M ø t e r e f e r a t Oppdrag: Kretsstyret Emne: Signatur referent: Varighet: 19.00-21.35 Referat nr.: 6-09 Sted: Speidersenteret Dato: 18.08.2009 Referent: Morten Svendal Hatlen Dato/sign: 24.08.2009 Tittel Navn Tilstede Kopi referat Kretsleder Øyvind Høvding x x Visekretsleder Morten Svendal Hatlen x x Thomas Lundberg x x Louise Pettersen x x Annette Hanseth x x Jørn Thomassen x x Truls Solvang x Daglig leder Endre Helland x x www.hordalandsspeiderne.no x Neste møte: 15. oktober 2009 kl. 18.00. 40/09 Godkjenning av innkalling og referater Innkalling og saksliste ble godkjent. Referatet fra styremøtet 25.05.09 ble godkjent. 41/09 Valg av referent Morten ble valgt til referent. 42/09 Regnskap første halvår 2009 Kretsens regnskap for første halvår 2009 ble gjennomgått. Det anføres at arrangementene er blitt dyrere enn antatt. I fremtiden skal prosjektledere i forkant av prosjektet orienteres om bl. a. arrangementets økonomiske rammer. Regnskapet ble tatt til etterretning. 35/09 Oppstart av ny(e) speidergrupper høsten 2009 Austevoll: Idrettslaget har kjøpt inn 10 optimistjoller som er ment for speidergruppen. En tomt er også stilt til disposisjon for naust/speiderhus. Hordaland krins av Norges speiderforbund Besøksadresse: Speidersenteret i Bergen, Tverrgaten 2 Postadresse: Postboks 723, Sentrum, 5807 Bergen Telefon: 55 31 74 58 E-post: speidersenteret@hordalandsspeiderne.no WEB: www.hordalandsspeiderne.no Org. nr. 971 516 097 Åpningstider: man - tirs 9-15, tors 16-20 Bank: 9521 05 44993 Member of the World Organization of the Scout Movement (WOSM) and the World Association of Girl Guides and Girl Scouts (WAGGGS).
En del personer på stedet har lyst til å starte speiderarbeid. Daglig leder skal ha møte med aktuelle ledere 20. august, og planlegge oppstartsarrangement. Han har også snakket med sjøspeidermiljøet på landsbasis og med 3. Laksevåg sjø. Oppstartsarrangementet planlegges til 5. september. En håper at S/S Ternen er sjødyktig og kan være med på arrangementet. Daglig leder vil søke å få med et roverlag e. l. som kan bidra med å gjennomføre speideraktiviteter. Louise sier seg villig til å være mentor for gruppen. Muslimsk speidergruppe: Vi har ikke hørt noe mer fra dem siden forsommeren. Daglig leder kontakter dem telefonisk for å følge utviklingen. Styret har mottatt forespørsel fra gruppeleder i 16. Bergen speidergruppe, som har problemer med å finne ledere til flokk. Gruppeleder ønsket at daglig leder gjennomfører en kveld med foreldremøte og speideraktiviteter. Ønsket etterkommes. Kretsstyret er også kontaktet av 1. Valestrand speidergruppe, som sliter med lederne. Daglig leder gjennomfører et arrangement tilsvarende eller lignende som for 16. Bergen, dersom gruppen ønsker dette. 37/09 Navneendring Det er kommet inn tre forslag til eventuelt nytt navn på kretsen: Hordaland krets, Hordalandsspeiderne og Norges speiderforbund Hordaland. Det er ikke kommet noen forslag til ny logo. Morten lager et skriv med forlagene som sendes gruppene på høring. Basert på høringssvarene, danner styret sin innstilling til kretstinget i november. 43/09 Kretsleir 2011 Kretsstyret innledet diskusjonen rundt neste kretsleir. Vi tar initiativ til at neste styremøte blir felles med Ryvarden på Stord, for å drøfte fellesleir. En idé er at vi utlyser vervet som leirsjef på nettsidene, og at søkere får presentere sine ideer for leiren. Hordaland krins skal arrangere kretsleir i 2011. Leiren kan være et samarbeid med andre, men skal være et selvstendig arrangement, og skal ligge på Vestlandet. 44/09 Styrets funksjonstid I forbindelse med at daglig leder første halvår 2010 avvikler fødselspermisjon, er det vedtatt at kretsstyret påtar seg en del av oppgavene som vanligvis faller inn under daglig leders arbeidsområder. Det er reist spørsmål om det er uheldig å ha et styreskifte midt i denne perioden, både hva gjelder det nye styrets detaljkunnskap om den daglige driften av kretsen, og også om det er urimelig av sittende styre å pålegge et nytt styre en slik ekstrabelastning. Side 2 av 5
Styret sier seg villig til å forlenge sin funksjonstid til juni 2010. Dette tas opp til votering på kretstinget kommende november. Valg på nytt styre blir i så tilfelle på kretsting i juni 2010. 45/09 Status og orienteringer 45.1 Styremedlemmer Kretsleder er invitert til 18. Bergen VS 80-årsjubileum 5. september, men har ikke anledning til å delta. Louise deltar, og vil overbringe kretsens hilsen. 45.2 Daglig leder Byfjellsvandreren o 4 skilt er ute, to må trykkes på nytt og settes ut o Kommer til å sette ut noen flere skilter enn vi bruker denne sesongen, kan brukes til undergrupper og inngå i neste års Byfjellsvandrer o Nettsidene Betalingsløsning skal byttes til online-betaling i stedet for test SMS implementeres i disse dager Registreringsmulighet sperret frem til nok poster er satt ut Oppdateres med postinfo etter hvert som disse er utplassert Konkurranseregler og annen nødvendig info publiseres så snart det er mulig å melde seg på o Promotering Sender invitasjon til BA om å delta på en postutsettelse så snart nye skilter er produsert Kjøper annonseplass på Bergen turlag sine nettsider fra lansering og frem til nyttår i første omgang Bestiller annonse i BT og BA i forbindelse med Byfjellsdagen Sender ut pressemelding med oppstart i uken før Byfjellsdagen, prøver å tilpasse det slik at vi kan få oppslag samme dag som det er helsides annonse vedr Byfjellsdagen i BT. o Lansering Byfjellsdagen 6. september Fløien/Skomakerdiket o Stand i samarbeid med bladet Friluftsliv o Salg av deltakelse alle som kjøper deltakelse får t-skjorte o Lage en enkel versjon av Byfjellsvandreren med poster rundt om på Fløien, kan evt selges som et eget løp for turister i turistsesongen i etterkant Annonseavis Side 3 av 5
o Fått utrolig lite annonser i år ringt mye, sendt mye mail, Blant annet tatt utgangspunkt i Austevoll næringsråds medlemsliste o Fått fatt i bilder som kan lage et mer maritimt preg over årets avis, det blir også litt mer om sjøspeiding i innholdet. o Avventer tilbud på distribusjon i Bergen (fått tilbud fra Posten) og tilbud på trykking o Har bedt følgende speidergrupper om stoff til avisen (til presentasjon av speidergruppene) 4. Bergen-Sandviken Bergen 1 FA 3. Laksevåg sjø o Lager oversikt over hvor en finner samtlige speidergrupper i vår krets denne gangen o Opplag: 20 000 Arkiveringsrutiner o Følges etter retningslinjene Dvs sytes det er vanskelig å vurdere hvilke mail som skal arkiveres, det meste føles som muntlig og lite hensiktsmessig. Lite avtaler som arkiveres. o Sikkerhetskopi i bankboks, samt på DLs backupdisk hjemme o Foreløpig ikke prioritert å benytte oppsettet på serveren av tidsmessige årsaker/ opplæring o Serveren er ennå ikke sikkerhetskopiert. Dette er lite tilfredsstillende, da vi kan miste bl a nettsidene våre ved et uhell (brann, overspenning, med mer). Morten følger opp dette. Oppussing Speidersenteret o Kontrakt signert vedr arbeidet som skal gjøres o Arbeidet startet opp første uken i august, med bygging av stillas. Murere og tømrere begynte andre uken i august o Vinduene på kontoret til de ansatte tas sist o Paxtu brukes som vinduslager, lunsjrom og arbeidsrom for dem som pusser opp Speidersenteret o Finansiering Jobber med en aksjebrev-løsning i koppform da det ikke er gjort noe annet Undersøker muligheten til å få laget et krus delt i to som skal fungere som aksjebrev 45.3 Skriv og meldinger Det er sendt søknad om kompenasjon for bortfall av inntekter fra spilleautomater Har byttet forsikringsselskap for Sameiet Tverrgaten 2 fra Vesta til Gjensidige, gir en samlet besparelse for sameiet på kr 8 000 årlig 45.4 Terminlisten fremover Over Eggen: Alt er i rute. Side 4 av 5
Speiderlederkurset: Vi mangler kursholdere til dette kurset, og muligheten for å flytte arrangementet ble drøftet. Styret anser det som viktig at de oppsatte arrangementene avholdes som annonsert, og ønsker at vi evt får kursholdere fra andre kretser. Bymanøver: I år har KFUK/M ansvar for arrangementet, og de har begynt arbeidet. Rover-rebus-rally: Roverombudet sliter med planleggingen, skal sende forespørsel på e-post om noen kan tenke seg å være med å arrangere. Thomas og Annette følger opp dette. 46/09 Eventuelt Thomas forslag til oppsett av kretsens regnskap og budsjett ble drøftet. Forslaget legger opp til en mindre detaljert presentasjon, som blir mer oversiktlig og forståelig, særlig med tanke på personer som ikke har spesiell erfaring med regnskap. Dette formatet brukes til å presentere kretsens regnskap og budsjett for kretsting, mens det uansett er daglig leders og styrets oppgave å holde orden på detaljene. Regnskapsbyrået skal fortsatt føre regnskapet etter gjeldende norsk standard. Regnskap og budsjett for 2010 settes opp etter nytt oppsett. Side 5 av 5