Rapport fra UHR-utvalg for vurdering av mal for rapportering av studiepoeng

Rapport fra UHR-utvalg for vurdering av mal for rapportering av studiepoeng

1 Forord Utvalg for vurdering av mal for rapportering av studiepoeng ble opprettet etter initiativ fra Kunnskapsdepartementet. Bakgrunnen for departementets initiativ var Riksrevisjonens revisjon av utdanningsinstitusjonenes regnskaper for 2005. I alt ble 14 universiteter og høgskoler kontrollert for data som ligger til grunn for finansieringsmodellen. Riksrevisjonen avdekket at en rekke institusjoner manglet skriftlige rutiner for tildeling, sletting og kontroll av tilgangsrettigheter til sine studieadministrative systemer. Departementet ønsket på bakgrunn av dette å nedsette en arbeidsgruppe som skulle utrede rutiner og retningslinjer for rapportering av studiepoeng. Utvalg for vurdering av mal for rapportering av studiepoeng ble oppnevnt og sammensatt av UHRs administrasjonsutvalg i møte 06.10.06. Utvalget har hatt følgende sammensetning: Direktør Nils Dugstad, Universitet for miljø- og biovitenskap (leder) Rådgiver Steinar Vestad, Universitetet i Bergen Førstekonsulent Berit Kletthagen, Høgskolen i Lillehammer Rådgiver Martin Sagen, Høgskolen i Oslo Studiesjef Kjetil Solvik, Norges musikkhøgskole Rådgiver Kjersti Sandsdalen, Kunnskapsdepartementet (KD) (observatør) Sekretariatsfunksjonen har vært delt mellom Høgskolen i Agder og Universitet for miljø- og biovitenskap og representert ved følgende: Rådgiver Turid Høgetveit, Høgskolen i Agder Rådgiver Ole-Jørgen Torp, Universitet for miljø- og biovitenskap I tillegg deltok sekretær for administrasjonsutvalget i UHR seniorrådgiver Sigrid Tollefsen på de to første utvalgsmøtene. Arbeidsgruppa har til sammen hatt 5 møter på følgende tidspunkt: 22.11.06, 20.12.06, 17.01.07, 09.02.07 og 22.03.07. På deler av møtet den 20.12.06 deltok også avdelingsdirektør i KD, Arne Lunde, for å presisere departementets bestilling til utvalget. På deler av møtet den 17. januar møtte avdelingsdirektør Kari Murberg Martinsen fra Riksrevisjonen. Hun orienterte om Riksrevisjonens kontroll av universiteter og høgskoler i 2005 og de funn som besøkene avdekket. Frist for levering av rapport til departementet var satt til 1. februar 2007. På bakgrunn av at utvalget kom sent i gang med sitt arbeid, ble det bedt om to måneders utsettelse. I brev fra Kunnskapsdepartementet datert 15.12.06 ble fristen for rapportering forlenget til 1. april 2007. Oslo 31.03.07 Nils Dugstad Steinar Vestad Martin Sagen Kjetil Solvik Berit Kletthagen leder Turid Høgetveit Sekretær Ole-Jørgen Torp Sekretær 2

2 Mandat Utvalg for vurdering av mal for rapportering av studiepoeng skulle vurdere og komme med tilråding om en mal for rapportering av studiepoeng fra institusjonene til KD via DBH. Iflg. brev fra UHR datert 27.10.06 skal utvalget tilrå mal etter følgende kriterier: - Malen skal gi grunnlag for studiepoengsdata som er korrekte og tilfredsstiller krav og definisjoner fra KD. Data skal være konsistente over tid og på tvers av sektoren - Malen må innebære gode rutiner og retningslinjer for kontroll av data ved institusjonen, adgangsbegrensninger til data og generell sikkerhet samt forankring av dette i institusjonens styre/ledelse - Malen må innebære rutiner og retningslinjer som er effektive og ikke legger beslag på unødige ressurser, og er fleksible slik at man kan håndtere endringer i rapporteringskrav, datasystemer osv. - I lys av gjeldende regler fra Riksarkivet og bestemmelsene om arkivering av regnskapsmateriale, vurdere problemstillingen knyttet til bevaring og kassasjon av eksamensbesvarelser Kriteriene kan være kryssende og utvalget skal diskutere fordeler og ulemper. Utvalget skal kunne fremme forslag til endringer i administrative rutiner, herunder presisering av regelverk/definisjoner og krav til datasystemer. Utvalget skal også vurdere om malen for rapportering av studiepoeng har overføringsverdi og kan brukes på andre områder av rapporteringen til DBH og KD. Det vil være naturlig at utvalget har kontakt med Riksrevisjonen, og man kan også hente erfaring fra andre sektorer. På forespørsel fra utvalget utdypet Kunnskapsdepartement i notat datert 11.12.06 bakgrunnen for opprettelsen av utvalget samt konkretiserte utvalgets oppgave til å skulle utarbeide en mal og skape felles forståelse for hvordan man best kan håndtere innrapportering av data. I notatet uttrykker departementet at det skal utarbeides mal for: 1. Rutiner for håndtering / kontroll av tilgangsrettigheter til studieadministrative systemer. 2. Rutiner for kontroll og verifikasjon av data som sendes til DBH, dvs. kontroll av at de data som sendes til DBH er i samsvar med de data som ligger i det studieadministrative systemet. En mal for rapportering av studiepoeng er utgangspunktet for arbeidet, men departementet legger til grunn at det blir vurdert hvordan resultatet kan anvendes også på andre aktivitetsdata. 2.1 Presiseringer og utdyping av mandatet Den 20.12.06 deltok avdelingsdirektør i KD, Arne Lunde, på møte i utvalget og orienterte generelt om rutinene fra KD og hva Riksrevisjonen har skrevet i sine dokumenter til KD. Dette ble presentert som følger: 1. Dokumentasjon må foreligge, eksamensprotokoller må underlegges samme type kontroll og lagring som regnskapsbilag 2. Systemer for å håndtere data må være tilfredsstillende 3. Det må finnes skriftlige rutiner på alt som skjer fra innlegging til rapportering. Disse må være etterprøvbare og sporbare 4. Etterlevelse. Det må være personell som etterfølger rutinene og har kompetanse på rutinene. 5. Det bør også foreligge kvalitetssikringsrutiner som kan være en systemrevisjon på hele systemet. Utvalget var enig i å legge KDs presiseringer til grunn for det videre arbeidet med malen. På møte 09.02.07 diskuterte utvalget hvorvidt malen kun skulle definere skriftlige rutiner som grunnlag for kontroll. Utvalget ble imidlertid enig om å se på muligheten for å legge kontrollfunksjoner og 3

godkjenningsrutiner direkte til datasystemene (FS/MSTAS). Dette inngår ikke i mandatet, men utvalget velger likevel å se på om det kan være en gevinst i å utvikle selve datasystemet til også å håndtere elektroniske kontrollfunksjoner. Dette må selvsagt drøftes med systemutviklerne i FS/MSTAS. Utvalget har på flere møter diskutert hvilket detaljeringsnivå utvalget skulle foreslå for malen og eventuelle forslag til rutinebeskrivelser og sjekklister. Kjersti Sandsdalen fra departementet fremhevet at malen skulle være konkret, men ikke for detaljert. Samtidig mente hun at malen burde være fleksibel nok til å kunne benyttes på alle læresteder. 2.2 Avgrensning av mandatet I og med at en egen arbeidsgruppe i regi av Riksarkivet (arkivarbeidsgruppa) har arbeidet med problemstillingen om bevaring av eksamensbesvarelser i universitetssektoren, har utvalget ikke gått inn på bestemmelsene om arkivering av eksamensbesvarelser og vurdering av problemstillingen knyttet til bevaring og kassasjon av eksamensbesvarelser, jf. utvalgets mandat. Utvalget har kun forholdt seg til gjeldende regler for kassasjon av eksamensbesvarelser m.v. ved høgskoler (brev fra Riksarkivet datert 14.12.84) og nye regler for universiteter og vitenskapelige høgskoler datert 13.3.7. Utvalget kan ikke se noen ytterligere behov for oppbevaring av eksamensbesvarelser enn de som er fastsatt av Riksarkivet, samt andre administrative og forvaltningsmessige grunner som ikke ligger innefor utvalgets mandat. 3 Problemstillinger I forbindelse med utvalgets arbeid med selve malen, har flere viktige problemstillinger vært drøftet underveis. De viktigste problemstillingene har vært knyttet til emner, studieprogram og i hvilken form dokumentasjonen på avlagte studiepoeng skal foreligge. 3.1 Emne og studieprogram Utvalget har drøftet følgende problemstillinger knyttet til emne og studieprogram: - Hvilke tema / faglig nivå skal kunne utløse studiepoeng? Skal det for eksempel kunne gis studiepoeng for studentdemokratideltakelse? Hvor går grensen mellom videregående skoles nivå og formell kompetanse på universitets- og høgskolenivå? - Hvordan definere et emnes primæretilknytning til et studieprogram? Behov for klarere regler for at institusjonene skal gjøre dette likt og for å unngå kreativ bokføring (som for eksempel definere det studieprogram som er registrert med den finansieringskategori som gir mest økonomisk uttelling for institusjonen) - Skal det være anledning til å endre emnets hovedtilknytning til studieprogram? Er det aktuelt at emnets hovedtilknytning varierer fra år til år, eller skal denne koblingen settes en gang for alle? - Hvordan skal hovedtilknytning for emner som inngår i program med ulik finansieringskategori settes? - Er hovedtilknytning til studieprogram problematisk for emner i 5-årige masterprogram? - Bør det opprettes doble sett med emnekoder for emner som inngår: både i ordinære studieprogram og i betalingsstudier i programmer med ulik finansieringskategori - Skal det opprettes flere studieprogramkoder for samme studium som tilbys både som ordinært studium og betalingsstudium? - Hva skal inngå i finansieringen? Skal alle typer finansieringskilder trekkes fra (for eksempel NORADmidler?) Hoveddiskusjonen i utvalget har vært knyttet til hvorvidt studiepoengrapportering bør rapporteres på den enkelte students registrerte studieprogram eller på emnets primære studieprogramtilknytning. Det inngår ikke i utvalgets mandat å komme med noen konklusjoner på dette. Alle medlemmene i utvalget har likevel ment at dette spørsmålet var så grunnleggende at det ikke var mulig å komme utenom diskusjonen. 4

Det er emnet som er den resultatbærende enhet i form av studiepoenguttelling. Pr. i dag skjer studiepoengproduksjon i finansieringskategorien til det studieprogrammet hvor emnet har sin primære tilknytning. Et emne kan kun ha sin primære tilknytning til ett studieprogram. Iflg. DBHs beskrivelse av emnets tilknytning til studieprogram, er emnets primære tilknytning stor sett det studieprogrammet der flest studenter er registrert og tar eksamen. I tillegg skal emnet iflg. DBH i størst mulig grad knyttes til hovedprogrammene; bachelorprogram, masterprogram etc. Hvilket studieprogram et enkelt emne tilknyttes er viktig for den enkelte institusjon fordi denne tilknytningen bestemmer uttellingen i finansieringsmodellen. Utvalget er usikre på hvordan definisjonen av emnes primære tilknytning skal tolkes og tror at flere av institusjonene også vil være det. Noen av institusjonene justerer emnets primære tilknytning fra år til år avhengig av antall studenter fordelt på studieprogram, mens andre ikke gjør det. Det er også nærliggende å tenke at noen institusjoner vil kunne utnytte systemet ved å velge det studieprogrammet som er plassert i den høyeste finansieringskategori, i alle fall dersom det er tvil om plassering. Uansett vil det ofte være skjønn som ligger til grunn. En rettferdig og riktig plassering er derfor vanskelig etter gjeldende modell. Utvalget vil anbefale KD å komme med en klarere definisjon på hvordan primærtilknytningen for emner til studieprogram skal tolkes. Videre bør institusjonens praksis følges opp i styringsdialogen med KD Allerede i dag rapporterer institusjonene avlagte studiepoeng til DBH etter to metoder: 1. Studiepoengproduksjon, fordelt på studieprogram der studenten er aktiv på eksamenstidspunktet. 2. Studiepoengproduksjon, fordelt på studieprogram som emnene primært tilhører. Det er metode 2 som normalt ligger til grunn for institusjonenes resultatuttelling. I og med at institusjonene rapporterer etter begge metoder, er det etter dagens rapporteringssystem mulig å legge metode 1 som grunnlag for uttelling i finansieringsmodellen. Utvalget vil påpeke at vi ikke har gjort en grundig utredning om den ene eller andre modellen bør benyttes. Ingen av modellene vil være uten fordeler og ulemper. Utvalget anbefaler KD å utrede denne saken nærmere. Når det gjelder finansieringsprosenten til studieprogrammene har institusjonene i utvalget litt forskjellig praksis og utvalget vil anbefale KD å følge opp mot institusjonen hvordan denne finansieringsprosenten fastsettes og hvilke type kostnader institusjonen mener skal inngå. 3.2 Dokumentasjon på avlagte studiepoeng Flere av institusjonene har i løpet av de siste årene hatt besøk av Riksrevisjonen for kontroll av rutiner og revisjon. Avdelingsdirektør Murberg i Riksrevisjonen forklarte utvalget at de hadde bedt om den enkelte students eksamensbesvarelse som grunnlag til studieproduksjon. En slik praksis vil i mange tilfeller være lite hensiktsmessig og mange typer praktiske og muntlige eksamener vil det ikke foreligge en besvarelse. Utvalget er derfor av den oppfatning at det vil være tilstrekkelig med sporbarhet i koblingen mellom student og kandidat på institusjonens bilag i forbindelse med studiepoengsproduksjon. Bilaget vil da typisk være en fremmøteprotokoll som inneholder koblingen eller kandidatnummer og student, og sensurprotokollen som inneholder koblingen mellom kandidatnummer og resultat. En sensurprotokoll hvor navnet fremgår sammen med karakteren vil også være tilstrekkelig. 3.4 Andre problemstillinger Utvalget har også vært innom andre problemstillinger som for eksempel - Videregående skole nivå kontra høgskole/universitetsnivå? - Utvekslingsstudenter og hvordan vi forholder oss til det? 5

- Bestått grensen har flyttet seg? - Har nivået på emnene blitt lavere og grunnene til dette? - Hva fastsetter antall studiepoeng hvem kontrollerer dette? - Studenter med flere studieretter rapporteres i dag forskjellig fra FS og MSTAS Utvalget mener at dette er viktige tema som burde vært utredet videre, men har ikke lagt vekt på dette siden det lå utenfor mandatet. Utvalget vil derimot anbefale KD og se nærmere på disse temaene. 4 Mal Forslag til mal er utarbeidet på bakgrunn av utvalgets mandat. Malen er ment å skulle tilfredsstille de krav og definisjoner som er satt fra departementet, og som gjelder generelt for alle høgskoler og universitet. Den tar for seg de elementer hvor utvalget mener det er behov for dokumentasjon og kontroll av data for derved å gi grunnlag for korrekt rapportering av studiepoeng. Malen er satt opp med fokus på at: 1. Dokumentasjon må foreligge, eksamensprotokoller må underlegges samme type kontroll og lagring som regnskapsbilag 2. Systemer for å håndtere data må være tilfredsstillende 3. Det må finnes skriftlige rutiner på alt som skjer fra innlegging til rapportering. Disse må være etterprøvbare og sporbare 4. Etterlevelse. Det må være personell som etterfølger rutinene og har kompetanse på rutinene. 5. Det bør også foreligge kvalitetssikringsrutiner som kan være en systemrevisjon på hele systemet. Utvalget ser for seg at malen skal legges til grunn for utarbeiding av skriftlige rutiner, retningslinjer og kontroll på den enkelte institusjon, for eksempel i form av en elektronisk håndbok for den tilhørende funksjonaliteten i FS/MSTAS. 4.1 Forankring av rapportering 4.1.1 Styrets ansvar / Forankring i institusjonen I henhold til instruks for økonomiforvaltningen må institusjonene beskrive hvordan interne rutiner og kontroll for registrering og rapportering av datagrunnlaget til finansieringssystemet blir forankret ved egen institusjon. Rutinebeskrivelsene må forankres i styret ved institusjonen. Utvalget legger til grunn at disse rutinene har samme status som økonomireglementet og må forvaltes der etter. Vanlige prinsipper for delegasjon må gjelde for plassering av ansvar for registrering og rapportering. 4.1.2 Styrets ansvar Styret ved institusjonen er ansvarlig for data som blir rapportert til DBH. Frem til i dag har en godkjenning av tallene blitt foretatt i behandlingen av årsrapport og budsjettdokumenter etter til en hver tid fastlagte maler og tidsfrister fra KD. Styrets ansvar er i første rekke på systemnivå og de har ansvar for at dette fungerer. 4.1.3 Kontrollmiljø og etterlevelse Utvalget anbefaler å legge flere manuelle kontrollfunksjoner og godkjenningsrutiner direkte til datasystemene (FS/MSTAS) både av effektivitetshensyn og med tanke på mulig reduksjon av menneskelige feil. Dette vil kreve videreutvikling og tilrettelegging av datasystemene. Institusjonene må sørge for at alle nye studieadministrative saksbehandlere gjennomgår opplæring. Opplæringen skal ha slikt innhold og omfang at de ansatte settes i stand til og føler seg trygge på de rutinene de skal utføre i sitt arbeid og ut i fra de rettighetene man har i datasystemene. Opplæringen skal føre til at de ansatte har en forståelse av hvordan systemene fungerer i organisasjonen og hvilken rolle den enkelte saksbehandler har. 4.2 Tilgangsrettigheter til studieadministrative systemer 6

4.2.1 Kontroll av tilgang I henhold til instruks for økonomiforvaltningen må institusjonene ha utarbeidet rutinebeskrivelser og avklart ansvarsfordeling for hvordan brukere og saksbehandlere som trenger de nødvendige tilganger for å kunne utføre arbeidet sitt gjennomføres. Samtidig er det viktig at det kun er et begrenset antall brukere som har tilgang til kritiske roller i systemet, som for eksempel å ha tilgang til å endre i eksamensprotokollen. Institusjonene må bare gi tilgang til sine nettverk til de som til en hver tid er ansatt i en stilling som krever det. Det må sørges for at det fins rutiner for avvikling av adgangsrettigheter for ansatte som går i permisjon, over i annen type stilling eller slutter i institusjonen. Studieadministrative datasystemer er plassert i et UNIETTs driftsmiljø eller andre driftsmiljøer med store krav til sikkerther, og det medfører en kontroll med hvilke maskiner som får tilgang til datasystemene. Dette utgjør en ekstra sikkerhet. Utvalget anbefaler også at institusjonene utpeker en hovedansvarlig på institusjonen som har et overordnet ansvar for kontroll av tilgangsrettigheter i FS/MSTAS. Utvalget anbefaler at det utvikles funksjonalitet i FS/MSTAS for elektronisk godkjenning og oppfølging av tilgangsrettigheter. Alternativt må institusjonene ha et system i form av tilgangsskjema/sluttskjema for oppretting eller ved endring av brukerens roller. Utvalget anbefaler at tilgang til FS/MSTAS bare gis til brukere som har gjennomført opplæring eller der hvor opplæring er planlagt gjennomført i løpet av kort tid. 4.2.2 Kontroll av roller Noen av dataene i FS/MSTAS er spesielt viktige og beskyttes spesielt. Det gjelder bl.a. eksamensdata som inngår i finansieringsmodellen til KD. Alle resultater flyttes over til egne tabeller når behandlingen av en eksamen er ferdig. Rapportering av studiepoeng hentes kun fra eksamensprotokollen, og det er bare et fåtall personer ved institusjonen som skal ha adgang til å kunne endre disse dataene, disse tildeles en eller flere spesielle roller. Utvalget anbefaler at institusjonen vedlikeholder en oversikt over hvilke brukere som har disse rollene og FS/MSTAS burde loggføre endringer i roller. 4.3. Grunnlagsdata Malen baseres på dagens finansieringsmodell. Se avsnitt 3.1 for utvaglets problemstillinger rundt dette. 4.3.1 Emner (ansvar og kontroll) Iflg. dokumentasjon fra DBH defineres et emne som minste resultatbærende enhet i form av studiepoengsuttelling. Alle emner må defineres med riktig antall studiepoengomfang (omfang = arbeidsmengde) med utgangspunkt i 60 studiepoeng normert fulltidsstudium pr. år. Alle emner på videregående skoles nivå skal ha 0 studiepoeng. Faglig innhold må være kvalitetssikret av ansvarlig fagmiljø. I forhold til finansieringsmodellen skal hvert emne kun tilordnes ett studieprogram, definert som primær tilknytning / dets hovedtilhørighet. I størst mulig grad skal emner knyttes til hovedprogrammene bachelorprogram, masterprogram etc. jf. dokumentasjon av datainnholdet (emner) i DBH. Eventuell faglig overlapp mellom emner må registreres (emnekjede/vektingsreduksjon). Ved overlapp vil da studentens individuelle studiepoeng bli rapportert. Prinsippet er at institusjonen skal få uttelling for de studiepoeng som studenten får uttelling for. Det skal tas hensyn til studiepoengreduksjon. Det er kun tilvekst av studiepoeng som skal rapporteres. Studiepoeng som institusjonens utvekslingsstudenter tar i utlandet skal ikke rapporteres. For eksamener på studieprogram som er organisert i et samarbeid med annen utdanningsinstitusjon, er det den institusjonen hvor eksamen tas som skal rapportere eksamensdata. 7

Utvalget anbefaler at institusjonen må ha skriftlig rutine/dokumentasjon som beskriver ansvar og prosedyre for registrering av nye emner i FS/MSTAS. Forslag til sjekkliste ved oppretting av emner finnes i vedlegg. Utvalget anbefaler at det ved opprettelse av nye emner registreres når (dato) og hvilket organ (f.eks. fakultetsstyret) som har godkjent opprettelsen av emnet. Utvalget anbefaler også at FS/MSTAS utvikler mulighet for registrering av slike opplysninger direkte. Alternativt bør det fylles ut emneskjema som inneholder felt for slike opplysninger. 4.3.2 Studieprogram (ansvar og kontroll) Iflg. dokumentasjon fra DBH defineres studieprogram som en gitt samling emner som studenter kan tas opp til og få studierett på. Studieprogram skal knyttes til studienivå (lavere grad, høyere grad, mastergrad, profesjonsstudium, doktorgrad, videreutdanning, høgskoleutdanning, uspesifisert nivå) og fagområde (helsefag, jus, medisin, musikk osv.) Egenfinansieringsprosent for studieprogrammet må defineres. Denne prosenten beregnes ut fra institusjonens finansiering i forhold til den totale prisen i finansieringssystemets kategorier A-F. Institusjonens finansiering er differansen mellom den totale prisen i finansieringssystemet og den eksterne finansieringen. Finansieringsprosent på 100 % betyr ingen ekstern finansiering. Finansieringsprosent på 0 % betyr full ekstern finansiering. KD har utarbeidet en detaljert beskrivelse av hvordan beregning av prosenten foretas (2005). Dersom samme program arrangeres med ulik finansiering, skal dette rapporteres som to ulike program, med ulik studieprogramkode. KD tilordner finansieringskategori for nye studieprogram (A F) på bakgrunn av fagområde (og nivå). Utvalget anbefaler at det må forefinnes skriftlig rutine/dokumentasjon på alle institusjoner som beskriver ansvar og prosedyrer for registrering av nye studieprogram i FS/MSTAS. Forslag til hvilke data finnes i vedlagte sjekkliste for godkjenning av studieprogram. Utvalget anbefaler at FS/MSTAS utvikler funksjonalitet slik at godkjenninger kan gjøres direkte der. Alternativt må det foreligge et skjema hvor disse opplysningene blir fylt ut. Utvalget anbefaler at det ved opprettelse av nye studieprogram registreres når (dato) og hvilket organ (for eksempel styret) som har godkjent opprettelsen av studieprogrammet. Utvalget anbefaler også at FS/MSTAS utvikler mulighet for registrering av slike opplysninger direkte. 4.4 Studentdata Studentdata er sammen med emnedata grunnlagsdata for produksjon av studiepoeng. I DBHs dokumentasjon under eksamen defineres studentkategoriene som studenter med studierett og studenter med eksamensrett. Personer uten studierett regnes ikke med i departementets finansieringsmodell. Institusjonen må ha rutiner for å sikre at kvaliteten på studentdata er bra. 4.4.1 Opptak Det foreligger per i dag mange forskjellige regler knyttet til opptak til studieprogram i form av lover og regler samt lokalt bestemte regler. Utvalget vil ikke tilrå noe spesielt under dette punktet. 4.4.2 Studenter (ansvar og kontroll) En person regnes som student dersom vedkommende har minst en gyldig studierett ved institusjonen, og rapporteres på programmet der vedkommende er aktiv/tar eksamen. Personer uten studierett regnes ikke med i departementets finansieringsmodell (for eksempel privatist). FS/MSTAS regulerer dette. Utvalget anbefaler at det forefinnes skriftlig rutine som beskriver ansvar og prosedyre for vedlikehold av studenters studierett(er). Utvalget har ikke noe forslag til hvordan disse bør se ut. 4.5 Eksamen 8

Universiteter og høyskoler skal sørge for at studentenes kunnskaper og ferdigheter blir prøvet og vurdert på en upartisk og faglig betryggende måte. Vurderingen skal også sikre det faglige nivå ved vedkommende studium, jf. Lov om universiteter og høgskoler 3-9. 4.5.1 Avvikling (ansvar og kontroll) Utvalget anbefaler at det må forefinnes skriftlig rutine/dokumentasjon på alle institusjoner som beskriver ansvar og prosedyre for avvikling av eksamen. 4.5.2 Sensur (ansvar og kontroll). Utvalget anbefaler at det må forefinnes skriftlig rutine/dokumentasjon på alle institusjoner som beskriver rutiner for oppnevning av sensor(er). 4.5.3 Protokoll (ansvar og kontroll) Dokumentasjon/sensurprotokoll skal være underskrevet av alle sensorene som deltar ved sensurarbeidet. Original protokoll skal oppbevares som bilag og underlegges arkivrutiner. Iflg. gjeldende arkivregler, skal disse oppevares for alltid (brev fra Riksarkivet datert 14.12.84 og brev fra Riksarkivaren datert 13.3.07). Utvalget anbefaler at det må forefinnes skriftlig rutine/dokumentasjon på alle institusjoner som beskriver ansvar og prosedyre for undertegning og oppbevaring av protokoll. Utvalget anbefaler at fremmøtelister og sensurprotokollene oppevares i brannsikre skap i 10 år eller frem til avlevering til Riksarkivet. Utvalget mener at fremmøtelister sammen med sensurprotokollen er det som er institusjonen bilag for produsert studiepoeng. 4.5.4 Registrering i det studieadministrative systemet(ansvar og kontroll) Utvalget anbefaler at det må forefinnes skriftlig rutine/dokumentasjon på alle institusjoner som beskriver ansvar og prosedyre for registrering av sensur i FS/MSTAS. Protokoll skal fungere som bilag for registrering av sensur. Utvalget er kjent med at det per i dag finnes i FS et system for kontroll av tastekontroll. Utvalget anbefaler at punching av sensur utføres av to forskjellige personer. Begge personer må kvittere for registrert sensur på sensurlisten. Utvalget anbefaler at FS/MSTAS utvikles til at denne kvitteringen kan skje direkte i systemet. 4.5.5 Kontroll av endringer i protokollen (ansvar og kontroll) Utvalget anbefaler at det må forefinnes skriftlig rutine/dokumentasjon som beskriver ansvar og prosedyre for endring av sensur i FS/MSTAS i forbindelse med feilregistrering, klage på sensur (jf. Lov om universiteter og høgskoler 5-3), annullering av eksamen (jf. Lov om universiteter og høgskoler 4-7) og lignende. 4.5.6 Oppbevaring og dokumentasjon på studiepoengsproduksjonen (ansvar og kontroll) Utvalget anbefaler at det må forefinnes skriftlig rutine/dokumentasjon på alle institusjoner som beskriver rutiner for oppbevaring og dokumentasjon. Utvalget anbefaler oppbevaring av fremmøtelister og sensurprotokoller i brannsikre skap i 10 år eller frem til avlevering til Riksarkivet. Utvalget er derfor av den oppfatning at det vil være tilstrekkelig med sporbarhet i koblingen mellom student og kandidat på institusjonens bilag i forbindelse med studiepoengsproduksjon. Bilaget vil da typisk være en fremmøteprotokoll som inneholder koblingen eller kandidatnummer og student, og sensurprotokollen som inneholder koblingen mellom kandidatnummer og resultat. En sensurprotokoll hvor navnet fremgår sammen med karakteren vil også være tilstrekkelig. 4.6 Rapportering til DBH Data som skal rapporteres til DBH som viser studiepoengproduksjon, baserer seg på eksamensprotokoll opplysninger. For at rapporteringen skal fungere, er det en forutsetning at man også rapporterer Emner, Studieprogrammer og Registrerte studenter. All rapportering av studiedata til DBH gjøres i form av rapporter som kjøres i FS/MSTAS. Utvalget anbefaler at det er kun noen utvalgte brukere som har en rolle som gjør at de kan kjøre disse rapportene. 9

Rapportene må pr. i dag lagres på lokal maskin og lastet opp til DBH via DBH datalevering (dimp.nsd.uib.no). Her må man også autentisere seg med brukernavn og passord. Filene som lastes opp er rene tekstfiler med et format som er predefinert av DBH. Det er i dag mulig å endre disse filene etter at de er kjørt ut fra FS/MSTAS. Utvalget ser at dette er et hull som må tettes. Utvalget vil anbefale at FS/MSTAS utvikles slik at disse filene blir overført direkte til DBH. Utvalget anbefaler at det må forefinnes skriftlige rutiner som beskriver ansvar og prosedyre for kontroll av rapporterte data fra FS/MSTAS til DBH 5 Vedlegg 5.1 Sjekkliste for tilgangskontroll til FS/MSTAS I dokumentasjonen på vedtak om tilgang til FS/MSTAS må foreligge og arkiveres - Brukerens navn - Fødselsnummer - Arbeidssted - E-postadresse - Stillingstittel - Varighet på arbeidsforholdet - Arbeidsoppgaver / rollebehov - Underskrift fra overordnede - Taushetserklæring fra brukeren - 5.2 Sjekkliste for registrering av emne I dokumentasjonen på vedtak om opprettelse av emne må følgende foreligge og arkiveres: - Emnekode/emnenavn (norsk/engelsk) - Antall studiepoeng - Ansvarlig organ (fakultet) - Studieprogramrapportering (emnets primære tilknytning/hovedstudieprogram) - Øvrige program emnet kan inngå i - Studienivå (årsstudie, bachelor, master osv.) - Gyldig periode for emnet - Emnets varighet (antall undervisningssemestre) - Hvorvidt emnet er åpent for privatist - Vurderingsordning (eksamen) - Karakterregel - Faglig overlapp (emnekjede/vektingsreduksjon) 5.3 Sjekkliste for registrering av studieprogram I dokumentasjonen på vedtak om opprettelse av studieprogram må følgende foreligge og arkiveres: - Studieprogramkode/-navn (norsk/engelsk) - Ansvarlig organ (fakultet) - Heltids-/deltidsstudie (prosent) - Finansieringsprosent - Studienivå (årsstudie, bachelor, master osv.) - Studiumrapportering (fagområde: medisin, jus, arkitektur, allmennlærerutdanning osv.) - Gyldig periode - Studiets varighet (antall semestre) - Studiets vekting (antall studiepoeng) 10