Forberedelser til innplassering i ny administrativ struktur/kompetansebank høsten 2016
Prosess administrativ organisering - NTNU 2017 - bemanning og innplassering Bemanning og innplassering 1. september til 1. desember 1. - 30. sept. Bemanningsplan - rektorutpekt leder utarbeider bemanningsplan for enheten - funksjonsorientert og bygger på enhetens (nye) oppgaver og (nytt) budsjett - personuavhengig, men NTNUs nåværende kompetanse er ramme - Drøftes i LOSAM før innplassering starter 1. okt 15. nov Innplassering - rektorutpekt leder foreslår innplassering - rett og plikt innplassering først - vurdering av kvalifikasjoner/kompetanse når flere er aktuelle - LOSAM informeres før iverksettelse 2 1. des Informasjon til alle om organisatorisk og fysisk plassering fra 1.1.2017 1. jan 2017 Ny organisasjonsstruktur iverksettes
Kompetansebanken Leder: Kjell Hansen Internt bemanningsbyrå. I drift fra mai 16 juli 17 Kompetansebanken blir en egen organisasjonsenhet med egen leder, forankret hos Organisasjonsdirektøren ved NTNU. Enheten skal være et eget kostnadssted med eget budsjett for lønn, omstilling og kompetanseutvikling, og de ansatte skal også ha Kompetansebanken som sitt arbeidssted. Det er organisasjonsdirektør ved tidligere HiST Kjell Hansen, som skal lede enheten og som skal ha fullt personalansvar for de ansatte som er i Kompetansebanken. Enheten skal være i drift i løpet av mai 2016, og i første omgang frem til 31.7.2017. 3 Selv om Kompetansebanken allerede umiddelbart etter iverksetting begynner å jobbe med opplegg, informasjon etc., er det først etter den 1.12.2016 og utover i 2017 at hovedmengden av arbeidet vil skje. Før det vil bemanning og innplassering i ny struktur ha hovedfokus.
Hensikt med kompetansebanken Hensikten med kompetansebanken blir først og fremst å håndtere rett og plikt for de som i Tjenestemannslovens og omstillingsavtalens forstand er «midlertidig uten arbeidsoppgaver», innenfor rammen av Omstillingsavtalen. - Den vil fungere som et slags internt bemanningsbyrå på NTNU. - Når det blir ledige stillinger ved universitetet plikter arbeidsgiver først å tilby stillingen til ansatte i banken, som har passende kompetanse. - De som er registrert i banken kan også bli pålagt midlertidige oppgaver mens de venter på fast innplassering. 4
Innplassering i Kompetansebanken Hvem havner her? Ansatte fra flere ulike enheter og nivå i nye NTNU vil kunne overføres til kompetansebanken. Gruppen teknisk/administrative ansatte som står midlertidig uten arbeidsoppgaver kan grovt deles inn i to: Faste ansatte og midlertidige ansatte med sterkt stillingsvern, som allerede er midlertidig innplassert for 2016. Disse inngår i Kompetansebanken når den midlertidige innplasseringen opphører, hvis de ikke innen 1.12.2016 er innplassert i ordinær stilling. Faste ansatte og midlertidige ansatte med sterkt stillingsvern som etter innbemanningsprosessen, pr 1.12.2016 blir «midlertidig uten arbeidsoppgaver». 5
Praktisk gjennomføring En del brikker som ikke er på plass enda, men den praktiske gjennomføringen er under planlegging. Arbeidstiden til den enkelte i kompetansebanken fordeles grovt sett i tre: 1/3 av arbeidstiden til kompetanseutvikling Det planlegges kompetanseutviklingskurs for grupper og enkelt ansatte. 1/3 av arbeidstiden til arbeid på arbeidsplassen en forlater 1/3 av arbeidstiden til hospitering/midlertidige arbeidsoppgaver der det er behov 6
Praktisk gjennomføring Kompetansebanken skal bidra til at NTNU får tilfredsstilt sitt kompetansebehov innenfor teknisk/administrative gjøremål, og gi den enkelte i banken kompetanseutvikling inn mot dagens og framtidens arbeidsmarked. Veien fra kompetansebanken kan gå videre til: En innplassering i ordinær stilling i den nye strukturen Gjennom en tilsettingsprosess og ny stilling ved NTNU En avslutning av tilsettingsforholdet ved NTNU etter eget initiativ. Se punkt 6.1.2 og 6.1.3 i omstillingshåndboka om overgang til annen statlig virksomhet og til annen virksomhet 7
Leder Kjell Hansen har fysisk arbeidssted i Hovedbygget fra høsten -16. Lokalisering for kompetansebanken er ikke avklart enda. Spørsmål? 8
9 Stillingsbeskrivelser
Stillingsbeskrivelser Hvorfor? Skal gi en overordnet beskrivelse av den enkeltes stillingsrettigheter i nye NTNU fra 1.1.2017 Stillingsbeskrivelsen vil være utgangspunktet for innplassering i ny stilling, og rett og plikt-vurderinger. Der det er nødvendig, for eksempel hvor flere er aktuell til en stilling, blir det mer detaljert kartlegging. 10
Stillingsbeskrivelser Hvem? De som er, eller kan bli, berørt av omstillingen og som har fått e-post er: administrative stillinger tekniske stillinger med administrative oppgaver tekniske stillinger ved fakultet og institutt Ansatte ved bibliotek, samt tekniske ansatte i Driftsavdelingen er foreløpig utsatt Den enkelte leder, avgjør i samråd med HR-leder, om noen av de tekniske stillingene på laboratorie, verksted eller fagnær IT skal unntas i denne omgang De som vil være mest aktuelle i forhold til rett og plikt-vurderingen med bakgrunn i stillingsbeskrivelsen er faste ansatte og ansatte med sterkt stillingsvern, og de SKAL fylle ut dette skjemaet. 11
Stillingsbeskrivelser Hva? Det er den ordinære stillingen pr 31.12.15 man skal beskrive (det vil si før fusjonen trådte i kraft). Er man nytilsatt, eller har fått fast stilling etter 31.12.2015, er det denne stillingen man skal beskrive. Andre forhold som kan ha betydning for innplasseringen, for eksempel kompetanse, beskrives i fritekstfelt. 12
Stillingsbeskrivelser Godkjenning? Skjemaet kvalitetssikres og godkjennes av nærmeste leder med personalansvar. Hvis nærmeste leder ikke godkjenner skjemaet, må leder og ansatt sammen avklare beskrivelsen. (Den ansatte må så fylle inn stillingsbeskrivelsen på nytt med de evt. endringer de har kommet frem til.) 13
Stillingsbeskrivelser Hva hvis de «låste» opplysningene i skjemaet ikke stemmer? Opplys de korrekte opplysninger i fritekstfeltet. Når er frist for innsending av skjemaet? Fristen for innsending er 1. september (men gjerne før sommeren) Hva med de som er ute i langvarig sykefravær/permisjon? De har fått tilsendt den samme eposten som de andre, men her må det følges opp av HR på fakultet/institutt at også disse svarer. Hvis de ikke svarer må stillingen beskrives av leder eller HR. 14