U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Det matematisk naturvitenskapelige fakultet Administrativt utviklingsarbeid Arbeidsgruppe for studie og forskarutdanning Oppsummering av rapport Oddfrid Førland (BIO, studieadm) Hege Ommedal (KI, studieadm) Terje Finnekås (IFT, studieadm) Mari Garaas Løchen (II, studieadm) Kari Fladmark (MBI, professor) Kristin Kalvik (FAK, studieadm) Eli N. Høie (FAK, studieleder) Sverre Grødem (RU/MBI, stud) Camilla Hanquist Stokkevåg (IFT, PhD) 9. Februar 2015 Prosjektgruppemøte
45 studieprogram 500+ emner
Organisering Studieadministrasjonen er langt på veg organisert slik at saker har eittnivå-handsaming Gjennomarbeida rutiner og godt samarbeid mellom institutt og fakultetet. Nivåomgrepet har særleg relevans mot samspel med sentraladm. I dagens modell utfyller fakultet og institutt kvarandre: Spisskompetanse på fakultetsnivå spesialistar Spisskompetanse på instituttnivå studierettleiing, studieprogram
Tverrfaglege studieprogram Forskarutdanning Internasjonalisering Eksamensadm Formidling/nettsider
Tverrfaglege studieprogram Hovudutfordringar Anbefalte tiltak Utdanningsleiing - avhengig av enkeltpersonar - fagmiljø? - programstyre Administrative støttesystem - ikkje tilpassa tverrfaglege program - tilgangar Kommunikasjon (eller mangel på kommunikasjon?) Tilhøyrsle Synleggjering Styrking av programstyret si rolle og mandat Styrking av programmet si forankring på vertsinstitutt Bindande avtalar mellom involverte partar Betre tilpassing og bruk av administrative støttesystem Opprette kanalar for kommunikasjon og erfaringsdeling Fokus på å styrke studentane si kjensle av tilhøyrsle til fagmiljøet Ta i bruk mekanismar for synleggjering
Hovudutfordringar Forslag til administrative tiltak Vurdering av formelle krav ved tilsetting Alle er ein «enkeltsak» Ofte lang tid mellom tilsetting og opptak Informasjonsflyt på tvers av administrative saksfelt Framdriftsrapportering system og oppfølging Midtveisevaluering - stor variasjon Lite tilgjengeleg og spesifikk informasjon Korte ned tida frå tilsetting til opptak Betre informasjonsflyten mellom personal- og studieadm. Føremålstenleg framdriftsrapportering Betre informasjon om oppstart og avslutning Betre rammer for oppfølging av midtveisevaluering Vår anbefaling til oppfølging frå vitskapleg side Nye kandidatar må raskt inn i forskingsgruppene. Rettleiar og gruppa må ha fokus på progresjon tidleg Tida frå levering til oppnemning av bedømmelseskomité bør bli kortare
Forskarutdanning
Internasjonalisering Hovudutfordringar Svært mange avtalar Manglande fagleg forankring Uklar arbeidsdeling og flytting av oppgåver frå SA til fagmiljø Kompetanse og informasjon Tiltak: Redusere antall avtalar Profesjonalisere prosessen rundt oppretting og forlenging av avtalar Opprette sentralt rettleiingssenter for internasjonalisering Styrke fokus på fagleg rettleiing på instituttnivå God og tilgjengeleg informasjon til studentane Vår anbefaling til oppfølging av temaet fra vitskapleg side Fagleg forankring og kvalitetssikring av utvekslingstilbodet
Eksamensadministrasjon Det matematisk naturvitenskapelige fakultet Hovudutfordringar: Ineffektiv administrativ prosess rundt oppgåver til skriftleg eksamen Digital eksamen (og undervising) Kompetanse & informasjon Vilje Tilpassa vurdering (og undervisings)former Tiltak: Ny rutine - eksamensoppgåver ved skriftleg eksamen Kurs for studieadministrasjonen for å betre administrativ støtte Utforme «rettleiar» for undervisarar som ønskjer å ta i bruk digital vurdering Vår anbefaling til oppfølging av temaet fra vitskapleg side Opprette arbeidsgruppe for digital eksamen ved MN-fakultetet Utvikle vurderingsformer som tillet bruk av internett/digitale hjelpemiddel Ta i bruk digitale hjelpemiddel/verktøy i vurdering og undervising
Formidling/nettsider Målgrupper! Målsetting! Plan! Kompetanse! Ressursar! Ansvar! strategi/handlingsplan for kommunikasjon på nett for MNfakultetet. dedikerte personer/ressurser som har spesielt ansvar for formidling og kommunikasjon på nett løsninger som kan vise tverrfaglige forsknings- og utdanningssatsinger møteplasser for innholdsprodusenter på web. klar ansvarsfordeling innholdsproduksjon kurstilbud innen formidling tilpasset ulike ansattgrupper slipp studentene og ph.d.-kandidatene til på nettsidene
Organisering igjen Våre tiltak krev ikkje nødvendigvis om- disponering av ressursar, men styrka samarbeid og endringar i enkelte prosessar Styrka samhandling med dei vitskapleg tilsette (og andre adm) Studentar, undervisarar og leiarar har behov for lokal studieadministrasjon Studieadministrasjonen ved MN-fakultetet har eit svært godt utgangspunkt for å ta tak utfordringane, men lokal leiing og administrasjon er og svært viktig
Quick-wins (?) og prosessar utanom AU Tverrfag-lunsj Ephorterutiner Dele og forenkle Eksamensoppgåver Tilgangar system Ph.d.-opptak ved tilsetting Ph.d.+ rettleiar: INFO Færre utvekslingsavtalar Tverrfag avtalar.. Startpakke Dokumentere og formidle CV/personsider U-tid Alle skal med Kompetansegrupper Excelkurs Karriere i samme jobb Internhospitering Ped-kurs Saksbehandlingskurs