MØTEPROTOKOLL Ski kontrollutvalg Møtetid: 01.11.2016 kl. 18:00 Sted: Ski rådhus - formannskapsalen Kl 1800 19:40 Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 7. Møtende medlemmer: Lars Christian Bilet (FrP), Roar Thun (Ap), Torill Rønsen Ekeberg (Sv), Karl M. Johnsen (PP), Svein Kamfjord (V), Anne Marit Holene (Sp) Møtende varamedlemmer: Haakon Hofgaard Dahl (H) for Bente Njøs Paulshus (H) Forfall: Bente Njøs Paulshus (H) Fra Follo distriktsrevisjon møtte: Didrik Hjort, avdelingsleder forvaltningsrevisjon Møtesekretær: Lene H. Lilleheier, FIKS Diverse merknader: Anne Marit Holene meldte inn en sak til eventuelt om varslinger, Møteprotokoll godkjent 01.11.2016 Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen 29 64 96 20 59 (m): 920 16 409 FIKS@follofiks.no www.follofiks.no
Saksliste Side Saker til behandling 41/16 15/00229-9 Rådmannens svar - oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport - vann og avløp 42/16 15/00293-10 Rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten - Sikkerhet og beredskap 43/16 16/00259-5 Mål og problemstillinger - forvaltningsrevisjon av saken om kunstisflaten/møteplassen 3 4 5 44/16 16/00295-1 Undersøkelse - sykefraværsrapportering og IKT 7 45/16 16/00294-1 Revisors egenvurdering av uavhengighet 8 46/16 16/00296-1 Kommunesammenslåing - kontroll og tilsynsaspektene 9 47/16 16/00275-1 Orienteringssaker 10 Eventuelt Ski kontrollutvalg 01.11.2016 Side 2 av 10
Saker til behandling Ski KU-41/16 Rådmannens svar - oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport - vann og avløp Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rådmannens svar om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avløp til orientering. Roar Thun fremmet følgende endringsforslag: Kontrollutvalget ber rådmannen levere en oppdatert redegjørelse til utvalgets første møte i 2017, etter at planene det vises til i rådmannens svar under punkt 1 om kildesporing er ferdigstilt. Votering: Endringsforslaget fra Roar Thun ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber rådmannen levere en oppdatert redegjørelse til utvalgets første møte i 2017, etter at planene det vises til i rådmannens svar under punkt 1 om kildesporing er ferdigstilt. Ski kontrollutvalg 01.11.2016 Side 3 av 10
Ski KU-42/16 Rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten - Sikkerhet og beredskap Kontrollutvalget tar rådmannens første tilbakemelding om oppfølgingen av anbefalingene i forvaltningsrevisjonsrapporten om sikkerhet og beredskap til orientering. Roar Thun fremmet følgende forslag: Saken utsettes til neste møte. Votering: Forslaget fra Roar Thun ble enstemmig vedtatt. Saken utsettes til neste møte. Ski kontrollutvalg 01.11.2016 Side 4 av 10
Ski KU-43/16 Mål og problemstillinger - forvaltningsrevisjon av saken om kunstisflaten/møteplassen I Kontrollutvalget vedtar følgende mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonen «Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen» Mål: Formålet med prosjektet er å undersøke hvorfor planlegging og sluttføring av kunstisflaten/møteplassen har tatt så lang tid, fra 2006 fram til 2016. Problemstillinger: 1. I hvilken grad har administrasjonens arbeid og oppfølging av saken om kunstisflaten/møteplassen vært utført i tråd med kommunestyrets vedtak? 2. Hvordan har samspillet mellom administrasjonen og de aktuelle politiske organ fungert i denne saken? II Revisjonen bes legge frem forslag til prosjektplan. Roar Thun fremmet følgende forslag: E-post fra Rune Sletner følger ikke saken videre til Follo distriktstrevisjon. Votering: Forslaget fra Roar Thun ble vedtatt med 6 stemmer. Roar Thun fremmet følgende tilleggsforslag: 3.Hvordan har samhandling og involvering med idrettsrådet, idrettslag og andre berørte parter vært i denne saken? Votering: Tilleggsforslaget fra Roar Thun ble enstemmig vedtatt. I Kontrollutvalget vedtar følgende mål og problemstillinger for forvaltningsrevisjonen «Gjennomgang av saken om kunstisflaten/møteplassen» Ski kontrollutvalg 01.11.2016 Side 5 av 10
Mål: Formålet med prosjektet er å undersøke hvorfor planlegging og sluttføring av kunstisflaten/møteplassen har tatt så lang tid, fra 2006 fram til 2016. Problemstillinger: 1. I hvilken grad har administrasjonens arbeid og oppfølging av saken om kunstisflaten/møteplassen vært utført i tråd med kommunestyrets vedtak? 2. Hvordan har samspillet mellom administrasjonen og de aktuelle politiske organ fungert i denne saken? 3. Hvordan har samhandling og involvering med idrettsrådet, idrettslag og andre berørte parter vært i denne saken? II III Revisjonen bes legge frem forslag til prosjektplan. E-post fra Rune Sletner følger ikke saken videre til Follo distriktsrevisjon. Ski kontrollutvalg 01.11.2016 Side 6 av 10
Ski KU-44/16 Undersøkelse - sykefraværsrapportering og IKT 1. Kontrollutvalget tar revisjonens undersøkelse om Ski kommunes sykefraværsrapportering til orientering. 2. Kontrollutvalget utsetter IKT som tema for en forvaltningsrevisjon inntil ny IKT-strategi er vedtatt og implementert i kommunen. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar revisjonens undersøkelse om Ski kommunes sykefraværsrapportering til orientering. 2. Kontrollutvalget utsetter IKT som tema for en forvaltningsrevisjon inntil ny IKTstrategi er vedtatt og implementert i kommunen. Ski kontrollutvalg 01.11.2016 Side 7 av 10
Ski KU-45/16 Revisors egenvurdering av uavhengighet Revisors egenvurdering av uavhengighet i brev av 12. oktober 2016 tas til orientering. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Revisors egenvurdering av uavhengighet i brev av 12. oktober 2016 tas til orientering. Ski kontrollutvalg 01.11.2016 Side 8 av 10
Ski KU-46/16 Kommunesammenslåing - kontroll og tilsynsaspektene Kontrollutvalget stiller seg positive til forslaget om et fellesmøte med Oppegård om kontroll og tilsynsarbeidet i forbindelse med kommunesammenslåingen. Vedtaket oversendes ordfører Tuva Moflag til orientering. Didrik Hjort fra FDR, delte ut et notat som innspill i diskusjonen. Notatet legges ved saken. Svein Kamfjord fremmet følgende endringsforslag: «Vedtaket oversendes ordfører Tuva Moflag til orientering.» tas ut og erstattes med: «Vedtaket oversendes kommunestyret til orientering». Votering: Endringsforslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget stiller seg positive til forslaget om et fellesmøte med Oppegård om kontroll og tilsynsarbeidet i forbindelse med kommunesammenslåingen. Vedtaket oversendes kommunestyret til orientering. Ski kontrollutvalg 01.11.2016 Side 9 av 10
Ski KU-47/16 Orienteringssaker Sakene tas til orientering. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sakene tas til orientering. Eventuelt: 1. Kommunens varslingsrutiner Anne Marit Holene fremmet forslag om å se nærmere på Ski kommunes varslingsrutiner. Ski kontrollutvalgs vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen avgi en skriftlig redegjørelse om kommunens varslingsrutiner og håndteringen av disse til neste møte. 2. Status i saken om fellesmøtet med Follo landbrukskontor Sekretæren orienterte om at vedtaket i sak 34/16 punkt 3 om et felles møte mellom Follo landbrukskontor og kontrollutvalgene i deltakerkommunene, legges frem for kontrollutvalget i Ås 8. november 2016. Ski kontrollutvalg 01.11.2016 Side 10 av 10