REVIDERT FORSKRIFT OM GEBYRER INNENFOR BYGGESAK, REGULERING OG GEODATA

ULLENSAKER Kommune SAKSFRAMLEGG Utv.saksnr Utvalg Møtedato Hovedutvalg for overordnet planlegging 15.11.2016 REVIDERT FORSKRIFT OM GEBYRER INNENFOR BYGGESAK, REGULERING OG GEODATA INNSTILLING Revidert forskrift for gebyrer innenfor selvkostområdene regulering, byggesak og geodata legges fram for offentlig ettersyn. Vedtaket er fattet med hjemmel i Plan- og bygningsloven 33-1, jf. matrikkelloven 32 og eierseksjonsloven 7. Forslag til revidert forskrift gjøres kjent i samsvar med forvaltningslovens 37 på kommunens internettsider og i lokalavisene, med 14 dagers frist for uttalelse. Selvkostgraden settes til 100 % innenfor selvkostområdene av tjenestene regulering, byggesak og geodata. For de øvrige betalingstjenestene (kap. 6: situasjonskart, eiendomsopplysninger v/salg, kopiering) indeksreguleres prisene. Ullensaker, 04.11.2016 Tor Arne Gangsø rådmann Saksnr. 2016/3926-2 Side 1 av 6

Saksbehandler: Inger Kronen Tveranger Vedlegg: Forslag til ny forskrift med gebyrregulativ, sist datert 04.11.2016. Regulativ 2016. Sammenligning gebyrer i 2016 med nytt forslag, noen utvalgte sakstyper. SAMMENDRAG Grunnlaget for beregning av gebyrer innenfor selvkostområdene Regulering, Byggesak og Kart- og oppmåling er gjennomgått med tanke på at gebyrene i størst mulig grad skal gjenspeile det faktiske arbeidet med de ulike tjenestene. Det er lovregulert hvilke tjenester kommunene kan ta gebyr for, og det er regulert at det styrende for gebyrnivået er selvkost: Selvkostprinsippet innebærer at brukerne av dagens tjenester skal betale det den aktuelle tjenesten koster. Kommunene kan velge å ha mindre enn 100 % selvkost, men da må de resterende kostnadene finansieres via kommunebudsjettet. Rådmannen legger til grunn at selvkostgraden skal være 100 % for de tjenestene en kan ta gebyr for, og at dette gjenspeiles i gebyrnivået. Rådmannen foreslår at dagens modell, som i korte trekk går ut på at gebyrnivået øker lineært med areal, erstattes av en tredelt inndeling: Grunngebyr + saksbehandlingsgebyr + registeringsgebyr. I større grad enn ved dagens innretning fanger nytt forslag opp den faktiske arbeidsmengden ved de ulike sakstypene. Forslaget innebærer at de største tiltakene blir rimeligere, og enkelte av tjenestene som har vært rimeligst blir noe dyrere. Det er forventet at en større andel av tiltakene vil ligge i «midtre sjikt». SAKSUTREDNING Utgangspunktet for arbeidet har vært å komme fram til et gebyrregulativ som i større grad enn i dag gjenspeiler kommunens ressursbruk i de enkelte sakene. Gebyrregulativet skal samtidig sørge for å finansiere de oppgavene som kommunen etter lover og regler er pålagt å gjøre. Videre har hensikten vært å lage et regulativ som er mest mulig rettferdig for alle tiltakshavere, samtidig som målsetningen har vært at innretningen i regulativet skal minimere rettmessige klager på gebyrene. Gjeldende lovverk Hjemmel for hvilke tjenester kommunen kan ta seg betalt for fremgår av plan- og bygningsloven, matrikkelova og eierseksjoneringsloven, samt byggesaksforskriften og matrikkelforskriften: Plan og bygningsloven 33-1. Gebyr «Kommunestyret selv kan gi forskrift om gebyr til kommunen for behandling av søknad om tillatelse, utferdigelse av kart og attester og for andre arbeid som det etter denne lov eller forskrift påhviler kommunen å utføre, herunder behandling av private planforslag. Gebyret skal ikke overstige kommunens nødvendige kostnader på sektoren. I gebyret kan det inkluderes utgifter til nødvendig bruk av sakkyndig bistand under tilsyn. Andelen av gebyr som innkreves for tilsyn skal framgå av regulativet. Tiltakshaver kan selv sørge for de nødvendige utredninger. Eier skal betale gebyr for kostnadene for behandling av søknad om driftstillatelse og for driftskontroll til vedkommende myndighet. Gebyr for driftskontroll kan helt etter delvis dekkes av årsavgiften.» Saksnr. 2016/3926-2 Side 2 av 6

Matrikkelova 32. Offentlege gebyr og betaling for matrikkelopplysningar «Kommunen kan ta gebyr for oppmålingsforretning, matrikkelføring, utferding av matrikkelbrev og anna arbeid etter lova her etter regulativ fastsett av kommunestyret sjølv. Gebyra kan i sum ikkje vere høgare enn nødvendige kostnader kommunen har med slikt arbeid. For matrikulering av eigarseksjon kan det ikkje takast andre gebyr enn det som er fastsett i eigarseksjonslova 7 femte ledd. Det kan krevjast betaling for opplysningar frå matrikkelen. Det kan ikkje takast gebyr eller anna betaling for innsyn i matrikkelen ved personleg frammøte hos lokal eller sentral matrikkelstyresmakt. Departementet kan i forskrift gi nærare reglar om gebyr og om betaling for opplysningar frå matrikkelen, under dette reglar om fordeling av slike inntekter mellom kommunen og staten». Eierseksjoneringsloven 7, siste ledd: «For seksjonering kan kommunen kreve et gebyr som ikke må overstige tre ganger rettsgebyret eller fem ganger rettsgebyret dersom det må holdes befaring. Kommunen skal fastsette gebyrets størrelse på grunnlag av gjennomsnittlige kostnader med saksbehandlingen. I tillegg kan kommunen kreve gebyr etter reglene i matrikkelloven for oppmålingsforretning, og for matrikkelbrev som må utarbeides etter bestemmelsen i 9 annet ledd. Dessuten skal gebyr for tinglysing av matrikuleringen innbetales til kommunen. Innbetaling av gebyrene skal skje innen en frist som kommunen setter i det enkelte tilfelle. Blir seksjoneringsbegjæringen avslått, skal tinglysingsgebyret og halvparten av gebyret for seksjoneringen betales tilbake.» Hvilke kostnader skal gebyrene dekke? Lovtekstene som er referert ovenfor setter rammer for hvilke tjenester og kostnader kommunen kan dekke via gebyrer. Ikke alle tjenestene/oppgavene som avdelingene Regulering og Geodata utfører kan gebyrlegges, eller regnes inn i kostnadene som kan/skal dekkes via gebyr. Kommunen har lovpålagte oppgaver på disse områdene som ikke kan finansieres via gebyr. Det er gjort en analyse av hvor stor andel av de totale årsverkene på de ulike tjenesteområdene som utfører selvkosttjenester. Det er lagt til grunn at kommunen skal ha en selvkostgrad på 100 % innenfor selvkostområdet. Det er arbeidet som kan gebyrlegges via selvkost, ikke resultatet. Dette innebærer f. eks. at må betale gebyr når søknaden trekkes, og ved avslag på søknader. Det er ikke krav om timeføring i den enkelte sak, kommunene står relativt fritt til å legge gjennomsnittsbetraktninger og estimerte timepriser til grunn. I forslag til nytt regulativ er det lagt til grunn at alle relevante direkte og indirekte kostnader til tjenestene skal dekkes gjennom timeprisen: Lønnskostnader, kompetanseheving, støttetjenester (IT, Personal, Økonomi, Renhold, Arkiv, vaktmestertjenester mv.), direkte ledelse, arbeid med tilsyn, ulovlighetsoppfølging, klagebehandling, veiledning osv. Generelt er det slik at gebyrene ikke kan finansiere indirekte kostnader og interntjenester som ikke er nødvendige for å framstille de spesifikke betalingstjenestene. Det er likefullt rom for at kommunene kan gjøre vurderinger av om enkelte aktiviteter vil være nødvendig for den direkte tjenesteproduksjonen. Saksnr. 2016/3926-2 Side 3 av 6

De enkelte selvkostområdene: Regulering: Det kan tas gebyr for behandling av private reguleringsplaner fram til planene er lagt ut til høring. For offentlige detaljreguleringsplaner har det vært slik at kommunen ikke tar seg betalt for å saksbehandle reguleringsplaner for teknisk infrastruktur. P.t. mener departementet at det samme gjelder for offentlige reguleringsplaner for sosial infrastruktur (f. eks. videregående skoler). Dette får konsekvenser for avdeling 16200 Regulering, da en større andel enn før må finansieres via kommunebudsjettet. Det er ikke anledning til å fordele slike kostnader på de gebyrbelagte tjenestene. Det kan ikke tas gebyr for områdeplaner. Kommunens arbeid med kommuneplan, bistand i utbyggingsprosjekt m.v. skal ikke regnes inn i selvkostområdets utgifter. For 2017 foreslås det at selvkostområdet private planer skal ha 100 % dekningsgrad, hvilket vil resultere i 50 % dekningsgrad for ansvarsområde 16200 Regulering (=avdelingen). Byggesak: Bygge- og delesaksbehandling er i sin helhet et selvkostområde. I Ullensaker er det samsvar mellom selvkostområdet byggesak og ansvar 16100 Byggesak (=avdelingen). For 2017 foreslås det 100 % dekningsgrad for selvkostområdet byggesak, som betyr 100 % dekningsgrad for ansvar 16100 bygning. Det er en utfordring at kommunen mottar en stor mengde søknader som ikke er komplette eller gode nok. Dette skaper merarbeid for kommunen og bidrar indirekte til høyere gebyrer. Det nye gebyrregulativet har en innretning som er ment å stimulere tiltakshavere til å levere fra seg komplette søknader, som igjen vil bidra til økt effektiv saksbehandling fra kommunen sin side. Samtidig er ikke hensikten å straffe ikke-informerte tiltakshavere, og veiledning og første forhåndskonferanse på byggesak vil ikke være gebyrbelagt. Geodata: For avdeling Geodata kan ikke kommunens arbeid knyttet til kart- og adresseforvaltning, bistand til andre enheter, f. eks med å utarbeide kommuneplankart regnes inn i kostnadene til selvkosttjenestene. Disse oppgavene er skattefinansierte oppgaver, og det er kun oppmålingsforretninger og matrikkelføring som kan finansieres gjennom gebyrene. På samme måte som for planområdet må man skille mellom dekningsgrad for selvkostområdet oppmåling og dekningsgrad for ansvar 16300 geodata (= avdelingen). For 2017 foreslås det at selvkostområdet oppmåling skal ha 100 % dekningsgrad, hvilket vil resultere i 83 % dekningsgrad for ansvar 16300 geodata. Selvkostfond: Hvert selvkostområde skal ha sitt selvkostfond. Differansen mellom alle inntekter og kostnader i etterkalkylen, avsettes til et selvkostfond (ved overskudd) eller motregnes (ved underskudd) dersom gebyrområdet gjennom lov eller kommunestyrevedtak skal ha full kostnadsdekning. Det samme gjelder der kommunestyret har vedtatt at bare en bestemt andel av selvkost skal dekkes av gebyrer. Rådmannen foreslår at selvkostgraden settes til 100 %. Som nevnt betyr dette ikke at de tre aktuelle avdelingene er finansiert via gebyrinntekter, men relatere seg til den andel som kan finansieres via gebyrer. Innretning i dagens regulativ: Dagens regulativ er i korte trekk basert på at jo større et bygg/en tomt/en reguleringsplan er, jo høyere gebyr. Det er lagt til grunn en lineær utvikling i gebyrene, ofte uten et tak. De fleste kommuner i Norge har regulativ som er bygd over samme lest som Ullensaker. Areal og antall er de mest brukte faktorene, dvs. antall boenheter, antall m 2 næringsbygg eller antall m 2 tomt som skal oppmåles. Saksnr. 2016/3926-2 Side 4 av 6

Innretning i nytt regulativ: Dagens innretning er gjennomgått med fokus på hvilke faktorer som generer arbeid. Målet har vært størst mulig samsvar mellom arbeidsmengde og fakturert gebyr i den enkelte sakstype, og en erkjennelse av at det i mange saker er vanskelig "å oversette» areal til arbeidsmengde. Dagens regulativ i Ullensaker har nok en noe upresis innretning. Rådmannen foreslår at dagens modell erstattes med en tredelt inndeling: Grunngebyr + saksbehandlingsgebyr + registeringsgebyr. a. Grunngebyr: Dette skal dekke de generelle oppgavene i saksbehandlingsprosessen som er uavhengig av tiltakets kompleksitet og størrelse. Grunngebyret (for Byggesak) skal også dekke tilsynsvirksomhet, ulovlighetsoppfølging og ferdigattest. Det skal dekke de «faste» kostnadene som oppstår i det man må åpne en ny sak. (Arkiv, gjennomgang av søknad, korrespondanse, fakturering, intern samordning). Grunngebyr pr. byggesøknad er satt til kr 5000, og pr. oppmålingsforretning til kr 8000. For alle oppmålingsforretninger, store som små, må det gjøres en del innearbeid med å lage grunnlaget for forretningen. b. Saksbehandlingsgebyr: Dette skal dekke oppgavene i saksbehandlingsprosessen som er avhengig av tiltakets kompleksitet og størrelse. Det foreslås «øvre tak» på de store tiltakene: Byggesak: For behandling av byggesøknader for boliger betales det tillegg pr boenhet kun opp til boenhet nr 20. For behandling av andre bygg settes et øvre tak på areal >= 250 m 2 BRA. Oppmåling: For oppmålingsforretning er satsene foreslått knyttet til antall grensepunkt (= det som generer arbeid), og med innslagspunkt opp til tomta er 5000 m 2. Jo større tomt, jo lenger tid må en bruke på å gå/kjøre rundt for å få målt inn og slå ned grensepunktene. Dvs. at det her er en viss sammenheng mellom arbeid og størrelse på tomta. Reguleringsplaner: For behandling av private detaljreguleringsplaner foreslås det at hovedskille går mellom planer som er i samsvar med overordnet plan/boligbyggeprogram og dem som ikke er det: Planer som ikke er i samsvar generer ofte mer arbeid. Det foreslås videre to innslagspunkt, knyttet til planens størrelse: Over eller under 6 daa. Kompleksiteten i planene henger også sammen med hvor mye utbyggepotensial planen generer: Det utløser derfor økt gebyr for areal til bebyggelsesformål, men påslag for maksimalt 40.000 m 2 BRA for boligformål og 20.000 m 2 BRA for annet enn bolig. Dagens regulativ har ingen slike tak. Det er foreslått et flatt tillegg på kr. 40.000 dersom planen krever konsekvensutredning. I dag er dette satt til 50 % av plangebyret. c. Registreringsgebyr: Dette skal dekke arbeidet med oppgavene knyttet til registrering i Matrikkelen. Gebyret betales pr bruksenhet for byggesak og pr eiendom for oppmålingsforretning. Dette er en oppgave der arbeidsmengden øker proporsjonalt, dvs. det er like mye arbeid med å registrere boenhet nr. 1 i Matrikkelen som boenhet nr 100. Registeringsgebyret er foreslått satt til kr 500 pr boenhet/ gårds-/bruks-/feste- og/eller seksjonsnummer som registreres. Om timepriser: Siden private planer, byggesak/deling og oppmåling er selvstendige selvkostområder er det beregnet en timepris for hvert av tjenesteområdene. Det er naturlig at beregnet timepris er høyere på Byggesak enn på de øvrige områdene. Dette skyldes at andelen tjenester som ikke er direkte gebyrlagte, men som skal regnes med i kostnadene for selvkostområdet, er større på Byggesak: Ullensakers andel av det interkommunale Byggetilsynet, ulovlighetsoppfølging, veiledning og klagebehandling er regnet inn. Det må fremgå av regulativet hvor stor andel av Saksnr. 2016/3926-2 Side 5 av 6

gebyret som skal gå til tilsyn. For å dekke kostnader til tilsyn i egen regi og gjennom Byggetilsynet er det i regulativets 3-4 fastslått at 25 % av grunngebyret på Byggesak skal dekke tilsynsvirksomhet. Timeprisene som ligger til grunn for regulativet er kr 900/time for Regulering og Geodatas selvkosttjenester, og kr 1700 for Byggesaks selvkosttjenester. De tjenester som ikke kan regnes etter satsene i regulativet skal regnes etter medgått tid. Alternative løsninger Kommunestyret kan velge å sette selvkostgraden lavere enn 100 %. Dette gir rimeligere gebyr. En kan velge å subsidiere enkelte tjenester, f. eks. ved å ha reduserte gebyr for «vanlige folks» søknader, eller reduserte gebyr dersom en trekker søknaden eller får avslag. Noen kommuner har redusert gebyr til idrettslag, fredet bebyggelse, tiltak for å øke universell tilgjengelighet osv. Kostnadene som da ikke dekkes inn via gebyrer må da finansieres via kommunebudsjettet. En kan ikke la overskudd på noen tjenester subsidiere andre tjenester. Kommunen kan heller ikke ha en innretning på gebyrene som medfører at de store prosjektene subsidierer de mindre. Medvirkning: Gebyrregulativet er en forskrift, ref. forvaltningslovens 37. Forslag til ny forskrift med gebyrregulativ må gjøres kjent før vedtak treffes. Etter at forskriften er vedtatt må den kunngjøres. Rådmannen forslår at forslaget gjøres kjent på kommunes internettsider og i lokalavisene, med 14 dagers frist til uttalelse. Det legges opp til at revidert forskrift vedtas sammen med budsjett 2017. For de av tjenestene innfor Areal som kan gebyrlegges men som ikke er selvkosttjenester, foreslås en ren indeksregulering på 2,5 % (utarbeidelse av situasjonskart, kartsalg, kopier mm, kap 6 i regulativet). ANBEFALING OG KONKLUSJON Rådmannen foreslår at dagens modell som hovedsakelig innebærer at gebyrnivået øker lineært med areal, erstattes av en tredelt inndeling: Grunngebyr + saksbehandlingsgebyr + registeringsgebyr. Rådmannen mener at den nye innretningen i større grad enn dagens gebyrregulativ gir et mer riktig grunnlag for å sette gebyrnivået, og gjenspeiler faktisk arbeid med den enkelte sakstype i langt større grad enn i dag. Nytt forslag medfører at de største tiltakene /planene/oppmålingsforretningene får rimeligere gebyr. Enkelte av de rimeligste tjenestene i dagens regulativ blir noe dyrere. En større andel av tjenestene vil ligge i midtre gebyrsjikt. I de kommende årene vil nytt regulativ blir fulgt nøye, bl.a. skal det gjennomføres timeregistrering på utvalgte saker, for å kvalitetssjekke om gebyrnivået er riktig. Det kan bli aktuelt med korrigeringer undervegs. Kopi til: saksbehandler Saksnr. 2016/3926-2 Side 6 av 6