Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 15/151 Møtedato/tid: 17.11.2015 Kl 09:00 Møtested: Statens hus Trondheim - Møterom Oppdal Møtedeltakere: Tove Eivindsen (leder) Olav Huseby Arne Braut Ragna Vorkinnslien Michael Momyr Forfall: Egil Hestnes Kopi: Fylkesordfører Fykesrådmann Revisjon Midt-Norge Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon 908 30 248, eller e-post: sverremidthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Vi minner om felles samling for kontrollutvalg 18. november (egen invitasjon tilsendt). Medlemmer som eventuelt har behov for overnatting bes ta kontakt med sekretariatet. Det er bestilt bord til en uformell bli-kjent-middag etter møtet på Mathall Trondheim kl 17. Trondheim, 10.11.2015 Tove Eivindsen (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, Konsek
Sakliste Saksnr. Sakstittel 48/15 Referatsaker 49/15 Kontrollutvalgets rolle og oppgaver 50/15 Samarbeid med fylkesrådmannen og øvrige politiske organer 51/15 Orientering om Revisjon Midt-Norge 52/15 Orientering om forvaltningsrevisjon 53/15 Tilbakemeldinger etter forvaltningsrevisjon om etikk og varsling 54/15 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon 2016-2017 55/15 Kontrollutvalgets forslag til budsjett 2016 og økonomiplan 2016-2019 56/15 Timeforbruk Konsek 2015 57/15 Møteplan for kontrollutvalget 58/15 Eventuelt
Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 17.11.2015 48/15 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/151-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. NKRF kontrollutvalgskonferanse 3.-4. februar 2016
Kontrollutvalgets rolle og oppgaver Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 17.11.2015 49/15 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 033 Arkivsaknr 15/135-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Sekretariatet bes legge fram en sak om revidering av retningslinjer for kontrollutvalget. Vedlegg Rapport 2011-2015 fra kontrollutvalget Vedlegg: Oppfølging av saker innen forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2011-2015 Reglement for kontrollutvalget (oppdatert desember 2011) Reglement for folkevalgte (oppdatert 2013) Saksutredning Kontrollutvalget er et utvalg med en særskilt stilling etter kommuneloven. I tillegg til en kort innføring i dette saksfremlegget vil sekretariatet vil gi en gjennomgang av rammene for kontrollutvalgets arbeid i møtet. Kontrollutvalgets plass i den kommunale forvaltningen Ordningen med kontrollutvalg ble lovfestet i 1992, da kommuneloven sist var gjennom en større fornyelse. Bakgrunnen for at kontrollutvalgene ble opprettet var at man ville sikre kommunene en egenkontroll basert på demokratiske prinsipper. Dette ble sett på som en del av det kommunale selvstyret og skulle bidra til å redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll. I henhold til kommunelovens 76 er det fylkestinget som har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. fylkestinget skal likevel velge et eget kontrollutvalg som står for det løpende tilsynet på fylkestinget vegne. Kontrollutvalgets forhold til de øvrige politiske organene og administrasjonen vises i figuren på neste side.
Figuren illustrerer at kontrollutvalget er uavhengig av den kommunale forvaltningen. Utvalget utøver kontrollfunksjonen på vegne av fylkestinget og er kun underlagt fylkestinget. Kontrollutvalget skal ha tilgang til nødvendige ressurser for å fylle rollen. Det innebærer rimelig tilgang til økonomiske ressurser og bistand fra eget sekretariat. Kontrollutvalget bestiller tjenester fra kommunens revisor, som står for den operative delen av kontrollarbeidet. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kontrollutvalgets viktigste oppgave er å føre tilsyn med rådmannen for å se til at fylkestingets vedtak og intensjoner følges opp, og at kommunen drives i samsvar med lovverket. Utvalgets oppgaver er lovfestet i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at disse oppgavene blir utført: 1. Finansiell revisjon. Det innebærer å bestille finansiell revisjon fra kommunens revisor påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte avgi uttalelse om årsregnskapet påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp Forvaltningsrevisjon, som er en form for evaluering av kommunens tjenesteproduksjon. Kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjoner. Utvalget rapporterer resultatene fra hver forvaltningsrevisjon til fylkestinget. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Dette gjelder både å følge opp at kommunen ivaretar sine eierinteresser og at selskapene drives på en økonomisk forsvarlig måte og i henhold til fylkestingets intensjoner.
Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ, eller etter vedtak i fylkestinget. Budsjett. Kontrollutvalget lager årlig forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Valg av revisjonsordning. Det er svært sjelden denne saken er til behandling i kontrollutvalget, men i slike tilfeller gir utvalget innstilling til fylkestinget om valg av revisjonsordning, eventuelt også om valg av revisor. Kommunen har vært medeier i Revisjon Midt-Norge IKS siden etableringen i 2005. Selskapet leverer samtlige revisjonstjenester til kommunen. Fylkestinget har vedtatt egne retningslinjer for kontrollutvalget, sist revidert i 2012. Det kan være aktuelt å gjennomgå disse når utvalget er i gang med arbeidet. KONTROLLUTVALGETS RETTIGHETER OG PLIKTER Innsynsrett Kontrollutvalget setter sin egen dagsorden og bestemmer selv hvilke undersøkelser det ønsker å iverksette. Utvalget kan fremme saker for behandling i fylkestinget og fremmer i den forbindelse forslag til vedtak. Utvalget har ikke instruksjonsmyndighet overfor administrasjonen, men kan be om å få tilslutning til pålegg til administrasjonen fra fylkestinget. Kontrollutvalget kan be om enhver opplysning eller tilgang til ethvert dokument i fylkeskommunen, uavhengig av bestemmelser om taushetsplikt og eventuelt bestemmelser om unntak fra offentlighet. Som en følge av bestemmelsene om innsynsrett i kommuneloven kan kontrollutvalgets medlemmer be om å få tilsendt fullstendige sakspapirer og protokoller fra fylkesting, fylkesutvalg og andre utvalg/komiteer, inkludert saker som er unntatt offentlighet. I tillegg vil kontrollutvalgets medlemmer få innsyn i taushetsbelagte dokumenter på forespørsel. Denne retten ligger likevel til kontrollutvalget som kollegium, og ikke til det enkelte medlem hver for seg. Innsynsretten omfatter også informasjon i selskaper som direkte eller indirekte er heleid av fylkeskommunen (selv eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner). Taushetsplikt Den vide innsynsretten gir kontrollutvalget omfattende innsyn. Samtidig har utvalget et ansvar for ikke å misbruke innsynsretten eller opplysningene som innhentes. Som medlem i kontrollutvalget er man underlagt forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt. Taushetsplikten gjelder også etter at man har gått ut av kontrollutvalget. Det er en vanlig misforståelse at folkevalgte kan pålegges taushetsplikt for alle typer opplysninger som kommer fram i lukkede møter, dette er ikke riktig. Det er kun opplysninger knyttet til personlige forhold og næringsopplysninger som er underlagt taushetsplikt. Habilitet Medlemmene i politiske organ skal be om å få vurdert egen habilitet dersom organet behandler saker der de selv eller noen av deres nærmeste har interesser, eller er part, dette gjelder også kontrollutvalgets medlemmer. Mer om temaet finnes i Kontrollutvalgsboken. En elektronisk utgave av boka ligger på sekretariatets hjemmesider. Den blir oppdatert i løpet av november 2015, og vil da bli tilgjengelig i papirformat til de som ønsker det.
AKTUELLE DISKUSJONSTEMA: Her har vi oppgitt noen tema som bør diskuteres i forbindelse med arbeidet i utvalget. Dette kan gjøres i denne saken, eller i fremtidige møter. Mediekontakt Ønsker kontrollutvalget å ha en aktiv rolle overfor media? Av hvem, og hvordan, skal is å fall denne rollen forvaltes? Saker og møter Har utvalget ønsker angående måter saker legges fram eller hvordan møtene avholdes? I hvor stor grad ønsker kontrollutvalget å legge møter utenfor Rapporter fra statlige tilsyn Kontrollutvalget har fra tid til annen fått fremlagt rapporter fra statlige tilsyn. Dette har blant annet vært begrenset av tilgjengelighet. Ønsker kontrollutvalget i større grad å få fremlagt slike? Opplæringsbehov Sekretariatet vil legge opp til et opplæringsopplegg i gjennom kommende møter. Blant det grunnleggende som bør gjennomgås er nærmere om forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og regnskapsrevisjon. Har utvalget andre ønsker for opplæring? Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets medlemmer å sette seg inn i kontrollutvalgsboken og rapporten fra valgperioden 2011-2015. Utvalget anbefales også å undertegne en taushetserklæring i forbindelse med tiltredelsen for å synliggjøre at kontrollutvalget er gjort kjent med taushetsplikten. Sekretariatet foreslår videre at reglement for kontrollutvalget gjennomgås med tanke på eventuell revidering i et senere møte.
Kontrollutvalget 2011-2015 Rapport fra kontrollutvalgets arbeid i perioden STFK August 2015
1 Om kontrollutvalget mandat og ressurser 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning Leder: Guro Angell Gimse (H) fra 29.10.2014 Nestleder: Medlemmer: Siri Holm Lønset (H) til 29.10.2014 Eivind Stende Sigrid Angen Hans Bøe Gunnar Hynne Varamedlemmer for Angell Gimse og Bøe: Elin Marie Andreassen (FrP) til 30.10.2013 Torstein Larsen (uavh.) fra 30.10.2013 Oliver Husøy (H) til 17.6.2014 Marte Lillegård Westrum (H) fra 17.6.2014 Nils Prestmo (V) Eva Lian (H) Varamedlemmer for Stende, Hynne og Angen: Wenche Vuttudal (Sp) Lina Homme (SV) Oddbjørn Ovesen (A) Tore Nordset (A) fra 18.12.2013 Eldar N. Almli (KrF) fra 18.12.2013 Utvalget anbefaler å videreføre at dagens ordning med at opposisjonen har lederen i utvalget. Utvalget ser fordeler med en viss konsolidering av varalister, og er kjent med at det i enkelte kommuner er etablert en praksis med avtalevalg og felles varaliste for hele utvalget. Dersom man legger til grunn at utvalgets arbeid ikke preges av partipolitiske skillelinjer gir dette fordeler ved at samme varamedlemmer møter oftere ved forfall. På den andre side kan dette føre til en svekkelse av utvalgets legitimitet i eventuelle konfliktsituasjoner dersom balansen mellom partiene forrykkes ved forfall. Utvalget har derfor ingen entydig mening om dette, men mener det er forhold som bør vurderes. 1.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt utvalg, jf. kommuneloven 77. Utvalgets ansvar og oppgaver: Regnskapsrevisjon påse at fylkeskommunens regnskaper revideres på at betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følge og rapportere resultatene fra forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i fylkestinget ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av fylkeskommunens ressurser. 2
Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til fylkestinget innstiller eventuelt om valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av fylkestinget, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. Utvalgets oppgaver er nærmere beskrevet i forskrift om kontrollutvalg. 1.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet leverer tjenester til fylkeskommunens kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner i Sør-Trøndelag. Tidsressursene i selskapet fordeles i proporsjonalt med honorarene til hver eierkommune. Sekretariatet utreder saker, utarbeider forslag til planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalget og revisjonen. Kontrollutvalget er tilfreds med sekretariatsordningen og den innsatsen sekretariatet gjør. Utvalget er svært godt fornøyd med form og innhold på de saksfremlegg som leveres. Utvalget mener det er viktig med et sekretariat som er kompetent og uavhengig. Revisjon Fylkeskommunen er deleier i Revisjon Midt-Norge IKS og får sine revisjonstjenester levert av selskapet. Selskapet leverer revisjonstjenester til fylkeskommunen og de 14 øvrige eierkommunene. Eierkommunene er de samme som de som eier KonSek. Revisjonen utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for fylkeskommunen. Utvalget er av den oppfatning at fylkeskommunen har et omfang av revisjon som er betydelig over det minimumsnivå som hadde vært nødvendig for å være forsvarlig. Utvalget mener imidlertid det er positivt og tillitvekkende med robuste kontrollordninger. I interkommunalt samarbeid om revisjonen er dette med på å sikre grunnlaget for en robust revisjonsordning som kommer også øvrige kommuner i samarbeidet til gode. Økonomi Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Budsjettet fremmes for fylkestinget sammen med budsjettet for fylkeskommunen. Budsjettet for den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten var i 2014 på kr 6 017 500. Av dette utgjør honoraret til Revisjon Midt-Norge IKS 3 867 000, eller 64%, mens honoraret til KonSek Midt-Norge IKS utgjør kr. 1 415 000, eller 24 %. Aktiviteten i kontrollutvalget, inklusive møtegodtgjørelse, utgjør kr 735 000, eller 12 %. 3
Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter dem i stand til å ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne rammer. Budsjetter til revisjons - og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas av representantskapene i KonSek Midt-Norge IKS og Revisjon Midt-Norge IKS, hvor alle eierkommuner er representert. 4
2 Kontrollutvalgets virksomhet 2.1 Møter Utvalget har om lag 10 møter per år. Utvalget er fornøyd med møtefrekvensen og mener den passer til omfanget av saker som er til behandling. Møtene legges som regel til Fylkeshuset. Kontrollutvalget har lagt vekt på å legge enkelte av møtene til fylkeskommunens enheter, eller i virksomheter der fylkeskommunen har eierinteresser. I disse møtene blir utvalget orientert om virksomhetene, noe som er nyttig i utvalgets arbeid. Utvalget holder seg også orientert om saker gjennom orienteringer fra fylkesrådmannen. 2.2 Saker I valgperioden 2011-2015 har kontrollutvalget behandlet ca. 260 saker. En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold som er regulert i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. I tillegg til slike faste saker får utvalget fra tid til annen henvendelser fra ansatte eller innbyggere i fylkeskommunen, som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. Hvordan henvendelsene håndteres blir som regel avgjort av utvalget, eller av leder og sekretariat etter en konkret vurdering. 2.3 Faglig samarbeid Kontrollutvalgets medlemmer deltar på faglige samlinger som er aktuelle for kontrollutvalgets arbeid. Utvalget har vært representert på følgende samlinger i perioden: KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i KonSeks 15 eierkommuner Midtnorsk samling for kontrollutvalg. Samling for utvalgene i Nord- og Sør- Trøndelag, Møre og Romsdal og Trondheim kommune Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn og deltar på årsmøtene. Medlemmene i kontrollutvalget deltar i ulike faglige sammenhenger, som regel er to av medlemmene representert. Utvalget peker på samarbeidet med de midtnorske kontrollutvalgene og høstsamlingene til KonSek som spesielt nyttige. 2.4 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget behandler ulike saker knyttet til regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget avgir hvert år uttalelse til fylkeskommunens årsregnskap. Uttalelsen vedlegges regnskapssaken til kommunestyret. Fylkesutvalget får kopi av uttalelsen før det gir sin innstilling om budsjettet til fylkestinget. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor orienterer utvalget om planlegging og gjennomføring av årets arbeid med regnskapsrevisjon. 5
Utvalget blir orientert om revisjonens tilbakemelding til fylkeskommunen etter at årets revisjon er avsluttet. Utvalget blir også orientert om fylkeskommunens svar. Revisjonen legger fram den årlige rapporten fra besøk på utvalgte enheter, der revisjonen tester enhetenes rutiner når det gjelder internkontroll og økonomi. 2.5 Forvaltningsrevisjon Ifølge kommuneloven skal det vedtas en plan for forvaltningsrevisjon minimum én gang per valgperiode. I inneværende periode har fylkestinget vedtatt toårige planer for forvaltningsrevisjon. Ved behandlinger av planforslagene har kontrollutvalgets innstilling til prioriteringsrekkefølge fått tilslutning av fylkestinget. Kontrollutvalget har blitt gitt myndighet til å foreta endringer i planen når dette finnes påkrevd. Planene baseres, etter forskriftskrav, på en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet basert på vurderinger av vesentlighet og risiko. Deltakelse fra administrasjon og øvrige politikere sammen med kontrollutvalget er verdifullt for å styrke innsikten i hverandres arbeid og sikre forankring av prosessene. Når planen er vedtatt i fylkestinget, bestiller utvalget revisjoner i henhold til prioriteringsrekkefølgen. Utvalget har lagt vekt på å styrke en konstruktiv dialog med revisjonen rundt bestillingene, og mener denne prosessen har hatt en positiv utvikling gjennom perioden. Rapportene fra forvaltningsrevisjon legges løpende fram for kontrollutvalget, revisjonen gir samtidig en orientering om hovedtrekk og konklusjoner. Rapportene fremmes som en hovedregel for fylkestinget. Samtlige rapporter er i denne perioden sendt videre til fylkestinget. Utvalget er tilfreds med form og innhold i de rapportene som leveres, og mener de danner et godt grunnlag for forbedring i fylkeskommunen. I siste halvdel av perioden er det etablert en praksis der rapportene legges fram til orientering aktuelle fagkomiteer i fylkestinget. Rapporter som ikke faller inn under en fagkomite legges fram for fylkesutvalget før fylkestingsbehandling. Kontrollutvalget har positive erfaringer med denne ordningen, som er med på å styrke det politiske eierskapet i fylkestinget. Kontrollutvalget påser at fylkestingets vedtak følges opp av administrasjonen via en regelmessig gjennomgang av vedtakene. Kontrollutvalget rapporterer videre til fylkestinget gjennom utvalgets årsmelding, eller gjennom konkrete saker. En oversikt over valgperiodens forvaltningsrevisjoner, kontrollutvalgets og fylkestingets vedtak og status for oppfølging følger vedlagt denne rapporten. 2.6 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal føre kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens eierinteresser. Formålet er å kontrollere at fylkeskommunen forvalter sine eierinteresser godt og å påse at det enkelte selskap driver i tråd med fylkestingets vedtak og intensjoner. I henhold til plan for selskapskontroll skal kontrollutvalget minst én gang i året vurdere behovet for og eventuelt omfanget av selskapskontroll. Plan- og bestillingsprosessen er hovedsakelig den samme som for forvaltningsrevisjon. 6
I valgperioden er det foretatt en generell gjennomgang av fylkeskommunens eierstyring, i tillegg kontroll knyttet til en rekke enkeltselskaper. Kontrollutvalget ønsker at selskapskontroll som en hovedregel skal skje i samarbeid med øvrige eiere i selskap der det er aktuelt. En oversikt over valgperiodens selskapskontroller, kontrollutvalgets og fylkestingets vedtak og status for oppfølging følger vedlagt denne rapporten. 2.7 Påseansvar overfor revisor Kontrollutvalget har etter kommuneloven et ansvar for å påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Gjennom lov og forskrift stilles det en rekke formelle krav til valgt revisor, deriblant krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Revisjonen skal kunne dokumentere at kravene er oppfylt. Fra 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver eierkommunes kontrollutvalg om leveranse av regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Dette er forhold som har betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. Utvalget har vært opptatt av å få en hensiktsmessig form på disse avtalene, og et tilstrekkelig detaljnivå på ressursrapportering fra revisjonen. Utvalget opplever nå at avtalene har fått en hensiktsmessig utforming. 7
3 Erfaringer fra arbeidet i denne valgperioden 3.1 Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne av fylkestinget, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. Fylkesordfører informeres løpende om utvalgets arbeid gjennom kopi av møteinnkallinger og protokoller. Fylkesordfører har tale- og møterett i utvalget, men har ikke møtt i utvalget i valgperioden. Kontrollutvalget anbefaler at fylkesordføreren inviteres særskilt til noen av utvalgets møter. Utvalgets leder, oppdragsansvarlig i sekretariatet og fylkesordfører og rådmann har halvårlige koordineringsmøter, som fungerer etter hensikten. 3.2 Forholdet til administrasjonen Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og har generelt stor nytte av orienteringene som gis av fylkesrådmannen og hans medarbeidere. Utvalget søker å ha en god dialog med fylkesrådmannen og legge til rette for at den praktiske gjennomføringen av kontroll- og tilsynsarbeidet. Utvalget mener det er viktig å gjøre seg kjent med fylkeskommunens virksomhet på ulike nivå, og anbefaler å fortsette praksisen med å gjennomføre enkelte av møtene ute på ulike enhter. 3.3 Informasjon om kontrollutvalget og virksomheten En oversikt over medlemmene i kontrollutvalget, møteinnkallinger, protokoller, rapport fra forvaltningsrevisjon og selskapskontroll samt retningslinjer for kontrollutvalget finnes på sekretariatets nettside: www.konsek.no -> kontrollutvalgene -> STFK 3.4 Avslutning Kontrollutvalget anser at hensynet til uavhengighet og partipolitisk nøytralitet vært godt ivaretatt gjennom valgperioden. Sakene som har vært behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller at det ligger partipolitiske hensyn bak. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker innenfor hele fylkeskommunes virksomhet. Arbeidet fordrer et nært og godt samarbeid med både fylkestinget og administrasjonen. Kontrollutvalget opplever en konstruktiv dialog med politisk og administrativ ledelse. Kontrollutvalget ønsker på denne måten å bidra til en velfungerende forvaltning som svarer til de forventinger innbyggerne har til fylkeskommunen. Kontrollutvalget takker for samarbeidet Trondheim, 24.8.2015 Guro Angell Gimse, kontrollutvalgets leder 8
Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i valgperioden 2011-2015 Forvaltningsrevisjon 2015 2014 2013 2012 2011 1. Innkjøpsavtaler 2. Økonomistyring - Drift og vedlikehold av fylkesveger 3. Arbeid med kvalitet i opplæringen - Orkdal videregående skole 4. STFKs oppfølging av kollektivtrafikken 5. Etikk og varsling 6. Fagopplæring 7. Trafikksikkerhetsutvalgets tiltaksplan - kontroll og oppfølging 8. Regionale utviklingsmidler 9. Oppfølging av klima- og energiplan 10. Opplæring til elever i helseinstitusjoner 11. STFK som kulturminnemyndighet 12. Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3 13. Saksbehandling og dokumenthåndtering 14. Gauldal skole- og kultursenter 15. Digital kompetanse Selskaps- og eierskapskontroll 2014 16. MedTech Trondheim AS 2013 17. AtB AS 2011 18. Eierskapsforvaltning i Sør-Trøndelag fylkeskommune 19. Museene i Sør-Trøndelag 20. Access Mid-Norway 21. Interkommunal Arkiv IKS 1
Sak Innkjøpsavtaler Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT Ikke behandlet i FT Saksnr. KU 32/15 Kontrollutvalgets vedtak Rapport fra forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: a. sørge for at brukerne av e-handelssystemet har kunnskap om og ferdigheter i bruk av systemet, og følge opp bruken av systemet b. sørge for at innkjøpsavtalene blir systematisk evaluert c. styrke brukergruppene ved blant annet å legge til rette for bedre deltakelse fra brukernes side d. styrke samhandlingen med kommunene e. oppdatere kompetanseplanen i jus- og innkjøpstjenesten f. vurdere å inngå innkjøpsavtaler for varer og tjenester der slike mangler g. fokusere spesielt på leverandørenes bruk av lærlinger. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å orientere om hvilke tiltak som er satt i verk i etterkant av revisjonen innen 1. mars 2016. 3. Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering Fylkestingets vedtak Behandles i nytt fylkesting november 2015 Status FRM Status KU Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Videre oppfølging Ev. oppfølging er avhengig av FTs vedtak i november 2015. Sak Økonomistyring Til innholdsfortegnelsen Drift og vedlikehold av fylkesveger Saksnr. FT 41/15 Saksnr. KU 33/2015 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapporten "Økonomistyring Drift og vedlikehold av fylkesveger" til orientering, og konstaterer at det overordnede bildet er en betryggende økonomistyring innenfor feltet. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen utarbeide en funksjonsbeskrivelse for forholdet mellom avdelinger i fylkeskommunen i oppfølging av fylkesvei. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomgå måleindikatorer for fylkesvei i BMS for å sørge for god styringsinformasjon om drift og vedlikehold 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for mer helhetlig og samordnet rapportering om økonomi, fremdrift og aktivitet for drift og vedlikehold av fylkesveg. 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere om dette arbeidet senest til fylkestinget i juni 2016 Fylkestingets vedtak Som innstilling fra kontrollutvalget. Status FRM Under opfølging Rapportering innen juni 2016. Status KU Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Videre oppfølging Avvent FRM stilakemelding til FT juni 2016 2
Sak Arbeid med kvalitet i opplæringen Til innholdsfortegnelsen Orkdal vidaregåande skole Saksnr. FT 42/15 Saksnr. KU 32/2015 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget legger rapporten fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å dokumentere hvordan det nye systemet for å sikre kvalitet i videregående opplæring fungerer og sikre at systemet blir kjent og brukt ved skolene 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen merke seg de styrker og svakheter som er avdekket i kvalitetsarbeidet ved Orkdal vidaregåande skole og følge opp nødvendige tiltak overfor skolen. 3. Fylkestinget tar forøvrig rapporten til etterretning. Fylkestingets vedtak Som innstilling fra kontrollutvalget Status FRM Under oppfølging Status ukjent Status KU Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Videre oppfølging Ingen frist i vedtaket for pkt. 1. Utvalget kan be FRM om orientering om arbeidet i 2016. Sak STFKs oppfølging av kollektivtrafikken Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT 1/15 Saksnr. KU 6/15 (34/14) Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten til etterretning og legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen benytte risiko- og konsekvensanalyser i fylkeskommunens økonomiske bidrag til AtB. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen benytte realistiske prognoser av inntektsgrunnlaget ved beregning av fylkeskommunens tilskudd til AtB. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen å revidere fylkeskommunens budsjettet i henhold til gjeldende lover og forskrifter som følge av endringer i tilskuddsbehovet til AtB. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sikre tilfredsstillende kommunikasjon og rapportering mellom fylkeskommunen og AtB. 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen orientere om punkt 1-4 i fylkestingets møte i juni 2015. 6. Fylkestinget ber fylkesrådmannen merke seg rapportens øvrige funn og konklusjoner. 7. Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering. Fylkestingets vedtak Som innstilling, men punkt 8 i tillegg: 8. Fylkestinget setter pris på at det er satt i verk tiltak som vil ivareta de forholdene som er påpekt i rapporten. Status FRM Avsluttet Rapportert til fylkestinget i sak 40/15. Vedtak: Fylkestinget tar saken til orientering. Status KU Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Avsluttet FRM har satt i verk tiltak og rapportert til FT. 3
4
Sak Etikk og varsling i fylkeskommunen Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT 101/14 Saksnr. KU 57/14 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget merker seg rapportens konklusjoner og oversender den til fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følge opp rapportens konklusjoner og anbefalinger og: a. Sørge for at de etiske retningslinjene gjøres kjent blant alle ansatte b. Sørge for systematisk gjennomgang og eventuell oppdatering, slik at de etiske retningslinjene er aktuelle c. Sørge for systematisk diskusjon om etiske dilemmaer og problemstillinger i hele organisasjonen d. Sørge for å gjøre kjennskapen til retningslinjer for varsling kjent blant alle ansatte e. Sørge for informasjon og veiledning i forsvarlig varsling f. Vurdere gjennomgang og evaluering av retningslinjer for varsling og praksis i oppfølging og vurdering i slike saker. 2. Fylkestinget ber om en tilbakemelding fra fylkesrådmannen om oppfølgingen i fylkestingets møte i juni 2015. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere å opprette en uavhengig varslingskanal, slik KS og Transparency International anbefaler. 4. Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering. Fylkestingets vedtak Samme som kontrollutvalgets innstilling Status FRM Notater Under oppfølging Punkt 1 er følges opp jf. rapportering i FT-sak 39/15. Rapportering i sak Prosess i gang for å revidere etiske retningslinjer. Legges fram høsten 2015. Status KU Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Videre oppfølging Saken bør følges opp videre. 5
Sak Fagopplæring Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT 46/14 Saksnr. KU 27/14 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget legger rapporten fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å sørge for at fylkeskommunens når sine egne målsetninger i Samhandlingsplan 2011-2013, alternativt at målsetningene revurderes. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen etablere et system for rapportering slik at fylkeskommunen kan være sikker på at lærebedriftene oppfyller kravene til godkjenning, opplæring og oppfølging av lærlinger og lærekandidater. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å vurdere tiltak for bedre oppfølging av lærlingenes og lærekandidatenes fravær. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere om oppfølging av disse tiltakene senest til fylkestinget i februar 2015. 5. Fylkestinget tar for øvrig rapporten til orientering. Fylkestingets vedtak Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å sørge for at fylkeskommunens når sine egne målsetninger i Samhandlingsplan 2011-2013, alternativt at målsetningene revurderes. 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen etablere et system for rapportering slik at fylkeskommunen kan være sikker på at lærebedriftene oppfyller kravene til godkjenning, opplæring og oppfølging av lærlinger og lærekandidater. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å iverksette tiltak for bedre oppfølging av lærlingenes og lærekandidatenes fravær. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere om oppfølging av disse tiltakene senest til fylkestinget i februar 2015. Relevante parter må inkluderes, spesielt gjelder dette yrkesopplæringsnemnda. 4. Fylkestinget tar for øvrig rapporten til orientering. Status FRM Avsluttet Fylkesrådmannen rapporterte til fylkestinget i sak 2/15. Fylkestingets vedtak: 1. Fylkestinget ser behovet for at Sør-Trøndelag fylkeskommune utarbeider en kvalitetskontroll som sikrer at opplærings gis i trå med opplæringsloven. Dette arbeidet må skje samen med aktørene innen fag og yrkesopplæring, og være koordinert på tvers av fylker. 2. Det innføres årlig rapportering fra alle lærebedrifter og opplæringskontor knyttet til alle de krav opplæringsloven stiller til opplæring i bedrift. Det legges i tillegg inn egne spørsmål knyttet til bedriftens rutiner for fraværsforebygging og fraværsoppfølging i forbindelse med denne rapporteringen. 3. Resultatene fra rapporteringen følges opp i forbindelse med fylkeskommunens veiledningsarbeid overfor den enkelte bedrift og opplæringskontor. Rapportering alene løser ikke utfordringene med fravær og kvalitet. Fylkestinget ønsker å understreke at oppfølging av lærlingenes og lærekandidatenes fravær er bedriftens ansvar, men at det er viktig med god dialog med lærling/lærekandidat og arbeidsgiver/opplæringskontor for å sikre god fagopplæring og hindre frafall. Status KU Ingen videre oppfølging Kontrollutvalgssekretariatets vurdering FRM har iverksatt tiltak i tråd med rapportens anbefalinger og rapportert til FT. 6
Sak Trafikksikkerhetsutvalgets tiltaksplan Til innholdsfortegnelsen Kontroll og oppfølging Saksnr. FT 2/14 Saksnr. KU 5/2014 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar rapporten Trafikksikkerhetsutvalgets tiltaksplan kontroll og oppfølging til orientering, og oversender saken til fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar Trafikksikkerhetsutvalgets tiltaksplan kontroll og oppfølging til orientering. 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for målsettinger på området som gjør det mulig å vurdere måloppnåelse. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for tilfredsstillende rapportering til fylkeskommunen og trafikksikkerhetsutvalget i leveranseavtalen med Statens vegvesen. Fylkestingets vedtak Som kontrollutvalgets innstilling. Status FRM Avsluttet Nye referanseavtaler er inngått. Status KU Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Ingen videre Vedtak er iverksatt. oppfølging. Sak Regionale utviklingsmidler Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT 76/13 Saksnr. KU 38/13 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Regionale utviklingsmidler til orientering". 2. Fylkestinget merker seg behovet for tydeligere målformuleringer i strategi- og handlingsplaner innenfor området. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen legge fram en egen sak med gjennomgang av forvaltningen av regionale utviklingsmidler, med særlig fokus på internkontrolltiltak for å sørge for: a. Helhetlig og dokumentert risikostyring av virksomheten. b. Tilstrekkelige habilitetsvurderinger og dokumentasjon av disse. c. Sikring av etterlevelse av fylkeskommunens etiske retningslinjer. d. Sikring av etterlevelse av vedtatte strategiske føringer for de regionale utviklingsmidlene. 4. Slik sak bes fremlagt for Fylkestinget senest i løpet av 1. halvår 2014. Fylkestingets vedtak Som kontrollutvalgets innstilling. Status FRM Avsluttet Fylkesrådmannen rapporterte til fylkestinget i sak 57/14. Fylkestingets vedtak: Fylkesrådmannens redegjørelse vedr. forvaltning av regionale utviklingsmidler, med særlig fokus på internkontrolltiltak, tas til etterretning. Status KU Kontrollutvalgssekretariatets vurdering 7
Ingen videre oppfølging FRM har rapportert i tråd med FTs vedtak. Sak Oppfølging av klima- og Til innholdsfortegnelsen energiplan Saksnr. FT 47/13 Saksnr. KU 19/13 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar rapporten Regional plan klima og energi til orientering. Kontrollutvalget legger rapporten frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapporten Regional plan klima og energi til orientering 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: a. kartlegge totale klimagassutslipp fra egen virksomhet (herunder utslipp fra kollektivtrafikken), energiforbruk og utvikle indikator for påvirkning på ytre miljø i BMS. b. bidra til å utvikle et klimagassregnskap for Sør-Trøndelag fylke. c. Vurdere å innhente data som gjør det mulig å følge utviklingen av miljøbelastningen av fylkeskommunale innkjøp. 3. Fylkestinget ber om tilbakemelding angående klimaregnskap så snart dette foreligger og tilbakemelding på status for arbeidet forøvrig senest ved første fylkesting i 2014. Fylkestingets vedtak Som kontrollutvalgets innstilling. Status FRM Avsluttet Sak FT-116/13 Klimaregnskap og miljørapport 2012 for STFKs egen virksomhet lagt fram for fylkestinget. Status KU Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Ingen videre Sak 116/13 oppfyller fylkestingets vedtak. oppfølging 8
Sak Saksnr. FT 1/13 Saksnr. KU 2/13 Kontrollutvalgets vedtak Opplæring til elever i helseinstitusjoner Til innholdsfortegnelsen Kontrollutvalget legger rapporten frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapport fra forvaltningsrevisjon om Opplæring til elever i helseinstitusjoner til orientering. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen etablere forsvarlige system for å sikre at opplæring til elever i barnevern- og helseinstitusjoner gis i tråd med gjeldende regelverk. 3. Fylkesrådmannen bes orientere utdanningskomitéen om fremdrift i arbeidet, senest i løpet av oktober 2013, og rapportere til kontrollutvalget og fylkestinget når forsvarlige system anses etablert. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om at det årlig rapporteres til Fylkestinget om status for opplæringen for elever som bor i barnevern- og helseinstitusjoner. Fylkestingets vedtak Som innstilling fra kontrollutvalget. Status FRM Avsluttet Sak FT-75/13: Statusrapport for oppfølging av fylkestingsvedtak 1. halvår 2013 Rapport tatt til etterretning. Det jobbes med tiltak og forbedrede systemer for denne gruppen, bl.a. er noe beskrevet i Strategiplanen. Sak OPPL-4/14: Fylkesrådmannen orientering FRM orienterer bl.a. om oppfølging av rapporten på spørsmål fra repr. Kierulf. Status KU Ingen videre oppfølging Sak FT-117/14 Opplæring til elever i helseinstitusjoner forsvarlig system for å sikre opplæring i tråd med gjeldende regelverk. Fylkestingets vedtak: Fylkestinget tar Fylkesrådmannens orientering om etablert system for å sikre at opplæringen til elever i helseinstitusjoner er i tråd med gjeldende regelverk til etterretning. Kontrollutvalgssekretarietets vurdering Rapportens anbefalinger er fulgt opp. 9
Sak STFK som kulturminnemyndighet Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT 109/12 Saksnr. KU 62/12 Kontrollutvalgets vedtak Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: Ta erfaringer fra handlingsplanen for kulturminnevern 2001-2012 med inn i arbeidet med og oppfølging av ny plan, ved at det legges til rette for: a) mer samsvar mellom forslag til tiltak og ressurser b) mer involvering av politisk og administrativ ledelse i fylkeskommunen c) statusvurdering underveis planperioden Vurdere organiseringen av kulturminnevernet i STFK med tanke på å: d) legge til rette for mer effektive og tydelige informasjons- og beslutningslinjer e) å synliggjøre rollen og oppgavene innen kulturminnevern i overordna strategier, styringskort og kvalitetssystem Vurdere følgende særskilt i planprosessen: f) ta med erfaringer fra prosjektet Husnyckeln, som å etablere faste kommunekontakter i alle kommunene om kulturminnevern g) videreføre positive erfaringer med veiledning og oppfølging av kommuner og eiere, og ha spesiell oppmerksomhet rundt de som mangler kunnskap og interesse for kulturminnevern. Fylkestinget forutsetter at det rapporteres på disse punktene i forbindelse med fremlegging av ny plan for kulturminnevern. Fylkestingets vedtak Som kontrollutvalgets innstilling. Status FRM Avsluttet Ny regional plan for kulturminner vedtatt i sak 82/13. Rapportering i tråd med vedtak i denne saken. Status KU Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Avsluttet Rapportering gitt til fylkestinget. Sak Reduserte FDV-kostnader i Til innholdsfortegnelsen skolebruksplan 3 Saksnr. FT 108/12 Saksnr. KU 61/12 Forklaring og Kontrollutvalgets vedtak Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten "Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3 til orientering, og konstaterer at det er iverksatt tiltak for å gi reduksjoner i disse kostnadene for Gauldal og Charlottenlund videregående skoler. Fylkestinget ber fylkesrådmannen påse at et tilstrekkelig system for oversikt over FDV-kostnader og måloppnåelse blir en del av fylkeskommunens styringssystem. Fylkestingets vedtak Samme som kontrollutvalgets innstilling Status FRM Oppfølging Under arbeid Oppfølging av fylkestingsvedtak 1. halvår 2015 saksnr. 57/15 viser: R1-13: Kostnadsoppfølging og nøkkeltall på FDV er en sentral del av gjennomføringen av det vedtatte Eiendomsprosjektet. Arbeidet med dette prosjektet pågår. Status KU Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Videre oppfølging Saken er under oppfølging av fylkesrådmannen gjennom Eiendomsprosjektet. Kontrollutvalget har også hatt orientering fra bygge- og eiendomstjenesten. Saken bør følges opp videre til resultatene av Eiendomsprosjektet foreligger. 10
Sak Saksbehandling og Til innholdsfortegnelsen dokumenthåndtering Saksnr. FT 55/12 og 107/12 Saksnr. KU 39/12 og 30/13 Forklaring og kontrollutvalgets vedtak Fylkestinget tar rapport fra forvaltningsrevisjon "Saksbehandling og dokumenthåndtering" til orientering, og understreker viktigheten av at problemstillingene som reises i rapporten blir fulgt opp. Fylkestinget ber fylkesrådmannen: 1. Sørge for at arkivplan for STFK ajourføres. 2. Gjennomgå sammenhengen mellom oppgaver og ressurser i arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan sørge for at tjenesten kan legge til rette for mest mulig effektiv saksbehandling i organisasjonen. 3. Gjøre en vurdering av tiltak for å kvalitetssikre at alle ansatte som driver saksbehandling har tilstrekkelig kompetanse innenfor: a. Betydningen av riktig dokumenthåndtering b. Vurdering av hva som er arkivverdig materiale c. Regler om offentlighet og innsyn KU ber Fylkesrådmannen gi tilbakemelding til kontrollutvalget og fylkestinget innen 1. oktober 2012. Fylkestingets vedtak Fylkestinget tar rapport fra forvaltningsrevisjon "Saksbehandling og dokumenthåndtering" til orientering, og understreker viktigheten av at problemstillingene som reises i rapporten blir fulgt opp. Fylkestinget ber fylkesrådmannen: 1. Sørge for at arkivplan for STFK ajourføres. 2. Gjennomgå sammenhengen mellom oppgaver og ressurser i arkivtjenesten og foreslå tiltak som kan sørge for at tjenesten kan legge til rette for mest mulig effektiv saksbehandling i organisasjonen. 3. Gjøre en vurdering av tiltak for å kvalitetssikre at alle ansatte som driver saksbehandling har tilstrekkelig kompetanse innenfor: a. Betydningen av riktig dokumenthåndtering b. Vurdering av hva som er arkivverdig materiale c. Regler om offentlighet og innsyn 4. Gjøre en vurdering av saksfremlegg til politisk behandling med tanke på kvalitativ og effektiv saksfremstilling, samt bruk av relevante saksvedlegg. Fylkesrådmannen bes gi tilbakemelding til kontrollutvalget og fylkestinget innen 1. desember 2012 Status FRM Under arbeid Sak FT-107/12 Fylkesrådmannens oppfølging av forvaltningsrapport saksbehandling og dokumenthåndtering Fylkestingets vedtak: Fylkestinget tar fylkesrådmannens plan for oppfølging av forbedringstiltak knyttet til intern saksbehandling og dokumenthåndtering til etterretning Status KU Videre oppfølging KU-sak 30/13, vedtak: Kontrollutvalget tar orientering fra arkivtjenesten til orientering, og konstaterer at ny arkivplan er under utarbeidelse. Fylkesrådmannen bes gi tilbakemelding når denne er ferdigstilt. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Per KU-sak 30/13 var alle punkter unntatt ny arkivplan fulgt opp. 11
Kontrollutvalget bør følge saken inntil fylkesrådmannen rapporterer at ny arkivplan er ferdigstilt. Sak Gauldal skole- og kultursenter Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT Saksnr. KU 28/12 Forklaring og kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Gauldal skole- og kultursenter til etterretning. Kontrollutvalget ønsker å bli orientert om sakens fremdrift. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Gauldal skole og kultursenter til etterretning. Fylkestinget ber samarbeidsstyret om å sørge for; 1. at avtaleverket for Gauldal skole- og kultursenter interkommunalt samarbeid (GSKS) blir utarbeidet, oversendt og behandlet av fylkesutvalget innen utgangen av 2012. 2. å utarbeide en organisasjonsplan for samarbeidet og at denne oversendes og behandles av fylkesutvalget innen utgangen av 2012. 3. at avtaleverk og organisasjonsplan gjøres kjent overfor alle primærbrukerne av Gauldal skoleog kultursenter når disse er ferdig utarbeidet. Fylkestinget ber sin representant i samarbeidsstyret påse at dette arbeidet gjennomføres. Fylkestingets vedtak Som kontrollutvalgets innstilling. Status FRM - - Status KU Kontrollutvalgssekretarietets vurdering Ingen videre Tilbakemelding gitt fra representant i samarbeidsstyret. oppfølging 12
Sak Digital kompetanse Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT 11/12 Saksnr. KU 73/11 Forklaring og kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget legger rapporten frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapporten "Digital kompetanse" til orientering, og konstaterer at Sør- Trøndelag Fylkeskommune følger opp sine forpliktelser som skoleeier. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følge opp rapportens anbefalinger: - Skaffe en samlet oversikt over behov for digital kompetanseheving, og vurdere hvilke målrettede kompetansehevingstiltak som bør iverksettes overfor pedagogisk personale med svak digital kompetanse. - Følge opp prosessen rundt innkjøp og implementering av nytt skoleadministrativt system og ny læringsplattform, med sikte på at kommende systemer blir brukervennlige og effektive for pedagogisk personale. - Be skolene om en samlet oversikt over skolenes digitale utstyr og tilstand, spesielt med tanke på å legge til rette for planmessig vedlikehold og oppgradering. - Iverksette tiltak for å i større grad utnytte de digitale læringsressursene som er tilgjengelige gjennom NDLA. - Følge opp at det skjer kunnskapsspredning fra fagnettverk for pedagogisk bruk av IKT ut i den enkelte skole. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen komme tilbake til opplæringskomiteen med en tilbakemelding på arbeidet innen sommeren 2012 Fylkestingets vedtak 1. Fylkestinget tar rapporten "Digital kompetanse" til orientering, og konstaterer at Sør- Trøndelag Fylkeskommune følger opp sine forpliktelser som skoleeier. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følge opp rapportens anbefalinger og komme tilbake til utdanningskomiteen med en tilbakemelding på arbeidet innen sommeren 2012. Status FRM Avsluttet. Tilbakemelding gitt i sak 49/12 i Opplæringskomiteen. Tatt til orientering av komiteen. Status KU Kontrollutvalgssekretarietets vurdering Ingen videre Tilbakemelding gitt i tråd med vedtak. oppfølging 13
Selskapskontroll i valgperioden 2011-2015 Sak MedTech Trondheim AS Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT 1/14 Saksnr. KU 6/14 Forklaring og kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget legger rapporten frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapport fra selskapskontroll i Medtech Trondheim AS til orientering. 2. Fylkestinget er fornøyd med at forvaltningen av eierskapet i selskapet synes å være ivaretatt på en god måte, og at selskapet drives i tråd med formålet. Fylkestingets vedtak 1. Fylkestinget tar rapport fra selskapskontroll i Medtech Trondheim AS til orientering. 2. Fylkestinget er fornøyd med at forvaltningen av eierskapet i selskapet synes å være ivaretatt på en god måte, og at selskapet drives i tråd med formålet. Status FRM - - Status KU Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Ingen videre Vedtaket krever ingen oppfølging. oppfølging Sak AtB AS Til innholdsfortegnelsen Saksnr. FT 37/13 Saksnr. KU 9/13 Forklaring og kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar Rapporten fra Selskapskontroll AtB AS til orientering. Kontrollutvalget oversender rapporten til Fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar Rapporten fra Selskapskontroll AtB AS til orientering. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen ta et ansvar for å avklare fordelingen av roller og ansvar for de ulike oppgaver mellom administrasjonen i STFK og hos AtB. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for et rapporteringssystem som kan gi styringsinformasjon for kostnadseffektivitet som nedfelt i AtBs vedtekter, samt sørge for at kostnadseffektivitet konkretiseres i rammeavtalen mellom STFK og AtB. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for at det blir forankret i rammeavtalen med AtB at STFK kan bestille oppdrag utenfor de årlige leveranseavtalene. Fylkestingets vedtak Som kontrollutvalgets innstilling. Status FRM - - Status KU Kontrollutvalgssekretarietets vurdering Ingen videre oppfølging Forhold som anskaffelser/investeringer, drift og eierstyring i AtB er gjennomgått i flere omganger. Rapportene om disse forholdene er lagt fram for FT, sist i februar 2015 (se KU-sak 6/15) 14