Digitalt planregister Ein overføring av informasjon frå analogt arkiv og sakshandsamars hovud, til digitalt planarkiv på internett. Tittel: USB overføring... Erfaringar frå Meland kommune i Nordhordland Pilotprosjekt i regi av Statens Kartverk og Regionrådet Nordhordland IKS. Våren 2010
Innhald Komplett Digitalt planregister i Meland kommune... 3 Innleiing... 3 Klar, ferdig, gå!... 3 Tre kriteriar... 3 Overtyd styre og stell... 3 Løysing på web som syner digitalt planregister... 4 Personressursar som kan innføre, og vedlikehalde digitalt planregister... 4 Avklaringar før ein bretter opp armane, eller ermene... 5 Oppgåvefordeling... 6 Erfaring punkt 1 og 2. DIGITALT PLANREGISTER LØYSING... 7 Erfaring punkt 3. ARKIV... 7 Erfaring punkt 4. SORTERING OG KLARGJERING... 9 Erfaring punkt 5. SKANNING... 9 Erfaring punkt 6. DIGITALISERING AV PLAN / OMRISS... 10 Erfaring punkt 7. INNLEGGING I PLANREGISTERET... 10 Erfaring punkt 8. ARKIVERING... 11 Høgtideleg opning... 11 Oppsummering... 12 Foto framside: Jens Bjordal, tidlegare teknisk kommunalsjef i Meland kommune. Fotograf til bileta i dette dokumentet: Hilde Lillelid Jacobsen 2
Komplett Digitalt planregister i Meland kommune Forklart på ein folkeleg måte, med sterke subjektive meiningar og ein skvett humor. Av Hilde Lillelid Jacobsen Innleiing Hausten 2009 starta arbeidet med å få på plass eit digitalt planregister etter ny forskrift for Meland kommune. Forskrifta sitt krav er at alle vedtatt arealplanar frå 01.01.2010 skal førast i digitalt planregister. Men i rettleiinga til forskrifta vert det sagt at kommunar som ynskjer det, kan legge inn meir detaljert informasjon om plansituasjonen i kommunen. Det burde være ein kvar kommune sitt ynskje å ikkje berre ha vedtekne arealplanar frå 01.01.2010, men eit KOMPLETT DIGITALT PLANREGISTER. Derfor er det prosessen omkring dette eg skriv om her, for deg som ikkje vil gjere det halvvegs, men heilvegs. At eg skriv med hjarte og humor, i staden for med vitet og faglege uttrykk, forklarast med at det er nok av andre rettleiarar som er skriven med meir fagleg tyngde, veten og høgare alder enn det eg har, så kvifor gje inntrykk av at dette er noko anna enn, nettopp, min erfaring. God lesing. Klar, ferdig, gå! Det vart eit godt stykke arbeid som måtte leggjast ned i denne prosessen, og det er som regel det at ein ikkje veit kva som kjem, som gjer at ein i utgangspunktet tør å setje i gong. Dette er ikkje eit unntak her. Så om du er av same sort som meg, så sett du i gong, og tar det som det kjem...med æra som innsats...og audmjukskap som lærdom. Men, det at du no les denne rettleiaren, indikerar at du likar å vite kva som vert kravt av deg, og korleis du kan planlegge gjennomføringa av dette nye lovkravet. Høyrest òg fornuftig ut... Tre kriteriar Mangt kan seiast, men om du ikkje kan stable fylgjande 3 kriteria på beina, så vert det ikkje eit digitalt planregister på deg og din kommune. Og då kjem verket og Miljødeppen og tek deg! Overtyd styre og stell Kollega, byggjesaksansvarleg, planansvarleg, arkivansvarleg, næraste sjef, og alle dei som finn seg høgare oppe i organisasjonen, må vilja ha eit digitalt planregister. 3
Om dei ikkje vil det, veit dei kva eit digitalt planregister er? Om ikkje må du ta på deg seljarfrakken, og ikkje berre fortelje dei, men også vise dei, kvifor dette er eit lovkrav som må oppfyllast, og på ein slik måte at dei til slutt meiner at dette jo skulle ha vore eit krav for lenge sia. Ikkje berre send e-post med lenkar og kommentaren Sjå vedlagt. Set deg ned, få oversikt, skriv ut rettleiarar, forskrift, spesifikasjonar og anna. Hos Miljødepartementet er det ei oversiktleg side om det meste som du treng: Kart- og planforskriften, - regjeringen.no Kall inn til møte, kanskje inviter ein leverandør som kan vise deira løysing for eit digitalt planregister, og vis korleis gamle planar og dokument med eseløyre kan verta gull å ha digitalt tilgjengeleg. Skodespel som synar situasjonar som vert løyst ved bruk av eit digitalt planregister kan anbefalast varmt. Humor gjev begeistring. Det treng du som skal gjera jobben... Løysing på web som syner digitalt planregister Du kan lage løysinga sjølv, på eigen nettstad, eller ved hjelp av kommunen si heimeside, om du er innehavar av slike kunnskapar og ressursar. For oss andre så tilrår eg å gå til innkjøp av ei ferdig spikra og spikka løysing. For kresne bykommunar finst det sjeldan noko som er bra nok, så dei må, og bør, alltid vidareutvikla eigne løysingar før dei ser seg nøgd, til seinare glede for oss andre. Jobbar du i ein kommune som er liten, med få arealplanar, og kor du meir eller mindre er halve teknisk kontor samla i ein kropp? Då er det kanskje greiast og mest økonomisk å lage ein enkel løysing på kommunen si heimeside men då må du vere påpasseleg med å oppfylle alle lovkrava! På Kommunalt planregister - regjeringen.no er det pr. 08.06.2010 registert at det er 54 kommunar som har kommunalt planregister, digitalt eller planoversikt. Desse kommunane nyttar anten eigenutvikla løysing, eller Geomatikk IKT sin Braplan eller Norkart Geoservice AS sin Gisline WebPlan. Her kan du sjå tre eksempel på planregister: braplan - Meland kommune GISLINE WebPlan - Skedsmo kommune PlanArkiv - Tinn kommune Personressursar som kan innføre, og vedlikehalde digitalt planregister Be ware! Er du ung, blond og håpefull, anten bokstaveleg eller i åndeleg forstand, så ver klar over dette: Startar du åleine med denne oppgåva, må du gjere alt sjølv, smitt og smule, og når du er ferdig, er det ingen som er meir kvalifisert enn deg til å ajourføre løysinga. Vil du ha det slik, så kan du berre gje gass. Er du planansvarleg? Gi uansett gass, dette er faktisk det du får betalt for! Er du geodatatilsett i 50 % stilling, bør du tenkje deg om. 4
Få næraste sjef til å kalle inn til møte, få med arkiv, postmottak, plan, geodata, webansvarlig og IKT, minimum! Her må oppgåvene TYDELEG klargjerast, fordelast og plan for arbeidet fastsetjast. Avklaringar før ein bretter opp armane, eller ermene... Før arbeidsoppgåvene vert fastlagt, må ein avgjere fylgjande: Skal ein gjere heile arbeidet sjølv eller setje delar av det bort til firma? Du kan setje bort arbeidet frå dokumenta er ferdig sortert og merka, heilt fram til ferdig planregister. Like herleg som minkpels, og omtrent like dyrt. Sjølv Firma Skal ein samarbeide med nabokommunar? Om heile eller delar av arbeidet, og/eller på sjølve systemløysinga? Samarbeide Heile arbeidet Delar av arbeidet Kva for systemløysing vil ein ha for digitalt planregister? - Eiga? Innkjøpt? Om du kjøper løysinga, skal du ha eigen filservar, eller skal alle dokumenta ligge på webhotell? Lage eigen løysing Nytte kommunen si heimeside Innkjøpt Eigen filservar Webhotell Korleis skal ein få dokumenta skanna? - Gjere det sjølv? Gjeste nabokommune som har tenleg utstyr og be dei om hjelp? Nytte firma? Skanne sjølv Få hjelp i nabokommune Nytte firma Ressursbruk for prosjektet. Investeringsbudsjett og lønningsbudsjett er to forskjellige ting i den kommunale tankegang, men ein kostnad er og blir ein kostnad. Derfor bør ein ha det klart for seg, dette er ei arbeidskrevjande øving. Eg har nytta 9 fulle arbeidsveker på innføring av digitalt planregister i Meland, som inneber 90 arealplanar. Men då var løysinga på plass i utgangspunktet, hadde vore i drift hos oss i 5 år, hadde delar av 35 arealplanar allereie registert og eg var van med systemløysinga! Og for å seie det veldig ubeskjedent, eg jobbar raskt! Problemet har meir vore maskinar som ikkje gjer nettopp det, jobbar raskt... Eigne personressursar Innleigde personressursar Betale firma Nyinnkjøp av maskinvare for å kunne gjere prosjektet sjølv på ein effektiv måte. Ny filservar? Ny skannar? Ein svart/kvit skannar som berre tek opp til A4 er ikkje reiskap som kan nyttast! Gløym det! Minimumskravet er ein fargeskannar som tek opp til A3. Har du kopimaskin som skannar i fargar, er du heldig. Då kan du skanne alle dei 5
skriftlege dokumenta sjølv. Så kan du eventuelt sende bort arealplankarta til firma, eller vitje den nabokommunen som har storformatskannar. Det siste gjorde eg, og har framleis ikkje fått rekning frå nabokommunen på det...ein stor takk til Lindås kommune for storsinn og hjelp! Ny A3 fargeskannar Ny storformatskannar Ny filservar Nyinnkjøp av progravare? Adobe Professional er kjekk å ha, når du sit med en haug med.pdf filer, og vil ha ei samlefil i staden for mange småfiler. Kva for integrasjon skal digitalt planarkiv ha mot sak/arkiv system, gisløysing internt, gis løysing på web? Slik eg ser det, er ikkje spørsmålet om ein skal ha integrasjon, men korleis...du møter ikkje morgondagen med å stumpe på målstreken! Integrasjon mot gis Integrasjon mot sak/arkiv Kva gjer ein med alle dei skanna arealplanane som er gjeldande? Georeferere dei og byggje raster fil til bruk i gis verktøyet? Vektorisere alle gjeldande planar? Uansett kva du går for av desse to løysingane bør du digitalisere omrisset av planen, slik han vart vedtatt, og for det området han er gyldig for i dag. Det kan vere to svært ulike omriss!(mange planar har vorte endra etter dei vart vedtekne, og ikkje alle endringane har skjedd i 100% i samsvar med regelverket.) Georeferering Vektorisering Oppgåvefordeling Som allereie nemnd, få i gang ei prosjektgruppe, kor både arkiv, postmottak, plan, geodata, webansvarleg og IKT er representert. Å jobbe i gruppe medfører meir administrasjon og koordinering, så har du lyst og meiner du at du kan gjere alt på eiga hand og spare tid på det, så gjer det. Greitt argument til lønnsforhandlingane og CV`en. Elles er det viktig at fordeling av oppgåvene og framdriftsplan er TYDELEG, og at det er klart ansvar for og god oppfølging av framdrifta i prosjektet. Dette er ei oversikt over hovudoppgåvene dersom kommunen skal gjere alt sjølv: 1. Val av planregistersystem 2. Installasjon av valt systemløysing og oppsetting av eventuell filservar 3. Gjennomgang av alle tenkelege og utenkeleige arkiv for å finne alle vedtekne og gjeldande arealplanar. 4. Sortering og klargjering av dokumenta og tildeling av nasjonal arealplanid 5. Skanning av tekstdokument og arealplanar 6. Digitalisering av omriss på arealplanane, eventuell georeferering eller vektorisering 7. Innlegging av dokument og opplysningar i digitalt planarkiv 8. Arkivering Når eg ser denne oversikta sjølv, så tenkjer eg at dette ser greitt nok ut...så naiv... 6
Erfaring punkt 1 og 2. DIGITALT PLANREGISTER LØYSING Alle dei 9 kommunane i Nordhordland gjekk til innkjøp av digitalt planregister allereie i 2004. Løysinga heiter BraPlan, og er levert av Geomatikk IKT. Løysinga er drifta av Geomatikk IKT, noko som vil seie at alle dei digitale dokumenta ligg på webhotell hjå dei. Å ha kontroll på eigne digitale dokument og data er ynskeleg, så det hadde vore attraktivt å få dette ordna på ein filservar lokalt i regionen. Erfaring punkt 3. ARKIV Gjennomgang av alle tenkelege og utenkelege arkiv for å finne alle vedtekne og gjeldande arealplanar. For orden skuld, arealplanar vil seie både reguleringsplanar, kommuneplanar, kommunedelplanar, utbyggingsplanar, detaljplanar og områdeplanar. Fleire kommunar er i tillegg privilegert med planar som vert kalla disposisjonsplanar, bebyggelsesplanar, tomtedelingsplanar, sentrumsplanar og hytteplanar. Sjekk kva som vert sagt om desse i siste gjeldande kommuneplan, og deira juridiske rettsverknad. Sjekk også siste gjeldande kommuneplankart for kor det er utbyggingsområde og kor du kan forvente at det finst ein arealplan. Definer så for deg sjølv når ein plan skal eller ikkje skal førast i digitalt planregister. Eg valde å ta med alle planar som på eit tidspunkt var ein gjeldande arealplan, og som ikkje er fullstendig erstatta av annan plan. I tillegg har eg tatt med alle vedtekne endringar og mindre vesentlege endringar for arealplanen. Eg håpar for di skuld at det er haust, mørkt og trist ute når du startar, for då er det vår når du kravlar ut att av den mørke og støvete hula som vert kalla ARKIVET. Til slike ekspedisjonar tilrår eg å ta med fylgjande overlevingsverktøy: Klarering, munnleg eller skriftleg, frå arkivansvarleg om at du har lov til å hente ut alt du vil av planar frå alle arkiv, og at du kan ta dei med deg dit skannemaskina er å finne, både for A4 og storformat. Oversikt over kva for arkiv som finst det er alltid fleire enn du trur Arkiveringsnøklar etter dei ulike arkivlovene og kassasjonslovene som har eksistert sidan bygningslova vart gjeldande for deler eller heile det området som utgjer din kommune i dag. Trillevogn for arkivmapper så held du orden på mappene, og sparer ryggen.. Utlånskort og penn så ikkje arkivansvarleg får grunn til å arkivere deg og... 7
Plastlommer legg dokumenta som du finn i arkivmappa og som du tenkjer å skanne, i plastlommer slik at du slepp å leite etter dei ein gong til og utan å øydelegge den kronologiske rekkjefølgja i arkivmappa. Våtserviettar og handkrem etter å ha bladd igjennom fleire hyllemeter med støvete papir vil sjølv den mest grovhanda utearbeidar setje pris på litt handpleie. Plaster til papirkutt en garantert happening. Dugelig med sjokolade og brus du treng smilemedisin. Den første bygningslova som er gjort gjeldande i kommunen er bygningslova av 1965. Eg fekk dermed berre tre bygningslover og to arkivlovar å forholda meg til. Men det var likevel mange arkiv som eg måtte henta dokument frå: Interkommunalt arkiv depot for dokument eldre enn 25 år Fjernarkiv alle dokument som er eldre enn 8-12 år Arkiv for dei to føregåande kommunestyre periodane dei siste 8 åra Arkiv for inneverande kommunestyreperiode 4 år Gards og bruksnummer arkiv Ventearkiv - saker som er under ei form for handsaming Hyller, permar, og arkivmapper som ligg laust og flyt på dei ulike sakshandsamarane sine kontor er også viktige funnstader Tapt og aldri funnet igjen før no arkiv er dei mest interessante. For min del var den store skattekista den øskja i arkivet som var merka med Etter plansjef. Her fann eg dei gjeldane karta for 3 reguleringsplanar. (Ikkje sei det til nokon) Kva dokument du MÅ finne går greitt fram av forskrifta 9, men finn du gull- og glimmer dokument, så ta dei med! Endeleg vedtatt arealplan består av. a) plankart b) planføresegner (vedtekt), eventuelt med vedlegg eller illustrasjonar som er gjort juridisk bindande gjennom føresegnene, c) planskildring som var grunnlaget for endelege planvedtak, jf. plan- og bygningslova 4-2 og tilsvarande reglar i eldre lover. Undervegs i leitinga må du sjå på deg sjølv som Sherlock Holmes, fram med lupe og hanskar, og skriv ned alle leidetrådane du finn i dokument du ikkje treng, men som fortel kor det er ein arealplan. Sjølv fann eg ein tilgodelapp frå eit firma på kr. 148 000,- Den var pent arkivert, gløymd, og gått ut på dato. 8
Erfaring punkt 4. SORTERING OG KLARGJERING Nå skal du ha nokre solide bunkar med arealplanar i trillearkiva dine...godt jobba. Nå sorterer du dei etter vedtaksår. Tjop tjop. Så tildeler du Nasjonal arealplanid til alle planane: Kommunenummer + vedtaksår + løpenummer = 1256 2010 0001 som eksempel. Opprett så ei hovudmappe på ein filserver, eksempel Digitalt Planarkiv for Meland kommune. Lag deretter undermapper for alle arealplanane. Nasjonal arealplanid + arealplannamn vert mappenamn. Finn så fram stiftemaskina og antistift maskina; skannemaskina vil ikkje ha samanstifta ark... Erfaring punkt 5. SKANNING Begynn så å skanne frå den eldste planen du har, og fram til i dag. Lagre kvart dokument som.pdf fil i si undermappe med namnet: Nasjonal arealplanid + arealplannamn + dokumenttype = 125620100001_Reguleringsplan_for_Hildesdal_arealplankart.pdf Dokument i fargar skal skannast i fargar! Skann ein og ein plan for seg sjølv, lagre alle dokumenta, og legg dokumenta tilbake i arkivmappa der du fann dei, slik du fann dei. 9
Erfaring punkt 6. DIGITALISERING AV PLAN / OMRISS Greitt, dette er ikkje eit lov-/forskriftskrav, men heilt alvorleg; du har ikkje eit digitalt planregister før du har eit digitalt omriss, om ikkje anna, som kan nyttast i eit GISsystem! Digitaliser omrisset, dann flate og legg alle påkravde eigenskapar på i tillegg til eigenskapen LINK med lenke til løysinga for digitalt planregister. Eller endå betre; vektoriser heile planen slik at du er klar for morgondagens GIS oppgåver. I Meland kommune vart eg lukkeleg arvtakar av ein vektorisert reguleringsplan- og kommuneplanbase. Dette har eg lært å verdsetje, og nytta høvet i samband med arbeidet med innføring av digitalt planregister og ny sosi standard for arealplanar, til å løfte heile reguleringsplanbasen opp til FEILFRI sosi 4.0. Eg er ikkje reint lite stolt over det, og har til og med fått inn alle godkjente endringar som er i planane. Gevinsten er klar: Sakshandsamarar og publikum finn det dei leitar etter; gjeldande plan, og meir til. Og eg, er klar for sosi versjon 4.2... Erfaring punkt 7. INNLEGGING I PLANREGISTERET Steng døra. No må du ha fred og ro. Ha arkivmappa for kvar plan liggjande lett tilgjengeleg; du skal legge inn informasjon i registeret som ikkje alltid er å finne på dei dokumenta du har scanna. Leverandør av løysingar leverer greie dokumentasjons- og brukarrettleiingar. Sjå gjennom desse, sjølv om du av rare prinsipp ikkje les bruksrettleiingar. Du slepp å gå glipp av funksjonar og finessar som kan gjere arbeidet enklare. 10
Vær nøye med datering av dokumenta, og om løysinga gjev høve til lenking, bruk dette. Elles hadde eg eit hemmeleg våpen. Han heiter Jens Bjordal. Tidlegare teknisk kommunalsjef i kommunen gjennom meir enn 25 år. Han har kontor vis a vis meg, og er ei uvurderleg kjelde til informasjon om arealplanar og greier som har skjedd og kjekt å vite om. Hadde ein kunna putte USB kabel inn i hovudet på den mannen, og lasta ned berre det han veit om arealplanane i kommunen, hadde kommunen pent måtta kjøpe fleire filservarar. Synd ikkje slik teknologi eksisterer... Men igjen, så er det litt det dette prosjektet gjer; å gjere kunnskap og dokument tilgjengeleg for folk flest, ikkje berre for ei lita gruppe kommunetilsette. I alt du gjer, husk å lagre :-) Erfaring punkt 8. ARKIVERING No skal alle arkivmapper tilbake til staden du fann dei. Så no får du løn som fortent. Har du gjort gode notat og lagt lånekort i arkivet med korrekte mappenamn, skal denne delen av jobben gå veldig greitt, den er berre utruleg kjedeleg. Men, det er meir som skal arkiverast! No har du eit digitalt planregister, både på filservar og i di løysing. Det er ikkje nok. For at ikkje nokon skal nytte filservaren i staden for designa løysinga, bør du pent brenne arkivet ditt på ein DVD og lagre den i papirarkivet. Slik kan du oppfylle kravet om årsversjon av planregisteret på ein mykje meir fullstendig måte enn kva lova legg opp til. Hugs at årleg eksport av omriss eller heile den vektoriserte basen bør inngå i årsversjonen av planarkivet. Sjølv om det ikkje er eit krav, så start med arkivering av sosi kontrollfil og sosi fil for arealplanar, dette vil du setje pris på i framtida. Ikkje krev det stor innsats heller. Høgtideleg opning Gratulerer. No skal du ha eit digitalt planregister. Kjennes det bra? Dette skal du fortelje til alle! Gje melding til Miljødepartementet, til Statens Kartverk, til publikum, til politikarane, og ikkje minst til dine kollega. 11
Du har ikkje nytta fleire veker på ei løysing du skal halde hemmeleg. Så få nyhenda ut på nettsidene, lag brosjyre, heng opp ein plakat, send e-post til meklarar, bibliotek og utbyggjarar med link til løysinga! Hyppige brukarar inviterer du til introduksjonsmøte, slik at alle vert like overtydd som deg, om at her er det gjort eit godt stykke arbeid, som gjer sakshandsamar sin kvardag enklare og meir effektiv, og eit publikum som kan vera sjølvhjelpne, om dei vil. Oppsummering Du vil etter denne jobben ha løfta kommunen si handtering av arealplanar ut av steinalderen, og inn i den digitale verda. Sjølv veit du no truleg fleire sære detaljar om arealplanar, som du til og med meiner er lærdom som andre bør få del i. Det kjennes godt å ha ein smule kontroll, og det er herleg å kunne fortelje publikum at på fylgjande internettadresse, kan du finne ei skattkiste for arealplaninteresserte. Men hugs; eit digitalt planregister må haldast oppdatert! Detaljerte reglar for dette skal finnast i kommunen sitt KS-system. Men eg tør seie det enkelt...just do it. Det er for tungt å ta igjen om oppdateringa blir forsømd. Då seier eg takk for meg. Vonar du fekk noko fornuftig ut av desse sidene, kanskje også eit smil? Neste gong du skal lese planinformasjon, så kanskje det ser slik ut? Bilde av ipad frå Apple. 12