REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING Åpen anbudskonkurranse etter Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del II Ny Legebil for levering til ved Haugesund Ambulansestasjon Saksnr. 2011/173 Kontraktsnummer: 500 741
Innhold 1 Generell informasjon om konkurransen...3 1.1 Definisjoner...3 1.2 Oppdragsgiver...3 1.3 Kommunikasjon og kontaktperson...3 1.4 Anskaffelsens formål og omfang...3 1.5 Oppbygging av konkurransegrunnlaget...4 1.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse...4 1.7 Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger...4 1.8 Tentativ fremdriftsplan...4 2 Regler for gjennomføring av konkurransen...5 2.1 Anskaffelsesprosedyre...5 2.2 Offentlighet...5 2.3 Taushetsplikt...5 2.4 Oppdragsgivers forbehold...5 2.5 Tilbyders forbehold og avvik...5 2.6 Alternative tilbud og minstekrav...5 2.7 Tilbyders plikter ved feil og mangler i konkurransegrunnlaget...6 2.8 Deltilbud...6 3 Krav til tilbudet...6 3.1 Innlevering av tilbud...6 3.2 Generelle krav til tilbudet...6 3.3 Krav til tilbudsutforming...6 3.4 Krav til tilbudsstruktur...7 3.5 Tilbudsåpning...7 4 Kvalifikasjonskrav...7 4.1 Obligatoriske og ufravikelige krav...7 4.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling...7 4.3 Tilbyderens økonomiske, finansielle stilling og tekniske kvalifikasjoner...8 5 Tildelingskriterier og kravspesifikasjon...8 5.1 Tildelingskriterier...8 5.2 Kravspesifikasjon...9 Samt alle vedlegg til både konkurransegrunnlagets Del 1 og Del 2. Del 1 - Konkurranseregler_Ny Legebil.doc Side 2 av 9
1 Generell informasjon om konkurransen 1.1 Definisjoner Begrep Forklaring Konkurransegrunnlag Alle dokumenter knyttet til aktuell konkurranse. Dekker både Del 1 og Del 2 inklusiv alle vedelegg. Oppdragsgiver Tilbyder Oppdragsgiver er Helse Fonna. Enkelte av dokumentene i konkurransegrunnlaget bruker også begrepet Kunde. Kunde og Oppdragsgiver er synonymer. Tilbyder er betegnelse som brukes på alle som inngir tilbud i aktuell anbudskonkurranse. Etter kontraktssignering brukes begrepet Leverandør. Leverandør og Tilbyder er synonymer. 1.2 Oppdragsgiver Helse Fonna HF, heretter kalt oppdragsgiver, ønsker tilbud på beskrivelse her, som nærmere beskrevet i dette konkurransegrunnlaget samt Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon. Denne anskaffelsen omfatter følgende juridiske enheter: Helse Fonna HF 1.3 Kommunikasjon og kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: Mette Wee Postboks 2170 5504 Haugesund Besøksadresse: Karmsundsgaten 120, Haugesund e-post: Mette.wee@haugnett.no Telefon: Tlf.nr: 52 73 29 56 Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon om denne anbudskonkurransen med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. Dersom dette skjer vil tilbyder risikere å bli avvist fra konkurransen. 1.4 Anskaffelsens formål og omfang Målsettingen er å inngå kjøp av ny legebil er for å få så optimal uttrykkingshjelp som mulig i vår region og for å dekke det geografiske området vi befinner oss i. Legebilen skal tilfredsstille ønsket kvalitetskrav og funksjonalitet samt ha best mulig driftsøkonomi kombinert med gode arbeidsforhold for leger og ambulansepersonell. Legebilen skal være tilpasset de kjøreforhold og den vei standarden vi møter daglig i vårt geografiske område, så vel vinterstid som sommerstid. Legebilen skal kunne kjøre og ha fremkommelighet der våre ambulanser vil ha problemer med å kunne komme frem av ulike årsaker. Det skal kjøpes inn et kjøretøy type SUV Det skal være plass til leveres og monteres akuttmedisinsk utstyr i lasterom/bagasjerom Del 1 - Konkurranseregler_Ny Legebil.doc Side 3 av 9
Vi viser for øvrig til Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon for mer detaljert informasjon. 1.5 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er inndelt i to deler: Del 1 inneholder informasjon om anskaffelsesprosessen og hvordan tildeling av kontrakt skal skje, samt krav til utformingen av tilbudet. Dette er selve konkurransegrunnlaget (dette dokumentet), med tilhørende vedlegg. Dokumentene i del 1 vil ikke inngå som en del av kontrakt. Del 2 er utkast til kontrakt inkl alle vedlegg til kontrakt, herunder bl.a. teknisk kravspesifikasjon, varekatalog, etc. Dokumentene i del 2 vil inngå som en del av kontrakt. Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Dokument Navn Beskrivelse / instruks Del 1 Regler for Dette dokumentet konkurransegjennomføring Del 1 Tilbudsbrev Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg A Del 1 Informasjon om TILBYDER Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg B Del 1 Vedlegg C HMS Egenerklæring Fylles ut og legges ved tilbudet Del 2 Utkast til kontrakt Ferdigstilles ved tildeling av kontrakt Del 2 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon (liste i word-format og excel-format) Kravtabellen fylles ut og legges ved tilbudet Exceltab skal utfylles Del 2 Vedlegg 2 Prisskjema Exceltabell Fylles ut og legges ved tilbudet. Del 2 Vedlagg 3 Leveringstid Exceltabell Fylles ut og legges ved tilbudet. 1.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse 1.7 Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller at det foreligger antatte feil i konkurransedokumentene, skal han pr e-post eller brev be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Henvendelser merkes: Tilbud 2010/ 4267 Legebil til Helse Fonna, samt Åpnes kun av adressat Oppdragsgiver vil besvare spørsmålene på en generell og anonymisert måte. Tilleggsopplysninger eller endringer av konkurransedokumentene vil bli lagt ut på www.doffin.no og dermed være tilgjengelig for samtlige tilbydere som har meldt sin interesse. Det er leverandørens ansvar å holde seg oppdatert på tilleggsopplysningene. Oppdragsgiver vil også kunne foreta endringer av konkurransedokumentene underveis på eget initiativ. 1.8 Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Del 1 - Konkurranseregler_Ny Legebil.doc Side 4 av 9
Aktivitet Tidspunkt Varsel om anbud er lagt ut på Doffin: 29.12. 2010 Kunngjøring i DOFFIN Onsdag 26. 01. 2011 Frist for å stille tilleggsspørsmål 11. 02. 2011 Frist for å levere tilbud Fredag 18. 02.2011 kl 12.00 Tilbudsåpning Fredag 18. 02.11 Avklaring og evaluering Februar/Mars Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Mars (tentativt) Klagefrist leverandører Mars (tentativt) Kontraktsinngåelse Mars/april (tentativt) Vedståelsesfrist 01.juni. 2011 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser.16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 24. november 2006 nr. 1295. Anskaffelsen skal foretas gjennom en konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og del II 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet inntil meddelelse om kontraktstildeling er gitt, jfr. Offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være ikke-offentlige opplysninger er sladdet. Eksempler på slike ikke-offentlige opplysninger kan være personalopplysninger, referansebeskrivelser, forretningshemmeligheter, enhetspriser/enkeltpriselementer, etc. Dersom ingen sladdet versjon leveres (jfr. avsnitt 2.5, punkt 4c) forstår Oppdragsgiver det dit hen at Tilbyder ikke har noen opplysninger som er unntatt offentlighet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. FOA 3-6, jfr. forvaltningsloven 13. 2.4 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om at konkurransen kan bli redusert/endret/avlyst grunnet budsjettmessige forhold. 2.5 Tilbyders forbehold og avvik Dersom Tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet, jfr. Del 1 Vedlegg A. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med Tilbyderene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 2.6 Alternative tilbud og minstekrav Alternative tilbud aksepteres, men oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise alternative tilbud som ikke tilfredsstiller minstekravene oppgitt i kravspesifikasjonen. I vår kravspesifikasjon er minstekrav angitt som skal-krav (evt A-krav). Del 1 - Konkurranseregler_Ny Legebil.doc Side 5 av 9
2.7 Tilbyders plikter ved feil og mangler i konkurransegrunnlaget Versjon 06.01.11 Dersom tilbyder oppdager feil, mangler eller annet som er utelatt eller uklart i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder straks å varsle oppdragsgiver om dette. Feil og mangler som tilbyder burde ha oppdaget i tilbudsperioden kan ikke legges til grunn ved eventuell senere klagebehandling. 2.8 Deltilbud Deltilbud/delleveranse er ikke aktuelt. 3 Krav til tilbudet 3.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres enten direkte eller pr post til: Navn: Postadresse: Mette Wee Postboks 2170 5504 Haugesund Besøksadresse: Karmsundsgaten 120, Haugesund e-post: Mette.wee@haugnett.no Telefon: Tlf.nr: 52 73 29 56 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (Posten, budfirma, etc.). 3.2 Generelle krav til tilbudet Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra Tilbyder inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Tilbudsbrev, utfylt prisskjema, utfylt kravspesifikasjon, annet. Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølgning av tilbudet, samt kostnader ved eventuell utprøving vil ikke bli refundert. 3.3 Krav til tilbudsutforming Tilbud som ikke leveres i henhold til strukturen presentert her vil kunne avvises. Tilbudet skal settes opp og struktureres på følgende måte: Oversendes i lukket og nøytral forsendelse. Skal være merket: Tilbud 2010/ 4267 Legebil til Helse Fonna, samt Åpnes kun av adressat Tilbudet inkl vedlegg skal være utformet på norsk Tilbudet skal leveres i følgende varianter: o To (2) fysiske eksemplarer av tilbudet, én original og én kopi(er): Disse eksemplarene skal være innbundet i ringperm eller tilsvarende fast ryggperm. Mellom hvert punkt i besvarelsen (jfr. punkt 3.4 under) skal det være et skilleark. Arkene skal ikke stiftes. Del 1 - Konkurranseregler_Ny Legebil.doc Side 6 av 9
o Versjon 06.01.11 Hver perm skal merkes med tilbyders navn, saksnummer og permnummer. Elektronisk kopi av tilbudet m/vedlegg leveres også på en CD, DVD eller minnepinne. Her er det viktig at utfylt prisskjema legges ved i regnearkformat og besvart kravspesifikasjon i regneark eller tekstdokumentformat, mens resten av dokumentasjonen enten kan være i regneark-, tekstdokument- og/eller pdf-format. o Én kopi av tilbudet i sladdet utgave, i elektronisk versjon, jfr. punkt 2.2 3.4 Krav til tilbudsstruktur Tilbudet skal leveres ihht. strukturen angitt under, i følgende rekkefølge, og med følgende nummerering: 1. Tilbudsbrev, jfr. Del 1 Vedlegg A. Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren 2. Informasjon om tilbyder, jfr. Del 1 Vedlegg B 3. Dokumentasjon på at alle kvalifikasjonskrav er tilfredstilt. 4. Utfylt prisskjema, jfr. Del 2 Vedlegg 1 5. Utfylt kravspesifikasjon, jfr. Del 2 Vedlegg 2 6. Evt annen supplerende informasjon relevant for tilbudet. Det er anledning til å legge ved brosjyrer for de tilbudte varer/tjenester. Annet kommersielt materiale skal ikke legges ved dersom dette ikke har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. 3.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav Tilbyderen skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Tilbyderen skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjon Skatteattest (RF-1244) Merverdiavgiftsattest (RF-1244) En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor Tilbyderen har sitt hovedkontor. Disse attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Se: http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=9196&epsl anguage=no Utenlandske Tilbyderer skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring, se Del 1 Vedlegg C. 4.2 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Del 1 - Konkurranseregler_Ny Legebil.doc Side 7 av 9
Kvalifikasjonskrav Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor Tilbyderen er etablert. 4.3 Tilbyderens økonomiske, finansielle stilling og tekniske kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjon Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Ratingen må være minst A eller bedre, målt ut fra Dun & Bradstreets skala eller tilsvarende score fra andre velrennomerte ratingselskap. Dersom Tilbyder ikke kan vedlegge kredittvurdering vil oppdragsgiver på eget initiativ innhente dette fra Dun & Bradstreet. Kompetanse Tilbyder skal en gi en oversikt over det service og support som tilbyder disponerer innenfor områdene produksjon, påbygg, serviceoppfølging i Norge og Helse Vest regionen spesielt. Referanser Tilbyder skal oppgi erfaringer og referanser fra tilsvarende leveranser som dokumenterer evne til å gjennomføre leveranser med hensyn til leveringstid og myndighetskrav. De mest relevante referansene for denne konkurransen skal inneha navn på sykehus, leveringstid og type kjøretøy. 5 Tildelingskriterier og kravspesifikasjon 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekt Detaljer Totalkostnad / pris 40 % Totalkostnad / pris vurderes ut fra pris på chassis og pris på påbygg Kvalitet og funksjonalitet 40 % Helse Fonna skal stå fritt til å velge det forslaget som et best tjenelig til å dekke Helse Fonna HF behov uti fra: Funksjon Kvalitet Brukervennlighet Miljø Del 1 - Konkurranseregler_Ny Legebil.doc Side 8 av 9
Tildelingskriterium Vekt Detaljer Design/konsept Forlag til innreding av medisinsk teknisk utstyr. Leveringssikkerhet Referanser Leveringstid 20% Leveringstid for ferdig Chassis og påbygg Totalt 100% Listen i kolonnen Detaljer er ment å gi en pekepinn på detaljer og elementer som inngår i evalueringen av de ulike tildelingskriteriene, og den kan derfor ikke betraktes som fullstendig eller uttømmende. For fullstendig og detaljert oversikt over alle krav som inngår i tildelingskriteriene henvises det til Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon. (excel-oppsett.) 5.2 Kravspesifikasjon Se Del 2 Vedlegg 2 for kravspesifikasjon. Del 1 - Konkurranseregler_Ny Legebil.doc Side 9 av 9