RAPPORTERINGSSKJEMA Konferanse/møte/arrangement Byråmøte i AER (Assembly of European Regions) i Alba, Romania 21. 22. februar 2013 Hovedfokus Revidert budsjett for 2013 Politiske prioriteringer for 2013 - arbeidsprogram Rapport fra arbeidet i task force (ledet av Håkan Sandgren) inkl. valg for 2013-2015 Forberedelse til generalforsamling i Paris 17 18. mai Deltakere Fylkesordfører Ole Haabeth, Østfold leder av Østlandssamarbeidet og medlem i byrået. Kaisa Ferguson-Fredriksen, ungdommens fylkesråd Østfold AER YRN visepresident Fra adm: Ann Irene Sæternes, Østlandssamarbeidets sekretariat De viktigste konklusjonene Revidert forslag til budsjett for 2013 ble godkjent og legges fram på GA i mai. Politiske prioriteringer for 2013 godkjent En ekstraordinær generalforsamling vil bli gjennomført før ordinær GA i Paris og vedtak gjort her vil bli umiddelbart tatt inn ifbm behandlinger under ordinær GA. Politiske rapporter vil være et viktig verktøy framover og nye tema foreslått. Hver rapport vil ha sin egen plan for oppfølging. Rapportene knyttes i hovedsak til fagkomiteene. Oppsummering fra møtet Opening and welcome Møtet ble åpnet av president i AER, Michèle Sabban. Byråmedlemmene ble så ønsket velkommen til Alba regionen og Alba Iulia av regionpresident, Ion Dumitret. Han framhevet spesielt den historiske betydningen Alba Iulia har for Romania gjennom at avtalen om å samle Romania til ett land ble inngått her 1. desember i 1918. 01.12 er nå Romanias nasjonaldag. Han viste også til fornyet avtale mellom de rumenske regionene og AER som ble signert av regionpresidentene og president Sabban den 20.02.13. Agenda and minutes of the last meeting Thomas Hartmann (Västerbotten, Sverige) tok ordet til agendaen og påpekte at rapportering fra komiteene ikke er på dagsorden slik det pleier å være. Hartmann la vekt på at medlemmene i AER har signalisert gjennom hele 2012 at komiteene er hjertet i AER og han understreket at generalsekretærens forslag om omlegging ikke har fått støtte bl.a. medlemmene. Hartmann avsluttet med å se fram til at komiterapportering kom på dagsorden igjen fra neste møte. Agenda for møtet ble så godkjent. Thomas Hartmann tok også ordet til referatet fra siste møte i Strasbourg i oktober. Han bad om at hans påpekning angående behovet for tilstrekkelig med midler til komiteenes arbeid under budsjettdiskusjonen blir tatt inn i det endelige referatet. Dette ble tatt til etterretning. Referatet fra møtet i Strasbourg ble så godkjent med Hartmanns innspill. Feedback on the activities of the President President Sabban orienterte så om ulike aktiviteter og møter siden sist. Hun la vekt på at AER 1
må være en synlig aktør og understreket at det har vært viktig for henne i hennes arbeid. R20 møtet i Wien samt møte med kommisjonær Johannes Hahn (ansvarlig for regionalpolitikken i Europakommisjonen) og representanter for ungarske regioner ble spesielt nevnt. EUs regionalpolitikk er spesielt viktig for regionene i Europa og AER er aktive for å fremme regionenes rolle. De ungarske regionene behøver støtte for å nå fram overfor egne nasjonale myndigheter. Sabban kom også inn på AERs crises summits der den første ble gjennomført i Pescara, Italia i fjor høst og neste går av stabelen i Warszawa, Polen 8. mars med fokus på ung arbeidsledighet og ungt entreprenørskap. Det hele rundes av med en siste summit i Paris 16. mai - dagen før generalforsamlingen. Avslutningsvis i denne gjennomgangen ble aktiviteter utenfor Europa trukket fram. Spesielt nevnt ble Tunisia der AER etter revolusjonen har hatt et engasjement. Nå er situasjonen i landet usikker etter mordet på opposisjonslederen. President Sabban viste til at AER nå vil koble seg til enken etter opposisjonsleder og møte henne når hun kommer til Europa (Paris og Strasbourg) en av de neste ukene. Til slutt ble rapporten om bærekraftig turisme i Middelhavsområdet lagt fram for byrået til informasjon. Her har president Sabban hatt en rapportørrolle på vegne av AER for å ta i bruk kunnskap og kompetanse som AER har på området gjennom sitt arbeid i komiteene og i ulike prosjekt. Statutory matters Status for inn- og utmeldinger: 11 utmeldinger og 1 innmelding. Innmelding ble enstemmig godkjent (Vest-Makedonia regionen i Hellas). Behandling av utmeldingene ble foreslått utsatt til neste møte i Paris. Flertallet gav presidenten støtte i dette. To gikk i mot og to avstod. Det jobbes nå videre for å få flere av de elleve til å trekke sin utmelding. Valg status for det forberedende arbeidet. Saken ble tatt i forbindelse med punktet om Task force. Finances and budge t Magnus Berntsson (Västre-Götaland, Sveige) - assistent til kasserer i AER som var forhindret fra å møte framla forslag til revidert budsjett for 2013. Tre hovedpunkt ble framhevet i endringsforslaget; 1. THAO programmet er tatt ut både på inntekts og utgiftssiden etter at komite 2 vedtok ikke å engasjere seg i dette. 2. Posten til presse og kommunikasjon er halvert 3. Personellkostnadene er økt og reflekterer nå et mer rettferdig lønnssystem Det er også kuttet jevnt over på alle utgiftsposter for å få budsjettet i balanse. Det reviderte budsjettet reflekterer de endringsforslag som president Sabban framhevet i diskusjonen i byråmøtet i Strasbourg. Byråets medlemmer stilte spørsmål til posten på inntektssiden relatert til samarbeid med private aktører og bad om oppdatert informasjon om hvilke selskap det er inngått avtale med. Generalsekretær Goergen informerte om at det kun foreligger en avtale med et fransk energiselskap og at det ellers er dialog med flere ulike selskap. Ting tar tid! Noen av inntektene kan komme fra avtaler med flyselskap og hotellkjeder i form av reduserte utgifter til reiser og møter. Her er det ulike samtaler i gang. Noen byråmedlemmer stilte spørsmål ved om 250.000 i inntekter fra privat sektor var realistisk og la vekt på at vi må balansere utgiftene i forhold til de reelle inntektene. Generalsekretæren mente at 250.000 er et realistisk anslag, men mente at 2
alle medlemmene måtte bidra for å finne fram til å få i stand avtaler med private aktører. Han så for seg 4 5 partnerskap hver på 50.000 euro. Goergen la også vekt på at vi ønsker/behøver den kompetansen og kunnskapen som næringslivet har ifbm AERs arbeid og at det ikke bare er økonomiske grunner til samarbeid. Dvs. at vi må velge de riktige partnerne! Representanten fra Wien påpekte at denne diskusjonen har vært gjennomgående på for mange byråmøter og at vi nå må komme videre og får arbeidet gjort vise til konkrete løsninger. Det ble også framhevet at det må være nok midler til oversettelse slik at vi kan kommunisere med hverandre innenfor AER. Byrået godkjente forslag til revidert budsjett som vil bli lagt fram for generalforsamlingen i mai. En likviditetsoversikt pr. måned for 2013 inngikk i papirene til informasjon for byrået. Ingen spørsmål eller merknader framkom til denne informasjonen. Task Force Leder av task force Håkan Sandgren orienterte om status for arbeidet siden siste byråmøte. Task force har gjennomført to møter ett i desember 2012 og ett i starten av februar 2013. Gruppa har to hovedoppgaver 1. Følge opp rapporten som ble lagt fram og vedtatt på generalforsamlingen i Strasbourg i okt. 2012 2. Utarbeide en strategiplan for AER fram mot 2020. Til det siste punktet viste Sandgren til at AER har strategiplanen vedtatt i Tampere i 2008 samt forslaget fra generalsekretær Goergen. Mht. politiske prioriteringer legger task force Tampere strategien til grunn og hovedpunktene ble gjennomgått i møtet. Task force har sitt neste møte i slutten av mars og de vil sende ut et forslag til strategiplan for en høringsrunde før planen legges fram til endelig godkjenning på generalforsamlingen i Paris i mai. Mht. oppfølging av rapporten om omorganisering av AER viste Sandgren til brev fra task force til president Sabban angående rekkefølge på ekstraordinær og ordinær generalforsamling (GA) i Paris. Saken ble grundig drøftet i presidiet før byråmøtet og forslag til byrået er nå at det gjennomføres en ekstraordinær GA like før den ordinære der endring i statutter behandles i henhold til task force sine forslag. De vedtatte endringer gis umiddelbar virkning under den etterfølgende GA. Valg forberedes i henhold til både nåværende og nye statutter. Til slutt la Sandgren fram forslag om justering av AERs Rules of Procedure (RoP) slik at disse blir i tråd med nåværende statutter justert på ekstraordinær GA i Strasbourg i oktober. Art. 12 i RoP ble foreslått justert slik at innholdet blir det samme som i statuttene mht. hvem som kan stille som kandidat til vervet som president i AER. Statuttene står over RoP og byrået kan fatte vedtak for å harmonisere RoP med statuttene. Ole Haabeth tok ordet og roste task force sitt arbeid og påpekte at han var glad for at Tampere strategien nå legges til grunn for det nye strategidokumentet. Haabeth gav også sin klare støtte til forslaget fra Presidiet om gjennomføring av en ekstraordinær GA før ordinær GA i Paris i mai. Haabeth framhevet at taks force sitt arbeid kan være med på å gi AER en ny drivkraft. Byrået gikk enstemmig inn for å gjennomføre en ekstraordinær GA før GA i Paris samt gav sin støtte til endringen i RoP der art. 12 strykes. Vedtaket følges opp gjennom et brev fra president Sabban ut til alle medlemsregionene umiddelbart etter byråmøtet der rammene for valgprosessen klargjøres i forhold til task force sin rapport. Dette er helt i tråd med det AER Norge nettverket tok opp i sitt brev til president Sabban i slutten av januar 2013. Human resources management Generalsekretær Pascal Goergen presenterte det nye organisasjonskartet til AER. Han påpekte 3
at hver ansatt nå har fått en egen arbeidsbeskrivelse og at årlige evalueringssamtaler skal gjennomføres. Den tidligere tittelen senior koordinator er nå endret til direktør! Saken ble tatt til orientering. 2013 Political priorities President Saban åpnet diskusjonen med å framheve fagkomiteene og det faktum at rapport fra disse for første gang ikke stod på dagsorden i byråmøtet. Hun lovet at dette ikke skulle skje igjen og at komiteenes arbeid skulle få plass på framtidige dagsordener. Videre la hun vekt på at AER vil lobbe overfor Europaparlamentet (EP) mht. langtidsbudsjettet for 2014 2020 og midler allokert til regionalpolitikken. Håpet er at EP foretar noen påplussinger her i sin behandling av det europeiske råds budsjettforslag. Arbeidsprogrammet for 2013 har fått et nytt oppsett og Sabban la vekt på at AER må tilpasse seg endringer og nye rammer. Aktivitetene legger bl.a. vekt på tiltak for å møte den økonomiske krisen. To krisekonferanser (summits) vil bli gjennomført våren 2013 8. mars i Warszawa og 16. mai i Paris. Ole Haabeth tok ordet og foreslo å inkludere et punkt under hver politisk prioritet med hensyn til ansvar for oppfølging. Videre foreslo Haabeth at AER - i og med vedtak av aktivitets-programmet på GA i mai kunne utvikle to-årlige aktivitetsprogram som sjekkes ut og oppdateres årlig i forbindelse med GA. Innspillet ble notert! Håkan Sandgren framhevet arbeidet i gruppa for regionale flyplasser og at dette er et godt og viktig arbeid som må videreføres innenfor arbeidsprogrammet for 2013. Det ble videre påpekt at arbeids-programmet må være gjenstand for politisk drøfting og anbefaling i den nye «executive committee» eller i byrået før det sendes ut til medlemmene (ikke bare et resultat av sekretariatets arbeid). Komitelederne tok ordet og påpekte viktige områder i programmet sett med sin komites øyne. Kommunikasjon og synlighet ble framhevet og flere la vekt på at AER må nå ut med budskapet sitt. Ny webløsning og elektronisk nyhetsbrev ble nevnt som positive tiltak men personlig direkte kontakt må ikke undervurderes. Representanten fra Brussel ønsket å få inn noe om nærhetsprinsippet i dokumentet. Subsidiaritet har vært et viktig tema for AER og har vært gjenstand for kampanjer som har gjort AER synlig. Han ønsket også et enda større fokus på å påvirke politikk i Brussel. Til sist framhevet han at byenes rolle i Europa (urban dimension) bør inngå som et element også i AERs arbeid. Det framlagte forslag til politiske prioritering for 2013 ble enstemmig godkjent. Political reports Rapporten fra regionen Hampshire (UK) The role of regions in enabling a future for electric vehicles ble presentert av generalsekretær Goergen. Rapporten legges fram til endelig godkjenning på generalforsamlingen i Paris der rapportøren selv vil delta og presentere resultatet. Byrået tok rapporten til orientering. Det nye verktøyet som de politiske rapportene innebærer i AER systemet ble sett på som svært positivt og byrået ønsker å initiere flere rapporter framover. Følgende tema ble nevnt som aktuelle for nye rapporter: Nærhetsprinsippet og hvordan dette fungerer og settes ut i praksis i hvert land Likestilling og diskriminering her sa Monica Carlsson (Norrbotten, Sverige) seg interessert i å være rapportør. Helse og matsikkerhet ble også nevnt. Generalsekretær Goergen viste til at de som har en ide til politisk rapport må sende et abstrakt til sekretariatet og legge ideen fram for andre regioner for å etablere et konsortium på rundt 10 regioner. Rapportene må kobles til fagkomiteene og komiteene kan også selv ta initiativ til rapporter og oppnevne rapportør og deltakere i arbeidet (topp-down løsning). I det nordiske møtet før byrået ble det drøftet mulighet for å samarbeide mellom landene for å få fram tema for rapporter og sette sammen grupper. 4
Oppfølging av rapportene ble også drøftet. Det ble lagt vekt på at en må ha en klar lobbyplan for å følge opp og klare strategier for de skritt som må tas etter at rapporten foreligger. Generalsekretæren bekreftet at det vil bli utarbeidet en lobbystrategi for hver rapport. Målet med dette nye verktøyet er å påvirke. Bli mer synlig! Goergen gav en kort orientering om hva som er gjort ifht den første politiske rapporten som ble vedtatt på GA i Strasbourg i okt. 2012. Rapporten er sendt til alle relevante generaldirektorat i EU-kommisjonen (DGer), den er tatt opp ifbm budsjettforhandlingene i EU, har fått omtale i media og følges opp løpende i Brussel. Det legges vekt på å presentere rapportene i personlige møter og følge opp med dialog. Resultatene må også tas tilbake i regionene og brukes der. Thematic activities Generalsekretær Goergen startet med å understreket at denne posten på agendaen er direkte relatert til fagkomiteene. Mulig samarbeid med WHOs regionale komité var fremmet fra komité 2 som et forslag. WHO ønsker samarbeid med AER for å koble seg inn mot et politisk nettverk nå fram til politiske beslutningstakere på regionalt nivå. Helse er et viktig tema der nærhetsprinsippet må stå sterkt. Kommuner og regioner er nærmere innbyggerne og viktige aktører i helsespørsmål. Utfordringer knyttet til eldrebølgen og forebyggende helsearbeid rettet mot unge ble spesielt trukket fram. Det ble understreket at sosial og helsespørsmål må sees på i sammenheng. De økonomiske problemene i Europa stiller regionene overfor store utfordringer i helse- og sosialpolitikken. Byrået tok til orientering forslag om samarbeid med WHO-RHN President Sabban presenterte forsalg til avtale mellom AER og Rur@ct programmet. Det var ingen merknader eller spørsmål til saken. Byrået godkjente avtalen mellom AER og Rur@ct i henhold til forslag presentert i møtet. Avtalen underskrives av regionen Limousin, Frankrike og president i AER. AER sekretariatet starter rekrutering av en medarbeider i 50 100% stilling for å koordinere arbeidet. Leder av komite 3, Hande Özsan Bozatli (Istanbul, Tyrkia) orienterte om det oppkommende møte for komite 1 og 3 i Dnepropetrovsk, Ukraina i slutten av april. «Eastern Partnership» er et tema for møtene koblet til Svartehavssamarbeidet. Kommisjonær Hahn i EU-kommisjonen er invitert som innleder. Det legges opp til et partnerskapselement ifbm konferansen der ulike aktører kan knytte kontakter og utvikle felles prosjekt. Til slutt nevnte hun spesielt komité 3s deltakelse i Platforma nettverket og at manglende interesse fra medlemmene gjør at AER melder seg ut og bruker ressursene selv. Nettverket vil isteden bli konsultert ved behov. Byrået tok saken til orientering. Feedback and follow- up of the actions of the Secretary General Pascal Goergen orienterte om ideen for utvikling av et virtuelt akademisk senter innenfor AER. Senteret skal være et ressurssenter og bestå av en pool av professorer og eksperter som kan gi støtte til regionenes arbeid på ulike temaområder (lister over universitet og professorer som er villige til å bistå på avtalebasis). Videre skal det være et kompetanseutviklingssenter som følger opp de aktiviteter som AER allerede har på dette området. Det ligger ingen nye tekniske løsninger inne i dette da vanskelig økonomi i AER tilsier lave investeringer. Flere av medlemmene i byrået mente at tidtabellen med oppstart mot slutten av 2013 var for stram. Noord-Brabant, NL mente at en ikke behøver noen pool av eksperter, men at fagkomiteene kan knytte til seg faglig ekspertise etter behov (case by case). Hun påpekte at universitetene allerede i dag samarbeider seg i mellom i Europa og har utvekslingsordninger. Dette fungerer bra og behøver ikke å dupliseres. Kompetanseutviklingsaktivitetene ble sett på 5
som bra. Byrået anbefalte at linken til fagkomiteene i forslaget styrkes og at det jobbes videre med konseptet fram til GA i mai. Medlemmene ble oppfordret til å sende inn skriftlige merknader og innspill i saken. Goergen gikk så over til aktiviteter for å beholde og rekruttere medlemmer. AER mister medlemmer og få nye er tilmeldt. Etter GA i Strasbourg er det sendt ut brev til 419 ikkemedlemmer. 34 har respondert aktivt tilbake og følges nå opp. Kontakt er også tatt til flere eksisterende medlemmer som signaliserer ønske om å melde seg ut. Noen møter er avholdt og andre skal gjennomføres i nær framtid. En håper at noen skal trekke tilbake utmeldingen. Den nye ordningen for å inndrive kontingent er iverksatt og vil få konsekvenser for stemmerett på GA i Paris. Kun de som har betalt kontingent for 2013 får stemme! President Sabban er som vanlig opptatt av å ta aktiv kontakt for å få regioner til å trekke tilbake sin utmelding. Hun foreslo bl.a. å ikke behandle utmeldingene av AER i møtet men utsette det til neste byråmøte og agere i mellomtiden. Begrunnelse for utmeldinger ble etterlyst. Vi trenger å vite mer om hva som gjør at regioner går til det skritt å melde seg ut. Det er ikke bare den økonomiske krisen som er utslagsgivende. AER må tiltrekke seg nye medlemmer og sikre de medlemmene de har ellers blir ikke organisasjonen representativ, relevant og interessant nok. Nå er en inne i en negativ spiral som må brytes og snues. Medlemmer er viktige mht. økonomi men enda viktigere i forhold til representativitet og tyngde bak forslag og lobbyaktivitet. Byrået tok saken til etterretning. Next General Assembly in Paris - state of play President Michèle Sabban ønsket alle velkommen til Paris 16 18. mai. 16. mai blir det krisekonferanse, 17. mai presidium og byråmøte på formiddag og ekstraordinær og ordinær GA på ettermiddag. 18. mai fortsetter GA. Sabban orienterte også om at hun vil invitere kvinner fra hele verden til et rundebord på kvelden 15. mai. Alle arrangement finner sted i lokalene til regionen Ile de France i Paris (Hemicycle of the Île-de-France Regional Council, 57 rue de Babylone, 75007 Paris). De nordiske regionene legger opp til et felles formøte. Møtet ble rundet av med stor takk til vertskapet og ønske om god tur hjem. Kommentarer fra rapportør Et greit gjennomført møte der mye av rabalderet foregikk i presidiet. Spesielt er det konflikt mellom president Sabban og generalsekretær Goergen. Leder av task force Håkan Sandgren sa seg fornøyd med de vedtak som ble gjort og bekreftet overfor oss at han stiller som presidentkandidat. Komiteenes viktige rolle som hjerte i AER ble igjen understreket og disses arbeid skal legges til grunn for videre organisering og aktiviteter. Nye koster i politisk ledelse av organisasjonen vil være avgjørende for AERs framtid og det er håp om at de som velges vil ta grep for å få AER tilbake på sporet også med hensyn til å foreta nødvendige justeringer i arbeidsform og struktur i sekretariatet. Fra det felles nordiske møtet ble det gitt signaler om at vi bør samarbeide og ha tett dialog fram mot møtene i Paris ikke minst i forbindelse med valg av ny president. Rapportør/forfatter Lillehammer 01.03.13/Ann Irene Sæternes, Østlandssamarbeidets sekretariat Vedlegg Politiske prioriteringer for 2013 Lenker www.aer.eu 6
7