RISØR KOMMUNE Årsmelding 2015 ENHET FOR STØTTEFUNKSJONER Versjon 1.0 Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet
Årsmelding - Enhet for støttefunksjoner 2015 side 2 1) HOVEDMÅLSETTING, SATSINGSOMRÅDER OG MÅL... 3 2) RISØR KOMMUNES VERDIER... 4 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE... 4 3) ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING... 5 3.1 ANSVARSOMRÅDE... 5 3.1.1 Interne tjenester... 5 3.1.2 Eksterne tjenester (tjenester som leveres til kommunens innbyggere)... 5 3.2 ORGANISERING... 5 4) ENHETENS ARBEID MED TILTAK I 2015... 6 4.1 KUNNSKAP... 6 4.2 REGIONAL UTVIKLING... 6 4.2.1 Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet... 6 4.3 ATTRAKTIVITET... 6 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING... 6 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR... 7 4.6 KLIMA OG MILJØ... 7 5) ENHETENS ANSVAR I BUDSJETTVEDTAKET... 8 6) TJENESTEPRODUKSJON... 9 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE... 9 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET... 9 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET... 9 6.3.1 Status og mål for indikatorer i kommuneplanen... 9 6.3.2 Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA... 9 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET... 9 6.4.1 Kommunens mål for kvalitetsstyrings-arbeidet... 9 6.4.2 Vurdering av avviksrapportering siste år... 9 6.4.3 Tiltak for å redusere avvik... 9 7) ORGANISASJONSUTVIKLING: ENHETENS UTVIKLINGSARBEID... 10 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR... 10 7.1.1 Satse på ledere... 10 7.1.2 Utvikle en lærende organisasjon... 10 7.1.3 Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner... 10 7.1.4 Likestillingstiltak... 10 7.2 SAMARBEID MED ANDRE... 10 7.2.1 Internt i Risør kommune... 10 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk... 10 7.2.3 Samarbeid med frivillig sektor... 10 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE... 10 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser... 10 7.3.2 Enhetsleders kommentar... 10 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse... 10 7.4 INTERNKONTROLL: HMS... 10 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet... 10 7.4.2 Vurdering av avviksrapportering... 11 7.4.3 Tiltak for å redusere avvik... 11 7.4.4 Forebygge og håndtere uønskede hendelser... 11 8) ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER... 12 9) SAMLET VURDERING AV ENHETENS UTFORDRINGER... 13
Årsmelding - Enhet for støttefunksjoner 2015 side 3 1) Hovedmålsetting, satsingsområder og mål Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse og levekår, klima og miljø er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet.
Årsmelding - Enhet for støttefunksjoner 2015 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE Som ledere må vi gå foran som et godt eksempel. Prøve å vise dette i vår lederstil. Sette fokus på verdidokumentet min. 1 gang i løpet av året når personalet er samlet.
Årsmelding - Enhet for støttefunksjoner 2015 side 5 3) Ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten leverer hovedsakelig interne tjenester til resten av kommunens organisasjon, både på enhets- og ansatt nivå. I tillegg har enheten noen tjenester som leveres direkte til kommunens innbyggere. 3.1.1 Interne tjenester Økonomi herunder ansvar for utarbeidelse av budsjett, hjelp til enhetene med budsjettering samt budsjettoppfølging gjennom året. Regnskap herunder regnskapsoppfølging, kommunal innkreving samt føring av regnskap for Kirkelig Fellesråd og diverse legater og stiftelser. Lønn Personal herunder overordnet arbeidsgiverpolitikk, personaladministrative oppgaver, rekruttering, lederstøtte/rådgivning, HMS. Publikumstjeneste herunder sentralbord og ekspedisjon Dokumentsenter- herunder registrering av post, arkivtjeneste Politisk sekretariat herunder utsending av saker til politiske utvalg 3.1.2 Eksterne tjenester (tjenester som leveres til kommunens innbyggere) Startlån Sentralbord og ekspedisjon 3.2 ORGANISERING Enhet for støttefunksjoner har 13 ansatte fordelt på 11,8 årsverk. Enhetsleder (Personalsjef) 1 årsverk Personal Personalsjef 1,8 årsverk Regnskap, budsjett, lønn Regnskapssjef Fagansvarlig lønn 4,0 årsverk Fellestjenesten Fagansvarlig arkiv 5,0 årsverk
Årsmelding - Enhet for støttefunksjoner 2015 side 6 4) Enhetens arbeid med tiltak i 2015 4.1 KUNNSKAP 4.2 REGIONAL UTVIKLING 4.2.1 Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet Det er i dag interkommunalt samarbeid på flere områder i enheten i form av fagnettverk. De fleste nettverkene omfatter de fem kommunene i Østre Agder, men personalnettverket inkluderer også Grimstad og Arendal. Øvrige nettverk er innen lønn, økonomi og sak/arkiv. I nettverkene er det både fagutvikling og felles opplæringstiltak som står i fokus. 4.3 ATTRAKTIVITET 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Plan for avvikling av uønsket deltid (T) punkt 6.9.15 i HP/ØP 2015-2018 PS 39/15 Heltid/deltid i Risør kommune Vedtak: Risør kommune gjør følgende tiltak for å redusere den uønskede deltiden: I enhetene for omsorg og habilitering opprettes det vikarbank. I tillegg foretas det en fortløpende kartlegging av hvem som ønsker større stilling, slik at fortrinnsretten ivaretas. I enhet for skole og barnehager foretas det en egen årlig kartlegging av hvem som ønsker større stilling, og behovet søkes løst ved planlegging av ressursbehovet for neste skole-/barnehageår. I tillegg videreføres praksisen med intern kunngjøring ved ledig stilling, jfr. HTA 2.3.1 Det opprettes vikarbank for alle ansatte ved barne- og ungdomsskole/sfo/barnehage. Evaluering av seniortiltak (U) punkt 6.9.16 i HP/ØP 2015-2018 Bystyret behandlet sak om seniortiltak i desember 2015. PS 185/15 Nye målrettede seniortiltak i Risør kommune 1. Det oppnevnes et bredt sammensatt utvalg av tidlig-seniorer (50+), seniorer og representanter for administrasjonen, evt. representant fra fagforeningene. Utvalget utarbeider et forslag til en Livsfaseplan med livsfase- og seniortiltak for Risør kommune. 2. Kr. 350 000,- benyttes til utfasing av eksisterende tiltak og innføring av ny modell. En ny plan vil gi føringer på hvilket beløp som bør settes av i budsjettarbeidet fra 2017 og videre. 3. Kr. 350.000,- settes av til kompetansehevende tiltak i 2017.
Årsmelding - Enhet for støttefunksjoner 2015 side 7 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR 4.6 KLIMA OG MILJØ
Årsmelding - Enhet for støttefunksjoner 2015 side 8 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket
Årsmelding - Enhet for støttefunksjoner 2015 side 9 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE Enheten leverer tjenester internt i organisasjonen. Antallet her er tilnærmet konstant, men tjenestene som etterspørres blir fler og mer komplekse. 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET 6.3.1 Status og mål for indikatorer i kommuneplanen 6.3.2 Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET 6.4.1 Kommunens mål for kvalitetsstyrings-arbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for alle tjenester som leveres av virksomheten. Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak. 6.4.2 Vurdering av avviksrapportering siste år Det er ingen meldte avvik. 6.4.3 Tiltak for å redusere avvik
Årsmelding - Enhet for støttefunksjoner 2015 side 10 7) Organisasjonsutvikling: enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR 7.1.1 Satse på ledere 7.1.2 Utvikle en lærende organisasjon Enheten vil ha fokus på å videreutvikle arbeidet med internkontroll. 7.1.3 Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner 7.1.4 Likestillingstiltak 7.2 SAMARBEID MED ANDRE 7.2.1 Internt i Risør kommune Enhetens oppgaver medfører utstrakt samarbeid internt i kommunen. I hovedsak er det med ledere, men også fagforeningene og andre ansatte. Dette arbeidet vil fortsette innen alle fagområdene. 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk Se tidligere kommentarer. 7.2.3 Samarbeid med frivillig sektor Ikke aktuelt 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser Siste medarbeiderundersøkelse ble gjennomført i 2011. Neste undersøkelse gjennomføres høsten 2016. 7.3.2 Enhetsleders kommentar 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse Det kom ikke frem noen behov for tiltak i den siste undersøkelsen. 7.4 INTERNKONTROLL: HMS 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold.
Årsmelding - Enhet for støttefunksjoner 2015 side 11 HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet. 7.4.2 Vurdering av avviksrapportering Det er ingen meldte avvik. 7.4.3 Tiltak for å redusere avvik 7.4.4 Forebygge og håndtere uønskede hendelser
Årsmelding - Enhet for støttefunksjoner 2015 side 12 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Ansvar Enhet Budsjett 2015 Regnskap hittil i år -14 Rev. budsjett 2014 Budsjett 2014 Regnskap 2013 23 Støttefunksjoner - Personal 3 415 000 3 574 447 3 291 000 3 308 000 2 936 279 24 Støttefunksjoner - Fellestjenesten 3 601 000 4 043 119 3 626 000 3 566 000 3 762 971 25 Støttefunksjoner - Regnskap & lønn 3 319 000 3 018 040 3 136 000 3 151 000 3 640 297 27 Støttefunksjoner - Kompetansesenter 0 0 0 0 241 874 2 Støttefunksjoner 10 335 000 10 635 606 10 053 000 10 025 000 10 581 420 Enhetens kostnader består av ca 71 % lønnsutgifter, i tillegg til flere interkommunale og vertskommune samarbeid som gir lite handlingsrom i driften. Ressurser til proaktivt arbeid innen personaladministrative oppgaver som forebyggende tiltak innen sykefraværsarbeid, HMS, kompetansehevingstiltak, arbeidsgiverstrategi osv. er svært begrenset.
Årsmelding - Enhet for støttefunksjoner 2015 side 13 9) Samlet vurdering av enhetens utfordringer De største utfordringene fremover for enheten blir å bruke de begrensede ressurser som er til rådighet til å fokusere på de riktige oppgavene. Enheten har store ambisjoner for utvikling av tjenestene vi leverer, men ressursene tilgjengelige for å gjøre dette arbeidet er begrenset. Dersom det er mulig, vil enheten arbeide for mer interkommunalt samarbeid. Mange av utfordringene Risør står overfor er vi ikke alene om, og et samarbeid med andre kommuner kan både effektivisere arbeidet, og styrke den faglige kvaliteten.