Gjennomføring... 4 4. Kva tilsynet omfatta... 4 5. Funn... 5 6. Vurdering av verksemdas styringssystem... 6 7. Regelverk... 6 8. Dokumentunderlag... 6 9. Deltakarar ved tilsynet... 8 2

1. Innleiing Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Kviteseid kommune, helsestasjonen i perioden 19.03.2013 13.08.2013. Revisjonen inngår som ein del av den planlagde tilsynsverksemda i 2013, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført på oppdrag frå Statens helsetilsyn. Fylkesmannen er gitt myndigheit til å føre tilsyn med helse-og omsorgstenester gjennom lov om statleg tilsyn med helse-og omsorgstjenesten 2 og helse-og omsorgstjenesteloven 12-3. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om: kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte Merknad gjeld forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial 2. Omtale av verksemda - spesielle forhold Kviteseid kommune har pr. 1.1.13 totalt 2507 innbyggjarar. Det er ca 20 fødslar i året. Kviteseid kommune er organisert med 11 einingar, der helsestasjon er organisert under eininga for helse. Denne eininga blir leia av einingsleiar, som har det faglege ansvaret. Rådmannen har delegert helsefremjande og forebyggjande arbeid til kommunalsjef. Kommunen har to helsesystrer, ei i 100 % stilling, og ei i 33 % stilling. I utgangspunktet er det 1, 5 stillinger for helsesystrer, men den 0,5 stillinga er for tida redusert med 17 % for å tilretteleggje for helsesyster som går av med AFP hausten 2014. Difor er ei stilling på 17 % foreslått ledig ut 2013. Arbeidsoppgåver mellom desse to helsesystrene fordelar seg slik at leiande helsesyster har ansvar for 0-1 år, medan den andre helsesystera har ansvar frå 15 månadar til skulestart. Kommunen har ikkje kommunelege I. Det er turnuslege og vikarlegar som utfører legeoppgåvene på helsestasjonen for barn frå 0-6 år. Det er tilsett 2 kommunale fysioterapeutar i kommunen. Fysioterapeut er med på 4 mnd kontroll, og førskulekontroll. Fysioterapitenesta er organisert i eining for helse, men har kontor på sjukeheimen. Jordmor følgjer opp alle førstegongsfødande med heimebesøk. 3

Helsestasjonen er i ferd med å oppgradere journalsystemet sitt fra WinMed versjon 2 til WinMed 3. Dette vil skje etter sommarferien. Kommunen har ikkje koordinerande eining. NAV Kviteseid har ansvar for koordinering og ytingar av tenestar for funksjonshemma, medan psykiatrikoordinatoren i kommunen har ansvaret for koordinering av individuell plan på helseområdet. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar: Revisjonsvarsel blei sendt ut 19.03.2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Leiar i barnevernsamarbeidet i Vest-Telemark blei kontakta før tilsynet, for å høyre korleis dei samarbeida med helsestasjonen. Opningsmøte blei halde 14.05.2013 i Helsestasjonens lokaler Intervjuer 9 personar blei intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 15.05.2013. 4. Kva tilsynet omfatta Tilsynet omfatta kommunen si helsestasjonsteneste til barn 0-6 år. Vi undersøkte om kommunen sikrar alle barn i aldersgruppa 0 til 6 år forsvarlege helsekontrollar i samsvar med fagleg forsvarlege normer. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak sørger for at helsekontrollane følgjer program i samsvar med nasjonale retningslinjer og faglege rettleiarar som understøttar måla for fagleg forsvarleg praksis. Vidare undersøkte vi om kommunen hadde tilstrekkeleg personell til å kunne tilby fagleg forsvarlege helsekontrollar, og om helsekontrollane vart gjennomført av personell med nødvendig fagleg kompetanse til å fange opp teikn på omsorgssvikt, utviklingsforstyrringar og sjukdom. Vi såg også på om journalføringa sikra kontinuitet i helseundersøkinga, og om personvernet til barn og foreldre vart ivareteke. Tilsynet undersøkte om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta bidreg til at barn/ familiar med spesielle behov mottek eit heilskapleg tenestetilbod. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praksis sørger for at helsestasjonstenesta bidreg til samhandling om og koordinering av helsehjelp mellom fastlege og helsestasjonen for barn som treng legetenester for behandling av sjukdom eller funksjonssvikt. Vidare såg vi på om helsestasjonen bidreg til å sikre barn sine behov for nødvendig fysioterapiutgreiing og behandling. Vi såg også på om helsestasjonen bidreg til samhandling og koordinering for barn og foreldre som har behov for helse-, omsorg- og sosiale tenester frå fleire einingar. Tilsynet såg også på om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta har eit tilbod til barn og foreldre tilpassa eigen språkbakgrunn. Vi undersøkte om kommunen gjennom rutinar og 4

praksis sørger for at personellet på helsestasjonen kommuniserer med barnet og barnet sine omsorgspersonar gjennom tolk der det er nødvendig. Det siste tilsynstema handla om kommunen sikrar at helsestasjonstenesta gjev fagleg forsvarleg kosthaldsrettleiing for å førebygge feilernæring. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom rutinar og praktiske tiltak sørger for at tilsette på helsestasjonen følgjer nasjonale faglege retningslinjer for førebygging av overvekt og fedme hjå barn og unge, og dei nasjonale retningslinjene for veging og måling i helsestasjonen. 5. Funn Avvik I Kommunen sikrar ikkje gjennom sin internkontroll og styringssystem forsvarlege helsestasjonstenester til barn fra 0-6 år Avvik fra følgende myndighetskrav: Helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 nr. 1 b, 3-3, 4-1, 4-2 jf 12-5 og internkontrollforskriften 4 og pasient- og brukerrettighetsloven 6-1. Journalforskriften 8 Avviket bygger på følgende: Det ligg ikkje føre ein overordna plan for helsestasjonsveksemda for barn frå 0-6 år. Kommuneleiinga har ikkje sagt kva for oppgåver helsestasjonen skal prioritere ut frå bemanninga. Leiinga har i liten grad etablert rutinar for systematisk rapportering om helsestasjonens drift. Det har vore dialog mellom leiinga og helsesøster ved fleire høve, utan at denne dialogen har resultert i tydelege prioriteringar /endringar. Det er skrivi avviksmeldingar om manglande utføring av oppgåver i tenesta, men avviksystemet blir ikkje bruka systematisk i forbetringsarbeidet. Kommunen si leiing har ikkje avklart kven som har det medisinsk faglege ansvaret for helsestasjonen. Ansvarsforholdet mellom fastlegen og helsestasjonslegen er ikkje avklart. Kven som er fastlege føres ikkje rutinemessig inn i journalen til barna. Det er ingen rutine for å sende kopi til fastlege av henvisninger frå helsestasjonen. Det er også lite formalisert samarbeid mellom fysioterapeut og helsestasjonslege /fastlege. Det er inga opplæring av nytilsette legar i helsestasjonen. Barn under skulealder som er tydeleg motorisk forsinka blir fulgt opp av fysioterapeuten med jamne mellomrom. Det framkom imidlertid eksempel på at fysioterapeut ved funn av lettare motorisk utviklingsavvik, overlet til foreldra å ta kontakt med fastlegen. Kommunen har ikkje etablert koordinerande eining for habilitering og rehabilitering i kommunen. 5

6. Vurdering av verksemdas styringssystem Kommunen har ikkje eit fungerande internkontrollsystem for helsestasjonen i Kviteseid. Kviteseid er ein liten kommune, og det er tett kontakt mellom dei ulike fageiningane. Vi oppfattar imidlertid at helsestasjonstenesta er sårbar, da det er lite systematisk etterspørsel frå kommunal leiing om drifta på helsestasjonen, og at det i stor grad er opp til leiande helsesyster kva for oppgåver helsestasjonen utfører. Eit resultat av dette er at helsesystrene tek på seg oppgåver som genererer mykje oppfølgingsansvar, og som ikkje er nedfelt i nokon godkjent plan for kva slags oppgåver som skal gjennomførast og prioriterast. Avvikshandteringa er ikkje satt i system i kommunen. Det er eit leiingsansvar å etterspørre arbeidet med internkontroll for å sikre at den fungerer som forutsett og bidrar til kontinuerleg forbetring i helsestasjonsverksemda, jf internkontrollforskriften 4 bokstav h. Leiinga må ha innsikt i kva som fungerer bra og kva som må betrast. For å forsikre seg om at dei tiltaka som er iverksett har ønska effekt, må det gjennomførast evalueringar og resultata må bli etterspurt for å sikre forsvarlege tenestar. Når kommunen ikkje har fungerande internkontroll, medfører det at det ikkje kan førast kontroll med at tenestane som blir ytt er i samsvar med dei krava som blir stilt i lov og forskrift. Manglar ved styringssystema kan føre til stor risiko for svikt. Det er verd å merke seg at leiande helsesyster har gitt tilbakemeldingar til leiinga og til Hovedutvalget for oppvekst og omsorg om utfordringar som helsesystrene ser ved verksemda. 7. Regelverk Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten Lov av 1. januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter Veileder til forskrift av 3. april 2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1154) Nasjonale faglige retningslinjer (Helsedirektoratet): - Faglige retningslinjer for oppfølging av for tidlig fødte barn (IS-1419) - Retningslinjer for undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn (IS-1235) - Nasjonale faglige retningslinjer for veiing og måling i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1736) - Forebygging, utredning og behandling av overvekt og fedme hos barn og unge (IS-1734) - Barnevaksinasjonsprogrammet i Norge (Folkehelseinstituttet) Veileder om kommunikasjon via tolk for ledere og personell i helse- og omsorgstjenestene (IS-1924) Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i sosial- og helsetjeneste Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste 8. Dokumentunderlag Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd: 6

Organisasjonskart Kviteseid kommune Delegasjonsreglementet Årsrapport 2012 m/ tilleggsinformasjon fra leiande helsesøster Evaluering av Ammekyndig helsestasjon SSR Tidspunkt for frammøte på helsestasjon Informasjon til føresette/eleven om innsynsrett og overføring av journal ved flytting Informasjon om leige av brystpumpe Ulike kopi av invitasjonar til barseltreff, til informasjonsmøte om Cirele of Seeurity Parenting, til foreldremøte v/ Brunkeberg oppvekstsenter, Kviteseid barnehage 2013 Informasjonsmøte og samarbeidsmøte med interkommunal psykolog Prosedyre på fast medisinering av barn i barnehage/skule/sfo Samarbeidsavtale mellom helsestasjon/skulehelseteneste og tannhelsetenesta Handlingsplan for overgangar Kviteseid kommune Søknad om tilskudd Helsedirektoratet, Tilskudd til forebyggende helsearbeid og skolehelsetjenesten m/rapportering på tilskudd Helsedirektoratet Oversikt over medlemmar i Krisegruppa pr. 11.12.12 Vest Telemark PPT IKS Endring av praksis i individsaker Retningslinjer for henvisning til BUP Blefjell Sjukehus Notodden STHF- Plan for samarbeidsmøter i Vest Telemark våren 2013 STHF- Vedrørande endringar i henvisingsrutiner Barnevern meldeskjema Henvising til kommunefysioterapeuten Tilskudd til forebyggende helsearbeid og skolehelsetjenesten Vest Telemark PPT IKS -Tilmelding individsak Henvising til psykiatritenesta 5 avviksskjema Koordinering av tenestar og ansvarsgrupper fbr funksjonshemma i Kviteseid Kopi av skjema for språkscreening av to-og 4årskontroll Skjema for Motorisk undersøking av førskolebarn Skjema av testprotokoll aldersintervall 3-6 år, Movement Assesment Battery for children 2 Mal for individuell plan Plan for språk og leseopplæring for barnehage og skule «Lese for læring og lyst språk for livet Observasjonsskjema for motorisk undersøking av 5 -åringar Oppfylging av for tidleg fødde barn Prosedyre for utføring av 3 -månadars kontroll, heimebesøk hjå nyfødde, 1-års kontroll Prosedyre for utføring av 6, 4, 5, 7, 8,10 og 15-18 månadars undersøking, og 2, 4, og 5 -års undersøking Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket: 13 journalar blei gjennomgått. Referat fra samarbeidsmøte og ansvarsgruppemøte Informasjonsbrosjyrer til foreldra om tenestetilbod ved Kviteseid helsestasjon Meldingar til Barnevernet 2 utfylte individuelle planar Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: Brev av 19.03.13 frå Fylkesmannen i Telemark til Kviteseid kommune med varsel om tilsyn 7

Oversending av dokument frå Kviteseid kommune av 19.04.13 Brev av 07.05.13 frå Fylkesmannen i Telemark med program for tilsynet. Programmet blei også sendt til kontaktpersonen pr. e-post 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Tina R. Kaasa Fysioterapeut X X X Else Bue Fosse Turnuslege X X Unni Hartberg Helsesyster X X X Oscar Hendriks Kommunelege II x Sigrid Loftstad jordmor x X X Bjørg Vestgarden leiande helsesyster X X X Ingunn E. Fundlid, NAV-tilsett X X Olav Kaasa kommunalsjef X X X Mona Landsverk einingsleiar X X Hans Bakke rådmann X Bente Momrak fysioterapeut x Tina Kaasa Fysioterapeut X X x Frå tilsynsorganet deltok: ass.fylkeslege Robert Dalene, rådgiver (jurist) Møyfrid Lillehaug, og seniorrådgiver Audhild Arnesen 8