SAK 1, FORBEREDT AV PER ESCILD HADLAND Godkjenning av innkalling Innkallinga ble jf. vedtektene gjort tilgjengelig for medlemmene via nettsidene kandu.no 21. oktober 2012 og utsendt via e-post rett etter. Annonseringa er innenfor reglene fastsatt i vedtektene. Tidspunktet for Generalforsamlingen er forsinket i henhold til vedtektene, av alternativene mellom for kort innkalling og flytting til november, valgte Styret sistnevnte. Agenda med rekkefølge 1. Godkjenning av innkalling 2. Konstituering 1. Valg av møteledelse 2. Valg av referatunderskrivere 3. Møteregler 3. Godkjenning av regnskap for 2011 4. Økonomistatus 2012 5. Budsjett for 2013 6. Årsberetning fra organisasjonens organer: 1. Styret 2. Kontrollkomiteen 3. Valgkomiteen 7. Arbeidsprogram for 2013 8. Langtidsprogram 9. Vedtektsendringer 10. Valg til sentrale organer a. Styret b. Kontrollkomiteen c. Valgkomiteen 11. Eventuelt Vedtaksforslag: Generalforsamlinga godkjenner innkallinga med endring i agenda. Side 1 av 1
SAK 2, FORBEREDT AV PER ESCILD HADLAND Konstituering Konstituering er det punktet som sørger for at møtet kan gjennomføres. Dette er kombinasjon av de tidligere sakene Valg av møteledelse og Valg av referatunderskrivere. 2.1 Valg av møteledelsen Møteledelsen skal være en nøytral part som har mål om å få møtet i havn i god tid, sørge for muligheten til balanserte debatter og eventuelt sette «strek» for debatt som glir ut. Møteledelsen består av en eller to personer som referenter og en møteleder. I tillegg skal to personer utgjøre tellekorpset. Vedtaksforslag: NN er møteleder for generalforsmalinga. NN er referent for generalforsamlinga. NN og NN utgjør tellekorps for generalforsamlinga. 2.2. Valg av referatunderskrivere To referatunderskrivere skal bekrefte at innholdet i referatet tilsvarer realiteten som ble diskutert og vedtatt på generalforsamlinga. Vedtaksforslag: NN og NN er referatunderskrivere for Generalforsamlinga. 2.3. Møteregler Møtereglene skal sørge for at generalforsamlinga blir gjennomført på en ryddig og rettferdig måte. Reglene som foreslått er de samme som er brukt siden 2005. Vedtaksforslag: Møtereglene vedtas. Side 1 av 2
Forslag til møteregler for generalforsamlinga 1. Alle deltakerne har tale- og forslagsrett. Kun KANDUs medlemmer som er innmeldt senest en uke før møtet har stemmerett. 2. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, eventuell bisitter, referenter, tellekorps og to personer til å godkjenne protokollen. Ordstyrer og bisitter kan ikke ha stemmerett. 3. Tegning til innlegg skjer ved å rekke opp 1-en finger. 1. Tegning til replikk skjer ved å rekke opp 2-to fingre. 2. Det må også fremvises personlig nummer (utdelt), for taleliste. 4. Innlegg skal ikke vare mer enn 2-to minutter. 5. Til hvert hovedinnlegg kan det gis inntil 2-to replikker, samt 1-en svarreplikk i etterkant av replikkene. Taletid per replikk er maks 1-ett minutt. Det er ikke replikk på replikk. 6. Saksopplysninger og forslag til dagsorden tas øyeblikkelig etter pågående replikkveksling. Saksopplysninger skal kun inneholde fakta, statistikk eller lignende. 7. Når ordstyrer finner at alle argumenter er fremkommet, foreslår vedkommende at strek settes. Alle forslag må være innkommet før strek settes. Oppheving av strek kan vedtas med absolutt flertall. 8. Alle forslag som fremmes skal fremsettes skriftlig og undertegnet på forslagsark for å kunne bli referert fra ordstyrer før votering. 9. Forslag til øyeblikkelig avslutning av debatt kan fremmes, men må vedtas med 2/3 flertall. 10. Ved all votering skal dørene være lukket. 11. Det voteres ved håndsopprekking. 12. Personvalg skal foregå etter følgende prosedyre: 1. Valgkomiteen offentliggjør sin innstilling i sin helhet. 2. Presentasjon av kandidatene. 13. Alle avgjørelser treffes med simpelt flertall, hvis ikke annet er bestemt i vedtekter eller forretningsorden. Simpelt flertall oppnås når et alternativ har flere stemmer enn de andre. Blanke stemmer teller ikke. Personlig angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer skal tiltales av ordstyrer. Dersom vedkommende ikke retter seg etter ordstyrers henstilling, kan ordstyrer bortvise vedkommende. Side 2 av 2
SAK 3, FORBEREDT AV JENS ÅDNE RYDLAND Godkjenning av regnskap for 2011 I 2011 var økonomiarbeidet todelt. Ocon Regnskap AS, et statsautorisert regnskapsbyrå, har stått for selve bokføringa av regnskapet i henhold til gjeldende regnskapsstandarder. Daglig økonomiarbeid har vært gjort av Andreas-Johann Ulvestad. Under daglig økonomiarbeid faller innhenting og kvalitetssikring av bilag, kontering, bankkontakt, systematisering, føring av skyggeregnskap, arkivering, fakturering, oppfølgning og mer. Som vanlig har KANDU assistert The Gatherings økonomiteam med kompetanse, råd og andre ressurser. Sponsorkontakter i The Gathering har hatt tilgang til et delt dokument (via google docs) som viser status for alle TG-tilknyttede fakturaer, i hovedsak sponsorer. På denne måten har de vært i stand til å selv styre purringer på sponsorer. Regnskapet vårt er delt inn i to avdelinger; The Gathering og KANDU. Kostnader som må fordeles på flere år er bokført under KANDU, og The Gathering er et rent arrangementregnskap. Merk at svært mye av utgiftene som brukes til KANDU kommer The Gathering til gode, for eksempel gjennom innkjøp av utstyr, tilgjengelighet av lokale, administrasjonsressurser og lignende. En tredje avdeling, HOVE-festivalen, eksisterer også som en tjeneste til frivillige som ønsker å arbeide på HOVE under KANDU-navnet. Denne avdelingen går alltid i null, og presenteres ikke i regnskapet. Over de følgende sidene vil det bli presentert regnskap for de to ulike avdelingene samt budsjettnoter. Regnskapet er sist oppdatert i august 2012. Regnskapet er ført etter gjeldende regnskapsstandarder og det er i hovedsak holdt svært høye krav til bilag og dokumentering av inntekter og utgifter. For første gang i KANDUs historie har man fått gjennomført en ekstern revisjon. Flere aktuelle revisorer ble vurdert, og man endte på Signare Audit and Advisory hvor vi har fått tildelt statsautorisert revisor Simen Jagland. Da det er første gang regnskapet revideres vil det være ekstra høye kostnader knytta til det. Revisor har basert på gjennomgangen kommet med påkrav om ytterligere detaljerte bilag på reiser og lignende, noe som Styret arbeider med å oppfylle disse påkravene nå, og det påvirker ikke vår økonomi da revisor var godt fornøyd med rutiner. Forslag til vedtak: Generalforsamlinga tar regnskapet til orientering og innvilger Styret ansvarsfrihet. Side 1 av 5
Regnskap 2011 Inntekter 1.1.0 1.1.1 Generelle inntekter Medlemskontigent Budsjett 2010 kr 240,000 Budsjett 2011 kr 200,000 Regnskap 2011 kr 232,000 1.1.2 Hyperion nasjonalt kr 228,000 kr 375,000 kr 525,170 1.1.3 Hyperion Oslo kr 300,000 kr 250,000 kr 293,411 1.1.4 Utleieordning kr 250,000 kr 222,600 1.1.5 Prosjektstøtte kr - kr - kr 49,950 1.1.6 The Gathering 2011 kr - 1.1.7 Momskompensasjon kr - kr 30,000 kr 168,002 1.1.8 Andre inntekter kr 10,867 SUM Inntekter kr 768,000 kr 1,105,000 kr 1,502,000 Utgifter 1.2.0 1.2.1 1.2.2 Kontor- og lokaledrift Lokale, leie og renhold Forsikring Budsjett 2010 -kr 140 000,00 -kr 10 000,00 Budsjett 2011 -kr 140 000,00 -kr 10 000,00 Regnskap 2011 -kr 150 149,43 kr 0,00 1.2.3 1.2.4 1.2.5 Vedlikehold av lokale Telefoni Porto og bud -kr 30 000,00 -kr 4 000,00 -kr 2 000,00 -kr 30 000,00 -kr 4 000,00 -kr 2 000,00 -kr 3 066,72 -kr 1 823,49 -kr 699,94 1.2.6 Rekvisita -kr 4 000,00 -kr 4 000,00 -kr 3 752,41 SUM -kr 190 000,00 -kr 190 000,00 -kr 159 491,99 1.3.0 1.3.1 1.3.2 1.4.0 1.4.1 Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar -kr 100 000,00 -kr 100 000,00 -kr 49 455,28 Medlemskontingent Hyperion++ -kr 100 000,00 -kr 150 000,00 -kr 106 049,00 SUM -kr 200 000,00 -kr 250 000,00 -kr 155 504,28 Administrasjon Rekneskap og anna administrasjon -kr 150 000,00 -kr 130 000,00 -kr 85 053,29 SUM -kr 150 000,00 -kr 130 000,00 -kr 85 053,29 1.5.0 Aktiviteter -kr 170 000,00 -kr 170 000,00 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.6 KANDU-Chillout Digital kultur Informasjonsarbeid Utleieordning Aktivitetskvelder The Gathering 2011 -kr 143 807,61 -kr 41 639,73 -kr 5 895,35 -kr 12 615,94 -kr 25 346,07 kr 0,00 SUM -kr 170 000,00 -kr 170 000,00 -kr 229 304,70 1.6.0 1.6.1 1.6.2 1.8.0 1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.8.4 Utstyr Investering, utstyr -kr 300 000,00 -kr 221 173,04 Vedlikehold, utstyr -kr 15 000,00 -kr 15 000,00 -kr 24 308,33 SUM -kr 15 000,00 -kr 315 000,00 -kr 245 481,37 Finansposter Finanskostnadar -kr 3 000,00 -kr 3 000,00 -kr 5 286,47 Finansinntekter kr 20 000,00 kr 20 000,00 kr 4 141,64 Uforutsette kostnadar -kr 20 000,00 -kr 20 000,00 -kr 15 356,10 Avskrivninger -kr 30 000,00 -kr 30 000,00 -kr 280 404,02 SUM -kr 33 000,00 -kr 33 000,00 -kr 296 904,95 SUM Utgifter -kr 758 000,00 -kr 1 088 000,00 -kr 1 171 740,58 Resultat kr 10,000.00 kr 17,000.00 kr 330,259.39 Side 2 av 5
Noter/kommentarer til regnskapet for KANDU Offentlig støtte Vi får en god del inntekter fra Hyperion og Hyperion Oslo. Dette er frifondmidler som fører med seg en god del arbeid for oss med tanke på rapportering, sannsynliggjøring av medlemskap og lignende. Vi betaler også kontingent (post 1.3.2) hvert år, og både inntektene og utgiftene som følge av dette varierer veldig. 2011 var første gang KANDU fikk støtte fra momskompensasjonsordningen, og det var derfor vanskelig å forutse hvor mye dette kunne bli. Kontor- og lokaledrift I perioden har vi fått oversikt over utgifter i de nye lokalene, og fått på plass en fornuftig fordeling av kostnadene med de andre partene i kontorfellesskapet HEOK. Organisasjonsdrift Det har blitt brukt mindre penger enn forventet på møter da det ikke ble anledning til å gjennomføre to helgemøter med Styret og TG-ledelsen slik det var planlagt. Administrasjon Vi har i perioden ikke brukt hele administrasjonsbudsjettet, noe som også har vært målet. Det meste av kostnader her går til regnskap og tilknyttede tjenester. Disse kostnadene gikk ytterligere ned i 2011. Avskrivninger Posten avskrivninger ble større enn planlagt grunnet avskriving av svitsj-kjøpet. Side 3 av 5
Regnskapsrapport, The Gathering 2011 Rekneskapen for The Gathering 2011 er føyrd i pennen av Ocon Regnskap AS, som er statsautoriserte rekneskapsførarar med særskild god erfaring innan frivillig sektor og arrangementverksemd. Dagleg økonomiarbeid er gjort av økonomiansvarleg for TG11, Anette Henriksen og hennar crew. Rekneskapen er føyrd etter norsk standard 4102. Meirverdiavgift reknast etter avtale mellom KANDU og Skatt Øst med bakgrunn i endringa i merverdiavgiftslova som KANDU lobba gjennom. Rekneskap Post Postnamn Budsjettert til no 9.0 Felles 9.0.0 Felles:Sponsorer 9.0.1 Felles:Billettsalg 9.0.2 Felles:Magasin -741 kr Rest/differa nse 2 616 150 kr 2 326 007 kr -290 143 kr 410 000 kr 527 608 kr 117 608 kr 4 230 000 kr 3 958 228 kr -271 772 kr 50 000 kr -50 741 kr 9.0.3 Felles:Sovetelt -85 000 kr -105 199 kr -20 199 kr 9.0.4 Felles:Hallandel -1 581 850 kr -1 610 863 kr -29 013 kr 9.0.5 Felles:Forsikringer -20 000 kr -9 500 kr 10 500 kr 9.0.6 Felles:Adgangssystem -25 000 kr -20 875 kr 4 125 kr 9.0.7 Felles:Sponsorsupport -35 000 kr 0 kr 35 000 kr 9.0.8 Felles:Merchandising 23 000 kr 0 kr -23 000 kr 9.0.9 Felles:Sikringspott 0 kr -53 276 kr -53 276 kr 9.0.X Felles:T-skjorter -150 000 kr -159 375 kr -9 375 kr 9.0.X Felles:Svitsjnedbetaling -200 000 kr -200 000 kr 0 kr 9.1 Crewombud -35 000 kr -51 304 kr -16 304 kr 9.1.0 Crewombud:Motellrom -7 000 kr -10 400 kr -3 400 kr 9.1.1 Crewombud:Frikjøp -1 500 kr -1 500 kr 0 kr 9.1.2 Crewombud:Crewtiltak -3 000 kr -26 395 kr -23 395 kr 9.1.3 Crewombud:Uhellsforsikring -8 500 kr 0,00 kr 8 500,00 kr 9.1.9 Crewombud:Sosialiseringstiltak -15 000 kr -13 008,94 kr 1 991,06 kr 9.2 Core -435 000 kr -438 753 kr -3 753 kr 9.2.0 Core:Chillout 20 000 kr 0 kr -20 000 kr 9.2.1 Core:Frikjøp -4 000 kr 0 kr 4 000 kr 9.2.2 Core:Core:Kontorrekvisita -3 500 kr 0 kr 3 500 kr 9.2.3 Core:Logistikk:Forbruksmateriell -10 000 kr -17 450 kr -7 449,72 kr 9.2.4 Core:Logistikk:Transport/Porto -70 000 kr -39 287 kr 30 712,53 kr 9.2.5 Core:Logistikk:Creweffekter -200 000 kr -191 052 kr 8 948 kr 9.2.6 Core:Logistikk:Rekvisita -3 500 kr -2 727 kr 773 kr 9.2.7 Core:Logistikk: Motellopphald/Gjester -4 000 kr 0 kr 4 000 kr 9.1.8 Core:Logistikk:Erstatningspliktig -10 000 kr 0 kr 10 000 kr 9.2.8 Core:CrewCare:Mat og drikke -125 000 kr -130 463 kr -5 463 kr 9.2.9 Core:CrewCare: Bestikk, service -25 000 kr -57 774 kr -32 774 kr 9.3 Deltakarombod -17 700 kr -4 323 kr 13 377 kr 9.3.1 Deltakarombod: Deltakarpleie -10 000 kr -323 kr 9 677 kr 9.3.2 Deltakarombod: Frikjøp -4 000 kr -4 000 kr 0 kr 9.3.3 Deltakarombod:Motellrom -3 700 kr 0 3 700 kr 9.4 Economy -7 100 kr -6 633 kr 467 kr 9.4.0 Economy:Frikjøp -1 500 kr -1 500 kr 0 kr 9.4.1 Economy:Forbruksmateriell -2 000 kr -1 533 kr 467 kr 9.4.2 Economy:Reise -100 kr -100 0 kr 9.4.3 Economy:Motellrom -3 500 kr -3 500 kr 0 kr Side 4 av 5
9.5 Event -1 293 000 kr -1 463 224 kr -170 224 kr 9.4.8 Scene.org Awards -50 000 kr -50000 0,00 kr 9.4.9 Event:Creativia:Give-aways Merchandise -5 000 kr 0 5 000,00 kr 9.5.0 Event:Creativia: Reisestøtte.Foredragsholdere -10 000 kr -1 000 kr 9 000 kr 9.5.1 Event:Motellrom -14 000 kr -57 759 kr -43 759 kr 9.5.2 Event:Frikjøp -4 000 kr -4 000 kr 0 kr 9.5.3 Event:Creativia:Premier -225 000 kr -187 592 kr 37 408 kr 9.5.4 Event:Reisekostnader -5 000 kr -18 272 kr -13 272 kr 9.5.5 Event:Arena:Sceneteknikk -150 000 kr -240 404 kr -90 404 kr 9.5.6 Event:Game:Premier -130 000 kr -186 000 kr -56 000 kr 1 9.5.7 Event:Arena:AVteknikk (Projektorer) -200 000 kr -144 107 kr 55 893 kr 9.5.8 Event:Møtekostnader -5 000 kr -18 599 kr -13 599 kr 9.5.9 Event:Creativia:Lounge -10 000 kr -6 141 kr 3 859 kr 9.6.0 Event:BU:produksjonsutstyr -120 000 kr -304 532 kr -184 532 kr 9.6.1 Event:Game:CompoPC -50 000 kr -2 829 kr 47 171 kr 9.6.2 Event:Forbruksmateriell -5 000 kr -2 161 kr 2 839 kr 9.6.3 Event:Creativia:Side-event -20 000 kr -20 194 kr -194 kr 9.6.4 Event:Arena:Dekor -80 000 kr -33 236 kr 46 764 kr 9.6.5 Event: Pyroteknikk -20 000 kr -16 038 kr 3 962 kr 9.6.6 Event:Entertainment -200 000 kr -182 760 kr 17 240 kr 9.6.7 Event:Game:ProGamerTickets 40 000 kr 12 400 kr -27 600 kr 9.6.8 Event:Game:Lounge -10 000 kr 0 kr 10 000 kr Event:Game:ProGamer T- 9.6.9 shirts/food/musematte -20 000 kr 0 kr 20 000 kr 9.7 Info -70 700 kr -34 207 kr 36 493 kr 9.7.0 Info:Frikjøp -4 000 kr -9 478 kr -5 478 kr 9.7.1 Info:Motellrom -3 700 kr -3 700 kr 0 kr 9.7.2 Info:Møte / Utviklingskostnader -5 000 kr -5 289 kr -289 kr 9.7.3 Info:Reiseutgifter 0 kr -3 393 kr -3 393 kr 9.7.4 Info:Forbruksmateriell -35 000 kr -12 347 kr 22 653 kr 9.7.6 Info:Presse: Ekstra gensere -3 000 kr 0 kr 3 000 kr 9.7.8 Info:Printer -10 000 kr 0 kr 10 000 kr 9.7.9 Info:Systems: SMS -10 000 kr 0 kr 10 000 kr 9.8 Prosjektkoordinator -7 000 kr 0 kr 7 000 kr 9.8.1 ProsjektKoordinator: Reiseutgifter -7 000 kr 0 kr 7 000 kr 9.8 Security -99 000 kr -83 329 kr 15 671 kr 9.8.2 Security:Frikjøp -2 000 kr -2 000 kr 0 kr 9.8.4 Security:Reiseutgifter -6 000 kr -7 493 kr -1 493 kr 9.8.5 Security:Rekvisita -60 000 kr -66 087 kr -6 087 kr 9.8.6 Security:Politivakthold -25 000 kr 0 kr 25 000 kr 9.8.7 Security:Medic:Forbruksmateriale -2 500 kr -3 797 kr -1 297 kr 9.8.8 Security:Medic:Etterfylling kofferter -1 000 kr -1 385 kr -385 kr 9.8.9 Security:Medic:Løpende og uforutsette utgifter -2 500 kr -2 566 kr -66 kr 9.9 Tech -243 500 kr -266 356 kr -22 856 kr 9.9.0 Tech:Frikjøp -1 500 kr -1 500 kr 0 kr 9.9.1 Tech:Møte/Forberedelsesutgifter 9.9.2 Tech:Materiell 9.9.3 Tech:Internett Resultat -12 000 kr -4 758 kr 7 242 kr -30 000 kr -13 598 kr 16 402 kr -200 000 kr -246 500 kr -46 500 kr 408 150 kr -22 122 kr -430 272 kr Noter 1 Inkluderer 52.000kr frå TG10 Side 5 av 5
SAK 4, FORBEREDT AV ANDREAS-JOHANN ULVESTAD OG JENS ÅDNE RYDLAND Økonomistatus 2012 Økonomien har i 2012 har vært preget av romslig likviditet som har gjort det mulig å gjennomføre tiltak og ha aktiviteter gjennom året på tross av at mesteparten av inntektene til organisasjonen kommer mot slutten av året. KANDU har for tredje gang levert søknad om kompensasjon for merkostnader som følge av merverdiavgift for frivillig sektor. Økonomien til organisasjonen har nå vokst såpass at det ble krav om revisjon for å kunne få momskompensasjon, noe Styret anser som positivt da dette også medfører at organisasjonens økonomi blir mer transparent, og rutiner blir kvalitetssikret. Regnskapet blir også i 2012 ført av Ocon Regnskap AS, et statsautorisert regnskapsbyrå med +spesielt fokus på frivillige organisasjoner og derunder ungdomsarrangementer. Regnskapet er for første gang overlevert til revisor. Vedtaksforslag: Generalforsamlingen tar den økonomiske beretningen til orientering Side 1av 7
Budsjett 2012 Kontroll 09.11.2012 Inntekter 1.1.0 1.1.1 Generelle inntekter Medlemskontigent Budsjett 2012 kr 210,000 Kontroll 2012 kr 250,000 1.1.2 Frifond nasjonal kr 450,000 kr 554,498 1.1.3 Hyperion Oslo kr 200,000 kr - 1 1.1.4 Utleieordning kr 250,000 kr 200,000 1.1.5 Prosjektstøtte kr 100,000 kr - 2 1.1.7 Moms kompensas jon kr 75,000 kr - 1 1.1.8 Andre inntekter kr 5,000 kr 12,329 1.1.9 The Gathering 2012 SUM Inntekter kr 1,290,000 kr 1,016,827 Utgifter 1.2.0 1.2.1 1.2.2 Kontor- og lokaledrift Lokale, leie og renhold Forsikring Budsjett 2012 -kr 160 000,00 -kr 10 000,00 Kontroll 2012 -kr 177 440,94 kr 0,00 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 Vedlikehold av lokale Telefoni Porto og bud Rekvisita -kr 30 000,00 -kr 4 500,00 -kr 2 500,00 -kr 6 000,00 -kr 29 692,40 -kr 2 175,08 -kr 10 764,53 kr 0,00 SUM -kr 213 000,00 -kr 220 072,95 1.3.0 1.3.1 1.3.2 Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar -kr 100 000,00 -kr 54 890,80 Medlemskontingent Hyperion++ -kr 100 000,00 -kr 87 273,45 SUM -kr 200 000,00 -kr 142 164,25 1.4.0 1.4.1 Administrasjon Rekneskap og anna administrasjon -kr 110 000,00 -kr 136 024,75 3 SUM -kr 110 000,00 -kr 136 024,75 1.5.0 Aktiviteter -kr 210 000,00 1.5.1 KANDU-Chillout -kr 108 559,15 4 1.5.2 1.5.3 1.5.4 Digital kultur Informasjonsarbeid Utleieordning -kr 150 000,00 -kr 127 497,91 -kr 50 651,10 kr 0,00 1.5.5 1.5.9 Aktivitetskveld The Gathering 2012 -kr 23 893,65 SUM -kr 360 000,00 -kr 310 601,81 1.6.0 1.6.1 1.6.2 1.8.0 1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.8.4 Utstyr Investering, utstyr -kr 100 000,00 -kr 167 397,22 Vedlikehold, utstyr -kr 50 000,00 -kr 50 866,10 SUM -kr 150 000,00 -kr 218 263,32 Finansposter Finanskostnadar -kr 5 000,00 -kr 5 767,53 Finansinntekter kr 15 000,00 kr 1 760,07 Uforutsette kostnadar -kr 20 000,00 -kr 1 000,00 Avskrivninger -kr 200 000,00 -kr 225 958,92 SUM -kr 210 000,00 -kr 230 966,38 SUM Utgifter -kr 1 243 000,00 -kr 1 258 093,46 Resultat kr 47,000.00 (kr 241,266.86) Noter: 1 Oslo-støtte og momskompensasjon kommer mot slutten av året 2 Prosjektet «Pikslar» er håndtert via Hyperion og derfor ikke ført her. 3 Revisjon måtte for første gang gjennomføres for å få momskompensasjon. 4 KANDU-Chillout inkluderer noen periodiserte utgifter. Side 2av 7
Regnskapsrapport, The Gathering 2012 Det understrekes at dette bare er et midlertidig resultat som kan endres i positiv og negativ retning i løpet av året. Regnskapet for The Gathering 2012 er ført i pennen av Ocon Regnskap AS, som er statsautoriserte regnskapsførere med spesielt god erfaring innen frivillig sektor og arrangementvirksomhet. Daglig økonomiarbeid er gjort av økonomiansvarlig for TG12, Andreas-Johann Ulvestad og hans crew. Regnskapet er ført etter norsk standard 4102. Merverdiavgift beregnes etter avtale mellom KANDU og Skatt Øst med bakgrunn i endringen i merverdiavgiftsloven som KANDU lobbet gjennom. Kapittel Budsjett Kontroll Diff Felles kr 2,269,000.00 2,605,786 kr kr 336,786.10 Crewombod -kr 63,000.00 -kr 20,496.79 kr 42,503.21 Core -kr 522,500.00 -kr 518,076.03 kr 4,423.97 Deltakarombod -kr 18,000.00 -kr 7,697.82 kr 10,302.18 Economy -kr 8,000.00 -kr 7,898.41 kr 101.59 Event -kr 1,282,000.00 -kr 1,247,301.70 kr 9,698.30 Info -kr 86,000.00 -kr 69,308.19 kr 16,691.81 Prosjektkoordinator -kr 5,000.00 -kr 4,217.97 kr 782.03 Security -kr 83,000.00 -kr 34,331.45 kr 48,668.55 Tech -kr 313,500.00 -kr 295,370.41 kr 18,129.59 Resultat 401,087 kr...fortsetter på neste side Side 3av 7
...fortsatt fra forrige side Post Postnamn Budsjettert Kontroll Differanse Note 9.0 Felles 2,269,000 kr 2,605,786 kr 336,786 kr 9.0.6 Felles:Adgangssystem -25,000 kr -23,145 kr 1,855 kr 9.0.1 Felles:Billettsalg 4,230,000 kr 4,445,635 kr 215,635 kr 9.0.5 Felles:Forsikringer -20,000 kr -10,560 kr 9,440 kr 9.0.4 Felles:Hallandel -1,698,500 kr -1,644,148 kr 54,352 kr 9.0.2 Felles:Magasin 50,000 kr 0 kr -50,000 kr 9.0.8 Felles:Merchandising 25,000 kr -177,065 kr -202,065 kr 9.0.9 Felles:Sikringspott -50,000 kr -66,087 kr -16,087 kr 1 9.0.3 Felles:Sovetelt -95,000 kr -126,352 kr -31,352 kr 9.0.0 Felles:Sponsorer 250,000 kr 702,170 kr 452,170 kr 9.0.7 Felles:Sponsorsupport -35,000 kr -121,389 kr -86,389 kr 9.1.4 Felles:T-skjorter -162,500 kr -173,272 kr -10,772 kr 9.1.7 Felles:Utstyrsinvestering (Svitsjer) -200,000 kr -200,000 kr 0 kr 9.1 Crewombud -63,000 kr -20,497 kr 42,503 kr 9.1.2 Crewombud:Crewtiltak -12,000 kr -9,697 kr 2,303 kr 9.1.1 Crewombud:Frikjøp -3,000 kr -3,000 kr 0 kr 9.1.0 Crewombud:Motellrom -8,000 kr -7,800 kr 200 kr 9.1.3 Crewombud:Uhellsforsikring -40,000 kr 0 kr 40,000 kr 9.2 Core -522,500 kr -518,076 kr 4,424 kr 9.2.0 Core:Chillout 20,000 kr 0 kr -20,000 kr 9.2.2 Core:Core:Kontorrekvisita -3,500 kr -15,804 kr -12,304 kr 9.2.9 Core:CrewCare: Bestikk, service -40,000 kr -44,402 kr -4,402 kr 9.2.8 Core:CrewCare:Mat og drikke -165,000 kr -163,887 kr 1,113 kr 9.1.9 Core:CrewCare:Sosialiseringstiltak -15,000 kr -9,221 kr 5,779 kr 9.2.1 Core:Frikjøp -4,000 kr 0 kr 4,000 kr 9.2.7 Core:Logistikk: Motellopphald/Gjester -8,000 kr -4,090 kr 3,910 kr 9.2.5 Core:Logistikk:Creweffekter -200,000 kr -205,712 kr -5,712 kr 9.1.8 Core:Logistikk:Erstatningspliktig -5,000 kr 0 kr 5,000 kr 9.2.3 Core:Logistikk:Forbruksmateriell -20,000 kr -25,665 kr -5,665 kr 9.2.6 Core:Logistikk:Rekvisita -7,000 kr 0 kr 7,000 kr 9.2.4 Core:Logistikk:Transport/Porto -60,000 kr -44,319 kr 15,681 kr 2 9.1.5 Core:Møtekostnader -15,000 kr -4,977 kr 10,023 kr 9.3 Deltakarombod -18,000 kr -7,698 kr 10,302 kr 9.3.1 Deltakarombod: Deltakarpleie -7,000 kr -798 kr 6,202 kr 9.3.2 Deltakarombod: Frikjøp -3,000 kr -3,000 kr 0 kr 9.3.3 Deltakarombod:Motellrom -8,000 kr -3,900 kr 4,100 kr 9.4 Economy -8,000 kr -7,898 kr 102 kr 9.4.1 Economy:Forbruksmateriell -2,000 kr -1,898 kr 102 kr 9.4.0 Economy:Frikjøp -1,500 kr -1,500 kr 0 kr 9.4.3 Economy:Motellrom -3,500 kr -3,500 kr 0 kr 9.4.2 Economy:Reise -1,000 kr -1,000 kr 0 kr Side 4av 7
9.5 Event -1 282 000 kr -1 247 302 kr 9 698 kr 9.6.5 Event:Arena:Pyroteknikk -5 000 kr 0 kr 5 000 kr 9.5.7 Event:Arena:AVteknikk (Projektorer) -200 000 kr -131 544 kr 68 456 kr 9.6.4 Event:Arena:Dekor -50 000 kr -14 612 kr 35 388 kr 9.5.5 Event:Arena:Sceneteknikk -200 000 kr -318 149 kr -118 149 kr 9.6.0 Event:BU:produksjonsutstyr -140 000 kr -157 508 kr -17 508 kr 9.6.8 Event:BU:Training Weekends -40 000 kr 0 kr 40 000 kr 9.5.9 Event:Creativia:Lounge 0 kr 9.5.3 Event:Creativia:Premier 9.6.3 Event:Creativia:Side-event 9.6.6 Event:Entertainment 9.6.2 Event:Forbruksmateriell 9.5.2 Event:Frikjøp 9.6.1 Event:Game:CompoPC 9.5.6 Event:Game:Premier Event:Game:ProGamer T- shirts/food/musematte 9.6.7 Event:Game:ProGamerTickets 9.5.1 Event:Motellrom 9.5.8 Event:Møtekostnader 9.5.4 Event:Reisekostnader 9.4.9 Event:Creativia:Give-aways merchandise 9.7 Info 9.7.4 Info:Forbruksmateriell -1 532 kr -1 532 kr -200 000 kr -228 265 kr -28 265 kr -20 000 kr -18 049 kr 1 951 kr -200 000 kr -103 285 kr 96 715 kr -5 000 kr -11 547 kr -6 547 kr -4 000 kr -5 850 kr -1 850 kr -60 000 kr -52 916 kr 7 084 kr -150 000 kr -210 581 kr -60 581 kr 9.6.9-12 000 kr 0 kr 12 000 kr 32 000 kr 20 800 kr -11 200 kr -18 000 kr -24 800 kr -6 800 kr -5 000 kr -8 288 kr -3 288 kr -5 000 kr -6 175 kr -1 175 kr 25 000 kr -86 000 kr -69 308 kr 16 692 kr -35 000 kr -7 034 kr 27 966 kr 9.7.0 Info:Frikjøp -4 000 kr -4 000 kr 0 kr 9.7.1 Info:Motellrom -4 000 kr -3 900 kr 100 kr 9.7.2 Info:Møte / Utviklingskostnader -20 000 kr -36 678 kr -16 678 kr 9.7.6 Info:Presse: Ekstra gensere -3 000 kr 0 kr 3 000 kr 9.7.8 Info:Printer -2 000 kr -10 436 kr -8 436 kr 9.7.3 Info:Prosjekt-Analyse -8 000 kr -7 260 kr 740 kr 9.7.9 Info:Systems: SMS -10 000 kr 0 kr 10 000 kr 9.8 Prosjektkoordinator -5 000 kr -4 218 kr 782 kr 9.8.1 ProsjektKoordinator: Reiseutgifter -5 000 kr -4 218 kr 782 kr 9.8 Security -83 000 kr -34 331 kr 48 669 kr 9.8.2 Security:Frikjøp -2 000 kr -4 000 kr -2 000 kr 9.9.4 Security:Internkursing 0 kr -15 000 kr 15 000 kr 9.8.8 Security:Medic:Etterfylling kofferter -1 500 kr -3 489 kr -1 989 kr 9.8.7 Security:Medic:Forbruksmateriale -3 000 kr -4 222 kr -1 222 kr 9.8.9 Security:Medic:Løpende og uforutsette utgifter -2 500 kr -2 198 kr 302 kr 9.9.6 Security:Motellrom -4 000 kr -3 900 kr 100 kr 9.8.6 Security:Politivakthold 0 kr -25 000 kr 25 000 kr 9.8.4 Security:Reiseutgifter -5 000 kr -2 301 kr 2 699 kr 9.8.5 Security:Rekvisita -20 000 kr -14 221 kr 5 779 kr 9.9.5 Security:Server -5 000 kr 0 kr 5 000 kr 9.9 Tech -313 500 kr -295 370 kr 18 130 kr 9.9.0 Tech:Frikjøp -1 500 kr -1 500 kr 0 kr 9.9.3 Tech:Internett -250 000 kr -242 000 kr 8 000 kr 9.9.7 Tech:Kabeltester 0 kr -20 000 kr 20 000 kr -30 000 kr -49 227 kr -19 227 kr -12 000 kr -2 644 kr 9 356 kr 9.9.2 Tech:Materiell 9.9.1 Tech:Møte/Forberedelsesutgifter Resultat 401 087 kr 3 Side 5av 7
Noter/kommentarer til økonomikontrollen 1. Kostnadar knytta til Toronto-tur er ikkje rekneskapsføyrd. 2. Ein del kortbilag manglar, posten er ikkje ferdigføyrd. 3. Resultatet er ikkje endeleg då avskriving av tap vil bli gjort på 2012-budsjettet. 4. The Gathering 2012 ikkje er ferdig avslutta og resultatet kan variere frå endeleg. Det er særskild ikkje ferdigstilt justeringer mellom dei ulike budsjettpostane. Side 6av 7
Historisk resultatutvikling, The Gathering Da The Gathering er et årlig arrangement og ledelsen for et år ikke er ansvarlig for aktivitetene til den forrige ledelsen, har man tillatt en viss form for flytende drift av resultaten på den måte at overskudd og underskudd blitt dekket av KANDUs egenkapital. For å få en oversikt over den langsiktige økonomien for The Gathering som avdeling er det utarbeidet en helhetlig oversikt som er gjengitt under. Det akkumulerte resultatet er godt på veg til å bli positivt igjen. Arrangement Resultat Akkumulert resultat The Gathering 2007:still puzzled? kr 61,987.28 kr 61,987.28 The Gathering 2008:optimus prime kr 41,235.34 kr 103,222.62 The Gathering 2009:fire and ice -kr 221,436.34 -kr 118,213.72 The Gathering 2010:submerged -kr 298,899.00 -kr 417,112.72 The Gathering 2011:partly cloudy -kr 22,122.00 -kr 439,234.72 The Gathering 2012:At the end of the Universe kr 401 087,00 -k r 38,147.72 Noter/kommentarer til resultatutvikling 1. The Gathering 2012 ikke er ferdig avsluttet 2. Det er fremdeles noe ubetalte sponsorinntekter for TG09 og TG10 som kan bli avskrevet (antatt ikke mulig å få betalt inn) og da påvirke akkumulert resultat. Side 7av 7
SAK 5, FORBEREDT AV ANDREAS-JOHANN ULVESTAD OG JENS ÅDNE RYDLAND Budsjett 2013 Styret ønsker å fortsatt legge til rette for jevnlig aktivitet i lokalene i AB12. Lokalene skal kunne brukes av både The Gathering og KANDU for aktivitetskvelder, lager, kontor og møter. De ulike TG-crewene har de siste årene stadig oftere brukt våre lokaler til møter og arbeidshelger, og vi ønsker å fortsatt legge til rette for dette framover. Lokalene vil også kunne lånes ut til små datatreff, eller brukes til kurs, spillkvelder, eller andre aktiviteter medlemmene ønsker. Styret ønsker å videreføre innsatsen på medlemstilbud innen Chillout. Vi mener at Chillout er et bra alternativt tilbud for deltakere på The Gathering. Styret ønsker også å videreføre helgemøter med TG-ledelsen, ettersom disse har vist seg å bedre kommunikasjonen og samarbeidet mellom organene. Det er i budsjettet foreslått en økning i administrasjon for å ta høyde for behovet for revisjon av regnskapet, og frikjøp for enkelte viktige oppgaver som f.eks regnskapsarbeid. Vi foreslår som vanlig en stor pott satt av til generell fordeling av aktiviteter, uten spesifikk øremerking. Dette åpner også for at endringer av arbeidsprogrammet har mer effekt. Posten avskrivninger viser til verdifall over tid på innkjøpt utstyr. I samarbeid med regnskapsfører og revisor har vi kommet frem til fornuftig regnskapsmessig avskrivningstid, og den klart største andelen av denne posten er nettverksutstyret innkjøpt i 2010, dette utstyret vil være ferdig avskrevet i 2014. Styret legger opp til et underskudd i 2013 ettersom organisasjonen nå har sunn økonomi og god likvidetet, og behovet for avskrivninger i 2013 er større enn normalt. Vedtaksforslag: Det vedlagte budsjettet blir vedtatt Side 1 av 2
Budsjett 2013 Innte kte r 1.1.0 Ge ne re lle innt e kt e r Budsjett 2012 Kontroll 2012 Budsjett 2013 1.1.1 Medlemskontigent kr 210,000 kr 250,000 kr 230,000 1.1.2 Frifond nasjonal kr 450,000 kr 554,498 kr 550,000 1.1.3 Hyperion Oslo og Akershus kr 200,000 kr - kr 225,000 1.1.4 Utleieordning kr 250,000 kr 200,000 kr 50,000 1.1.5 Prosjektstøtte kr 100,000 kr - kr - 1.1.7 Momskompensasjon kr 75,000 kr - kr 250,000 1.1.8 Andre inntekter kr 5,000 kr 12,329 kr 5,000 1.1.9 The Gathering 2012 SUM Innt e kt e r kr 1,290,000 kr 1,016,827 kr 1,310,000 Utgifter 1.2.0 Kont or- og loka le drift Budsjett 2012 Kontroll 2012 Budsjett 2013 1.2.1 Lokale, leie og renhold -kr 160 000,00 -kr 177 440,94 -kr 175 000,00 1.2.2 Forsikring kr 0,00 1.2.3 Vedlikehold av lokale 1.2.4 Telefoni 1.2.5 Porto og bud -kr 10 000,00 -kr 15 000,00 -kr 30 000,00 -kr 29 692,40 -kr 30 000,00 -kr 4 500,00 -kr 2 175,08 -kr 4 500,00 -kr 2 500,00 -kr 10 764,53 -kr 7 500,00 1.2.6 Rekvisita -kr 6 000,00 kr 0,00 -kr 6 000,00 SUM -kr 213 000,00 -kr 220 072,95 -kr 238 000,00 1.3.0 Orga nisa sjonsdrift 1.3.1 Møte- og reisekostnadar 1.3.2 Medlemskontingent Hyperion+ + SUM 1.4.0 Administra sjon 1.4.1 Rekneskap og anna administrasjon SUM -kr 100 000,00 -kr 54 890,80 -kr 125 000,00 -kr 100 000,00 -kr 87 273,45 -kr 60 000,00 -kr 200 000,00 -kr 142 164,25 -kr 185 000,00 -kr 110 000,00 -kr 136 024,75 -kr 160 000,00 -kr 110 000,00 -kr 136 024,75 -kr 160 000,00 1.5.0 Aktiviteter 1.5.1 KANDU-Chillout 1.5.2 Digital kultur 1.5.3 Informasjonsarbeid -kr 210 000,00 -kr 250 000,00 -kr 108 559,15 -kr 150 000,00 -kr 127 497,91 -kr 50 651,10 1.5.4 Utleieordning kr 0,00 1.5.5 Aktivitetskveld -kr 23 893,65 1.5.9 The Gathering 2012 SUM -kr 360 000,00 -kr 310 601,81 -kr 250 000,00 1.6.0 Utstyr 1.6.1 Investering, utstyr 1.6.2 Vedlikehold, utstyr SUM -kr 100 000,00 -kr 167 397,22 -kr 100 000,00 -kr 50 000,00 -kr 50 866,10 -kr 50 000,00 -kr 150 000,00 -kr 218 263,32 -kr 150 000,00 1.8.0 Finansposter 1.8.1 Finanskostnadar 1.8.2 Finansinntekter 1.8.3 Uforutsette kostnadar 1.8.4 Avskrivninger SUM Utgifter SUM -kr 5 000,00 -kr 5 767,53 -kr 5 000,00 kr 15 000,00 kr 1 760,07 kr 15 000,00 -kr 20 000,00 -kr 1 000,00 -kr 20 000,00 -kr 200 000,00 -kr 225 958,92 -kr 375 000,00 -kr 210 000,00 -kr 230 966,38 -kr 385 000,00 -kr 1 243 000,00 -kr 1 368 000,00 Resulta t kr 47,000.00 (kr 58,000.00) Side 2 av 2
SAK 6A, FORBEREDT AV TOMMY HULTHIN, PER ESCILD HADLAND OG ANDREAS-JOHANN ULVESTAD Orienteringer: Styret sin orienteering Dette dokumentet er Styrets sin orientering for arbeidsåret 2012. Orienteringen inneholder hovedpunktene for aktiviteten I organisasjonen og hvilken retning en p.t. holder. Vedtaksforslag: Generalforsamlinga tar Styret sin beretning til orientering Styrets sammensetning i perioden 2011-2012 Leder Nestleder Styremedlemmer Varamedlemmer Tommy Sollyst Hulthin Andreas-Johann Ulvestad Arnfinn Grønnberg Bjørn Christian Carlsen Elling Klepp Jens Ådne Rydland (konstituert kasserer) Per Escild Hadland (konstituert sekretær) Peder Hulthin Pernille Rogneby Mayliss Rafoss Styret har fokusert på å skape ny aktivitet, noe som har ført til et av de mest aktive årene KANDU noensinne har hatt. Pikslar-prosjektet har brakt digital kultur ut til «folk flest» både via en langvarig utstilling på Jernbanetorget og mindre tilbud flere ganger i år. Det har også vært regelmessig aktivitet i KANDU-lokalet, med sosiale samlinger, spill og kursvirksomhet gjennom hele året. Styret har gjennomført 7 fysiske styremøter, 2 møter på henholdsvis Google Hangout og Skype samt hatt høy aktivitet pr email. 18 vedtak er fattet via e-post. Styret har også i år måtte jobbe med uforutsette oppgaver, opprydding rundt provisjonsordning for TG2011, manglende evaluering av denne før TG2012 og på følgende saker rundt fakturering av «tjenester» utført for 2012. En registrerer også en økning i antall vedtak som er fattet per e-post. Tolv av disse har vært hastesaker, men Styret ser også at en kan tilstrebe å legge fysiske møter til datoer hvor en kan forvente at hastesaker skal behandles. Styrets sammarbeid i året som har gått Vi har også for 2012 opplevd at flere av styremedlemmene er svært opptatt med andre aktiviteter slik at en ikke har mulighet til å delta i så stor grad som vi trenger og ønsker. Vi har forståelse for at fokus og aktivteter forandrer seg med tiden, men håper derfor at Valgkomiteen har hatt enda større fokus på dette under årets nominasjoner. KANDU skal være en aktiv organisasjon og trenger derfor også et aktivt styre. KANDU har i perioden kommet i gang med en rekke flere aktiviteter. Det være seg aktivitetskvelder, kurskvelder og spillkvelder og annet. Her har det også vært noen få ildsjeler som har stått for svært mye arbeid, og i fare for å brenne ut disse trenger vi flere aktive personer i organisasjonen. Side 1 av 6
2012: KANDU for framtida KANDU skal være en organisasjon for ungdom med interesse for data og teknologi. En organisasjo som har aktiviteter som fremmer disse interessene på en slik måte at vi i tillegg til å gi et godt tilbud til våre medlemmer og ivareta deres interesser, også tiltrekker oss næringslivet som viktige partnere - både gjennom samarbeid på The Gathering, men også på aktiviteter ellers i året. Aktivitet i året som er gått KANDU har hatt enormt løft i aktivitetsnivå og tilbud til medlemmene i året som er gått. Både i lokalet på Akersbakken 12 og på andre arenaer har KANDU bidratt med aktivitet for datainteressert ungdom. Lokalene har i løpet av året blitt ytterligere oppusset og en har blant annet hengt opp kunst fra demoscenen. Konferansesalen er også oppgradert med noe nytt utstyr, delvis for å erstatte ødelagt utstyr og kvalitetsheving. Den største satsningen til KANDU i året som er gått, i tillegg til The Gathering, har vært utstillinga «Pikslar - ei utstilling av digital kultur». I utstillinga ble digital kultur skapt av norsk dataungdom eller på datatreff i Norge presentert i form av en stor utstilling i Kunstpassasjen på Jernbanetorget T-banestasjon i Oslo. Utstillingen varte fra 2. januar 13:37 til medio mars, og ble sett av hundretusener av kollektivreisende og andre. Utstillinga var et samarbeid med Hyperion. I tillegg arrangerte KANDU, i samarbeid med demopartyet Solskogen, en visning av dokumentaren Moleman 2 og demoer på Frogner kino. 78 personer deltok på kinovisninga. Utstillingen finnes også permanent på Internett på www.pikslar.no. I tillegg til Jernbanetorget, har utstillinga vært presentert på The Gathering 2012, Hyperions jubileumsfest på Youngstorget, Zebrafestivalen på UiO og Polar Party 21. På The Gathering 2011 gjennomførte KANDU et prøveprosjekt med miljøovervåking ved bruk av Arduinokontrollere. Interessen for mikrokontrollere har økt, og den 5. mai gjennomførte KANDU en Arduinoworkshop med 19 deltakere, og en ser på muligheter for videreføring av både miljøovervåkingsprosjekt og fler workshoper. Det har også blitt arrangert et nettverkskurs den 25. oktober, hvor 20 personer deltok. Dette kurset ble også streamet live, og hadde i snitt 25 seere til enhver tid. Videre har KANDU gått til innkjøp av videoutstyr som kan benyttes for live-produksjon av video i full HD. Utstyret har vært benyttet til livesending av fightingspill-turnering, nettverkskurs, utlånt til Polar Party 21 hvor en fikk testet utstyret i praksis og utredet fordeler og ulemper og lært opp personer med tilknytning til begge organisasjoner i bruken av utstyret. Videre har KANDU leid ut utstyr og stilt med personale til videoproduksjon på Hyperions Landsting 2012, og også leid ut utstyret til Fredrikstadlan. Det utredes også ytterligere optimaliseringer av både lokale, utsyr og rutiner for å raskt og enkelt kunne både leie dette til andre, både med og uten personell, og til kringkasting av egen aktivitet på lokalet. KANDU har også videreført de uformelle sosiale kveldene kalt S.D.F.G. - Spilling, demoer, film og grilling. Det har siden forrige generalforsamling vært arrangert 8 S.D.F.G.-kvelder, hvor oppmøtet har vært fra 20 til 50 personer hver gang. I tillegg har KANDU også arrangert åpen dag 9/9 i samarbeid med Hyperion, Polar Interesseorganisasjon og TSP. I tillegg har også KANDU i samarbeid med Ranking Battles Norway arrangert flere spilldager i lokalet, både med casual-spilling og turneringer hvor også toppspillere fra utlandet har deltatt. En har også satset aktivt på spilling i form av deltakelse med spillkonsoller på Hyperions jubileumsfest og en ganske stor arkade på Arcon 28. Også i år inngikk KANDU en avtale med Hove Republic AS om å delta med frivillige til Hovefestivalen. Totalt deltok 20 personer på ordningen, og KANDU har mottatt meget gode tilbakemeldinger fra Hovefestivalen på dette samarbeidet. I anledning Hyperions 10. års-jubileum, har noen få utvalgte fra det fantastiske miljøet mottatt utmerkelser fra Hyperion. Tidligere KANDU-leder Svein Terje Steffensen og The Gathering-medgrunnlegger Vegard Skjefstad ble den 9/9 utnevnt til Kommandør av det Gyldne Horn. På Hyperions Landsting mottok også Elling Klepp denne utmerkelsen for sin mangeårige innsats for KANDU og The Gathering. Side 2 av 6
KANDU har også vært til stede i mediene og det faglige miljøet. Tommy Hulthin og Simon Valvik deltok under åpningen av Forsvarets nye gren kalt Cyberforsvaret. Vetle Halvorsen stilte til kort intervju hos God Morgen Norge i anledning Frivillighetsprisen 2012. Under Medietilsynets Dataspillkonferanse 2012 stilte KANDU ved Mikal Kvamsdal med foredraget «En gamers refleksjoner». I forbindelse med den massive kritikken mot dataspill mot slutten av 2011, var KANDU og Hyperion også aktivt til stede i nyhetsbildet for å forsvare medlemmenes interesser, med henvisning til forskning som er gjort på temaet. KANDU deltok også på Hyperions Landsting 2012 med 7 delegater. Lager, lagersystem og infrastruktur KANDU har ikke kommet helt i mål med lager og lagersystem. Lageret er blitt mye bedre organisert ved montering av flere lagerhyller og mer aktiv bruk av lagringskasser og merking av disse og samling av palleplassene til de ulike organisasjonene. En del gammelt overflødig utstyr er blitt solgt for å frigjøre plass. Kommunikasjonen med de andre organisasjonene som vi deler lager med, er også blitt bedre, og bruken av lageret synes smidigere for alle berørte parter. Når det gjelder lagersystem, jobbes det med utredninger av behov, både i Oslo og til The Gathering. En forventer å ha et system på plass innen The Gathering 2013. Første runde vil føre til mer arbeid med tanke på kartlegging av ALT utstyr, men nytteverdien her er så stor at dette må prioriteres. En har også gått til innkjøp av ny webserver til WEN, som blant annet hoster kandu.no og gathering.org. Aktiviteter i tiden fremover En ønsker å videreføre faste aktiviteter i lokalet, både spillkvelder, sosiale grillkvelder (S.D.F.G.) og kurs/workshoper. Nettverkskurset vil bli videreført med mer innhold. Det jobbes enda med å få til ny fotoaktivitet, og KANDU er i samtaler med en kursholder for å se på løsninger her. Vi håper å ha gjennomført minst en fotoaktivitet før The Gathering 2013. Sosiale medier KANDU tok aktivt i bruk sosiale medier for kommunikasjon til medlemmer og andre i midten av 2011, herunder både Facebook og Twitter. Responsen har vært bra, og en registrerer en stadig økning i interaksjoner i form av delinger, likes og annet. Nylig har KANDU også tatt i bruk YouTube for å spre videomateriale av materiale KANDU har produsert, enten for KANDU, eller på vegne av andre. En vil selvfølgelig fortsette videre å bruke sosiale medier for interaksjon mellom organisasjonen og medlemmene og andre. Samarbeid med andre organisasjoner KANDU har i 2012 samarbeidet med en rekke ulike organisasjoner og arrangement. Omfanget av digital kultur har vært spredd gjennom samarbeid med Polar Interesseorganisasjon, Zebrafestivalen og Hyperion, hvor «Pikslar - ei utstilling av digital kultur» har vært KANDUs bidrag. En har også samarbeidet med Ranking Battles Norway om aktivitet for konsoll-spill, samt samarbeidet med Polar Interesseorganisasjon og Hyperion for å tilby arkade- og konsollspillmuligheter på deres arrangement. KANDU har også bistått flere andre dataarrangementer med råd og veiledning. Utleieordningen Utleieordningen har fungert fint og har generert noe inntekter for KANDU. Vi ønsker å videreføre denne ordningen og koble denne sammen med kurs om hvordan å bruke utstyret og hvordan arrangere dataparty. I hovedsak har KANDU leid ut nettverksutstyr, men en har også leid ut både utstyr for live-produksjon av video og annet teknisk utstyr. KANDU sitter også med en stor oversikt over tilgjengelige ressurser hos andre organisasjoner, og videreformidler til tider henvendelser hvor KANDU ikke kan bistå med utleie. Kurstilbud I perioden har en gjennomført workshop med Arduino, mikrokontrollere og programmering og et kurs innenfor nettverk, konfigurering av nettverksutstyr og annet. Kursene har vært rettet mot medlemmer, og en har lagt opp til en sosial sfære rundt kursene. Det sistnevne ble også kringkastet på Internett, for å gjøre det tilgjengelig for medlemmer som ikke deltok på adressen. Vi vil for kommende periode tilstrebe å øke kursaktiviteten, og vi leter etter kursholdere for fler emner. For perioden 2012-2013 ser vi for oss å holde kurs innenfor et eller fler av disse temaene: Datapartyskolen: Lær å arrangere dataparty, fra økonomi og ledelse til teknisk og alt i mellom Nettverk: Hvordan bruke utstyret vi har i utleieordningen best mulig. Side 3 av 6
Hjemmenettverk: Hvordan sette opp din vanlige router hjemme. Kringkasting: Lær å bruke KANDUs utstyr for å kringkaste kurs, sceneshow og mer Spilltaktikk: Bli bedre gamer/klanleder. Foto: Hvordan få mer ut av ditt kamera og lære å bruke fotoredigeringsprogrammer Utvikling og databaser Medlemsrekruttering KANDU hadde i 2011 hele 6688 registrerte medlemmer. Som perioden før, har en også denne perioden gjennom aktivitet i lokalene og andre medlemstilbud rekruttert medlemmer som ikke stammer fra The Gathering. I 2013 vil vi sette fokus på vekst og en er allerede i samtaler med fritidsklubbmiljølet i Follo for å se på mulig sammarbeid. Utfallet av dette vil gi oss en pekepinn på om fritidsklubb-miljøer kan være aktuelle for samarbeid. The Gathering 2012 At the End of the Universe Det var 4.743 deltakere utenom besøkende til stede på TG12, mot 4.656 året før. Arrangementet har gitt svært god tilbakemelding fra deltakere, og rekord få negative tilbakemeldinger. Styrets inntrykk er at deltakerne satt svært god pris på mangfoldet innen aktivitetstilbud, fra det som er laga av crewet til nerdswim og andre aktiviteter fra KANDU Chillout og tilbudet fra sponsorer og samarbeidspartnere som for eksempel Nerf-arenaen av Hyperion. Økonomien til TG12 har vært sunn, noe en kommer tilbake til i økonomisk orientering. Ledelsen for The Gathering 2012 har bestått av: Core:Organizer Vegard Skjefstad Event:Organizer Jørgen Vigdal Info:Organizer Simon Valvik Security:Organizer Carl Henrik Myhre Tech:Organizer Marcus Sæthershagen Crewombud Janne Bjergli Deltakerombud Lars Petter Johansen Koordinator Marius Jønsrud Økonomiansvarlig Andreas-Johann Ulvestad Totalt var det 358 personer i crew (jfr. Wannabe), fordelt på 378 roller, inklusive en robot og en treåring. For første gang på mange år, har en registrert en liten nedgang i antall crewpersoner på The Gathering. År Personer i crew Økning fra året før 2012 358 personer -0.8% 2011 361personer 9% 2010 331 personer 7% 2009 310 personer 4% 2008 298 personer 18% 2007 253 personer 10% 2006 230 personer På TG11 ble det gjennomført et prøveprosjekt med honorering av arbeid med innhenting av sponsoravtaler. Dette prøveprosjektet ble delvis videreført for TG12, men med langt lavere sats for utbetaling. Den generelle erfaringen har vært at en har fått inn flere sponsorer, men det har medført en del langvarige interne debatter både i Styret og TG-ledelsen om prinsippet. Side 4 av 6
KANDUs Chillout-stand på The Gathering 2012 Også i 2012 hadde KANDU en Chillout-stand på The Gathering. Som tidligere var målet å spre informasjon om KANDU og gjøre deltakerne oppmerksom på organisasjonens eksistens, medlemstilbud og aktiviteter. Chillout har i seg selv blitt en viktig aktivitet, hvor en tilbyr et alternativt innhold for deltakerne for eksempel gratis tilgang til svømmehall. Aktiviteten Nerdswim ble i 2012 videreført i KANDUs regi og var et veldig kjærkomment tilbud for deltakerne hvor en fikk svært mange positive tilbakemeldinger. Chillout hadde i år enda tettere sammarbeid med Event:Creativia. Våre erfaringer her er at vi har en interessekonflikt og at det kanskje ikke er så optimalt med så tett sammenfletting. Vi fikk tilbakemeldinger fra deltagere om at de savnet den type aktiviteter vi har hatt før, og kritikk fra Creativia for de aktivitetene vi hadde laget støy. Utover dette hadde vi et godt samarbeid med Event og vil jobbe for å finne bedre samarbeidsløsninger. Best Direction Award på TG12 En av utdelingene i forbindelse med konkurranser på The Gathering 2012 var «Best Direction Award», hvor Harald Zwart stod for utvelgelsen. Vinneren ble Anders Øvergaard, som siden den gang har vunnet Amandaprisen for beste barne- og ungdomsproduksjon, holdt kurs om videoproduksjon osv. Anders reiste for kort tid siden til Toronto for å besøke Harald Zwarts pågående hollywoodfilm-prosjekt, en tur som ble dokumentert av tre personer fra TG, og som vil ende i filmklipp og mer på nett samt sannsynligvis en del redaksjonell omtale. KANDU og The Gathering i Media. Kandu og The Gathering har vært mye media det siste året, og med litt andre fokus enn tidligere. Det første og største er sammarbeidet med Harald Zwart og konkurransen på The Gathering. Best Direction Award. Konkurransen og engasjementet til Harald Zwart har helt klart økt interessen og nyhetsverdien for media. Turen over til Harald Zwart i Tornonto ble også godt dekket Info/event crew og av norske media og det vil komme mer om dette videre i løpet av året. Kandu og The Gathering sin deltagelse på forsvarets åpning av Cyberforsvaret ble også dekket av media. Vi fikk flere gode mediadekninger her. Både forsvarsministeren og sjefen for Cyberforsvaret nevnte The Gathering som et naturlig sted for rekrutering i sine taler. Forsvarets interesse for kunnskapen som finnes på The Gathering har ført til et allerede godt sammarbeid som vi vil jobbe for å styrke ytterligere. KANDU har vært aktiv innen dabatten om dataspillvold, blant annet gjennom artikkel i Dagbladet og innlegg på Medietilsynets dataspillkonferanse. Vi har også snakket om datatreff på God Morgen Norge i forbindelse med Frivillighetsprisen. Side 5 av 6
The Gathering 2013 -??? Styret har valgt ledergruppa for The Gathering 2013, og har rukket å ha et oppstartsmøte («kickoff») med denne gruppa og sentrale personer. På dette helgemøtet ble viktige måldatoer, hovedmål og budsjett diskutert. Mye er klart og vil komme ut på nett litt etter litt. Ledergruppen for The Gathering 2013 er valgt og består av følgende personer: Core:Organizer Vegard Skjefstad Event:Organizer Jørgen Vigdal Info:Organizer Simon Valvik Security:Organizer Harald M. Christiansen Tech:Organizer Peter Blakstad Crewombud Pia Fiskaa Vestby Deltakerombud Mats Frøiland Koordinator Marius Jønsrud Økonomiansvarlig P.t. ikke valgt I 2012 ble stillingene Core:Organizer, Info:Organizer, Security:Organizer og Tech:Organizer lyst ut. Stillingen som Event:Organizer var allerede besatt for 2013. Opprinnelig var Carl Henrik Myhre Security:Organizer også for 2013, men han måtte trekke seg grunnet familieforøkning. Stillingen som Security:Organizer ble derfor utlyst for 1 år, for å gjenopprette normal syklus. Wannabe åpnet for søknader til crew mandag 5. november, og pågangen har vært stor. Crewinntak vil pågå fortløpende. Det forventes at økonomiansvarligposten er besatt ganske snart. Det vurderes ulike profiler for underholdning, en diskusjon om prioriteringer som Styret vil være aktiv i for å sørge for en god balanse mellom kreative og andre interesseområder. Styret, Chillout-leder og en samlet Ledergruppe inklusive ombud og koordinator møttes i helga 3.-4. november for Kick-off for The Gathering 2013, og Styret ser frem til et spennende arrangement neste påske. Chillout i 2013 Chillout vil for 2013 ha fokus på å skape et crew også utover The Gathering. Målet er å kunne sende ut folk på andre arrangementer hvor KANDU deltar på en eller annen måte, og også bidra til å skape meraktivitet i KANDU-lokalet. For eksempel kan en sammen med utleieordningen tilby andre arrangement å ha en Chillout-stand fra KANDU hvor en informerer om KANDU-aktivitet og gir et tilbud til deltakerne. Videre vil aktiviteten Nerdswim bli videreført av Chillout på The Gathering 2013. Chillout vil også i større grad speile KANDU sine øvrige aktiviteter og profilere disse. Blant annet vil vi holde flere kurs på The Gathering. Som for eksempel «Datapartyskolen» og «hvordan konfigurere switchene vi har i utleieordningen». Digital kultur med elementer fra Pikslar-utstillingen eller kanskje nye verk fra demoscenen vil også være naturlig del av Chillout. For 2013 vil crewrekrutteringen til Chillout fokusere på å finne folk som også kan være aktive i KANDU utover kun The Gathering. Side 6 av 6