22.1.14 1/14 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til 2/14 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til 3/14 Oppfølging av selskapskontroll i Vilja Kontrollutvalget tar generalforsamlingens tilbakemelding til orientering AS og Ungjobb AS. og etterspør oppfølging av saken igjen, i møtet i mai 2014. 4/14 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til 5/14 Rapportering fra 1. Kontrollutvalget tar revisjonens rapportering til. 2. Oppdragsavtalen med godkjennes. 6/14 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæringer for 2014. 1. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering for Eidskog kommune og Eidskog Næringsservice KF for 2014 til 2. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenvurdering for Eidskog kommune og Eidskog Næringsservice KF for 2014 til 7/14 Bestilling av forvaltningsrevisjon. 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for Eidskog kommune for 2013-2016 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til Ytes det tjenester til psykisk syke i tråd med lover og regler. 2. Prosjektet har følgende problemstillinger: a. Har kommunen et tjenestetilbud innen psykisk helsearbeid som er i tråd med lovverk og statlige føringer? b. Ivaretas hensynet til brukermedvirkning? c. Hvordan fungerer samarbeidet med andre faggrupper og forvaltningsnivåer? 3. Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre problemstillinger som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med kontrollutvalget. 4. Glåmdal sekretariat lager bestillingsdokumentet og oversender dette til. lager prosjektplan som legges fram for kontrollutvalget enten i marsmøtet eller i maimøtet 2014. 8/14 Oppfølging av selskapskontroll i Saken utsettes til neste møte. Glåmdal krisesenter. 9/14 Informasjon fra enhetene kommunens Kontrollutvalget takker for informasjonen og tar saken til ansvar for folkehelsearbeid. 10/14 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013. 1. Kontrollutvalget årsrapport for 2013 vedtas. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til KS KS 20.2.14, sak 019/14 11.3.14 11.3.14. Sist redigert 17.03.2015 1
11/14 Revidering av reglement for kontrollutvalget. 1. Kontrollutvalget slutter seg til den foreslåtte endringen. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret slutter seg til den foreslåtte endringen i kontrollutvalgets reglement. KS KS 20.2.14, sak 018/14 11.3.14 11.3.14. 12/14 Eventuelt. Ingen vedtak. 19.3.14 Opplæring KU kommunalt regnskap v/torgun M. Bakken 13/14 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til 14/14 Rapport selskapskontroll i Bramiljø AS. 1. Kontrollutvalget tar rapporten om eierskapskontroll i Bramiljø AS til 2. Rapporten sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten eierskapskontroll i Bramiljø AS til Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra generalforsamlingen innen 1.10.14, på hvordan rapportens anbefalinger er fulgt opp. KS KS 19.6.14 sak 052/14 15/14 Samtale med ordføreren Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til 16/14 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til 17/14 Bestilling av selskapskontroll. 1. Det bestilles selskapskontroll (eierskapskontroll) i GIR med følgende problemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? o Har kommunen etablert rutiner og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? 18/14 Skatteoppkrevers årsrapport og kontrollrapport fra Skatteetaten. 2. Selskapskontrollen (eierskapskontrollen) i GIR gjennomføres av. 3. Prosjektet gjennomføres innen en totalramme på ca. 70 timer + 10 ekstra timer for hver eierkommune (dvs. totalramme på 110 timer hvis alle kommunene bestiller kontrollen). 4. Sakene legges fram for kontrollutvalget i møtet 15.10.14. Kontrollutvalget tar saken til orientering og foreslår for Eidskog kommunestyre å fatte slikt vedtak: Skatteoppkrevers årsrapport/årsregnskap for 2013 og KS KS 8.5.14 sak 040/14 Sist redigert 17.03.2015 2
Skatteetatens kontrollrapport, datert 15.2.14, tas til 23.5.14 19/14 Informasjon fra enhetene Kontrollutvalget takker for informasjonen og tar saken til selvkostbestemmelsene. 20/14 Oppfølging av selskapskontroll i Kontrollutvalget tar eiernes tilbakemelding til Glåmdal krisesenter (utsatt sak). 21/14 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Kontrollutvalget tar de framlagte uavhengighetserklæringene for oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Laila Irene Stenseth og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Jo Erik Skjeggestad til 22/14 Eventuelt. Ingen vedtak. 21.5.14 23/14 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til 24/14 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til 25/14 Nummerert brev nr. 6, regnskapsår 2013/01, Eidskog kommune. 26/14 Årsregnskap og årsberetning 2013 Eidskog kommune. Kontrollutvalget viser til merknadene i nummerert brev og sender saken til kommunestyret med forslag til vedtak: Kommunestyret registrerer bemerkningene og tar saken til Kontrollutvalgets uttalelse til Eidskog kommunes årsregnskap og årsberetning for 2013, oversendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. KS KS 19.6.14 sak 054/14 KS 19.6.14 sak 055/14 Sist redigert 17.03.2015 3 KS med kopi til FSK 27/14 Samtale med rådmannen. Samtalen med rådmannen utsettes til neste møte. 28/14 Årsrapport for revisjonsåret 2013 Kontrollutvalget tar revisjonens oppsummeringsbrev for 2013 til. 29/14 Nummerert brev nr. 4, regnskapsår 2013/01, Eidskog Næringsservice KF Kontrollutvalget tar daglig leders redegjørelse til orientering og følger opp saken igjen i det siste møtet i 2014. 30/14 Årsregnskap og årsberetning 2013 Eidskog Næringsservice KF. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap og årsberetning for 2013 - Eidskog Næringsservice KF, oversendes kommunestyret, med kopi til foretakets styre. KS med kopi til styret og FSK KS 19.6.14 sak 049/14 31/14 Årsregnskap og årsberetning 2013 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Eidskog kommunes KS med KS 19.6.14
Eidskog Næringsfond. næringsfond for 2013 oversendes kommunestyret, med kopi til kopi til foretakets styre. styret og FSK 32/14 Oppfølging av forvaltningsrevisjon, brukerperspektiv/tillitsskapende forvaltning. 33/14 Prosjektplan forvaltningsrevisjon psykiatri. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering og følger opp saken igjen i 2015. 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for Eidskog kommune for 2013-2016 og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til Ytes det tjenester til psykisk syke i tråd med lover og regler. 2. Prosjektet har følgende problemstillinger: 1. Har Eidskog kommune et tjenestetilbud innen psykisk helsearbeid og rusomsorg som er i tråd med lovverk og statlige føringer? 2. Ivaretas hensynet til brukermedvirkning i det psykiske helsearbeid og rusomsorgen i Eidskog kommune? 3. I hvilken grad sikrer Eidskog kommune at pasienter/brukere innen rusomsorg og psykisk helse får et helhetlig og koordinert tilbud? 3. Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre problemstillinger som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med kontrollutvalget. 4. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 250 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles og legges fram for kontrollutvalget i møtet 26.11.14. 5. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatsleder saken fram for kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar eierrepresentantens tilbakemelding foreløpig til 34/14 Oppfølging av selskapskontroll i GIV. 35/14 Revidert plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget slutter seg til forslag til plan for selskapskontroll og oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til den reviderte planen for selskapskontroll for Eidskog kommune for 2014-2015 med de kontroller som går fram av pkt. 5.3 med tilhørende prioriteringer. 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget anledning til å gjøre sak 050/14 KS KS 19.6.14 sak 053/14 Sist redigert 17.03.2015 4
endringer i planen hvis forutsetningene skulle endre seg i tråd med planens pkt. 4.1. 36/14 Eventuelt. 1. Det gjennomføres en undersøkelse om oppfølging og kommunikasjon til politiske organ av tilsynsrapporter angående arbeidsforhold og utstyr i enhet for samfunn. 2. Sekretariatet rapporterer om dette i neste møte. Kommunalsjefen innkalles til møtet. KU 3.9.14, sak 41/14 3.9.14 37/14 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til 38/14 Samtale med daglig leder Thor Torp i Kontrollutvalget tar samtalen med daglig leder til Eidskog Næringsservice KF 39/14 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til 40/14 Kommunestyrevedtak 060/14 Kunstgressbane lånegaranti. 1. I tråd med kommunestyrets vedtak i sak 060/14, pkt.8, bestilles det en undersøkelse knyttet til «Kunstgressbane Eidskog Fotball» - bl.a. i forhold til om kommunen har hatt gode nok rutiner for tildeling av spillemidler og om rutinene har blitt fulgt. 2. Bestillingen sendes, som legger saken fram for kontrollutvalget i det første møtet i 2015. 3. Bestillingen gjennomføres innen en tidsramme på 100 timer. 41/14 Arbeidsforhold for ansatte i enhet for Kontrollutvalget tar informasjonen til samfunn, jf. KS-sak 031/14. 42/14 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til 43/14 Statusrapport iht. oppdragsavtalen 2014 -. Kontrollutvalget tar statusrapport pr. 1. kvartal 2014 til 44/14 sstrategien for 2014 Kontrollutvalget tar informasjonen om revisjonsstrategien for Eidskog. kommune for 2014 til 45/14 Informasjon om kommunens IKT og Kontrollutvalget takker for informasjonen og tar saken til informasjonssikkerhet. 46/14 Oppfølging av selskapskontroll i GIV Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen til orientering og følger opp igjen. ved en senere anledning. 47/14 Eventuelt. Kontrollutvalget ber om informasjon om rutiner for feiing i neste møte. 15.10.14 48/14 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til 49/14 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til 50/14 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til 51/14 Oppfølging av selskapskontroll i Bramiljø AS. 1. Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen til orientering, og anser anbefalingene som fulgt opp. 2. Kontrollutvalget ber om at protokollen fra det ekstraordinære møtet Generalfor samlingen Sist redigert 17.03.2015 5
i generalforsamlingen sendes sekretariatet i ettertid. 52/14 Rutiner for feiing i Eidskog kommune. Kontrollutvalget takker for informasjonen og tar saken til 53/14 Informasjon om kommunens arbeid Kontrollutvalget takker for informasjonen og tar saken til med fosterhjem. 54/14 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015. Eidskog kommune KS 11.12.14 sak 130/14 () 55/14 Oppdragsavtale og kontrollutvalget 2015. 56/14 Statusrapport iht. oppdragsavtalen 2014 -. 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Eidskog kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2015. Kontrollutvalget Sekretariatet Selskapskontroll en Poster Budsjett 2015 Godtgjørelser kontrollutvalget 71 000 Reiseutgifter/kjøregodtgj. 3 000 Tapt arb.fortj. Abonnementer/medlemskap 2 450 Møteutgifter 2 000 Kurs 18 500 Sum 96 950 Ramme for virksomheten 223 000 Inkludert i rev./sekret. Ramme for virksomheten 1 071 875 1 391 825 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Eidskog kommune 2015. 3. av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll- og tilsynsarbeidet, sendes kontrollutvalget, og Glåmdal sekretariat til Oppdragsavtalen med for 2015 godkjennes. 1. Kontrollutvalget tar statusrapport pr. 2. tertial 2014 til 2. Prosjektet som er bestilt i forhold til «gressbanesaken», utsettes til det andre møtet i 2015. Kontrollutvalget tar rapporteringen til Ikke ens ramme er redusert til kr 1 041 000 Sekretariatets ramme er vedtatt. Usikker på om kontrollutvalgets ramme er vedtatt. 57/14 Rapportering fra. 58/14 Eventuelt. Det ble ikke tatt opp noen saker under eventuelt. () 26.11.14 59/14 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til 60/14 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til 61/14 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med og redegjørelsen fra rådmannen til Sist redigert 17.03.2015 6
62/14 Kontrollutvalgets tilsynsansvar for RR Kontrollutvalget slutter seg til de vurderingene som går fram av og FR. 1. Vurdering av regnskapsrevisjon pr. 31.12.14. 2. Vurdering av forvaltningsrevisjon pr. 31.12.14. 63/14 Kontrollutvalgets årsplan for 2015. 1. Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen, med de endringer som framkom i møtet, som kontrollutvalgets årsplan for 2015. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2015 til 64/14 Oppfølging av nummerert brev, ENKF. 1. Kontrollutvalget tar daglig leders tilbakemelding til 2. Foretaket sender tilbakemelding på det siste punktet, så snart det er avklart. 65/14 Engasjementsbrev for Eidskog kommune. Kontrollutvalget tar engasjementsbrev for Eidskog kommune til 66/14 Rapportering fra Kontrollutvalget tar rapporteringen til. 67/14 Selskapskontroll i GIR. 1. Kontrollutvalget tar rapporten om eierskapskontroll i GIR til 2. Rapporten sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 68/14 Bestilling av overordnet selskapskontroll kommunens oppfølging av deleide selskaper. 69/14 Revidering av plan for forvaltningsrevisjon (foreløpig diskusjon) Kommunestyret tar rapporten eierskapskontroll i GIR til Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra representantskapet innen 1.1.16, på hvordan rapportens anbefalinger er fulgt opp. 1. Det bestilles en overordnet selskapskontroll (eierskapskontroll) i Eidskog kommune med følgende problemstillinger: 1. Hvilken oversikt har kommunen over sine deleide selskaper? 2. Hvordan vurderer kommunen verdien og nytten av sitt eierskap? 3. Hvordan rapporterer de deleide selskapene til kommunen og hvem behandler eventuelt rapportene? 4. Hvordan følger kommunen opp sine deleide selskaper? 2. Selskapskontrollen (eierskapskontrollen) gjennomføres av. 3. Prosjektet gjennomføres innen en ramme på ca. 25 timer pr. kommune. 4. Rapporten sendes sekretariatet innen 1.5.15. Sekretariatet legger fram en revidering av plan for forvaltningsrevisjon i det første møtet i 2015. Sist redigert 17.03.2015 7 KS 24.2.15 KS 24.2.15 24.2.15 07/15 5.3.15 24.2.15 010/15 27.2.15 70/14 Eventuelt. Det ble ikke tatt opp noen saker under eventuelt.
2014 Sist redigert 17.03.2015 8