Rutiner for samhandling mellom Mattilsynet og Vitenskapskomiteen for mattrygghet Sist revidert 12.10.2009 Praktisk samarbeid mellom Mattilsynet og VKM... 2 Risikovurderinger - kriterier for saker... 2 Observatør i møter i VKM... 3 Behandling av skriftlige innsigelser mot VKMs risikovurderinger... 3 Samarbeidsmøter mellom Mattilsynet og VKM... 4 Samarbeid/kommunikasjon om saker til/fra EFSA... 4 Utveksling av informasjon mellom Mattilsynet og VKM... 4 Kommunikasjon av risikovurderinger... 5 Kommunikasjon rundt tidligere publiserte risikovurderinger... 5 Kommunikasjon om risikovurderinger og annen aktuell informasjon fra andre enn VKM.. 6 Vedlegg... 6 Vedlegg I... 6 Vedlegg II... 6 Vedlegg III... 6
Praktisk samarbeid mellom Mattilsynet og VKM VKM bør involveres tidlig i prosessen når det gjelder utarbeidelse av bestillinger. En god dialog mellom Mattilsynet og VKM gjennom hele prosessen skal sikre at VKM gir vitenskapelig baserte korrekte svar på en klar og dekkende problemstilling. Det oppfordres til kommunikasjon per telefon heller enn på e-post, slik at eventuelle misforståelser raskt kan oppklares. Mattilsynet har en kontaktperson mot VKM som er plassert i Regelverksavdelingen. Vedkommende har ansvar for å kommunisere med sekretariatet i VKM om de felles samhandlingsrutiner, og å følge opp disse i egen organisasjon. I tillegg skal kontaktpersonen følge opp Mattilsynets interne rutiner i forbindelse med bestilling av risikovurderinger. Kontaktpersonen skal ha kopi av alle risikovurderinger som bestilles fra VKM. Kontaktpersonen kontaktes når VKM tar opp risikovurderinger på eget initiativ. VKM har en kontaktperson mot Mattilsynet som har ansvaret for å kommunisere med Mattilsynet om felles samhandlingsrutiner og oppfølging av disse i egen organisasjon. Kontaktpersonen er ansvarlig for at nødvendig informasjon og oppgaver som oppstår, utenom de planlagte risikovurderingene, formidles til kontaktpersonen i Mattilsynet. Risikovurderinger - kriterier for saker Det vil være store forskjeller mellom bestillinger/spørsmål som VKM får fra Mattilsynet, både i form og kompleksitet. Uttalelsene fra VKM vil derfor også være av forskjellig art og omfang. Der det foreligger internasjonale standarder og veiledninger for hvorledes risikovurderinger skal utarbeides, brukes disse (vedlegg 1). Mattilsynet kan oversende saker med forespørsel om risikovurdering innen alle områder av Mattilsynets forvaltningsportefølje. Enkeltspørsmål hvor svaret allerede finnes i kunnskapsinstitusjonene skal ikke rettes til VKM. I spørsmål som ikke tidligere er risikovurdert etter moderne prinsipper i internasjonale fora kan det være nødvendig for VKM å starte helt fra bunnen av med utgangspunkt i det som finnes av vitenskapelige data. Spørsmål som nylig er risikovurdert nasjonalt eller internasjonalt av EFSA, WHO, OIE, IPPC/EPPO o.l. vil som hovedregel ikke bli overprøvd/kvalitetssikret av VKM, dersom ikke Mattilsynet eller komiteens medlemmer ser at det er spesielle forhold som tilsier at det er behov for en særnorsk vurdering. Dersom det finnes tidligere internasjonale vurderinger bør disse uansett alltid brukes som en del av grunnlaget for VKMs arbeid. Mattilsynet står i enhver sak fritt til å avgjøre om saken skal oversendes VKM eller ikke. Nedenfor følger en liste over viktige momenter som kan tale for at en sak skal oversendes VKM: 1. Saker der det oppstår en ny, ikke tidligere vurdert risiko og saker der det er fremkommet ny informasjon om risiko (fare eller eksponering) etter at en tidligere vurdering er foretatt. 2. Situasjoner der det er spesielt viktig å få en uavhengig vurdering. Dette kan f. eks. være saker som får politisk betydning eller saker med mye medieoppmerksomhet. Det siste er imidlertid ikke et tilstrekkelig kriterium, da oppmerksomhet i mediene ikke alltid betyr at det er en ny risiko som ikke er vurdert. 3. Utvikling av regelverk/grenseverdier etc. nasjonalt og internasjonalt bør baseres på et 2
så godt bakgrunnsmateriale som mulig. Vurdering av risiko bør inngå som bakgrunn for regelverket der dette er relevant. I forbindelse med internasjonalt arbeid er det viktig at saken sendes til VKM på et tidlig stadium i prosessen for å kunne være i forkant og påvirke beslutninger underveis. 4. Saker der det finnes en internasjonal risikovurdering, men der det kan være spesielle risiki knyttet til at særnorske forhold som geografi, klima, forekomst av faren, spesielle befolkningsgrupper og/eller kostholdet antas å avvike fra det som er lagt til grunn i den internasjonale risikovurderingen. 5. Saker andre lands vitenskapskomiteer/risikovurderingsorganer er uenige i og/eller bestrider den internasjonale vurderingen. Eksempler på aktuelle saker, se liste over bestillinger som Mattilsynet har sendt til VKM, www.vkm.no. Observatør i møter i VKM Det er viktig at Mattilsynet stiller med relevant saksbehandler som observatør når risikovurderingene behandles i møter i VKM (faggruppe-, ad hoc- og hovedkomitémøter). På denne måten kan man sikre at VKM får den nødvendige informasjon fra Mattilsynet samtidig som Mattilsynet kan stille spørsmål, be om klargjøringer og være forberedt på konklusjonen i risikovurderingen i forkant av sin risikohåndtering. Slike observatører har talerett, men skal ikke engasjere seg i VKMs faglige behandling av sakene. For å sikre en åpen dialog mellom ekspertene er det viktig at Mattilsynets observatør betrakter det han/hun blir kjent med i møtet som konfidensiell informasjon, og at uttalelser fra enkeltpersoner aldri blir sitert, selv etter offentliggjøring av risikovurderingen. Uansett er det viktig med en tett dialog mellom fagkoordinator i VKM og saksansvarlig i Mattilsynet gjennom hele prosessen fra utforming av bestilling til risikovurderingen er publisert. Mattilsynets kontaktperson mot VKM deltar som fast observatør med talerett på møtene i VKMs Hovedkomité. Berørte parter, for eksempel næringen, har ikke anledning til å være observatør på VKMs møter. Imidlertid kan man i enkelte tilfeller åpne opp for spesielle høringer, hvor eventuelt både næringen og forbrukersiden kan delta. Hvis VKMs eksperter har behov for å få belyst en problemstilling ut over det som fremgår av skriftlig materiale, kan utenforstående (for eksempel fra næringsvirksomhet) inviteres på møter for å informere eller besvare spørsmål. Behandling av skriftlige innsigelser mot VKMs risikovurderinger Risikovurderingene fra VKM vil kunne gi opphav til innsigelser fra aktører som kan bli rammet av eventuelle tiltak som Mattilsynet setter i verk som følge av konklusjonene i risikovurderingen. Retningslinjer for behandling av innsigelser: Det er kun VKM som skal svare på spørsmål som er knyttet til risikovurderinger, uavhengig av om Mattilsynet står som mottaker av henvendelsen. 3
Mattilsynet svarer på spørsmål som angår risikohåndtering og viser til VKMs svar på spørsmål angående selve risikovurderingen. Hvis VKM finner at det er grunnlag for å revurdere risikovurderingen, behandles denne oppgaven som en egeninitiert oppgave i VKM. VKM varsler Mattilsynet, og konstitusjonelt ansvarlig departement om dette. Mattilsynet kan også spørre VKM om å revurdere/presisere tidligere risikovurderinger basert på innsigelser relatert til saken. Samarbeidsmøter mellom Mattilsynet og VKM Formelle kontaktmøter på direktørnivå avholdes en gang per år, fortrinnsvis på høsten for å gi innspill til virksomhetsplaner. På disse møtene diskuteres overordnede og prinsipielle spørsmål vedrørende samhandlingen mellom Mattilsynet og VKM. Det skal også avholdes et kontaktmøte mellom Mattilsynet, Kunnskapsinstitusjonene og VKM hvert år. Det avholdes to koordineringsmøter per år herunder et møte for oppfølging av planlagte bestillinger. Her møter Mattilsynet og VKM med medarbeidere fra de aktuelle seksjoner i forhold til avtalt dagsorden. Samarbeid/kommunikasjon om saker til/fra EFSA VKMs direktør sitter som Norges representant i EFSA Advisory forum (AF), og forholder seg til Mattilsynets kontaktperson mot VKM når Mattilsynet skal informeres om møter i AF og andre relevante aktiviteter og problemstillinger. Mattilsynets kontaktperson deltar på formøter før møtene i EFSAs AF. Koordinator for dyrehelse og dyrevelferd og koordinator for plantehelse deltar på årlige møter i to spesialgrupper av Advisory Forum, en for dyrehelse/dyrevelferd (AF-AH) og en for plantehelse (AF-PLH). Mattilsynet relevante seksjonssjefer mottar dagsorden for disse møtene. Sekretariatet i VKM er norsk fokuspunkt for EFSA. Fokuspunktet fungerer som en kontaktflate mellom EFSA og medlemslandene. En av de viktigste oppgavene for fokuspunktet er å etablere et nettverk med nasjonale myndigheter, forskningsinstitusjoner, næring, forbrukere og andre interesserte parter for å lette kommunikasjonen om forskning og risikovurdering mellom EFSA og medlemslandene. VKMs kommunikasjonsrådgiver møter i EFSA Advisory Forum Communication Working Group, som har møter fire ganger i året. Mattilsynets kommunikasjonsavdeling mottar dagsorden for disse møtene, og VKMs kommunikasjonsrådgiver refererer saker om risikokommunikasjon som angår Mattilsynet som risikohåndterer. Utveksling av informasjon mellom Mattilsynet og VKM Mattilsynet mottar følgende informasjon fra VKM: Risikovurderinger som VKM tar opp på eget initiativ Publiserte rapporter og eventuelle referater fra relevante fagmøter/kongresser der VKM deltar og Mattilsynet ikke er representert 4
Informasjon om forestående relevante møter/seminarer Informasjonen sendes elektronisk til Mattilsynets kontaktperson mot VKM, med unntak for informasjon som krever umiddelbar reaksjon fra Mattilsynets side. Her er kontaktpunkt som beskrevet i Vedlegg II. VKM mottar følgende informasjon fra Mattilsynet: Informasjon om hvilke spørsmål som er til utredning i FoU-miljøene (jf departementenes rollenotat som viser til Mattilsynets tildelingsbrev og EFSA fokuspunktets rolle) Alle høringer av nytt regelverk til informasjon Informasjon om forestående relevante møter/seminarer Publiserte rapporter og eventuelle referater fra relevante fagmøter/kongresser der Mattilsynet deltar og VKM ikke er representert Rapporter fra Mattilsynets kartleggings- og overvåkingsprogrammer Informasjonen skal sendes elektronisk til saksansvarlig i VKM (svkm) eller til vkm@fhi.no. Kommunikasjon av risikovurderinger Før publisering av en risikovurdering, utarbeider VKM en kortversjon av risikovurderingen beregnet på allmennheten. Kortversjonen publiseres på www.vkm.no når risikovurderingen blir publisert. Kortversjonen sendes til Mattilsynets kommunikasjonsavdeling så snart den er klar. Mattilsynet legger til sine kommentarer og linker til VKMs risikovurdering, men publiserer sin kortversjon først når risikovurderingen er publisert på www.vkm.no I saker der en forventer spesielt stor oppmerksomhet, starter VKM og Mattilsynet så tidlig som mulig å planlegge kommunikasjonen av saken. I slike saker vil arbeidet med å sluttføre risikovurderingen gå parallelt med kommunikasjonsarbeidet. Ved henvendelser fra media og andre interessegrupper om spørsmål knyttet til risikovurderingen, henvises disse i utgangspunktet til VKM hvis det er spørsmål knyttet til risikovurderingen og til Mattilsynet når det er rettet mot risikohåndteringen. Begge parter tilstreber å holde den andre oppdatert om mediehenvendelser som har betydning for den andre parten. Kommunikasjon rundt tidligere publiserte risikovurderinger Ved henvendelser fra media og andre interessegrupper om spørsmål knyttet til tidligere publiserte risikovurderinger, henvises disse i utgangspunktet til VKM hvis det er spørsmål knyttet til risikovurderingen og til Mattilsynet når det er rettet mot risikohåndteringen. Av praktiske årsaker vil Mattilsynet kunne henvise til konklusjoner i VKMs risikovurderinger i samtaler med media. Det bør da klart fremgå hva som er VKMs konklusjoner og hva som er risikohåndterers synspunkter. For øvrig tilstreber begge parter å holde den andre oppdatert om mediehenvendelser som omhandler risikovurderinger fra VKM/EFSA og om store saker som er under oppseiling. 5
Kommunikasjon om risikovurderinger og annen aktuell informasjon fra andre enn VKM Når VKM får oversendt en risikovurdering eller annen aktuell informasjon fra EFSA (eller andre ekspertgrupper) som det er interessant å kommentere offentlig, videreformidles dette til Mattilsynet (v/ Mattilsynets kontaktperson mot VKM eller relevant saksbehandler i Mattilsynet) som varsler aktuell fagseksjon og orienterer Kommunikasjonsseksjonen. VKM lager en kort omtale av risikovurderingen/informasjonen og publiserer omtalen på vkm.no eller formidler informasjonen via Fokuspunktets kanaler. Mattilsynet klipper inn VKMs omtale og lager en egen kommentar med hensyn til sin eventuelle risikohåndtering. Dette legges ut på www.matportalen.no eventuelt på www.mattilsynet.no, med lenke til VKMs nettsider. Vedlegg Vedlegg I: Definisjoner Vedlegg II: Prosedyre og flytskjema for samhandling mellom Mattilsynet og VKM i forbindelse med risikovurderinger Vedlegg III: Innhold i bestilling av risikovurdering fra Mattilsynet til Vitenskapskomiteen for mattrygghet 6