Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF 29.september 2016 SAK NR 33-2016 Risikovurdering Forslag til vedtak: 1. Styret tar saken til orientering Gjøvik, 22.september 2016 Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør
Sak 33-2016 Risikovurdering, internkontroll og avvik 1 Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør mener det er lagt et godt grunnlag for videre arbeid med risiko, internkontroll og avvikshåndtering i HDO. Konsept og modell for risikokontroll i HDO er basert på en godt bearbeidet modell som også benyttes av de andre aktørene i nødnett. Risikoregisteret som er etablert gir et godt utgangspunkt for videre arbeid, internt i HDO, og med andre aktører involvert i leveranse og utvikling av de tjenester HDO yter sine kunder. Administrerende direktør vil videreføre arbeidet med risikovurdering, internkontroll og avvikshåndtering i utviklingen av strategi, virksomhetsplaner og handlingsplaner i HDO. 2 Faktabeskrivelse Bakgrunn Styret behandlet i styresak 22-2016 risikohåndtering, intern kontroll og avvik i HDO og fikk framlagt konsept og status per mai 2016, hvor styret vedtok: 1. Styret tar saken til orientering. 2. Styret ber administrasjonen komme tilbake med et oppdatert risikobilde samt hvilke tiltak som skal iverksettes etter 2.tertial 2016. HDO har etablert en intern prosess med 5 hovedsteg for å etablere plan for risikohåndtering, identifisere potensielle risikoer, vurdere sannsynlighet og konsekvens, etablere og vedlikeholde risikoregister med tilhørende tiltak, samt kontinuerlig overvåkning og oppfølging av risiko. Alle identifiserte risikoer blir klassifisert gjennom en vurdering av sannsynlighet og konsekvens (alvorlig innvirkning. Kostnader, tidsplan, omfang og / eller overholdelse av krav i SLA blir sterkt berørt).
Status Den samlede risikovurderingen i HDO viser en positiv fallende trend, med en svak økning fra mai til august. Pr august 2016 er det indentifisert 41 risikoer, mot 36 i mai 2016. Risikoutviklingen i HDO har overordnet en sammenheng med at nødnettprosjektet er nærmere en nasjonal ferdigstillelse enn tidligere, at det er gjennomført en egen ROS analyse på justert teknisk løsning for små kontrollrom som samler nødnettløsning i færre store datasentre istedenfor distribuert ut på hvert enkelt kontrollrom, videre har reimplementering av virksomhetsprosessene i HDO gitt økt innsikt og kompetanse i helheten av de leveranser HDO forestår. Implementeringen av strategien med tilhørende organisasjonsutvikling i HDO har avdekket og tydeliggjort styrker og svakheter i organisasjonen. Siden dette arbeidet er i en utviklingsog modningsfase, er det naturlig at antall avdekkede risikoer vil svinge over tid. Antallet risikoer klassifisert som høye har sunket fra 10 til 3 siden mai 2016. Siden i mai er det avdekket 5 nye risikoer, som er klassifisert som middels eller lave. 100 80 60 40 20 0 Nov 2014 Mai 2015 Mai 2016 August 2016 Sum 90 50 36 41
De 7 risikoene som er nedvurdert fra høy til middels/lav siden mai 2016 er: 1. Utydelig eierskap og forvaltning av Nødnett ii. Tiltak: HDO jobber for å få rolleavklaringer for hvordan arkitektur og ansvar henger sammen, samt eierskap til HDO-plattformen. Eierskap og forvaltning av helses brukerutstyr er signalisert overført til HDO, og HDO har beskrevet en modell som utgangspunkt for videre dialog med DnK og andre nødetater. iii. Årsak til nedgradering: HDO har, i samarbeid med RHF ene og KS beskrevet en modell for forvaltning og eierskap, og har et godt grunnlag for videre avklaring med DnK, så snart formelt oppdrag om eierskap er mottatt. 2. Sammenfallende føringstraser for transmisjon inn til datahaller i. Status: Risikomomentet er satt ned til Middels ii. Tiltak: Anskaffelse av nødvendig tekniske løsninger er identifisert, og videre arbeid er inkludert i Prosjekt Fjerndrift. iii. Årsak til nedgradering: Ved anskaffelse av datahaller ble det stilt strenge krav til fysisk adskilte føringsveier for transmisjon inn i anleggene. Leverandørene sine lovnader har aldri vært verifisert av HDO, men dette foreligger det nå planer for å gjøre i prosjekt «fjerndrift». Risikoen revurderes allerede nå satt ned til middels basert på lovnader gitt av halleiere. 3. Strøm og transmisjonskurser er ofte feil koblet på AMK sentraler og i datasentre i. Status: Risikomomentet er satt ned til Middels ii. Tiltak: HDO er i ferd med å utføre Audit av føringstraseer på alle kontrollrom, de siste er planlagt ferdigstilt oktober/november 2016. iii. Årsak til nedgradering: HDO har innført periodisk kontroll av kontrollromsinstallasjoner som en kontinuerlig prosess inkludert hele datarommet der AMK-sentralenes nødnettutstyr står. Risiko nedgraderes siden kun et fåtall installasjoner gjenstår før første hele runde er gjennomført. Kostnadene har så langt vært delt med DNK og innføringsprosjektet, men vil i fremtiden fult og helet dekkes av HDO. 4. Testregime synes ikke komplett, belastningstester er ikke satt i system som en del av regime for å godkjenne en release. ii. Tiltak: HDO har tatt opp risikoen med leverandør, og det planlegges bestilling av verktøy for belastningstest. iii. Årsak til nedgradering: HDO har iverksatt tilstrekkelige tiltak til at risiko kan settes til middels. HDO har budsjettert med verktøy i 2016 for ytterligere å kunne redusere risiko. 5. Mangelfull SW-management i leveransen, da programvareoppdateringer foregår som en blanding av manuelle og maskinelle prosesser. ii. Tiltak: HDO har utført mer utstrakt bruk av verktøyene ASK og SIRS som sikrer mer automatisering og korrekt utrulling iii. Årsak til nedgradering: Verktøy for automatisk feilfinning er utviklet og tatt i bruk, og gjør oppgradering enklere med bedre kvalitet. 6. Overvåkingsverktøy levert til HDO er satt opp av èn leverandør, og ikke tilpasset den totale systemporteføljen som overvåkes
ii. iii. Tiltak: HDO har utført mange endringer og forbedringer i overvåkningsverktøyene. Dette har gitt positive resultater i form av redusert mengde feilmeldinger og proaktiv daglig overvåkning. Årsak til nedgradering: HDO sin ITIL prosess med ansvar for overvåkning (Event Management) har de siste 6 månedene jobbet godt med å få kontroll på overvåkningsverktøyene. En rekke endringer er gjennomført og flere vil komme gjennom et godt og konstruktivt samarbeid med leverandør. 7. Nød administrasjonsverktøy - Løsning for fjernpålogging til utstyr i datasentre og kontrollrom er ikke redundant i. Status: Risikomomentet er satt ned til Middels ii. iii. Tiltak: HDO har identifisert løsning, og videre arbeid er inkludert i Prosjekt Fjerndrift Årsak til nedgradering: Behovsanalyse for ytterligere tekniske verktøy følges opp i prosjekt Fjerndrift. Inngåtte avtaler med lokalt teknisk personell knyttet til bistand ved behov reduserer risikoen til middels. HDO vil inkludere de tiltak som trenger finansiering i 2017 i sitt budsjettinnspill ref. sak 29-2016. Pr august 2016 er ingen av de 41 identifiserte risikoene klassifisert som «ekstrem», mens 3 er klassifisert som «høy». Disse 3 risikoene er alle relatert til retrofit: 1. Fase 0 og 1 blir "hengende" etter i SW-oppgraderinger og kan ikke utveksle info med øvrige etater (ref. prosjekt Retrofit). I. Status: Risikomomentet vurderes fremdeles som høy. Finansieringsutfordringen er pt ikke løst. II. Tiltak: Finansieringsutfordring og ansvar er eskalert til eierne og HOD. III. HDO avventer videre planlegging inntil avklaring er gjort mellom RHF og HOD. 2. LVS og AM i Fase 0 og 1 får redusert funksjonalitet og driftsstøtte (ref. prosjekt Retrofit). I. Status: Risikomomentet vurderes fremdeles som høy. Finansieringsutfordringen er pt ikke løst. Inntil retrofit er gjennomført må HDO drifte to ulike tekniske løsninger for legevaktsentraler og akuttmottak II. Tiltak: Finansieringsutfordring og ansvar er eskalert til RHF og HOD. III. HDO avventer videre planlegging inntil avklaring er gjort mellom RHF og HOD. 3. Etatenes systemer kan ikke samhandle med hverandre. I. Status: Risikomomentet vurderes fremdeles som høy. Finansieringsutfordringen er pt ikke løst. Videre oppgradering av ny programvare kan gjennomføres på alle AMK sentraler unntatt AMK-Oslo og Innlandet (Fase 0 og 1) II. Tiltak: Finansieringsutfordring og ansvar er eskalert til RHF og HOD. III. HDO avventer videre planlegging inntil avklaring er gjort mellom RHF og HOD. HDO jobber kontinuerlig med å håndtere disse risikoene gjennom å identifisere tiltak. Risikoregisteret videreutvikles kontinuerlig og brukes som grunnlag for bl.a. virksomhetsplan og statusrapportering for 2016, samt underlag til budsjettprosess og økonomisk langtidsplan.
3 Administrerende direktørs vurderinger HDO sitt arbeid med risiko, internkontroll og avvikshåndtering har utviklet seg i en positiv retning siden etableringen av HDO i 2013. Det gjenstår fremdeles arbeid med utvikling av HDO sin organisasjon, kompetanse og kapasitet, samt samhandling med eksterne samarbeidspartnere før risikobildet er komplett og godt synkronisert med brukerne av nødnett, og andre aktører involvert i nødnett leveransene. Dette er en utvikling som HDO bare delvis kan kontrollere selv, siden noen av risikoene er avhengig av beslutninger og rammer lagt av andre aktører. HDO må jobbe videre med å tydeliggjøre og forankre risikobildet med eierne, DNK, brukerne og andre aktører, slik at de mest hensiktsmessige tiltakene kan gjennomføres for å redusere risikobildet. Administrerende direktør er fornøyd med at det totale antall risikoer nå svinger noe fra måned til måned, men at hovedtrenden er nedadgående. Dette indikerer at risikovurderinger nå begynner å bli en integrert del av HDOs styringsprosesser. Administrerende direktør mener dette kan utvikles videre, og vil fortsette arbeidet med å utvikle og integrere risikovurderinger som en del av HDO videre styring og utvikling. De 3 risikoene som er klassifisert som «høye» er relatert til manglende finansiering og tydelighet i roller og ansvar ifht kontrollromsløsningene i helsesektoren (ref. retrofit). Disse risikoene er alle eskalert, og det foregår en dialog mellom de regionale helseforetakene og Helse- og omsorgsdepartementet. Det etablerte risikoregisteret gir et godt bilde av risikoen for HDO per august 2016, og bidrar, som et sentralt ledelsesverktøy, til å etablere et felles risikobilde og å legge grunnlaget for styringen og utvikling av HDO sett i lys av kritikaliteten de respektive tjenestene har for våre kunder og eiere. HDO vil bla benytte risikoregisteret som grunnlag for innspill til budsjett 2017. Vedlegg: Risikoregister HDO pr. august 2016