BRUK AV OFFENTLIGE TILSKUDD OG FORELDREBETALING KOMMUNENS TILSYN Trondheim 16.juni 2015 1
Økonomi og tilsyn i private barnehager Regler fra 1.1.2013 Regler om bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling Økonomiregler for private barnehager Bruk av økonomiske sanksjonsmidler ved tilsyn 2
Endringer i barnehageloven fra 1.1.2013 Eksisterende 14 Kommunalt tilskudd til godkjente ikke-kommunale barnehager Ny 14a Krav til bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling i ikkekommunale barnehager (hjemmel for økonomiforskriften) Eksisterende og endret 16 Tilsyn (nåværende første og andre ledd) Økonomiske reaksjonsmidler ved tilsyn ved brudd på 14a (nytt tredje ledd) Ny 16a: Bruk av økonomiske reaksjonsmidler ved brudd på 14a 3
Ny forskrift fra 1.1.2013 Forskrift om regnskapsplikt for godkjente ikkekommunale barnehager (økonomiforskrift til barnehagelova) Krav til regnskap, bokføring og dokumentasjon Revisjon Rapportering, opplysningsplikt og tilsidesetting av opplysninger Klage 6 i forskrift om likeverdig behandling er oppheva 4
Bakgrunn for reglene Gradvis opptrapping av tilskudd til full (100%) likeverdig behandling Sikre at likeverdig behandling gir likeverdig kvalitet Sikre at kommunalt tilskudd og foreldrebetaling i de ikkekommunale barnehagene kommer barna til gode Tydelig dreining i retning av flere aksjeselskap i de private barnehagene Legge til rette for at de private eierne av barnehager også i fremtiden kan ha et rimelig årsresultat Sikre at barnehagesektoren også for fremtiden vil ha seriøse aktører som vil bruke offentlige tilskudd og foreldrebetaling til drift av barnehager med høy kvalitet. 5
Behov for nye regler Barnehageloven og forskrift om likeverdig behandling hadde ikke regler om: Hvordan de private barnehagene skal bruke tilskudd og foreldrebetaling Hvordan kommunen kan følge opp barnehagene gjennom økonomisk kontroll eller sanksjoner Hvor mye eierne kan ta ut av verdier fra driften Salg av tjenester til barnehagen fra eier eller nærstående Gjennomføring av interne transaksjoner, fordi dette kan brukes som en metode for skjulte uttak av verdier 6
Formålet med finansieringen Nye regler er en nødvendig oppfølging for å sikre at finansieringen i sektoren blir brukt i samsvar med intensjonen og formålet, dvs til: Likeverdig kvalitet Det beste for barna i alle barnehager i landet Offentlige tilskudd og foreldrebetaling skal komme barna i barnehagen til gode 7
Økonomiregler for private barnehager 8
14a: Krav til bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling Første ledd Offentlige tilskudd og foreldrebetaling skal komme barna i barnehagen til gode. Barnehagen kan ha et rimelig årsresultat. Dette innebærer at følgende vilkår må være oppfylt: a) Barnehagen kan bare belastes kostnader som direkte vedrører drift av barnehagen, b) Barnehagen kan ikke overfor eier eller eiers nærstående eller selskap i samme konsern som eier belastes kostnader på vilkår eller med beløp som avviker fra eller overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter, og c) Barnehagen kan ikke ha vesentlig lavere personalkostnad per heltidsplass enn det som er vanlig i tilsvarende kommunale barnehager 9
14a: Krav til bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling Annet ledd Som eiers nærstående menes nærstående som nevnt i aksjeloven 1-5 første ledd. Med konsern menes selskaper som står i slikt forhold til hverandre som beskrevet i aksjeloven 1-3. Tredje ledd Barnehageeier skal kunne dokumentere at offentlige tilskudd og foreldrebetaling er brukt i samsvar med formålet i første ledd. Fjerde ledd Kongen kan gi utfyllende forskrift om krav til regnskap, revisjon, og rapportering, krav til barnehagens dokumentasjon av bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling, og den ikke-kommunale barnehagens opplysningsplikt om økonomiske forhold. 10
Rimelig årsresultat Hvordan skal kommunen vurdere om vilkårene er oppfylt? 1. Hva er kostnader som vedrører driften? 2. Hva betyr det at kostnader belastet fra nærstående må være fastsatt som om det var avtalt mellom uavhengige parter? 3. Hvem er nærstående? 4. Hva betyr vesentlig lavere personalkostnad? 11
Kostnader som vedrører driften Hvilke kostnader vedrører driften av barnehagen? Krav om relevante kostnader for barnehagedriften (udir) Kostnader for den barnehagedriften som kommunen har godkjent etter barnehageloven Kommunen gir tilskudd til «ordinær drift» etter 14, og kostnadene som skal føres i regnskapet skal synliggjøre ordinær drift Kostnader som ikke faller innenfor den godkjente driften av barnehagen kan ikke kostnadsføres i barnehagens regnskap 12
Transaksjon fastsatt mellom uavhengige parter Hva innebærer at en transaksjon er fastsatt mellom uavhengige parter? Krav om markedsmessige vilkår i handel med nærstående (udir) Vederlag i transaksjoner med eier eller eiers nærstående kan ikke overstige alminnelige forretningsmessige vilkår og prinsipper for fastsettelse mellom uavhengige parter Barnehagen må kunne dokumentere at transaksjonen ikke innebærer overkompensasjon for ytelsen Ville prisen vært den samme dersom transaksjonen hadde blitt gjennomført mellom uavhengige parter? Bestemmelsen rammer også lån med vilkår som er gunstigere enn markedsvilkår 13
Nærstående og konsern Nærstående til eier aksjeloven 1-5 1. Ektefelle og samboere, både til eier og til eiers slektninger jf. 2 og søsken 2. Slektninger i rett opp - og nedstigende linje og søsken; både til eier og eiers ektefelle / samboer 3. Selskap der eier selv eller noen som er nevnt over, har bestemmende innflytelse som nevnt i aksjeloven 1-3 Konsern aksjelova 1-3 1. Et aksjeselskap er et morselskap hvis det på grunn av avtale eller som eier av aksjer eller selskapsandeler har bestemmende innflytelse over et annet selskap 14
Vesentlig lavere personalkostnader Hva er «vesentlig lavere»? (www.udir.no 30.10.2014) Kommuner med egne kommunale barnehager Kommunen må gjøre en konkret sammenligning av den private barnehagens personalkostnader per heltidsplass med personalkostnadene per heltidsplass i kommunens egne barnehager av samme type Kommuner uten kommunale barnehager Personalkostnader per aldersjustert heltidsplass 2013 (TF-notat 37/2014: Ordinære barnehager kr 100.852 Familiebarnehager kr 120.512 Åpne barnehager (<16 t) kr 10.967; (>16 t) kr 20.532 15
Vurdering av personalkostnader Momenter til vurdering Organisering av driften Egne tjenester eller kjøp av tjenester? Barn med særskilt tilrettelegging Hvor mange barn i barnehagen har behov for særskilt tilrettelegging? Eiers arbeid i barnehagen Hvor mye kompensasjon for arbeid tas ut i utbytte? Andre forhold Er det andre lokale forhold som kan påvirke personalkostnadene? 16
Barnehagens dokumentasjon Prop. 98L: Barnehageeier skal til enhver tid kunne dokumentere at kostnader ført i barnehagens regnskap er i samsvar med kravet i første ledd om at offentlig tilskudd og foreldrebetaling skal komme barna i barnehagen til gode Innholdet i dokumentasjonsplikten kan presiseres i forskrifter 17
Økonomiforskrift for private barnehager 18
Økonomiforskrift til barnehageloven Innhold: 1 Formål og virkeområde 2 Krav til regnskap, bokføring og dokumentasjon 3 Revisjon 4 Rapportering og opplysningsplikt 5 Tilsidesettelse av opplysninger 6 Klage til Fylkesmannen 7 Ikraftsetting 19
2 Krav til regnskap, bokføring og dokumentasjon Resultatregnskap for hver barnehage som er godkjent etter barnehageloven skal utarbeides av barnehageeier Regnskapet skal vise alle inntekter og kostnader som gjelder godkjent barnehagedrift Inntekter og kostnader skal periodiseres iht. regnskapsloven 4-1 Transaksjoner som ikke gjelder godkjent barnehagedrift skal holdes utenfor resultatregnskapet Regnskapet skal ikke belastes kostnader fra eier eller nærstående til eier som overstiger det som ville vært fastsatt mellom uavhengige parter Regnskapet skal dokumenteres i tråd med bokføringslovens krav Bokførte opplysninger skal kunne dokumentere at kravene i lov og forskrift er oppfylt Regnskapet skal kunne dokumentere at felleskostnader er fordelt forholdsmessig i selskap med annen virksomhet i tillegg til barnehagedrifta 20
3 Revisjon, 4 Rapportering og opplysningsplikt, 5 Tilsidesetting av opplysningar Regnskapet skal revideres av statsautorisert eller registrert revisor Barnehageeier som kontrollerer (eier) ordinære barnehager med mindre enn 20 barn eller familiebarnehager med mindre enn 10 barn, kan i stedet velge en uavhengig regnskapskyndig Barnehageeier skal hvert år sende inn opplysninger til kommunen og KD om bruk av offentlige tilskudd og foreldrebetaling. Opplysningene blir gitt i barnehagens resultatregnskap på standardisert skjema. Kommunen kan til enhver tid kreve de opplysningene og den dokumentasjon som er nødvendig for tilsyn Dersom regnskapet bryter vesentlig med kravene til resultatregnskap i 2, kan kommunen sette opplysningene fra barnehagen til side 21
Årsregnskap for ikke-kommunale barnehager Pliktig innsamling av kommunen som tidligere Fram til nå hjemmel i statens bevilgningsreglement 10 Fra 1.1.2013 hjemlet i økonomiforskriften 4 Rapportering og opplysningsplikt Nytt skjema endringer for 2013: Rapporteringsfrist utsatt til høsten Opplysninger om annen virksomhet enn barnehage Navn på foretaket / foretaksgruppen der barnehagen ev. inngår Antall barnehager som inngår i foretaket / foretaksgruppen Opplysninger om fordeling av administrasjonskostnader og felleskostnader i foretak / foretaksgruppe Opplysninger om transaksjoner med nærstående 22
Årsregnskapsskjema Innsamling av årsregnskap i BASIL 2013 Alle poster der det foreligger regnskapsopplysninger skal fylles ut Kommunen kan etterspørre manglende regnskapsopplysninger Offentlige tilskudd (post 3400) det er barnehagens tall i det offisielle årsregnskapet som skal benyttes Det er utarbeidet en standard revisjonsberetning i BASIL Opplysningene i årsregnskapsskjemaet brukes i forbindelse med arbeidet med nye forskrifter om tilskudd fra 1.1.2016 23
Kommunens oppfølging og tilsyn 24
16: Tilsyn nytt tredje ledd Første ledd (eksisterende) «Kommunen fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarlige eller ulovlige forhold..» «Hvis fristen for å rette pålegget ikke overholdes, eller hvis pålegget ikke lar seg rette, kan kommunen vedta tidsbegrenset eller varig stengning..» Tredje ledd (nytt) «I stedet for eller i tillegg til stengning av virksomheten, kan kommunen bruke økonomiske reaksjoner overfor ikke-kommunale barnehager dersom krav etter 14a, eller forskrift i medhold av samme bestemmelse, ikke er overholdt.» Fjerde ledd «Vedtak om retting og stengning og vedtak om anvendelse av økonomiske reaksjonsmidler kan påklages til Fylkesmannen» 25
16a: Kommunens adgang til å anvende økonomiske reaksjonsmidler overfor ikke-kommunale barnehager Første ledd Kommunen kan holde tilbake tilskudd til ikke-kommunale barnehager eller redusere tilskudd i kommende terminer, dersom krav etter 14a eller forskrift i medhold av 14a ikke er oppfylt. Andre ledd Dersom tilskuddet er anvendt i strid med 14a eller forskrift i medhold av 14a, kan kommunen kreve tilbakebetaling av tilskudd. Tredje ledd Tilbakehold av tilskudd, reduksjon i tilskudd eller tilbakebetaling av tilskudd etter første og andre ledd skal stå i forhold til regelbruddets art og økonomiske betydning. 26
Økonomiske reaksjonsmidler Framtidige tilskudd etter 16a første ledd Ulike reaksjoner kan brukes til ulike regelbrudd Holde tilbake tilskudd Nødvendig eller god nok dokumentasjon mangler Foreløpig vedtak før alvorligere reaksjoner blir aktuelle Redusere framtidige tilskudd Krav i 14a eller Økonomiforskriften er ikke oppfylt Utbetalte tilskudd etter 16a andre ledd Kreve tilbakebetaling av evt. tilbakeholde tilskudd Nødvendig og god nok dokumentasjon er ikke mulig å få Kommunen finner at barnehagen har brukt midlene i strid med 14a 27
Økonomiske reaksjonsmidler Tilbakebetaling av tilskudd etter 16a andre ledd Krav om tilbakebetaling er strengere enn reduksjon av tilskott Mest aktuell ved tilbakebetaling etter 10 i forskrift om likeverdig behandling Barnehagen har rapportert feil tall og fått for mye utbetalt i tilskott Barnehagen avslutter virksomheten (konkurs) Ny eier overtar driftsansvaret for barnehagen Omfang og bruk av reaksjonsmiddel etter 16a tredje ledd Økonomisk omfang av misbruk av foreldrebetaling og offentlige tilskudd Hvor alvorlig bruddet på reglene er Ledelsen i barnehagen må handtere økonomiske reaksjoner slik at det ikke går ut over barna 28
Juridisk metode i tilsyn og klagesaker Retts-kilder: Lov, forskrift, forarbeid mv Informasjon Dokumentasjon Rettsregel Faktum Vurdering Konklusjon Vedtak 29
Tilsyn med private barnehager 1. Forberedelsesfasen Foreta områdeovervåking og risikovurdering Klargjøre rettslige krav Velge tilsynstema, tilsynsobjekt, tidspunkt og - metode 2. Undersøkelsesfasen Melde tilsyn Innhente skriftlig informasjon Gjennomføre stedlig tilsyn Vurdere faktum opp mot rettsregel Konkludere om lovbrudd 30
Tilsyn med private barnehager 3. Formidlings- og avslutningsfasen Utarbeide foreløpig tilsynsrapport Gjennomgå tilsynsrapport i sluttmøte med barnehagen Be om tilbakemelding fra barnehagen Utarbeide endelig tilsynsrapport Varsle pålegg om retting av lovstridige forhold Vurdere barnehagens tilbakemelding om retting av lovstridige forhold Vedta pålegg om retting med frist for å etterkomme kravene Følge opp at pålegg om retting er gjennomført Avslutte tilsynet 31
Forberedelse av tilsyn Følge opp de private barnehagene, særlig økonomien Vurdere risiko for brudd på barnehageloven 14a og økonomiforskriften Vurdere hvilke barnehage det er størst risiko i Innhente og be om dokumentasjon og informasjon Vurdere mottatt informasjon Velge ut hva kommunen skal føre kontroll med Velge tilsynsmetode: Skriftlig tilsyn, stedlig tilsyn, uanmeldt tilsyn 32
Risikovurdering Hva bør kommunen følge med på? Eierform Om barnehagen er del av et konsern Transaksjoner med nærstående Størrelsen på regnskapsført utbytte Om barnehagen driver annen næring i tillegg Driftskostnader i forhold til antall barn Om barnehagen har vesentlig lavere personalkostnader Store endringer fra ett år til neste Bekymringsmeldinger og klagesaker 33
Kommunens overvåking og risikovurdering Følgende nøkkeltall brukes til vurdering av barnehagens økonomi Personalkostnader (unntatt pensjon og refusjoner) i prosent av kommunale driftstilskudd Pensjonsutgifter i prosent av lønn og feriepenger Leiekostnader i prosent av kommunale driftstilskudd Kapitalkostnader i prosent av foreldrebetaling og offentlige tilskudd Forbruk på fremmedtjenester i prosent av foreldrebetaling og off. tilskudd Utbytte i prosent av foreldrebetaling og off. tilskudd Resultatgrad (årsresultat / driftsinntekter) Barnehagens tall Valgt varselsgrense Barnehagens personalkostnader i prosent av offentlig tilskudd og foreldrebetaling: 99,4 % 75,0 % OK Barnehagens pensjonsutgifter i prosent av lønn og feriepenger 4,9 % 2,0 % OK Barnehagens leiekostnader i prosent av kommunale driftstilskudd Status 0,0 % 15,0 % OK Barnehagens kapitalkostnader i prosent av foreldrebetaling og offentlig tilskudd 0,5 % 7,0 % OK Barnehagens forbruk på fremmedtjenester i prosent av foreldrebetaling og offentlig tilskudd 1,4 % 3,9 % OK 34
Økonomiske reaksjonsmidler - vurdering Kommunen sitt skjønn Vurdering Hvilket lovbrudd gjelder det? Hvor alvorlig er lovbruddet? Hvilken løsning er best for kommunen og barna i barnehagen? Hvordan skal eventuell tilbakebetaling eller reduksjon / tilbakeholdelse av tilskudd gjennomføres? Frister, avbetalingsterminer, andre praktiske forhold? 35
Økonomiske reaksjonsmidler - vedtak 1. Be barnehagen rette forholdet etter 16 andre ledd om pålegg om retting ved tilsyn, eller be om korrekt og tilstrekkelig dokumentasjon 2. Brev jf. 1 kan kombineres med forhåndsvarsling om mulige økonomiske reaksjonsmidler jf. forvaltningsloven 16 3. Gjøre vedtak om bruk av økonomiske reaksjonsmidler hvis barnehagen ikke retter forholdet påpekt etter 1. Vedtaket skal være enkeltvedtak etter forvaltningsloven og bl.a. inneholde: Utregning av økonomisk verdi av lovbruddet Terminer for tilbakebetaling og andre praktiske forhold Begrunnelse for vedtaket Henvisning til klagerett 36
Konsekvenser av nytt regelverk Nytt regelsett for kommunen og de private barnehagene Kommunen har hjemmel til å bruke økonomiske reaksjonsmidler Barnehagen skal gi nødvendige opplysninger i årsregnskapsskjemaet Endret skjema for årsregnskap gir flere opplysninger og blir et viktig virkemiddel i kommunens arbeid Ny revisjonsberetning for barnehageregnskap Kommunen bør vurdere å undersøke nærmere hvis barnehagen opplyser at de har hatt transaksjoner med nærstående KD mener at kommunene ikke vil få høyere administrative kostnader med likeverdig behandling og nye regler om bruk av offentlige tilskott og foreldrebetaling enn de hadde før rammefinansieringa 1.1.2011 37