NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Det humanistiske fakultet TILTAKSPLAN PH.D. I. MÅLSETTING Fakultetet har som målsetting innen 2010 at minst 50 % av dem som er tatt opp på ph.d.-programmet, leverer på normert tid. Det forutsetter raskere gjennomstrømming, færre kandidater på overtid og redusert frafall. For å kunne nå dette målet, har fakultetet i samråd med instituttledermøtet, lederne for ph.d.- programmene og etter høring i DION utformet en tiltaksplan. II. TILTAK 1. Utvelgelse av stipendiater/prosjekter og veiledere Veileder eller prosjektleder: Gir skriftlig vurdering av om prosjektet lar seg gjennomføre innenfor rammen av normert stipendperiode og av kandidatens egnethet (tidligere oppnådde resultater og tidsbruk) og motivasjon før tilsetting Tar initiativ til og legger til rette for utvikling av større forskningsprosjekter med rekrutteringselementer i fagmiljøene Gir en skriftlig vurdering av prosjektets faglige forankring ved instituttet, herunder veilederkompetanse og kapasitet Tar ansvar for å innkalle kandidat, veileder og ph.d.-programleder til møte i god tid før utløp av prøveperioden (6 mnd). Til møtet skal det skal framlegges en justert plan for prosjektet. Det skal avgis en kort skriftlig rapport som grunnlag for videreføring av stipendiet. Leder for ph.d.-program: Vurderer opptak på ph.d.-programmet med særlig vekt på prosjektets gjennomførbarhet, kandidatens egnethet og tilgjengelig veilederkompetanse Påser ved utlysning av stipend at utlysningsteksten vektlegger kvalitet og gjennomførbarhet Påser at tilsettingsprosessen i stipendiatstillinger virker slik at den fremmer de kvalitativt beste prosjekter og kandidater, bla gjennom å oppnevne bedømmelseskomiteer Påser at stipend finansiert av NFR som normalordning utlyses som NN-stipend Tilsetter stipendiater med prøvetid på 6 mnd. Viderefører tilsetting på grunnlag av rapport fra møte mellom kandidat, veileder, instituttleder og ph.d. programleder, jf. over Postadresse Telefon +47 73 59 65 95 Besøksadresse Side 1 av 5 NO-7491 Trondheim Telefaks +47 73 59 10 30 NTNU Dragvoll
Påser at prosjektbeskrivelse og opptakssøknad til ph.d. er klarert med prosjektledelsen i de tilfeller der stipend er tildelt gjennom eksternfinansierte eller internfinansierte prosjekter 2. Veiledningen Det oppfordres til ordninger der to veiledere deler ansvar for en kandidat. Veiledere uten erfaring fra PhD veiledning, skal normalt være biveileder sammen med en erfaren hovedveileder. Veileder: Har ansvar for å utvikle egen veilederkompetanse og veilederkvalitet Har overordnet ansvar for prosjektets faglige utvikling og framdrift Har ansvar for å planlegge og avtale veiledningsmøter i samråd med kandidaten Melder bekymringer om prosjektet, framdriften eller veilederforholdet til instituttleder, eventuelt også til leder for ph.d.-programmet (se pkt. 4. Bekymringsmeldinger) Sørger for at doktorgradsarbeidet blir utført i henhold til de føringer som er lagt fra prosjektledelsen i de tilfeller der stipend er tildelt gjennom eksternfinansierte eller internfinansierte prosjekter Har ansvar for at kontrakter for veiledning på ph.d. som regulerer partenes rettigheter og plikter, blir fylt ut og underskrevet av partene Har overordnet ansvar for instituttets veilederkompetanse og kapasitet Legger til rette for at ansatte som er kvalifisert for doktorgradsveiledning, men mangler erfaring kan være biveileder sammen med en erfaren hovedveileder Har ansvar for å behandle bekymringsmeldinger mht veiledningen fra stipendiater og veileder og bidra til løsning (se pkt. 4. Bekymringsmeldinger) Ph.d. programleder: Har ansvar for i samarbeid med fakultetet å avholde veiledningskurs for nye stipendiater på programmet og deres veiledere Fakultet: Fastholder kravet om at veiledere skal ha doktorgrad eller professorkompetanse Stiller krav om at veiledere uten erfaring fra ph.d. veiledning normalt veileder sammen med en erfaren veileder Distribuerer Patentløsninger og Fingerspitzengefühl og Kjøreregler for ph.d.-veiledning til alle veiledere 3. Stipendiatperioden Veileder: Foretar en omfattende evaluering av den enkelte stipendiats progresjon tidlig i 3. semester og avgir rapport til fakultetet, ph.d.-programleder og instituttleder. Hvis det passer slik i tid, erstatter dette den ordinære årsrapporten. Rapporterer større avvik til instituttleder utenom ordinær årsrapportering Gjennomfører oppstartsamtale med nye stipendiater Har medarbeidersamtale en gang pr. år med alle stipendiater Gjennomfører samtale med veiledere om progresjon og faglig utvikling en gang pr. år Side 2 av 5
Formidler avviksrapportering til fakultetet Ph.d.-programleder: Avholder gruppesamtale med nye kandidater og deres veiledere ved oppstart Innkaller alle kandidater på programmet til samtale en gang pr. år Forskningsseksjonen gjennomfører oppstartssamtale med nye stipendiater Innhenter separate årsrapporter om framdriften i doktorgradsprosjektet fra kandidat og veileder. Rapportene oversendes via instituttleder. Leder for ph.d.-programmet får kopi av årsrapportene. Avholder egne samlinger for kvinnelige doktorgradskandidater etter behov 4. Bekymringsmeldinger Stipendiat, veileder og ph.d.-programleder: Melder bekymringer til instituttleder Har ansvar for å søke å løse problemet gjennom samarbeid med relevante parter Orienterer fakultetet så tidlig som mulig Har et overordnet ansvar for sammen med de involverte partene å bidra til løsninger Utformer løsninger i samråd med fakultetets personalfunksjon 5. Forlengelser/permisjoner Innvilger etter søknad 1 måned ekstra forlengelse for stipendiater tilsatt ved HF med sykemeldinger/fødselspermisjon av mer enn 6 mnd. sammenhengende varighet. Forutsetter tilfredsstillende framdrift fram til sykmelding og/eller fødselspermisjon. Tildeler sluttføringsstipend kun samfinansiert med instituttet, normalt 1 månedsverk fra hver, på grunnlag av veileders vurdering av at avhandlingen kan sluttføres innenfor sluttstipendperioden og ellers i samsvar med retningslinjene (vedtatt i sak HF 59/96, vedlagt denne planen) Fatter vedtak om forlengelse på ph.d.-programmet hvis stipendperioden/finansieringsperioden har utløpt etter søknad fra kandidat. Avslutningsplan og anbefaling fra veileder må følge søknaden. Arbeider for å få økt kunnskap om sykmeldinger blant stipendiater og iverksetter relevante tiltak for å redusere sykefraværet og lette framdriften i doktorgradsarbeidet 6. Insentiver Har som målsetting å budsjettere slik at insentivene for avlagt doktorgrad i større grad inngår i instituttenes rammer, og at kandidater som gjennomfører på normert tid, utløser et tillegg i insentivavsetningen. Side 3 av 5
7. Skoleringsprogrammet Ph.d.-programleder: Har ansvar for at emner i ph.d.-programmet tilbys i samsvar med studieplanen og emnebeskrivelsene Formidler godkjenning av emner i skoleringsdelen til fakultetet Vurderer om det er behov for - og tar initiativ til at fakultetet avholder redskapskurs (Skrivekurs, akademisk engelsk for humanister og samfunnsvitere, formidlingsteknikk, prosjektledelse/prosjektstyring) Fakultet: Eksamensmelder og registrerer godkjente emner i skoleringsprogrammet i FS, med unntak av emner fra ph.d.-programmet i tverrfaglige kulturstudier som registreres av instituttet Sørger for at emner i skoleringsprogrammet blir evaluert. Evalueringsopplegget utformes med utgangspunkt i KVASS-systemet ved HF og slik at de vitenskapeteoretiske emnene og metodeemnene inngår i evalueringsopplegget Har ansvar for at fakultetets tilbud i vitenskapsteori blir gjennomført i henhold til studieplan og emnebeskrivelse Arbeider for at våre fagmiljøer deltar i en eventuell ordning med nasjonale forskerskoler og i internasjonalt forskerutdanningssamarbeid 8. Andre anbefalte tiltak Instituttene, fagmiljøene og forskningsprosjektene anbefales å gjennomføre ulike kvalitetssikringstiltak underveis i forskerutdanningen. Leder for ph.d.-programmet kan trekkes inn i dette arbeidet. Av aktuelle tiltak kan nevnes: 50%-seminar der det legges opp til en større faglige og framdriftsmessig gjennomgang av doktorgradsprosjektet etter halvgått løp Prøvedisputas med opponent og forsvar av doktorgradsarbeidet Kritisk leser en annen fagperson enn veileder leser gjennom og kommenterer doktorgradsmanuskriptet Side 4 av 5
NTNU Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Det humanistiske fakultet RETNINGSLINJER FOR SLUTTFØRINGSSTIPEND/ FORLENGELSE AV STIPENDPERIODEN Vedtatt av Fakultetsstyret 29.10.96 (sak HF 59/96) og justert ved utformingen av tiltaksplan for ph.d. høsten 2006. - 1. Sluttføringsstipend vil ikke bli lyst ut ved HF. Kandidater som er tatt opp på doktorgradsprogram ved Det humanistiske fakultet, kan likevel søke om sluttføringsstipend/forlengelse av stipendperioden. Søknadene stiles til fakultetet og behandles fortløpende Retningslinjene praktiseres slik at forlengelse av stipendperioden/sluttføringsstipend bare tildeles i særskilte tilfeller Sluttføringsstipend tildeles kun samfinansiert med instituttet, normalt 1 månedsverk fra hver 2. Fakultetet vil ved behandling av søknader om forlengelse av stipendperioden /sluttføringsstipend legge vekt på følgende momenter: a. At søknaden er faglig velbegrunnet. b. At en eventuell forlengelse av stipendperioden/sluttføringsstipend vil resultere i disputas. c. Søkernes avslutningsplan med oversikt over planlagt studietid og reell studietid og der årsaken til at en har behov for forlengelse av stipendperioden/sluttføringsstipend går klart fram. d. At forlengelsen skyldes uforutsette forhold, og ikke er resultat av ekstraarbeid som kandidaten er pålagt eller har tatt på seg. e. For å få tildelt midler forutsettes følgende: fullført skoleringsprogram vurdering og anbefaling av søknad fra veileder f. I helt spesielle situasjoner kan fakultetet legge vekt på andre forhold ved tildeling av sluttføringsstipend/forlengelse av stipendperioden enn de som er nevnt ovenfor. Side 5 av 5