Travel Expense Reiseregning End User Sluttbruker 1
Introduction Introduksjon This presentation is a step by step walkthrough of the Travel Expense process in our HR system. The information is presented by screenshots and explaining text. The system and screenshots are in English, but the text in this information is both in English and Norwegian. Informasjonen som gis i denne presentasjonen er en steg for steg gjennomgang av reiseregningsprosessen i vårt HR system. Informasjonen blir presentert med skjermbilder og forklarende tekst. Systemet og skjermbildene er på engelsk, mens teksten i denne e- lærings modulen er både på engelsk og norsk. 2
Main Menu Hoved Meny In the main menu, please click Travel in the Create New section in order to start travel expense process. In order to view previous expense sheets, press Travel / Expense claim in the History section. If you have started creating an expense sheet, but not approved and sent to manager it will display as Not Completed. Approve Travel Expenses is for managers to see the queue of unapproved expenses from subordinates. I hovedmenyen for Travel finner du seksjonen Create new. Her velger du Travel for å starte prosessen med å lage ny reiseregning. For å se tidligere reiseregninger, trykk Travel / Expense claim under History. Dersom du har startet å skrive en reiseregning, men ikke sendt den videre til godkjenning vil den vises her som Not Completed. Approve Travel Expenses er til behandling for ledere. Her kan man se køen av reiseregninger som enda ikke er godkjent fra medarbeidere en har anvar for. 3
Expense Sheet Task Pane Reisereging Oppgavemeny Save Saving your expense sheet Delete Delete entire Expense Sheet New Create new Expense sheet Preview Preview before printing Entertainment showing and hiding entertainment section Credit Card Displaying your credit card transactions Use other Currency Opens the currency section next to each expense Confirm Confirm expenses and send to manager for approval Approve Approve and send to payroll (for managers only) Overview Provides an overview of all your travel expenses Attachments Attach scanned copies of your receips here Save Lagre reiseregning Delete Slett hele reiseregningen New Lage ny reiseregning Preview Forhåndsvis før utskrift Entertainment Vise og skjule representasjon del Credit Card Viser dine kredittkort transaksjoner. Use other currency Åpner valuta seksjonen ved hvert utlegg Confirm Bekreft reiseregning og send til leder for godkjenning Approve Godkjenn og send til lønn (Kun for ledere) Overview Gir deg en oversikt over alle dine reiseregninger Attachments Legg til scannet kopi av kvitteringer her 4
Defining Purpose Legg in Formål Click Travel Type to define purpose of travel. Work For workrelated travel Course/Meeting/Education this is used for course and education. If you are employed offshore, then it is also for meetings outside of schedule. Daily Commuting- daily commuting Misc all other expenses including entertainment Klikk Travel Type for å definere reisens formål Work for arbeidsrelatert reise Course/meeting/Education denne brukes til kurs og utdannelse. Dersom du er ansatt offshore, brukes denne også for møter utenom din rotasjon. Daily commuting pendler Misc for alle andre utgifter, inkludert representasjon. 5
Defining Project Legg in Prosjekt Click Project/WO to display projects window. Allows you to enter which project the Expense will be charged to. Klikk Project/WO for å vise vindu med prosjekt aktiviteter. Dette gjør det mulig å velge hvilket prosjekt reiseregningen skal føres mot. 6
Time & Date Tid & Dato Click the date section in order to display Calendar Change month by using the black arrows in the top section You may use the cursor to choose day in month In the bottom section there are two lines. Drag the grey box to determine time of day. One of the lines are for hours, the other for minutes. Klikk på dato seksjonen for å få opp kalenderen Du kan endre måned ved å benytte deg av de sorte pilene øverst i bildet Du kan velge dag i måneden ved å klikke på tallet med musepekeren I bunnen er der to linjer. Dersom du drar den grå boksen endrer klokkeslettet seg. Den ene linjen er for timer den andre minutter. 7
Finding Project Finne Prosjekt All available projects are listed in the project navigator. If you know the name of your project you can press the Seach Project tab to search. Drill down by clicking the arrow in order to find your specific part in the project. Press Select to the right to transfer project to Expense Sheet. Alle tilgjengelige prosjekter er listet opp i prosjekt navigatoren Dersom du vet navnet på prosjektet ditt, kan du søke ved å klikke på Search Project fliken. For å finne din spesifikke rolle i prosjektet klikker du på pilen for å komme lenger ned i prosjekt hirearkiet. Trykk Select for å legge til prosjekt aktiviteten til din reiseregning. 8
Travel Expense Details Reiseregning Detaljer Define Start and end dates with time (calendar will display when clikcing in the dates field) Define Purpose of travel Define travel route. Choose from drop down list if travel is: Course Work Define Area of Travel (for allowance) If you have receipts in different currencies, you can use the Use other currecy button. A new space will then open next to the amounts on your sheet allowing you to enter amount in different currency and exhange rate. Definer Start og stopp datoer på reisen med tider (kalender vil komme til syne når du trykker på datofeltet) Definer reisens formål Definer reiseruten Velg fra listen om reisen er: Kurs Arbeid Velg område du reiser i (for diett) Dersom du har kvitteringer i en annen valuta, kan du bruke use other currency knappen. Ett nytt felt vil da vises ved summene på reiseregningen som tillater deg å legge inn sum i annen valuta og vekslingsraten. 9
Other Expenses Andre Utlegg Define Date of occurrance (calendar will display when clikcing in the dates field) Define Cost Code from Drop down list (if you take a taxi this must be justified) Specify Cost Enter Amount Project Activity, Work Order and Org Unit will be the same as you have defined on top of the sheet. If you require to change project activity to another project, you may do so by clicking the list symbol to the right in the field The project window of available projects will then appear. If you require to delete a line, press the trash bin to your far right in the respctive line Note: If you are eligeble for meal allowance, this is where you claim this. Every meal you are entitled to must be added here. Definer dato for hendelse (kalender vil komme til syne når du trykker på datofeltet) Definer kost kode fra nedtrekksmenyen (Dersom du tar taxi må dette begrunnes) Spesifiser kostnad Skriv inn sum for utlegg Prosjekt Aktivitet, Work Order og organisasjons enhet vil være det samme som du har definert på toppen av arket. Dersom du ønsker å endre til en annen prosjektaktivitet kan du gjøre det ved å trykke på liste symbolet til høyre i feltet. Vinduet med tilgjengelige prosjekter vi da vises. Dersom du trenger å slette en linje, trykk på søppelbøtten lengst til høyre ved den gitte linjen. NB!: dersom du har krav på diett, er det her du skal legge til dette. Hvert måltid du har krav på må legges til. 10
Other Expenses Andre Utlegg In some cases the company may pay some expenses for you. In such cases you simply tick the box paid by company and proceed to create an expense sheet in the same manner as if you paid for it yourself. (remember to attach receipts and prints of expense form) The expense will then not be reimbursed to you, however it will be paid back to the department that made the payment. I noen tilfeller hender det at Archer legger ut for enkelte reisekostnader. I slike tilfeller krysser du av i boksen paid by company og fortsetter deretter og registrere reiseregningen på samme måte som om du hadde betalt for den selv. (Husk å legge ved kvitteringer og utskrift av reiseregningen) Utlegget vil da ikke bli betalt til din konto, men ført tilbake til avdelingen som gjorde utlegget. 11
Mileage Km Godtgjørelse Define Date of occurrance (calendar will display when clikcing in the dates field) Define Cost Code from Drop down list Define travel route. Enter Quantity (Number of Kilometers driven) The rate will automaticly adjust according to the expense rules relevant to you. Project Activity, Work Order and Org Unit will be the same as you have defined on top of the sheet. If you require to change project activity to another project, you may do so by clicking the list symbol to the right in the field The project window of available projects will then appear. If you require to delete a line, press the trash bin to your far right in the respctive line Definer dato for hendelse (kalender vil komme til syne når du trykker på datofeltet) Definer kost kode fra nedtrekksmenyen Definer reiseruten Legg inn kvantum ( Antall kilometre kjørt) Raten vil automatisk justeres i henhold til det regelsett som er gjeldende for din ansettelse Prosjekt Aktivitet, Work Order og organisasjons enhet vil være det samme som du har definert på toppen av arket. Dersom du ønsker å endre til en annen prosjektaktivitet kan du gjøre det ved å trykke på liste symbolet til høyre i feltet. Vinduet med tilgjengelige prosjekter vi da vises. Dersom du trenger å slette en linje, trykk på søppelbøtten lengst til høyre ved den gitte linjen. 12
Entertainment Representasjon Entertainment will only be used for expenses related to meetings with customers In order to display entertainment press the Entertainment button in the pane. Define Date of occurrance (calendar will display when clikcing in the dates field) Define Cost Code from Drop down list Provide a description of expenses Amount on receipt Enter names on all participants and Agenda Project Activity, Work Order and Org Unit will be the same as you have defined on top of the sheet. If you require to change project activity to another project, you may do so by clicking the list symbol to the right in the field The project window of available projects will then appear. If you require to delete a line, press the trash bin to your far right in the respctive line Representasjon skal kun benyttes i forbindelse med utlegg til kundemøter. For å vise entertainment, trykk entertainment knappen i fanen øverst. Definer dato for hendelse (kalender vil komme til syne når du trykker på datofeltet) Definer kost kode fra nedtrekksmenyen Gi en beskrivelse av utlegget Legg inn sum på kvittering Skriv in navn på alle deltakere og Agenda Prosjekt Aktivitet, Work Order og organisasjons enhet vil være det samme som du har definert på toppen av arket. Dersom du ønsker å endre til en annen prosjektaktivitet kan du gjøre det ved å trykke på liste symbolet til høyre i feltet. Vinduet med tilgjengelige prosjekter vi da vises. Dersom du trenger å slette en linje, trykk på søppelbøtten lengst til høyre ved den gitte linjen. 13
Credit Card Kredittkort All transactions from your credit card will appear in the credic card section. You add the transaction to your sheet by ticking the box to the left and pressing Connect to expense sheet. You can define cost code by using the drop down menu. You may tick as many boxes aws you want before connecting them to your sheet. If you have personal expenses on your credit card or have included them on another exxpense sheet, you can delete the transaction by clicking the waste bin to your right. You may aslo search for transactions either by dates, transaction place or other text. Alle transaksjoner fra kredittkortet ditt vil vises i kredittkort seksjonen. Du legger transaksjonen til din reiseregning ved å merke av boksen til venstre og deretter trykker Connect to expense sheet. Du kan definere kost kode fra nedtrekksmenyen. Du kan velge å merke så mange bokser du ønsker før du trykker Connect to expense sheet. Dersom du har personlige transaksjoner på kredittkortet eller har inkludert transaksjonene på en annen reiseregning, kan du slette linjen ved å trykke på søppelbøtten til høyre. Du kan også søke etter transaksjoner enten ut fra dato, transasksjonssted eller annen tekst. 14
Expense sheet Print Reiseregning Utskrift In order to Print your expense sheet, click the preview button in the task pane. A new window will appear with a printable version of your expense sheet. For printe reiseregningen, klikk Preview i oppgavelinjen på toppen. Ett nytt vindu vil da åpnes i en versjon som du også kan skrive ut. 15
Expense sheet Confirmation Godkjennelse Reiseregning In order to confirm your expense sheet, press the confirm icon in the task pane. The expense sheet is then sent for your linemanager s approval. You must then print, sign and send in the expense sheet along with your original receipts and manager s signature. For å bekrefte reiseregningen din, klikk confirm ikonet i oppgavemenyen. Reiseregningen blir da sendt til din linjeleder for godkjenning Deretter må du skrive ut reiseregningen, signere og sende den inn sammen med orginale kvitteringer og din leders signatur. 16
Expense Overview Reiseregning Oversikt In the main menu you may click My travel Expenses All expenses that are not confirmed by you, but will display here as Preliminary You can confirm them by clicking the right icon All expenses confirmed will show as confirmed, with a date stamp. You can view the expense sheet in printable format by clicking the left icon. The name that appears next to the expense sheet is the approver. By clicking this name you may send him an e- mail. I hovedmenyen kan du velge My travel expenses Alle reiseregninger som ikke er godkjent av deg vil vises her som Preliminary Du kan godkjenne dem ved å trykke på det høyre ikonet. Alle reiseregninger som er godkjent av deg vil vises her som Confirmed. Du kan se reiseregningen i utskriftformat ved å trykke på det venstre ionet. Navnet som kommer opp ved reiseregningen er godkjenneren, trykker du på navnet kan du sende ham en e-post. 17