HMS-PLAN for Hollendergården borettslag Utarbeidet av Styret vår 2013
Innholdsfortegnelse Forord...3 BEREDSKAPSLISTE FOR...5 BORETTSLAGET HOLLENDERGÅRDEN...5 A. ARBEIDSRUTINER...6 B. INFORMASJON...6 C. ORDEN OG RENHOLD...7 D. VEDLIKEHOLD AV UTSTYR...7 E. FELLESROM OG UTSTYR...7 Fellesvaskeri...7 Parkeringsplasser...8 F. ELEKTRISK ANLEGG OG UTSTYR...8 G. BEREDSKAP...8 Brannvern...8 H. AVFALL...9 I. OMBYGGINGER OG NYBYGG, ASBEST...10 J. VÅTROM OG VENTILASJON...10 K. SKADEDYRSBEKJEMPELSE...11 VEDLEGG:...11 ANDELSEIERNES VEDLEGG:...12 2
HMS-PLAN HELSE, MILJØ og SIKKERHET (Vedlikeholdsplan for Hollendergården borettslag.) Forord Bakgrunn for arbeidet Borettslag er underlagt FOR 1996-12-06 nr 1127: Forskrift om systematisk helse - miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) og er pliktig til å ha en HMS-plan på lik linje med arbeidsplasser. Hensikten er å verne om liv, helse og materielle verdier, samt å skape et godt miljø for andelseierne og ansatte. I følge Internkontrollforskriften (1996, s. 1) er internkontroll definert som: Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Styret i borettslaget har etter loven ansvar på vegne av laget til å gjennomføre de tiltak som følger direkte av borettslagsloven eller annen lovgivning som borettslaget er underlagt. Styret må selv påse at arbeidet med internkontroll blir gjennomført, selv om de bruker konsulenter til disse oppgavene. Alt arbeid skal dokumenteres. Styret har en plikt til å arbeide systematisk med HMS-arbeid på fellesarealer, mens det i forhold til andelseierne er styrets plikt å gjøre eier eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som den enkelte har etter lov og forskrift. Borettslagets mål for helse, miljø, og sikkerhetsarbeid (HMS) Styret vil, i samarbeid med andelseiere og vaktmester, arbeide for best mulig sikkerhet for alle borettslagets andelseiere, gjester og andre som oppholder seg/arbeider i og i tilknytning til borettslagets arealer. Andelseierne og styret skal ha en opplevelse av at arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er en fordel; laget blir drevet bedre økonomisk, andelseierne føler seg tryggere og saker blir håndtert på en forutsigbar måte. Tre ting vi er opptatt av (risikovurdering): 1. Hva kan gå galt? 2. Hvor galt kan det gå? 3. Hva skal vi gjøre for å hindre/redusere konsekvensene Hvem skal gjennomføre internkontrollene? Styret står ansvarlig for å gjennomføre noe kontroll, men også for å delegere kontrollarbeidet til andelseiere, vaktmester og eventuelt innleide kontrollører. 3
Andelseierne og vaktmester har til en hver tid plikt til å melde fra til styret om ting de oppdager eller mistenker for å være farlig. Styret har ansvar for å prioritere sakene etter viktighets-/farlighetsgrad. Om arbeidsdokumentet Arbeidsdokumentet skal revideres og er tilgjengelig for andelseierne hos styreleder i borettslaget. Nye beboeres telefonnummer føres fortløpende inn i beredskapslisten, - Arbeidsdokumentet deles ut til alle andelseierne første gang etter at det er ferdig, og deretter kun til nye andelseiere. - En gang i året, fortrinnsvis i juni, deles beredskapsplanen og sjekklistene ut til andelseierne. Arbeidsdokumentet skal inneholde: - Liste over ansvarsområder, hvem som skal gjøre hva om noe skjer og eventuelle telefonlister slik at alle vet hvor de skal henvende seg. - Sjekklister for styret, andelseiere og vaktmestertjeneste, med tidsfrister (Bare andelseiernes sjekklister deles ut til andelseierne). - Arbeidsplan/prioriteringsplan for styret, med dato for planlagt gjennomført. - Referat fra fjorårets HMS-arbeid. Den reviderte HMS-planen skal være klar i god tid før generalforsamlingen, slik at eventuelle saker kan tas opp til behandling. Styret Hollendergården borettslag, mai 2013 4
BEREDSKAPSLISTE FOR BORETTSLAGET HOLLENDERGÅRDEN BRANN: 110 POLITI: 112 AMBULANSE: 113 Vaktmester ved akutte situasjoner (vannlekkasjer o.l.): John Larsen, Tlf 91 87 14 67 Styremedlemmene: Leder: Marte Steffensen (tlf 91 61 81 53) Medlem: Stian Særnmo Medlem: Erlend Lans Pedersen 1. vara: Solveig Persson 2. vara: Tore Christian Braset Vaktmester: John Larsen, Sørligata Vedlikeholdssentral AS Ved brann, ulykker og vannlekkasjer skal styreleder kontaktes i ettertid, for arkivering av rapporter, kontroll av skadeomfang og eventuelle forsikringssaker. Ved nytt postkasse-skilt, navn på ringeklokke, nye nøkler til garasjeport eller ved forespørsel om borettslagets parkeringsplasser: Ta kontakt med styret 5
A. ARBEIDSRUTINER Styret og vaktmester har i samarbeid satt opp rutiner for det daglige arbeidet i Borettslaget Hollendergården Fordelingen av arbeidsoppgaver utføres av styret. Vaktmester har selv ansvar for å følge arbeidsmiljøloven. Det samme gjelder innleide firmaer. Beboere har ansvar for å melde feil og mangler til styret som har ansvar for å følge dette opp. Styre skal videre gi tilbakemelding om hvilke tiltak som iverksettes. HMS-plan: Et av styremedlemmene utnevnes til å ha ansvar for å følge opp datoer for internkontrollene, og holde oversikt over HMS-planen. Konflikthåndtering: Styret kaller inn andelseiere som er i konflikt til samtale. Hvis det ikke er mulig for styret å løse konflikten, bes det om hjelp fra OBF. HMS-planen skal gjennomgås og revideres av styret en gang i året, før generalforsamling. HMS-planen skal deles ut til alle andelseiere første gang, deretter kun til nye andelseiere. Hvert år deles Internkontroll-heftet m/andelseiernes sjekklister, beredskapsplan og beredskapsliste med det nye styrets telefonnummer ut til alle andelseierne. Innen 1. mars hvert år Første gang mai 2013 Innen utgangen av mai hvert år. B. INFORMASJON Oppgaver Andelseiere kan treffe vaktmester på telefon 91 87 14 67, på e-post vedlike.as@vikenfiber.no eller ved å bruke vaktmesterens postkasse i A-oppgangen. Styremedlemmene kan kontaktes på privat mobiltelefon mellom klokken 17 20 på hverdager. Det deles ut informasjonsskriv til andelseierne ved behov. Gjennomføres i dag Skal gjennomføres innen 6
C. ORDEN OG RENHOLD Oppgaver Renhold av gulv i borettslagets oppganger og fellesvaskeri utføres en gang i uka av vaktmester. Vinduer i fellesarealer vaskes i forbindelse med dugnad. Rengjøring av oppgangene gjøres en gang i uken av vaktmester og grundigere ved fellesdugnadene. Grov-renhold av fellesarealer som bl.a. boder utføres i forbindelse dugnad. Utvendig renhold utføres av vaktmester fortløpende. Matter i oppganger skiftes av vaktmesteren en gang i uka. Gjennomføres i dag Skal gjennomføres innen Utvendig renhold utføres av vaktmester - plukking av søppel ved behov - fjerning av tagging ved behov - rydding av uteområder ved behov - feiing av gangveier og parkeringsplasser ved behov. - vasking av søppeldunker ved behov - snømåking ved behov - bileiere rydder snø rundt egne biler D. VEDLIKEHOLD AV UTSTYR Vaktmester har ansvar for vedlikehold av utstyr borettslaget eier. E. FELLESROM OG UTSTYR Fellesvaskeri Borettslaget har fellesvaskeri på loftet. Vaskeriet har pr mars 2011 nye vaskemaskiner. Når det gjelder retningslinjer for bruk av fellesvaskeriene, se oppslag i vaskeriene. Åpningstidene er mellom 07 21 på hverdager og lørdag. På søndager og helligdager er det forbudt å vaske før kl 12. Se reglement for bruk av fellesvaskeriet, vedlegg Ved feil på maskinene, ta kontakt med styret snarest! 7
Parkeringsplasser Borettslaget leier ut fire parkeringsplasser i bakgården. Det er mulig å søke om parkeringsplass en gang i året i forbindelse med dugnad. Kontakt styret ved interesse. F. ELEKTRISK ANLEGG OG UTSTYR Det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet kontrolleres jevnlig av vaktmester. Feil og mangler blir umiddelbart utbedret, så snart de blir oppdaget. Borettslaget bruker autorisert installatør ved nye installasjoner, vedlikehold og reparasjoner. Oppgaver Elektrisk anlegg - kontrolleres med varmefotografering hvert 4 år Vaktmester sjekker alle lyspærene og skifter ved behov. Gjennomføres i dag Skal gjennomføres innen 11.2013 (hvis øko. tilsier at dette er ok) Den enkelte andelseier har ansvaret for kontroll av det elektriske anlegget i egen boenhet. Dette vil styret minne andelseierne om ved utdeling av årets internkontroll-hefte. Beboerne kan henvende seg til vaktmesteren for sjekk av det elektriske anlegget i hver enkelt boenhet for egen regning. Andelseierne har ansvar for at sikringsskapet tilhørende boenheten skal holdes lukket til enhver tid. Som hovedregel vil det være krav om at autorisert installatør utbedrer eventuelle feil. Alle installatører plikter å skrive ut en samsvarserklæring etter utført arbeid, der de bevitner at arbeidet er utført i samsvar med gjeldende regler. Styret anbefaler andelseierne til IKKE å betale regningen før samsvarserklæringen er mottatt. Samsvarserklæringen er viktig dokumentasjon ved seinere forsikringsoppgjør, ved salg og andre tilfeller. G. BEREDSKAP Den som oppdager brann eller ulykke, varsler øvrige andelseiere. Brannvesen, politi og ambulanse kontaktes ved behov. Rednings- og slukningsarbeidet startes inntil redningsarbeiderne kommer. Brannvern Ansvar Andelseier har ansvar for At det finnes røykvarslere i leiligheten Vedlikehold og kontroll av røykvarslere At det finnes velfungerende brannslukningsutstyr i leiligheten. Dette innebærer at andelseieren har ansvar for å kontrollere at utstyret er intakt At det ikke finnes ulovlig brannfarlig vare i leiligheten eller kjellerbod 8
At brannbalkong holdes ryddig Styret har ansvar for fellesområdene, men alle andelseierne har et felles ansvar for å sørge for at også fellesområdene holdes fri for brannfarlig avfall, gjenstander som sperrer for rømning ved brann etc. Brannvernutstyr Oppgaver Alle boenhetene skal ha installert godkjent røykvarsler. Alle boenhetene skal ha ett pulverapparat pr. boenhet. Andelseierne får sjekkliste en gang årlig. Styret innhenter tilbud på brannalarmanlegg eller seriekoblede røykvarslere. Styret innhenter tilbud på brannslokkingsapparater som kan plasseres strategisk i fellesområder Brannberedskap Gjennomføres i dag Skal gjennomføres innen Første gang mai 2013 2013 2013 Oppgaver Gjennomføres i dag Skal gjennomføres innen Branninstruks utarbeides av styret. Denne inneholder tlf nr til brannvesen, adresse på eiendommen, oppmøtested for andelseierne, plassering av brannslokkingsutstyr i 01.06.2013 fellesrommene, oversikt over rømningsveier og ansvar når det gjelder å holde rømningsveier ryddig. Branninstruks deles ut til alle andelseiere og henges opp i oppgangene. 01.06.2013 Ulykker og brann skal alltid meldes styreleder, innen kort tid (gjerne rett etter brannvesenet). Styreleder melder fra til forsikringsselskap og eventuelt el-tilsynet. Borettslaget har ingen tilfluktsrom. H. AVFALL Oppgaver Husholdningsavfall sorteres og puttes i godt knyttet før det kastes for å unngå å lage søl. Papp og papir puttes i egne søppelkasser. Glass og metall skylles og legges i spesialbeholder, for eksempel ved enden av botsparken eller i borggata ved politihuset. 9 Gjennomføres i dag Skal gjennomføres innen
Alt annet avfall kjøres bort av andelseier. Borettslaget leier inn containere til avfall (privat og borettslagets) ved dugnad. Søppeldunkene vaskes av vaktmester ved behov. Søppelkasser skal ikke stå nærmere fasade enn 8 meter 2013 I. OMBYGGINGER OG NYBYGG, ASBEST Borettslaget skriver kontrakt med de som skal gjennomføre arbeid for styret, om at disse har ansvar for sikkerhet og miljøet i byggeperioden, og oppryddingen etterpå. Styret kjenner ikke til at det har vært tilfeller av asbest i gården. Hollendergården ble bygget før asbest ble tatt i bruk som byggemateriale. Styret har utarbeidet vedlikeholdsplan for borettslaget. Slik har styret oversikt over når nødvendig vedlikehold/utskiftinger må gjennomføres og har dermed kontroll over de økonomiske utgiftene. J. VÅTROM OG VENTILASJON Den enkelte andelseier har ansvaret for rengjøring og kontroll av våtrom, radiatorer, avløp og ventilasjon i egen boenhet. Dette vil styret minne andelseierne om ved årlig utdeling av internkontroll-heftet. Feil og mangler rettes opp umiddelbart, på andelseiers regning, dersom ikke annet er avtalt. Feil og mangler som har betydning for øvrige andelseiere, må varsles styret snarest, eventuelt vaktmester. Ventilasjonsanlegget i borettslaget fungerer ikke per dags dato, november 2011. Styret er i kontakt med siv. ing. Knut Kløve for å undersøke hva som må gjøres for å få et velfungerende ventilasjonssystem, og kostnadene forbundet med dette. Stoppekranene er plassert før første avgreining i alle innendørs vannforsyningssystemer, dvs. Der vannet blir ført inn i huset. Stoppekranene i Hollendergården befinner seg i kjelleren i hver oppgang. Vannrørene går langs taket og hver stoppekran er merket med informasjon om hvor røret går, det være seg kjøkken, bad eller radiator, og hvilken leilighetsrekke røret går til. Beboerne oppfordres til å gjøre seg kjent med hvor sin stoppekran befinner seg. Det finnes videre lokale stoppekraner i hver leilghet under kjøkkenvasken. Oppgaver Gjennomføres i dag Skal gjennomføres innen Det utarbeides informasjon om bruk av stoppekraner i blokkene. Stoppekranene merkes tydelig. Andelseierne får sjekkliste en gang årlig. Mai 2013 1 0
K. SKADEDYRSBEKJEMPELSE Borettslaget har avtale med vaktmester om å etterse gårdens situasjon hva gjelder rotter og mus. Ved andre skadedyr er andelseier i utgangspunkt selv ansvarlig. Naboer skal varsles ved skadedyrbekjempelse, og faresignaler og forhåndsregler skal tas til etterretning. Kun autoriserte skadedyrsbekjempere har lov til å benytte skadedyrbekjempende midler av meget giftig art. Dette er midler med kroniske langtidsvirkninger. Eier eller bruker av leilighet kan selv utføre skadedyrsbekjempelse av mindre omfang. En person som skal bekjempe skadedyr, har plikt til å bruke et middel og en metode som gir minst mulig skadevirkninger på miljø og helse, men likevel gir ønsket resultat. Innleid skadedyrbekjemper har opplysningsplikt om tidspunkt for tiltak, sted, eier, oppdragsgiver, anvendt middel, kvantum, metode, resultat, hvilken type skadedyr, nabovarsel og eventuelle skader. Andelseier har plikt til å opplyse skadedyrsbekjemper om at alle regler i forhold til dette, må følges. Autoriserte skadedyrsbekjempere skal kjenne disse. Andelseiere som gjennomfører større aksjoner mot skadedyr, må gi styret beskjed. VEDLEGG: I neste del følger en del vedlegg. Noen vedlegg deles ut til andelseierne og noen vedlegg har bare styret tilgang til. Alle andelseiere kan be om å se vedlegg som er forbeholdt styret, om ønskelig. ANDELSEIERNES VEDLEGG: (deles ut mai 2013) Beredskapsplan m/branninstruks Sjekkliste for andelseiere: Elektrisitet Sjekkliste for andelseiere: Brannvern Sjekkliste for andelseiere: Våtrom, ventilasjon Sjekkliste for andelseiere: Avfall og skadedyrsbekjempelse STYRETS VEDLEGG: Sjekkliste for kontroll av elektrisk anlegg Sjekkliste for brannvern Avtale om vaktmestertjenester, trappevask og skifting av matter 1 1
SJEKKLISTE FOR ANDELSEIERE: ELEKTRISITET Krav/oppgave OK Nei Merknad Er låsen på sikringsskapet og nøkkelen på plass? Er kurser/brytere godt merket og lette å komme til? Oppbevares det ting i sikringsskapet som ikke har noe der å gjøre? Trekker du ut støpslet i forbruksapparatene dine etter bruk? (kaffetrakter, brødrister, hårføner og lignende) Skrur du av TV-apparatet med av/på knappen på TV`n hver kveld? (Det oppstår ofte feil i slike apparater pga svikt i loddinger/kretskort, noe som kan føre til brann) Trekker du ut antenne og strømledninger i TV og PC når du reiser på ferie? (Pga tordenvær) Etterser du det elektriske ledningsopplegget med jevne mellomrom? (Kjenn etter om noe er unormalt varmt, slitte brytere og stikkontakter, tørre og sprø ledninger. Ved feil kontakt autorisert elektroinstallatør) Bruker du vifteovner som permanent varmekilde? (En vifteovn skal bare brukes under tilsyn. Når den brukes skal den stå stødig og ikke plasseres nær brennbare ting. Filteret må renses regelmessig for støv. Hender det du glemmer å slå av plata på komfyren? (Det finnes komfyrvakter på markedet, som kobler ut komfyren. Personer med spesielle behov kan få slike hos hjemmehjelpstjenesten). Bruker du sterkere lyspærer i lampene enn de er beregnet for? Har du brunsvidde lampeskjermer? (En 100W lyspære kan ha en overflatetemperatur på 200 O C). 1 2
Bruker du skjøteledninger til annet enn lamper? (Dette bør du ikke gjøre. Skjøteledninger tåler i de fleste tilfeller mindre strøm enn kablene i den faste installasjonen. En skjøteledning skal kun brukes i de rom de er tilkoblet i, og er å betrakte som en midlertidig installasjon. Bruker du skjøteledning som fast installasjon kontakt autorisert elektroinstallatør for å få montert flere faste stikkontakter). Renser du jevnlig lofilteret i tørketrommelen din? Sjekker du jevnlig filteret i kjøkkenventilatoren din? (Filter i tørketrommel bør renses hver gang den er brukt. Tett filter kan forårsake brann i trommelen/ventilatoren). 1 3
SJEKKLISTE FOR ANDELSEIERE: BRANNVERN Krav/oppgave OK Nei Merknad Er det en røykvarsler som fungerer i leiligheten? Har leiligheten håndslokkeutstyr (husbrannslange eller pulverapparat)? Er håndslukkeutstyret vedlikeholdt og kontrollert? (se under) Er rømningsveiene ryddet? (Gjelder brannbalkonger og oppganger) Slår dørene i rømningsveiene ut? Kan du åpne rømningsveiene fra innsiden uten bruk av nøkkel? Kjenner du borettslagets branninstruks? Kjenner husstandens medlemmer til hva de skal gjøre dersom det oppstår brann? Kjenner dere reglene for oppbevaring av brannfarlige væsker? Kjenner dere risikoen ved å bore hull i brannvegg? Inngangsdør til leilighet regnes som brannvegg og skal derfor ikke bores i. For pulverapparat: o Står manometernålen på grønt? o Vende apparatet x 2 i året, slik at det ikke klumper seg o Er splinten på plass? o Er det etterfylt ved bruk? 1 4
SJEKKLISTE FOR ANDELSEIERE: VÅTROM- VENTILASJON Krav/oppgave OK Nei Merknad Drypper vannkranene/armaturene? (Da må du skifte pakninger) Lekker det eller renner det fra sisternen (do)? (Da må du skifte pakninger) Renser du alle sluk to ganger i året? (Det er dyrt å stake opp tette avløp) Er vannslanger/avløpsledninger fra vaskemaskin/oppvaskmaskin eldre enn 10 år? (Da bør den byttes) Sjekker du hvordan det ser ut bak/under oppvaskmaskin/vaskemaskin regelmessig? Vet alle i husstanden hvor stoppekrana er? Har vannførende maskiner som står i rom uten sluk automatiske avstengningsventiler, og står de på vanntett gulvbelegg med oppbrett i bakkant? Er avløp fra vannførende maskiner forsvarlig festet? Stenger du vanntilførselen når vannførende maskiner ikke er i bruk? Lar du vannførende maskiner gå når ingen er tilstede eller når du sover? Heller du matolje i sluket? (Dette tetter hele avløpssystemet, og er kjempedyrt å rengjøre) Er avtrekksventilene åpne (kjøkken, do og bad)? (Sørger for at gammel luft kommer ut av leiligheten) Er ventilene over vinduene åpne? (sørger for at ny luft kommer inn i leiligheten, og bør bare stenges på spesielt kalde dager eller ved mye luftforurensing ute (røyk ved f.eks brann)) 1 5
SJEKKLISTE FOR ANDELSEIERE: AVFALL OG SKADEDYRSBEKJEMPELSE Krav/oppgave Sorterer du søpla di? Pakker du søpla godt inn før du kaster den i søppelcontainer? Vet du hvor du skal kaste glass og metall? Vet du hvordan du skal kvitte deg med søppel som ikke skal i avfallsystemet til borettslaget? Har du farlig avfall? (Kontakt vaktmester om du ikke klarer å kvitte deg med det på en forsvarlig måte. Du må betale for det selv). Kommunen samler inn gratis en gang pr. år. Se etter info på nett. Plukker du opp søppel i oppganger og på fellesområder? Hva gjør du med uønsket reklame? Merknader Har du lært egne barn hvordan de skal håndtere søppel? Setter du fra deg søppel i trappeoppganger/felles korridorer eller andre fellesarealer? Legger du ut mat til fugler? (eller andre dyr) Har du sett/hørt om noen steder i borettslaget der det finnes skadedyr? Eventuelt hvor? Varsle styret! Husk på at all mat som ligger ute, tiltrekker seg skadedyr som rotter, veps, grevlinger, katter, fugler. Søppelhåndtering: Alt husholdningsavfall skal pakkes godt inn før det kastes i søppelcontainer. Papp/papir legges i egne containere. Hvis det er fullt over alt; ta det med deg hjem igjen, og legg det ut når containeren er tømt. Glass og metall legges i container ved f.eks. Borggata ved politihuset og ved enden av botsparken. Gamle klær kan leveres til Frelsesarmeen (Container i borggata ved politihuset). Borettslaget bestiller container i forbindelse med dugnad. Ikke sett noe i fellesarealene. Alt avfall kan leveres gratis på Brobekk/Grønmo fyllplass. Klarer du ikke bli kvitt avfallet ditt, kontakt vaktmesteren for informasjon om for eksempel Søppeltaxi. 1 6