Saksframlegg styret i DA Saksbehandler: Gunnar Kvitsand Arkiv: Unntatt offentlighet Arkivsaksnr.: 16/1330-1 Gebyrinnkreving i domstolene Vedlegg: RETTSGEBYR, prisliste per 29.04.2016 Direktørens sakssammendrag: I saken redegjøres det for hvordan gebyrinnkreving i domstolene utføres. For å sikre DA og domstolene overordnet internkontroll av gebyrinntekter, etableres en enhetlig praksis for domstolene knyttet til saksflyten i Lovisa ved gebyrinnkreving Direktørens ber styret ta redegjørelsen om gebyrinnkreving til orientering. Saksopplysninger Innledning Styret møtte Riksrevisjonen 6.6.2016 og tema var revisjon av regnskapet for 2015. Det var styrets og Riksrevisjonens første møte. Partene vil avholde årlig møte i forbindelse med avslutning av revisjonen av regnskapet for foregående år. Neste møte planlegges i forbindelse med styremøte 24.4.2017, hvor revisjon av regnskapet for 2016 vil være tema. Revisjon av regnskapet 2015 Utbetaling av lønn- og andre driftskostnader revideres hvert år. I revisjonen for 2015 var det i tillegg fokus på gebyrinntekter i saker for domstolene. Resultatet av revisjonen var en umodifisert revisjonsberetning. Riksrevisjonen fant det likevel å bemerke to hovedutfordringer i revisjonen av domstolene: Domstolenes egenart og organisering av økonomifunksjonen. Riksrevisjonens utfordring er at domstolene består av mange ulike enheter med stor grad av selvstendighet og forskjellig størrelse, som utgjør et virksomhetsregnskap.
I hvilken grad har DA etablert en overordnet internkontroll. Et vesentlig funn i revisjonen er at regnskapsførte gebyrinntekter ikke kan avstemmes på aggregert nivå. Det var et ønske fra styret at møtet med Riksrevisjonen skulle følges opp. Direktøren orienterer i saken om hvordan interkontroll ved gebyrinnkreving skal forbedres. Drøfting Organisering av regnskapsfunksjonen DA har nedsatt et prosjekt med hovedmål å anbefale en fremtidig organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene, samt å foreslå hvordan en eventuell ny organisering kan innføres. Styret vedtok prosjektet og godkjente igangsetting i styremøte 26-27.9.2016, sak 16/063. Prosjektet er det viktigste tiltaket for bedre ivaretakelse av kvalitet, kompetanse, internkontroll mv. ved gebyrinnkreving. Prosjektet er i oppstartsfasen. Prosjektet organiseres med en styrings- og en prosjektgruppe med representanter fra domstolene og DA, samt en ekstern økonomifaglig rådgiver i prosjektgruppen. Samarbeidsrådet for domstolene (arbeidstakerorganisasjonene) har gitt innspill på representanter i prosjektet, for å sikre bred sammensetning og medvirkning. Prosjektet skal kartlegge dagens- og alternative organiseringer for regnskapsfunksjonen. For alle alternativene skal risikoforhold som kvalitet, internkontroll og kompetanse vurderes. Prosjektet er planlagt avsluttet i mai 2017. Prosjektets sluttrapport med anbefalinger og et eventuell forslag om ny organisering av regnskapsfunksjonen legges frem for styret tidlig på høsten. Gebyrinnkreving problemstillinger I virksomhetsregnskapet for domstolene fremgår totale gebyrinntekter for en gitt periode. Det er ikke mulig å ta ut totalt gebyrgrunnlag i sakssystemet Lovisa for samme periode, for avstemming mot regnskapet. Riksrevisjonen stiller derfor spørsmål ved domstolenes internkontroll ved gebyrinnkreving, med risiko for at det ikke blir beregnet og/eller fakturert gebyr i enkeltsaker. Nedenfor følger en redegjørelse for gebyrinnkrevingen i domstolene. Totale gebyrinntekter i 2015 (millioner kr) Tvistesak Skjønn Tvang Skifte Konkurs Notarial Testamente Tingrett 160,0 35 2 1 17 85 13 7 Lagm.rett 26,3 26 0,3 Jordskifte 23,0 209,0 2
Rettsgebyret Rettsgebyrloven og rettsgebyrforskriften gir bestemmelser om rettsgebyrets beløp (grunngebyr), hvem som skal betale gebyret, forskuddsplikt og etterskuddsrett, fri sakførsel og eventuelt fritak for rettsgebyr, anke eller klage på gebyret, rettsgebyrets størrelse i ulike sakstypene i domstolene. Hvem fastsetter rettsgebyret i saken Det er en regnskapsmedarbeider som beregner og fastsetter rettsgebyret med utgangspunkt i reglene. Dette er en innarbeidet praksis i domstolene, og en fullmakt som følger stillingen til regnskapsmedarbeideren i den enkelte domstol. Det er kun ved tvil om fastsettelse av rettsgebyret, regnskapsmedarbeider konfererer med dommeren. Eventuell klage på gebyret behandles av regnskapsmedarbeider og/eller dommer. Gebyrfastsettelsen kan ankes til høyere rettsinstans. Saksflyten sikrer innkreving av gebyr Det er saksflyten i Lovisa for de ulike sakstypene som sikrer at rettsgebyr blir innkrevd. I enkelte sakstyper kreves forskudd/inngangsgebyr, men vanligvis beregnes, fastsettes og faktureres rettsgebyret etterskuddsvis etter at saken er avsluttet/rettskraftig. Når saken arkiveres kontrolleres det om gebyrinnkrevingen er dokumentert på saken. Hvis det ses isolert på saksflyten i den enkelte sak er det lav/svært begreset risiko for at gebyrinnkreving ikke blir utført. Saksflyten sikrer i realitet at det er flere kontroll- og oppfølgingspunkter for gebyrinnkreving. Gebyrberegningen dokumentasjon på saken Gebyret beregnes etter retningslinjene i lov og forskrift, hvor sakstype og blant annet om saken blir avvist, forlikt/trukket underveis i saksflyten er avgjørende for rettsgebyrets størrelse. Rettsgebyrets størrelse etter sakstype og utfall fremgår av vedlegg 1 Rettsgebyr prisliste. Det er lav risiko for at gebyret beregnes feil, når regnskapsmedarbeideren følger prislisten og unngår manuelle kalkuleringsfeil. Regnskapsmedarbeider benytter en av to metoder for gebyrberegningen. 1. I saksflyten i Lovisa er det i oppgaven for gebyrberegning en elektronisk gebyrberegningsmotor. Beregningsmotoren foreslår gebyrsats, gangefaktor og sum (beregnet gebyr), på bakgrunn av registrerte opplysninger på saken. Det er mulig å overstyre gebyrsats og/eller gangefaktor, om det er forhold i saken som tilsier at beregningsmotorens forslag er feil. Om denne metoden benyttes vil nødvendige data om gebyrberegningen være dokumentert på saken. 2. Alternativt beregner regnskapsmedarbeider gebyret manuelt etter prislisten. Når manuell beregning benyttes, er det ulik praksis for hvordan regnskapsmedarbeider i den enkelte domstol dokumenterer gebyrberegningen og -fastsettelsen på saken. Her forekommer det flere varianter; 3
manuelle påtegninger på medfølgende papirbaserte saksdokumenter, kopi av salgsordre/faktura vedlegges i saksmappen, det foretas notater på saken i Lovisa. På dette området er domstolene gitt frihetsgrader for å etablere tilstrekkelig dokumentasjon og sporbarhet på saken. Om etablerte rutiner internt i domstolen oppleves som tilstrekkelige, er den imidlertid ikke nødvendigvis etterprøvbar for Riksrevisjonen og på et aggregert nivå. Fakturering av beregnet- og fastsatt gebyr oppfølging av kravet Regnskapsmedarbeider fakturerer gebyret fortløpende samtidig med gebyrberegning og -fastsettelse foretas i saksflyten. Det er ikke en direkte kobling mellom Lovisa og Agresso. Derfor er det likevel en risiko for at fakturering i Agresso ikke blir utført. Domstolene har ikke rapporter fra Lovisa som viser beregnede krav i en gitt periode, som kan avstemmes mot fakturert krav i Agresso for samme periode. Fakturering foretas i regnskapssystemet Agresso, og videre oppfølging av fakturerte krav følger enhetlige regnskapsrutiner for purring og inkasso. Oppsummering av risikoer ved gebyrinnkreving i domstolene 1. Manglende dokumentasjon og sporbarhet på den enkelte sak Det er ulik praksis ved den enkelte domstol for dokumentasjon av gebyrberegningen og fastsettelse (frihetsgrader for den enkelte domstol til å etablere egne rutiner). Dette kan medføre manglende sporbarhet på den enkelte sak. 2. Manglende aggregerte etterkontroller/avstemming Gebyrinnkreving kan bli utelatt om oppgaver i saksflyten ikke blir fulgt (prisgitt saksflyten i den enkelte sak), eller om det ikke blir utført fakturering i Agresso. Det mangler aggregerte etterkontroller for om alle gebyrsaker er beregnet og fakturert, basert på rapporter over saker med gebyr fra Lovisa. Tiltak for å redusere risikoene DA har i løpet av høsten hatt arbeidsmøter med Riksrevisjonen og et utvalg domstoler for å kartlegge gjeldende instrukser og rutiner for gebyrinnkreving. På kort sikt 2016/2017 For å sikre DA og domstolene overordnet internkontroll av gebyrinntekter, etableres en enhetlig praksis for domstolene knyttet til saksflyten i Lovisa ved gebyrinnkreving: - lik metode for gebyrberegning - lik praksis for dokumentasjon av gebyret på den enkelte sak - regelmessig etterkontroll av saker med gebyr, for aggregert avstemming mot fakturerte krav Dette kan medføre at domstoler vil bruke mer tid på kontroller i forbindelse med gebyrinnkreving. 4
På lengre sikt DA vil for de alminnelige domstolene utvikle en direkte integrasjon fra Lovisa som et forsystem til Agresso, slik at fastsatte og registrerte gebyrer i Lovisa overføres for direkte fakturering. Jordskiftedomstolene har en løsningen for direkte sømløs integrasjon mellom Lovisa og Agresso, for fakturering av gebyrer i jordskiftesaker. Prosjektet for fremtidig organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene er likevel det viktigste tiltaket for bedre ivaretakelse av kvalitet, kompetanse, internkontroll mv. ved gebyrinnkreving. Direktørens innstilling: Styret tar direktørens redegjørelse om gebyrinnkreving til orientering. 21.10.2016 Sven Marius Urke direktør Jann Ola Berget avdelingsdirektør 5