Helse Sør-Øst RHF Utlysning av innovasjonsmidler - 2016 Søknadsveiledning Avd. Forskning, innovasjon og utdanning, Helse Sør-Øst RHF 20.09.2016
Innholdsfortegnelse Søknader om innovasjonsmidler i Helse Sør-Øst... 2 Søknadskategorier... 2 Slik søker du... 2 Søknadsadgang... 2 Brukerstøtte for søknadssystemet... 3 Brukerkonto... 3 Språk... 3 Søknadsskjema - Tekst... 3 Godkjenning av budsjett... 3 Hva skal søknaden inneholde?... 4 Søknadsskjema med beskrivende informasjon... 4 Prosjektets tittel... 4 Informasjon om søker... 4 Søknadsbeløp... 5 Beskrivelse av prosjekt... 5 Plan for kommersialisering eller opptak i helsetjenesten... 5 Finansiering... 5 Skjema for tilleggsinformasjon... 6 Prosjektbeskrivelse... 6 CV... 6 Innsending av søknad og søknadsfrist... 6 Vurdering og tildeling... 7 Vurderingskriterier... 7 Søknadsrangering og tildelingslister... 8 Retningslinjer for håndtering av klager... 8 1
Søknader om innovasjonsmidler i Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst lyser ut midler til innovasjonsprosjekter innenfor to hovedkategorier: Forskningsbasert innovasjon Behovsdrevet innovasjon I tillegg kan det søkes om støtte til prosjekter der det er inngått OFU-kontrakt med Innovasjon Norge. Det er en egen prosess for disse søknadene. Se her for mer informasjon. Søknadskategorier For andre utlysning 2016 vil det tildeles midler innen følgende to kategorier: Forskningsbasert innovasjon Forskningsbasert innovasjon er innovasjonsprosjekter som springer ut fra forskningsaktiviteter. Det legges ingen tematisk prioritering til grunn for denne kategorien. Behovsdrevet innovasjon Prosjekter innen denne kategorien skal frembringe nye løsninger som er av strategisk betydning for Helse Sør-Øst og må derfor være innenfor ett eller flere av følgende tema: bedre pasientsikkerhet/reduksjon av pasientskade reduksjon ventetider og økt kapasitetsutnyttelse økt arbeidsbesparelse og effektivisering økt bruk av selvbetjeningsteknologi I søknaden skal det eksplisitt angis hvilke(t) av disse temaene som prosjektet faller inn under, og det skal angis hvilken effekt prosjektet ventes å gi innen valgt tema. Slik søker du For begge kategoriene søker du i en elektronisk søknadsportal. Dette er Helse Sør-Øst RHFs mottakssystem for innovasjonssøknader. For å søke må du registrere deg med en egen brukerkonto i søknadsportalen. Du må selv plassere søknaden i riktig kategori, og søknaden vil deretter bli vurdert av den aktuelle vurderingskomiteen. Helse Sør-Øst vil ikke flytte en søknad fra en kategori til en annen. Det er en egen prosess for prosjekter med OFU-kontrakt med Innovasjon Norge. Se her for mer informasjon. Søknadsadgang Prosjektleder må være ansatt i minst 20 % stilling ved et helseforetak/privat, ideelt sykehus i Helse Sør-Øst eller ved en privat institusjon med søknadsadgang. Søknaden må fremmes gjennom søkerinstitusjonen, og en evt. tildeling vil formaliseres gjennom en avtale med institusjonen. 2
Brukerstøtte for søknadssystemet Føringene for søknaden er beskrevet nedenfor og følger søknadsskjema i den elektroniske søknadsportalen. Søker har ansvaret for at søknaden er fullstendig, dvs. at søknadsskjema er korrekt utfylt, at riktige bilag er lastet opp og at etterspurt informasjon er gitt i henhold til føringene. Dersom søknaden ikke oppfyller oppsatte vilkår eller ikke følger de føringer som er angitt, kan søknaden bli avvist på formelt grunnlag. Eventuelle spørsmål av teknisk/administrativ karakter kan også sendes på e-post til avdeling for Forskning, innovasjon og utdanning, Helse Sør-Øst RHF, med adresse: innovasjon@helse-sorost.no. Brukerkonto Før du oppretter en søknad, må du registrere deg med egen konto (e-postadresse og passord) i søknadsportalen. Denne kontoen er personlig og gir mulighet til å laste opp og lagre CV og annen dokumentasjon. De søknadene du registrerer i søknadsportalen, kobles mot din personlige konto. Det kan være fordelaktig å registrere seg som bruker i god tid før søknadsfrist. Språk Søknadsskjemaet er tilgjengelig på norsk og engelsk. Søker kan fritt velge mellom disse språkene. Søknadsskjema - Tekst I søknadsportalen blir du bedt om å registrere informasjon i to ulike skjema (søknadsskjema og tilleggsopplysninger) samt laste opp de bilag som etterspørres. I skjemaene er alle frie tekstfelter begrenset på antall tegn eller ord. Dersom du har skrevet teksten på forhånd i Microsoft Word kan du bruke klipp/lim for å sette inn tekst. Det er imidlertid ikke mulig å sette inn bilder eller figurer i tekstfeltene. Alle skjema og bilag er obligatoriske. Det vil ikke være mulig å sende inn en søknad uten at alle obligatoriske skjemafelt er fylt ut og vedlegg lastet opp. Godkjenning av budsjett Det forutsettes at søknaden er gjort kjent for budsjettansvarlig ved søkers enhet/avdeling i søkerinstitusjonen. Budsjettansvarlig vil bli bedt om å bekrefte dette ved mottak av en kvittering på innsendt søknad. Prosjektleder må derfor oppgi navn og e-postadresse på budsjettansvarlig ved innsending av søknaden. Vennligst merk at søknaden ikke regnes som fullført før bekreftelse fra budsjettansvarlig er mottatt av Helse Sør-Øst RHF. Denne 3
godkjenningsprosessen trigges automatisk i søknadsportalen når søker oppgir navn og e- postadresse til budsjettansvarlig. Hva skal søknaden inneholde? Søker har ansvaret for at søknaden er fullstendig og at informasjon er gitt i henhold til føringene. Last bare opp materiale som er etterspurt. Innsending av tilleggsinformasjon etter søknadsfrist tillates ikke, bortsett fra i de tilfeller der dette etterspørres spesifikt fra Helse Sør- Øst RHF. Merk at prosjektbeskrivelsen skal skrives i henhold til malen (lenke). En mangelfull prosjektbeskrivelse kan medføre at søknaden avvises på formelt grunnlag. Søknaden skal inneholde: Prosjektinformasjon registrert i skjema: a) Søknadsskjema for prosjektet b) Tilleggsinformasjon til administrativt bruk Prosjektbeskrivelse iht. mal (maks. 3 sider, PDF) - vedlegg CV for prosjektleder (1 side, PDF) - vedlegg Bekreftelse fra budsjettansvarlig (sendes inn av budsjettansvarlig etter at søker har innlevert de andre dokumentene) Søknadsskjema med beskrivende informasjon Under følger spesifikke krav til feltene i søknadsskjemaet: Prosjektets tittel Angi én norsk og én engelsk prosjekttittel. Tittelen må være beskrivende og populærvitenskapelig med klar referanse til prosjektets innhold (unngå generiske titler som Søknad om innovasjonsmidler ). Informasjon om søker Her legger du inn navn på prosjektleder for innovasjonsprosjektet. Legg inn kun ett navn (eventuelle aktive samarbeidspartnere skal navngis i prosjektbeskrivelsen). Skriv også inn prosjektleders tittel og tilhørighet, dvs. sykehus og organisatorisk enhet, samt telefonnummer og e-postadresse. Kvittering for mottatt søknad vil bli sendt til denne e-postadressen. Prosjektinformasjon Velg søknadskategori for innovasjonsprosjektet fra menyen. Det er søkers ansvar å plassere søknaden i riktig kategori, og denne vil definere videre behandling og plassering av søknaden i relevant vurderingskomité. Søkere som plasserer søknaden i kategorien behovsdrevet innovasjon skal også oppgi hvilket tema søknaden faller inn under. Prosjekter innen denne kategorien skal frembringe nye løsninger som er av strategisk betydning for Helse Sør-Øst og må derfor være innenfor et eller flere av de gitte temaene. 4
Søkere som plasserer søknaden i kategorien forskningsbasert innovasjon, skal også oppgi status/utviklingstrinn for prosjektet. I denne kategorien gjelder følgende definisjoner: - Teknisk proof-of-principle: det foreligger konkrete bevis fra søker som illustrerer teknisk gjennomførbarhet for prosjektet og som demonstrerer et potensial for videreutvikling av oppfinnelsen. - In vivo proof-of-principle: data fra in vivo-modeller er tilgjengelig og illustrerer prinsipp for idéen/oppfinnelsen. For medisinsk utstyr, diagnostikk eller IT-løsninger, vil det ideelt være etablert en funksjonell prototype. - Pre-klinisk arbeid fullført: alt pre-klinisk arbeid er utført og leder opp til en første studie i mennesker (first-in-man). Søknadsbeløp Skriv inn søknadsbeløp (kun tall). Det kan søkes om støtte til et innovasjonsprosjekt for ett år ad gangen. For 2016, er øvre grense for tildeling av midler til forskningsbasert innovasjon satt til 500 000 kroner pr. år, og det kan kun søkes om inntil 50 % av prosjektets totalbudsjett for perioden det søkes for. Vennligst merk at søknaden kan bli avvist dersom det søkes om mer enn 500 000 kroner pr. år. Det er mulig å søke om nye midler for et prosjekt ved senere utlysninger. I søknader om midler til behovsdrevet innovasjon kan det søkes om inntil 750.000 kroner for en prosjektperiode på inntil 2 år, og det kan søkes om inntil 75 % av prosjektets totalbudsjett. Dersom det søkes om mer enn 750.000 kroner, kan søknaden bli avvist på formelt grunnlag. Beskrivelse av prosjekt Beskriv løsningen/produktet som skal utvikles, behovet for løsningen/produktet, prosjekt- og innovasjonsaktivitetene og hvilken effekt prosjektet ventes å gi. Gi en kortfattet beskrivelse på maksimum 250 ord. Plan for kommersialisering eller opptak i helsetjenesten Oppgi eventuelle patenter eller patentsøknader knyttet til prosjektet det søkes bidrag til. Gi en kort oppsummering av plan for utnyttelse av løsningen i helsetjenesten og/eller kommersiell utnyttelse, samt problemstillinger som vil kunne påvirke muligheter for levering av en løsning eller et produkt. Finansiering Oppgi kostnadene i prosjektet i kroner for den perioden det søkes midler for med spesifisering av personalrelaterte kostnader, kjøp av tjenester og utstyr, og driftskostnader. Skjemaet summerer automatisk en totalsum for de ulike postene. Oppgi også en finansieringsplan for prosjektet der det vises til finansieringskilder. Det skal også oppgis egeninnsats i kroner (timeantall x timesats) 1, annen finansiering og omsøkt beløp 1 For beregning av timesats, se: Forskningsrådet: personal og indirekte kostnader 5
fra Helse Sør-Øst RHF i kroner for prosjektperioden. Merk at totalsummen for kostnadene skal være lik totalsummen i finansieringsplanen. Søknadsbeløp fra Helse Sør-Øst RHF må ikke overstige maksimalt søknadsbeløp for type innovasjonsprosjekt. Merk at Helse Sør-Øst RHF ikke godtar at midlene benyttes til å dekke overheadkostnader. Skjema for tilleggsinformasjon Informasjonen i dette skjemaet vil kun bli behandlet administrativt. Skjemaet er imidlertid obligatorisk og må utfylles før søknaden kan sendes inn. Klassifiser idéen/innovasjonen ved valg av de tema/kategorier som best beskriver den. Det er mulig å krysse av for flere alternativer. Prosjektbeskrivelse Merk at prosjektbeskrivelsen skal skrives etter gjeldende mal Alle punktene skal besvares. En mangelfull prosjektbeskrivelse kan medføre at søknaden avvises på formelt grunnlag. Prosjektbeskrivelsen kan foreligge på norsk eller engelsk. Den skal ikke overstige tre A4-sider inkludert figurer/tabeller og referanseliste. Skrifttypen skal tilsvare Arial 11 pkt eller Times New Roman 12 pkt, med enkel linjeavstand og min. 2 cm marger. For referanseliste og ev. figurtekst kan skriftstørrelse 9 benyttes. Prosjektbeskrivelsen lastes opp som et vedlegg til søknaden og skal foreligge i PDF-format. CV Søknaden skal inneholde CV for prosjektleder. Denne skal lastes opp som vedlegg i PDFformat og skal ikke overstige én A4-side i Times New Roman, tegnstørrelse 12, enkel linjeavstand. Prosjektleder skal gi en kort oversikt over utdanning og kompetanse, stilling(er) og eventuelle innovasjonsaktiviteter av betydning for søknaden. Innsending av søknad og søknadsfrist Søknadsfrist for innovasjonsmidler i Helse Sør-Øst er 28. oktober 2016 kl. 16:00. Søker oppfordres til å sende inn en foreløpig søknad i god tid for å unngå eventuelle problemer like før fristen. Innen fristens utløp kan søknaden endres og sendes inn på nytt. Etter søknadsfrist stenger portalen og søknaden får tildelt et løpenummer i vår søknadsdatabase. Budsjettansvarlig ved søkers enhet har da en uke (syv kalenderdager) på å godkjenne søknaden slik at den kan gå videre i vurderingsprosessen. Denne 6
godkjenningsprosessen trigges automatisk når søker oppgir navn og e-postadresse til budsjettansvarlig. Vurdering og tildeling Søknadene vurderes av medlemmer i vurderingskomiteer etter gitte kriterier. Komiteen for forskningsbasert innovasjon er eksternt sammensatt. Søknader innen kategorien behovsdrevet innovasjon vurderes av en komité som er sammensatt av både eksterne medlemmer og representanter fra Helse Sør-Øst RHF. Endelige tildelingslister vil bli publisert på Helse Sør- Øst RHF sine nettsider for Forskning, innovasjon og utdanning, og søkerne vil samtidig bli tilskrevet med informasjon om søknadens utfall. Oppstart av prosjektet må skje innen tre måneder etter tildeling. Vurderingskriterier Helse Sør-Øst RHF har tre hovedkriterier i vurderingen av søknader om innovasjonsmidler som vektlegges i lik grad. Hvert kriterium har underpunkter som også vektlegges i lik grad. Kriteriene er felles for begge søknadskategoriene. 1. Gjennomførbarhet Kan en vellykket gjennomføring av det beskrevne prosjektet ansees som realistisk? Har ideen/prosjektet nådd et tilstrekkelig utviklingsstadium til at de beskrevne målene realistisk kan nås? Er det satt opp gode og troverdige milepæler? I hvilken grad er tilstrekkelig kompetanse, utstyr og ressurser tilgjengelige for prosjektet? Dette gjelder spesielt kompetanse og eventuelle tidligere innovasjonsmeritter. 2. Nytteverdi for helsetjenesten I hvor stor grad er det dokumentert at det foreligger a) et behov for den foreslåtte løsningen i helsetjenesten, og/eller b) et potensial for kommersialisering og næringsutvikling I hvilken grad foreligger det en plan for kommersiell utnyttelse eller implementering og utbredelse i helsetjenesten av den foreslåtte løsningen? Er det dokumentert samarbeid med andre sykehus/helseforetak regionalt, nasjonalt og internasjonalt foruten involvering av brukere/pasienter. For behovsdrevne prosjekter vil det her bli lagt avgjørende vekt på i hvilken grad prosjektet bidrar til å frembringe løsninger innen det angitte tema (se side 2). 3. Innovasjonsgrad 7
Hvor stor er nyhetsgraden i den foreslåtte løsningen (kan den betraktes som ny eller original)? I hvilken grad representerer løsningen en bedring i forhold til dagens situasjon? Inkluderer prosjektet bruk av nye teknologier/metoder eller er det innovativ anvendelse av eksisterende teknologier/metoder på nye områder? Søknadsrangering og tildelingslister Karakterskalaen for hvert av de tre kriteriene ovenfor går fra 1 til 6. Hver søknad blir rangert på bakgrunn av totalkarakter som oppgis med en desimal. Endelige tildelingslister vil bli publisert pa Helse Sør-Øst RHFs nettsider for Forskning, innovasjon og utdanning, og søkerne vil samtidig bli tilskrevet med informasjon om søknadens utfall. Retningslinjer for håndtering av klager Prosjektleder har anledning til å påklage saksbehandlingsfeil i forbindelse med behandling av søknaden. Utøvelse av faglig skjønn ved vurdering av søknaden kan derimot ikke påklages. Fristen for å klage er tre uker etter mottak av søknadsavslaget. Klagen skal fremmes skriftlig gjennom søkerinstitusjon: I klagen skal det gjøres rede for hvilke saksbehandlingsfeil som gjelder. Klagen sendes til Helse Sør-Øst RHF ved direktør for avdeling Forskning, innovasjon og utdanning med kopi til innovasjon@helse-sorost.no. Etter mottak av klage vil Helse Sør-Øst RHF svare søker innen to uker, med kopi til søknadsinstitusjon. Det vil da bl.a. bli gjort rede for den administrative behandlingen av søknaden, spesielt vedrørende forhold som gjelder påpekte saksbehandlingsfeil. Dersom søker og søknadsinstitusjon etter denne redegjørelse ønsker å opprettholde klagen, vil saken bli oversendt et eget klageutvalg med juridisk kompetanse og eksterne medlemmer. 8