Etiske retningslinjer for Microsofts forhandlere Microsoft streber etter å være mer enn bare en god bedrift de streber etter å bli en fantastisk bedrift. Det som vil gjøre Microsoft fantastisk, er et sterkt engasjement i vår visjon om å gjøre folk og bedrifter over hele verden i stand til å nå sitt fulle potensial. Det handler ikke bare om å bygge nyskapende teknologi for å oppnå vår visjon. Det handler også om hvem vi er som bedrift, hvordan vi styrer bedriften internt, og hvordan vi tenker på og samarbeider med kunder, partnere, myndigheter, forhandlere og lokalsamfunn. Det globale bedriftsmiljøet er i stadig endring, og krever mer og mer av oss som bedrift og som ansatte. Ikke bare forventer verden at vi skal levere de beste produktene og de beste tjenestene, den forventer også at vi skal oppføre oss på en moralsk riktig og ansvarsfull måte. Det er svært viktig at vår atferd til enhver tid er redelig og i samsvar med lover og forskrifter som styrer våre globale bedriftsaktiviteter. Microsoft har innført en rekke standarder for bedriftspraksis og lovbestemt etterfølgelse angitt i Retningslinjer for bedriftsatferd (Standards of Business Conduct), som gjelder for alle Microsofts ansatte, direktører og ledere. (www.microsoft.com/mscorp/legal/buscond). Microsofts retningslinjer for bedriftsatferd er en forlengelse av Microsofts verdier, og gjenspeiler vårt engasjement i moralsk bedriftspraksis og lovbestemt etterfølgelse. Microsoft forventer at deres forhandlere ( Forhandlere ) deler og slutter seg til vårt engasjement i redelighet, både i ånd og bokstav. Vi forstår at Forhandlere er selvstendige enheter, men en Forhandlers bedriftspraksis og handlinger kan ha innvirkning på og/eller slå tilbake på Microsoft. På grunn av dette, forventer Microsoft at alle Forhandlere og deres ansatte, agenter og underleverandører (Forhandleres ansatte, agenter og underleverandører henvises heretter samlet til som Representanter ) slutter seg til Etiske retningslinjer for Microsofts forhandlere når de handler med og/eller på vegne av Microsoft. Alle Microsofts Forhandlere bør lære opp sine Representanter slik at de forstår og retter seg etter etiske retningslinjer for Microsofts forhandlere ETTERFØLGELSE AV JURIDISK OG LOVBESTEMT PRAKSIS
Alle Microsofts Forhandlere og deres Representanter skal utføre sine bedriftsaktiviteter i samsvar med gjeldende lover og forskrifter i sine respektive land når de handler med og/eller på vegne av Microsoft. I tillegg til bestemte forpliktelser i henhold til Leverandørens avtale med Microsoft, skal alle Microsofts Forhandlere, uten begrensning: Rette seg etter all gjeldende handelskontroll, samt alle gjeldende lover og forskrifter for eksport, videreeksport og import. Handle i samsvar med antitrust- og konkurranselover som styrer jurisdiksjonene de handler i. Rette seg etter alle gjeldende miljølover og -forskrifter angående farlig materiale, luftforurensing, samt utslipp av avfall og kloakkvann, herunder produksjon, transport, lagring, avhending og utslipp i miljøet av slikt materiale. Være ærlige, direkte og sannferdige i diskusjoner med representanter for rettslige og statlige organ. Ikke delta i internasjonale boikotter som ikke er godkjent av myndighetene i USA eller gjeldende lover. Antikorrupsjon: Microsoft forbyr korrupsjon av statsansatte og betaling av bestikkelser eller returprovisjoner av noe slag, både når man handler med statsansatte og enkeltpersoner i privat sektor. Microsoft er forpliktet til å overholde de etiske standardene som er angitt i FCPA (USAs lov om utenlandsk korrupsjonspraksis) og lovene mot korrupsjon og hvitvasking av penger som foreligger i landene der selskapet driver virksomhet. Forhandler og/eller representanter for denne må rette seg etter alle gjeldende korrupsjonslover og lover mot hvitvasking av penger, herunder FCPA, samt lover om lobbyvirksomhet, gaver og utbetalinger til statsansatte, lover om bidrag til politiske kampanjer og andre tilknyttede forskrifter. Ingen forhandler og/eller representant for denne skal, direkte eller indirekte, tilby eller betale noe av verdi (herunder reiser, gaver og representasjon samt donasjoner til veldedighet) til noe offentlig organ eller ansatt i stat, offentlig kontor, politisk parti eller offentlig internasjonal organisasjon, eller noen kandidat til politisk verv, for å (i) uriktig påvirke noen handling eller beslutning tatt av en slik tjenestemann, ansatt eller kandidat med det formålet å fremme Microsofts forretningsinteresser på noen måte, eller (ii) på annen måte urettmessig fremme Microsofts forretningsinteresser på noen måte. BEDRIFTSPRAKSIS Microsofts Leverandører og deres Representanter skal utføre sine bedriftstransaksjoner og aktiviteter på en redelig måte og i samsvar med sine forpliktelser i henhold til sine bestemte avtaler med Microsoft. I tillegg til spesielle forpliktelser i Forhandlerens avtale med Microsoft, skal alle Microsofts Forhandlere, uten begrensning:
Registrere og rapportere alle bedriftsopplysninger på en ærlig og nøyaktig måte, og rette seg etter alle gjeldende lover angående fullførelse og nøyaktighet. Opprette, opprettholde og avhende bedriftsfortegnelser i samsvar med alle juridiske og lovbestemte krav. Beskytte og bruke Microsofts fysiske og intellektuelle aktiva på en ansvarsfull måte, herunder eiendom, tilbehør, forbruksvarer og utstyr når Microsoft har godkjent bruk av slike aktiva. Bruke Microsofts informasjonsteknologi og systemer (herunder e-post) kun til bedriftsrelaterte formål godkjent av Microsoft. Microsoft forbyr Forhandlere og deres Representanter å bruke Microsofts teknologi og systemer til å opprette, få tilgang til, lagre, skrive ut, selge eller sende materiale som er skremmende, trakasserende, truende, grovt, åpenbart seksuelt eller på andre måter krenkende eller upassende og/eller sende falsk, nedsettende eller ondsinnet kommunikasjon ved bruk av Microsofts informasjonsutstyr og systemer. Rette seg etter alle Microsofts krav om vedlikehold av passord, konfidensialitet, sikkerhet og personvernprosedyrer som en betingelse for å levere varer eller tjenester til Microsoft eller for å få tilgang til Microsofts interne bedriftsnettverk, alle systemer og bygninger. Alle data som lagres eller overføres på utstyr som eies eller leies ut av Microsoft anses som privat, og er Microsofts eiendom. Microsoft kan overvåke all bruk av bedriftsnettverket og alle systemer (herunder e-post) og/eller få tilgang til all data som lagres på eller overføres via Microsofts nettverk. Rette seg etter Microsofts åndsverksrettigheter og andre rettigheter, herunder, men ikke begrenset til opphavsrett, patenter, varemerker og bedriftshemmeligheter. Bruke programvare, maskinvare og innhold kun i samsvar med den tilknyttede lisensen eller bruksvilkårene. Snakke til pressen på Microsofts vegne kun hvis Forhandler og/eller Representanten(e) er uttrykkelig autorisert av Microsoft til å gjøre dette. Gaver til Microsofts ansatte frarådes fordi selv en gave gitt i god mening kan utgjøre en bestikkelse under visse forhold eller skape en interessekonflikt. Ikke tilby noe av verdi for å skaffe eller bevare en urettmessig fordel for giveren, og ikke tilby noe som tilsynelatende kan påvirke, kompromittere dømmekraften til eller forplikte den Microsoft-ansatte. Hvis en Microsoft-ansatt får tilbud om en gave, et måltid eller underholdning, må man alltid bruke god dømmekraft, diskresjon og moderasjon. Forhandleren og/eller dens representanter må avstå fra å gi ansatte i Microsoft individuelle gaver eller en kombinasjon av gaver av større verdi enn 400 USD i et gitt år (eller en lavere sum i samsvar med gjeldende lover) og aldri tilby bestikkelser, byttehandler for varer eller tjenester og/eller andre ansporinger til ansatte i Microsoft med den hensikt å handle med Microsoft. Før en forhandler og/eller dens representanter gir en ansatt i Microsoft en gave, må det først avgjøres om gaven er tillatt i
henhold til retningslinjene i forretningsenheten og landet som den Microsoft-ansatte jobber i, fordi Microsofts retningslinjer for forretningsvirksomhet og regionale retningslinjer kan forby gaver i sin helhet eller begrense verdien til 400 USD. Forhandlere har ikke lov til å gi gaver av noen verdi til noe medlem av GPG (Global Procurement Group) eller GPGs representanter. Alle gaver, måltider og all underholdning som tilbys eller mottas må rette seg etter loven, må ikke krenke giverens og/eller mottakerens retningslinjer i saken og må være i samsvar med lokal sedvane og praksis. Unngå tilsynelatende eller faktisk utilbørlighet og/eller interessekonflikter. Forhandlere og/eller deres Representanter skal ikke forholde seg direkte til noen ansatte i Microsoft som har ektefeller, samboere eller andre familiemedlemmer eller slektninger med vesentlig økonomisk interesse i Forhandleren. Det er også forbudt å handle direkte med ektefeller, samboere eller andre familiemedlemmer eller slektninger som er ansatt i Microsoft mens Forhandleravtalen forhandles eller Forhandlerens forpliktelser utføres. Unngå innsidehandel i form av kjøp eller salg av Microsofts eller andre bedrifters aksjer når man har informasjon om Microsoft eller andre bedrifter som ikke er offentliggjort og som kan innvirke på en investors beslutning om å kjøpe eller selge aksjer.
ANSETTELSESPRAKSIS Microsoft forventer at deres Forhandlere tar del i engasjementet i menneskerettigheter og likestilling på arbeidsplassen. Microsofts Forhandlere skal gjennomføre sin ansettelsespraksis i samsvar med alle gjeldende lover og forskrifter. Alle Microsofts Forhandlere skal, uten begrensning: Bidra til Microsofts engasjement i en arbeidsstokk uten trakassering og ulovlig forskjellsbehandling. Selv om vi anerkjenner og respekterer kulturelle forskjeller, mener vi at Forhandlerbedrifter ikke skal forskjellsbehandle ved ansettelse, lønn, tilgang til opplæring, forfremmelse, oppsigelse eller pensjon på grunnlag av rase, farge, kjønn, nasjonalitet, religion, alder, funksjonshemning, kjønnsidentitet eller uttrykk, sivilstatus, seksuell orientering eller krigsveteranstatus. Sørge for et trygt og helsemessig sunt arbeidsmiljø og rette seg etter alle gjeldende sikkerhets- og helseforskrifter, -lover og -praksis. Det må treffes hensiktsmessige tiltak slik at årsakene til faresituasjoner iboende i arbeidsmiljøet blir så få som mulig. Forby bruk, besittelse, distribusjon og/eller salg av narkotiske stoffer på eiendom som eies av eller leies ut av Microsoft. Bruke kun frivillig arbeidskraft. Bruken av tvunget arbeidskraft, enten i form av ufrivillig, bundet arbeid eller straffarbeid av en av Microsofts Forhandlere og/eller dens underleverandører er forbudt. Ikke kreve at ansatte skal plassere pant eller identifikasjonspapirer hos arbeidsgiver. Ansatte bør stå fritt til å si opp jobben i samsvar med lokale og nasjonale lover og forskrifter uten å rammes av ulovlige straffetiltak. Rette seg etter alle lokale og nasjonale lover og forskrifter for minstealder på arbeidsplassen og ikke benytte barnearbeid. Forhandlere kan ikke ansette noen under 15 år, under alderen for fullført obligatorisk utdanning eller under den lovlige ansettelsesalderen, alt etter hvilken grense som er høyest. Microsoft støtter kun utviklingen av lovlige lærlingprogram på arbeidsplassen som er til utdanningsmessig nytte for ungdom, og forholder seg ikke til dem som misbruker slike systemer. Ansatte under 18 år kan ikke utføre risikofylt arbeid, og kan forhindres fra å utføre nattarbeid av hensyn til undervisningsmessige behov. Ikke ta i bruk fysisk disiplin eller misbruk. Fysisk misbruk eller disiplin, trussel om fysisk misbruk, seksuell eller annen trakassering og verbalt misbruk eller andre former for trusler er forbudt. Holde et rimelig lønnsnivå under humane forhold. Alle ansatte bør få klar, skriftlig informasjon om sine lønnsvilkår før de ansettes og etter behov i ansettelsesperioden. Fratrekk i lønn som disiplintiltak skal ikke tillates, og heller ikke fratrekk i lønn som forbys av nasjonale lover må
tillates uten uttrykkelig skriftlig tillatelse fra den aktuelle ansatte. Alle disiplinærtiltak må registreres. Lønn og andre goder som utbetales for en standard arbeidsuke må som et minstekrav oppfylle nasjonale lovfestede standarder. Ikke kreve at ansatte jobber mer enn det maksimale antall arbeidstimer per dag angitt av lokale eller nasjonale lover og forskrifter; gjøre overtidsarbeid frivillig og betale ut lønninger i samsvar med lokale og nasjonale lover eller forskrifter. Ha et register over ansatte i samsvar med lokale og nasjonale lover og forskrifter og angi lønnsgrunnlaget på lønnsslippen eller annen dokumentasjon i rett tid. ETTERFØLGELSE AV MICROSOFT ETISKE RETNINGSLINJER FOR FORHANDLERE Det er Forhandlerens ansvar å sørge for at Representantene forstår og retter seg etter Microsofts etiske retningslinjer for forhandlere, og å ta kontakt med sin Microsoft-kontakt (eller et medlem av Microsofts ledelse) hvis og når en situasjon oppstår hvor Forhandleren bryter retningslinjene angitt i dette dokumentet. Microsofts Forhandlere forventes å på egenhånd overvåke at disse etiske retningslinjene for forhandlere etterfølges. I tillegg til eventuelle andre rettigheter Microsoft måtte ha i henhold til sin avtale med Forhandleren, kan Microsoft også kreve umiddelbar oppsigelse av Representanter som oppfører seg på en måte som er ulovlig eller ikke i samsvar med disse retningslinjene eller andre Microsoft-retningslinjer. RAPPORTERING OM TVILSOM ATFERD OG/ELLER ANGIVELIG BRUDD Dersom du ønsker å rapportere tvilsom atferd eller angivelig brudd på Etiske retningslinjer for forhandlere som skjedde mens en forhandler leverte varer eller tjenester til Microsoft, har Microsoft en rekke tilgjengelige ressurser som kan være til hjelp for deg. Vi oppfordrer deg til å samarbeide med din primære Microsoft-kontakt for å løse problemer med bedriftspraksis eller etterfølgelse. Microsoft erkjenner imidlertid at situasjoner kan oppstå da dette ikke er mulig eller hensiktsmessig. I slike tilfeller kan du kontakte en av følgende: 1. Microsofts hjelpelinje for bedriftsatferd (Business Conduct Line): 1-877-320-MSFT (6738). 2. Hvis du ringer utenfra USA, kan du ringe på noteringsoverføring til denne hjelpelinjen ved å kontakte utenlandsopplysningen og be om noteringsoverføring til 1-704-540-0139. 3. Hvis du er Forhandler med tilgang til Microsofts intranett, kan du kontakte lederen for etterfølgelse (Director of Compliance) ved å sende en e-post til Bedriftsatferd og etterfølgelse (Business Conduct and Compliance): buscond@microsoft.com. 4. Send et brev til leder for etterfølgelse (Director of Compliance): Microsoft Corporation, Law and
Corporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052 eller send en konfidensiell telefaks til 1-425-705-2985. Microsoft tolererer ikke noen former for gjengjeldelse eller hevnaksjoner rettet mot personer som i god tro har bedt om råd angående eller rapportert tvilsom atferd og/eller angivelig brudd.