Møteinnkalling SAKLISTE

u4 pp SKODJE KOMMUNE Møteinnkalling Utval: ELDRERÅDET Møtestad: Rådhuset Motedato: 02.06.2014 Tid: 14:00 Eventuelt forfall kan meldast til telefon 70 24 40 00. Varamedlemmar møter etter nærare avtale. SAKLISTE 111 Sak nr. Arkivsak 11/14 14/1045 GODKJENNING AV PROTOKOLL Dette er ei felles møte med Råd for funksjonshemma der det vert informert om koordinerande eining for tildeling av tenester innan helse og omsorg. Vedlegg: Saksprot okoll K-sak 37/13, 24.09.2013 Rapport koordinerande eining Skodje, 26.05.2014 Terje Vadset ordførar Tund W. Løvoll arkivleiar

SKODJE KOMMUNE Utval: Kommunestyret Motedato: 24.09.2013 Sak: PS 37/13 Saksprotokoll Arkivsak: 13/539-3 Ark.: FOO Tittel: TILDELINGSKONTOR OG RETNINGSLINER FOR TILDELING AV TENESTER INNAN HELSE OG OMSORG IIANDSAMING: Desse hadde ordet i saka: Gunnar Hauge, Terje Vadset. Gunnar Hauge sette fram framlegg om Ronald Longva som politisk medlem i arbeidsgruppa. Terje Vadset sette fram framlegg om Modolf Hareide som politisk medlem og leiar av arbeidsgruppa. Det vart røysta samla over dei to framlegga til medlemmer av arbeidsgruppa. Framlegga vart samrøystes vedtekne. Formannskapets innstilling, med tillegg av dei to vedtekne tilleggsframlegga, vart samrøystes vedteken. VEDTAK: 1. Det vert i Skodje kommune oppretta koordinerande eining med tildelingsansvar og retningslinjer for tildeling av tenester innan helse- og omsorg. 411; 2. Mandatet til dette arbeidet vert gitt til ei arbeidsgruppe beståande av: Modolf I lareide (politikar), leiar for arbeidsgruppa Ronald Longva (politikar) Kommunalsjef helse- og omsorg, sekretær for arbeidsgruppa Einingsleiar Einingsleiar for SOMS og HBO for prestemarka Einingsleiar for helsetenester Tillitsvald Leiar for radet for funksjonshemma 3. Mandatet til arbeidsgruppa: Koordinerande eining (KE) med tildelingsansvar Postadresse Sentralbord Telefaks E-post Bankkonto Kornmunenr. Organisasjonsnr 6260 Skodje 70 24 4000 70 24 40 01 postrnottakgskodje kommune no 3910 23 80062 1529 964980454

SKODJE KOMMUNE Utgrei innhald av tenester, struktur, organisatorisk tilknyting, lokalisering og evt. utgifter til investering, og kva for bemanning og kompetanse som skal ligge i koordinerande eining. Utgrei eventuelle svakheiter ved slik organisering og korleis ein kan løyse desse. Retningslinjer for tildeling av tenester innan helse- og omsorg Utgrei retningslinjer for tildeling av tenester innan helse- og omsorg, og forslag til avtale mellom tenesteytar og tenestemottakar. Det skal takast spesielt omsyn til følgjande punkt: Lovkrav og kommunens utfordring i høve økonomi og eit framtidig helse- og omsorgstilbod. Utgrei eventuelle svakheiter ved slike retningslinjer og avtale, og korleis ein kan løyse desse. 4. Arbeidet vert lagt fram for politisk handsaming Postadresse Sentralbord Telefaks E-post Bankkonto Kommunenr. Organisasjonsnr. 6260 Skodle 70 24 40 00 70 24 40 01 postmottakgskodje kommune ne 3910 23 89682 1529 964980454

Rapport Woordinerande eining med tildelingsansvad ø

Rapport 2014 INNHALDSFORTEKNING 1. INNLEIING 2 1.1 Kommunstyret sitt vedtak 2 1.2 Arbeidsgruppa sine deltakarar 3 1.3 Saksliste 3 2. BAKGRUNN 4 2.1 Koordinerande eining 4 2.1.1 Lovheimel 4 2.1.2 Kvifor koordinerande eining? 5 2.1.3 Organisering i Skodje kommune i dag 5 2.2 Tildelingskontor 6 2.2.1 Kvifor tildelingskontor? 6 2.2.2 Organisering i Skodje kommune i dag 6 2.3 Retningslinjer for tildeling av tenester 6 2.3.1 Kvifor retningslinjer? 6 2.3.2 Situasjonen i Skodje kommune i dag 7 3. KOORDINERANDE EINING MED TILDELINGSANSVAR 7 3.1 Visjon 7 3.2 Innhald 8 3.2.1 Tilgjengelegheit 8 3.2.2 Fagmiljø 9 3.2.3 Arbeidsoppgåver i KE 9 3.2.4 Koordinerande eining på eit overordna nivå 10 3.2.5 Arbeidsgruppa sin konklusjon 11 3.3 Organisering 11 3.3.1 Ressurs 11 3.3.2 Struktur 12 3.3.3 Utfordringar ved slik organisering 12 3.3.4 Arbeidsgruppa sin konklusjon 13 3.4 Lokalisering 13 3.4.1 Skrankefunksjon 13 3.4.2 Kontorlandskap 13 3.4.3 Samtalerom 13 3.4.4 Investeringskostnadar 13 3.4.5 Arbeidsgruppa sin konklusjon 14 4. RETNINGSUNIER FOR TILDEUNG AV TENESTER 14 4.1 Arbeidsgruppa sin konklusjon 14 5. OPPSUMMERING 15 5.1 «VEGEN VIDARE» 15 5.1.1 Avklaring av brukarane 15 5.1.2 Kompetanseplan 16 5.1.3 Informasjon 16 VEDLEGG: I Vedtak k.sak 37/13

Ra ort 2014 1. INNLEIING Rapporten er bygd opp i 5 hovudpunkt, der bakgrunnen for saka og innhaldet i koordinerande eining, tildelingskontor og tenesteavtalar kjem fram i punkt 1-2. I punkt 3-4 framkjem arbeidsgruppa sine drøftingar. Til slutt kjem ei oppsummering og «vegen vidare». Arbeidsgruppa har som metode innsamla informasjon frå andre kommunar elektronisk og gjennom samtale. Vidare har ein vore på besøk ved koordinerande eining/tildelingskontoret i Haram og Âlesund kommune. Arbeidsgruppa har hatt eit eige møte der representant frå legekontoret, helsestasjonen, frisklivssentralen' og psykiatritenesta, samt folkehelsekoordinator var invitert. Etter ferdigstilling av rapporten vil den gå til høyring i aktuelle utval, tillitsvaltorganisasjonar og kommunale einingar. Deretter vert den handsama politisk i formannskapet og kommunestyret. 11 For å gjere rapporten mest mogleg lesarvennleg, har ein merka arbeidsgruppasine konklusjonar i blått. Lesaren kan danne seg eit godt bilete av rapporten, gjennom å berre lese desse punkta. 1.1 Kommunestyret sitt vedtak Syner til k.sak 37/13, vedtatt i kommunestyret 24.09.13, jf. vedlegg I. 1. Det vert i Skodje kommune oppretta koordinerande eining med tildelingsansvar og retningslinjer for tildeling av tenester innan helse- og omsorg 2 Mandatet til dette arbeidet vert gitt til ei arbeidsgruppe beståande av: Modolf Hareide politikar, leiar for arbeidsgruppa Ronald Longva politikar Kommunalsjef helse- og omsorg, sekretær for arbeidsgruppa Einingsleiar for SOMS og HBO Einingsleiar for prestemarka Einingsleiar for helsetenester Tillitvalt Leiar for rådet for funksjonshemma 3. Mandatet til arbeidsgruppa: Koordinerande eining (KE) med tildelingsansvar Utgrei innhald av tenester, struktur, organisatorisk tilknyting, lokalisering og evt. utgifter til investering, og kva for bemanning og kompetanse som skal ligge i koordinerande eining Utgrei eventuelle svakheiter ved slik organisering og korleis ein kan løyse desse Representant frå frisklivssentralen hadde ikkje høve til å møte.

Ra port 2014 Retningslinjer for tildeling av tenester innon helse- og omsorg ljtgrei retningslinjer for tildeling av tenester innan helse- og omsorg, og forslag til avtale mellom tenesteytar og tenestemottakar. Det skal takast spesielt omsyn til følgjande punkt: Lovkrav og kommunens utfordring i høve økonomi og eit framtidig helse- og omsorgstilbod Utgrei eventuelle svakheiter ved slike retningslinjer og avtale, og korleis ein kan løyse desse 4. Arbeidet vert lagt fram for politisk handsaming 1.2 Arbeidsgruppa sine deltakarar Fig. 1 Oversikt over arbeidsgruppa sine dettokarar NAMN STIWNG Modolf Hareide Politikar Ronald Longva Politikar Erna K. Knudsen Eirik Frøystad Einingsleiar Einingsleiar SOMS/HBO Prestemarka bu- og dagtilbod Camilla Almås Einingsleiar helseavdelinga Tjodun Huldal Tillitsvalt fagforbundet Kjell Lidvar Strømmen Medlem av råd for funksjonshemma Kristian Skålhavn Kommunalsjef helse- og omsorg Leiar Frå 25.02.14. Stine Løvold deltok i peroden ho var konstituert leiar Leiaren i råd for funksjonshemma vart opphavleg valt. Derimot hadde ho ikkje høve til å møte og Kjell Lidvar Strømmen deltok difor i staden for ho Sekretær for arbeidsgruppa 1.3 Saksliste Fig. 2 Oversikt over saker til handsoming SAKSPIL 1/13 Godkjenning av innkalling og saksliste SAVSÅPAN 2/13 Gjennomgang av vedtak PS 37/13 (oppdrag og mandat) 3/13 Kva er eit tildelingskontor og retningslinjer for tildeling av tenester 4/13 Korleis organisera dei tildeling av tenester i andre kommunar i nærområdet? 5/13 Møteplan 6/13 Eventuelt 1/14 Godkjenning av referat frå møte 11.11.13 og innkalling til møte 06.01.14 2/14 Besøk av tildelingskontoret i Haram kommune refleksjon 3/14 Kva er målsettinga ved koordinerande eining/tildelingskontoret? 4/14 Aktuelle arbeidsoppgåver i koordinerande eining 5/14 Eventuelt 6/14 Godkjenning av referat frå møte 06.01.14 og innkalling til møte 20.01.14 7/14 Besøk av tildelingskontoret i Haram kommune refleksjon 8/14 Gjennomgang av aktuelle oppgåver og tidsbruk 9/14 Målsetting/visjon ved koordinerande eiining 10/14 Eventuelt 11/14 Godkjenning av referat frå møte 20.01.14 og innkalling til møte 03.02.14 12/14 Målsetting/visjon ved KE 13/14 Kva for oppgåve skal inn i KE? 14/14 Organisering av KE 15/14 Eventuelt 16/14 Godkjenning av referat frå møte 03.02.14 og innkalling til møte 17.02.14

2014 17/14 Møte med tildelingskontoret i kesund kommune 18/14 Godkjenning av referat frå møte 17.02.14 og innkalling til møte 03.03.14 19/14 Avklaring av visjon/målsetting ved KE 20/14 Avklaring om kva for oppgåver som skal inn i KE 21/14 Organisering av KE 22/14 Eventuelt 23/14 Godkjenning av referat frå 03.03.14 og innkalling til møte 23.03.14 24/14 Innspel frå andre einingar 25/14 Oppsummering av sak 24/14 26/14 Eventuelt 27/14 Godkjenning av referat frå 24.03.14 og innkalling til møte 07.04.14 28/14 Tenester og oppgåver i koordinerande eining 29/14 Organisering og ressursar i koordinerande eining 30/14 Eventuelt 31/14 Godkjenning av referat frå møte 07.04.14 og innkalling til møte 28.04.14 32/14 Gjennomgang/utarbeiding av rapport frå arbeidsgruppa 33/14 Eventuelt 34/14 Godkjenning av referat frå møte 28.04.14 og innkalling til møte 12.05.14 35/14 Ferdigstilling av rapport frå arbeidsgruppa 36/14 Eventuelt 2. BAKGRUNN 2.1 Koordinerande eining Alle kommunar skal ha ei koordinerande eining for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheit frå 01.01.12. 11, 2.1.1 tovheirnel Koordinerande eining er heimla i lov om kommunale helse- og omsorgstenester 7-3: «Kommunen skal ha en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet. Denne enheten skal ha overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan, og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinator etter 7-1 og 7-2. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om hvilket ansvar den koordinerende enheten skal ha». Det er i stor grad opp til kommunen sjølv korleis ein skal organisere koordinerande eining. Koordinerande eining kan vere alt frå ei adresse, der ein person har koordineringsansvar, til eit eige kontor som arbeidar med dette dagleg.

111:1:11=111 2014 2.1.2 Kvilor koordinerande eining? Ved innføringa av samhandlingsreforma i 01.01.12, vart det sett stort fokus på samordning av oppgåver og tenester. Erfaringane frå mange kommunar var at tenestane var fragmenterte, lite samordna og brukarane kunne verte ein «kasteball» i eit system der få eller ingen tok eit overordna ansvar. Brukarar med samansette behov skal no få rett behandling, på rett nivå til rett tid. Tenestane skal vere «skreddarsydd» for den enkelte brukar på tvers av interne og eksterne samarbeidspartar. Koordinerande eining er på mange måter eit lovheimla verktøy som skal nyttast til dette formålet. 2.1.3 Orgamsering i Skodje kommune i dag Skodje kommune oppretta koordinerande eining våren 2011. I utgangspunktet vart det sett saman ei koordinerande gruppe av fagpersonar frå ulike sentrale einingar (sentraladministrasjonen, NAV, helsetenester, Prestemarka bu- og dagtilbod og oppvekst), der leiarfunksjonen vart lagt til rådmannen sin stab. Rådgjevar innan helse er leiar for koordinerande eining. Koordinerande eining er ein funksjon og ei adresse og skal koordinere tenestetilbodet innanfor habilitering/rehabilitering, og skal fungere på tvers av einingane i kommunen. Arbeidet til koordinerande eining var tenkt tett opp mot lovverk, der koordinerande eining er heimla i lov om kommunale helse- og omsorgstenester 7-3. Ut i frå dette var arbeidet tenkt på to nivå: 1) Koordinerande eining sitt arbeid på individnivå: Koordinerande eining har mynde til å peike ut brukarkoordinator i samråd med brukar og i samhandling med aktuelle einingar Koordinerande eining skal ta stilling til og har mynde til å gjere vedtak om individuell plan Koordinere tenestetilbodet innan habilitering og rehabilitering Ha oversikt over kva tenester som er tilgjengeleg i Skodje kommune og formidle kontakt med aktuelle einingar Koordinerande eining har ikkje mynde til å tildele tenester, dette ligg framleis til dei einingane som har ansvar for dette 2) Koordinerande eining sitt arbeid på systemnivå: Skape samhandling mellom tenesteytarar og ulike einingar, og arbeide for kvalitetssikring av rutinar som sikrar flyt mellom tenestane Overordna ansvar for at ordninga med individuell plan fungerar Sikre opplæring av brukarkoordinatorar Ha oversikt over og oppfølging av kommunale planar etter konkret oppdrag Vere eit knutepunkt for samarbeid mellom kommune og dei statlege institusjonane Styrka ved ei slik organisering, ligg i brei representasjon, og at ein kan få til gode arena for samarbeid på tvers. Det har likevel vore ei utfordring å få det til å fungere optimalt når gruppa berre møtast månadleg.

2014 Grunna endra arbeidsoppgåver for leiar og seinare permisjon, har ikkje koordinerande eining utvikla seg til det knutepunktet det var tenkt til, og koordinerande gruppe har ikkje vore aktiv sidan hausten 2011. 2.2 Tildelingskontor 2.2.1 Kvifor tildelingskontor? Kommunane tildeler i dag store mengde tenester til innbyggjarane sine. Tenestane er i stor grad knytt til enkeltvedtak, men treng ikkje å vere det. I kvar kommune sit det difor mange sakshandsamarar med sitt spesialområde ute i forskjellige einingar. Mange kommunar har dei siste åra oppretta eit tildelingskontor. Her tildelast alle tenester og oppgåver som er lagt til dette kontoret. I dei fleste kommuner er dette i all hovudsak helse- og omsorgstenester. Grunngjevinga for å etablere eit tildelingskontor er mange, men det er spesielt nokre moment som skil seg ut: Større fagmiljø Mindre sårbarheit for fråvær Betra rettssikkerheit for brukarane Mindre sannsynlegheit for personelege preferansar i sakshandsaminga 2.2.2 Organisering i Skodje kommune i dag I høve tildeling av tenester, så er dette lagt til aktuell eining. Her er det ein eller fleire sakshandsamarar som tildeler dei kommunale tenestane. Tilbakemeldinga frå sakshandsamarane er at dei i stor grad sit «aleine» og tildeler tenester. Dette fører igjen til eit krysspress mellom behov til brukarane og økonomi. Vidare er det ei utfordring å vere både tildelar og utførar i høve tenestetilbodet. 2.3 Retningslinjer for tildeling av tenester 2.3 1 Kvifor retningslinjer? Mange kommunar har vedteke eigne retningslinjer for tildeling av tenester innan helse- og omsorg. Grunnlaget til dette er at store delar av desse tenestane er basert på skjønnsvurderingar. Til dømes kor ofte skal ein person ha vask i heimen? Kva er godt nok? Samstundes er det eit krav om at det alltid skal vere ei individuell vurdering. Retningslinjene vil såleis berre vere rettleiande.

111111:M51111 2014 Ein annan grunn til å ha retningslinjer for tildeling av tenester, er å definere ansvar. Dette gjer at både tenesteytar og tenestemottakar har ei klar forståing for kva som er deira oppgåve. Ofte vert slike avtalar formalisert gjennom «serviceerklæring»2. 2.3.2 Situasjonen i Skodje kommune i dag I Skodje kommune er det i dag særs få retningslinjer for tildeling av tenester. Det gjer at det i stor grad er opp til den einskilde sakshandsamar/einingsleiar å definere «normalnivået». 3. KOORDINERANDE EINING MED TILDELINGSANSVAR Det vart vedteke i k.sak 37/13 at Skodje kommune skal opprette ei koordinerande eining med tildelingsansvar. Det vil sei at kommunen skal ha både ei koordinerande eining og eit tildelingskontor samla i eitt kontor. Nemninga på eit slikt kontor er ulikt frå kommune til kommune. Nokon vel å kalle det eit tildelingskontor med ein koordinerande funksjon, andre vel å kalle det koordinerande eining nivå 1 (tildeling) og koordinerande eining nivå 2 (koordinering) etc. Arbeidsgruppa tykkjer at koordinerande eining med tildelingsansvar er rett å nytte her. I daglegtale vert nok dette KE3,og denne forkortinga vert nytta vidare i rapporten. 3.1 Visjon Arbeidsgruppa ønskjer ein klar og tydeleg visjon, som gjer at innbyggjarane enkelt kan forstå kva KE står for og tilbyr. Arbeidsgruppa har utarbeida følgjande visjon: «Koordinerande eining skal sikre at innbyggjorane i Skodje kommune får heilskoplege,fleksible og forutsigbare teneste innan helse- og omsorg» Denne visjonen meiner arbeidsgruppa dekker opp kommuna si lovheimla oppgåve om å ha ei koordinerande eining for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheit, jf. lov om kommunale helseomsorgstenester 7-3, samt kva ein som innbyggjar kan forvente i høve tenesteforvaltning. 2 Mange kommunar nyttar omgrepet «serviceerklæring», men det vert også nytta «samarbeidsavtale» og liknande. 3 Der ein tidlegare i rapporten har nytta koordinerande eining og tildehngskontor for å skille koordinerande funksjon og tildeling, vert det no nytta KE som ei benemning for koordinernade eining med tildelingsansvar

ort 2014 3.2 Innhald Prosessen knytt til å avgjere kva for innhald KEskal ha, er gjennomført på følgjande måte: Einingsleiarane innan helse- og omsorg fekk i oppgåve å lage oversikt over skrive ned alle aktuelle tenester og oppgåver dei yter og/eller administrerar per i dag. Arbeidsgruppa fekk då ei samla liste som ein tok utgangspunkt i. Lista framkjem i fig. 3 Fig. 3 Oversikt over oktuelle arbeidsoppgåver i KE AKTUELLEARBEIDSOPPGAVER Brukarstyrt personleg assistent (BPA) Heimesjukepleie Omsorgsløn Tryggleiksalarm Omsorgsbustad utan heildøgns bemanning Langtidsplass/korbdsplass/avlasting SOMS Avlasting Pra ktisk bistand heimehjelp Teneste for psykisk utvikling- og/el. funksjonshemma Aktivitetskontakt (støttekontakt) Teneste for psykiatri Omsorgsbustad med heildøgns bemanning Matornbringing Syn- og høyrselkontakt Rehabiliteringskantakt Behovsavklaring/oppsøkande arbeid Delta i inntaksmøte i høve kommunale bustadar Koordinere tenester internt og eksternt Utpeike koordinator for individuell plan og evt. ansvarsgruppe Koordinere mattak av utskrivingsklare pasientar Hjelpemiddel (bestilling, montering etc.) Vederlagsberekning Koordinere profil (systemprogram) Koordinere meldingsløftet (kommunikasjonsverktøy) Deretter såg arbeidsgruppa på kva for oppgåver ein hadde I koordinerande eining per dags dato, jf. punkt 2.1.3, og drøfta kva ein skulle ha av arbeidsoppgåver i den nye KE. Dette med bakgrunn i mandatet og den gjeldane visjonen (såleis også innanfor aktuell lovhe mel). I drøftinga kom det fram to tilleggsaspekt, nemleg tilgjengelegheit og fagrniljø. 41, 3.2.1 Tilgjengelegheit Arbeidsgruppa ser at mengda oppgåver som ligg til KE, vil vere avgjerande for tilgjengelegheita for innbyggjarane. Her framkjem to moment: «Ei dør» I høve visjonen om at koordinerande eining skal sikre at innbyggjarane i Skodje kommune får heilskaplege, fleksible og forutsigbare teneste innan helse- og omsorg, så ser arbeidsgruppa det som viktig å samle mest mogleg av desse tenestane og arbeidsoppgåvene knytt til «ei dør» prinsippet. Til mindre tenester og arbeidsoppgåver ein knyttar til KE, til fleire «dører» vert det for brukarane å forhalde seg til. Opningstid Oppgåvemengda lagt til KEvil også påverke åpningstida. Kor mange vekedagar skal det vere ope og til kvar tid? Til mindre oppgåvemengda er, til mindre ressursar vert det naturleg å ta inn i KE. Såleis vil ein ikkje ha moglegheit til å ha ope frå kl. 09.00 15.004 kvar vekedag. Det må vidare avsettast tid til sakshandsaming, heimebesøk, ulik møtevirksomheit etc. Kl. 09.00 15.00, er same opningstid som servicekontoret

2014 3.2.2 fagrniljø Oppgåvemengda påverkar også fagmiljøet. Til mindre oppgåver og tilsvarande ressursar, til mindre vert fagmiljøet. Såleis kan ein sei at det også vil kunne føre til sårbarheit for og ved fråvær, samt krysspress på enkeltpersonar som står i «skvis» mellom fag og økonomi. Eit anna moment er at eit mindre fagmiljø vil kunne føre til at skjønnsvurderingane vert i større grad prega av personlege preferansar, innarbeida kultur og vert profesjonsstyrt. Dette vil igjen føre til dårlegare rettsikkerheit for brukarane. Spørsmålet arbeidsgruppa stilte seg var: Korleis kan KEutvikle eit fagmiljø som har moglegheit til å drøfte saker og kompetanse til å handtere oppgåvene som følg med? 3.2 3 Arbeidsoppga /el i KE Arbeidsgruppa har brukt mykje tid å vurdere aktuelle oppgåver til KE. Med bakgrunn i visjonen og mandatet gitt til arbeidsgruppa, har ein kome fram til følgjande arbeidsoppgåver, jf. fig. 4 nedanfor. Fig. 4 Oversikt over arbeidsoppgåver i KE TENESTER KNYTI. TIL ENKELTVEDTAK ANDRE TENESTER/OPPGAVER vore Brukarstyrt personleg assistent (BPA) Matombringing Heimesjukepleie Syn- og høyrselkontakt Omsorgsløn Rehabiliteringskontakt Tryggleiksalarm Behovsavklaring/oppsøkande arbeid Omsorgsbustad utan heildøgns bema nning Delta i inntaksmøte i høve kommunale bustadar Langtidsplass/kortidsplass/avlasting SOMS Koordinere tenester internt og eksternt Avlasting Utpeike koordinator for individuell plan og evt. ansva rsgruppe Praktisk bistand hei mehjel p Koordinere mottak av utskrivingsklare pasientar Teneste for psykisk utvikling- ag/el. funksjonshemma Aktivitetskontakt (støttekontakt) Teneste for psykiatri Omsorgsbustad med heildøgns bemanning Arbeidsgruppa har såleis tatt med storparten av oppgåvene skissert i fig. 3, punkt 3.2. Avgjerande har tilgjengelegheit for innbyggjarane og eit godt fagmiljø, men også rasjonell utnytting av ressursar og kompetanse. Oppgåvene som ikkje er teke inn er; hjelpemiddel, vederlagsberekning, koordinering av profil og meldingsløftet. Ordninga vedrørande hjelpemiddel frå Hjelpemiddelsentralen, ligg i dag i heimebasert omsorg/soms. Her er alt frå avklaring, bestilling, montering og vedlikehald av utstyr. For å skape mest mogleg flyt, ser ein det som viktig at funksjonane og personane som arbeider med dette, er samorganisert som i dag. Likevel vil KE ha ei rolle i høve å avklare behov, anten direkte eller gjennom å vidareformidle til rette instans. Vederlagsberekning er meir ei matematisk oppgåve som det er god kompetanse til å gjennomføre på SOMS i dag. Ein ser ikkje at dette er ei oppgåve som ligg innanfor KEsin visjon eller mandat. Det same gjeld koordinering av profil og meldingsløftet, som arbeidsgruppa ser er meir ei datateknisk oppgåve.

Ra ort 2014 3.2.4 Koordpnerande eining på eit overordna nivå Til no har ein i rapporten omtale KE på eit individnivå. Derimot er det også viktig å arbeide på eit overordna nivå. For å kunne etterleve visjonen om at: «Koordinerande eining skal sikre at innbyggjarane i Skodje kommune får heilskaplege,fleksible og forutsigbare tenester innan helse- og omsorg», er det avgjerande med eit godt samarbeid internt og eksternt mellom einingar og samarbeidspartar. For å lukkast med dette arbeidet, må nokon arbeide med eit det overordna perspektivet. Dette vil i hovudsak dreie seg om å bidra til at dei overordna måla 1lov om kommunale helse- og omsorgstenester 7-3 vert oppfylt, men også andre oppgåver. Arbeidsgruppa ser at eit overordna nivå må ha ei samhandlingsgruppe og ein tilrår følgjande samansetting: Fig. 5 Oversiktover dettokarar i samhandlignsgruppa FASTEDELTAKARAR DELTAKARARVEDBEHOV Kommunalsjef helse- og omsorg Kommunalsjef oppvekst Folkehelsekoordinator Leiar for andre aktuelle einingar Eventuelt andre Fagleiar KE Leiar ved Prestemarka bu- og dagtilbod Leiar ved HBO/SOMS Leiar ved helseavdelinga Leiar for tekn iske tenester Kommuneoverlege Arbeidsgruppatilrår at samhandlingsgruppaskalarbeide med følgjande hovudpunkt: Skape samhandling mellom tenesteytarar og ulike einingar, og arbeide for kvalitetssikring av rutinar som sikrar flyt mellom ulike tenester. Til dømes å sikre at det vert utarbeida gode rufiner og møtearena for dette arbeidet Overordna ansvar for at ordninga med individuell plan fungerar Ha oversikt over og oppfølging av kommunale planar etter konkret oppdrag Kome med uttale i utarbeiding eller revidering av kommunale planar Vere eit knutepunkt for samarbeid mellom kommunen og dei statlege institusjonane Sikre at folkehelseperspektivet vert integrert i heile kommunen Drøfte enkeltsaker av prinsipiell karakters Sikre opplæring av koordinatorane i høve Individuell plan (IP) Samhandlingsgruppa vil ha mynde som eit rådgjevande organ. Avgjerslemynde vil ligge til rådmannen. Arbeidsgruppa ser at ei hyppigheit på 4 møter i året er tenleg. Eventuelt ad-hoc møter om det skulle vere naudsynt. Den daglege koordineringa vert teke hand om av KE. Enkeltsaker må drøftast anonymt eller ved at det føreligg ei fullmakt.

2014 Kommunalsjef for helse- og omsorg er leiar for samhandlingsgruppa. Fagleiar for KEfungerar som sekretær og er ansvarleg for innkalling og referat. 3.2.5 Arbeidsgruppa sin konklusjon Arbeidsgruppa ser at oppgåvemengda, tilgjengelegheit og fagmiljø i stor grad heng saman. Vurderinga er at det er avgjerande at ein samlar mest mogleg av tenester og oppgåver inn i KEog ser at dette vil kunne føre til: Størst mogleg tilgjengelegheit alle vekedagar frå kl. 09.00 15.00 «Ei dør» inn til dei fleste tenestane innan helse- og omsorg Eit komplementært fagmiljø med naudsynt kompetanse Minske sårbarheit for og ved fråver Minske krysspresset på enkeltpersonar som står ansvarleg for sakshandsaminga Betre rettssikkerheit for brukarane Arbeidsgruppa tilrår at oppgåvene lagt til KE skal vere lik dei som framkjem i fig. 4, punkt 3.2.3. Arbeidsgruppa tilrår vidare at det vert oppretta ei samhandlingsgruppe som skal bidra til at dei overordna måla i lov om kommunale helse- og omsorgstenester m.m. 7-3 vert oppfylt. Samhandlingsgruppa vil ha mynde som eit rådgjevande organ. 3.3 Organisering Under punkt 3.2 omtala ein oppgåvene tenkt inn i KEog til ein viss grad organisering og ressursar. Ein vil her kome nærare inn på dette. 3.3.1 Ressurs Eit viktig suksesskriterie for å skape eit godt fagmiljø er at kompetansen står i samsvar med oppgåvene. Arbeidsgruppa har sett på oppgåvene lagt til KEog bedd aktuelle Einingsleiarar sjå på tidsbruk i høve desse oppgåvene. Konklusjonen er då ca. 2,5 stilling. I høve å få eit best mogleg fagmiljø og rekruttering, er nok 2 x 100 % og 1 x 50 % stilling mest tenleg. Ein vil då også få mest mogleg treffpunkt mellom dei tilsette. Stillingsressursen må takast ut frå einingane som overfører oppgåver til KE. Etableringa av KE i den form ein her tilrår, vil føre til ei organisasjonsmessig endring. Ein må såleis rekne med at KE må bruke det første året til å «kome i gang». Det kan godt vere at ressursbehovet vil endre seg over tid då organisasjonen er meir satt. Arbeidsgruppa ser at eit mål om å opne i januar 2015 er realistisk.

11112=21111 2014 For å skape ei mest mogleg robust KE, er det nok viktig at ein i stor grad arbeider som generalistar og at overføring av kompetanse mellom dei tilsette her vert eit nøkkelord. Det vil gjer det mindre sårbart ved fråvær og ferie, samstundes som at ein som rettleiar har kompetanse til å handtere alle type brukarar. Arbeidsgruppa ser at eit kontorlandskap vil vere hensiktsmessig for kompetanseoverføring, og då gjennom «skulder til skulder» metoden. Ein vil raskt kunne drøfte saker, få svar på problemstillingar etc. I møte med kommunane Haram og Ålesund, har arbeidsgruppa fått tilbakemelding kor viktig det er at dei tilsette har utdanning innan helsejus. Arbeidsgruppa tilrår at det vert sett som vilkår for tilsetting at slik vidareutdanning vert gjennomført, om ein ikkje har denne kompetansen frå før. 3.3.2 Struktui Arbeidsgruppa ser det som viktig at KEvert «einingsnøytral». Det vil sei at den ikkje ligg organisert under ei eksisterande driftseining. Ein ser heller ikkje at KEer så stor i høve budsjett og personal at den bør vere ei eiga driftseining. Arbeidsgruppa finn det naturleg at KEvert organisert under rådmannen eller nærare bestemt kommunalsjef for helse- og omsorg. Dette er viktig for å kunne koordinere dei oppgåvene som ligg til KE på ein best mogleg måte. Det er viktig at at KE kan ta raske avgjersle. Arbeidsgruppa ser det difor som viktig at ein av dei tilsette vert fagleiar for KE. Administrasjon- og personalansvar, kan derimot ligge til kommunalsjefen. naturleg 3.3.3 Utfordringar ved slik organisering I dag er det som regel einingsleiar som har ansvar for både å tildele og utføre tenestane. Gjennom ny organisering vil dette verte endra. No er det KE som tildele teneste og eningsleiarane som har ansvar for utføringa. Ein kan tenke seg at dette i starten vil kunne skape ei utfordring. Kva skjer om ein ikkje har ressursar til å utføre tildelte tenester? Dette er nok ein situasjon som einingsleiarane står i tidvis, altså eit krysspress mellom fag og økonomi. Arbeidsgruppa ser at det er viktig at det her vert laga klare rutiner for korleis ein skal handtere ein slik situasjon. Brukarane har rett på tenestane og må nok få det dei har krav på. Står ikkje ressursane i samsvar med vedtak, må dette løftas på rådmannsnivå og eventuelt til poltitisk nivå. Eit godt utvikla internkontrollsystem vil her vere avgjerande. Enkelte vil kunne hevde at det vert større byråkrati ved endring av brukaren sitt behov. I dag er det kort veg mellom den tilsette som vedtek til den som utføre tenestane. Det kan til og med vere same personen. Vil det no gå lengre tid å få endra eit vedtak? I møte med Haram og Ålesund kommune, var dei klar på at ved eventuelt behov for endring i vedtak, så vert tenestebehovet om naudsynt endra før nytt vedtak føreligg. Det vert vidare sendt «endringsmelding» til KE frå tenesteutførar. Dette gjer at nye behov raskt vert møtt med nye tenester og nytt vedtak. Faste møtetidspunkt med til dømes KE og heimesjukepleia er viktig, og spesielt hyppig i ein startfase. Dette vil sikre gjensidig informasjonsflyt, der dette er naturleg.

a ort 2014 3.3.4 Arbeidsgruppa sin konklusjon Arbeidsgruppa vurderar aktuell ressurs i KEtil å vere ca. 2,5 stillingar. Kompetanse innan helsejus er avgjerande for god sakshandsaming. Faste møtearena og klare rutiner er viktig for å skape god samhandling både internt og eksternt. 3.4 lokalisering Arbeidsgruppa har besøkt koordinerande eining/tildelingskontoret i Haram og Ålesund kommune. Ei tydeleg tilbakemelding frå kommunane, er at lokalisering er ein nøkkel for suksess. Nærleik til servicekontoret vart sterkt anbefalt. Arbeidsgruppa tykkjer det er viktig at ein i størst mogleg grad er samlokalisert/integrert med dei andre tenestane i kommunen. Nærliggande her er å ligge knytt mot servicekontoret ved rådhuset. 3.4.1 Skranketunksjon Det vil altså sei «ei dør inn» til dei fleste av tenestane i kommunen. Eit anna moment er at om KEer samlokalisert med servicekontoret, vil det føre til innsparing av ressursar. Servicekontoret er til ein kvar tid bemanna i skranke. Det gjer at ein ikkje treng å bruke ressursar på å bemanne eigen skranke for KE. 3.4.2 Kontorlandskap Spekteret av aktuelle fagområder er stort. Det har tidlegare vore omtalt viktigheita av å lære av kvarandre, jf. punkt 3.3.1. For å skape ein arena for læring og eit utviklande fagmiljø, ser ein det som viktig med opplæring «skulder til skulder», altså ein låg terskel for å spørje og drøfte. Det bør såleis byggast eit kontorlandskap med plass til minimum 3 arbeidsstasjonar. Derimot bør ein vurdere allereie no å bygge 4 arbeidsstasjonar. Dette for å gjere det enklast mogleg for kommunen, om ein seinare vel å implementere andre tenester. 3.4.3 Samtalerom Svakheita ved kontorlandskap er at det kan skape støy ved telefonsamtalar og ein har ikkje eigen plass til å ha samtale med brukaren. Dette vil igjen vere eit trugsmål mot teieplikta og å skape «rom» for den gode samtalen. Arbeidsgruppa ser det som viktig at det vert avsett eller bygd minimum 1 samtalerom til å kunne ha samtale med brukarar, eller trekke seg tilbake ved viktige telefonsamtalar og anna arbeid som krev at det er heilt stille rundt seg. Samtalerommet bør ha universell utforming og med tanke på sikkerheita til dei tilsette. 3 4 A bwesteringskostnadal Tilbakemeldinga frå teknisk avdeling er følgjande: 1 kontorlandskap med 4 arbeidsstasjonar og 1 samtalerom ved rådhuset, vil føre til ein kostnad på inntil kr. 200.000,-.

2014 Utgiftene knytt til endring av kontor må finansierast gjennom eksisterande budsjettmidlar for 2014, nærare bestemt posten for «tilrettelegging kommunale bygg». Merk at rådmannen er i ein prosess der ein ser på kontorplasseringar i heile rådhuset. Dette arbeidet er ikkje ferdig og såleis er ovannemnde kostnadsberekning berre meint til å vere rettleiande. 3.4.5 Arbeidsgruppa sin konklusjon Arbeidsgruppa ser det vil vere ressursbesparande å sikre flest mogleg tenester knytt til «ei dør», gjennom at KEer stasjonert nært servicekontoret. Det vil sei vere lokalisert på rådhuset. For å sikre best mogleg kompetanseoverføring, bør dei tilsette i KE arbeide i eit kontorlandskap. Det er viktig med eige samtalerom for å sikre moglegheita «for den gode samtalen». Investeringskostnaden vil ligge på inntil kr. 200.000,-, og dekkast innan gjeldande budsjettramme for 2014. 4. RETNINGSLINJERFOR TILDELING AV TENESTER Arbeidsgruppa har valt å ha fokus på KEog ønskjer å sluttføre dette arbeidet før ein startar på arbeidet med retningslinjer for tildeling av tenester innan helse- og omsorg. Grunnlaget for dette, er at det vil ta tid å rekruttere og bygge/omdisponere lokale til KE. For at KE skal få oppstart så tidleg som mogleg, ser ein det som avgjerande at ein kjem i gong med ovannemnde arbeid snarast. Parallelt vil arbeidsgruppa arbeide med retningslinjer for tildeling av tenester. Arbeidsgruppa har som mål å legge fram sak om dette til politisk handsaming 4. kvartal 2014. 4.1 Arbeidsgruppa sin konklusjon Arbeidsgruppa tilrår å gjere ferdig arbeidet med KEfør ein tek til å arbeide med retningslinjer for I tildeling av tenester. Dette slik at ein får starte prosessen knytt til rekruttering og klargjering av lokalar til KEsnarast mogleg.

litatnik 2014 5. OPPSUMMERING Arbeidsgruppa sitt framlegg til vedtak: 1. KEskal arbeide etter følgjande visjon: «Koordinerande eining skal sikre at innbyggjarane i Skodje kommune får heilskaplege, fleksible og forutsigbare tenester innan helse- og omsorg» 2. KE skal ha følgjande hovudoppgåver: Enkeltvedtak i høve praktisk og/eller personleg bistand innan tenestane for heimesjukepleie, heimehjelp, psykisk utviklingshemma, funksjonshemma og psykiatri. Enkeltvedtak i høve omsorgsløn, BPA, tryggleiksalarmar, omsorgsbustad med og utan heildøgnsbemanning, aktivitetskontakt, korttidsplass og langtidsplass ved SOMS og avlasting Andre oppgåver som skal ligge til KEer matombringing, syn- og høyrselkontakt, rehabilteringskontakt, behovsavklaring/oppsøkande arbeid, delta i inntaksmøte i høve kommunale bustadar, koordinere tenester internt og eksternt, utpeike koordinator for individuell plan og evt. ansvarsgruppe og koordinere mottak av utskrivingsklare pasientar 3. Det vert oppretta ei overordna samhandlingsgruppe som skal bidra til at dei overordna mål i lov om kommunale helse- og omsorgstenester m.m. 7-3 vert oppfylt. Samhandlingsgruppa har mynde som rådgjevande organ 4. I KEskal det som utgangspunkt vere 2,5 stillingar. Krav til stillinga er at ein har eller erverva seg kompetanse innan helsejus. uttak av stillingsressurs vert gjort frå einingane som overfører oppgåver til koordinerande eining 5. Det skal etablerast faste møtearena og rutiner for å skape god samhandling både internt og eksternt 6. KEvert lokalisert på rådhuset i nærleik til servicekontoret. Det vert etablert kontorlandskap Innvesteringskostnad med til saman 4 arbeidsstasjonar og minimum 1 samtalerom. vert inntil kr. 200.000,- og skal dekkast innan gjeldande budsjettramme for 2014. Post: Tilrettelegging for kommunale bygg 7. Arbeldsgruppa skal ferdigstille arbeidet vedrørande retningslinjer for tildeling av tenester og saka skal politisk handamast innan 4. kvartal 2014 8. KE har som mål å opne januar 2015 5.1 «Vegen vidare» Arbeidsgruppa vil avslutningsvis understreke eit par moment som har vore drøfta og kan vere naudsynt å ta med seg vidare i arbeidet. 5 1 1 Avklor n s billkardnt Det er viktig at ein som tilsett ved KE har stort fokus på avklaring av brukarane. Det vil sei å avdekke deira reelle behov og «skreddarsy» tenestene best mogleg. For å kunne lukkast med dette, kan det

Ra ort 2014 vere tenleg å utvikle ein modell for avklaring, slik at ein arbeidar etter same metodikk. Her sett opp mot KEsin visjon. 5.1.2 Kompetanseplan Arbeidsgruppa har tidlegare omtala; at ein ser det som naudsynt at dei tilsette har kompetanse innan helsejuss. Det er viktig at det vert laga ein kompetanseplan som sikrar til ein kvar tid å ha oppdatert kompetanse på områda KEskal forvalte. 5.1.3 Informasjon I god tid før oppstart av KE og tida etter dette, er det avgjerande at det vert gitt tilstrekkeleg informasjon både internt og eksternt. Samstundes er det viktig at dei tilsette i utøvande rolle, er dyktig på informere om KEog dei endringane dette medføre. Dette vil gjer overgangen enklast mogleg.