Saknr. 12/8099-2 Ark.nr. C51 &13 Saksbehandler: Kjetil Skare Retningslinjer for budsjettering av arkeologiske registreringer og gjennomføring av undersøkelsesplikten i henhold til kulturminneloven 9, jf. kulturminneloven 10 Fylkesrådets innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja Fylkesrådet er positive til Miljøverndepartementets ønske om å skape en enhetlig og forutsigbar praksis ved arkeologiske registreringer som skal gjelde hele landet. Fylkesrådet har følgende merknader til utkastet til retningslinjer: - Det er viktig å unngå unødvendig byråkratisering i forbindelse med begrensede arkeologiske registreringer. Fylkesrådet mener at retningslinjene bør åpne for enkel budsjettering og fakturering for arkeologiske registreringer under 100 timer. For prosjekter over 100 timer kan Riksantikvarens modell brukes. - Fylkesrådet mener at fordelene ved bruk av fast ansatte feltarkeologer er mange. Retningslinjene bør derfor åpne for å bruke 1300 fakturerbare timer i et årsverk. - Fylkesrådet finner det lite hensiktsmessig at fylkeskommunen skal innarbeide kulturhistorisk museums beregnede kostnader til konservering av gjenstandsfunn fra de arkeologiske registreringene, i fylkeskommunens budsjetter. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Trykte vedlegg: - Riksantikvarens forslag til Retningslinjer for budsjettering av arkeologiske registreringer og gjennomføring av undersøkelsesplikten i henhold til kulturminneloven 9, jf. kulturminneloven 10 Utrykte vedlegg: Hamar, 10.09.2012 Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder
FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: Retningslinjer for budsjettering av arkeologiske registreringer og gjennomføring av undersøkelsesplikten i henhold til kulturminneloven 9, jf. kulturminneloven 10 Riksantikvarens høringsforslag vil innebære et unødvendig merarbeid i forbindelse med de aller fleste av fylkeskommunenes registreringsoppdrag etter kulturminneloven 9. Fylkesrådet er likevel ening i grunntanken; at det er behov for en mer enhetlig og forutsigbar praksis ved arkeologiske registreringer som skal gjelde hele landet. Fylkesrådet foreslår derfor å skille mellom de små registreringsoppdragene, hvor variasjon i årslønn til utførende arkeolog vil være lite utslagsgivende på endelig faktura, og de store oppdragene, hvor timelønna til arkeologene vil kunne få større betydning for endelig faktura, og hvor fakturabeløpet er så stort at det er rimelig med en større detaljgrad i regnskapet. Fylkesrådet er derfor positive til den modellen Riksantikvaren presenterer, med noen justeringer, til bruk på de store arkeologiske registreringsoppdragene: Fylkesrådet mener at fordelene ved bruk av fast ansatte feltarkeologer er mange. Retningslinjene bør derfor åpne for å bruke 1300 fakturerbare timer i et årsverk. Fylkesrådet finner det også lite hensiktsmessig at fylkeskommunen skal innarbeide kulturhistorisk museums beregnede kostnader til konservering av gjenstandsfunn fra de arkeologiske registreringene, i fylkeskommunens budsjetter. Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 95/11.
S A K S U T R E D N I N G: Retningslinjer for budsjettering av arkeologiske registreringer og gjennomføring av undersøkelsesplikten i henhold til kulturminneloven 9, jf. kulturminneloven 10 Innledning Miljøverndepartementet har gitt Riksantikvaren i oppdrag å utarbeide et utkast til retningslinjer for budsjettering og gjennomføring av arkeologiske registreringer jf. kulturminneloven 9. Dette utkastet har Riksantikvaren sendt på høring til berørte parter. I henhold til Forskrift om faglig ansvarsfordeling 1. pkt. 2. er fylkeskommunen rette myndighet til å gjennomføre registreringer for å oppfylle undersøkelsesplikten jf. kulturminneloven 9. Forslaget til retningslinjer fra Riksantikvaren angår derfor fylkeskommunens daglige arbeid. Forslaget til retningslinjer fra Riksantikvaren vil få konsekvenser for hva Hedmark fylkeskommune kan kreve i timespris for arkeologiske registreringer etter kulturminneloven 9. Det understrekes at fylkeskommunens arkeologer utfører mange registreringsoppdrag som karakteriseres som mindre private tiltak jf. rundskriv T-2/07. Disse utføres uten kostnader for tiltakshaver. Utredning I høringsforslaget til Riksantikvaren presenteres det en modell hvor det skal utarbeides en plan og et budsjett for hvert registreringsoppdrag. Det skal budsjetteres med høyeste aktuelle timelønn for de ulike stillingskategoriene. Ved fakturering skal reelt benyttet timelønn brukes. Timelønn skal beregnes ved å dele årslønna på 1950. Sosiale utgifter og indirekte kostnader legges til timelønna. Riksantikvaren foreslår deretter hva som regnes som fakturerbart forarbeid, feltarbeid og etterarbeid. Hvilke andre utgifter som kan faktureres omtales også, herunder reiseutgifter, forbruksmateriell, gravemaskin, naturvitenskapelige tjenester og eksternt innleide konsulenter. Riksantikvaren foreslår deretter at fylkeskommunene skal innarbeide Kulturhistorisk museum sine utgifter til konservering av gjenstandsfunn fra registreringene, i fylkeskommunens budsjetter. Sist i Riksantikvarens forslag er det et kapittel om frister for innbetaling, oversendelse av rapport og regnskap. Historikk I forbindelse med omorganiseringen av kulturminnevernet, som trådte i kraft 01.01.1990, ble forvaltningsansvaret i første instans etter Lov om kulturminner med enkelte unntak, lagt til fylkeskommunene. Med hjemmel i kulturminneloven 10, tar fylkeskommunene seg betalt for å utføre arkeologiske tjenester.
Daværende hovedutvalg for kultur og fritid behandlet det å ta betalt for arkeologiske registreringer, i møte 23. april 1991, som sak 29. I Rundskriv T-2/99 «Undersøkelsesplikt og kostnadsdekning ved nydyrkingstiltak» ble maksimal timesats for arkeologiske registreringer satt til kr. 500.- med mulighet for justering i henhold til konsumprisindeksen. Fylkeskommunene har lagt dette rundskrivet til grunn for timesprisen for arkeologiske registreringer. Etter 1991 har prisjusteringer vært behandlet med jevne mellomrom, senest i Fylkesrådet, sak 0271/08 den 15.12.2008 - Refusjon for fylkeskommunale arkeologiske tjenester i samsvar med 10 i Lov om kulturminner. Siste vedtak innebærer at fylkeskommunen skal kreve refusjon for arkeologiske tjenester med hjemmel i 10 i Lov om kulturminner. Timeprisen er satt til kr. 700.- og prisen omfatter forarbeid, effektiv arbeidstid i felt og rapportskriving. Det har hele tiden blitt lagt vekt på at reisetid og reiseutgifter ikke skal belastes tiltakshaver. Dette prinsippet sikrer at å oppfylle undersøkelsesplikten for en tiltakshaver (eks. gårdbruker) på Tynset ikke blir vesentlig dyrere enn for en på Stange. Pr. i dag utarbeider arkeologene et enkelt budsjett basert på timesprisen på kr. 700.- i forkant av registreringsprosjektene. Budsjettet tjener som en maksimumsgrense, som tiltakshaver må godkjenne. Faktureringen i etterkant beregnes ut fra hvor mange timer som faktisk er brukt. Dette er en enkel og lite arbeidskrevende praksis. Riksantikvarens forslag til retningslinjer innebærer at fylkeskommunens arkeologer må utarbeide en plan i tillegg til et budsjett for befaringene som skal gjennomføres. Riksantikvarens forslag innebærer også at både budsjettering og regnskap må bli mer detaljert enn dagens praksis. Den vesentligste forskjellen er at fylkeskommunen vil måtte gå bort fra en modell hvor tiltakshaver faktureres 700 kr. timen uavhengig av timelønnen til den som utfører arbeidet. Fylkesrådets drøfting De aller fleste av fylkeskommunen arkeologiske registreringsoppdrag etter kulturminneloven 9 er relativt beskjedne i omfang. Riksantikvarens forslag til budsjettering og fakturering vil føre til en unødvendig byråkratisering av prosessen med å få gjennomført disse oppdragene. Fylkesrådet foreslår derfor at det skilles mellom små (under 100 timer) og store (over 100 timer) arkeologiske registreringer. Små registreringsoppdrag For de små registreringene foreslås det å fortsette med en modell hvor det opereres med en timespris uavhengig av årslønna til utførende arkeolog. Dette bør være rimelig fordi variasjonen i årslønna til arkeologene vil få marginale utslag. Hedmark fylke er stort, og dette medfører at reisetiden til og fra oppdrag langt fra fylkesadministrasjonen utgjør en vesentlig del av tiden det tar å utføre oppdraget. I de små registreringene vil Hedmark fylkeskommune fortsette dagens praksis med at reiseutgiftene ikke føres som direkte kostnader. Dette prinsippet sikrer at å oppfylle undersøkelsesplikten for en tiltakshaver (eks. gårdbruker) på Tynset ikke blir vesentlig dyrere enn for en på Stange.
Riksantikvaren kan evt. foreslå en maksimal timespris for slike oppdrag. Så lenge man holder seg under denne maksimale timesprisen på små oppdrag, bør det kunne opereres med enkle budsjetter og enkle faktureringer. For en arkeolog med en årslønn på 500 000.-, sosiale utgifter på 40%, indirekte kostnader på 60% og statens satser for kost og losji, vil en timespris på kr 750 800 dekke de nødvendige kostnader i Hedmark. I denne timesprisen er det brukt 1950 timer pr. årsverk og det er tatt med at det ofte ikke er mulig å finne overnatting til kr. 400 pr. natt. Dersom en fylkeskommune har behov for å overstige en gitt maksimumspris på mindre oppdrag, kan Riksantikvaren be om å få dokumentert dette behovet. En slik maksimums-timesats vil være i tråd med Rundskriv T-2/99 «Undersøkelsesplikt og kostnadsdekning ved nydyrkingstiltak.» Fylkesrådet mener også at det ikke er nødvendig å utarbeide en prosjektplan i forbindelse med de små oppdragene. Dette vil bare medføre unødvendig merarbeid. Store registreringsoppdrag I store registreringsoppdrag vil det være behov for mer detaljert budsjettering, og de ansatte arkeologenes årslønn vil kunne få større innvirkning på den endelige fakturaen. Fylkesrådet ser det derfor som hensiktsmessig med en modell for budsjettering og fakturering, slik som den som er foreslått av Riksantikvaren. Modellen vil bli delvis gjengitt og kommentert nedenfor. Beregningsmodell timer/lønn Det skal budsjetteres med anslåtte direkte, nødvendige lønnsutgifter etter faglig vurdering av hver enkelt sak. Ved regnskapsføring og fakturering skal timelønn beregnes ut fra et årsverk bestående av 1950 timer. Det sies at det «kun skal budsjetteres med direkte, nødvendige lønnsutgifter i hver enkelt sak.» Sosiale utgifter skal budsjetteres i egen post, som skal vises i budsjettet som et prosentvis tillegg til lønnsutgiftene. Flere andre fylkeskommuner har fast ansatte feltarkeologer. Erfaringene fra disse fylkeskommunene er gode. Fordelene med å ha faste feltledere er langt høyere enn ulempene: stabil og profesjonell stab, stadig styrket kompetanse forblir i fylkeskommunen, forutsigbarhet, effektiv fremdrift, god beredskap, bedre service og god personalpolitikk. Dette er noe også tiltakshaverne har fordel av, og som bør kunne tas inn i prisen for arkeologiske registreringer. I motsetning til midlertidig engasjerte feltledere, som har avgrensede og målrettede oppdrag, vil fast ansatte feltledere involveres i seksjonens drift på en måte som også innebærer ikke-inntektsgivende tid. Årsverk bestående av 1950 timer anses å være for høyt i denne sammenheng. Fylkesrådet mener derfor det bør åpnes for å beregne et årsverk for feltledere som bestående av 1300 timer. Indirekte kostnader Under dette punktet i høringsutkastet står det:
«Indirekte kostnader er institusjonens utgifter til kontor, IKT-tjenester, administrative tjenester, kontor- og feltutstyr, forbruksmateriell etc. Prosjektets andel av indirekte utgifter beregnes som en prosentandel av direkte lønnsutgifter tillagt sosiale utgifter. Satsen som skal benyttes for indirekte utgifter er XX% av direkte lønnsutgifter tillagt sosiale utgifter.» Som forbruksmateriell regnes foruten kontorrekvisita, funnposer osv., ordinært feltutstyr inkludert kamera, pc-er til bruk i felt, GPS mv. Riksantikvaren har latt prosentsatsen for indirekte kostnader stå åpen. Dette tolkes som at det står åpent for fylkeskommunene å komme med et forslag. Det foreslås at følgende bør innberegnes: økonomitjenester og andre administrative tjenester, 35%; diverse kontorutgifter, 5%; feltutstyr, arbeidsklær og forbruksmateriell i felt, 5%; IKT, pc-er i felt, GPS og lisenser 15%. Til sammen blir dette 60%, noe som tilsvarer hva Kulturhistorisk Museum beregner og som dermed kan anses å være en akseptabel sats. Reiseutgifter, kost og losji I stedet for som nå, å inkludere slike utgifter i timeprisen, skal utgiftene settes opp som egen post i henhold til beregnet / medgått tid og anslåtte/faktiske kostnader. Dette anses å være en rimelig konsekvens av omlagt system, men vil i Hedmarks tilfelle kun praktiseres i store registreringsoppdrag. Gravemaskin Med mindre det er avtalt at tiltakshaver selv skaffer til veie gravemaskin til maskinell flateavdekking, skal utgifter til gravemaskin fremgå av budsjettet. Det er praksis i Hedmark at tiltakshaver selv stiller med gravemaskin. I de tilfaller at tiltakshaver ber fylkeskommunen stille med gravemaskin, anskaffes dette etter gjeldende anbudsregelverk, og tiltakshaver faktureres faktiske kostnader. Katalogisering, konservering og innlemming av funn og dokumentasjon i universitetsmuseenes samlinger Dette er forhold som ligger utenfor fylkeskommunens ansvarsområde, men som nå foreslås beregnet og innlemmet i fylkeskommunens budsjettering ut fra følgende: - «For registreringer av inntil to uker (75 timer) varighet i felt, skal det beregnes 7,5 timer arbeid. - For registreringer med mer enn to uker (75 timer) samlet varighet i felt, skal det som hovedregel beregnes tilsvarende 10% av feltarbeidstiden.»
Riksantikvaren foreslår at universitetsmuseene skal sende sluttfaktura for sin del av arbeidet innen to måneder etter at registreringsrapport, funn, prøver og dokumentasjon er oversendt. Det er ikke realistisk at landsdelsmuseet har gjort sin del av arbeidet på to måneder. Etter det Hedmark fylkeskommune er kjent med, har museet en behandlingstid som ta flere år pga. stor saksmengde. Denne modellen vil dermed innebære at fylkeskommunene pålegges å fakturere faktiske utgifter, mens museet må fakturere beregnede utgifter. I Hedmark er det relativt få registreringsarbeider etter 9 som medfører gjenstandsfunn. I Hedmark domineres funnbildet av fangstanlegg, jernvinne med kullgroper, og kokegroper med noe spredte bosetningsspor. Det er sjelden at det blir funnet gjenstander i forbindelse med disse registreringene. Det oppleves som urimelig at fylkeskommunen skal ta ansvar for å bake inn evt. beregnede utgifter andre institusjoner måtte få. Forslaget vil være med på å øke budsjettrammene som fylkeskommunen må få godkjent av tiltakshaver, i tillegg til at det vil være en post som sjelden vil bli realisert. Dette er ikke ønskelig fra fylkeskommunens side. Innbetaling, frister, oversendelse av rapport og regnskap 1. Det skal gis en midlertidig redegjørelse om funn og resultater, samt for omfanget og graden av konflikt med automatisk fredete kulturminner. Denne redegjørelse skal gis tiltakshaver innen to uker etter registreringens avslutning i felt. 2. Registreringsrapport, funn, prøver og dokumentasjon skal oversendes universitetsmuseet (for Hedmark: Kulturhistorisk Museum) innen tre måneder etter avsluttet feltarbeid. Resultater fra naturvitenskapelige prøver ettersendes. 3. Sluttfaktura for museets arbeid skal oversendes fylkeskommunen innen to måneder etter oversendelsen av rapport mv. 4. Endelig sluttregnskap/faktura og registreringsrapport skal foreligge senest fem måneder etter at feltarbeidet er avsluttet, dersom ikke annet er særskilt avtalt med tiltakshaver. 5. A-konto beløp / forskuddsbetaling kan innkreves av tiltakshaver. ad 1. Forslaget er positivt, og er slik vi tilstreber at vår praksis i Hedmark fylkeskommune skal være. Punktet er imidlertid noe problematisk med tanke på «omfang og grad av konflikt». I Hedmark foretas mange av registreringene i forbindelse med varsel om oppstart i plansaker etter plan og bygningsloven. På dette planstadiet er det sjelden mulig å si noe konkret om omfang og grad av konflikt. ad 2. og 4. Dett er uproblematisk, og i all hovedsak i tråd med dagens praksis. ad 3. Fylkesrådet er ikke enig i forslaget. Se punktet om «Katalogisering, konservering og innlemming av funn og dokumentasjon i universitetsmuseenes samlinger». ad 5. Dette har ikke vært praksis i Hedmark fylkeskommune, men tas til orientering. Budsjett
Opplistingen over hva som kan inngå i forarbeid, feltarbeid og etterarbeid er stort sett utfyllende. At det i retningslinjene står «blant annet» når hva som kan inngå listes opp, åpner for at denne listen ikke er utfyllende. To tidkrevende aktiviteter som ikke står oppført under forarbeid er - Ansettelse av midlertidig ansatte feltarkeologer, der dette skjer som en direkte konsekvens av et godkjent prosjekt/budsjett. - Klargjøring av forhold i felt rundt smittefare i dyrket mark (som floghavre mm) og kabel- og rørledningsoversikt. Dette bør vurderes inkludert i opplistingen. Konklusjon Riksantikvarens høringsforslag vil innebære et unødvendig merarbeid i forbindelse med de aller fleste av fylkeskommunenes registreringsoppdrag etter kulturminneloven 9. Fylkesrådet er likevel ening i grunntanken; at det er behov for en mer enhetlig og forutsigbar praksis ved arkeologiske registreringer som skal gjelde hele landet. Fylkesrådet foreslår derfor å skille mellom de små registreringsoppdragene, hvor variasjon i årslønn til utførende arkeolog vil være lite utslagsgivende på endelig faktura, og de store oppdragene, hvor timelønna til arkeologene vil kunne få større betydning for endelig faktura, og hvor fakturabeløpet er så stort at det er rimelig med en større detaljgrad i regnskapet. Fylkesrådet er derfor positive til den modellen Riksantikvaren presenterer, med noen justeringer, til bruk på de store arkeologiske registreringsoppdragene: Fylkesrådet mener at fordelene ved bruk av fast ansatte feltarkeologer er mange. Retningslinjene bør derfor åpne for å bruke 1300 fakturerbare timer i et årsverk. Fylkesrådet finner det også lite hensiktsmessig at fylkeskommunen skal innarbeide kulturhistorisk museums beregnede kostnader til konservering av gjenstandsfunn fra de arkeologiske registreringene, i fylkeskommunens budsjetter.... Sett inn saksutredningen over denne linja