KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV Rammeavtale for taksering, tilstandsvurdering og rådgivning
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET...3 1.1 Oppdragsgiver...3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang...3 1.3 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen...3 1.4 Kontrakt...3 1.4.1 Kontraktsperiode...3 1.4.2 Kontraktsbestemmelser...4 1.5 Kunngjøring...4 1.6 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune...4 1.7 Tilleggsopplysninger...4 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget...4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN...4 2.1 Prosedyre...4 2.2 Tilbudsfrist...4 2.3 Innlevering av tilbud...5 2.4 Ønsket presentasjonsform...5 2.5 Vedståelsesfrist...5 2.6 Deltilbud...5 2.7 Alternative tilbud og minstekrav...6 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse...6 2.9 Opplysningsplikt...6 2.10 Taushetsplikt...6 2.11 Offentlighet...6 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver...6 2.13 Forbehold...6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE...7 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav...7 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav...7 3.3 Andre kvalifikasjonskrav...7 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling...7 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling...7 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner...8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE...8 4.1 Registrering og åpning av tilbud...8 4.2 Tildelingskriteriene...8 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang...10 VEDLEGG... 11 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Eiendoms- og byfornyelsesetaten, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av rammeavtale for taksering, tilstandsvurdering og rådgivning. Oppdragsgiver forestår utvikling, forvaltning, salg og kjøp av fast eiendom i henhold til årlig budsjettmål. Oppdragsgiver er kommunens formelle eier av kommunens eiendommer. Eiendommene har ulik karakter, størrelse og reguleringsformål. Det er alt fra bebygde/ubebygde boligeiendommer og parseller til større næringseiendom/ næringsbygg. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Lars E. Gautvik E-postadresse : postmottak@eby.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Det er anslått at oppdragsgivers behov ligger i størrelsesorden 50-70 avrop per år innen ulike varianter av taksering, tilstandsrapporter og rådgivning. Anslått behov er kun veiledende. Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale for 1 år med opsjon for oppdragsgiver for ytterligere 3 år. Det kan bli aktuelt å inngå avtale med inntil 10 leverandører. 1.3 Tentativ fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 21.01.2010 Kunngjøring av konkurranse 08.03.2010 kl 12.00 Tilbudsfrist 08.03.2010 kl Tilbudsåpning Uke 10 Evaluering av kvalifikasjoner Uke 10+11 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke 11 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 12+13 Klagefrist Uke 13 Kontraktsinngåelse Etter avtale Oppstart av kontrakt 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3
Kontrakten inngås for ett år. For kontrakten gjelder opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten for ytterligere 3 år på uendrede vilkår. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår for Oslo Kommune, se vedlegg 2. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. 1.6 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune Konkurransen er også kunngjort på Oslo kommunes anskaffelsesportal. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via Doffin. Unntak er innsendelse av leverandørenes spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. 1.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse, takst, tilstandsvurdering og rådgivning, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i DOFFIN.NO 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 08.03.2010 kl.12.00. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4
Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket; Tilbud på takst, tilstandsvurdering og/eller rådgivning, avhengig av hva det er inngitt tilbud på. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. I tillegg skal det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Tilbudet skal også leveres elektronisk på Cd-rom. Tilbudet skal leveres til: Navn: Eiendoms- og byfornyelsesetaten Adresse: Christian Krohgs gate 16 0186 Oslo 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Signert tilbudsbrev o Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 3.3.3 Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. vedlegg 1 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 Sladdet utgave av tilbudet Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til i 3 måneder. 2.6 Deltilbud Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget, dvs. tilbud på følgende deler: 1. Det kan inngis tilbud på de ulike delene, dvs. Del 1-3. 2. Det kan inngis tilbud på de forskjellige kategoriene innen Del 1. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5
2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. Det forutsettes at leverandør som inngir forespørsel i konkurransen ved dette også samtykker i at medlemmer av bydelsutvalget kan gis innsyn i eventuelle avtaler leverandøren inngår med den respektive bydel. Eventuelt innsyn i taushetsbelagte opplysninger vil bli avgitt i lukket møte, der de som gis innsyn har underskrevet taushetserklæring i forhold til forvaltingslovens bestemmelser om taushetsbelagte opplysninger. 2.11 Offentlighet Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring (Se vedlegg) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte- /merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav - eksempler Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav - eksempler Leverandøren skal ha Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets, Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7
Krav økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav - eksempler årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves erfaring fra Dokumentasjon på relevante prosjekter. tilsvarende oppdrag. For Del 3, kreves det sentral godkjenning klasse 2 og minimum 6 års relevant erfaring. Attest for sentral godkjenning og dokumentasjon på relevant erfaring. 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted 08.03.2010 kl. 13.00. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Tildelingskriterier, deltilbud og evaluering Oppdragsgiver anser anskaffelsen for å være flere separate anskaffelser, men velger å utlyse under ett. De forskjellige deler innenfor anskaffelsen henvender seg til ulike segmenter av markedet, og det åpnes derfor for å inngi deltilbud. Det er derfor adgang til å gi tilbud på en eller flere deler samt en eller flere kategoriene under del 1. For at oppdragsgiver skal kunne foreta en evaluering basert på sammenlignbare tilbud vil hvert enkelt deltilbud og hver enkelt kategori evalueres mot hverandre. Dette kan medføre at en tilbyder som har inngitt tilbud på flere deler/kategorier ikke når opp med hele tilbudet. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8
Kriterium (gjelder takst Del 1, Vekt Dokumentasjonskrav kategori A og B Pris 50 % Ferdig utfylt prisskjema (vedlagt) Kvalitet (oppdragsforståelse 25% + cv tilbudt konsulent 25%) CV tilbudt konsulent Del 1, Kategori A og B Det kreves dokumentasjon på ingeniør/tømrer med takstutdannelse. Erfaring fra verdivurderinger/verditaksering fra bebygd/ubebygde tomter, festetomter. For øvrig kreves erfaring fra tjenester som fremgår av kulepunktene innenfor hhv kategori A og B 50 % Det vises til oppdragsbeskrivelsen under Del 1 og Del 2 for hva det bes om. Dokumentasjon på dette samt kontrollerbar referanse. Kriterium gjelder Del 1C og D, og Del 2 Pris Kvalitet (oppdragsforståelse 30%+cv tilbudt konsulent 30%) CV tilbudt konsulent Del 1 Kategori C Kategori C: Ingeniør/tømrer. Erfaring fra verdivurdering/taksering fra bebygd/ubebygd eiendom, både bolig og næring, samt leievurdering. I tillegg kreves erfaring innenfor kulepunktene. Del 1 Kategori D Ingeniør/økonom med takstutdannelse Erfaring fra taksering /verdivurdering, leievurdering av både bolig og næringseiendom, bebygd og ubebygd, utviklingspotensial, kostnadsestimering. I tillegg kreves erfaring innenfor kulepunktene Del 2 Tilstandsvurdering Særskilt utdannelse innenfor 40 % 60 % Ferdig utfylt prisskjema (vedlagt) Det vises til oppdragsbeskrivelsen under Del 1 og Del 2 for hva som etterspørres Dokumentasjon på dette samt kontrollerbar referanse. Dokumentasjon på dette samt kontrollerbar referanse. Dokumentasjon på dette samt Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9
Kriterium (gjelder takst Del 1, kategori A og B tilstandsvurdering i tillegg til grunnutdannelse innenfor taksering. Av bolig/næringseiendom. Erfaring innenfor Tilstandsanalyser, skade/mangelsvurdering, teknisk due dilligence, vedlikeholdsanalyse og utnyttelse. For øvrig erfaring fra taksering innenfor kulepunktene jf. Oppdragsbeskrivelsen. Vekt Dokumentasjonskrav kontrollerbar referanse. Kriterium (gjelder rådgivning Vekt Dokumentasjonskrav Del 3) Pris 70 % Utfylt prisskjema (se vedlegg) Kvalitet Det kreves erfaring på tilbudt konsulent fra tilsvarende oppdrag som nevnt under Del 3 i oppdragsbeskrivelsen 30 % Referanseliste over alle prosjekter siste år med kontaktpersoner. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. * * * Med vennlig hilsen Innkjøpsseksjonen Reidar Karoliussen seksjonssjef Lars Erlend Gautvik innkjøpsansvarlig Dette dokumentet er godkjent elektronisk og trenger dermed ikke underskrift. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 10
VEDLEGG Vedlegg 1: Oppdragsbeskrivelse og prisskjema Vedlegg 2: Kontraktsbestemmelser Vedlegg 3: Oslo kommunes miljøpolicy Vedlegg 4: Oslo kommunes salgsinnstruks Vedlegg 5: HMS-egenerklæring Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 11