Elektronisk svaroppfølging i 1 sykehus med 3 EPJsystemer Cand.med. Eirik Nikolai Arnesen Spesialrådgiver, Seksjon for klinisk og medisinsk service, IKT-avdelingen
Elektroniske prøvesvar definisjon Svar på undersøkelser sendt elektronisk Radiologi-rapporter, patologirapporter, biokjemiske analyser etc Omfang Type svar-rapport Antall rapporter sendt ut (2008, avrundet) Patologi-rapporter 85.000 Radiologi-rapporter 455.000 Mikrobiologiske rapporter 600.000 Prosessen
Hvordan adresseres prøvesvar? Rekvirende enhet Rekvirende lege Manuell eller elektronisk utfyllling Mange organisasjonsenheter gir kompliserte koder Foreløpig ikke hatt enhetlig kodeverk i Norge Bestiller behandlingsansvarlig i alle tilfeller!
Registrering hos labene OUS har p.t. 16 laboratorier (før samlokalisering) Store forskjeller i Prosedyrer for mottak og registrering Krav til ansattes trening i mottak og registrering Krav til ansattes kompetanse i mottak og registrering 21.10.2010 side 4
Den virkelige verden -stafetten
Detaljbilde av stafetten
Mottakerens metode for å finne svar Papir: Sortering til posthyller Erfaring og skjønn bestemmer posthylla Enkelt å bytte mottaker OUSs eksisterende EPJ-systemer: Elektronisk postkasse/søk på rekvirent/enhet Rigid system, prisgitt: Utfyllingen av rekvisisjonen Registreringen av rekvisisjonen
Oslo-prosessen og helseinformatikk 3 (4) blir til 1 Vi har 3 forskjellige EPJ, alle med Forskjellig brukergrensesnitt for gjenfinning av prøvesvar for kvittering av prøvesvar Grovt sett lik metode for adressering, men forskjell i definisjon av ansvar for oppfølging Nytt IKT-system med automatisert adressering
Utfordringen mange kliniske IKTsystemer i OUS Aker UUS RH Radium Klinisk arbeidsflate CSAM Klinisk Portal PAS DIPS PasDoc PiMS IMx classic Klin.dok./ EPJ DocuLive DocuLive Kurve (Meta- Vision) MetaVision MetaVision RIS/ PACS Carestream/ Siemens Siemens Sectra Agfa LAB Flexlab Miclis Swisslab UniLab PAT DocuLive PAT DocuLive PAT DocuLive PAT DocuLive PAT Spes. Saphire (Hormonlab) Blodbank 9
Løsningen Klinisk arbeidsflate Konsolidert visning av: -Pasientens kontakter -Journalnotater -Laboratoriesvar -Radiologiske svar og bilder Aker UUS RH Radium Visning av journalnotater Klinisk arbeidsflate PAS DIPS Felles klinisk arbeidsflate CSAM Klinisk Portal PasDoc Klin.dok./ EPJ DIPS DocuLive DocuLive Kurve (Meta- Vision) MetaVision MetaVision Integrasjon av svar RIS/ PACS LAB Kodak/ Siemens Flexlab Miclis Siemens Swisslab Sectra UniLab Agfa PAT DocuLive PAT DocuLive PAT DocuLive PAT DocuLive PAT Spes. Saphire (Hormonlab) Blodbank 10
Automatisert adressering (i BPMN)
Logikk for halvautomatisert adressering Primærmottaker Scenario Mottaker Vurdert henvisning Bestillende lege Poliklinisk konsultasj on Innlagt pasient Utskrevet pasient Regler (KA) Bestillende lege Enheten som har ansvaret NÅ Epikriseskrivende lege
Sekundærmottakerer 2.linje Scenario Vurdert henvisning Mottaker Bestillende lege Rekvirerende enhet Poliklinisk konsultasj on Innlagt pasient Utskrevet pasient Regler (KA) Bestillende lege Behandlende lege, Rekvirerende enhet Enheten som har ansvaret NÅ Rekvirerende enhet Epikriseskrivende lege Siste ansvarlige enhet
3. linje er manuell Avdelingsvise oppfølgingslister Manuell gjennomgang jevnlig Skjønn og erfaring
System eller ikke?
Analyse ny løsning Fordeler Forutsigbart Like regler for alle svar Ulemper Krevende å teste Feil kan gi store konsekvenser
Kvittere prøvesvar eller ikke? Ny vs gammel I papirverden var prøvesvaret ett sted til en tid bare en kunne se det I elektronisk verden er prøvesvaret tilgjengelig for alle til enhver tid! alle på en org.enhet Hvordan vite at svaret er sett, vurdert og pasienten ivaretatt? Elektronisk kvittering Aktiv handling Vises på prøvesvaret Forsvinner fra arbeidslister
Kvittering farer finnes Forsinket behandling pga ikke sett prøvesvar Kvittering oppfattes feilaktig som vurdert og håndtert (kvittert men ikke fulgt opp allikevel) Kvittering betyr ikke vurdert og håndtert, men bare «vekk fra denne listen»
Konklusjon Komplekse arbeidsprosesser gir komplekse løsninger Mange farer i arbeidsprosesser og systemer Stort behov for sikkerhetsmekanismer
Bidragsytere til arbeidet Virksomhetsarkitekt Espen Møller KA-prosjektet, Funksjonell gruppe Reidar Bjørnarheim, Jan Ulrik Jahnsen, Harald Moen, Anna K. Winge, Martine Enger, Rune Rimstad, Fredrik Borchsenius, Olav Sandstad, Trine Brevig Prosedyregruppen dag 2 ledet av Agnete Mathiesen Klinisk referansegruppe ledet av Cathrine Lofthus
Oslo universitetssykehus består av de tidligere helseforetakene Aker universitetssykehus, Rikshospitalet og Ullevål universitetssykehus. Oslo universitetssykehus HF eies av Helse Sør-Øst RHF.