REFERAT FRA MØTE I STYRINGSGRUPPEN 29.11.2012 Tid: Torsdag 29.11.2012 Sted: Røyken rådhus Registrering av fremmøtte: Til stede: Styringsgruppen Lene Conradi, Asker, Lisbeth Hammer Krog, Bærum, Per R. Berger, Hole, Tore Opdal Hansen, Drammen, Monica Vee Bratlie, Hurum, Kjell B Hansen, Ringerike, Olav Skinnes, Krødsherad, Helene Justad, Lier, Terje Bråthen, Modum, Bent Inge Bye, Nedre Eiker, Rune Kjølstad, Røyken, K, Jonn Gunnar Lislelid, Svelvik, Ann Sire Fjerdingstad, Øvre Eiker, Nils Åge Jegstad, Akershus fylkeskommune. Rådmenn Lars Bjerke, Asker, Kristian Towsen for Osmund Kaldheim, Drammen, Gudmund Notøy, Hurum, Hans-Petter Christensen, Lier, Bengt Nystrøm, Nedre Eiker, Georg N. Smedhus, Røyken, Aud Norunn Strand, Modum, Svein V Torgersen, Svelvik, Øyvind Hvidsten, Øvre Eiker, Øyvind Michelsen, Akershus fylkeskommune. Øvrige Lena Hansson, Vestregionen samt Ellen Grepperud, Plansekretariatet Oslo & Akershus og byutviklingsdirektør Bertil Horvil, Drammen. Forfall: Hilde Brørby Fivelstad, Jevnaker, Monica Vee Bratlie, Hurum, Karl Einar Haslestad, Sande, Kari Kolbæk Ask, Sigdal, Morten Eriksrød, Buskerud fylkeskommune, Hans Kristian Lingsom, Bærum, Ståle Tangstuen, Hole, May-Britt Nordli, Jevnaker, Marit Lesteberg, Krødsherad, Olav Grande, Svelvik, Kjersti Bærug Hulbakk, Buskerud fylkeskommune..møteled else: Lene Conradi, Styringsgruppens leder Møtesekretær: Nina Solberg, daglig leder GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE: Godkjent ORDFØRERS 5 MINUTTER Ordfører Rune Kjølstad orienterte om befolkningsveksten i kommunen som er større enn forventet, og den planlagte utbyggingen av stasjonsbyen Spikkestad og Slemmestad. Totalt har kommunen regulert områder som vil gi plass til 3700 nye boliger. Røyken er i ferd med å kjøpe ut Asker kommune fra Norges største bo- og omsorgsenter Bråset, der Asker i en periode framover vil leie plasser. SAKER TIL BEHANDLING: A: REFERATER OG UTSKRIFTER
Sak 44/2012: Referater A Møte i styringsgruppen 12.10.2012 Fremlagt referat godkjennes B Møte i rådmannsgruppen 15.11.2012 Fremlagt referat tas til orientering B: ØVRIGE SAKER Sak 45/2012: Orientering om plansamarbeidet Regional plan for areal og transport i Oslo og Akershus Leder av plansekretariatet, Ellen Grepperud, orienterte styringsgruppen om den pågående planprosessen jf sak 40/2012, behandlet i rådmannsgruppen den 29.09.2012. Fremlagt sak tas til orientering.. Sak 46/2012 Bystrategi for Drammen 2013-2036; høringsinvitasjon Vestregionens administrasjon har mottatt høringsinvitasjon fra Drammen kommune om å kommentere forslag til samfunnsdelen av Drammens kommuneplan. I tillegg innholder bystrategien kommunal planstrategi for inneværende valgperiode. Høringsdokumentene er lagt ut her: www.drammen.kommune.no Høringsfrist er satt til 12.12.2012. Rådmannsgruppens behandling: Rådmannsgruppen ønsker ikke å legge opp til en praksis der den enkelte deltakerkommunes ulike planer behandles i Vestregionens organer. Drammen bes om å orientere om innholdet i bystrategien for styringsgruppen, med påfølgende ordskifte, fordi utviklingen av Drammen vil ha store konsekvenser for de omliggende kommuner. Styringsgruppens behandling: Byutviklingsdirektør Bertil Horvil i Drammen kommune orienterte om planens innhold. Styringsgruppen slutter seg til rådmannsgruppens anbefaling om at den enkelte kommune avgir høringsuttalelse. Framlagt sak tas til orientering. Sak 47/2012: Tertialrapport 2-2012 Vedlagt følger tertialrapport 2 2012 og resultatregnskap pr 31.8.2012. Tertialrapporten har tatt utgangspunkt i vedtatt handlingsplan for 2012 2013. Regnskapet avviker ikke i forhold til budsjett, men det har ikke lykkes 2
administrasjonen å legge inn periodisert budsjett i regnskapsrapporten slik vi varslet i tidligere møte. Rådmannsgruppens behandling: Rådmannsgruppen ber om at periodisert regnskap legges inn i resultatrapporten fra og med 2013, og at avvik fra budsjett og/eller foregående år/periode forklares. Fremlagt tertialrapport 2 2012 godkjennes. Sak 48/2012: Budsjett 2013 Til behandling foreligger forslag til budsjett for 2013. Vestregionens virksomhet vil bli regnskapsført som et prosjektregnskap med følgende hovedinndeling: Løpende drift/daglig ledelse Satsingsområde Areal/transport Satsingsområde Regional utvikling Satsingsområde Helse Kunst rett Vest Ungdomssymfonikerne Den totale omsetningen i Vestregionen i 2013 er budsjettert til kr. 7 307 754. Budsjettert omsetning i 2012 er kr 8 409 540. Regnskapsført omsetning i 2011 var kr 9 323 724. For 2013 er virksomheten budsjettert i balanse. Nedgangen i budsjettert omsetning for 2013 skyldes at Kommunehelsesamarbeidet og Ungdomssymfonikerne ennå ikke har søkt og/eller fått innvilget eksterne tilskudd. Intensjonen er å søke eksterne midler; både til Kommunehelsesamarbeidet og satsingsområdet Regional utvikling. Vestregionens kontingentinntekter er basert på folketallet i den enkelte kommune, og er beregnet til kr 4 352 240 (2012-tall). Kontingentsinntektene vil bli justert når oppdaterte folketall foreligger primo 2013. Kontingenten skal dekke følgende aktiviteter og drift som ikke er eksternt finansiert: Løpende drift /daglig ledelse 1 802 240 Areal og transport 400 000 Regional utvikling 500 000 Helse 100 000 Kunst rett Vest 1 000 000 Ungdomssymfonikerne 550 000 SUM 4 352 240 Kommentarer til foreslått disponering av ordinær kontingent: Bidraget til løpende drift/daglig ledelse opprettholdes på samme nivå som i 2012; 10 kr. pr innbygger Prosjektledelsen for satsningsområdene Areal og transport og Regional utvikling ivaretas av daglig leder. Det avsettes midler til kjøp av eksterne tjenester og gjennomføring av arrangement i egen / deltakelse i andres arrangement. Bidraget til satsingsområdet Helse opprettholdes på samme nivå som 2012 Bidraget til Kunst rett Vest opprettholdes på samme nivå som i 2012 3
Ungdomssymfonikerne styrkes med kr 80 000 for å kunne dekke økte lærerhonorar i tråd med vedtak om økt rekruttering. Kommentar til budsjettert ekstern finansiering: De eksterne inntektene er budsjettert til kr 2 955 514. Disse fordeler seg slik: Kontingent 915 514 Kommunehelsesamarbeidet (2 kr pr innbygger i 26 kommuner) Sikkert tilskudd, dekker lønn pleder Helsedirektoratet Tilskudd kommunehelsesamarbeidet 150 000 Nedgang hvert år siste 2 år, derfor lavt beløp som bør bli høyere. Søknadsfrist mars 2013 Ingen overføringer fra 2012 til 2013 Norsk Helsenett 850 000 Tilsagn gitt for 2013 Dekker lønn pleder Meldingsløftet Tilskudd vertskommune til Kunst rett vest 500 000 Premiss for Øvre Eiker som vert i 2013 Sponsorinntekter + andre tilskudd 500 000 Kunst rett vest: Bidragene fra Fylkeskommunene og Norsk kulturråd har økt siste 2 år. Sponsorinntekter har vært lavere enn budsjettert siste år. Svikt i inntekt kompenseres med rimeligere infomateriell Ungdomssymfonikerne: spilleinntekter 40 000 tilsvarende siste år. Inntektsbortfall kompenseres med nedgang i aktivitet Styringsgruppen slutter seg til framlagt forslag til budsjett Sak 49/2012: Vestregionens organisasjonsform forslag om omdanning til interkommunalt selskap Styringsgruppen vedtok i 10.2. 2011, sak 05/2011 å utrede Vestregionens organisasjonsform på bakgrunn av at Vestregionen ikke får refundert merverdiavgift. Vestregionen har gjennom Kommuneadvokaten i Drammensregionen påklaget Skatt Østs vedtak av 18.november 2010 hvor krav om momsrefusjon for Vestregionen ble avvist. Klage ble sendt 02.05.2011, og Skattedirektoratet har oversendt vedtak der klagen blir avvist den 26.06.2012. Begrunnelsen for at klagen ikke tas til følge, er at Vestregionen er registrert som et organisasjonsledd under Bærum kommune, og ikke som et 27-samarbeid i hht 4
Kommuneloven. I vedtektene går det fram at Vestregionen er en egen juridisk enhet etter 27 i Kommuneloven. Saken har vært behandlet i følgende styringsgruppemøter: 10.02.2011, sak 05/2011 14.04.2011, sak 18/2011 09.02.2012, sak 07/2012 23.08.2012, sak 34/2012 Rådmannsgruppens leder har i samråd med rådmannen i Bærum og daglig leder i Vestregionen, vurdert at omdanning til et interkommunalt selskap vil være en organisasjonsform som både ivaretar Vestregionsamarbeidets intensjoner og krav til organisasjonsform for å kunne motta refusjon av merverdiavgiften. En slik organisasjonsform er tidligere anbefalt av administrasjonen i sak 05/2011. En omdanning til et interkommunalt selskap vil kreve at hver kommune vedtar en ny likelydende selskapsavtale. Hvis forslaget om omdanning til IKS får tilslutning I styringsgruppen, vil daglig leder sende brev til samtlige kommuner med anmodning om at de vedtar ny selskapsavtale, samt forslag til saksfremlegg som kommunene kan ta utgangspunkt i når saken legges frem for kommunestyrer/fylkesting. Vestregionens generalforsamling vedtar deretter, i sitt berammede møte I mai, å oppløse 27-samarbeidet. Deretter gjennomføres stiftelsesmøte i det nye interkommunale selskapet. Det vil være de samme personene som møter i generalforsamlingen og i stiftelsesmøtet; dvs ordførerne I deltakerkommunene. Oppløsning av 27-samarbeid er ikke lovregulert, og vedtak fattes med vanlig flertall. Forslag til selskapsavtale og saksframlegg i den enkelte kommune ettersendes. Avtale og saksframlegg er utarbeidet av kommuneadvokaten i Asker kommune og kvalitetssikret av kommuneadvokatene Drammensregionen og Bærum kommune. Rådmannsgruppens behandling: Rådmannsgruppen sluttet seg til framlagt forslag om at Vestregionen omdannes til et interkommunalt selskap og fremmet følgende forslag til vedtak for styringsgruppen: 1. Styringsgruppen anbefaler at Vestregionen omdannes til et interkommunalt selskap. 2. Dagens 27-samarbeid oppløses i berammet generalforsamling i mai 2013. Samme dag gjennomføres stiftelsesmøte for det nye interkommunale selskapet. 3. Framlagt forslag til selskapsavtale fremmes til behandling i den enkelte kommune og fylkeskommune innen 1. mars 2013. Styringsgruppens behandling: Saken utsettes til styringsgruppens møte i februar 2013. Sak 50/2012: Rapport fra studietur til Marseille i oktober 2012 Til behandling forelå rapport fra Styringsgruppens studietur til Marseille i Frankrike i perioden 10. 12. oktober 2012. Valg av reisemål og program har tatt utgangspunkt i satsingsområdet Regional utvikling som er et av tre prioriterte innsatsområder for Vestregionen. 5
Framlagt sak tas til orientering Sak 51/2012: Regional planstrategi for Akershus 2013 2016; høringsinvitasjon Vestregionen har mottatt høringsdokument for regional planstrategi fra Akershus fylkeskommune. En regional plan skal ha et langsiktig perspektiv, minst 12 år og den skal revideres hvert 4. år. Den forrige regionale planstrategien for Akershus (2012-2015) ble vedtatt av fylkestinget i mai 2011. Det høringsdokumentet som nå er utarbeidet inneholder derfor svært få endringer i forhold til gjeldende planstrategi. Planstrategien skal fokusere på tema som er viktige på tvers av forvaltningsnivåene og som krever samarbeid og samspill for å oppnå optimal oppfølging av utfordringene som synliggjøres De valgte temaområdene er: Utdanning og næringsutvikling Bomiljø, inkludering og mangfold Klima og miljø Areal og transport Akershus fylkeskommune har som mål å utarbeide konkrete og målrettede planer som oppfattes som nyttige styringsverktøy for både kommuner, fylkeskommuner, statlige etater og ulike interessegrupper. Temaet areal og transport er allerede behandlet i egen prosess i arbeidet med Plansamarbeidet for Oslo og Akershus. Planstrategien og planprogrammet for areal og transport er vedtatt i Oslo bystyre og Akershus fylkesting. Høringsdokumentene kan leses her: www.akershus.no/tema/regionalutvikling/regional%20planlegging/planstrategi Høringsfristen er satt til 20. november 2012. Rådmannsgruppens behandling: Rådmannsgruppen oppfatter at det er formålstjenelig at et begrenset antall temaområder prioriteres i planstrategien, men mener det er behov for et sterkere fokus på vekstutfordringene i hele Osloregionen inkl. Vestregionen. Grunnlagsdokumentet som medfølger planstrategien redegjør for befolkningsveksten i regionen. Temaområdet for areal og transport berører dette i den fysiske planleggingen, men veksttakten og konsekvensene av sterk vekst over kort tid har fått liten oppmerksomhet for øvrig i planstrategien. Vekstutfordringene berører ikke bare temaområdet areal og transport, men også de andre valgte temaområdene. En felles forståelse av befolkningsveksten, og at veksten bør møtes gjennom god dialog mellom forvaltningsnivåene; både administrativt og politisk, bør vektlegges i planstrategien. 1. Forslag til regional planstrategi for Akershus 2013 2016 tas til orientering. 2. Styringsgruppen slutter seg til at foreslåtte planer med valgte temaområder blir Utarbeidet. 3. Styringsgruppen anbefaler at vekstutfordringene i Osloregionen og hvordan veksten kan og bør møtes, utdypes i planstrategien. 6
Sak 52/2012: Prosjekter innen prioriterte satsingsområder aktiviteter i 2012 A. Kommunehelsesamarbeidet Vestre Viken (område Helse) Erfaringskonferanse om Lokale samarbeidsutvalg Medlemmer i de lokale samarbeidsutvalgene er invitert til konferanse den 10.12.2012 som ledd i evalueringen av utvalgenes arbeid og mulige endringer i avtalen om lokale samarbeidsutvalg. Evaluering av inngåtte avtaler Overordnet samarbeidsutvalg vil 19.11.2012 behandle forslag til opplegg for evaluering av inngåtte avtaler. Mobil røntgentjeneste Følgende kommuner har gått sammen om å etablere mobil røntgentjeneste i samarbeid med Vestre Viken HF: Asker, Bærum, Drammen, Hurum, Lier, Nedre Eiker, Røyken og Øvre Eiker. Oppstart planlegges primo 2013. Tvisteløsningsutvalg Overordnet samarbeidsutvalg har oppnevnt tvisteløsningsutvalg med følgende sammensetning: advokat Kari Paulsrud, leder, Øydis Jahren, Røyken kommune, Trine E. Bakkeli, Bærum kommune, Monica Haugen, Vestre Viken HF, Oddmund Nestegaard, Vestre Viken HF, Kari Ringstad, Vestre Viken HF Møtende representant for kommunen som har sak til behandling i utvalget skal ha rådmannsfullmakter, og rekrutteres blant kommunens kommunalsjefer eller kommuneadvokat. Vestre Viken HFs utviklingsplan Utviklingsplan for Vestre Viken HF skal sendes på høring i 2013. Kommunehelsesamarbeidet har forpliktet seg til å utarbeide forslag til prosess for høringen i tråd med kommunenes behov. Framlagte saker tas til orientering B. Areal og transport C. Regional utvikling D. Kunst rett Vest Arena Vestfossen, Øvre Eiker kommune, er valgt som lokasjon for fellesutstillingen i 2013. Arrangementet vi gjennomføres i perioden 12.09.2013 22.09.2013. Framlagt sak tas til orientering E. Ungdomssymfonikerne Sak 53/2012: Øvrige orienteringer, meldinger og informasjon A Fra medlemskommunene + BFK/AFK OL-søknad 2022 7
Per Berger reiste spørsmål om hvordan Vestregionen kan samordne sine vertskapsfunksjoner knyttet til søknad om OL i 2022. Styringsgruppens behandling. Lene Conradi opplyste om at kommunenes vertskapsfunksjoner er diskutert i prosessen knyttet til utarbeidelsen av OL-søknaden, og at problemstillingen vil bli fulgt opp Etablering av regionalt skianlegg på Sollihøgda Per Berger reiste også spørsmål om at Vestregionen kan samarbeid for å etablere et regionalt skianlegg på Sollihøgda i Hole kommune. Styringsgruppens behandling: Lisbeth Hammer Krogh og Lene Conradi påpekte behovet for utbygging av lokale anlegg, og at lokale anlegg vil ha prioritert i disse kommunene. Ny rådmann i Bærum Erik Kjelstadli er ansatt som ny rådmann i Bærum B Fra delregionene Midtfylket og Buskerudregionen bes om å orientere om pågående aktiviteter og planer i styringsgruppens møte i februar 2013 C Fra arbeidet i samarbeidsalliansen Osloregionen Lene Conradi etterlyste et tettere samarbeid mellom medlemmene av Osloregionens styre som kommer fra Vestregionen. Styringsgruppens behandling: Lene Conradi og daglig leder i Vestregionen tar initiativ til samordning før styremøtene i Osloregionen. D Fra rådmannsgruppens leder/sekretariatet oppfølging E Eksternt samarbeid F Øvrig Sak 54/2012: Eventuelt Lene Conradi fremmet forslag om at Vestregionen undersøker krav til søknad om å bli Europeisk Kulturhovedstad Vedtak: Vestregionens administrasjon undersøker krav til kvalifisering og mulig tidspunkt for å kunne bli Europeisk kulturhovedstad. 8
9