1 Årsmøte Djupeklo og Østre Oksrød vann- og avløpslag SA 20. juni 2015 kl 11:00, Slevik skole Agenda: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av møteleder, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen 3. Styrets årsberetning 4. Regnskap og budsjett 5. Anvendelse av disponible midler i selskapet, herunder utdeling til medlemmene 6. Fastsetting av honorar til styret og revisor 7. Andre innkomne saker - 7.1 Medlemskontingent - 7.2 Pris på nye innmeldinger 8. Fastsetting av arbeidsplan for kommende år 9. Valg av styreleder 10. Valg av styremedlemmer 11. Valg av valgkomite (2 medlemmer) 12. Valg av revisor Gjennomgang av anleggets funksjon og feilsøking, ca 15 minutter.
2 Sak 3: Årsberetning Djupeklo og Østre Oksrød vann- og avløpslag SA Djupeklo og Østre Oksrød vann- og avløpslag SA (DOVA) ble etablert i juni 2011. DOVA organiserer hytteeiere i det geografiske området som følger av navnet på vannlaget. Årsberetningen gjelder fra foregående årsmøte og fram til inneværende, mens regnskapet gjelder for 2014. Styret har i perioden bestått av følgende medlemmer: Leder: Ola Gjesdal Styremedlem: Anders Dahle Styremedlem: Morten Georgsen Styremedlem: Arne Corneliussen Styremedlem: Hans Gunnar Hansen Styremedlem: Ole Morten Merli Styret har siden forrige årsmøte brukt mye av tiden til å følge opp og avslutte ferdigstillelsen av VAanlegget. Den 19.12.2014 overtok vi formelt eierskap for anlegget, og dette er også den dato da garantiansvaret starter. Styret var av den oppfatning at det forelå en enighet med BA om serviceavtale, og at denne gav grunnlag for oppstart av anlegget før sommeren 2014. Samtidig ble det arbeidet for å få en endelig avtale om service på plass. Det viste seg etter sommeren at BA var av en annen oppfatning enn oss, og etter sommerferien nektet de å fortsette arbeidene sine med oppkobling av anlegget til de av medlemmene våre som allerede hadde ledning til hytteveggen. Samtidig ble ikke det nye styret orientert om dette, noe som forsinket den endelige løsingen av problemet mer enn ønskelig. Det videre arbeidet med fremføring av anlegget ble også forsinket. Etter noe forhandling og press, startet BA på nytt fortløpende tilkobling og videreutbygging av anlegget. En serviceavtale med tre års varighet ble signert med BA i slutten av september 2014. Ved årsmøtet 2014 var det to grunneieravtaler som ikke var signert (Forsvarsbygg og Br. Lie.), og anleggets fremdrift samt omkostningene for anlegget var avhengig av utfallet av disse avtalene. Utfordringen i forbindelse med kiosken i Djupeklo går i korthet ut på at det er uavklart hvem som eier grunnen der rør mot kiosken må krysse. Begge potensielle grunneiere er positive til krysningen, men Forsvarsbygg har ikke anledning til å signere en avtale før eierskapet er avklart. Denne saken er dessverre ikke løst, og Dova er ikke lenger part i denne prosessen. Brødrene Lie nektet å signere grunneieravtale, og det tilspisset seg med trusler om økonomiske krav mot styret om kompensasjon for deres tapte inntekt ved at Dova bygget ut på deres eiendom. DOVA gikk til ekspropriasjon, og dette ble av Brødrene Lie anket i flere instanser, helt til Miljøverndepartementet. Etter styrets oppfatning var dette primært med den hensikt å trenere utbyggingen, og styret var av den oppfatning at vi hadde en god sak. For å spare saksomkostninger, og for å unngå ytterligere forsinkelser i utbyggingen, ble det etter en felles befaring 5. september inngått et forlik med Brødrene Lie som sikret rett til utbygging også i dette området. Det tilkom dessverre betydelige saksomkostninger knyttet til denne ekspropriasjonsprosessen. Det har vært flere uforutsette utgifter i forbindelse med anlegget, men man har klart å dekke dette innenfor de allerede innkalte midlene på totalt 161 500 kroner fra hver andelshaver. Det har derfor ikke vært behov for innkalling av ytterligere kapital. Anlegget eies fra desember 2014 av DOVA SA, og styret har valgt å inngå avtale om forsikring med Gjensidige. Hver enkelt hytteeier har ansvar for å ivareta forsikring av kvernpumpen og rør frem til fellesanlegget, dette er normalt dekket via hytteforsikringen. Styret vil minne medlemmene om at forsikringsselskap normalt må informeres om at vann er innlagt.
3 Enkelte ikke-medlemmer innenfor området hvor DOVA har rett til å bygge ut VA-anlegg, har fremmet ønske om at grensen mellom DOVA og OHVA (Brdr. Lie) flyttes slik at de selv kan velge hvilket anlegg de vil tilknyttes. En forutsetning fra kommunen for tillatelse til utbygging var at VAselskapene kom til enighet om grensene seg i mellom. DOVA måtte da gi fra seg flere medlemmer, mot deres eget ønske, for å få en avtale med OHVA og Brødrene Lie. Styret er derfor av den oppfatning at de avtalte grensene mellom vannlagene må opprettholdes, og har signalisert dette til kommunen. DOVA SA har fått innvilget momsrefusjon på selve utbygningen av anlegget og er derfor også eier av de delene av anlegget som er fritatt for MVA, dvs frem til hyttevegg på inntakssiden, og fra og med kvernpumpen på avløpssiden. COWI har vært engasjert i en kvalitetssikringsrolle gjennom og ved avslutning av prosjektfasen og har hjulpet oss løpende underveis. Vi kjøper nå deres tjenester kun ved behov. Etter vedtak på årsmøtet 2014 har vi inngått avtale med regnskapsfører Noraccounting. Vi er svært godt fornøyd med dette samarbeidet, og alle får nå tilsendt regninger fra dette byrå. Kvalitetsmessig er anlegget bygget med robuste løsninger som skal sikre en stabil vannforsyning. Prismessig har vi endt godt ut sammenlignet med andre tilsvarende anlegg. Det har i perioden vært stor pågang fra medlemmene, men så vidt vi vet har alle fått svar innen rimelig tid. For å sikre informasjonsflyt til medlemmene, har vi kjøpt hjemmesidetjeneste fra One.com og opprettet en egen hjemmeside på www.dova.no. Hjemmesiden har vært hyppig besøkt og fungerer også som elektronisk arkiv for styresaker og avtaler. Alle medlemmer må huske å melde fra dersom de skifter epostadresse. Mange eposter har ikke kommet frem til medlemmene da deres postkasser har vært fulle. Det er medlemmenes ansvar å sørge for at styret til enhver tid har tilgang til fungerende kontaktinformasjon. Informasjon vil i tillegg legges ut på hjemmesidene. Perioden fra forrige årsmøte og fram til nå har vært arbeidskrevende for deler av styret. Det har medgått mye tid til avklaringer mot medlemmer, entreprenør og grunneiere. Etter som stadig fler av våre medlemmer tilknyttes anlegget, forventer styret at vi nå går over i en driftssituasjon med bygging av en håndfull nye stikkledninger årlig og at arbeidsbelastningen for styret etter hvert vil reduseres. Entreprenør BA-anlegg har for det meste utført et godt arbeid og vi har stort sett fått gode tilbakemeldinger fra medlemmene. Da det har vært anleggsmaskiner i sving i terrenget, må vi alle regne med å måtte rydde noe på egen tomt, bruke kvister og fliser til å dekke over rør som er synlige og i det hele tatt hjelpe naturen til å bli så pen som mulig i området vårt. Før overtakelse av anlegget ba vi alle medlemmer gå over sine eiendommer: * 23. november blir det sendt mail fra DOVA: på tide å se til tomten din, og gi oss tilbakemelding dersom det er store feil og mangler ved sluttarbeidet. * Det kommer ca. 40 klager/henvendelser fra medlemmer. De fleste dreier seg om opprydding, skader i terreng og tildekking av rør. * 16. desember er det befaring med entreprenør, COWI og representanter fra DOVA for å se på henvendelser og vurdere om klagene skal utbedres/imøtekommes. * I Overtakelsesprotokoll datert 19.12.2014 ble 19 hytter nevnt med mangler som BA-Anlegg skal utbedre innen 1. mars 2015. Disse er tilskrevet om resultatet av befaringen og hva som skal utbedres. Alle arbeider er nå sluttført.
4 * Noen av medlemmene har ikke fått svar på sin henvendelse til DOVA. Det er de henvendelser som entreprenør/ba-anlegg allerede hadde utbedret før befaring 16. desember, eller saker som har vært klar for en løsning, for eksempel at rød lampe lyste på styringsskapet. Det er tegnet en serviceavtale for hovedanlegget og kvernpumpestasjonene med BA-anlegg, varighet tre år som tilsvarer garanti tiden. Det er DOVA, og ikke medlemmene som har tegnet avtalen, og medlemmene kan derfor ikke forvente å bli besvart av BA ved henvendelse angående anlegget. På hjemmesiden vår ligger det en feilsøkehjelp, og ved feil må man sjekke alle punktene før man kontakter styret i DOVA. Det er da styrets representant som utløser en alarm til BA. Dersom feilen kunne vært løst ved å følge sjekklisten, er det medlemmet som belastes for utrykningen, anslagsvis 2-5000 kroner. Alle oppfordres derfor til å gjøre seg kjent med sjekklisten, og gjerne ha en printet versjon tilgjengelig på hytta. Etter en omfattende anbudsrunde er det tegnet avtale med rørlegger Even O. Jensen om prosjektering og tilknytning av nye medlemmer. Vi har i dag 8 interessenter, og det tegnes i disse dager kontrakt. De av våre medlemmer som grenser opp mot disse, må dessverre påregne noe graving i forbindelse med dette. DOVA hadde ved utgangen av 2014 i alt 175 medlemmer. Økonomi DOVAs økonomi er reflektert i vedlagte årsregnskap og styret mener at dette gir et korrekt bilde av selskapets økonomi. Fredrikstad, 05.06.2015 Styret
5 Sak 4: Regnskap og budsjett Resultatregnskap for 2014 DJUPEKLO OG ØSTRE OKSRØD VANN- OG AVLØPSLAG SA Note 2014 2013 Salgsinntekt 350 000 0 Annen driftsinntekt 960 0 Sum driftsinntekter 350 960 0 Lønnskostnad 1 (185 983) (79 870) Avskrivning på driftsmidler og immaterielle eiendeler 3 (45 161) 0 Nedskrivning av driftsmidler og immaterielle eiendeler 0 0 Annen driftskostnad 7 (100 881) (30 081) Sum driftskostnader (332 025) (109 951) Driftsresultat 18 935 (109 951) Annen renteinntekt 58 596 24 689 Sum finansinntekter 58 596 24 689 Annen rentekostnad (375) 0 Annen finanskostnad 0 0 Sum finanskostnader (375) 0 Netto finans 58 221 24 689 Ordinært resultat før skattekostnad 77 156 (85 262) Skattekostnad på ordinært resultat 4 (83 942) (42 829) Ordinært resultat (6 786) (128 091) Årsresultat (6 786) (128 091) Overføringer Udekket tap (6 786) (128 091) Annen egenkapital 0 0 Sum (6 786) (128 091)
6 Balanse pr. 31. desember 2014 DJUPEKLO OG ØSTRE OKSRØD VANN- OG AVLØPSLAG SA EIENDELER Note 2014 2013 Anleggsmidler Immaterielle eiendeler Sum immaterielle eiendeler 0 0 Varige driftsmidler Tomter, bygninger og annen fast eiendom 3 27 051 593 9 451 805 Sum varige driftsmidler 27 051 593 9 451 805 Finansielle anleggsmidler Sum finansielle anleggsmidler 0 0 Sum anleggsmidler 27 051 593 9 451 805 Omløpsmidler Sum varer 0 0 Fordringer Kundefordringer 6 34 044 0 Andre fordringer 51 937 15 000 Sum fordringer 85 981 15 000 Investeringer Sum investeringer 0 0 Bankinnskudd, kontanter og lignende 2 115 047 5 552 722 Sum bankinnskudd, kontanter og lignende 2 115 047 5 552 722 Sum omløpsmidler 2 201 028 5 567 722 Sum eiendeler 29 252 621 15 019 527
Noter 2014 DJUPEKLO OG ØSTRE OKSRØD VANN OG AVLØPSLAG SA Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak. Salgsinntekter Inntektsføring ved salg av varer skjer på leveringstidspunktet. Tjenester inntektsføres etter hvert som de leveres. Fordringer Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. I tillegg gjøres det for øvrige kundefordringer en uspesifisert avsetning for å dekke antatt tap. Varige driftsmidler Varige driftsmidler balanseføres og avskrives over driftsmidlenes levetid dersom de har antatt levetid over 3 år og har en kostpris som overstiger kr 15.000. Direkte vedlikehold av driftsmidler kostnadsføres løpende under driftskostnader, mens påkostninger eller forbedringer tillegges driftsmidlets kostpris og avskrives over driftsmidlenes levetid. Skatt Skattekostnaden i resultatregnskapet omfatter både periodens betalbare skatt og endring i utsatt skatt. Utsatt skatt er beregnet med 27% på grunnlag av de midlertidige forskjeller som eksisterer mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier, samt ligningsmessig underskudd til fremføring ved utgangen av regnskapsåret. Skatteøkende og skattereduserende midlertidige forskjeller som reverserer eller kan reversere i samme periode er utlignet og skattevirkningen er beregnet på nettogrunnlaget. Samvirkeforetak betaler formuesskatt med 0,3%
Note 1 Lønnskostnader etc Spesifikasjon av lønnskostnader 2014 2013 Arbeidsgiveravgift 22 983 9 870 Andre relaterte ytelser 163 000 70 000 Sum 185 983 79 870 Foretaket har ikke ansatte Note 2 Andelskapital Selskapets andelskapital er kr 1 050 000 fordelt på 175 andeler à kr 6 000. Annen innskutt egenkapital representerer 173 andeler innhentet 1. innkalling kr 77.500, 173 andeler 2. innkalling kr 50 000 og 172 andeler 3. innkalling kr 34 000. I tillegg betaler medlemmer som trer inn etter juni 2012 en overkurs på andelen på kr 3 000. Note 3 Spesifikasjon av varige driftsmidler Spesifikasjon varige driftsmidler Bygninger og annen fast eiendom Anskaffelseskost 1.1.2014 Tilgang i året 27 096 754 Avgang i året 0 Anskaffelseskost 31.12.2014 27 096 754 Akkumulerte avskr. 31.12.2014 (45 161) Balanseført verdi pr. 31.12.2014 27 051 593 Årets avskrivninger (45 161) Økonomisk levetid 50,0 år Avskrivningsplan: Lineær 2 % Note 4 Skatt Grunnlag for beregning av skatt 2014 2013 Ordinært resultat før skattekostnad 77 156 +/ Permanente forskjeller 375 +/ Årets endring i midlertidige forskjeller (1 038 709) Årets skattegrunnlag (961 178) Formueskatt samvirkeforetak 83 942 Sum 83 942 Skattekostnad i resultatregnskapet 83 942 Betalbar skatt i skattekostnad 83 942 Betalbar skatt i balansen 83 942
Note 5 Midl. forskjeller Utsatt skatt/skattefordel Utsatt skatt/utsatt skattefordel i balansen avsettes på grunnlag av forskjeller mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier i henhold til norsk regnskapsstandard for skatt. Midlertidige skatteøkende og skattereduserende forskjeller som kan utlignes er nettoført. Midlertidige forskjeller knyttet til: 01.01.2014 31.12.2014 Endring Anleggsmidler 1 038 709 (1 038 709) Skattemessig fremførbart underskudd (111 711) (1 072 889) 961 178 Netto forskjeller (111 711) (34 180) (77 531) Skattereduserende forskjeller som ikke kan utlignes 111 711 34 180 77 531 Sum midlertidige forskjeller 0 0 0 Utsatt skattefordel 31.12.14. basert på 27% 0 0 0 Ut fra forsiktighetshensyn balanseføres ikke utsatt skattefordel på kr 9 229 Note 6 Kundefordringer Kundefordringer er vurdert til pålydende, nedskrevet med forventet tap på fordringer. Det er ikke tapsført kundefordringer i løpet av 2014. Spesifikasjon kundefordringer 2014 2013 Kundefordringer til pålydende 34 044 Avsatt til dekning av usikre fordringer Netto oppførte kundefordringer 34 044 Note 7 Revisjonshonorar Revisjon og andre tjenester Kostnadsført revisjonshonorar for 2014 utgjør kr 12 570. Honorar for annen bistand utgjør kr 25 425.
7 DOVA - Budsjett 2015 (eks MVA) Forsikring - ansvar og skade 49000 Forsikring - styreansvar 2000 Strøm 120000 Regnskap 40000 Formuesskatt samvirkeforetak 87000 Revisjon, konsulent 20000 Drifts- og vedlikeholdsavtale 250000 Ekstern bistand, COWI, jurist 30000 Kjøregodtgjørelse 20000 Styregodgjørelse 99000 717000 Styret innstiller på en kostnad for Vann- og avløpstjenester for det enkelte medlem som utgjør kr 4.875.- inkludert MVA (3900,- uten MVA). Styret legger med dette opp til et lite underskudd ( ca kr 30.000,-) som begrunnes med: Vi forventer i løpet av 2015 nye medlemmer som vil tilføre andelskapital og medlemsavgift. Det er noe usikkerhet beheftet til budsjettet, da vi foreløpig ikke har hatt et normalt driftsår, og at vi slik sett fremdeles er midt i en bratt læringskurve. Forslag til vedtak: Budsjettet vedtas, og det nye styret gis fullmakt til å utøve skjønn i forhold til budsjettets rammer.
8 Sak 5: Anvendelse av disponible midler i selskapet, herunder utdeling til medlemmene Selskapet er fremdeles i en etableringsfase og styret er av den oppfatning at selskapet skal beholde alle disponible midler. Forslag til vedtak: Styrets forslag vedtas. Sak 6: Fastsetting av honorar til styret og revisor Honorar til styret Deler av styret har nedlagt svært mye arbeid i avslutningen av prosjektfasen frem til desember 2014, men også etter dette. Dette har fremdeles hatt et omfang som er større enn det man må forvente at et ordinært styrearbeid vil være når anlegget går over i en normal driftssituasjon. Også det siste året har særlig tre medlemmer som har nedlagt mye arbeid og de foreslås derfor honorert med 30.000 kroner hver, til Ola Gjesdal (styrets leder), Anders Dahle (prosjektansvarlig) og Hans Gunnar Hansen (økonomiansvarlig). Øvrige styremedlemmer foreslås honorert med kr. 3.000 hver. Styret senker med dette honoraret for dem som har hatt størst belastning i forhold til 2014, men ser at alle styremedlemmer påføres en ikke ubetydelig belastning som vi mener bør reflekteres i honoraret. Forslag til vedtak: Styrets forslag vedtas. Honorar til revisor m.m. Det antas at kostnader til revisjon og andre tjenester for 2015 vil ligge noe lavere enn for 2014, i alt kr. 20.000. Sak 7: Andre innkommende saker 7.1 Medlemskontingent Bakgrunn: I følge vedtektenes 7 skal årlig kontingent besluttes av årsmøtet etter forslag fra styret. Styret har laget et overslag over forventede kostnader for neste år, og foreslår at det faktureres kr. 4.750 inklusive mva, som inkluderer pålagt serviceavtale med BA på kroner 1.750 inklusive mva. DOVA har som kjent oppnådd momsrefusjon på byggingen av selve anlegget, og dette forutsetter at vi har avgiftspliktig utgående omsetning. Vedtektene bestemmer at alle medlemmer skal faktureres lik pris, dette videreføres. Når det gjelder de faktiske driftsutgiftene så er det særlig to forhold som vil være kostnadsdrivende, det er fremdeles usikkerhet rundt strømutgifter til å drifte selve anlegget, og her må vi fremdeles regne med en innkjøringsperiode. Det andre er at vi fremdeles, gitt at anlegget er nyoppstartet, må påregne utilsiktede utgifter til drift og service. Forslag til vedtak: Styrets forslag til årskontingent for 2015 vedtas. Videre gis styret fullmakt til å forskuttere fakturering av årskontingent for 2016 dersom de faktiske driftsutgiftene gjør dette nødvendig før neste årsmøte.
9 7.2 Pris på nye innmeldinger Bakgrunn: Dagens medlemmer av DOVA har vært med på å finansiere hele utbygningen og også tatt en risiko ved å melde seg inn før tillatelser mv. var gitt. Vedtektene regulerer prinsipper for prissetting av nye medlemskap og bestemmer også at årsmøtet kan vedta tilleggskostnader for nye tilkoblinger. Sett i lys av ovenstående samt generell prisstigning foreslår styret at nye tilkoblinger i inneværende år skal koste 200.000 kroner, og reguleres med 2,5% per påfølgende år. Det er styrets intensjon at nye medlemmer skal tilføre DOVA midler som enten kan brukes til å dekke driftsutgifter eller til tilbakebetaling til medlemmene. Medlemskap i DOVA, for nye medlemmer, er som tidligere fastsatt til 9000 kroner. Forslag til vedtak: Styrets forslag vedtas. Sak 8: Fastsetting av arbeidsplan for kommende år Styret utarbeider heller ikke i år en formell arbeidsplan, men styret vil arbeide videre med ferdigstillelse av anlegget samt etablering av driftsrutiner som danner grunnlaget for arbeidsplaner i ordinær drift. Sak 9: Valg av styreleder Styreleder tar ikke gjenvalgvalg, valgkomiteen presenterer sitt forslag i møtet. Sak 10: Valg av styremedlemmer Følgende styremedlemmer sitter ett år til: Arne Corneliussen (Østre Oksrød) Anders Dahle (Djupeklo) Hans Gunnar Hansen (Djupeklo) Følgende medlemmer er på valg for to år: Øystein Haram Bernt Aas Gunnar Skjøld Sak 11: Valg av valgkomite (2 medlemmer) Valgkomiteen har bestått av følgende: Kjell Andersen (Østre Oksrød) Wenche Nyborg Birkeland (Djupeklo) Valgkomiteen tar gjenvalg. Sak 12: Valg av revisor Etter anbefaling fra revisor Jøntvedt, har det fremkommet at selskapet ikke er revisjonspliktig. Styret har hatt god bistand fra revisor for å planlegge selskapets strukturelle oppbygging, og har valgt å kjøpe revisjonstjenester også ut 2015. Vi har etter vedtak i Årsmøtet 2014 inngått avtale med regnskapsbyrået Noraccounting og styret anbefaler derfor at vi avvikler avtalen med Revisor fra nyttår 2016.
10 Forslag til vedtak: Styrets forslag vedtas. Gjennomgang av anleggets funksjon og feilsøking.